Proposal

Proyek Tugas Akhir/Project Work

Mengelola Dokumen

Disusun Oleh :
Nama : Fitria Ningsih
Nis : 0424
Jurusan : Sekretaris

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

BANGUN NUSANTARA
Kecamatan Pelepat Ilir Kabupaten Bungo
Kuamang Kuning
2008-2009
i
 PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris
Paket keahlian : Sekretaris Yunior
Kode :
Alokasi Waktu:

Nomor Peserta: :
Nama Peserta : Fitria Ningsih
Judul Project Work : Pengelolaan Dokumen

PRODUK
MENANGANI PROSEDUR SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DENGAN MENGGUNAKAN AGENDA BERPASANGAN
PADA PUSKESMAS KUAMANG KUNING 1 [SPA]

Kuamang Kuning,……………2009
Menyetujui
DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Fitria Ningsih

Nip. Nis. 0424

Mengetahui :
Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febrianti. Spd

Nip………… Nip……………….

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan karunianya dan memberi kesehatan baik kesehatan jasmani maupun
kesehatan rohani sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan proposal uji
kompetensi yang berjudul “ Menangani surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan sistem agenda berpasangan “.
Penanganan dokumen erat kaitanya dengan kegiatan yang ada dalam suatu
organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap sumber daya manusia (SDM) yang
bergerak dibidang organisasi pasti akan berhadapan dengan masalah penanganan
dokumen yaitu surat masuk dan surat keluar.
Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara sistematis dan
teratur.
Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :
1. Kepala sekolah
2. Wali kelas III sk
3. Pembimbing
4. Majlis guru dan staf tata usaha
5. Orang tua
6. Teman senasib dan seperjuangan
Yang telah memberi dukungan dalam pembuatan proposal ini penulis
menyadari masih nayak kekurangan dalam menyusun proposal ini.
Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
menyempurnakan proposal ini.

Sumber Harapan

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................ii
KATA PENGANTAR...............................................................................................iii
DAFTAR ISI..............................................................................................................iv

I. Latar Belakang..............................................................................................1
II. Keuntungan prosedur surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan sistem agenda berpasangan ..................................2
III. Bahan .............................................................................................................3
IV. Peralatan........................................................................................................3
V. Sistematika Pekerjaan...................................................................................4
VI. Rencana anggaran biaya
a. Daftar harga bahan ..........................................................................8
b. Harga peralatan.................................................................................8
VII. Sasaran Pengguna..........................................................................................9
VIII. Jadwal Pelaksanaan.......................................................................................9
IX. Penutup..........................................................................................................10
a. Kesimpulan .......................................................................................10
b. Saran...................................................................................................10

Lampiran
1. Daftar rencana bukti belajar
2. Lembar kemajuan pelaksanaan

iv
I. Latar Belakang

Adanya Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) bertujuan untuk menyiapkan

tenaga kerja yang sangat berpotensi dengan bidang yang digelutiya dan mampu
berwira usaha.
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau yang tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan yang sangat penting bagi kegiatan
organisasi atau intasnsi dalam melakukan tugas untuk melakukan kegiatan tersebut
diperlukan adanya sekretaris. Sekertaris adalah seorang karyawan yang diangkat oleh
pimpinan dan dipercayai untuk melakukan tugas kantor seperti tulis menulis atau
surat menyurat rahasia. Pengelohan dokumen sangat penting dalam dunia
perkantoran, sebab jika dokumen tidak dikelola maka akan berakibat buruk bagi
kantor tersebut, cara yang efektif dan efesien unutk pengelohan dokumen dalam
menanganin surat masuk dan surat keluar adalah dengan sistem agenda berpasangan
alasan kenapa memilih agenda berpasangan adalah karena mudah dipahami dan
dimengerti cara kerjanya dan banyak digunkan dalam suatu intansi perusahaan. Surat
adalah suatu saran untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau inpormasi secara
tertulis dari pihak satu kepihak yang lain, baik nama sendiri maupun atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi atau intansi dalam perusahaan. Informasi yang
disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran, dan
sebagainya.
Pengertian surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu
organisasi/intansi sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai
jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain
atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang
berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
Sistem agenda berpasangan adalah buku agrnda yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar ditulis pada halaman sebelah kanan atau
sebaliknya dan dengan nomor urut sendiri=sendiri.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis membahas masalah pengolaan
dokumen berdasarkan sistem agenda berpasangan

1
II. Keuntungan propedur surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan agenda berpasangan.
a. Ditulis dan disusun secara jelas dan sistematis
Dalam penuliasnnya dapat lebih rapi dan teratur sehingga dapat mudah
dimengerti.
b. Menghemat waktu dan tempat
Dalam agenda berapasangan ini kita akan lebih mudah untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar dalam suatu buku sehingga tidak membutuhkan tempat yang
banyak dan tidak menghabiskan waktu yang lama.
c. mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Dalam agenda ini kita akan lebih nudah untuk menemukan kembali jika ingin
digunakan, karena dalam satu buku sudah mencakup surat masuk dan surat keluar
serta karena agenda ini disimpan dengan baik.

Fungsi sistem agenda berpasangan

a. Dapat dijadikan data
Dokumen ini berisi tentang informasi/pemberitauan yang telah disimpan
dalam arsip, sehingga bila kita ingin menggunakan dokumen ini untuk mencari data
atau keperluan kantor kita tingal melihat agenda dan mengambil dalam arsip
b. Sebagai bukti dan informasi
Agenda ini dapat dijadikan bukti/informasi karena agenda ini berupa tulisan
yang penting sehinga dapat membantu pihak perusahaan
c. Sebagai bukti pertanggung jawaban
Pengagendaan dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban, karena bila
pimpinan kita menanyakan tentang surat yang telah diarsipkan maka kita dapat
memperlihatkan agenda yang telah kita tulis ebagai bukti bahwa surat telah
diarsipkan. Maka dari itu agenda dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban
kepada pimpinan atas seluruh surat masuk dan surat keluar yang telah diserahkan
kepada sekretaris.

2
III. Bahan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Kertas HVS A4 Lembar 15
2 Lem kertas Glukol Botol 1
3 Buku tulis bergaris Folio Buah 1
4 Kertas catatan Post IT Pak 1
5 Isi staples Ukuran 10 Pak 1
6 Stop map 3 Warna Buah 10

IV. Peralatan
No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Stapler Ukuran 10 Buah 1
2 Bak setempel Tinta biru Buah 1
3 Spidol Permanen Buah 1
4 Stabilo 1 Warna Buah 1
5 Baki surat 3 Susun Set 2
6 Pensil 2B Buah 1
7 Pembuka surat Gunting/cutter Buah 1
8 Setempel tanggalan Manual Buah 1
9 Pena 2 Warna Buah 2
10 penggaris 30 cm Buah 1

3
V. Sistematika Kerja
 Pada sistematika kerja disini kita menggunakan surat masuk dan surat
keluar
a. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema surat masuk berikut

Ekpedisi

penerimaan

Penyortiran

Agenda masuk

Ka.Bagian Pimpinan Ka.Bagian

Diposisikan Diposisikan Diposisikan

Sekretaris / kepala
tata usaha

Diproses

Arsip

4
Sistem kerja surat masuk berdasarkan gambar disamping
 a. Petugas kurir kantor mengambil surat kemudian mencatat dengan ekspodisi
sebagai bukti penerimaan surat.
b. Penerimaan surat
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2. Meneliti ketepatan alamat yang dikirim
3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah
diterima.
c. Penyortiran/memisahkan surat.
Setelah surat diterima kemudian surat itu disortir. Dipisahkan antara surat
untuk pimpinan, sekretaris atau karyawan dan menggolongkan surat dinas
kedalam surat dinas rutin surat dinas penting atau surat dinas rahasia setelah
itu memisahkan surat yang butuh penangan khusus.
d. memberikan cap (stempel agenda) ditangani oleh sekretaris.
e. Surat yang sudah diagendakan kemudian ditindak lanjuti, diarahkan dan
ditersuskan kepada pejabat yang berhak mengelola.
f. Surat yang sudah ditindak lanjuti kemudian disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan untuk memperoleh tangapan atas isi surat dengan menegaskan
pada lembaran disposisi tersebut berupa intruksi atau informasi.
g. Surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan, kemudian disimpan atau
diarsipkan dalam lemari arsip oleh sekretaris yang mengelola surat tersebut.

5
b. Sketsa Kerja Surat Keluar
 Intruksi Pimpinan

Pembuatan Konsep

Persetujuan Konsep

Pengetikan

Penanda Tanganan

Pembuatan/buku Agenda

Pengiriman

Ekspedisi Penyimpanan Arsip

Keluar

Sistem kerja surat keluar berdasarkan gambar disamping

a. Pembuatan konsep
Konsep dibuat oleh sekretaris
Konsep surat harus
1. Bersipat formal (Dinas)
Dalam pembuatan konsep kita harus menggunakan bahasa indonesia yang baik
dan benar agar dapat dimengerti dan dapahami oleh intansi yang bersangkutan.
2. Ringkas dan jelas maksudnya

6
 Dalam pembuatan surat kata-katanya tidak boleh bertele-tele harus, singkat,
padat , jelas dan dapat dimengerti maksud dari isi surat yang akan dibuat
tersebut.
3. Sopan dan ramah bahasanya
Maksudnya kita tidak boleh mengunakan kata-kata yang sekiranya akan
menyinggung intansi yang bersangkutan sehingga tidak merugikan salah satu
pihak perusahaan.
4. Rapi dalam pengetikannya
Dalam mengetik surat kita harus lebih teliti dan hasil ketikan harus rapi, supaya
orang yang membaca dapat mengerti tentang apa yang kita sampaikan.
b. Persetujuan konsep surat
Apabila konsep surat telah selesai dibuat , aka konsep surat harus dimintakan
persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep ada kesalahan atau perlu
adanya tambahan maka konsep surat tersebut dibutuhkan oleh pimpinan.
c. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka
disahkan dibagian pengetikan.
Pengetikan hendaknya harus rapi , teliti, bersih, dan jelas
d. Penandatanganan
Surat yang sudah diketik kemudian diasmpaikan kepada pimpinan atau
penjabat yang berwenang untuk menandatanganinya.
e. Pencatatan
Surat yang sudah ditandangani kemudian dicatat kedalam buku agenda/verbal
khusus untuk mencatat surat-surat keluar.
f. Pengiriman
Surat dikirim kepada suatu organisasi/intansi kantor yang dituju dapat
menggunakan buku ekspedisi
g. Penyimpanan
Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah ditanggapi
kedalam lemari arsip oleh sekretaris

7
VI. Rencana harga bahan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
uml
ah
1 Kertas HVS A4 Lembar 15 100 100
2 Lem kertas Glukol Botol 1 2.000 2.000
3 Buku tulis b Folio Buah 1 15.000 15.000
4 Kertas catatan Post IT Pak 1 3.000 3.000
5 Isi stapler Ukuran 10 Pak 1 1.500 1.500
6 Stop map 3 Warna Buah 10 500 500
Jumlah 28.500

c. Harga peralatan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
uml
ah
1 Stapler Ukuran 10 Buah 1 10.000 10.000
2 Bak Stempel Tinta biru Buah 1 10.000 10.000
3 Spidol Permanen Buah 1 7.000 7.000
4 Stabilo 1 Warna Buah 1 5.000 5.000
5 Baki surat 3 Susun Set 2 20.000 40.000
6 Pensil 2B Buah 1 2.000 2.000
7 Pembuka surat Gunting/ctr Buah 1 4.000 4.000
8 Stempel tgl Manual Buah 1 15.000 15.000
9 Pena 2 Warna Buah 2 2.000 4.000
10 Penggaris 30 cm Buah 1 2.000 2.000
Jumlah 99.000

Total biaya dibutuhkan

a. Biaya bahan : Rp. 28.500
b. Biaya alat : Rp. 99.000
c. Biaya jasa : Rp. 250.000
Total biaya : Rp. 377.500

8
VII. Sasaran pengguna

Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan sistem
agenda berpasangan pada Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan
dapat dilakukan oleh sekretaris, karena yang menangani surat masuk dan surat
keluar adalah seorang sekretaris

VIII. Jadwal pelaksanaan.

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Konsultasi
3 Proses
4 Laporan
5 Verifikasi
6 Uji Nas

9
IX. Penutup
a. Kesimpulan
Dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa SMK
(sekolah menengah kejuruan) menerapkan proses pembelajaran yang mengacu
pada kompetensi. Salah satunya dengan menerapkan kerja lapangan dengan
sistem ini diharapkan siswa dapat lebih memahami dunia kerja.
Adapun tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah membentuk siswa
yang terampil dan mampu berwirausaha.
Dengan diadakanya uji kompetensi ini maka dapat diketahui
kemampuan siswa terhadap materi yang telah diterimanya disekolah dan
menerapkan dalam kerja lapangan.
b. Saran
Penulis berharap semoga dengan adanya proposal ini dapat menjadi
pedoman dalam pelaksanaan projek work hingga sampai penyelesaian laporan
akhir sebagai bahan uji kompetensi bekal pengetauhan bagi siswa terutama
jurusan sekretaris.
Penulis berharap senoga proposal ini dapat bermampaat bagi pembaca,
ditempat penulis prakerin dan bagi penulis sendiri khususnya.

10