Herramienta Virtual para la Gestin de Proyectos en Contextos Universitarios

3 de junio de 2012
Resumen Este trabajo pretende mostrar las conclusiones obtenidas de un estudio y anlisis sobre la incidencia que el software para la Gestin de proyecto ha tenido en el contexto acadmico e institucional de la Universidad Tecnolgica Nacional en su Facultad Regional de Tucumn (UTN-FRT). Se intentara demostrar la efectividad de la herramienta en la relacin docente alumnos y los resultados acadmicos posteriores en el seguimiento de la gestin de proyectos. Desde su implementacin se observ el aporte de benecios, tanto en el seguimiento del progreso de los estudiantes, como tambin en los procesos de aprendizaje en la gestin de proyectos. Este software sirvi como soporte para diferentes entidades de UTN-FRT, tales como departamentos, direcciones, secretarias y asignaturas impartidas en las distintas titulaciones ofrecidas por dicha universidad. As se convirti en herramienta clave para la gestin y direccin de proyectos en contexto universitario. Palabras claves: Gestin de Proyecto, Herramientas Virtual, Qosqo, , Redmine, Trabajo en Equipo

1.

Introduccin

En este trabajo se va a detallar cmo se insert de forma exitosa una herramienta virtual de apoyo acadmico para la gestin y direccin de proyectos en la Universidad Tecnolgica Nacional en su Facultad Regional Tucumn[1]. Se pretende mostrar las conclusiones obtenidas de un estudio y anlisis sobre la incidencia que el software de Administracin de Proyecto ha tenido en algunas asignaturas impartidas de la Carrera de Ingeniera en Sistemas de Informacin. Demostrando as la efectividad de la herramienta en la relacin docente alumnos y los resultados acadmicos posteriores. Hoy las tecnologas vigentes revolucionan con herramientas que permiten efectivizar la informacin a transmitir y las modalidades en las que llegan a los receptores. Silvia Elstein expres la siguiente premisa: las Nuevas Tecnologas y su incorporacin al mbito educativo promueven la creacin de nuevos entornos didcticos que afectan de manera directa tanto, a los actores del proceso de enseanza-aprendizaje, como al escenario donde se lleva a cabo el mismo[2]. Siguiendo estos conceptos podemos expresar el cambio que ha producido la incorporacin de una herramienta virtual para la gestin y direccin de proyectos en UTN-FRT. La misma ha resultado beneciosa para llevar a cabo el seguimiento acadmico de los trabajos. En las materias, de los ltimos aos, de la carrera de Ingeniera en Sistemas de Informacin los estudiantes trabajan con proyectos de diferentes casos de estudio. El problema se plantea en la dicultad que tiene un docente universitario para hacer un seguimiento en la gestin de un proyecto. Se plantean muchos interrogantes, algunos de los cuales son Cmo identicar el progreso real de un proyecto?, Que alumnos estn realizando una determinada tarea?, En qu momento la est realizando?, Cmo se ajusta los tiempos dedicados a los tiempos estimados? o Como cumplir con los plazos pre acordados? Se convierte en un desafo para los educadores acercar a los alumnos al uso de herramientas que cumplen con el rol de formar y comunicar a travs de internet como medio vigente de acercamiento. Uno de los roles que supone la tecnologa es el de liberar el tiempo de tareas rutinarias y las barreras espaciales o tcnicas de comunicacin que empobrecen el desarrollo personal. Las tecnologas contribuyen, en este sentido, a aumentar signicativamente nuestro acceso a la informacin[3]. Una herramienta de gestin de proyecto virtual crea la integracin de personas que prosperan con un n en comn, cumplir con los objetivos propuestos. Deniremos proyecto como el conjunto de actividades, planicadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos nitos, tiene como objeto crear un producto o servicio[4]. Para realizar estas tareas en el marco de los proyectos de materias de ingeniera hemos utilizado una herramienta de gestin de 2

proyectos la cual fue llamada Qosqo[5], basada en Redmine[6]. Implementada desde la Direccin de Proyectos Informticos[7] de la UTN-FRT. A continuacin cada vez que utilicemos la palabra Qosqo estaremos haciendo referencia a la herramienta virtual de gestin y direccin de proyectos implementada en UTN-FRT.

2.

Que es Qosqo

Qosqo es un sistema informtico para gestin de proyectos web[5] que posee como base a Redmine. Redmine es un gestor de proyecto de cdigo abierto[12], esta caracterstica permiti adaptarlo con diferentes modicaciones para mejorar la usabilidad diaria en el mbito de la Universidad. Este sistema es accesible a travs de internet, trabaja en conjunto con herramientas de control de versiones[8] y otras aplicaciones. Posee complementos[9] para potenciar su uso y adems de ello distintas interfaces grcas[10] para adaptar rpidamente al usuario al entorno de trabajo. Al ser una herramienta de software libre[14] fue posible alterar la aplicacin, eliminar costos de licencia de software y, lo ms importante, la posibilidad de promover esta disciplina de trabajo en la cual se traduce la losofa de software libre() hacia todos los participantes de proyectos como as tambin de las distintas reas de la facultad que utilizan esta herramienta. De esta forma se brinda el mensaje de compartir cada logro entre todo el personal que trabaja en la facultad. As, se pretende lograr un mayor grado de conanza para el trabajo en equipo y fortalecer al personal tanto a nivel profesional como a nivel humano.

3.

Principales funcionalidades de Qosqo

Para comenzar a trabajar con un gestor de proyectos se tuvo en cuenta diversas caractersticas. All, por el ao 2009 la mejor opcin que encontramos fue Redmine. En la eleccin se destac la madurez de la herramienta que con un conjunto de funcionalidades permiti integrarse rpidamente al contexto universitario en el que fue implementado. A continuacin sealamos las principales funcionalidades de esta herramienta. Facilidad de uso: La herramienta contiene una gran variedad de opciones personalizables, y aun as cualquier usuario novato puede comenzar a usarla entendiendo el concepto de proyecto y peticin[13].

Open Source[12]: esta caracterstica permite que podamos modicarla a nuestro criterio para maximizar la funcionalidad. As tambin existe un completo set de complementos que se puede descargar desde el sitio ocial e instalar para agregar funciones. Tecnologa Web[11]: Con la instalacin en un servidor permite que cualquier usuario con internet y un browser[15] pueda interactuar con la herramienta en cualquier momento. Soporte para mltiples proyectos: El usuario puede trabajar con varios proyectos a la vez desde el mismo browser. La herramienta soporta proyectos anidados[16]. Control de acceso exible basado en roles: Un usuario puede diversos roles en diferentes proyectos, lo cual le otorgar la capacidad de realizar solo aquellas tareas permitidas en su rol. Sistema exible de seguimiento de tareas: Varias caractersticas distinguen la capacidad de realizar consultas personalizables de las tareas de usuarios o de un proyecto en particular para el monitoreo de sus actividades. Calendario y Diagrama de Gantt: Facilita la comprensin del estado de un proyecto a travs de la representacin de informacin en grcos. Permite adjuntar Noticias, Documentos y Archivos: Cada proyecto distingue la necesidad de documentar informacin creada a partir del trabajo de los integrantes del equipo. Esta informacin puede ser alojada en el gestor para su posterior consulta. Noticaciones por RSS[17] y correo: Todo el equipo del proyecto se mantiene comunicado con las actualizaciones de estados y novedades ocurridas en el proyecto. Wiki[18] por proyecto: Este espacio est pensado para que los usuarios se informen sobre el contexto de sus proyectos y mantengan actualizada informacin relevante a l. Foro[19] por proyecto: rea de discusin entre los integrantes y la documentacin de la misma. Incorporacin de campos personalizables: La personalizacin de los formularios originales permiten exibilizar el uso de la herramienta para ajustarse a las necesidades propias de cualquier organizacin. 4

Integracin con herramientas SCM[8]: Mejora la capacidad de contar con un nico centro de informacin. Se puede contar con el cdigo del software a desarrollar por equipos en un proyecto, pero tambin utilizar los controladores de versiones para otro n necesario. Creacin de peticiones[13] por correo: Los usuarios de la herramienta pueden utilizar sus correos para interactuar con la herramienta, sin existir necesidad de estar anteriormente logueados con ella. Soporta para mltiples idiomas: Actualmente Redmine est traducido en 34 idiomas.

4.

Comparativa con otras herramientas similares

Redmine es una herramienta web disponible de muchas opciones open Source, por lo que se muestra una tabla comparativa de las cualidades de cada una.

5.
5.1.

Metodologa
Grupo acadmico de investigacin

El grupo acadmico analizado en esta investigacin est formado por dos comisiones de diferentes materias. Comisin DEPI (ctedra de Direccin y Evaluacin de Proyectos Informticos) y Comisin IR (ctedra Ingeniera de Requerimientos). Se tomaron esta muestra porque la informacin es de dominio de uno de los autores del trabajo, quien es docente Adjunto en las dos ctedras. El estudio llevado a cabo en estos grupos tuvo una duracin de 4 meses durante cada ao en cada comisin, desde el ao 2008 al ao 2011 (inclusive). Teniendo un total de 32 meses el estudio total.

5.2. 5.3.

Indicadores Anlisis Acadmico

Primer indicador Acadmico: En las materias seleccionadas para este anlisis se establecieron dos indicadores que permiten determinar la aceptacin del uso de la herramienta en las ctedras seleccionadas. Por tal motivo se 5

hizo una comparacin en el tiempo sobre estos indicadores. El primer indicador a analizar es el Porcentaje de Trabajos Prcticos entregados en tiempo y forma. Se considera idneo este indicador porque permite ver que tanto se aproxima la planicacin del dictado de los contenidos con la realidad. Una de las mayores causas por las que un alumno no entrega el trabajo en tiempo y forma se debe a que no le fueron sucientes los contenidos recibidos en clase o absorbidos por intermedio de la bibliografa. Es aqu a que el alumno necesita realizar las consultas a los docentes. La efectividad de la respuesta en una consulta depender de la relacin de cantidad de alumnos por docente y la disponibilidad horaria del docente. Es decir, un docente con 4 horas semanales disponibles podra dar consultas de media hora a 8 alumnos en promedio. La realidad de las universidades de ingeniera hace que existan comisiones de 50, 60 y hasta 100 alumnos por profesor, quienes cada vez disponen de menor cantidad de tiempo. En primer lugar se eliminan lmites de horarios para enviar preguntas y contestarlas. En segundo lugar, cada consulta trae implcita toda la informacin del proyecto referente a su planicacin y ejecucin. El docente accede a una peticin de consulta y puede conocer quien hizo una tarea, cualesson las caractersticas de esa tarea, cuando fue creada, etc. Con esta informacin disponible la respuesta puede ser elaborada con mayor precisin y en menor tiempo. A continuacin se muestra un graco representativo de los valores obtenidos de estos indicadores en los periodos analizados: Anlisis del Indicador: Los Trabajos Prcticos entregados en tiempo y forma ha ido creciendo mostrando valores cercanos al 85Segundo Indicador Acadmico: El segundo indicador es Porcentaje de alumnos regulares durante el cursado. Se realiz una comparativa entre los alumnos inscriptos que terminan en condicin de regulares. Se consider este indicador debido a que una de las mayores causas de desercin en el cursado de una materia puede ser la falta continuidad en la animalizacin de los contenidos impartidos y esto genera una falta de motivacin. Qosqo permite realizar un seguimiento sobre lo que cada alumno est trabajando en el proyecto. As el docente podra saber que estudiantes trabajan poco en la materia y estimular su participacin. A continuacin se muestra un graco representativo de los valores obtenidos de estos indicadores en los periodos analizados: Anlisis del Indicador: Se muestra que, en el tiempo, es mayor la cantidad de alumnos inscriptos que llegan a una condicin regular. Qosqo no es la nica causa que produce este efecto, pero un seguimiento continuo de los alumnos permite evitar la desercin y la regularidad de los alumnos.

5.4.

Anlisis de uso general en la facultad

El uso de Qosqo no est limitado al contexto acadmico. Existen diferentes grupos de trabajo UTN-FRT que utilizan esta herramienta para las diferentes actividades de entrenamiento profesional. Para analizar el uso y aceptacin de Qosqo en el contexto universitario, se tomaron dos indicadores. Primer indicador de uso general: El primer indicador es la Cantidad de usuarios activos por ao. Con esto se mostrara la cantidad de personas que se va incorporando Qosqo como herramienta para realizar la gestin de proyectos. Anlisis del Indicador: es indicador muestra cmo va creciendo de forma lineal la cantidad de usuarios activos que se van sumando al uso de la herramienta. Segundo indicador de uso general: El segundo indicador es el Promedio de actividades mensuales registradas por cada usuario durante un ao. Con esto se intenta mostrar el uso real de la herramienta para actividades relacionadas a la gestin de proyecto de forma mensual. Anlisis del Indicador: es indicador muestra cmo va creciendo en el tiempo el uso de la herramienta de los usuarios.

5.5.

Resultados Generales

Vamos a considerar los resultados relativos al uso de la herramienta Qosqo como apoyo a los docentes y alumnos en la gestin de proyectos acadmicos y universitarios. As, encontramos que la mayora de los alumnos coinciden en que el software de gestin de proyectos les ha ayudado, en mayor o menor medida, a cumplir los plazos de la materia, teniendo un control ms claro de las tareas y la posibilidad de consultas en formar de asistencia virtual del docente en todo momento.

6.

Conclusin

En la actualidad, Qosqo se ha convertido en una herramienta virtual que brinda soporte a la Universidad Tecnolgica Nacional en su Facultad Regional de Tucumn en diferentes proyectos que se llevan a cabo. Esta herramienta tiene un conjunto de utilidades de las que se benecian los diferentes actores que participan en un proyecto de contexto universitario. Estos proyectos pueden ser de cualquier ndole, como por ejemplo, proyectos acadmicos desarrollados en una ctedra en particular, proyectos de investigacin, convenios entre la Universidad y entes externos como ser organizaciones pblicas y/o privadas, organizaciones gubernamentales, proyectos internos, etc. A medida que se va descubriendo la gran utilidad de esta herramienta se van integrando distintas reas de la facultad en el uso de la misma. Hoy en da, Qosqo es 7

utilizado por la Direccin de Proyectos Informticos, Secretaria Acadmica, Direccin de Vinculacin Tecnolgica (DVT) y Departamento de Sistemas en las ctedras Direccin y Evaluacin de Proyectos Informticos, Ingeniera de Requerimientos, Administracin Gerencial y Sistemas de Informacin Geogrca. La incorporacin de esta herramienta ha presentado resultados satisfactorios en cuanto a la simplicidad de administrar los proyectos, trabajos administrativos, dirigir y planicar una ctedra. El disponer un espacio virtual de contacto y control de gestin de proyectos, ha achicado la brecha de contacto entre los docentes y alumnos. Redujo notablemente los problemas de administracin, mejor la organizacin de los recursos humanos, introdujo una nueva modalidad para el trabajo en equipo, y la forma en que se manejan las actividades y eventos mejor la comunicacin de todos los participantes en cada proyecto u actividad que se lleve a cabo. En cuanto a las conclusiones derivadas del estudio emprico, sealamos la valoracin positiva que, en general, se vi reejada en los alumnos, alcanzando un 95 En denitiva, el uso de software para la gestin de proyectos quedara justicado en el contexto educativo universitario en el que nos encontramos. Se espera que esta herramienta pueda ser incorporada en las carreras de ingeniera tradicionales como Mecnica, Civil, Elctrica y Electrnica en un corto plazo. De esta manera concluimos que en un contexto como el nuestro, favorable al uso de las tecnologas para el aprendizaje, tanto en infraestructura como en la actitud mostrada por los alumnos ante las mismas, Qosqo puede llegar a convertirse en una herramienta esencial en gestin de proyectos que son la base de las carreras de ingeniera en los ltimos aos. Por lo tanto decimos que la integracin de Qosqo como herramienta para la gestin y direccin de proyectos en contexto universitario de UTN-FRT ha sido exitosa.

7.

Bibliografa

Referencias
[1] UTN-FRT, Universidad Tecnolgica Nacional, Facultad Regional Tucumn. http://www.frt.utn.edu.ar [2] Elstein, Silvia. Nuevas tecnologas y educacin: Hacia una nueva perspeciva en la formacin de profesores. Nuevas Tecnologas, nuevos entor-

nos sociales y culturales. Universidad Nacional de Rio Cuarto, Crdoba. Argentina. http://www.unrc.edu.ar/publicar/cde/Elstein.htm [3] Tedesco, Juan Carlos. La educacin y las nuevas tecnologas de la informacin. Universidad del Salvador, Ciudad Autnoma de Buenos Aires. Junio 2000. http://bit.ly/Lgjl6N [4] Domingo Ajenjo, Alberto. Direccin y gestin de proyectos. 2a edicin. Ra-Ma Editorial, S.A. 2a ed. 2007. [5] Qosqo, Sistema de Gestin de Proyectos de la Universidad Tecnologa Nacional, Facultad Regional Tucumn. http://qosqo.dpi-frt-utn.org.ar [6] Redmine, Aplicacin Web exible para la gestin de proyectos. http://www.redmine.org [7] DPI, Direccin de Proyectos Informticos. http://www.dpi-frtutn.org.ar [8] SCM, Sistema de control de http://producingoss.com/es/vc.html versiones de software.

[9] Complementos de Software. http://bit.ly/giCJI4 [10] Interfaz graca de usuario (Informtica). http://bit.ly/giCJI4 [11] Web http://denicion.de/web [12] Cdigo Abierto. http://bit.ly/dBiAma [13] Peticin: Tarea detallada que es parte de un proyecto. [14] Software libre. http://bit.ly/9n3IRC [15] Browser. http://bit.ly/KdfXhu [16] Proyectos Anidados. [17] RSS. Really Simple Syndication, Sindicalizacin Realmente Simple. http://bit.ly/19fzxJ [18] Wiki Rapido. http://bit.ly/a835l [19] Foro Internet): http://bit.ly/3iSLR