MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

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Manual de procedimientos administracin del sistema de administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo. Junio de 2008 Value Makers

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Diciembre 2007 Acta No 74 Junta Directiva Diciembre 2007 Junta Directiva

TABLA DE CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION.5 1.2. OBJETIVO.5 1.3. QU ES EL RIESGO LA/FT?..........................................................................6 1.4. POR QUE SE UTILIZA AL COMISIONISTA DE BOLSA..7 1.5. ANTECEDENTES .............................................8 1.5.1. MARCO INTERNACIONAL8 1.5.2. MARCO LEGAL COLOMBIANO ..9 1.6. POLTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETICA.10 II. ETAPAS DEL SARLAFT

2.1. IDENTIFICACIN DEL RIESGO LA/FT12 2.1.1.Segmentacin de los Factores de Riesgo del SARLAFT................13 2.1.2.Caracterizacin de los segmentos definidos..14 2.1.3.Metodologa para la identificacin del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados, respecto de cada uno de los factores de riesgo..........14 2.2. MEDICIN O EVALUACIN DEL RIESGO DE LA/FT..15 2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT.15 2.3.1.Criterios de control....15 2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIN DEL RIESGO DE LA/FT...15 2.4.1.Procedimientos de Monitoreo.............16 2.4.1.1.Conocimiento del Cliente...17 2.4.1.2.Cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales..17 2.4.1.3.Metodologa para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas.17 2.4.1.3.1. Definiciones..........17 2.4.1.3.2. Metodologa......18 2.4.1.4. Excepciones a la obligacin de diligenciar el formulario de solicitud de vinculacin de clientes y de realizar entrevista...18 2.4.1.5.Personas poltica y pblicamente expuestas (PePS - Politically exposed persons)......18 2.4.1.6. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, as como los procesos para su imposicin...20 III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 3.1. DESARROLLO TECNOLGICO.20 3.2. CONSOLIDACIN ELECTRNICA DE OPERACIONES..21 3.3. DIVULGACION DE LA INFORMACION21 3.4.PROGRAMAS DE CAPACITACIN...22 IV. COLABORACIN CON LOS ENTES DE CONTROL Y AUTORIDADES22 V. FUNCIONES DENTRO DEL SARLAFT22 5.1. JUNTA DIRECTIVA22 5.2. GERENTE DE LA COMPAA......24 5.3. FUNCIONES Y CATEGORA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRINCIPAL Y SUPLENTE.......24 5.4. FUNCIONES AUDITORA Y REVISORA FISCAL26 5.5. RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS EMPLEADOS O DIRECTIVOS..27 VI. SANCIONES.29 6.1 SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA..30 6.2 SANCIONES BAJO LA LEY PENAL....31 VII. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS......31 VIII. PRCTICA INSEGURA.33 IX. PROHIBICIONES GENERALES..33
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ANEXOS.35

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT
I. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION

El presente Manual se elabor teniendo en cuenta los principios contenidos en los diferentes manuales operativo y de funciones de AGROBOLSA S.A., en el Cdigo de Conducta y en las normas legales sobre el tema del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. El presente Manual tiene como propsito recopilar los diferentes aspectos, normas, polticas y procedimientos para la prevencin del riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo (LA/FT), con el fin que sea una herramienta de consulta inmediata, y en concordancia con los dems manuales de operacin y funciones de AGROBOLSA S.A., permita la observancia adecuada de los controles establecidos para la proteccin y salvaguarda de los intereses de la Compaa, por parte de todos los funcionarios de la entidad. Por tal razn permanecer a disposicin de los funcionarios de AGROBOLSA S.A. quienes debern leerlo y entenderlo en su totalidad. Cualquier duda al respecto deber ser consultada al Oficial de Cumplimiento. As mismo, ser actualizado en forma permanente, correspondiendo su aprobacin a la Junta Directiva.

1.2. OBJETIVO En este Manual se ha unificado toda la informacin concerniente a los mecanismos de control y prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo adoptados por AGROBOLSA S.A., en cumplimiento del Captulo XI Instrucciones Relativas a la Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia, con el fin de evitar que AGROBOLSA S.A. pueda ser utilizada para introducir al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiacin del terrorismo, y poder detectar, adems, las operaciones que se pretendan realizar o que se hayan realizado, para dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

1.3. QU ES EL RIESGO LA/FT? Tal y como lo establece la normatividad vigente, el riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo (LA/FT) es definido como: La posibilidad de prdida o dao que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensin a ser utilizada directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
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El riesgo de LA/FT se materializa a travs de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto econmico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades. El lavado de activos consta de cuatro etapas: -Comisin de un delito, que consiste en la recepcin de dineros o bienes provenientes ya sea el trfico de migrantes, la trata de personas, extorsin, enriquecimiento ilcito, secuestro extorsivo, rebelin, trfico de armas, los delitos contra el sistema financiero o la administracin pblica, delitos objeto de un concierto para delinquir, el trfico de drogas txicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas. -Colocacin o acumulacin del dinero en algn establecimiento abierto al pblico como empresas de fachada o en pequeas cantidades en instituciones financieras. -Diversificacin, estratificacin o mezcla del dinero, la cual es la ejecucin de mltiples actividades comerciales y financieras, con el objeto de eliminar el rastro, de tal suerte que se impida conocer el origen ilcito de los bienes, lo cual generalmente se realiza en las entidades financieras mediante diversos negocios y transacciones. -Integracin o inversin, situacin que ocurre cuando los activos son finalmente lavados e integrados a la economa legal, por medio de compra de inmuebles, de autos lujosos, de cadenas hoteleras, etc., causando graves perjuicios a la sociedad. El lavado de activos est rodeado de toda serie de actos dirigidos para darle apariencia de legalidad, correccin o normalidad, por lo cual, se impone mantener una actividad vigilante y crtica de las operaciones que por cualquier causa no sean normales o posean un fin delictivo. Por su parte, los fondos que son usados para financiar actividades terroristas, pueden derivar tanto de actividades criminales como de fuentes legales. En el primer caso, las etapas mencionadas antes para el caso del lavado de activos pueden aplicar tambin, para identificar cmo se conectan a actividades de financiacin del terrorismo. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que las transacciones asociadas con la financiacin del terrorismo pueden ser realizadas en muy pequeas cuantas, que podran ser inferiores a los montos mnimos establecidos para el seguimiento al lavado de activos.
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En cambio, en el segundo caso, las acciones de los terroristas pueden presentarse como inocentes en apariencia, tales como la compra de materiales y servicios (Ej. Vehculos para cometer actos terroristas), por lo cual resulta difcil establecer etapas. En este segundo caso, AGROBOLSA S.A. estar atenta a incorporar en su sistema de administracin de riesgo LA/FT, las tipologas que los organismos de vigilancia y control, a nivel nacional e internacional, y los organismos que realizan seguimiento a este tipo de actividades, lleguen a desarrollar.

1.4. POR QU SE UTILIZA AL COMISIONISTA DE BOLSA Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene el grave problema de los volmenes en dinero que stos representan, en la medida en que no pueden realizar importantes transacciones con ese efectivo sin despertar sospechas. El lavado de dinero se realiza con el objeto de encubrir la actividad criminal con la cual est relacionado, ocultando la verdadera fuente de los fondos, para que despus puedan utilizarse libremente. La sociedad comisionista por recibir recursos del pblico puede ser el principal agente para la transferencia del dinero, por lo cual resulta obvio que la fase inicial de la inversin o transacciones sea un instrumento fundamental para los blanqueadores. Tradicionalmente el lavado de dinero se ha examinado desde la perspectiva del negocio del narcotrfico , no obstante constituye un procedimiento que puede extenderse a otras modalidades delictivas, como ocurre en el caso del secuestro o los delitos contra la administracin pblica o un simple atraco a una oficina bancaria o un cheque gemelo, etc. Por su parte, debido al vnculo que existe entre actividades ilegales y financiacin del terrorismo, la sociedad comisionista es una forma atractiva para que personas al margen de la ley muevan recursos financieros hacia sus fines.

1.5. ANTECEDENTES

MARCO INTERNACIONAL En la Convencin de Viena de 1988, se recomendaron medidas para prevenir la utilizacin del sistema financiero en el lavado de dinero ilegal. Los documentos en
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los cuales constan tales acuerdos son: la Declaracin de Principios de Basilea acordada el 12 de diciembre de 1988, el informe del 6 de febrero de 1990 del Grupo Especial de Expertos Financieros sobre blanqueo de capitales, la Directiva 109 de junio de 1991 del Consejo de las Comunidades Europeas, la Conferencia del Consejo de Europa de septiembre de 1992 y el Reglamento Modelo de la CICAD aprobado por la Asamblea General de la organizacin de Estados Americanos. La ley USA PATRIOT del 26 de octubre de 2001 expedida por Estados Unidos requiere que las instituciones financieras establezcan programas contra el lavado de dinero y verifiquen la identidad de sus clientes para asegurar que los recursos no se provean para facilitar actividades terroristas. Las cuarenta recomendaciones del GAFI presentadas en 1990 como una iniciativa para combatir la utilizacin del sistema financiero por personas que realizan lavado de dinero. En 1996 las recomendaciones fueron revisadas y aprobadas por ms de 130 pases y ampliamente aceptadas como el estndar para varios pases. En el 2001 se adicionaron 8 recomendaciones dirigidas a la financiacin del terrorismo. Las recomendaciones trazaron los grandes principios con respecto a los cuales los pases deben tomar accin, permitiendo que se puedan implementar estas medidas de acuerdo a las circunstancias particulares y marcos constitucionales, aunque cada jurisdiccin debe ser capaz de demostrar que su rgimen contra el lavado de dinero y financiacin del terrorismo LA/FT es efectivo. Por su parte, el Grupo Jurdico GAFISUD, en julio de 2005, elabor un documento de mejores prcticas, abocado principalmente a los siguientes temas: Tipificacin del financiamiento del terrorismo, conforme lo exigido por el citado Convenio. Aplicacin del principio de extraterritorialidad, previsto en el Convenio de 1999. Procedimientos internos para la aplicacin de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, en lo que refiere, en particular, al congelamiento de activos financieros o de otros activos econmicos.

En Junio de 2007, el GAFI public el documento denominado Guidance on the Risk-Based approach to combating Money laundering and terrorist financing, en el cual presenta un enfoque de principios y procedimientos como base para combatir el riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo.

MARCO LEGAL COLOMBIANO

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Fijado principalmente por la normativa a continuacin sealada y en aquellas que lo adicionen, reemplacen, anulen o modifiquen. El Cdigo Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) modificado con la Ley 1121 de 2006, establece las condenas en que incurran las personas en relacin con los delitos de lavado de activos y financiacin del terrorismo. Para el caso del lavado de activos, el Cdigo penal vigente establece una sancin de prisin de ocho a veintidos aos y multa de seiscientos cincuenta a cincuenta mil salarios mnimos legales mensuales vigentes. Para el caso de financiacin del terrorismo, el Cdigo Penal vigente establece una sancin de prisin de trece a veintidos aos y multa de mil trescientos a quince mil salarios mnimos legales mensuales vigentes. El EOSF en sus artculos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 establece los mecanismos y controles que deben llevar las entidades vigiladas para la prevencin de actividades delictivas. La Circular Externa 007 de 1996 (Bsica Jurdica) dispone la obligacin a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia de adoptar y aplicar medidas de control adecuadas y suficientes, para evitar que en sus operaciones pueda ser utilizada como instrumento para el lavado de activos y financiacin del terrorismo. Las normas que componen actualmente el rgimen contra el lavado de activos en Colombia, que son de obligatorio cumplimiento, son las siguientes: a. Estatuto Orgnico Financiero (Decreto 663 de 1993) b. Estatuto Anticorrupcin. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad de la administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. c. Resolucin Externa No. 021 de septiembre 2 de 1993. Por la cual se expiden regulaciones en materia cambiara. d. Captulo XI Instrucciones Relativas a la Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia. e. Ley 1121/2006. Por la cual se expiden normas para la prevencin, deteccin, investigacin y sancin de la financiacin del terrorismo y otras disposiciones.

1.6. POLTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETICA

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- Todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. deben regir su actuacin por el presente Manual, entendiendo que ellos mismos pueden intentar ser utilizados por personas inescrupulosas, para actividades de lavado de activos o financiacin del terrorismo. - Adems de lo contemplado en el presente Manual, es responsabilidad de cada funcionario, reportar cualquier hecho o situacin sospechosa que le haga suponer que puede estarse presentando un intento de lavado de activos o financiacin del terrorismo a travs de AGROBOLSA S.A. - Los funcionarios deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de SARLAFT, al logro de las metas comerciales o de costos de adquisicin de productos y servicios. El Oficial de Cumplimiento deber brindar todo el apoyo necesario a los funcionarios que se encuentren frente a una situacin de esta clase. - Toda situacin de conflicto de inters, definido segn los respectivos manuales y cdigos de la entidad, en la cual algn funcionario de AGROBOLSA S.A. considere que su juicio se ve afectado por los vnculos que posea con personas relacionadas con la Compaa, a nivel de clientes, usuarios, proveedores, empleados o accionistas, y que a raz de dichos vnculos la evaluacin del riesgo de lavado de activos o financiacin del terrorismo puede verse afectada, debe informar del hecho concreto al Oficial de Cumplimiento, para que lleve a cabo los controles establecidos por la compaa. - En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento de oficio, podr identificar situaciones de conflicto de inters y proceder de inmediato a establecer los controles necesarios para resolver el conflicto, los cuales pueden incluir procesos de identificacin, medicin, control y monitoreo ms estrictos, o la realizacin de los mismos por funcionarios diferentes de la entidad, o que posean un nivel jerrquico superior al de la persona que origin el conflicto - El SARLAFT contiene los mecanismos para hacer partcipes a todos los empleados en la administracin del riesgo de LA/FT, el cual debe hacer parte de la cultura organizacional generando conciencia en la responsabilidad que estos poseen dentro de las actividades desarrolladas por AGROBOLSA S.A. Para ello, adems del programa de capacitacin que el Oficial de Cumplimiento implementar, se har nfasis en las sanciones que la omisin de todos aspectos contemplados en el presente Manual, tiene sobre los funcionarios que lo incumplan. - El incumplimiento en la aplicacin de las funciones y responsabilidades inherentes al SARLAFT por parte de cualquier funcionario conllevar a la
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aplicacin de sanciones establecidas por la administracin de la Sociedad, independientemente de las sanciones que la Ley establezca, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas que pueda imponer la Superintendencia Financiera de Colombia a la Compaa. - El SARLAFT incluye el diseo e implementacin de herramientas de control que permitan prevenir, detectar y reportar de manera oportuna y eficaz el lavado de activos y la financiacin del terrorismo a travs de los productos y servicios ofrecidos por la Compaa. - El Oficial de Cumplimiento disear e implementar las metodologas para llevar a cabo las etapas de identificacin, medicin, control y monitoreo que componen el SARLAFT y velar por la difusin de las mismas a los funcionarios responsables de su ejecucin. - De acuerdo con el perfil de riesgo LA/FT que se establezca, a raz de la medicin de los eventos de riesgo que pueden afectar a la entidad, el Oficial de Cumplimiento deber llevar a cabo procesos de monitoreo y control ms estrictos para aquellos clientes ms expuestos a dichos eventos de riesgo, para lo cual podr apoyarse en expertos en la materia, que existan tanto dentro como fuera de AGROBOLSA S.A. - As mismo, se deber ser ms estricto en la vinculacin de los diferentes tipos de clientes pertenecientes a los segmentos calificados como de mayor riesgo LA/FT para AGROBOLSA S.A., incluyendo procesos de Debida Diligencia (Due Diligence), los cuales podrn ser llevados a cabo con el apoyo de expertos en la materia, que existan tanto dentro como fuera de la Compaa. - AGROBOLSA S.A. llevar a cabo una revisin peridica, por lo menos anual, de las polticas, elementos, metodologas y procedimientos de cada una de las etapas que conforman la administracin del SARLAFT, para asegurar su funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno, as como para evaluar su nivel de congruencia con los cambios efectuados en los procesos gestados al interior de la Compaa. - El SARLAFT abarca todas las actividades llevadas a cabo por AGROBOLSA S.A., en desarrollo de su objeto social principal. - La Junta Directiva de AGROBOLSA S.A. aprobar las polticas establecidas dentro del SARLAFT y ordenar los correctivos que sean necesarios en procura de eliminar este riesgo.

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- Para efectos de este Manual, todas las operaciones con los diferentes tipos de clientes se considerarn relevantes, siempre y cuando su valor mensual supere los tres (3) salarios mnimos legales mensuales vigentes. - El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el encargado de dar a conocer a los nuevos empleados las metodologas y procedimientos relativos al SARLAFT al igual que las implicaciones del incumplimiento de las actividades propias de su ejecucin, para lo cual dejar copia de la constancia que certifique que el funcionario ha recibido, ledo, comprendido y entendido la informacin recibida. - El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el responsable de dar divulgar y capacitar al personal de la Compaa sobre las actualizaciones del Manual de Procedimientos del Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo SARLAFT, para lo cual dejar constancia firmada de las capacitaciones realizadas. - As mismo la Junta Directiva de AGROBOLSA S.A. velar porque los lineamientos aqu establecidos sean acatados por todos los funcionarios de la Compaa.

II. ETAPAS DEL SARLAFT

2.1. IDENTIFICACIN DEL RIESGO LA/FT Esta etapa permite a AGROBOLSA S.A. identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta, por lo menos, los siguientes factores de riesgo: a. b. c. d. Clientes/usuarios, Productos, Canales de distribucin y Jurisdicciones.

La etapa de identificacin debe quedar documentada por parte del Oficial de Cumplimiento. Los resultados de dicha etapa deben adems ser presentados a la Junta Directiva.

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La etapa de identificacin se materializa en tres elementos: - Segmentacin de los factores de riesgo LA/FT - Caracterizacin de los segmentos definidos - Identificacin de los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestos en relacin al riesgo de LA/FT, para cada uno de los segmentos definidos.

2.1.1. Segmentacin de los Factores de Riesgo del SARLAFT AGROBOLSA S.A. segmentar los factores de riesgo de acuerdo con las caractersticas particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, con base en la metodologa consignada en el presente Manual. Siguiendo con lo establecido en el Captulo XI Instrucciones Relativas a la Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia: sin perjuicio de cualquier otro criterio, AGROBOLSA S.A. llevar a cabo la segmentacin atendiendo como mnimo lo siguiente: a) Clientes: actividad econmica, volumen o frecuencia de sus transacciones, monto de ingresos y egresos y patrimonio, etc. b) Productos: naturaleza, caractersticas, nicho de mercado o destinatarios, etc. c) Canales de distribucin: naturaleza, caractersticas, etc. d) Jurisdicciones: ubicacin, caractersticas, naturaleza de las transacciones, etc. e) Usuarios: De acuerdo con las definiciones de la regulacin vigente, se deber llevar un registro individual de control, dependiendo del tipo de servicio que se le preste: registro de facturas, gestin o pago de incentivos otorgados por el Gobierno Nacional u otros. Segn criterio del Oficial de Cumplimiento y de acuerdo con la informacin que soporte su decisin se podr exigir a cada usuario el diligenciamiento de la informacin exigida a los clientes. A travs de la segmentacin, AGROBOLSA S.A. determinar las caractersticas usuales de las transacciones que se desarrollan y las comparar con aquellas
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que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales. (Ver Anexo 1) Si se considera necesaria la creacin de subproductos o subservicios dentro de la segmentacin, se cumplir para este nuevo segmento el procedimiento como ya se ha mencionado.

2.1.2. Caracterizacin de los segmentos definidos Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo, el Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el rea comercial de AGROBOLSA S.A., establecern las principales caractersticas de dichos segmentos, contemplando como mnimo las siguientes variables: Frecuencia normal de las operaciones por tipo de producto o servicio Volumen normal de dichas operaciones Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones

El anlisis de los segmentos definidos se har por parte del Oficial de Cumplimiento de acuerdo con la metodologa definida. (Ver Anexo 2)

2.1.3. Metodologa para la identificacin del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados, respecto de cada uno de los factores de riesgo Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo, el Oficial de Cumplimiento deber relacionar las tipologas existentes a las cuales haya lugar para determinar la incidencia que estas puedan tener sobre cada uno de los factores segmentados. Dichas tipologas corresponden a las identificadas por autoridades como la UIAF, o agremiaciones sectoriales. (Ver Anexo 3). Adicionalmente los riesgos de LA/FT pueden haber sido identificados a partir de la experiencia y conocimiento de los expertos internos de la Compaa o expertos externos, mediante las reuniones y/o talleres de expertos. Los riesgos identificados de esta forma, sern incluidos junto con la tipologa existente, dentro del conjunto de riesgos que se deben analizar y medir posteriormente. El conjunto de riesgos por segmento previamente identificado, debe quedar debidamente documentado.
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2.2. MEDICIN O EVALUACIN DEL RIESGO DE LA/FT A partir del proceso de identificacin, AGROBOLSA S.A. proceder a medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT con respecto a cada uno de los factores de riesgo identificados, al igual que determinar el impacto en caso de materializarse por medio de los riesgos asociados. El resultado de estas mediciones ser cualitativo y cuantitativo. El Oficial de Cumplimiento peridicamente medir el riesgo de LA/FT teniendo en cuenta el procedimiento definido. (Ver Anexo 4).

2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT En esta etapa, el Oficial de Cumplimiento tomar las medidas adecuadas a controlar el riesgo inherente al que se encuentra expuesta, en razn de los factores de riesgo LA/FT identificados y asociados.

2.3.1. Criterios de control Para controlar el riesgo de LA/FT, el Oficial de Cumplimiento tendr en cuenta los siguientes criterios: a) Debe establecerse una metodologa que permita evaluar la calidad de los controles actuales y proponer nuevos controles. (Ver Anexo 5) b) Esta metodologa debe cubrir todos los factores de riesgo y los riesgos asociados. c) Debe permitir establecer los niveles de exposicin en razn de la calificacin dada a los factores de riesgo en la etapa de medicin. d) Debe permitir cumplir automticamente con la generacin y envo de los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF. Como resultado de esta etapa AGROBOLSA S.A. establece su perfil de riesgo residual de LA/FT.
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2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIN DEL RIESGO DE LA/FT La etapa de monitoreo le permite a AGROBOLSA S.A. a travs del Oficial de Cumplimiento, efectuar un adecuado seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, as como llevar a cabo la deteccin de operaciones inusuales y/o sospechosas que se pudieran efectuar en la Compaa. Conforme a lo establecido en el Captulo XI sobre Instrucciones Relativas a la Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Oficial de Cumplimiento deber como mnimo para monitorear el riesgo de LA/FT: a) Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rpida deteccin y correccin de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento tendr una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso debe realizarse con una periodicidad mnima anual. b) Realizar el seguimiento y comparacin del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.(Ver Anexo 5) c) Asegurar que los controles y alertas de todos los riesgos y que los mismos estn funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. (Ver anexo 6) d) Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.(Ver anexo 7). que evidencien

e) Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptacin establecidos por la entidad. f) Generar reportes que permitan establecer la evolucin del riesgo de LA/FT en la entidad, determinando operaciones inusuales y sospechosas. (Ver Anexo 11). El monitoreo debe permitir a AGROBOLSA S.A., comparar la evolucin del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad.

2.4.1. Procedimientos de Monitoreo Los procedimientos de monitoreo deben abarcar lo siguiente: - Conocimiento del cliente actual y potencial. - Conocimiento del mercado.
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- Identificacin y anlisis las operaciones inusuales. - Determinacin y reporte de operaciones sospechosas.

2.4.1.1. Conocimiento del Cliente El procedimiento establecido en AGROBOLSA S.A. para el conocimiento del cliente es de obligatorio cumplimiento y debe ser evidenciado mediante registro en el formato de vinculacin. (Ver Anexo 9).

2.4.1.2. Cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales Para asegurar el estricto cumplimiento de AGROBOLSA S.A. a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, se establecen la siguiente poltica: Ningn funcionario de la Compaa podr autorizar operacin alguna, servicio, apoyo o celebracin de contratos de ningn tipo con las personas y empresas que aparezcan en las listas de negativos, para lo cual se ha alimentado dicha informacin en el sistema.

2.4.1.3. Metodologa para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas

2.4.1.3.1. Definiciones Operaciones inusuales son aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes caractersticas: 1) no guardan relacin con la actividad econmica o se salen de los parmetros adicionales fijados por la entidad y, 2) respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicacin o justificacin que se considere razonable. Por su parte, las operaciones sospechosas son aquellas inusuales que por sus caractersticas particulares y conforme al sano criterio de la entidad y confrontadas con la informacin acerca del cliente y el mercado pueden conducir razonablemente a sospechar que se est usando la operacin financiera para ocultar, transferir, inventar o asegurar recursos provenientes de actividades ilcitas. Se podr determinar si una operacin es sospechosa o no, luego de efectuar el siguiente anlisis:
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- Evaluacin de operaciones realizadas por los clientes - Comparacin del promedio de operaciones mensuales con las realizadas en el mes actual - Anlisis de la actividad desarrollada por el cliente y su informacin financiera - Entrevista personal o telefnica con el cliente que determine o aclare el origen de los fondos cuando la operacin se encuentre fuera de los parmetros (inusual) - Solicitud de informacin al cliente que soporte el origen de los recursos. - Evaluacin de la informacin entregada por el cliente (coherencia y autenticidad) 2.4.1.3.2. Metodologa La metodologa para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de stas ltimas a las autoridades competentes, est descrita en el Anexo 8.

2.4.1.4. Excepciones a la obligacin de diligenciar el formulario de solicitud de vinculacin de clientes y de realizar entrevista De acuerdo con la normatividad del Ttulo I Captulo XI de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia, en el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, AGROBOLSA S.A. no estar en la obligacin de exigir el formulario de solicitud de vinculacin ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de operaciones, productos o servicios exceptuados en dicha norma.

2.4.1.5. Personas poltica y pblicamente expuestas (PePS - Politically exposed persons) El SARLAFT de AGROBOLSA S.A. prever de procedimientos ms exigentes de vinculacin de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempean pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razn de su cargo tengan acceso a manejos de recursos pblicos, que posean algn grado de poder o reconocimiento pblico.

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En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar plenamente los casos de clientes que responden a tales perfiles, procedimientos de control y monitoreo ms exigentes respecto de las operaciones que realizan. De acuerdo con la Superintendencia Financiera de Colombia, en respuesta a una consulta solicitada por FEBRABAN (Federacin Brasilea de Bancos), es dable afirmar que una persona ampliamente conocida en la comunidad goza de reconocimiento pblico, independientemente del motivo que d lugar a l. As, el reconocimiento pblico no slo se circunscribe a quienes ejercen determinada actividad sino a todas aquellas personas que debido a una destreza especial, ya sea en el mbito de la poltica, las artes, la farndula, el deporte, las ciencias, etc. obtienen notoriedad entre el pblico. Con fundamento en lo expuesto, se estima que la expresin: gozar de reconocimiento pblico, contenido en la norma, es aquel que se predica de aquellas personas que obtienen celebridad, independientemente de las razones que la producen. Por lo tanto, el SARLAFT de AGROBOLSA S.A. incluir, dentro de la informacin a averiguar de las personas naturales, accionistas y representantes legales de las personas jurdicas, la actividad u oficio de las mismas. Esta informacin debe alimentar la base de datos y el sistema de la Compaa, de manera que semestralmente se genere un listado de aquellas personas naturales o vinculados de empresas jurdicas (Accionistas y Representantes Legales) que tienen relacionada como actividad u oficio cualquiera de los siguientes: - Deportistas o Ex-deportistas profesionales, entre otros. - Personas que trabajen en medios de comunicacin masiva: radio, televisin, prensa. - Actores de cine o televisin que hayan participado como protagonistas o coprotagonistas en programas o seriados. - Polticos que hayan ocupado u ocupen cargos de eleccin popular. - Polticos que ocupen cargos pblicos, que tengan exposicin a medios de comunicacin masiva o hayan efectuado publicaciones y/o conferencias masivas. - Cientficos, artistas y lderes sociales o del sector empresarial, que hayan tenido exposicin a medios de comunicacin masiva o hayan efectuado publicaciones, conferencias y/o exposiciones masivas. Para determinar en estos dos ltimos casos si las actuaciones de la persona pueden considerarse como masivas, el Oficial de Cumplimiento utilizar su criterio, el cual podr apoyarse en la revisin de las bases de datos de los medios de comunicacin masiva, la consulta de las personas a travs de buscadores de internet, o la opinin de profesionales vinculados a medios de comunicacin masiva.
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Adems de la revisin normal de la documentacin de estas personas, se debe tener en cuenta lo siguiente: - El anlisis de vinculacin o del sector al que pertenece dicha persona, o su monitoreo posterior, no deben generar razones para un reporte de operaciones inusuales o sospechosas. En el primer caso, el Gerente de la Compaa debe aprobar las operaciones con estas personas. En el segundo caso, la Compaa se abstendr de realizar operaciones con estas personas. - Para el caso de las personas polticamente expuestas, en todos los casos el Gerente de la Compaa o la Junta Directiva, deben autorizar la realizacin de operaciones con las mismas. - Para el caso de las personas pblicamente expuestas, diferentes a las del prrafo anterior, en todos los casos el Oficial de Cumplimiento debe autorizar la realizacin de operaciones con las mismas. - En el evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona pblicamente expuesta en los trminos sealados en el presente Manual, deber obtenerse la aprobacin del Oficial de Cumplimiento para continuar con la relacin comercial. - El Oficial de Cumplimiento debe tener especial vigilancia acerca de las seales de enriquecimiento ilcito de las personas poltica y pblicamente expuestas. Adicionalmente, debe tener en cuenta las siguientes tipologas: Existencia de operaciones en moneda extranjera y cuentas bancarias en el exterior, participaciones societarias, de representacin legal o en sectores de la economa que difieran bastante de la actividad tradicional de la persona, que abarquen ms de un sector diferente, o que correspondan a sectores donde se manejen altos niveles de efectivo.

2.4.1.6. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, as como los procesos para su imposicin. Cualquier incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, ser considerado como falta grave, que de origen a la terminacin unilateral del contrato, independientemente del proceso de informacin a las autoridades competentes y las sanciones penales a que haya lugar.

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III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL Desarrollo Tecnolgico Consolidacin Electrnica de Operaciones Reportes externos e Internos

3.1.DESARROLLO TECNOLGICO Como herramienta vlida para ejercer total control sobre el lavado de activos AGROBOLSA S.A. cuenta con un aplicativo que le permitir dar total cumplimiento a las disposiciones legales sobre el tema y en especial a las obligaciones impuestas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Este control deber ser ejercido por el Oficial de Cumplimiento. La aplicacin permite monitorear de manera general, operaciones realizadas de modo que por medio de seales de alerta se pueden eventualmente identificar como inusuales o sospechosas. As mismo permite el seguimiento de operaciones por clientes para lograr clasificarlos y organizarlos de acuerdo con el perfil, las caractersticas de las transacciones y la clase de productos. Sin embargo, si el volumen de operaciones lo amerita, desarrollar los programas que requiera para consolidar la informacin relacionada con transacciones efectuadas por una misma persona en forma automtica, pudiendo detectar cuales son inusuales y cuales sospechosas, confrontando cuales operaciones se salen de los parmetros normales teniendo en cuenta el conocimiento y la segmentacin del mercado que ha sido definido por la Compaa. (Ver Anexo 10)

3.2. CONSOLIDACIN ELECTRNICA DE OPERACIONES Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento, mediante la informacin obtenida directamente del aplicativo hace un anlisis de la consolidacin de las operaciones tanto activas como pasivas por cliente y factores de riesgo; es decir, de acuerdo con la segmentacin efectuada por la entidad y descrita antes en el presente Manual, con el fin de determinar si se presentaron operaciones inusuales o sospechosas, en los trminos previstos. De todas estas operaciones se elabora un reporte mensual automtico, para conocimiento de la Junta Directiva. Adems, el Oficial de Cumplimiento deber
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efectuar un anlisis de las operaciones inusuales o sospechosas, as como reportar las mismas a las instancias correspondientes.

3.3.

DIVULGACION DE LA INFORMACION

En cumplimiento a las disposiciones vigentes, AGROBOLSA S.A. emitir reportes de carcter interno y externo este ltimo dirigido a la UIAF. (Ver anexo 11) Para divulgacin interna de informacin y de uso exclusivo de la Compaa en materia de SARLAFT, se tienen medios de comunicacin disponibles para todos los empleados: Boletines Informativos y Correos Electrnicos Institucionales. 3.4.PROGRAMAS DE CAPACITACIN El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. disear, programar y coordinar planes de capacitacin sobre el SARLAFT dirigidos a todas las reas y funcionarios de la entidad. La asistencia a las capacitaciones mencionadas es obligatoria para todos los funcionarios de la Sociedad. (Ver Anexo 12 procedimientos para las Capacitaciones). Tales programas cumplirn con las siguientes condiciones: a) Tendrn una periodicidad mxima anual. b) Sern impartidos durante el proceso de induccin de los nuevos funcionarios y terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratacin en los trminos del presente Manual. c) Cualquier cambio a la normatividad deber ser objeto de capacitacin. d) Sern evaluados con el fin de determinar su eficacia y el alcance de los objetivos propuestos. e) Los programas tendrn constancia por escrito en la hoja de vida de cada funcionario de la Compaa.

IV. COLABORACIN CON LOS ENTES DE CONTROL Y AUTORIDADES En los eventos en los cuales las autoridades con funciones de lucha contra el LAFT, identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la Superintendencia Financiera de Colombia un monitoreo especial de ciertas operaciones o clientes, la Compaa colaborar activamente suministrando toda la informacin de la cual disponga de sus clientes y proveedores, a la autoridad
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que conforme a la ley compete su conocimiento, dicha labor ser atendida por el Oficial de Cumplimiento, quien con ayuda de las dems reas que considere, dar respuesta a dichos requerimientos dentro de los plazos estipulados por autoridades competentes.

V. FUNCIONES DENTRO DEL SARLAFT

5.1.JUNTA DIRECTIVA Las funciones de la Junta Directiva en materia de SARLAFT son las siguientes: a) Desarrollar las polticas para el Sistema de Administracin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo - SARLAFT. b) Acoger el Cdigo de tica en relacin con el SARLAFT. c) Aprobar el Manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. d) Nombrar el Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. e) Determinar el procedimiento para la vinculacin de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, as como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia. f) Hacer seguimiento y pronunciarse peridicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad. g) Pronunciarse y dejar expresa constancia en respectiva acta con respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento. h) Pronunciarse y hacer seguimiento sobre los informes presentados por la Revisora Fiscal y el Auditora Externo, con referencia a las observaciones o recomendaciones adoptadas al funcionamiento del SARLAFT, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. i) Establecer los recursos tcnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

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j) Aprobar los criterios objetivos y estableciendo los procedimientos y las instancias responsables de la determinacin y reporte de las operaciones sospechosas. k) Aprobar y efectuar permanente seguimiento a las metodologas para la realizacin de entrevistas no presenciales y/o la realizacin de entrevistas por personal que no tenga la condicin de empleado de la AGROBOLSA S.A. l) Aprobar las metodologas de segmentacin, identificacin, medicin, monitoreo y control del SARLAFT. m) Designar al responsable autorizado para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo. n) Designar al responsable del diseo de las metodologas, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos, para la oportuna deteccin de las operaciones inusuales.

5.2. GERENTE DE LA COMPAA Las funciones del Gerente de la Compaa en materia de SARLAFT son las siguientes: a) Someter el Manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones a aprobacin de la Junta Directiva, en coordinacin con el Oficial de Cumplimiento. b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las polticas adoptadas por la Junta Directiva. c) Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolucin de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. d) Garantizar que la plataforma tecnolgica y las bases de datos cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la norma. e) Proveer los recursos, para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT, tanto tcnicos como humanos. f) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento. g) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la informacin all contenida.
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h) Aprobar los criterios, metodologas y procedimientos Para la seleccin, seguimiento y cancelacin de los contratos celebrados con tercero, para la realizacin de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden ser desarrolladas por stos, de acuerdo con lo sealado en el presente Manual.

5.3. FUNCIONES Y CATEGORA PRINCIPAL Y SUPLENTE

DEL

OFICIAL

DE

CUMPLIMIENTO

El Oficial de Cumplimiento y su Suplente son designados por la Junta Directiva, tienen capacidad decisoria quienes deben estar apoyados por un grupo humano y tcnico que le permiten realizar la gestin. Son requisitos adicionales del Oficial de Cumplimiento y su Suplente, el acreditar conocimiento en materia de administracin de riesgos, no pertenecer a rganos de control ni a las reas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal, y ser empleados de la entidad. En adicin a lo anterior el Oficial de Cumplimiento Principal debe ser como mnimo de segundo nivel jerrquico dentro de AGROBOLSA S.A. AGROBOLSA S.A. informar dentro de los cinco das siguientes a las respectivas designaciones, al Grupo de Registro de la Superintendencia Financiera de Colombia y a la UIAF, los nombres, y nmeros de cdula de los funcionarios designados. La Gerente de la Compaa reportar a la Superintendencia Financiera de Colombia cualquier cambio. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes: a) Velar por el cumplimiento y funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT de forma efectiva, eficiente y oportuna. b) Presentar en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la Junta Directiva, en los cuales se refiera a los siguientes aspectos: - Los resultados de la gestin desarrollada. - El cumplimiento en el envo de los reportes a las diferentes autoridades. - La evolucin individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, as como de los riesgos asociados.

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- La efectividad las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT, as como de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Manual, - Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva. - Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF. c) Promover la adopcin de correctivos al SARLAFT. d) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitacin. e) Proponer a la administracin la actualizacin y divulgacin del Manual de Procedimientos. f) Acompaar y ayudar en el diseo de las metodologas, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor tcnico para la oportuna deteccin de las operaciones inusuales, al rea designada por la Junta Directiva g) Evaluar los informes y adoptar las medidas frente a las deficiencias informadas. por el Auditor Externa y el Revisor Fiscal h) Disear las metodologas de segmentacin, identificacin, medicin y control del SARLAFT. i) Desarrollar y someter a la aprobacin de la Junta Directiva los criterios objetivos para establecer cules son operaciones sospechosas, y determinar cules de las operaciones efectuadas por usuarios sern objeto de consolidacin, monitoreo y anlisis de inusualidad.

5.4.FUNCIONES DEL AUDITOR EXTERNO Y LA REVISORA FISCAL Auditor Externo: Deber informar los resultados de la evaluacin al Oficial de Cumplimiento y a la Junta Directiva, evaluando anualmente la efectividad y cumplimiento de todas las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Adicionalmente el Auditor Externo deber realizar una revisin peridica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las
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metodologas, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor tcnico. Revisora Fiscal: De conformidad con lo sealado en el numeral 3o. del artculo 207 del Cdigo de Comercio, y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponde a la Revisora Fiscal velar por el cumplimiento de la ley, por lo que a dicho rgano le compete establecer los mecanismos necesarios para detectar incumplimientos en la funcin de prevenir el riesgo de LA/FT en la Compaa y reportarlos a la Junta Directiva en forma trimestral, informe que debe contener las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluacin del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT. Adems, pondr en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. 5.5.- RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS EMPLEADOS O DIRECTIVOS La responsabilidad de la entidad y de todos los funcionarios conforme a las disposiciones vigentes lleva a que los actos y conductas del personal directivo, el rea comercial, administrativo o de operaciones de la entidad sean imputables a la institucin como persona jurdica. Por su parte, las personas naturales autoras de tales actos y conductas quedan sujetas a las responsabilidades civiles y penales en los trminos previstos por la ley. Tanto a nivel administrativo de la Compaa como entre sus Directores debe existir un conocimiento pleno de las polticas y procedimientos destinados a evitar el LA/FT y de las responsabilidades penales a que pueden hacerse acreedores, cuando los servicios de AGROBOLSA S.A. sean usados con este propsito. Como los funcionarios de la Compaa son el primer punto de contacto con lavadores de dinero potenciales, sus esfuerzos son vitales a fin de evitar la vinculacin de personas que pretendan utilizar a AGROBOLSA S.A. con fines fraudulentos o ilegales. En consecuencia corresponde a los funcionarios de la Compaa las siguientes:

a.- Responsabilidades
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Ningn funcionario de AGROBOLSA S.A. en el ejercicio de sus funciones podr vincular clientes sin haber diligenciado previamente la documentacin prevista para la vinculacin de personas naturales o jurdicas, practicar la visita reglamentaria y contar con la aprobacin del Oficial de Cumplimiento. La refrendacin de la apertura con su firma es la garanta para la Compaa del conocimiento del cliente y de que los documentos entregados corresponden a la veracidad de la informacin. As mismo que realiz la visita de conocimiento del cliente, de sus instalaciones y de su actividad.

b.- Deberes b.i El rea comercial deber constatar personalmente y con relativa frecuencia el modus vivendi de los clientes y mantener comunicaciones permanentes con ellos, para conocer su propia autora, las circunstancias de modo o lugar que hacen que los negocios aceptados presenten cambios en su estructura. b.ii As mismo deber trabajar unidamente al Oficial de Cumplimiento para entregar a este funcionario la actualizacin de informacin y/o documentos de los clientes, por lo menos una vez al ao. b.iii. Deber participar con su conocimiento y experiencia en los comits semanales opinando sobre los distintos negocios adelantados e informando de hechos conocidos directa o indirectamente, cuando puedan incidir en su ejecucin, suministrando la informacin recogida, si en su sentir esos datos podran llevar a la Compaa a declarar la presencia de una operacin sospechosa. b.iv. Deber desplegar mayor diligencia y prudencia cuando se trate de vincular clientes personas naturales o jurdicas que no sean vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia por ser clientes ajenos a la cultura de suministrar informacin financiera, como si ocurre en este sector. Siempre deber identificar al comprador y al vendedor as como la actividad econmica del mismo. Como el mayor riesgo de incurrir en el incumplimiento del SARLAFT puede gestarse en el rea comercial cuando se trate de negocios con las personas aqu citadas debern contar siempre con la autorizacin de la Gerencia y del Oficial de Cumplimiento no obstante diligenciar la apertura y realizada la visita. b.v. El rea comercial deber anteponer los intereses de la empresa y el cumplimiento de metas comerciales en la observacin y acatamiento de las normas del presente Manual, as sea contraria a los intereses que defiende. El buen conocimiento del mercado objetivo sobre toda clase de productos o servicios as como el perfil de los clientes y usuarios, ser la herramienta que le
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permitir a AGROBOLSA S.A. disear las seales de alerta que lo lleven a detectar la presencia de operaciones inusuales o sospechosas. b-vi. Finalmente cuando el rea comercial desarrolle nuevos productos, los mismos podrn ofrecerse mientras se analizan los riegos potenciales de los mismos frente al Manual de SARLAFT. c. Facultades c.i. Le corresponde a la Gerencia de la Compaa sancionar con multa o suspensin, segn la gravedad del caso a los funcionarios que desconozcan el Manual de SARLAFT e induzcan a la Compaa en la asuncin de riesgos potenciales, cuando as lo informe el Oficial de Cumplimiento. c.ii. Tambin le corresponde a la Gerencia sancionar los comerciales que no utilicen las herramientas suministradas por la Compaa para el manejo del SARLAFT como soporte de su gestin comercial o cuando omitan sus deberes en el proceso de vinculacin de clientes. VI.SANCIONES El presente Manual va dirigido a los rganos de administracin y de control, al Oficial de Cumplimiento, as como a todos los empleados y directivos de AGROBOLSA S.A., que estn o no involucrados directamente en los procedimientos descritos. El incumplimiento de dichos procedimientos sin justificacin, ya sea por accin u omisin, se califica como falta grave y se sancionar con base en el marco normativo de las relaciones laborales y especficamente en el contrato laboral. Quien omita las normas establecidas por AGROBOLSA S.A. es responsable de tal accin y en consecuencia se har acreedor a las ms drsticas sanciones, que podran llegar hasta la cancelacin del contrato de trabajo. El incumplimiento de la no adopcin o aplicacin de los mecanismos de control dar lugar a la imposicin de las siguientes sanciones administrativas expresamente consagradas en los artculos 209, 210 y 211 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que haya lugar: Articulo 209 Sanciones Administrativas: Es una sancin para los funcionarios y consistente en que cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal u otro funcionario de una entidad financiera, autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el
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superintendente bancario, hoy superintendente financiero, podr sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de un milln de pesos ($1,000,000.00) a favor del tesoro nacional. Esta suma se ajustar anualmente a partir de la vigencia del decreto 2920 de 1982, en el mismo sentido y porcentaje que vari el ndice de precios al consumidor que suministre el DANE. De otra parte la Ley 365 de 1997, artculo 21 dispone que cuando los actos violatorios recaigan sobre disposiciones contenidas en el Capitulo XVI de la parte tercera del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero de Colombia, la multa ser de cincuenta millones de pesos ($50,000,000.00) ajustables, de igual forma las multas sern sucesivas mientras subsista el incumplimiento e independiente de las sanciones penales a que haya lugar. El Superintendente Financiero podr, adems exigir la remocin inmediata del infractor y comunicara esta determinacin a todas las entidades vigiladas. Articulo 210 Responsabilidad Civil: Es una sancin consistente en que: Todo director, gerente o funcionario de una institucin financiera que viole a sabiendas o permita que se violen las disposiciones legales ser personalmente responsable de las prdidas que cualquier individuo o corporacin sufra por razn de tales infracciones, sin perjuicio de las dems sanciones civiles o penales que seala la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer la Superintendencia Financiera de Colombia. Articulo 211 Sanciones Administrativas: Es una sancin para la entidad consistente en que: Cuando el Superintendente Financiero, despus de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institucin sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido impondr al establecimiento, por cada vez, una multa a favor del tesoro nacional no menor de quinientos mil pesos ($500,000.00), gradundola a su juicio, segn la gravedad de la infraccin o el beneficio pecuniario obtenido, o segn ambos factores. Cuando la violacin a que hace referencia recaiga sobre las disposiciones relativas a la prevencin de actividades delictivas capitulo XVI parte tercera del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, la multa que podr imponerse ser hasta de mil millones de pesos ($1,000,000,000.00).
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Esta suma se ajustar anualmente a partir de la vigencia del decreto 2920 de 1982, en el mismo sentido y porcentaje que vari el ndice de precios al consumidor que suministre el DANE. Las multas previstas en este artculo podrn ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarn sin perjuicio de las sanciones penales previstas en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.

6.1.

SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

DE

LA

El incumplimiento de los procedimientos especficos para la prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo contenidos en el presente Manual, dar lugar a las sanciones previstas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, la violacin a la reserva de la informacin contenida en los Reportes de Operaciones Sospechosas ROS a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, por parte de funcionarios de AGROBOLSA S.A, dar lugar a las mismas sanciones citadas en el prrafo anterior, sin perjuicio de la sancin penal que por esta conducta pueda corresponder.

6.2.

SANCIONES BAJO LEY PENAL Sin perjuicio de lo anterior, si un funcionario de AGROBOLSA S. A, infringe la ley 599 de 2000 NUEVO CODIGO PENAL, actualizado con la Ley 1121 de 2006 , reformada por las leyes 733 y 747 de 2002, tipifica el delito de lavado de activos en los artculos 323 a 327, se sujetar a las sanciones penales que de su incumplimiento se deriven. De esta manera se establece, que el cumplimiento de lo dispuesto en este Manual es obligatorio para todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A.

NOTA: Todos los dems funcionarios diferentes a los mencionados en el numeral 4.1, 4.2, 4.3, 4.4. y 4.5 tienen como responsabilidad primordial adoptar y cumplir las normas y los procedimientos expuestos en este Manual as como los consagrados en el Cdigo de Conducta, adems de proteger el buen nombre y la integridad de la Compaa de ser usada como medio para el lavado de recursos obtenidos ilcitamente.
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VII. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades AGROBOLSA S.A. conservar los documentos soportes de las operaciones y que toquen con el tema de LA/FT por el mismo tiempo que rige la conservacin de libros y papeles de comercio. El Oficial de Cumplimiento velar por la conservacin de los siguientes documentos en un lugar apropiado y con dispositivos de seguridad para atender en forma gil y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para efectos de la conservacin implementar una base de datos centralizada: - Formatos de apertura de cuentas de clientes y proveedores y sus respectivos anexos. - Listado de negocios rechazados - Toda la informacin relacionada en los informes y/o reportes con las operaciones que fueron reportadas como inusuales y sospechosas, as como el reporte a la UIAF. - Backup de los archivos del aplicativo SARLAFT. - Archivo de clientes exonerados del diligenciamiento de operaciones en efectivo. Acceso Sin perjuicios de los reportes enviados a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF, AGROBOLSA S.A. deber suministrar la informacin que requieran las autoridades competentes. Reserva Las personas vinculadas a AGROBOLSA S.A. no podrn dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han reportado a la UIAF informacin sobre las mismas. Se deber guardar reserva. Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento, velar porque la documentacin del SARLAFT cuente con respaldos fsicos y se garantice su integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin all contenida. La documentacin, tanto fsica como electrnica, debe tener restricciones de acceso, de manera que solo se permita su consulta por parte de:

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- Las entidades y autoridades externas encargadas del tema de prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo. - Los rganos de control de la Compaa - Los funcionarios de la entidad, segn las obligaciones y responsabilidades que deban llevar a cabo en materia de SARLAFT, de acuerdo con las funciones establecidas para los mismos en el presente Manual. Esta documentacin se encuentra compuesta por: a) El Manual de procedimientos del SARLAFT. b) Los documentos y registros que evidencien la operacin efectiva del SARLAFT. c) Los informes de la Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y los rganos de Control.

VIII. PRACTICA INSEGURA El literal a. del numeral quinto del artculo 326 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero establece que pueden ser consideradas como prcticas inseguras, las expuestas a continuacin: - No realizar el respectivo conocimiento del cliente tal y como se seala en el presente Manual (formularios de vinculacin, documentacin anexa). - No analizar el proceso de identificacin o seleccin de los clientes. - No efectuar la entrevista de conocimiento del cliente en el momento de su vinculacin. - Generar vnculos comerciales sin el respectivo estudio SARLAFT, con entidades o personas. - Realizar operaciones o negocios con clientes que no estn autorizados para realizarlas. - No contar con procedimientos definidos para el monitoreo y seguimiento de las operaciones de los clientes. - No informar, ni capacitar a los funcionarios de la Compaa sobre los procesos, la normatividad y las prcticas relacionadas a la prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo. Obviar las normas establecidas en materia de SARLAFT ignorando el nivel de responsabilidad para cada funcionario dentro de la entidad.

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IX.-PROHIBICIONES GENERALES a. Se prohbe la vinculacin de clientes para cualquier inversin en AGROBOLSA S.A. respecto de los cuales exista una mnima duda sobre el origen de sus recursos, la claridad y/o licitud de su actividad, o por su posible vinculacin en actividades ilcitas. Para el efecto todos los empleados en el desarrollo de sus funciones debern ser diligentes y/o ejercer el mximo cuidado en el conocimiento y manejo de las operaciones de los clientes. b. No se pueden desatender las solicitudes vlidamente recibidas de las autoridades que combaten el LA/FT; por consiguiente queda prohibido comunicar al cliente de la diligencia y/o informacin que se haya suministrado a las autoridades investigativas. c. Queda prohibido prestar algn servicio o celebrar alguna operacin sin el lleno de los requisitos legales e internos establecidos para el efecto. d. La reserva no es oponible a las solicitudes de informacin formuladas de manera especfica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia. Anexo 1 Metodologa para la segmentacin de los factores de riesgo del SARLAFT Tanto para el desarrollo de nuevos productos, mercados o apertura de nuevas sucursales, como para los actuales productos y mercados de la Compaa, AGROBOLSA S.A. utilizar el Mtodo de expertos, el cual se materializa en reuniones y/o talleres, en los cuales participan diferentes personas que por su conocimiento directo del proceso evaluado o por el conocimiento adquirido en forma externa, pueden considerarse como expertos que aportan al anlisis y solucin buscadas. Esta metodologa se compone de las siguientes etapas: - Definicin del objetivo de las reuniones y/o talleres En este punto, se establece claramente el objetivo y la informacin que se quiere recolectar mediante estas reuniones y/o talleres. - Seleccin de los expertos
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En este punto se establece quienes sern los expertos a participar en las reuniones y/o talleres. Puede tratarse de expertos internos de la entidad; especialmente tanto los directores de rea, que por su posicin poseen la visin global del proceso sobre el cual se busca informacin, como las personas directamente encargadas de llevar a cabo el proceso o las actividades que se van a trabajar. Tambin puede tratarse de expertos externos, como asesores, miembros de organismos de supervisin y control, miembros de agremiaciones, etc., que puedan aportar su experiencia en otras entidades o sectores. - Determinacin del coordinador de las reuniones y/o talleres Esta funcin puede ser desempeada por el lder del tema dentro de la entidad, o por asesores externos, quienes tienen como responsabilidad guiar el correcto desarrollo de las reuniones y/o talleres. - Determinacin del mtodo de recoleccin de la informacin La recoleccin de la informacin puede hacerse mediante cuestionarios abiertos o cerrados, lluvias de ideas, exposicin de motivos de los participantes, etc. Los resultados deben quedar documentados.

- Consolidacin de resultados Consiste en la revisin de la informacin obtenida en el proceso, para corregir errores, solicitar aclaraciones y generar estadsticas consolidadas. - Retroalimentacin Consiste en reunirse nuevamente con los participantes en las reuniones, para informarles de los resultados obtenidos y confirmar aquellos datos que difieran de los dems. - Realizacin de nuevas reuniones y/o talleres Opcionalmente, los resultados obtenidos pueden presentarse como punto de partida para realizar nuevas reuniones y/o talleres con otros expertos, lo que se denomina como Mtodo Delphi.

Procedimiento a seguir para la segmentacin

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a. El Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el rea comercial de AGROBOLSA S.A., llevarn a cabo por lo menos una vez al ao la revisin de los diferentes segmentos establecidos por la entidad. b. Para ello, se realizarn reuniones en la cual se haga una clasificacin inicial de los diferentes productos y servicios de la entidad, tanto para clientes como proveedores, bajo el criterio de que la clasificacin efectuada se justifique, desde el punto de vista de la existencia de una diferencia relevante en el nivel de riesgo LA/FT. Esto ltimo significa, que si por ejemplo, no existe una diferencia relevante en el riesgo de LA/FT para un producto en particular, como resultado de los canales de distribucin especficos utilizados para dicho producto, entonces no se llevar a cabo una segmentacin a nivel de canal de distribucin.

Anexo 2 Metodologa para la caracterizacin de los segmentos definidos La metodologa para la caracterizacin de los segmentos para del establecimiento de rangos o gamas de posibilidades segn el caso, que se consideren normales, segn la experiencia de la Compaa o informacin externa obtenida para cada una de las variables identificadas: - Frecuencia normal de las operaciones en ese producto: Diaria, semanal, mensual, semestral, anual, etc. - Volumen normal de dichas operaciones: Se puede establecer un rango de acuerdo al volumen en que normalmente se transan operaciones en determinado producto. - Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones: Sebra, Consignacin, cheque.
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- Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones. Para cada una de estas variables, se debe establecer un rango o gama de posibilidades, segn el caso, que se consideren normales, segn la experiencia de AGROBOLSA S.A. o informacin externa al respecto. Esta caracterizacin permitir a la Compaa, determinar operaciones inusuales o sospechosas, por parte de sus clientes, al efectuar comparaciones entre las caractersticas normales determinadas para cada segmento. Se considerar que una operacin es inusual, si difiere en una o dos de las variables antes mencionadas. Se considerar que una operacin es sospechosa, si difiere en ms de dos de las variables antes mencionadas. En cualquiera de los dos casos, adems de los reportes a que haya lugar, la Compaa realizar un Due Diligence (Debida Diligencia) al respectivo cliente. Procedimiento para la realizacin del Due Dilinge La Debida Diligencia consiste en una investigacin mediante un procedimiento estandarizado del cliente/usuario/proveedor o de su negocio, con el fin de emitir un concepto o calificacin acerca del nivel de riesgo LA/FT de dicho cliente/usuario/proveedor o su negocio. Si como resultado de la Debida Diligencia, la calificacin de riesgo LA/FT otorgada a dicho cliente/usuario/proveedor es alta, de acuerdo con la escala creada para tal fin, se proceder a incluir las operaciones del cliente dentro del reporte peridico de operaciones inusuales o sospechosas, de acuerdo con el criterio del Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio de las dems medidas restrictivas que la Compaa decida adoptar para dicho cliente y/o sus operaciones.

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Anexo 3 Tipologa producidas por la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF 1. Exportaciones Ficticias de Bienes. Se presenta cuando hay sobrevaloracin mercancas, cantidades declaradas superiores a cantidades exportadas, declaracin de exportacin sin envo de mercanca o utilizacin del mismo producto para reexportar, logrando integracin de divisas ilcitas. 2. Utilizacin de Fondos ilcitos para disminuir endeudamiento o capitalizar empresas legtimas. Se utilizan empresas legalmente constituidas con historia comercial y financiera con problemas de endeudamiento para capitalizarlas con dinero ilcito.

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3. Uso de documentacin falsa. Solicitud y apertura de productos con documentos de identidad y documentos de soporte falsos, con el fin de utilizar los productos para actividades ilcitas. 4. Utilizacin de cuentas bancarias o negocios de personas ex secuestradas que se prestan para dar apariencia de legalidad al dinero de una organizacin de secuestradores. Vincular clientes que cuenten obligadamente con fondos que pueden provenir de secuestros y extorsiones que realizan las organizaciones armadas al margen de la ley. 5. Adquisicin de bienes o propiedades por grupos familiares de los secuestradores o extorsionistas. Tener vnculos comerciales con familiares de delincuentes, que los estn utilizando para perder el rastro del dinero producto de actividades ilcitas. 6. Pago en especie de actividades ilcitas con mercancas ingresadas de contrabando al territorio nacional. Utilizacin de productos agroindustriales ingresados al pas de forma ilcita para ejecutar y respaldar operaciones realizadas por las comisionistas de la BNA 7. Transporte de dinero de origen ilcito a otro pas para adquirir mercancas que ingresan al pas local mediante contrabando tcnico por subfacturacin. Adquisicin de productos en el exterior con dineros ilcitos, para luego ser ingresados de alguna forma y comercializados en el pas. 8. Exportacin de mercanca sobre facturada y posterior reingreso de contrabando al territorio colombiano. Ingreso al pas de dinero resultado de una actividad ilcita, justificndolo con los ingresos recibidos de una supuesta exportacin lcita. 9. Cambio de destinacin de materias primas que ingresan al pas bajo la modalidad de sistemas especiales de Importacin - Exportacin Plan Vallejo. Utilizacin de este sistema especial para realizar ingreso de materias primas adquiridas con dineros ilcitos y a su vez evadir el pago de los tributos aduaneros. 10.Importaciones efectuadas por un intermediario aduanero suplantando a un importador reconocido y utilizando un programa aprobado al amparo de los sistemas especiales Importacin Exportacin Plan Vallejo. Utilizacin del buen nombre de un importador por organizaciones delictivas para realizar operaciones y repatriar dinero desde el exterior. 11.Contrabando y falsedad marcaria. Utilizacin de operaciones de comercio exterior para el ingreso al pas de productos adquiridos con dinero ilcitos y
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justificar ingresos por ventas de productos supuestamente reconocidos por sus marcar. 12.Contrabando tcnico mediante sobrevaloracin de mercancas. Realizar operaciones con clientes que realicen actividades de contrabando tcnico, sobrevalorando productos para trasladar dinero de actividades ilcitas de un pas a otro. 13.Contrabando tcnico de arroz, maz amarillo, maz blanco, yuca industrial, caf, frutas, hortalizas, flores (Exportaciones o Importaciones). Se realizan operaciones de importacin o exportacin de estos productos utilizando un mayor valor para la operacin, una cantidad diferente a la declarada o se cambie la calidad del producto. 14.Simulacin de produccin de cosechas de arroz, maz amarillo, maz blanco, yuca industrial, caf, frutas, hortalizas, flores. Certificacin de compra de una cosecha que nunca se produjo. 15.Simulacin o uso irregular de operaciones Forward. Utilizacin de este tipo de contratos para simular una operacin de intercambio de mercancas y generar una operacin legal con dinero proveniente de actividades ilcitas. 16.Simulacin de transacciones con mercancas con valor diferente. Se presenta subvaloracin o sobrevaloracin de precios de los productos negociados en bolsa por medio de cambios en la calidad de los mismos y asumiendo las comisiones generadas por estos. 17.Utilizacin de empresas legalmente establecidas para apoyar las actividades de organizaciones narcoterroristas. Por medio de empresas legales los delincuentes obtienen insumos, bienes o servicios que necesitan con dinero resultado de actividades ilcitas. 18.Creacin de cooperativas o empresas para la cra y/o levante de animales o produccin de agroindustriales. Constitucin de empresas con dineros resultantes de actividades ilcitas. 19. Acceso a los remates, consignando en efectivo una suma para poder participar, pero en realidad nunca se adquiere nada; cuando otra persona se queda con el inmueble, el juzgado reintegra la suma consignada mediante una orden que se convierte en un cheque que, a su vez, se recibe sin mayor problema en cualquier banco, con el precedente que proviene de una entidad oficial. Lo anterior es lo que se llama capital semilla con el fin de dar legalidad a las actividades ilcitas.
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20. Camiones que andan sin carga por las carreteras del pas en donde los delincuentes usan camiones de carga para recorrer tramos largos a los puertos o las fronteras casi vacos, el ilcito es que luego se facturan grandes cifras por transporte de mercanca y as legalizan su dinero.

Anexo 4 Metodologa para la Medicin o evaluacin del Riesgo LA/FT La metodologa de medicin o evaluacin ser cualitativa y cuantitativa, en una escala de cinco niveles de riesgo: Muy Bajo=1, Bajo=2, Medio=3, Alto=4, Muy Alto=5. Esta escala se aplicar tanto para la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT, como para su impacto en caso de materializarse. La medicin se efectuar para cada uno de los factores de riesgo identificados de acuerdo con la segmentacin establecida en el numeral 2.1. del presente Manual, y de acuerdo con los riesgos asociados (Reputacional, Legal, Operativo y Contagio).
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Los resultados de la medicin deben darse a nivel individual; es decir, para cada uno de los eventos de riesgo LA/FT identificados. Adicionalmente, estos resultados se consolidarn, para obtener como resultado el perfil de riesgo inherente, tanto en forma desagregada como consolidada, para cada factor de riesgo y sus riesgos asociados.

a. Metodologa para la medicin del riesgo LA/FT Para efectuar la medicin del impacto del riesgo de LA/FT se llevarn a cabo reuniones y/o talleres de expertos, en donde sern los expertos quienes determinen el impacto y la probabilidad cualitativa de los riesgos con base en la segmentacin e identificacin realizada. AGROBOLSA S.A. podr modificar esta metodologa una vez cuente con una base de datos estadsticamente aceptable para determinar el impacto y la probabilidad de manera cuantitativa. Las personas participantes de los talleres debern reunir los requisitos que el Oficial de Cumplimiento establezca, tales como antigedad en la Compaa, nivel de conocimiento del riesgo LA/FT, rea y nivel jerrquico, etc. - Talleres de evaluacin LA/FT El siguiente es el procedimiento a llevar a cabo: a) A partir de riesgos identificados, los participantes del taller debern usar su criterio para evaluar dichos riesgos con base en el impacto y la probabilidad de ocurrencia de acuerdo con las siguientes escalas:

Escala de Probabilidad: Nivel Muy Alta Descripcin Indica una ocurrencia altamente probable sobre un determinado evento de riesgo definido, es decir tiene ms de un 90% de probabilidad de que ocurra el evento. Indica una ocurrencia bastante probable sobre un determinado evento de riesgo definido dentro de la identificacin inicial, es decir, tiene una probabilidad entre el 70% y el 90% de que ocurra este evento. Indica una ocurrencia probable pero no tan cierta del evento del riesgo identificado. Indica una ocurrencia poco probable pero no tan cierta del evento de riesgo identificado.
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Alta Media Baja

Muy Baja

Indica una ocurrencia casi nula del evento de riesgo identificado.

Escala de Impacto: Nivel Muy Alto Descripcin Indica un impacto a travs del cual la entidad se ve afectada de manera catastrfica frente a su reputacin ante clientes y contrapartes, entidades de control y frente al gremio. Indica un impacto a travs del cual la entidad se ve afectada de manera grave, frente a su reputacin, frente a las entidades de control o frente al gremio, o por ser objeto de multas o sanciones, por ser un canal directo para lavar activos o financiar el terrorismo. Indica un impacto a travs del cual la entidad se ve afectada de manera moderada, es de decir la reputacin para con sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada de manera grave, por haber sido un canal indirecto para lavar activos o financiar el terrorismo a travs de cualquiera de sus productos. Indica un impacto a travs del cual la entidad se ve afectada de manera leve, la reputacin frente a sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada debido a la presuncin que podra llegar a tener la entidad de ser utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo a travs de cualquiera de sus productos. Indica un impacto casi inexistente ante sus clientes, contrapartes, entidades de control y en general el gremio debido a la baja presuncin de que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo.

Alto

Medio

Bajo

Muy Bajo

b. La calificacin debe hacerse en trminos de cada uno de los riesgos asociados; es decir, el nivel de impacto y probabilidad que tendra un evento de prdida para cada uno de los segmentos definidos en caso de materializarse, puede ser diferente en trminos de dicho impacto y probabilidad, dependiendo de si el impacto est relacionado con el riesgo operativo, el riesgo legal, el riesgo reputacional o el riesgo de contagio. Por ejemplo, un evento de prdida identificado, puede implicar riesgo reputacional, pero no riesgo de contagio o riesgo legal. O puede implicar todos los tres riesgos, pero con diferente impacto. Puede traducirse de manera ms grave en un riesgo operativo que en un riesgo reputacional, por ejemplo. Por lo tanto, cada uno de estos riesgo ser calificado de acuerdo a su consecuencia en los riesgos asociados (Operativo, legal, reputacional, contagio). c. Las calificaciones de cada uno de los segmentos se llevar a cabo a travs de la conjugacin de las calificaciones aportadas de acuerdo a su probabilidad y su impacto, con base en la siguiente matriz de clasificacin:
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Muy Alta

Alta

Probabilidad

Media

Baja

Muy Baja

Muy Bajo

Bajo

Medio

Alto

Muy Alto

Impacto

d) Cada uno de los niveles de los cuadrantes de la matriz anterior constituir el nivel del riesgo Inherente de cada uno de los segmentos designados para la entidad.

Anexo 5

Metodologa para la identificacin, evaluacin y propuesta de controles para el riesgo LA/FT Utilizando la metodologa de talleres de expertos, mencionados en la etapa de medicin, se deben cumplir los siguientes pasos para identificar y evaluar los controles actuales con los cuales cuenta AGROBOLSA S.A. para mitigar el riesgo de LA/FT y tomar las medidas necesarias para modificar los actuales y/o implementar nuevos controles donde los actuales son dbiles o no son utilizados:
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De acuerdo a los riesgos evaluados en la etapa de medicin, y para cada uno de ellos, se identifican los controles actuales con los cuales cuenta la entidad a travs de las siguientes fuentes de informacin: manuales de procedimientos, manuales de usuario, circulares, etc., o del conocimiento de los expertos participantes del taller, los cuales podrn mencionar controles que sean utilizados a pesar de que estos no se encuentren documentados. Si para alguno de los riesgos identificados y medidos no se encuentra ningn control actual, los participantes del taller procedern a proponer un control que sea pertinente para mitigar dichos riesgos bien sea en su probabilidad de ocurrencia o su impacto. Dichos controles sern analizados por el Oficial de Cumplimiento para ser documentados e implementados en los procesos correspondientes. Para los controles identificados que se encuentren actualmente en funcionamiento, los participantes del taller calificaran los mismos con base en los siguientes parmetros: Riesgo Inherente: Definido como el nivel de riesgo propio de cada una de los factores de riesgo sin tener en cuenta los controles establecidos para mitigar los riesgos identificados. Por lo cual dentro de la valuacin realizada por cada una de las reas se determinar un posible impacto y una probabilidad de ocurrencia, advirtiendo a los participantes que esta calificacin debe ser concebida sin tener en cuenta los controles actuales con los cuales que se cuentan.

Impacto
Muy Alto Alto Medio Bajo Muy Bajo

Calificacin
5 4 3 2 1

Probabilidad de Ocurrencia
Muy Alta Alta Media Baja Muy Baja

Lmite Superior Lmite Inferior

100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 81,00% 61,00% 41,00% 21,00% 1,00%

Punto Medio
90,50% 70,50% 50,50% 30,50% 10,50%

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Diseo: Atributo del control, que califica la relevancia del mismo, en aspectos como la oportunidad del mismo, la no existencia de controles, la necesidad del mismo, la superioridad del mismo frente a otras alternativas de control, el nivel de cobertura del mismo, la regularidad en su aplicacin, la experiencia y autoridad de los miembros de la Compaa que lo disearon, etc. Dado que esta evaluacin es cualitativa, debe existir un parmetro cuantitativo vinculado a dicha escala. Efectividad: Atributo del control, determina la utilizacin de dicho control y en que la medida en que estos mitigan el riesgo que fue identificado y medido, bien sea que reduzcan la probabilidad de ocurrencia o el impacto en caso de materializarse. Este atributo es evaluado usando una escala compuesta por cinco rangos predefinidos. Esta escala es diseada por el Comit de Expertos, el cual es el misma para todos los productos o segmentos identificados. Los rangos deben establecerse de manera que la evaluacin no se concentre en un solo rango. Los rangos deben permitir una buena diversificacin de los resultados. Como regla de aprobacin, no menos del 10% de todas las calificaciones de eventos de prdida deben estar en cada rango y no ms del 35% en un solo rango. Cada funcionario participante en el taller o reunin de trabajo, diligencia la escala y el resultado es promediado. Para poder realizar dicho promedio, cada rango debe contar con un punto medio, el cual es el resultado de sumar el punto inferior del rango y el punto superior del rango, y luego dividir el resultado entre dos La escala de control se construye de la misma forma que la escala del riesgo inherente, pero los valores deben estar entre 0 y 1. El objetivo es contar con porcentajes para aplicar al riesgo inherente y de esta forma hallar el riesgo residual, de la forma como se describe ms adelante.

Modelo de Escala Diseo del Control Diseo

Muy Bueno Bueno

Lmite Superior
100,00% 80,00%

Lmite Inferior
81,00% 61,00%

Punto Medio
90,50% 70,50%
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Medio Bajo Muy Bajo

60,00% 40,00% 20,00%

41,00% 21,00% 1,00%

50,50% 30,50% 10,50%

Modelo de Escala Efectividad del control Efectividad

Muy Bueno Bueno Medio Bajo Muy Bajo

Lmite Superior
100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00%

Lmite Inferior
81,00% 61,00% 41,00% 21,00% 1,00%

Punto Medio
90,50% 70,50% 50,50% 30,50% 10,50%

Riesgo residual: El riesgo residual definido como una aproximacin numrica, basada en un anlisis cualitativo, del riesgo residual, se obtiene al utilizar la siguiente ecuacin: Riesgo Residual = Rating del Riesgo Inherente * (1 Rating de Diseo del Control * Rating de Efectividad del Control) De esta forma, se obtiene como resultado final la calificacin del riesgo residual; es decir, el riesgo de un evento de prdida teniendo en cuenta los controles existentes para mitigar o reducir dicho riesgo. La conjugacin de la evaluacin de los controles y el nivel resultante de la medicin del riesgo inherente para cada uno de los riesgos identificados dar como resultado el nivel del riesgo residual. La revisin de los controles actuales se llevar a cabo de manera prioritaria para los riesgos cuyo nivel residual se encuentre en Muy Alto y Alto y posteriormente para los que se encuentren en Medio. Para estos riesgos se revisarn los controles actuales para establecer una modificacin o mejora si hay lugar, se revisarn los controles mencionados por los expertos en el taller y se evaluar su implementacin y documentacin en los respectivos procesos. De acuerdo con la clasificacin efectuada para cada uno de los riesgos identificados y medidos en cuanto a los riesgos asociados, el nivel residual de los mismos corresponder a la matriz de clasificacin mostrada anteriormente. Como polticas de control, se tendrn las siguientes:
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a. AGROBOLSA S.A. a travs del rea comercial velar por que los clientes no usen la sociedad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de las actividades delictivas. b. Cuando la cuanta o caracterstica de las operaciones de un cliente no guarden relacin con su actividad econmica a consecuencia de las transacciones realizadas en nmero o en cuanta, de manera que puedan conducir razonablemente a sospechar de las actividades del mismo, los comerciales tendrn la responsabilidad de informar directamente al Oficial de Cumplimiento y procedern de la siguiente forma. 1. Comunicarn su apreciacin por escrito directamente al Oficial de Cumplimiento con las razones en que se soportan para tal reporte. Este funcionario proceder a realizar los estudios y anlisis respectivos. 2. Si alguno de los funcionarios citados en el numeral anterior decide rechazar un cliente o una operacin, debe informar por escrito al Oficial de Cumplimiento, reportando toda la informacin requerida y las causas por las que neg la vinculacin del cliente. En este caso la labor del Oficial de Cumplimiento, ser verificar si se amerita o no, un reporte de operaciones sospechosas, y proceder de conformidad. c. Cualquier informacin que solicite la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero adscrita al Ministerio de Hacienda y/o a la Fiscala General de la Nacin en legal y en debida forma, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de polica judicial, se suministrar por conducto de la Gerencia General de AGROBOLSA S.A. previa informacin al Oficial de Cumplimiento. d. La colaboracin con las entidades judiciales de polica extranjera, se har por intermedio de las autoridades nacionales competentes conforme a las normas internacionales pertinentes. e. El Oficial de Cumplimiento mantendr un control peridico sobre las operaciones realizadas verificando que los funcionarios den estricto cumplimiento a las disposiciones emanadas de los entes de control y vigilancia, al igual que a las polticas internas sobre identificacin y conocimiento del cliente y reporte de transacciones inusuales o sospechosas. Para ello analizar y controlar las variaciones que se presenten en los informes de movimiento de operacin de los clientes que generen las distintas dependencias como sucursales y/o agencias.

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Anexo 6 Seales de Alerta Temprana De la experiencia de los funcionarios de AGROBOLSA S.A., as como de los resultados de la investigacin comercial y financiera obtenidos durante los procesos
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de vinculacin y seguimiento de clientes a la Compaa, se han identificado las siguientes alertas a tener en cuenta en la administracin de los riesgos de LA/FT: 1. Inexactitud y/o inconsistencias en la informacin registrada en el formulario de apertura y sus respectivos soportes. 2. El cliente se niega a diligenciar el formato de apertura o presentar los respectivos anexos. 3. El cliente se niega a actualizar informacin. 4. El cliente no permite que se realice visita de verificacin. 5. El cliente se encuentra vinculado en alguna lista internacional negativa de LA/FT. 6. Aumentos de volumen, frecuencia y/o montos de las operaciones de un mandante sin justificacin o soportes. 7. Cambios de actividad sin justificacin o soportes. 8. Cambios en la jurisdiccin o sitio(s) de actividad del mandante sin justificacin o soportes. 9. Mandantes con elevado manejo de efectivo. 10.Consignaciones de operaciones realizadas o pagos de servicios, en forma consecutiva por valores ligeramente inferiores al lmite establecido en la norma. 11.Mandantes en zonas de operacin con altos ndices de eventos LA/FT. 12.Ejecucin de operaciones en cantidades que no corresponden a la actividad del cliente. 13.Disminucin en los pasivos del cliente frente a fuentes no establecidas de financiamiento.

14. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con diferentes nombres siendo el beneficiario uno solo. 15. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con identidades ficticias.
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16.Cambios permanentes de las personas involucradas en el negocio o en la prestacin de servicio y de actividades que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la sociedad.

Estas seales de alerta debern ampliarse en la medida que la Compaa considere existan otras que deben tenerse en cuenta. De igual formar la presencia de una o ms seales deben ser informadas de manera inmediata conforme a los procedimientos establecidos dentro de este Manual.

Anexo 7 Indicadores de Gestin

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Estos indicadores, corresponden a frmulas que reflejen si el control de riesgos y los planes de contingencia son adecuados o no. Dicho de otra forma, son valores o frmulas matemticas que reflejen la evolucin de un evento de riesgo; es decir, de una situacin que de presentarse, generara prdidas para la Compaa. El indicador debe evolucionar de forma tal que la exposicin al riesgo se reduzca. por ejemplo, un indicador puede ser el nmero de clientes que no han actualizado sus datos en un ao. En la medida en que este valor del nmero de actualizaciones se reduzca a travs del tiempo, menos expuesta est la Compaa a este tipo de riesgo lo que significa que los controles establecidos y los planes de contingencia implementados para la correcta actualizacin de datos de los clientes, funcionan adecuadamente. Si un indicador de gestin refleja un comportamiento negativo, esto significa que el Comit de Expertos debe estudiar nuevos controles o planes de contingencia para el respectivo riesgo. Otros ejemplos de indicadores, son los siguientes: Evaluacin de las capacitaciones en SARLAFT y gestin de riesgos. En la medida en que el valor de este indicador sea mayor, significa una mejor gestin. Evolucin del nmero de clientes que definen su actividad como independiente y maneja gran cantidad de dinero sin una fuente u origen claramente conocido, entre menor sea este indicador y ms claridad se tenga sobre el origen de los recursos o la actividad del cliente mejor es la gestin. Evolucin del nmero de clientes inactivos con respecto a los activos. Evolucin del nmero de clientes por tipo de cliente, producto, jurisdiccin, actividad econmica. Indicadores de gestin de los procesos de vinculacin y actualizacin de clientes, que determinen el nivel de cumplimiento de la siguiente informacin y/o documentos: Apertura completamente diligenciada. Aperturas actualizadas. Firma cliente, comercial que lo asesora y representante legal.
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Tarjeta de firmas. En caso de personas Jurdicas: Cdula representante legal, RUT, declaracin de renta del ao inmediatamente anterior, estados financieros, lista de socios, certificado de cmara de comercio. En caso de personas Naturales: Documento de identificacin, Certificado de ingresos o declaracin de renta, extractos de bancarios o estados financieros. Verificacin en centrales de informacin financiera. Verificacin en listas restrictivas. Acta de visita o en su defecto formato de entrevista no presencial.

Anexo 8
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Metodologa para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas La metodologa para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas debe seguir el siguiente procedimiento: A partir de la segmentacin y caracterizacin efectuada previamente, deben crearse indicadores de alerta, para detectar cuando alguna operacin en particular se sale de los parmetros normales establecidos mediante la caracterizacin ya mencionada. Los indicadores de alerta son hechos, situaciones, cuantas o indicadores financieros que la experiencia ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de operaciones inusuales. Tanto los indicadores de alerta, como las operaciones realizadas, deben ser sistematizadas, de manera que automticamente se puedan generar reportes internos que adviertan sobre las caractersticas no normales de una operacin en particular, as como la generacin automtica de los reportes a las autoridades competentes. Se entiende como caracterstica no normal de una operacin, aquella que se desva de la caracterstica promedio, moda o mediana de los datos histricos observados (de acuerdo con la seleccin que al respecto efecte el Oficial de Cumplimiento), tanto en un cliente/usuario/proveedor en particular como en el conjunto de clientes/usuarios/proveedores del segmento al cual pertenece el primero. Si la desviacin es superior a la medida de tendencia central utilizada (moda, mediana, promedio) ms dos desviaciones estndar, se clasificar esta operacin como sospechosa. Si la desviacin se ubica entre una desviacin estndar y dos desviaciones estndar, se clasificar esta operacin como inusual. Si la desviacin es inferior a una desviacin estndar, se clasificar esta operacin como normal. La clasificacin se presenta al evaluar la operacin tanto frente al mismo cliente/usuario/proveedor como al segmento que le pertenece. Si la operacin es inusual para el cliente/usuario/proveedor, pero usual para el segmento al que pertenece, dicha operacin no se incluye dentro del reporte peridico de operaciones inusuales. Si la operacin es usual para el cliente/usuario/proveedor, pero inusual para el segmento al que pertenece, el Oficial de Cumplimiento debe practicar un proceso de debida diligencia (Due Diligence) a dicho cliente/usuario/proveedor. Si la operacin es sospechosa para el cliente, se incluir dentro del reporte de operaciones sospechosas, independientemente de que para el segmento al
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que pertenece pueda catalogarse como usual. En este ltimo caso, lo que amerita es revisar si el cliente se encuentra clasificado adecuadamente o no en este segmento, para que el Oficial de Cumplimiento proceda a corregir este aspecto, si es el caso. Como mnimo, los indicadores de alerta deben referirse a los siguientes aspectos de la caracterizacin previamente efectuada: Frecuencia normal de las operaciones por tipo de producto o servicio, Volumen normal de dichas operaciones, Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones, y ordenante normal y beneficiario normal de dichas operaciones. Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento debe preparar un informe para la Junta Directiva, con la lista de personas y operaciones relacionadas con operaciones inusuales y operaciones sospechosas. En cualquier caso en que no sea posible encontrar explicaciones o justificaciones razonables a las operaciones de una persona, el Oficial de Cumplimiento deber reportar dichas operaciones como sospechosas.

Anexo 9
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Procedimiento General para el Conocimiento del Cliente a. Reglas Generales para el formato de vinculacin y/o actualizacin y las entrevistas: El formulario de vinculacin debe ser diligenciado y firmado por el cliente. Toda la informacin suministrada por el cliente deber ser confirmada por el rea comercial, segn corresponda, comunicando al Oficial de Cumplimiento cualquier inconsistencia encontrada en dicho proceso. En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados est calificado por AGROBOLSA S.A. como de alto riesgo, con excepcin del factor de riesgo jurisdiccin, se deben realizar entrevistas presenciales por parte de funcionarios empleados por la Compaa. Dejar constancia de los resultados de la entrevista (fecha, lugar, hora y observaciones) en el formato del formulario de vinculacin diseado para dichos fines. Evaluar previamente el comportamiento financiero del potencial cliente, su actividad econmica y el sector al que pertenece. Realizar anualmente, la gestin de actualizacin de informacin, con el fin de actualizar aquellos datos del cliente que puedan variar, para esto se debe utilizar el formato definido para cada tipo de cliente (persona natural o persona jurdica); y estar a cargo del rea para la prevencin del lavado de activos. Dentro de los contratos que suscriba la Compaa con los clientes, como parte de las obligaciones del cliente o usuario, se debe prever la obligacin de actualizar los datos que varen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos segn el producto o servicio de que se trate.

b. Proceso de conocimiento del cliente: 1. Diligenciamiento completo del formato de vinculacin, de acuerdo con lo establecido antes. La recoleccin de la firma y la huella del potencial cliente o proveedor, podrn contratarse con terceros.

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Para comenzar a realizar operaciones, debe encontrarse completamente diligenciado.

el

formulario

Todas las variables del formulario que sean importantes para comparar a la persona con el segmento al que pertenece y de esta forma generar indicadores de alerta, deben proceder a ser sistematizadas. Ser responsabilidad del Oficial de Cumplimiento velar por que se mantengan las bases de datos con la informacin de clientes, usuarios y proveedores, permanentemente actualizadas y libres de errores. La informacin contenida en las bases de datos, debe contar adems con las condiciones de seguridad (perfiles de usuario, passwords, etc.) necesarias para evitar que se haga mal uso de la misma. Es responsabilidad de las personas de las reas que tienen contacto con clientes, usuarios y proveedores, informar al Oficial de Cumplimiento cuando se enteren de algn cambio relevante en los datos del Formulario de Vinculacin, especialmente el cambio en la composicin societaria de la persona jurdica, su cambio de direccin, cambio de representante legal, cambio en las lneas de negocio, entre otros. A partir de dicha informacin, el comercial o el Oficial de Cumplimiento proceder a solicitar a la persona natural o jurdica, los documentos formales que soporten dichos cambios. 2. Corroboracin de los datos y documentos suministrados por el cliente o proveedor en el Formulario de Vinculacin. Esta comprobacin puede efectuarse por diferentes medios, siempre y cuando dichos medios permitan dejar registros (Ej. Grabaciones telefnicas, grabaciones de correos electrnicos, comunicaciones fsicas, etc.). Adems, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificacin. 3. Confirmacin de la informacin suministrada mediante mecanismos diferentes a los formularios de vinculacin, por el cliente o proveedor. Adicional al formulario de vinculacin, los obtenidos por otros medios (correos, telfono, entrevistas) deben estar debidamente soportados en documentos, preferiblemente originales Oficiales, como por ejemplo: - Cambio en la propiedad societaria: Actas de la sociedad o escrituras pblicas.
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- Informacin de ingresos y egresos: Estados financieros auditados o declaraciones tributaria - Situacin actual de la empresa (Ley 550, Ley 1116/2006 Rgimen de Insolvencia, Concordato, etc.): Certificados de Cmara de Comercio. Debe quedar documentada la fuente de origen de los documentos soporte (Estados Financieros, Notara, Cmara de Comercio). Adems, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificacin. En los casos en que no sea posible tener los documentos originales o copia de los mismos, y slo se haya podido ver dichos documentos (como en el caso de algunas actas o informacin confidencial del cliente o proveedor), se debe dejar constancia de este hecho en la documentacin del cliente o proveedor, lo cual deber tenerse en cuenta en la calificacin del riesgo LA/FT para dicha persona. 4. Entrevista, la cual debe quedar documentada con la indicacin de lugar, fecha, y resultados. Dichas entrevistas deben ir acompaadas del diligenciamiento formal de un cuestionario por parte del entrevistador, el cual debe ser firmado tanto por el entrevistador como por el entrevistado. Debe quedar registrada la fecha, lugar, el nombre y cargo del funcionario encargado de la entrevista. 5. En aquellos casos en los cuales la jurisdiccin en donde se encuentra ubicado el cliente no permite efectuar la realizacin de la entrevista presencial, AGROBOLSA S.A. seguir el siguiente procedimiento: a. El Oficial de Cumplimiento archivar en la carpeta del cliente, copia de las guas de soporte de envo y recepcin del Formato de Vinculacin de Cliente. b.El funcionario del rea comercial, diligenciar el formato de entrevista no presencial en el cual adems de verificar la informacin suministrada en el formulario de vinculacin, dejando constancia de la hora y extensin telefnica grabada desde la cual llev a cabo la entrevista. c. El Oficial de Cumplimiento solicitar la actualizacin de datos al cliente de manera semestral, esto con el fin de realizar un mayor seguimiento a los clientes vinculados bajo esta modalidad.
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6. Aprobacin y vinculacin definitiva del cliente o proveedor. Surtidas las anteriores etapas, se podr proceder a vincular al cliente o proveedor. Ningn rea de la Compaa podr ejecutar procesos u operaciones para nuevos clientes o proveedores cuyo formulario de vinculacin no tenga el visto bueno del Oficial de Cumplimiento. 7.Actualizacin peridica de datos El Oficial de Cumplimiento es responsable de actualizar los datos de los clientes y proveedores, con una periodicidad al menos anual.

c. Formulario de vinculacin de clientes y usuarios Documentacin Normativa: Los clientes o usuarios deben suministrar como mnimo la siguiente informacin:

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Descripcin Nombre y apellidos completos o Razn Social. Personas Nacionales: Nmero de identificacin: NIT, cdula de ciudadana o tarjeta de identidad. Personas Extranjeras: Nmero de identificacin: Cdula de extranjera, pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres (3) meses, o carn expedido por la Direccin de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomtico, consular, de servicio, de organismos internacionales o administrativo, segn el caso, y de acuerdo con las normas migratorias vigentes). Nacionales turistas de los pases miembros de la CAN. Nmero de identificacin: Documento de identificacin vlido y vigente en el pas emisor con el cual ingres a Colombia. Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y nmero de identificacin. Direccin y telfono del representante. Lugar y fecha de nacimiento. Direccin y telfono residencia. Ocupacin, oficio o profesin. Descripcin actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa. - Actividad econmica principal: comercial, industrial, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el cdigo internacional CIIU. Nombre, direccin, fax y telfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica. Direccin, telfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que acte como cliente. Identificacin de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente ms del 5% del capital social, aporte o participacin. Tipo de empresa: privada, pblica, mixta. Declaracin de origen de los bienes y/o fondos, segn el caso. Ingresos y egresos mensuales. Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades diferentes a la principal. Total activos y pasivos. Autorizacin para consulta y reporte a las centrales de riesgo. Manifestacin sobre la realizacin de actividades en moneda extranjera. Firma y huella del solicitante. Fecha de diligenciamiento.

Persona Natural

Persona Jurdica

En el caso dado de que la actividad del cliente potencial involucrara transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar dicha informacin:
Descripcin El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza. Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mnimo: Tipo de producto, identificacin del producto, entidad, monto, ciudad, pas y moneda. Persona Natural Persona Jurdica

Incluir el detalle de otros ingresos, ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal

La informacin deber verificarse por parte del Oficial de Cumplimiento o el rea comercial, y dejarse evidencia sealando puntualmente la informacin validada y la fecha de la misma.
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En el evento en que el potencial cliente no cuente con la informacin solicitada, se deber consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente. Documentos Anexos: Una estricta poltica de conocer bien a los clientes constituye una herramienta importante y efectiva para impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el lavado de dinero. Una sana poltica en ste sentido permite a la entidad cumplir con las normas legales vigentes y promover el cumplimiento de sanas prcticas, protegiendo de esta forma la reputacin y la credibilidad de AGROBOLSA S.A. y reduciendo el riesgo de que sus servicios puedan ser utilizados en actividades ilcitas. El rea comercial debe asegurarse de la identidad y lugar de residencia de sus clientes, antes de establecer relaciones comerciales con stos, en particular, cuando se trate de clientes no vinculados al sector financiero. En ningn caso se puede iniciar operaciones con un cliente que no haya cumplido con los requisitos de vinculacin. Los funcionarios de la entidad estn obligados a seguir todos los pasos necesarios para lograr la correcta identificacin del cliente, aun cuando se trate de personas recomendadas. Muchas veces, en estos casos, se tiene la tendencia a aceptar la palabra y a omitir los controles. Adicionalmente, resulta conveniente conocer el giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus operaciones con la entidad. Una correcta identificacin del cliente permite a la institucin evitar establecer relaciones comerciales con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades judiciales y de polica puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro adecuado de identidades, documentos y transacciones. La identificacin del cliente puede efectuarse mediante la presentacin de los documentos Oficiales, vlidos y originales y la verificacin de su direccin, mediante la presentacin de recibos emitidos en los ltimos meses por entidades de servicios pblicos (luz, telfono, etc.) o entidades crediticias (extracto tarjeta de crdito, etc.). La identificacin de las personas jurdicas se hace con la presentacin del correspondiente certificado de constitucin y gerencia reciente que demuestre su existencia y para quien se vincule como cliente, el documento que atestigua la delegacin de poderes que le han otorgado. En la vinculacin de clientes menores de edad o para cualquiera otra persona, por un administrador o tutor, AGROBOLSA S.A. debe tener el cuidado de verificar la identidad de todas las partes relacionadas como ordenantes o mandantes.
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Es importante, adems que el rea comercial obtenga una informacin razonable acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo nombre se realiza una transaccin, en particular en el caso de compaas o fundaciones que no realizan ninguna operacin comercial o industrial en el pas donde la oficina autorizada tiene su domicilio. Los comerciales, deben observar especial atencin con los pagos recibidos a favor de terceros cuando estas operaciones involucren importantes cantidades que se originan en un cliente o grupo de clientes. Cuando duden acerca de que la persona con la cual se realiza la operacin sea el verdadero beneficiario, deben dejar consignado por escrito la identidad de tal beneficiario con el soporte documental respectivo. Otra forma adicional de verificacin de la identidad del cliente est referida en la constatacin de sus referencias e, incluso, el contacto con otras entidades del sector, con tal propsito. En todo caso el conocimiento del cliente implica: - Verificacin de la solicitud de vinculacin en la que se incluye nombre domicilio, documento de identidad, actividad comercial u ocupacin y referencias. - Conformacin de lo mismo mediante la realizacin de una visita. Se debe dejar constancia del da, hora y lugar y del resultado de la misma. - Confirmar la fuente de los ingresos y egresos del cliente a travs de la revisin de los estatutos, estados financieros y declaracin de renta. - Verificacin del origen y procedencia de los fondos. - Monto financiero y tipo de operaciones que pretende realizar - Propsito y naturaleza de la relacin comercial PERSONA NATURAL Toda vinculacin de personas naturales implica el diligenciamiento del formulario que para el efecto existe en AGROBOLSA S.A.

PERSONA JURIDICA El proceso de vinculacin de clientes supone no solo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye tambin la recoleccin de informacin documental que
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le permita a AGROBOLSA S.A. contar con informacin adicional sobre las caractersticas de un potencial cliente y le facilite confirmar la veracidad de la informacin recibida.

Anexos para personas naturales Se deben anexar por lo menos los siguientes documentos: - Fotocopia del documento de identidad. - Constancia de ingresos (honorarios, certificado de ingresos y retenciones o con el documento que corresponda). - Declaracin de renta del ltimo perodo gravable disponible, cuando aplique. - Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del ltimo corte disponible al momento de la vinculacin del cliente, cuando aplique.

Anexos para personas jurdicas Certificado de existencia y representacin legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cmara de Comercio, o documento anlogo. (Documento que se renovar cada ao). Fotocopia del nmero de identificacin tributaria (NIT). Fotocopia del documento de identificacin del representante legal. Estados Financieros certificados o dictaminados. Lista de los socios titulares del 5% ms del capital social, si esta informacin no consta en el certificado de existencia y representacin legal indicando el respectivo nmero de reconocimiento legal. Declaracin de renta del ltimo perodo gravable disponible.

En el caso de clientes que dependan econmicamente de un tercero se deber solicitar la documentacin antes referida, segn el tipo de persona, del individuo de quien provengan los recursos a utilizar para la transaccin. Tanto la informacin contenida en el formato de vinculacin como la informacin complementaria anexa a dicho formato, deber ser objeto de actualizacin por lo menos una vez al ao. En todo caso, su verificacin, seguimiento y conservacin ser responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. Trimestralmente el rea responsable de AGROBOLSA S.A. generar un listado de los clientes o proveedores que cumplieron un ao de estar vinculados y pasarn un reporte a las reas responsables de su vinculacin, para que procedan a la
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actualizacin de la informacin reportada por el cliente o proveedor en el formato de vinculacin y de los anexos respectivos. Cabe precisar que el mencionado listado solo incluir aquellos clientes, o proveedores que durante ese ao hayan efectuado algn negocio o mantengan el vnculo comercial con AGROBOLSA S.A. El incumplimiento de la actualizacin de la informacin, se entiende como el incumplimiento de las funciones propias de cada cargo y de las disposiciones de este Manual. Cuando el producto se contrate por intermedio de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, la entidad debe adems mantener actualizado: - El certificado que acredite al intermediario como tal - El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los funcionarios facultados para tramitar este tipo de operacin.

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PROCESO: COMERCIAL

VINCULACION DE MANDANTES
CONTACTO INICIAL CON EL MANDANTE ENTREVISTA PRESENCIAL
SI

Diligenciamiento de Acta de visita y Formato de Apertura junto con anexos. (a)

NO

Entrega de formatos y anexos a Oficial de Cumplimiento

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Diligenciamiento de Formanto de Entrevista no Presencial, a travs de llamada por telfono grabado Verificacin de diligenciamiento de formatos y anexos completos (1) Establecer el error y socilitar la correccin (a)
NO

Informacin
SI

Verificacin de referencias y confrontacion de datos (2)

NO SI

Visita personal a instalaciones del mandante

Informacin

Revisin en listas restrictivas LA/FT Informes a: Comerciales Autoridades competentes Gerente General Junta Directiva

SI

Vinculacin Rechazada

Reporte
NO

Vinculacin a Agrobolsa

Ingreso de informacin del mandande al sistema

Actualizacin de informacin

Anualmente Cuando se requiera

Control y Monitoreo a las operaciones realizadas

Envio de documentacin a archivo de documentos

Se realiza calificacion del mandante teniendo en cuenta el grado de exposicion al riesgo de LA/FT (3)

(1) = Todos los espacios diligenciados sin tachones ni enmendaduras. Tarjeta de firmas debidamente diligenciada. Firma y huella en el espacio correcto. Anexos totalmente completos. (2) = Telefnicamente Consulta en central de informacin CIFIN (3) = Teniendo en cuenta los 4 factores de riesgo , Actividad - cliente, Jurisdiccin, Producto, Canal de Distribucin.

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Anexo11 Procedimiento Reportes Internos y Externos 1. Reportes Internos - Diligenciar formato de reporte de operaciones inusuales - Diligenciar formato de reporte de movimientos en efectivo: salidas o entradas de efectivo. - Diligenciamiento de formato de Acta de Visita 2. Reportes Externos Con la periodicidad y en los formatos establecidos, el Oficial de Cumplimiento debe enviar a la UIAF y/o a las autoridades competentes los siguientes reportes. 2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS) Es deber de las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que se identifiquen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del Anexo I del Ttulo I Captulo XI de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia. De igual forma, se deben reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caractersticas que puedan dar lugar a ser caracterizadas como sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la AGROBOLSA S.A:, los cuales se describieron anteriormente en el presente Manual. Para el caso de las operaciones sospechosas no se requiere que exista certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. En el evento en que durante el respectivo mes, la Compaa no haya determinado la existencia de operaciones sospechosas, se debe informar este hecho a la citada Unidad, conforme a lo establecido en el Instructivo del Anexo I del Captulo XI del Ttulo I de la Circular Bsica Jurdica. De acuerdo con lo consagrado en el artculo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dar lugar a ningn tipo de responsabilidad para la persona jurdica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su deteccin y/o reporte.

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2.2. Control y Registro de Transacciones Individuales en Efectivo y Mltiples 2.2.1 .Reportes de Transacciones en Efectivo Por regla general, salvo en casos en que el objeto del negocio lo amerite, existe la prohibicin para la totalidad de los funcionarios, de aceptar transacciones de ingreso o retiro de dinero a la Compaa en efectivo por cualquier valor. Cuando se requiera recibir transacciones en efectivo de algn cliente sin hacerle diligenciar por cada operacin mayor o igual a $10.000.000 el formato de declaracin de transaccin en efectivo, el respectivo Gerente deber evaluar las necesidades del cliente, hacer un estudio estableciendo la relacin causa efecto entre la actividad econmica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo, igualmente, deber validar que el cliente cumpla con el perfil de clientes exonerados definido por AGROBOLSA S.A. clientes que por la naturaleza de sus negocios requieren recibir transacciones en efectivo, se trata especialmente de aquellos negocios que involucran dentro de la operacin el recaudo de peajes, servicios pblicos, tasas retributivas, matrculas, entre otros. Una vez el Gerente tenga esta informacin podr hacer uso de su facultad de exonerar clientes, para tal fin debe informar mensualmente dentro de los primeros cinco (5) del cada mes, esto es, clientes que adquieren o pierden su calidad de exonerados, esta informacin ser remitida en archivo plano a la UIAF va E-mail de acuerdo a lo indicado en la normatividad vigente. Los documentos soportes de la exoneracin debern ser conservados en su oficina y copia del estudio deber ser remitida al Oficial de Cumplimiento. En aquellas eventualidades en las que se autorice la realizacin de transacciones en efectivo superiores o iguales a $10.000.000.oo de pesos o $10.000 dlares o su equivalente en otras monedas, segn la tasa de cambio del da en que se realice la operacin conforme indique el Banco de la Repblica, para clientes no exceptuados se deber diligenciar el formato de Declaracin de Operaciones en Efectivo con la informacin del cliente en razn del cual se realiza la transaccin. Teniendo en cuenta que AGROBOLSA no recibe dinero directamente en sus oficinas, se deben registrar en el sistema las consignaciones recibidas del cliente, precisando si se trata de consignacin en cheque o en efectivo, para monitorear y controlar las que correspondan a efectivo y de esta manera reportarlas a la UIAF. El Oficial de Cumplimiento debe velar por que, adems de lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 103 EOSF, el cual establece la obligacin de dejar constancia en formulario especialmente diseado para el efecto, de la informacin
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relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantas establecidas en el instructivo del Anexo II, la Compaa remitir a la UIAF dentro de los primeros diez (10) das calendario del mes siguiente al del corte, el informe mensual sobre transacciones en efectivo que se hayan realizad diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones sealadas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el Anexo II del Ttulo I Captulo XI de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera. El reporte deber remitirse de manera individual por cada transaccin que supere los montos establecidos as: Los pagos, constitucin de depsitos a trmino en efectivo que sean o excedan de $10.000.000.oo, compra y venta de divisas en efectivo en cuanta igual o superior a US$5.000.oo u otras divisas equivalentes a dicha cuanta. De igual forma se debe determinar las transacciones mltiples como una sola operacin, es decir aquellas que durante un mes calendario son realizadas por o en beneficio de una misma persona, en una o varias oficinas, y que en su conjunto igualen o superen la cuanta de $50.000.000.oo, US$50.000.oo o su equivalente en otras monedas. Para hacer este reporte deber tenerse en cuenta la estructura y mentalidad del lavador de activos, como por ejemplo: Aquel que conociendo las normas efecta durante un mismo mes, depsitos en efectivo en sumas inferiores a $9.500.000.oo que consolidadas suman $49.000.000.oo.

2..2.2. Reporte de clientes exonerados Son todos aquellos clientes que con el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, podrn ser excluidos del diligenciamiento del formato individual previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: - Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, establecindose la relacin causa efecto entre la actividad econmica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas de registro. copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneracin debe ser archivado por la entidad de manera centralizada. - Que se conforme un registro de transacciones de efectivo, por las cuantas establecidas en el numeral anterior, en el que se identifique por lo menos la informacin exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que fsicamente realiza la operacin.
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AGROBOLSA S.A. informar a la UIAF, los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del mencionado reporte, diligenciando la proforma del Anexo III del Ttulo I Captulo XI de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con las indicaciones sealadas en su correspondiente instructivo. Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Es funcin del Oficial de Cumplimiento velar por el envo de esta informacin. Los criterios para definir este tipo de clientes son los siguientes: - Que el cliente tenga una actividad lcita. - Que los volmenes de movimiento de efectivo guarden proporcin con su actividad econmica para lo cual se puede tener en cuenta: - Volumen de inventarios y rotacin. - Volumen de ventas: mensual, semestral y si es cclico. - Rotacin de Cuentas por Cobrar. - Que el giro de sus negocios permita manejar altas sumas de dinero efectivo (bombas de gasolina, restaurantes, hoteles, restaurantes de comidas rpidas, etc.). - Que el cliente tenga su informacin financiera actualizada. - Que realice transacciones en efectivo por montos reportables es decir iguales o superiores a $10 MM y US$5.000. - Que suministre la informacin para diligenciar el formato correspondiente. Es responsabilidad del rea comercial determinar este tipo de clientes. Este reporte se debe allegar al Oficial de Cumplimiento quien lo entregar al rea encargada de su envo.

2.3. Reporte de Informacin sobre productos ofrecidos Este reporte consiste en el informe trimestral de la base de los clientes de AGROBOLSA S.A. en los diferentes productos que administra. Dentro de los primeros diez (10) das calendario del mes siguiente del corte del trimestre, la Compaa debe suministrar a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero, en la respectiva proforma, la informacin relacionada con los usuarios de los diferentes servicios que estn prestando o los productos que tengan constituidos (activos o inactivos) , de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo VI del Captulo XI Instrucciones Relativas a la Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de
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la Financiacin del Terrorismo, de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Circular

Bsica

Jurdica

de

la

Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, deber indicarse tal situacin en los trminos del respectivo instructivo. Se exceptan del reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellos constituidos con el Banco de la Repblica. Es funcin del Oficial de Cumplimiento velar por el envo de esta informacin.

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Anexo 12 Procedimiento Capacitaciones Peridicamente el Oficial de Cumplimiento, en coordinacin con la Gerencia de la Compaa, dictar charlas sobre LA/FT y el Manual de Procedimientos a los funcionarios recin vinculados, a fin de instruirlos sobre la normatividad vigente y las consecuencias administrativas y legales que se generan por su inobservancia. Tambin los instruir sobre los mtodos que deben seguirse para el reconocimiento de las operaciones inusuales, sin desconocer la forma como se deben aplicar los procedimientos definidos en el presente Manual y en la informacin sobre controles y obligaciones legales. De la asistencia a estos cursos se dejar constancia en actas debidamente firmadas por los asistentes a cada conversatorio, junto con la evaluacin que se haga al final de la misma. Mensualmente se efectuarn reuniones con el rea comercial a fin de informarles las omisiones en que han incurrido y los procedimientos de control que se deben reforzar, a fin de evitar la vinculacin de clientes no deseables, dejando constancia de estas, en actas. De igual manera cada vez que ingresa un funcionario nuevo, el Oficial de Cumplimiento debe dar a conocer en forma escrita o envo por correo electrnico el Manual vigente que tenga la Compaa en ese momento; as mismo cuando se presenten casos especiales se enviarn comunicados a todo el personal va correo electrnico para su conocimiento. De otra parte, para verificar la efectividad de los programas de capacitacin, se harn evaluaciones anuales y se adoptarn los mecanismos que se consideren necesarios para mejorar las deficiencias que se presenten.

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Anexo 13 Formatos Utilizados 1. Formato de Apertura de Cuenta Persona Natural y Persona Jurdica (Anexo) a. Antiguo Dos pgs. b. Nuevo Cuatro pgs. 2. Formato de Registro de firmas Persona Natural y Persona Jurdica Una pg. (Anexo) 3. Formato Acta de Visita Una pg. 4. Formato relacin dinero recibido en efectivo 5. Formato reporte de Operaciones Inusuales

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