1.

LANGKAH AWAL

Langkah yang yang perlu pengguna lakukan adalah dengan memastikan setting yang betul untuk region setting iaitu long adn short date dan kemudian setting untuk Trust Center. Ia boleh dilihat dengan berpandukan rajah seperti berikut. Pertama, buka Region and Language. Cari pada menu seperti yang ditunjukkan.

Pilih Region and Language.

Kemudian, menu berikut akan dipaparkan. Lakukan seperti yang dinyatakan.

Tulis format dipaparkan Klik disini

seperti

yang

Kemudian, setting untuk excel. Buka EXCEL BARU (Microsoft Excel)

Klik disini untuk paparakan menu pilihan

Klik pada EXCEL OPTION.

Sila lakukan seperti yang dipaparkan di bawah.

Klik ok dan Microsoft Excel.

keluar

2.

CARA INSTALL

Program TAPSKOM ini adalah secara excel-base dan tidak mempunyai sokongan program pemasangan secara automatik seperti program PATSKOM (Program Kewangan). Oleh yang demikian, cara yang saya tunjukkan di sini adalah cara yang saya rasakan paling ringkas untuk para pengguna. Langkah pertama, kenal pasti di mana anda meletakkan FOLDER TAPSKOM.

Buka FOLDER TAPSKOM anda.

Pastikan di dalam folder anda terdapat item item WAJIB seperti yang dipaparkan sebelah.

Pilih TAPSKOM.XLT open file tersebut.

dan

Selepas itu, anda akan dapat melihat paparan awal program ini. Anda tidak boleh melakukan pengisian data seperti merekod keluar dan masuk barangan.

Di bawah adalah paparan program TAPSKOM. Ikut arahan yang seterusnya.

Langkah awal, klik butang menu seperti yang dipaparkan.

Jika nama fail anda seperti ini, anda masih belum boleh melakukan sebarang pengisian di dalam program ini.

Klik pada save as dan pilih excel 97-2003 workbook. Hal ini kerana segala formula dalam program ini menyokong secara baik Microsoft Excel 2007 yang disimpan (save as) di dalam excel 97-2003.

Kemudian, anda akan mendapati paparan seperti berikut. Ikut arahan yang seterusnya.

Nama Fail sudah berubah mengikut yang telah kita tulis. Ini menandakan program sudah boleh digunakan.

Jika keluar seperti paparan berikut, JANGAN TANDAKAN TICK. Lakukan seperti yang dinyatakan di atas. Kemudian klik continue. Selepas selesai, anda terus boleh gunakan program ini. Sebagai contoh, jika anda save as di My Dokumen, anda boleh terus buka fail dengan double click sahaja.

3.

PENGGUNAAN PERISIAN TAPSKOM

Secara ringkasnya di bawah ini adalah aliran cara penggunaan Tapskom dan kaedah pengurusan stor yang akan dilaksanakan apabila menggunakan perisian ini. Pengguna perlu memahami konsep yang telah ditetapkan seiring dengan pekeliling yang berkuatkuasa.

TERIMA BARANG, REKOD TERUS KE DALAM KEW.PS 5

DARIPADA KEW.PS 5, BARANGAN AKAN 'LINK' TERUS KEPADA KEW.PS 3

PENGELUARAN DARIPADA KEW.PS 3 DENGAN MENGGUNAKAN KEW.PS 11

SELEPAS PENGELUARAN DILULUSKAN, REKOD SECARA MANUAL KE DALAM KEW. PS 4. INI DILAKUKAN OLEH KETUA PANITIA @ PEGAWAI YANG MENGURUSKAN BARANGAN TERSEBUT

SEGALA REKOD AKAN DICETAK MELALUI KEW PS 13, KEW PS 14 DAN KEW PS 15 MELALUI HASIL DARIPADA DATA KEW. PS 3

Langkah terakhir sekali ialah dengan mencetak borang Kew. PS 3 untuk tujuan pengauditan. Dengan menggunakan Tapskom, anda akan mendapati pengurusan stor pejabat akan bertambah mudah dan seterusnya membantu dalam mengurangkan beban kepada Pembantu Tadbir khususnya. Muka surat seterusnya akan menerangkan cara penggunaa Tapskom dengan lebih mendalam lagi.

Langkah awal sebelum anda merekodkan barangan yang diterima ialah dengan mendaftarkan kod bagi mengklasifikasikan setiap barangan yang diperoleh dan memudahkan urusan pengendaliannya.

Klik pada DAFTAR KOD. Kemudian, tuliskan daftar kod anda pada SENARAI DAFTAR KOD KUMPULAN STOK KAD KAWALAN STOK DAN KAD PETAK. Anda disyorkan untuk mencetak bahagian ini untuk memudahkan rujukan anda. Anda masih boleh menambah kumpulan stok jika dirasakan perlu. Skroll ke bawah untuk melihat senarai daftar kod ini.

Di bawah ialah gambaran Kew PS 5 yang belum diisi.

Pada menu, klik pada view dan turn on heading. Hal ini dapat memudahkan penggunaan Tapskom.

Klik pada link di Kew.PS 5 selepas melakukan pengisian. Sebagai contoh, masukkan data KERTAS A4 pada Kew PS 5 dan klik pada link untuk memaparkan Bahagian B Kew PS 3.

NO KAD

Bilangan Kad Kawalan Stok Bermula dengan 001 Untuk perisian Tapskom, memuatkan 100 item

NO KOD

Dimulai dengan huruf yang didaftarkan. Contoh, A001

PERIHAL STOK

Tuliskan nama stok anda di sini. Contoh menulis perihal stok akan diterangkan kemudian

JENIS UKURAN

Penjodoh bilangan

Rujuk pada Senarai Daftar Kod. Perlu seiring dengan No Kod.

KUMPULAN

GERAKAN

AKTIF / KURANG AKTIF Bergantung kepada jenis barangan sama ada kerap digunakan atau sebaliknya

Untuk menulis perihal stok, pengguna dikehendaki menulis perihal dengan seringkas mungkin. Ini bermaksud, jika ada beberapa barangan yang dalam kategori yang sama, anda boleh satukan di bawah satu perihal yang sama dan akan dipecahkan kepada item berlain pada Kew. PS 4 oleh ketua panitia. Contoh dalam perkara ini. Pembelian bikar 50ml dan bikar 100ml oleh panitia sains. Apa yang perlu dilakukan oleh Pembantu Tadbir ialah dengan merekodkan BIKAR sahaja pada Kew. PS 3 dengan merekodkan ketiga tiga butiran pada Kad Kawalan yang sama dan keluarkan menggunakan Kew. PS 11 yang sama untuk pengeluaran item.

Perkara ini bertujuan untuk memudahkan penyelenggaraan stor pejabat dan seterusnya memudahkan urusan ketika berlaku pengauditan kepada sekolah.

Paparan berikut akan kelihatan setelah pengguna klik pada link di Kew PS 5.

Pada Bahagian Kanan, terdapat ruang yang membezakan setiap suku tahunan. Diharapkan, pengguna tidak tersilap semasa pengisian dalam kerana ianya akan menjejaskan data laporan. Suku Tahun Pertama (Jan Mac) Suku Tahun Kedua (Apr Jun) Suku Tahun Ketiga (Jul Sep) Suku Tahun Keempat (Okt Dis)

Contoh pengisian Kew PS 3. - No rujukan keluar ialah Invois atau Pesanan Sekolah atau kedua duanya. - No rujukan untuk pengeluaran ialah pada Kew PS 11. Contoh, BPPS 01/12. 01 mewakili bilangan dan 12 mewakili tahun.

Contoh Borang Kew PS 11. Borang Permohonan Stok.

Bahagian bawah

Selesai proses Kew PS. 3 bahagian B. Untuk Kew PS 3 bahagian A, ikuti langkah yang berikut. Klik KEW. PS_3A pada paparan menu.

Anda tidak perlu melakukan pengisian data kecuala pengisian Tahun yang teribat sahaja Cetak Kew PS 3 dan pastikan bahagian B juga adalah item yang sama setelah selesai dicetak.

Selepas selesai pengisian di dalam TAPSKOM, Pembantu Tadbir perlu menyediakan borang Kew PS 4 untuk diisikan oleh ketua panitia. Hal ini kerana Kew PS 4 perlu diuruskan dan perlu berada di lokasi barangan itu berada. Oleh yang demikian, Kew PS 4 perlu dijalankan secara manual dan diuruskan oleh pegawai yang bertanggungjawab seperti Ketua Panitia (untuk barangan panitia termasuk barangan habis guna panitia dan penjaga stor pejabat (contohnya Pembantu Am Pejabat) untuk barangan pejabat (contohnya kertas A4 pejabat dan lain lain barangan. Borang Kew PS 4 boleh diperolehi daripada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009 dan perlu dicetak pada kertas tebal berwarna hijau (100gram ke atas).

Berikut adalah contoh keterangan ringkas Kad Kew PS 4. Untuk pengeluaran, lakukan secara manual (menggunakan tulis tangan) Sekali lagi diingatkan, KEW. PS 4 adalah secara manual yang diuruskan oleh Ketua Panitia / Pegawai Penjag Stor.

Terima kasih kerana menggunakan TAPSKOM. Sebarang pertanyaan sila hubungi pegawai seperti yang tertera di dalam program. Sebarang kekurangan adalah kelemahan kami bersama.

Disediakan Oleh : Amirrul Ashraf bin Haji Mohd Mislan