TUTORIJAL 1

Zadatak
Napraviti projekt plan izrade prototip aplikacije Java servisa u sluaju kada nam prototip koristi samo za definisanje konanih zahtjeva na aplikaciju.
Koristiti MS Project i uputsvo dato u nastavku. Podzadatci: - Definisati projekat - Definisati radno vrijeme na projektu - Napraviti listu zadataka na projektu - Organizacija zadatak u faze - Raspored zadataka - Specifikacija osoblja i opreme na projektu - Definisanje dodatnih podatak za resurse - Definisanje specijlnog radnog vremena po resursu - Povezivanje resursa i zadatka - Praenje napredka projekta - Izvjetaji

Uputstvo Uvod u MS Project

Uvod u MS Project

Sadraj
Osnove MS Project-a Kreiranje plana
Definiranje zadataka i njihovo povezivanje Definiranje resursa i njihovih trokova Provjera/redefiniranje plana

Voenje i praenje projekta

Praenje hodograma, utroenog rada i trokova Analiza rizika

Komuniciranje Objavljivanje informacija

Kako nam moe pomoi MS Project

Priprema projekta
Ciljevi Korisnici

Izrada plana
Definiranje zadataka Pridruivanje resursa zadacima Procjena potrebnog vremena i budeta Procjena faktora koji mogu utjecati na trajanje projekta Izrada alternativnih scenarija

Voenje i praenje projekta Komunikacija Objavljivanje informacija

Komunikacija
MS Project nam omoguava:
Objavljivanje izvjetaja (tiskanje ili HTML) Komuniciranje putem e-maila Komuniciranje putem MS Project posluitelja

Objavljivanje informacija
Definiranje razliitih pogleda Prikaz odabranih informacija Kreiranje izvjetaja Objavljivanje informacija
Tiskanjem Pretvaranjem u slike i HTML format Objavljivanjem informacija na MS Project posluitelju

Osnove MS Project-a 2002 Project-a

Osnovni ekran Meni Toolbar View bar Project guide Glavni prozor

Podeavanje osnovnih podataka projekta

Meni File Opcija Properties

Podeavanje opcija projekta

Meni Tools Opcija Options Podeavanje Pogleda Osnovnih podataka Kalendara Naina suradnje Suelja Opcije snimanja

Podeavanje bar-ova bar-ova

Toolbar View bar

Podeavanje glavnog prozora

Dijeljenje glavnog prozora Dodavanje novih kolona

Planiranje
Kreiranje novog projekta Definiranje satnice/kalendara Unos zadataka Raspored zadataka Pridruivanje resursa Unos trokova Pregled rasporeda Podeavanje rasporeda Snimanje projekta

Kreiranje novog projekta

Kreiranje novog projekta (File>New) Definiranje poetka ili kraja projekta (Project > Project Information )

Definiranje satnice/kalendara
MS Project moe definirati nekoliko vrsta satnice:
Osnovna satnica Satnica projekta Satnica kalendara Satnica resursa (samo ljudskih)

Osnovno vrijeme su sati

Paziti kod podeavanja opcija kalendara radi pravilnog prikaza i raunanja trajanja zadataka

Podeavanje opcija kalendara

Meni Tools Opcija Options Podeavanje kalendara
Poetka tjedna Poetka godine Poetka zadatka Kraja zadatka Definiciju radnog dana, tjedna i mjeseca

Definiranje novog kalendara

Meni Tools> Change Working Time Opcija New Unesemo podatke o novom kalendaru Podesimo podatke novog kalendara
Selektiranjem dana Postavljanjem satnice

Unos novog zadatka

Kreiranje novog zadatka (View>Gantt Chart) Unos naziva i duine trajanja novog zadatka Organizacija zadataka u podzadatke

Tipovi zadataka
Summary tasks zajedniki naziv skupine zadataka, pomae nam u organizaciji zadataka Subtasks podzadaci, stvarni zadaci u pojedinoj skupini zadataka Recurring tasks zadaci koji se ponavljaju u pravilnim intervalima Milestones kontrolne toke, zadaci s duinom trajanja 0

Unos ponavljajueg zadatka

Kreiranje ponavljajueg zadatka (Insert > Recurring task ) Unos naziva i duine trajanja Unos uzorka ponavljanja Unos ranga ponavljanja

Naini povezivanja zadataka

Kraj-Poetak (Finish-Start) FS
Zadatak B ne moe poeti dok ne zavri zadatak A

Poetak-Poetak (Start-Start) SS
Zadatak B ne moe poeti dok ne zapone zadatak A

Kraj-Kraj (Finish-Finish) FF
Zadatak B ne moe zavriti dok ne zavri zadatak A

Poetak-Kraj (Start-Finish) SF
Zadatak B ne moe zavriti dok ne pone zadatak A

Kako povezati zadatke

Selektirati eljene zadatke
Najmanje dva zadatka Vie zadataka koritenjem Shift tipke Vie zadataka koritenjem Ctrl tipke (bitan je redoslijed selektiranja)

Odabrati na toolbar-u ikonicu Link Tasks Raskinuti vezu moemo istim postupkom uz odabir ikonice Unlink Tasks

Resursi
MS Project razlikuje dva tipa resursa
Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju odreeni rad da bi se ispunio zadatak Materijalni resursi: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali su potrebni za dovrenje zadatka

Unos novih resursa

Izaberemo pogled View > Resource Sheet Unesemo naziv i tip resursa (work ili material) Unesemo koliinu radnih resursa Max.Units ili oznaku jedinice kod materijalnih resursa Material Label

Promjena satnice resursa

U pogledu Resource Sheet selektiramo eljeni resurs(e) Izaberemo u meniu Project > Resource Information Odabrati fasciklu Working Time Definiramo satnicu za odabrani resurs

Dodjeljivanje resursa zadatku

U bilo kom pogledu na zadatke (npr. View Gantt) selektiramo eljeni(e) zadatak(e) Pritiskom mia na ikonicu toolbar-a Assign Resources Selektiramo eljeni resurs i pritiskom na botun Assign pridruimo ga zadatku Pritiskom na botun Graphs dobivamo graf zauzetosti odabranog resursa

Detaljniji pogled na zadatak

Izaberimo pogled View > Task Details Form Ukljuenom opcijom Effort driven duina trajanja zadatka, ukupni rad i angaman resursa ovisi o tipu zadatka

Odnos rad, trajanje i angaman resursa

Rad = Traranje * Angaman resursa Duration * Units) Tipovi zadataka (Work =

Fixed Units: fiksiran je angaman resursa Fixed Duration: fiksirano je trajanje zadatka Fixed Work: fiksirano je ukupan rad na zadatku

Prilikom pridruivanja prvog resursa zadatku rauna se ukupan rad na zadatku koji se nakon toga ne mijenja! naknadno je mogue runo promijeniti ukupan rad na zadatku

Trokovi resursa
Odaberemo pogled View > Resource Sheet Moemo unijeti trokove redovnog rada, prekovremenog rada ili trokove po koritenju Trokovi mogu biti isplaeni na poetku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

Trokovi su defaultno u kn/satima (kn/h), ali mogu biti i kn/tjedni (kn/w), kn/mjeseci (kn/mo), kn/godinje (kn/y) isplaeni na poetku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

Tablica trokova resursa

U pogledu Resource Sheet selektiramo eljeni resurs(e) Izaberemo u meniu Project > Resource Information Odabrati fasciklu Costs Definiramo tablicu trokova za odabrani resurs

Odabir eljene tablice trokova resursa na zadatku

Izaberemo pogled View > Task Usage Selektiramo resurs i odaberemo u meniju Project > Assignment Information

Sada moemo odabrati tablicu trokova koju elimo primijeniti

Postavljanje fiksnog troka zadatka

Odaberemo pogled View >A Gantt Chart Odaberamo u menuu View > Table > Cost Unesemo fiksni troak zadatka i nain isplate

Pregled kritinih toaka

U pogledu View > Resource Graph moemo vidjeti raspored optereenosti resursa po danima U pogledu View > Gantt Chart moemo vidjeti dinamiku realizacije projekta (s Gantt Chart Wizardom moemo prikazati kritini put projekta) U pogledu View > Task Usage moemo dodati s opcijom Format>Details>Costs dinamiku trokova

Rjeavanje problema kritinih toaka

Dijeljenjem zadatka stvaranje pauze u izvrenju zadatka Runom promjenom resursa zadatka Automatskim niveliranjem resursa zadatka Pomicanjem poetka zadataka mijenjanjem Leg parametra

Komunikacija s lanovima tima

Vano je da planove, rasporede i zaduenja podijelimo sa lanovima tima i suradnicima MS Project ima mogunost elektronikog obavjetavanja putem E-maila Prije poeta koritenja ove opcije potrebno je postaviti kao nain komunikacije E-mail. U meniju Collaborate>Options odaberemo E-mail kao nain komunikacije

Snimanje projekta
Nakon potvrde suradnika o primljenim zaduenjima gotovi smo s fazom izrade plana i moemo snimiti projekt Osim snimanja samog projekta snimamo i baseline radi kasnije mogunosti praenja projekta Snimanje projekta u meniju odaberemo opciju File>Save (ili Save As)

Snimanje baseline-a baseline-a

U meniju Tools odaberemo opciju Tracking > Save Baseline Odaberemo koji baseline elimo snimiti (imamo ih 11) Odaberemo da li elimo snimiti cijeli projekt ili samo njegov dio

Voenje i praenje projekta

U ovoj fazi projekta pratimo tri bitna elementa projekta:
Satnicu/raspored Utroeni rad Trokove

Zahtijevamo periodiko izvjetavanje radi ranog otkrivanja problema Analizom podataka umanjujemo rizik kanjenja projekta i ostavljamo si dovoljno vremena za korekcije Ne zaboravimo snimiti baseline stanje prije poetka praenja projekta

Unos aktualnog stanja

Ukoliko unos stanja ne radimo za trenutni datum ve smo dobili zakanjele izvjetaje moramo prvo promijeniti datum statusa Odaberemo u meniju Project> Project Information Odaberemo eljeni datum statusa

Unos aktualnog stanja (2)

Veinu podataka moemo unijeti izborom pogleda View> More Views> Task Sheet Nakon toga odaberemo tablicu View> Table> Tracking Unesemo eljene vrijednosti u odgovarajua polja

Linija napredovanja Progress Line

Linija napredovanja nam pokazuje u odnosu na odabrani datum koji projekti kasne s realizacijom i grafiki prikazuje tu relaciju vidljivo u Gantt Chart diagramu Detaljnije podeavanje moemo ostvariti izborom Tools> Tracking >Progress Lines

Analiza rizika
Kroz pogled View> Resource Usage i filter Project> Filtered for > Ovedrallocated Resources otkriti prezauzete resurse S linijom napredovanja (Progress Line) otkriti emo pravovremenost realizacije zadataka S pogledom View> Tracking Gantt Chart usporediti plan s trenutnom realizacijom Pregledom realizacije trokova: u pogledu View>Gantt Chart odaberemo View>Table> More Tables> Earned Value

Komunikacija
Komunikacija s lanovima tima je vrlo vana za uspjenu realizaciju projekta Komunicirati moemo
E-mailom MS-Project serverom klasino

Komunikacija s lanovima tima

Moemo slati zahtjev za potvrdu raznih informacija
Zaduenja Statusa zadatka

Ukoliko resurs nema pridjeljenu E-mail adresu

Moemo je dodati u pogledu View> Resource Sheet tako da pritiskom desne tipke mia na naslov kolona odaberemo Insert Column.. dodamo polje EmailAddress MS Project e potraiti u naem adresaru E-mail adresu resursa i ukoliko je ne nae traiti e od nas da je unesemo

Objavljivanje informacija
Razmjena informacija putem E-maila Razmjena informacija putem MS Project servera Objavljivanje informacija kao grafike Objavljivanje informacija u HTML obliku Printanje izvjetaja

Objavljivanje informacije kao grafike

U nekom od grafikih prikaza (npr. Gantt Chart) odaberemo menu Edit>Copy Picture Odaberemo generiranje slike za odgovarajui medij Selektiramo eljene podatke, to jest vremensku skalu Pritiskom na botun OK kopiramo sliku ili u Clipboard ili u datoteku

Objavljivanje informacije u HTML obliku

Odaberemo menu File> Save As Web Page Odaberemo odgovarajui naslov datoteke Aktivira nam se Wizard Odaberemo postojeu mapu i izaberemo jednu od ponuenih Po elji dodamo nove parametre npr. dodamo prethodno generiranu sliku Gantt Chart diagrama Kreemo se kroz wizard i na kraju odaberemo botun Finish

Printanje izvjetaja
Odaberemo menu View> Reports Odaberemo odgovarajuu skupinu izvjetaja Odaberemo odgovarajui izvjetaj miem Eventualno mu editiramo postavke Kliknemo na botun Select Otisnemo preview izvjetaja

to smo obradili
Osnove MS Project-a Kreiranje plana
Definiranje zadataka i njihovo povezivanje Definiranje resursa i njihovih trokova Provjera/redefiniranje plana

Voenje i praenje projekta

Praenje hodograma, utroenog rada i trokova Analiza rizika

Komuniciranje Objavljivanje informacija

Zakljuak
MS Project je sloen alat ijem savladavanju moramo posvetiti odreeno vrijeme Ovo je samo dio funkcija MS Projecta