UCATEC

Anlisis y diseo de sistemas II

Anlisis y diseo del sistema de control de inventarios para la empresa de venta de repuestos Tu auto
Ren Carlos Gumiel 26/10/2012

Docente: Walter Monasterios

UNIVERSIDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y TECNOLOGICAS UCATEC

Contenido
Antecedentes ...................................................................................................................................... 2 Justificacin ......................................................................................................................................... 2 Ttulo del sistema a modelar ............................................................................................................... 2 Objetivos ............................................................................................................................................. 2 Objetivo general .............................................................................................................................. 2 Objetivos especficos ....................................................................................................................... 2 Alcances y limitaciones ....................................................................................................................... 3 Alcances.- ........................................................................................................................................ 3 Limitaciones.- .................................................................................................................................. 3 Anlisis estructurado........................................................................................................................... 3 Recopilacin de informacin ........................................................................................................... 3 Estableciendo requerimientos funcionales ..................................................................................... 4 Diagrama de contexto ..................................................................................................................... 4 Diagramas de flujo de datos............................................................................................................ 5 Diagrama de flujo de datos compras nivel 1 ............................................................................... 5 Diagrama de flujo de datos Ventas nivel 1.................................................................................. 6 Diagrama de casos de uso ............................................................................................................... 7 Diagrama entidad relacin .............................................................................................................. 8 Diccionarios de datos ...................................................................................................................... 8 Flujos de datos ............................................................................................................................ 8 Almacenes de datos .................................................................................................................. 12

Antecedentes
La empresa de venta de repuestos de autos Tu auto inicio en 2005, al principio era una pequea tienda de repuestos, no contaba con un almacn considerable, ni con tanta diversificacin de productos como en la actualidad, en inicio era una sola persona la que estaba a cargo de toda la empresa, es decir, la misma persona realizaba las ventas, verificaba el stock disponible y programaba las compras, con el paso de los aos y la buena administracin la empresa creci considerablemente, ahora se cuenta con tres personas que realizan las ventas, una persona que realiza el control del inventario, una persona que se encarga de realizar las compras, una secretaria, un administrador y un contador externo, sin mencionar que en almacenes se tiene ms de 500 productos distintos, los cuales tienen por supuesto diferente grado de rotacin. Hace unos dos aos atrs la empresa decidi llevar sus registros de ventas y compras en un hoja de calculo electrnica, mientras que el control de inventario se realiza a mano, lo cual gener de un tiempo a esta parte ciertos conflictos a la hora de llevar el buen control del inventario, un ejemplo claro sera que en algunas ocasiones el encargado del control de inventarios, no puede hacer llegar a tiempo el informe de la carencia de ciertos productos en el inventario, lo cual ocasiona que la empresa quede desprovista de cierto artculos en determinado momento, por supuesto esto deriva en prdida de dinero para la empresa.

Justificacin
El propsito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de control de inventarios de la empresa Tu auto para agilizar la comprobacin de stock; y as brindar un mejor servicio al cliente y reducir al mnimo la prdida de ventas. Tambin se desea entender como funciona ste dentro de la empresa y dejar un sistema que podr ir creciendo junto con ella.

Ttulo del sistema a modelar

Sistema de control de inventarios de empresa de venta de repuestos de autos Tu auto.

Objetivos
Objetivo general
El objetivo del proyecto es analizar, modelar y disear el sistema de control de inventarios de la empresa basndonos la metodologa de desarrollo de software estructurada.

Objetivos especficos
1. 2. 3. 4. Recolectar informacin relevante para el modelado del sistema. Realizar el anlisis respectivo de la informacin recolectada. Determinar y modelar los casos de uso pertinentes al sistema. Modelar los distintos diagramas de flujo de datos involucrados en el sistema.

5. Verificar la coherencia del diseo del sistema, respecto a los requerimientos del cliente y los lmites establecidos. 6. El sistema deber poder actualizar el inventario despus de cada venta. 7. El sistema debe poder modificar el stock despus de hacer compras de productos. 8. El sistema debe mostrar avisos de alerta de reorden despus de tener una cierta cantidad de artculos en almacn, en los productos que el usuario indique.

Alcances y limitaciones
Alcances.1. El sistema modelado deber poder hacer un control del stock disponible en la empresa. 2. El sistema deber generar reportes del inventario actual en la empresa. 3. Representacin grfica en lenguaje natural de los procesos ms importantes del sistema de control de inventarios. 4. El sistema sirve de apoyo para la toma de decisiones antes de realizar pedidos fuertes.

Limitaciones.1. Por el corto tiempo que ofrece el mdulo para la realizacin del proyecto, solo se llegar a la culminacin del anlisis y diseo del sistema, mas no as la parte de implementacin y pruebas. 2. El sistema solo realiza el control de inventarios y no se enlaza a ningn modulo de ventas, compras o contabilidad.

Anlisis estructurado
Recopilacin de informacin
Para la recopilacin de informacin pertinente al sistema de control de inventario de la empresa Tu auto utilizamos la entrevista como mtodo de recopilacin de informacin. Las entrevistas se realizaron al gerente de la empresa y al encargado del control del inventario. De este modo pudimos reunir la mayor cantidad de informacin proveniente de las diferentes reas afectadas por el sistema propuesto y se puede tener una idea ms clara de como es que puede ir creciendo el sistema con requerimientos futuros y captar las necesidades principales de cada rea y cual el provecho que obtendrn despus de implementar el sistema. Para ver las entrevistas y cuestionarios ver Anexos

Estableciendo requerimientos funcionales

Los requerimientos funcionales del sistema se determinaron despus de tabular y analizar detenidamente la informacin recolectada mediante las entrevistas y cuestionarios previos. A continuacin sealaremos los requerimientos funcionales ms resaltantes resultantes del anlisis. 1. El sistema de control de inventario debe ser capaz de mostrar un mensaje de alerta de reorden cuando un producto este en nmeros rojos de acuerdo a sus caractersticas de rotacin y de tiempo gua de reabastecimiento. 2. El sistema de control de inventario debe ser capaz de actualizar el stock utilizando como parmetro de actualizacin el registro de ventas provenientes del rea de ventas. 3. El sistema debe ser capaz de modificar el inventario automticamente con la lista de compra respectiva a cada compra. 4. El sistema debe poder generar reportes del estado del inventario despus de cada actualizacin para informar a las reas de compras, ventas y gerencia. 5. El sistema de control de inventario debe contar con un almacn de datos que guarde el inventario de la empresa y un registro con fecha de cada vez que el inventario sea actualizado.

Diagrama de contexto
De acuerdo con los requerimientos establecidos y el alcance de este sistema de control de inventario de la empresa, podemos generar nuestro diagrama de contexto que mostrar de maneja general como nuestro sistema interactuar con las diferentes entidades externas con las que se relaciona y cuales sus flujos de informacin entrantes y cuales la salientes.

Diagramas de flujo de datos

A continuacin listaremos los diferentes diagramas de flujos de datos relevantes del sistema en cuestin, ilustrando desde el punto de vista de los procesos internos del sistema su funcionamiento y manejo de datos e informacin Diagrama de flujo de datos compras nivel 1 El siguiente diagrama muestra la dinmica del sistema despus de realizarse una compra y comprobarse los productos para posteriormente actualizar el inventario y mandar el informe a las diferentes reas interesadas.

Diagrama de flujo de datos Ventas nivel 1 El siguiente diagrama muestra la dinmica del sistema al recibir como entrada de datos el registro de ventas del rea de ventas

Diagrama de casos de uso

El diagrama de casos de uso, mostrar de manera genrica, los requerimientos funcionales principales que debera cumplir el sistema de control de inventarios, adems que identifica los actores que intervendrn en el. Entonces podramos decir en resumen que este diagrama mostrar de manera grfica que requerimientos funcionales se estn contemplando en este anlisis sobre el sistema de control de inventario de la empresa basndonos en las peticiones del usuario.

Diagrama entidad relacin

Diccionarios de datos
Flujos de datos Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: Origen: Compras 1 Lista de compra Descripcin de las compras efectuadas Cliente: Sistema control inventario

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de Compra 1/semana Comentario: Este flujo de dato, contiene la lista de compra con el respectivo proveedor y fecha

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: 2 Lista de artculos verificados Lista de artculos de que se verificaron su existencia Verificar lista de compras

Origen:

Cliente:

Generar notas de conformidad

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de artculos 1/semana Comentario: Este flujo de dato, contiene la lista de compra verificada

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: actualizar inventario 3 Nuevo inventario Inventario actualizado

Origen:

Cliente:

Registro de inventario por fecha

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de artculos 1/semana Comentario: Contiene el inventario actualizado a la fecha

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: Generar notas de conformidad 4 Nota de conformidad Nota de conciliacin de lista de compra

Origen:

Cliente:

Imprimir nota de conformidad

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Nota de confirmacin 1/semana Comentario: Es una nota de aprobacin o no que se genera despus de la verificacin de la existencia de los artculos correspondientes a una lista de compra

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: Origen: Ventas 5 Registro de venta Es el registro de ventas la empresa Cliente: Sistema de control de inventario

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de artculos vendidos 1/da Comentario: Esta lista eventualmente puede variar los tiempos en que se genera si existe mucha venta pueden haber mas de una cada da

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: Verificar artculos vendidos 6 Registro verificado Es el registro de ventas verificado

Origen:

Cliente:

Generar lista verificada de ventas

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de artculos vendidos comprobados 1/da Comentario: Esta registro verificado es la concordancia del registro de ventas con los productos actuales en el stock

Descripcin de flujo de datos Id: Nombre: Descripcin: 7 Productos en nmeros rojos Lista de productos que estn en un punto de reorden Actualizar inventario

Origen:

Cliente:

Compras

Tipo de flujo de datos: Informe Estructura de datos que viaja con el pedido Volumen Lista de productos 1/da Comentario: Esta lista contiene una lista de productos que se encuentran en nmeros rojos (jerga de la empresa) significa que ya debe ordenarse un nuevo pedido

Almacenes de datos Descripcin de almacenes de datos Id: Nombre: Descripcin: Registro inventario por fechas Registro inventario por fechas Se guarda el estado del inventario de acuerdo a la fecha de actualizacin Caractersticas Tipo de archivo: Computadora

Conclusiones
El anlisis del sistema de control de inventarios para la empresa de venta de repuestos Tu auto ayudar al momento de codificacin e implementacin, reduciendo la probabilidad de errores entendiendo el comportamiento del sistema y nos posibilita pensar a futuro cuando el sistema tenga nuevos requerimientos, en la otras reas que interactan con la de inventarios.