organize a sua empresa

uma forma
inteligente
de organizar
a informação
da empresa

developed by
organize a sua empresa
Para que documentos,
o que faz com eles, onde ficam?
O File’I T arquiva qualquer tipo de f icheiros,
inclui f iltros especiais para f icheiros mais
comuns, t ais como PDF, documentos
word, excel, f ilmes, músicas, etc. e f iltros
personalizáveis para qualquer outro for-
mato. Tem a capacidade de relacionar lo-
gicamente qualquer f icheiro ou gr upo fa-
cilit ando imenso o processo de procurar
informaç ão. Os documentos, bem como
qualquer tipo de f icheiro, são digit al-
mente guardados em sistemas de bases
de dados relacionais, extremamente rápi-
das, f iáveis e potentes.
Crie pastas comuns a todos os
utilizadores da empresa
O utilizador poderá
reter a sua infor-
maç ão pessoal
na sua cont a e,
poderá t ambém
aceder/par t ilhar
informaç ão para past as comuns a todos
os utilizadores do File’I T.
Informação Uniformizada
Poderá cr iar gr upos de informaç ão, agr upan-
do vár ios itens do mesmo processo. Des-
t a maneira poderá saber facilmente quais
os documentos ou f icheiros relacionados
entre si, acelerando muito mais o seu
processo de pesquisa.
Não seja escravo no acesso à Informação
Nos dias de hoje onde a tecnologia de informaç ão é essencial, toda a informaç ão é
guardada em discos pessoais ou em ser vidores. O problema ocorre, quando é ne-
cessár io aceder a uma informaç ão par ticular, onde a procura dessa informaç ão
pode muit as vezes ser um pesadelo e demorar horas.
O sof t ware File’I T é um sistema avanç ado de cat alogaç ão e arquivo digit al de toda a
informaç ão, qualquer que seja o seu formato físico ou electrónico ou a sua or i-
gem. É um sof t ware escalável, seguro e f iável, que assegura o acesso fácil e rápido
a toda a informaç ão da empresa.
A informaç ão entra numa empresa de vár ias maneiras. Capturar, validar, processar e
aceder à informaç ão faz do File’I T a sua fer rament a ideal para est a t arefa.
Ajuda t ambém na reduç ão do uso de papel com informaç ão a circular internamente
na empresa.
Nos dias que cor rem, cada vez mais a informaç ão é ger ida eletronicamente. A s em-
presas de sucesso e com visão de futuro est ão a adopt ar tecnologias que não usem
papel físico. O File’I T foi cr iado para este tipo de empresas, para que possam ar-
quivar e aceder a toda a informaç ão necessár ia no mínimo espaço de tempo, ren-
t abilizando assim o seu trabalho.
Mantenha o controlo e o relacionamento da informação a
partir do File’IT entre os vários utilizadores
Constr uido de raiz, tendo como
objectivos pr incipais a faci-
lidade de acesso e a segu-
ranç a, a aplicaç ão imple-
ment a um conjunto de
regras e permissões aplica-
das aos utilizadores, de ma-
neira que seja simples, rápi-
do e seguro a utilizaç ão
simult ânea de vár ias pesso-
as, assim como a par tilha de informaç ão entre elas. É possível enviar ou colaborar
documentos, links, avisos e mensagens entre vár ios utilizadores. Tudo isto de uma
maneira intuitiva e simples.
 organize a sua empresa

Interface Gráfico, é difícil de trabalhar? Contactos

Poderá de uma forma
fácil cr iar a sua
própr ia list a de
cont actos, atra-
vés da list a de
cont actos inter na do f ile’I T , ou impor-
t ando-os direct amente do Outlook.

Acesso à Informação
Aceda à informaç ão de uma forma dinâmica,
ao abr ir um f icheiro a par tir do File’I T,
será automaticamente execut ada a apli-
caç ão que est á associada a esse tipo de f i-
cheiro. Poderá t ambém copiar informa-
Dot ado de um inter face gráf ico único e extremamente fácil de utilizar, o f ile’I T dar- ç ão do File’I T para onde quiser e
lhe-á uma óptima exper iência de utilizador. A aplicaç ão foi concebida seguindo transpor t á-la consigo.
as regras do Windows, de forma a que qualquer pessoa a possa utilizar quase sem
necessit ar de muito tempo e estudo. Verá como é fácil e rápido inser ir informaç ão
e t ambém como o modo de visualizaç ão se adapt a às suas necessidades.

Envio de Informação
Crie regras para a classificação da informação Procure, e envie in-
Poderá criar regras para a classificação de formaç ão por
uma determinada informação. Por exem- email para o
plo: supunhamos que todas as facturas seu cliente. Já
de um determinado for necedor são ar- não necessit a
r umadas automaticamente numa deter- de procurar essa informaç ão, localizar o
minada past a comum. Podemos cr iar f icheiro, salvar para uma past a, impor t ar
uma regra de classif icaç ão automática a mesma para o seu cliente de email,
deste documento, onde, ao ser reco- etc... O File’I T tem a capacidade de, com
nhecido com sucesso pela aplicaç ão de um simples passo, procurar a informaç ão
classif icaç ão, seja automaticamente execut ada uma acç ão que encaminha est a in- que necessit a e envia-la por email.
formaç ão para onde o utilizador def iniu. Também poderá simult aneamente cr iar
outras regras, assim como notif icações por Email e SMS.

Classifique toda a informação Comentários e Observações nos

documentos
Dá-se a possibilidade ao utilizador de cr iar os
campos de classif icaç ão (met adados) e ti- Poderá coment ar f i-
pos de documentos que necessit ar. Estes cheiros e t am-
campos poderão ser preenchidos, quer bém permitir
manualmente, quer através da classif ica- que outros uti-
ç ão automática, por intermédio das fer ra- lizadores os co-
ment as de reconhecimento automático de mentem. Poderá t ambém cr iar obser va-
texto e de documentos implement adas na- ções nos f icheiros, sendo est a informaç ão
tivamente na própr ia aplicaç ão. pesquisável quando necessár io.
 Importação de
contactos do Outlook

Anexar observações
aos documentos

Resultados
da pesquisa

organize a sua empresa

Agrupar documentos

Extracção de dados
de documentos

Catalogação
de documentos

Colaboração
de informação

Adicionar comentários
aos documentos

Profissionais em software de gestão

ZZone Soft-Fabrico de Produtos Software, Lda
Rua Isabel Falcão Trigoso, nº 18 A - 2330-169 Entroncamento
Tel: 249 717 997 - Fax: 249 717 919
Email : software@zonesoft.pt