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El presente trabajo tiene por objeto, servir de gua u orientacin a los empresarios de las Pequeas y Medianas Empresas, respecto a la eficacia de la gestin empresaria, para que vuestras empresas puedan alcanzar sus metas y objetivos, en otras palabras, para el logro del xito que esperan. Se reconoce que la gestin de vuestras empresa no es nada fcil e implica la toma de decisiones, desde la formalizacin como empresas unipersonales o societarias (especialmente por los compromisos que puedan asumir ante las oficinas recaudadoras de impuestos), hasta la misma gestin de su negocio, debido a que la misma cuenta con una estructura adecuada y con los recursos necesarios (materiales, humanos y tecnolgicos). Sin embargo, el cumplimiento de sus metas y objetivos se deben cumplir, aunque hay que recordar que siempre se presentan contingencias favorables o adversas de orden interno y externo. La gestin empresarial juega un rol muy importante, pues de su eficiencia, producto de la direccin, habilidades y estrategias que utilice, depender la obtencin de buenos resultados. A continuacin se presenta algunos conceptos bsicos que en su oportunidad debern ser ampliadas pues merecen singular importancia, sin embargo estos conceptos nos servirn para lograr entender sobre la importancia que merece la gestin de empresas, en este caso, dirigido a las Pymes.
Gran parte del desarrollo del presente material, han sido extrados del libro de mi autora denominado Importancia de la Gestin de Empresas, en las Pequeas y Medianas Empresas - PYMES, segn Registro N 5.594 Libro A Foja 6, del Registro Nacional del Derecho de Autor (Ministerio de Industria y Comercio del Paraguay), de fecha 11 de Julio de 2006 (Art. 34 del Decreto N 5159 del 13 de septiembre de 1999 Derechos de Autor y Derechos Conexos)
PRESENTACIN
La Organizacin Empresarial
Concepto de empresa. Clasificacin. Cuadro Comparativo de micro, pequeas y medianas empresas.
LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL
Una Empresa es un conjunto de personas, que buscan producir y vender, rentablemente, bienes y/o servicios. Para eso necesita reunir, ordenadamente, elementos materiales, financieros y humanos.
Su sobrevivencia y prosperidad est condicionada a objetivos. Ellos son los elementos que orientan e indican los que debe ser hecho, as como indican el camino a seguir el cual se concretiza por medio de la planificacin.
Basado fundamentalmente en la autogestin del micro empresario, marcando toda las pautas a seguir con algunas indicaciones y delegaciones de funciones en personas de su entorno que colaboran en el ente productivo.
Gestin personal del empresario o un responsable, con cierta divisin y delegacin de funciones, donde el empresario asume la funcin de relacionistas, responsable y productivo de necesidad.
Gestin personal del directivo, con delegacin de funciones en personas en actividades determinadas. Como ente econmico la gestin es realizada sin dificultad ante los grupos con los que se relaciona.
NIVEL DE TECNOLOGA
Utilizan mquinas y herramientas con bajo rendimiento productivo sin ningn ordenamiento ni organizacin en la produccin.
PEQUEA EMPRESA
MEDIANA EMPRESA
Maquinarias de tecnologa adecuada y obsolescencia discutible, organizadas en procesos productivos siguiendo un orden planificado segn algn criterio basado en la experiencia anterior.
NIVEL DE GESTIN
Basado fundamentalmente en la autogestin del micro empresario, que marcan toda las pautas a seguir con algunas indicaciones y delegaciones de funciones en sus colaboradores.
PEQUEA EMPRESA
Gestin personal del empresario o un responsable, con cierta divisin y delegacin de funciones, donde el empresario asume la funcin de relacionista, responsable y productivo en momentos de necesidad.
MEDIANA EMPRESA
Gestin personal del directivo, con delegacin de funciones en personas determinadas. La delegacin de autoridad es discutida por no determinarse especficamente que autoridad viene acompaada con las funciones delegadas. Relacin fluida con otros grupos como proveedores, bancos, financieras y clientes.
NIVEL DE ORGANIZACIN
PEQUEA EMPRESA
Con organizacin direccionada al logro de algn objetivo de produccin, comercializacin u otro. Sus operaciones estn relacionadas con otros grupos como instituciones fiscales, bancarias, clientes o proveedores que de alguna forma marcan ciertas exigencias. Cuentan con un Contador Externo contratado, y el personal tiene tareas especficas.
MEDIANA EMPRESA
PRESENTACIN
La EFICIENCIA tiene el mismo significado de productividad y la EFICACIA es la eficiencia que consigue el objetivo.
El Empresario Eficiente busca puntualidad, la direccin, el orden la rapidez para tomar decisiones, trabajar con costo reducido (economa). El Empresario Eficaz busca actuar con sentido de oportunidad y de prioridad, incentivar la creatividad y la participacin de los funcionarios, invertir buscando el retorno operacional y gerenciar por resultados.
EL EMPRESARIO EXPONTNEO
Planifica solo por memoria y a corto plazo; Organiza en torno de amigos y parientes. Decisiones centralizadas, no delega; Controla por supervisin; Es tcnico, creativo y dinmico, motiva con su entusiasmo y trabaja ms de 10 horas por da; Sus decisiones son intuitivas y espontneas.
EL EMPRESARIO EN CRISIS
El hecho de centralizar y no delegar incurre en los siguientes errores: Precio de venta fuera del mercado; Baja creatividad; Atrasos en los compromisos, entregas, toma de decisiones, impuestos; Prdida de motivacin del personal; Pierde el control de los recursos.
EL EMPRESARIO PROFESIONAL
Planifica de forma participativa, motiva sus colaboradores, fija objetivos y metas, de corto, mediano y largo plazo; Organiza en torno de cargos definidos; Delega al mximo; Recluta y admite profesionales; Decisiones profesionales y tcnicas; Control por excepcin; Creatividad estimulada en todos los niveles.
Muy Preocupado de las Personas (Ms Orientacin a las Personas). Muy Poco de Trabajo.
Estn Tan Preocupados de las Personas. Est Tan Preocupado por el Trabajo.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN
La comunicacin, es un componente importante para la gerencia eficaz
Si no hay motivacin no podemos exigirle el cumplimiento de las metas. El personal de la empresa (o la gente) nunca cumple las metas si no est motivada. El personal tiene que estar dispuesta a trabajar.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN
La comunicacin, es un componente importante para la gerencia eficaz
El personal busca autorealizarse. No permite que le acondicionen, ni que la sancionen. Sola asume su papel de responsabilidad.
Algunos conceptos que motivan a las personas, en la empresa (en orden de importancia):
Para conseguir disciplina mental y organizar racionalmente su tiempo, se sugiere algunas normas:
Haga una lista de las cosas que tiene que hacer en los prximos das. Enumrelas por orden de importancia (La N 1 para lo esencial); Concntrese apenas y tan slo en lo esencial.
PRESENTACIN
LA PLANIFICACIN
Planificar significa prevenir, anticipadamente, lo que debe hacerse, de forma a conciliar los recursos disponibles con los objetivos y oportunidades de la empresa. Constituye una anticipacin efectiva del futuro. Son 6 (Seis) las fases del proceso de Planificacin, unidas a la Ejecucin y Control: Anlisis de Situacin. Formulacin de Objetivos y Metas. Decisin de los Cursos de Accin. Diseo de los Planes. Ejecucin del Planeamiento. Control & Evaluacin.
LA ORGANIZACIN
Organizar significa atribuir o definir claramente las tareas de cada uno, de modo que todos sepan exactamente lo que se espera como resultado. Significa delegar, pasar determinado trabajo para que otro lo haga, dndole los medios necesarios y cobrndole los resultados pretendidos y combinados.
AUTORIDAD
Es el derecho a dar instrucciones vlidas que otros esperan recibir para obedecerlas.
RESPONSABILIDAD
Es la que se refiere al grupo de actividades, tareas o deberes que se han asignado a una persona en particular.
OBLIGACIN
Cuando se debe informar a la autoridad el grado de xito que obtenga en las tareas asignadas. Dicha obligacin, por lo general la especfica el nmero de deberes que se le asignaron a una persona.
EL CONTROL
Segn HENRI FAYOL, el control de la empresa consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa establecido, a las rdenes impartidas y a los principios admitidos.
El Control tiene por finalidad detectar y sealar las faltas y los errores, con la finalidad de corregirlos El control se mide desde el punto de vista: Administrativo. Comercial. Tcnico. Financiero. Seguridad y Contable.
PRESENTACIN
El Proceso Administrativo
Las Funciones Administrativas. Las Actividades de la Empresa. Proceso Inicial en la Creacin de una Empresa. Fases en el Proceso de Constitucin de una Empresa. La Empresa Familiar
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo abarca los diferentes campos de la empresa: direccin, asesora, apoyo, comercializacin, produccin, personal, etc.; para ello se cuenta con las funciones del proceso administrativo, que bajo las diversas escuelas clsicas y contemporneas, as como diversos autores como: George Terry, Koontz ODonald, Luis Larran, y otros, se puede resumir en:
ACTIVIDADES INDUSTRIALES
OBJETIVO: PRODUCIR Estructurar y Controlar el Costo de Fabricacin. Obtener Productos Terminados OBJETIVO: VENDER Comercializacin de los Productos Terminados. Obtener Rentabilidad
ACTIVIDADES COMERCIALES
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTIVIDAD INDUSTRIAL
Esta actividad comprende las diferentes operaciones e inversiones que se efectan en la industrializacin de un producto, que constituye la materia prima bsica, de esta industria. La materia prima se transforma mediante procesos de fabricacin, en productos terminados.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Comprende los servicios generales indirectos, pero inherentes a las dems actividades de la empresa; como consecuencia de la administracin general en conjunto. Entre estos servicios, tenemos: gerencia general, administracin de personal, crditos y cobranzas, contabilidad, etc. El objetivo principal de esta actividad es: controlar la eficiencia en la utilizacin de los recursos y proporcionar servicios de direccin general de asesoramiento a las otras actividades.
ACTIVIDAD COMERCIAL
Corresponde a esta actividad, la venta de las mercancas o productos finales. Sus ingresos netos, estn representados por el precio neto de venta (costos industriales ms gastos de comercializacin y de administracin, ms utilidad marginal). O sea que, para la comercializacin de los productos fabricados, que son los que producen los ingresos, se efectan gastos egresos. De la comparacin final, entre ingresos y gastos, se establecer la utilidad marginal o Renta Neta de Ventas. En consecuencia, el objetivo de la actividad comercializacin es, obtener una Rentabilidad satisfactoria.
2)
a) b)
Idea: Qu vamos a producir o comercializar?. La actividad empresarial siempre comienza con una idea, teniendo en cuenta al consumidor. Estudio de Factibilidad: Clculo aproximado para establecer el tamao de la empresa; las necesidades que tiene que cubrir y las posibilidades econmicas con las que cuenta. Investigacin & Diseo: Si los estudios indican que la factibilidad es buena, seguir entonces un serio estudio del mercado y el diseo del producto o servicio que va a ofrecer.
c)
e)
f)
3)
INSTALACIN FSICA: La ubicacin de la empresa debe tener en cuenta toda la instalacin fsica, es decir, la ubicacin precisa de cada elemento de una empresa (en que calles est ubicada, a qu tipo de consumidor va dirigido el producto, que tipo de ambientacin va a poseer la empresa y de qu forma va a estar distribuida la mercadera y el personal). FINANCIAMIENTO: La empresa necesita de recursos financieros para efectuar sus operaciones tales como: Pago de Sueldos; Pago a Proveedores; Impuestos; Compra de Mercaderas; Etc. Algunas de las maneras de financiar una empresa son: Dinero del Propietario de la Empresa; Prstamos Financieros; Crditos de Proveedores; Emisin de Acciones; Reinversin de los Beneficios
4)
Es aquella en la cual la consideracin de la sucesin del comando est ligada al factor hereditario y donde los valores institucionales se identifican con un apellido de familia o con la figura de un fundador.
Para l (El Fundador), las relaciones de poder nacen de su iniciativa con sus colaboradores. Para la generacin siguiente, las relaciones de poder nacen del derecho de sangre.
CONFLICTOS USUALES
a) De inters entre familia y empresa que se traducen en descapitalizacin, falta de disciplina, utilizacin ineficiente de los administradores no familiares y en el exceso de personalizacin de los problemas administrativos.
b) c)
Falta de sistemas profesionales y tcnicas modernas administrativas. Empleo y promocin de parientes por favoritismo y no por experiencia comprobada.
ASPECTOS POSITIVOS
a) b) c) d) Lealtad de los empleados. Reputacin del nombre de la familia. Continuidad en la administracin. Sistema de decisin ms rpido.
e) f) g)
PRESENTACIN
LA VISIN Y LA MISIN
La VISIN es el pensamiento de los directivos o dueos de la Empresa, respecto a donde quieren que la misma llegue, que se espera que la Empresa alcance, que posicin en el mercado quiere que se logre; en pocas palabras, el sueo de aquello que quisieran cristalizar en todo el momento dado de la vida de una Empresa. La MISIN ser el fin supremo que persigue la Empresa. El ramo de negocio que est la Empresa, los productos o servicios que oferta, las necesidades que satisface a sus consumidores. La VISIN y la MISIN de la Empresa se dan en cada una de las unidades organizativas de la Empresa en general. Porqu y Para qu nuestra Empresa est en el Mercado
Tanto para VISIN como para la fijacin de MISIONES sern de mucha utilidad el plantearse entre otras las siguientes preguntas bsicas: Cul es nuestra razn de ser?Y VISIN
MISIN
A qu nos dedicamos?. Cul es el ramo econmico que nos ubicamos? Quienes son nuestros consumidores o usuarios finales? Cules son nuestros productos o servicios principales? Qu necesidades ltimas del consumidor satisfacen? Cules son nuestros principales mercados? Cules son nuestros principales intermediarios para alcanzar esos mercados? Qu es diferente en nuestro ramo de negocios comparndolo hoy con lo que era hace 5 aos?
Toda empresa se constituye para tratar de alcanzar ciertas metas u objetivos. Estos objetivos pueden ser inalcanzables, viables o incluso superables; pueden ser nicos o diversos; pero es importantes saber que ellos pueden variar por diversas causas o circunstancias, es decir que generalmente no son fijos ya que todas empresa se desempean un contexto que cada vez es ms inestable. Dnde estamos hoy? Dnde queremos estar a mediano y largo plazo?
ANLISIS FODA
Por medio del siguiente anlisis, se identificar aquellos factores internos o externos de la empresa y cuya implicancia sobre el mismo podra tener efectos diferentes de acuerdo a su radio de accin.
Anlisis Interno Hace referencia a todas las situaciones sobre las cuales la empresa puede ejercer un control total Fortalezas Debilidades
Anlisis Externo Hace referencia a todas las situaciones que afecten directamente a la empresa y sobre los cuales, la empresa no puede ejercer ningn tipo de control Oportunidades Problemas
FORTALEZA
DEBILIDAD
AMENAZAS O PROBLEMAS
OPORTUNIDAD
LAS OPORTUNIDADES
Aproveche los PUNTOS FUERTES de su empresa. Ventajas competitivas del producto. Demanda insatisfecha de los nuevos productos. Cambios en los estilos de vida de los consumidores. Introduccin de nuevas tecnologas en su campo de negocios. Ampliacin o consolidacin de la cobertura de mercado. Segmentacin de sus mercados. Ventajas en la obtencin o mejor uso de determinados recursos. Organizacin de ventas. Capacidad de distribucin. Ventajas geogrficas. Cambios en las necesidades de los consumidores. Nuevos usos o aplicaciones para el producto. Extensiones de lnea de productos o servicio. Capacidad financiera de su empresa. Mejoras en los procesos de produccin. Mejoras en la capacidad de servicio al cliente. Posibilidades de aumento de rentabilidad va reduccin de costes (produccin, Marketing, financieros, etc.). Apertura de nuevos mercados, tanto Zonales como Regionales. Exportacin de productos a Mediano Plazo.
PRESENTACIN
CONCEPTO MARKETING
Es un Sistema Integral de actividades dirigidas a satisfacer necesidades, deseos y preferencias de los consumidores o usuarios a travs (o mediante el desarrollo) de procesos de intercambio a fin de que la empresa pueda obtener mayores beneficios.
Carencia o falta de algo. Querer, poseer algo (tangible o intangible). Seleccionar o elegir una determinada alternativa. Aquel que consume un producto. Aquel que utiliza un servicio. Aquel que adquiere un determinado producto o servicio. Aquel que adquiere un producto o servicio.
VENTAS Y MARKETING
Durante mucho tiempo, el trmino MARKETING ha sido asociado,y muchas veces confundido, principal y casi exclusivamente con las actividades de publicidad y promocin. Para otros, adems de stas, incluye diseo de productos, tcnica de ventas.
VENTAS Y MARKETING
Sin embargo, la fuerte dinmica empresarial ha llevado al MARKETING a ser una disciplina general, responsable del uso creativo de los recursos de una empresa para alcanzar metas especficas de rentabilidad. Hoy por hoy el MARKETING se concibe como una tcnica cuyo propsito esencial es el de:
VENTAS Y MARKETING
Por eso, sobre todas las cosas, las decisiones y actividades del MARKETING deben estar dirigidas hacia el Cliente que compra el producto o servicio.
Estas cuestiones que corresponden a las caractersiticas bsicas de un mercado, constituyen una adaptacin y ampliacin de las conocidas interrogantes de Qu, Quin, Cmo, Dnde, y Porqu, desarrolladas por las tcnicas de redaccin periodstica.
EL PLAN MARKETING
Un Plan de Marketing:
Un Plan de Marketing: a) b) c) d) Identifica las oportunidades de negocios ms prometedoras para la empresa. Seala cmo penetrar, capturar deseadas en mercados especficos. y mantener eficazmente posiciones
Es un documento de trabajo escrito; Que detalla acciones especficas de Marketing; Dirigidas a objetivos especficos; Dentro del marco de trabajo de un determinado ambiente de mercado.
Define los objetivos, polticas, programas, estrategias y procedimientos que determinan el futuro de la empresa. Sirve de instrumento de comunicaciones que integra armnicamente todos los elementos de la Mezcla de Marketing (MARKETING MIX)
El Plan de Marketing es la base sobre la que se desarrollan todos los planes operativos de la empresa.
EL PLAN MARKETING
QUE CUBRE EL PLAN MARKETING?
EL PLAN MARKETING
CARACTERSTICAS PRCTICAS DEL PLAN MARKETING
A fin de que sea manejable, prctico y eficiente, un PLAN DE MARKETING debe ser:
SENCILLO: Fcil de entender. CLARO: Preciso y detallado para evitar confusin. PRCTICO: Realista en cuanto a las metas y formas de lograrlas. FLEXIBLE: Adaptable a los cambios. COMPLETO: Que cubra todos los factores de Marketing importantes.
EL PLAN DE MARKETING
Pasos para la confeccin del Plan de Marketing
Anlisis FODA
METAS Y OBJETIVOS ESPECFICOS. ESTRATEGIAS. Asignacin de RESPONSABILIDADES. PRESUPUESTO DE MARKETING. PROYECCIN VENTAS Y BENEFICIOS.
LA MEZCLA DE MARKETING
Ahora en da se concibe que el xito de una empresa est en satisfacer plenamente a los clientes, ellos son la razn principal de la supervivencia y buen funcionamiento de cualquier empresa, y para lograr que ellos se sientan a gusto y por ende se consiga una respuesta favorable que redunde en beneficios para la compaa, se utiliza lo que comnmente se denomina MEZCLA DE MARKETING. Se entiende como mezcla de marketing, "todo el conjunto de variables de marketing que prepara una empresa para producir un efecto que se desea por parte de los consumidores". Lgicamente este deseo es influir sobre la demanda del producto a ofrecer, buscando que ste se adquiera cada vez ms y por un nmero mayor de personas. Para tal efecto es necesario identificar las CUATRO Ps CUATRO Cs. y las
LAS CUATRO Ps
Dentro del conjunto la Mezcla de Marketing se encuentran las llamadas Cuatro P" que significan Producto, Precio, Plaza y Promocin. As mismo, cada una de estas divisiones est conformada por todas las variables que el Marketing analiza y desarrolla para buscar y cambiar los hbitos de consumo en favor de la empresa.
EL PRODUCTO
El producto comprende todos los LAS 4 Ps
aspectos que el cliente recibe incluyendo el producto fsico y todos los componentes de servicios. Es decir, lo que se vende en un producto es un conjunto de beneficios buscados.
Hay muchos tipos de producto, en los que la exhibicin tiene un papel importante. El Producto es el bien o servicio que consumimos, es la Coca-Cola que tomamos, el CD que compramos de nuestro grupo preferido, la carne que venden en la plaza de nuestro barrio; as mismo, es la atencin que recibimos en un avin en nuestras vacaciones, el servicio que ofrece nuestro odontlogo y lo bien que nos sentimos al llegar en el hotel donde nos alojamos en nuestro viaje a la playa. Los productos en general siguen una curva de vida, que se conoce como ciclo de vida del producto: Introduccin; Crecimiento; Saturacin; y Declinacin.
Dentro de esta clasificacin se encuentran los posibles descuentos o rebajas al comprar algo o las facilidades o condiciones de pago encontradas al adquirir un producto de un precio alto o considerable en el caso de la venta a clientes mayoristas, es decir, el costo financiero total del producto.
La Plaza es el centro comercial donde te encontraste con tus productos, el concesionario o local comercial donde compramos el repuesto para nuestro vehculo, la panadera donde conseguimos el pan para nuestro desayuno, etc. Para que la venta de un producto, est acorde con las polticas de determinada empresa, es muy importante determinar la ubicacin de la plaza, la cobertura que se vaya a tener, los inventarios que se vayan a manejar y el transporte que se necesite para el correcto comercio del producto a ofrecer, esto determinado por las necesidades propias de cada empresa.
LA PROMOCIN LAS 4 Ps La Promocin son los medios mediante los cuales la organizacin habla a sus clientes, posibles clientes, y otras personas importantes para la empresa, tales como los distribuidores. Esta es la parte ms visible del Marketing, porque incluye publicidad y venta personal.
Aunque es la Promocin es la ms visible, y por esto la ms reconocida, es solamente un elemento de la mezcla de Marketing. Se encuentra dentro de la Promocin, dentro de la cual est el comercial en T.V., el anuncio que escucha en la radio promocionando un producto o el aviso de prensa de una pgina para dar a conocer por medio de esta publicidad nuestros productos.
LAS CUATRO Cs
Los cuatro Cs., como en el caso de los Ps., son dispositivos de memoria tiles, que sirven para recordar los participantes en el rea del Marketing, vienen a ser como los Actores en el Marketing y son: La Compaa, los Consumidores, Canal de Distribucin y los Competidores.
LAS CUATRO Cs
1. 2. 3.
COMPAA: La organizacin o empresa protagonista que tambin puede ser una asociacin sin fines de lucro o una entidad pblica. CONSUMIDOR: La persona o personas que utilizan, compran o tienen influencia en la compra de un producto o servicio. CANAL: Como en el caso anterior, los canales de distribucin, esta poltica es un elemento de la mezcla del Marketing y los canales participantes. COMPETIDORES: Constituyen las otras empresas que procuran satisfacer las mismas necesidades del consumidor.
4.
La PLAZA o CANAL DE VENTAS, constituye en saber colocar nuestro producto, de la manera ms eficiente posible, al alcance de su consumidor o usuario, incluyendo los servicios post venta.
Estrategias para la PROMOCIN DE VENTAS Prueba de productos (degustacin). Reparto gratuito de muestra. Oferta especial (rebaja del precio). Premio dentro del producto. Uso prctico del envase. Concursos. Demostraciones de uso, etc.
La empresa, a travs de su Estrategia de Accin, optar por la venta directa o alguien que lo represente. Estrategias para la DISTRIBUCIN Distribucin Intensiva (Gran nmero de Intermediarios) Distribucin Exclusiva (Pocos Intermediarios) Distribucin Selectiva (Algunos Intermediarios)
LA ATENCIN AL CLIENTE
EL CLIENTE, NUESTRA RAZN DE EXISTIR
Los clientes son las personas ms importantes y valiosas de un negocio; es por quienes la empresa sobrevive y por quienes est en el mercado. Si no fuera as, cualquier empresa, grande, mediana o pequea declineara totalmente. Uno de los deberes principales del empresario, como dueo o propietario de un negocio, es ofrecer los productos y servicios que sus clientes buscan y esmerarse porque tengan la mayor satisfaccin.
LA ATENCIN AL CLIENTE
TODA EMPRESA VIVE POR Y PARA SUS CLIENTES Y TENDR XITO EN LA MEDIDA EN QUE SATISFAGA LAS NECESIDADES DE SUS CLIENTES
Por ello es fundamental ESCUCHAR AL CLIENTE. Cada vez se ratifica ms el dicho: Los clientes ya no dependen de las empresas, ellas dependen de los clientes.
Los clientes tienen en la actualidad mltiples opciones, por lo cual las empresas deben mantener su prestigio y niveles de calidad, para poder obtener la reiteracin de las transacciones.
Es bueno recordar que cada cliente tiene sus gustos y preferencias. A continuacin debern tener presente los siguientes puntos bsicos:
Saludar al cliente amablemente. Proyectar una actitud positiva. Detectar necesidades. Escuchar atentamente las necesidades. Ofrecer informacin verdadera. Hacer sentir cmodo al cliente. Asesorarlo en su problema. Asegurarse que est satisfecho completamente. Invitarle a que regrese nuevamente.
Asegrese el mejor contacto y trato con el cliente, estableciendo as una mutua confianza. Ser honesto y responder inmediatamente cuando se produzcan deficiencias. Siempre tratar al cliente con preferencia.
ATENCIN AL CLIENTE
RECUERDE ! El cliente siempre tiene la razn
Personas para quienes trabajamos y a quienes se debe servir con alto grado de compromiso.
PRESENTACIN
GERENCIA DE STOCKS
Concepto de Stocks. Control de los Stocks. Control de los Costos. Clculo del Precio de Venta.
Promedio mensual de ventas. Rotacin de stocks. Stock de seguridad. Stock mnimo. Stock mximo. Cantidad de compras. Punto de equilibrio.
TOTAL
Los costos presentan una porcin o parte del precio de adquisicin de los artculos, propiedades o servicios, los cuales quedan diferidos dentro de ellos, o se hacen presente solo en el momento de su realizacin o venta. Esto es, se denomina costo, al valor de los recursos econmicos utilizados para la produccin de bienes o a la prestacin de servicios. Los gastos se constituyen erogaciones o desembolsos de dinero que se aplican en un perodo en particular y que no forman parte del costo. Representan ms que nada PRDIDAS.
CONCEPTO DE GASTOS
Los gastos vienen a ser el valor de los recursos econmicos destinados a la comercializacin de los productos o servicios y a la administracin y financiacin de la empresa, sin que los mismos formen parte directa de dichos productos o servicios. En la prctica y particularmente en las empresas dedicadas a la prestacin de servicios, resulta difcil en muchas ocasiones clasificar algunos recursos consumidos como costos o gastos.
El precio de venta es el valor monetario por el cual el producto o servicio es colocado a venta. Debe ser un valor que cubra los costos operativos, de comercializacin, de administracin, impuestos y que contenga las utilidades deseadas. Para su clculo es necesario conocer: El costo de la mercadera y/o producto. Los gastos indirectos o gastos administrativos (Costo Fijo). Los impuestos. Utilidad deseada.
2)
5)
6)
Hasta aqu todos los costos sucesivos, son costos reales, debidamente sustentados y aplicables directamente al objeto que se adquiere .
8)
9)
10) Utilidad Deseada o Margen de Utilidad: Toda actividad comercial tiene un objetivo, la obtencin de un lucro o ganancia, que generalmente se estima y prev, a base de un porcentaje de utilidad, calculando una veces sobre el total de las ventas, u otras veces sobre el costo de cada artculo, pero siempre representa el ltimo recargo despus del cual viene el precio de venta. 11) Precio de Venta Bruto: Representa la cspide de la curva del flujo del costo, y es el importe que se debe de calcular tcnicamente, para recuperar tanto el costo de adquisicin, los costos sucesivos y un porcentaje adecuado de los gastos de administracin y los gastos de venta y finalmente el rendimiento justo que se espera.
PRESENTACIN
Importancia de la Contabilidad
Porqu la Contabilidad? Ventajas de la Contabilidad. Objetivo de la Contabilidad. Los Libros de Contabilidad y las Cuentas. El Proceso de la Registracin Contable. Los Informes Contables.
PORQUE LA CONTABILIDAD?
Como est mi negocio? Cuanto gano con mi empresa? Estoy generando bastante utilidad?
NO SLO BASTA EL ENFOQUE CONTABLE QUE USUALMENTE SE REALIZA, SINO QUE EL CONTADOR DEBE DAR AL EMPRESARIO, LO QUE LA EMPRESA REQUIERE Y NO LO QUE EL CONTADOR CREE QUE NECESITA
LA CONTABILIDAD
La contabilidad registra en forma histrica, exacta, fiel, todas las operaciones que realiza el comerciante, clasificndoles correctamente y registrndolas en forma metdica y justificada en unos libros especiales llamados de contabilidad y de acuerdo con las leyes comerciales, permitiendo a su vez obtener resmenes de cifras a travs del cual, una vez analizados, nos permitir apreciar los resultados de la empresa en unos cuadros denominados Estados Financieros o Estados Contables
Una Contabilidad bien organizada y al da, constituye la brjula que gua a la empresa, camino al xito
VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD
A continuacin se sealan las ventajas ms destacables entre muchas que la Contabilidad aporta como una importante fuente de informacin:
Nos permite informarnos de lo que debemos y lo que nos deben. Permite controlar los gastos y las inversiones. Ayuda a diferenciar los gastos de los propietarios con los de su negocio. Le informa cunto cuesta producir un artculo y en cuanto lo puede vender. Permite conocer oportunamente cunto estamos ganando o perdiendo. Con una contabilidad organizada ser ms fcil conseguir prstamos y asesora. Es orientadora, porque nos permite conocer en un momento dado, la situacin financiera (BALANCE GENERAL) y situacin econmica (ESTADO DE RESULTADOS) del negocio.
OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
El objetivo principal de la contabilidad consiste en la preparacin de los estados contables que reflejan en forma concluyente, los verdaderos resultantes de las actividades comerciales de un perodo de tiempo definido y la autntica situacin financiera del negocio en fecha.
Se da este nombre a unos libros especiales, con rayados adecuados, en los que se anotan o registran cronolgicamente, y en forma justificada, todas las operaciones efectuadas por el comerciante, teniendo presente las normas de la tcnica contable y las leyes vigentes.
Son fuente de informacin que en determinado momento constituyen instrumentos de prueba para hacer valer los derechos de la empresa. Cumplir con las disposiciones de la ley del comerciante y con las leyes tributarias, respecto a la forma cmo deben de ser llevados, as como de la obligacin de su existencia.
La Direccin General de Fiscalizacin Tributaria exige la rubricacin y control de los libros y documentos de contabilidad (Inventarios; Diario; Caja; Mayor, Compras, Ventas, etc). Segn la Ley 1034/83 Ley del Comerciante, en su artculo N 85, establece la obligacin del contribuyente en conservar los libros y documentos de contabilidad por cinco (5) aos.
La cuenta es definida como la representacin contable de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa.
b)
c)
d)
La cuenta en contabilidad, se representa por una T de brazos largos de doble columna y sus partes son: a) b) c) d) Nombre de la cuenta. Debe (anotacin que se realiza en el lado izquierdo). Haber (anotacin que se realiza en el lado derecho). Saldo (diferencia entre el debe y el haber de una cuenta).
La anotacin que se realiza en el debe y en el haber tienen espacios destinados, la fecha en que se realiza la operacin, as como la valorizacin de las cuentas que sufren modificaciones de aumento o disminucin. Todo lo que se recibe debe anotarse en el debe de la cuenta que recibe y en el haber de la cuenta que entrega.
BALANCE GENERAL
El BALANCE GENERAL expone la naturaleza, cantidad y origen de los recursos econmicos de la Empresa a la fecha del cierre de un ejercicio econmico. El BALANCE GENERAL, servir para medir la situacin financiera de la Empresa, es decir, la liquidez, solvencia, capacidad de pago o capacidad de endeudamiento.
ESTADO DE RESULTADOS
El ESTADO DE RESULTADOS revela las causas que originaron las Ganancias o Prdidas de un determinado ejercicio econmico. El ESTADO DE RESULTADOS mide la situacin econmica, la Rentabilidad en relacin a los Capitales Invertidos.
ACTIVO
Representa el conjunto de bienes y valores de propiedad de la empresa y su grado de realizacin. Detalla los empleos realizados en bienes materiales y otras aplicaciones financieras realizadas en su actividad. Es decir, indica como la empresa utiliz el dinero o recursos que fueron facilitados por las fuentes financieras. En resumen, el activo de una empresa, est formado por todos sus recursos (bienes y derechos) a una determinada fecha, tales como el dinero que posee, las mercaderas, los muebles, los documentos y facturas por cobrar, etc.
PASIVO
Representa los obligaciones, compromisos o deudas contrados por la Empresa y su grado de exigibilidad, es decir de acuerdo a su vencimiento. Indica el dinero que las fuentes financieras (terceros) ha facilitado a la Empresa. En resumen, el pasivo est constituido por todas las deudas y obligaciones contradas por la Empresa, a una determinada fecha, tales como las facturas por pagar, pagars, vales, etc.
PATRIMONIO NETO
Conocido tambin como Capital Contable, es la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO. Representa el aporte inicial que realizan los propietarios de una empresa, adicionado posteriormente de futuras capitalizaciones y distribuciones. Al Patrimonio Neto, tambin se le conoce como Pasivo No Exigible, cuya fuente de financiamiento propia o tambin denominado como recursos propios son puestos a disposicin de la empresa, con carcter perdurable y un menor grado de exigibilidad.
LA ECUACIN CONTABLE
A esta igualdad se le conoce como ecuacin contable o frmula del Balance. En un Balance, el total del Activo es exactamente igual al total del Pasivo ms el Patrimonio Neto.
SITUACIN FINANCIERA
Consiste en verificar si a empresa ha distribuido en tal forma sus activos y pasivos, que le permitan cumplir oportunamente con el pago de sus obligaciones y compromisos. Consiguientemente permitir establecer tambin si sus capitales propios (Patrimonio Neto) guardan relacin con los capitales ajenos (Pasivo) y si ambos, o cuando menos, stos ltimos estn debidamente respaldados.
VENTAS
Representa a los conceptos motivados por los ingresos de ventas de bienes y/o servicios, efectuados por la empresa dentro del ramo del negocio. En un concepto genrico de las Ventas, se incluyen a las Ventas Brutas; deduciendo las Devoluciones sobre las ventas y los Descuentos otorgados en las Ventas.
PERDIDAS
LA SITUACIN ECONMICA
Consiste en ver si la empresa rinde lo suficiente (si es rentable), como para justificar la inversin de sus propios capitales.
PRESENTACIN
Entre otras informaciones que el empresario deber disponer para una correcta toma de decisiones sern: Clculo de los Costos Clculo del precio de venta Clculo del punto de equilibrio Flujo de caja Elaboracin de Presupuestos Anlisis financieros
El precio de venta del producto. Los costos de fabricacin y de distribucin del producto. y El volumen de ventas.
La sumatoria de los Costos Variables y Costos Fijos, ser igual al COSTO TOTAL.
En este punto de ruptura, el ingreso total y el costo total son iguales; donde por encima de su nivel ms elevado de produccin la empresa comenzar a obtener un beneficio por cada unidad; por debajo del punto, la empresa sufre prdidas o quebrantos. Asimismo, se puede decir, que el punto de equilibrio es el punto o nivel de ventas en el que cesan las prdidas y empiezan la utilidades, o viceversa, o tambin el nivel de ventas en el que las utilidades son iguales a cero.
Ventas
Utilidad Neta
PV
CV
CF
UN
P.E.$
= 1
= 1 -
El ciclo del efectivo en la empresa va desde la compra de materiales, mano de obra (sueldos de fbrica), otros costos / gastos de fabricacin, hasta la comercializacin y cobro de las ventas, para luego poder reiniciar la actividad. Si existen beneficios (utilidades), stos permiten aumentar el volumen o invertirlos en activos fijos..
EL PRESUPUESTO FINANCIERO
a)
Determinar los datos para planificar en trminos de costos, niveles de produccin y los ingresos provenientes a sta. Poner en conocimiento a quienes toman decisiones de las posibles desviaciones con respecto a la planificacin. Desarrollar un punto de apoyo responsable para ejercer el control.
b)
c)
a) Presupuesto Financiero:
Presupuesto de efectivo o flujo de caja. Balance general presupuestado.
b) Presupuesto Econmico:
Presupuesto de ingresos. Presupuesto de egresos. Estado de resultados presupuestado.
El flujo de caja es muy difundido por los inversionistas, tenindolo como uno de los indicadores que ayudan a tomar decisiones a las gerencias de empresas, para invertir capital en reas que ofrecen los ms atractivos porcentajes de rendimiento.
RATIO DE TESORERA: Mide slo el disponible versus todas las obligaciones corrientes (mximo un ao).
Definir cuando, cuanto, tipo de financiamiento es necesario. Enfocar el problema en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, financiamiento y costo, tributos, inversiones, otros? Sirve como herramienta de compromiso, de comunicacin, de control, de premiacin como tambin de sancin. Es un reporte de gestin que nos permite ex ante, tomar decisiones para mejorar ingresos reducir egresos nos llama a ser creativos y buscar alternativas de solucin.
LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA
Es un informe que compara el Presupuesto de un perodo determinado con el Balance (real). Lo ms usual son las ejecuciones presupuestarias de 1 ao, aunque en empresas que implementan mayores controles se los preparan por mes.
El anlisis numrico de los estados financieros consiste en el estudio de las relaciones que existen entre las diferentes partidas que se muestran en los respectivos estados.
Los aspectos generales de los anlisis se reducen a establecer la interpretacin de dos importantes situaciones: La Situacin Financiera y la Situacin Econmica.
ANLISIS FINANCIERO
El anlisis financiero, determinar entre otras consideraciones, los factores primordiales siguientes: La solvencia de la empresa; La estabilidad de la empresa; y La productividad o rentabilidad de la empresa.
LA SOLVENCIA
Una empresa es solvente, cuando puede cumplir con el pago de sus obligaciones en la fecha de sus vencimientos.
El anlisis de la solvencia implica, el estudio de las relaciones entre cierto sector de las cuentas del activo con el sector homogneo de las cuentas del pasivo, las cuales comprenden seguridad y solidez de los valores por recibir y con las cuales poder atender a tiempo, los compromisos contrado.
LA SOLIDEZ
La Solidez o Estabilidad ser el complemento de la solvencia. La estabilidad significa si la empresa satisface normalmente las exigencias de sus adeudos o compromisos, pagando los mismos en su debido tiempo. Por otro lado, una empresa puede ser solvente, es decir estar capacitada para poder cumplir con el pago de sus obligaciones y sin embargo no las cumple, simplemente, por falta de habilidad para efectuarlos.
LA PRODUCTIVIDAD O RENTABILIDAD
La Productividad o Rentabilidad est dada por el mantenimiento y aumento de los resultados de la empresa (utilidades), a los propietarios, expresando cualitativamente, tanto en su categora, como en su regularidad y tendencia.
CONCLUSIN
Para medir la RENTABILIDAD en una empresa, no solo se lograr mediante el beneficio en relacin con las correctas ventas que se han previstos en las metas establecidas por la direccin, sino tambin en el control de los costos y/o gastos operacionales que tanto se producen en la empresa (alquiler, expensas, sueldos, luz, agua, telfono, seguridad, gastos de caja chica, etc.)
CONCLUSIN
Por lo mismo, para obtener la rentabilidad deseada, tal como se ha fijado en el presupuesto establecido y aprobado por la direccin de la empresa, no solo se debern llegar a las metas fijadas, sino tambin reducir los gastos fijos y operativos apropiados y estrictamente necesarios.
La eficiencia y optimizacin en la gestin de la direccin de la empresa, constituir el complemento de la rentabilidad y de los costos, midiendo la gran responsabilidad en la eficiencia de los resultados obtenidos, esto es, en la utilizacin de los recursos, logrando que las operaciones sean bien realizadas, oportunas y que insuman al menor tiempo posible.
BIBLIOGRAFA
TEXTOS BSICOS Y COMPLEMENTARIOS CONSULTADOS
Los siguientes textos han contribuido en la investigacin. Con sus autores me siento muy agradecido por el valioso aporte que representaron para el presente trabajo: Internet Pginas consultadas: www.emagister.com; www.msn.com; www.enplenitud.com; www.google.com. www.monografias.com; www.gestiopolis.com; www.catho.com.br; www.yahoo.com. Diario ABC Color El Emprendedor Ediciones sabatinas publicadas en el ao 2000 al 2002 Asuncin, Paraguay. Manual N 1- Cmo abrir y legalizar su empresa: Programa global de crdito para la Microempresa Capacitacin e informacin para las Pymes del Centro de Apoyo a las Empresas CEPAE Ministerio de Industria y Comercio Asuncin, Paraguay - Editado por el Ministerio de Industria y Comercio Ao 2000.
BIBLIOGRAFA
TEXTOS BSICOS Y COMPLEMENTARIOS CONSULTADOS
Manual N 2 Cmo pagar sus impuestos: Programa global de crdito para la Microempresa Capacitacin e informacin para las Pymes del Centro de Apoyo a las Empresas CEPAE Ministerio de Industria y Comercio Asuncin, Paraguay - Editado por el Ministerio de Industria y Comercio Ao 2000.
Diversos recortes publicitarios de los Diarios: La Nacin, ABC, Ultima Hora Asuncin, Paraguay. Enciclopedia Prctica de la Pequea y Mediana Empresa: Grupo Editorial Ocano, Espaa, 1999.
BIBLIOGRAFA
TEXTOS BSICOS Y COMPLEMENTARIOS CONSULTADOS
Curso de Administracin de la Pequea Empresa por el Servicio Nacional de Promocin Profesional SEP del Ministerio de Justicia y Trabajo Asuncin, Paraguay: Direccin de Desarrollo Gerencial y Empresarial Marzo 1994. Fundamento de Organizacin de Empresas: W.R. Spriegel Editorial Labor, Espaa, 1997. Yo estoy bien, T ests bien Gua prctica de anlisis conciliatorio: Dr. Thomas A. Harris Editorial Grijalbo Barcelona, Espaa, 1989. Enciclopedia sobre Organizacin Contable y Administrativa: Roy B. Kester Editorial Labor, Espaa, 1974.