Sistema de informacin de gestin documental.

S.I.G.D.O

Versin 1.0

Cedilec Ordoez Gutirrez Gema Esmeralda Salazar

Pgina 1

Sistema de informacin de gestin documental.

S.I.G.D.O

Historial de Revisiones
Fecha 15/02/13 Versin 1 Descripcin Remisin de evidencia Autor Gema Esmeralda Salazar

Pgina 2

Sistema de informacin de gestin documental.

S.I.G.D.O

Pgina 3

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 1. VISION Y ALCANCE 1.1 OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS 1.1.1 descripcin del problema 1.2 CONCEPTO DE LA SOLUCION 1.1.1 General 1.1.2 Especficos 1.2 STACKEHOLDERS 1.3 ALCANCE 1.4 VALORACION DEL RIESGO 1.5 DEFINICION DEL EQUIPO DEL PROYECTO 2. DESCRIPCION GENERAL 2.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO 2.2 FUNCIONES DEL PRODUCTO 2.3 CLIENTE 2.4 ANLISIS DE UTILIZACIN 2.4 RESTRICCIONES 2.6 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS 2.7 REQUERIMIENTOS FUNCIONES 2.7.1 Roles de los usuarios del sistema 2.8 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES 2.9 REQUERIMIENTOS FUTUROS 3. MAPA DE PROCESOS 3.1 CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS 3.2 MAPA DE PROCESOS 3.3 PEPs 3.4 DIAGRAMA DE FLUJO 3.5 DOCUMENTACIN DEL PROCESO

6 7 7 7 7 7 8 8 8 9 9 11 11 11 11 12 12 12 13 14 15 15 16 16 20 21 25 34

Pgina 4

4. PLATAFORMA TECNOLOGICA 4.1 CLASIFICACIN DE LA PLATAFORMA TECNOLGICA 4.2 INVENTARIO TECNOLGICO 4.3 ESQUEMA DE HARDWARE 4.4 ESQUEMA DE SOFTWARE 4.5 INTERFACES DE COMUNICACIONES 5. ESQUEMA TEMATICO 5.1 MARCO HISTRICO O ANTECEDENTES 5.2 MARCO HISTRICO O CONCEPTUAL 5.3 ESTADO DEL ARTE 5.4 MARCO LEGAL 6. METODOLOGIA 6.1 MUESTRA NO PROBABILSTICA 6.2 MUESTRA PROBABILSTICA 6.3 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECIO DE INFORMACIN 6.3.1 Cuestionario 6.3.2 Lista de verificacin o de chequeo 6.3.3 Entrevista 6.4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO BIBLIOGRAFIA

38 39 39 41 41 41 42 42 42 42 43 43 43 44 45 49 49 52 53 54

Pgina 5

LISTA DE TABLAS Mapa de procesos Lista de verificacin PEPS

LISTA DE FIGURAS Diagrama de flujo

Pgina 6

INTRODUCCIN La gestin documental desde tiempos ha sido esencial para llevar a cabo el registro de informacin contenida en documentos, carpetas, cajas y estanteras en las que se guarda los documentos en papel, mas adelante se presento la necesidad de crear un sistema que permitiera a las personas la no utilizacin de papel. Con ello vino lo de la gestin documental ya sistematizada, el cual genero ms necesidades, que las daremos a conocer con este proyecto. nuestro proyecto lo vamos a implementar en la empresa acueducto y alcantarillado de Popayn cauca, el problema presente radica en el organizar y controlar la informacin de datos del personal vinculado ; prstamo de documentos que no son devueltos en fechas pactadas e incumplimiento de seguimiento al personal de atencin .Por ello y con base a esta necesidad pretendemos crear un sistema de informacin que permita el control y seguimiento de la gestin de documentacin que se genera y recepciona en esta empresa.

1. VISION Y ALCANCE 1.1 OPORTUNIDAD DE NEGOCIO

Son mltiples las oportunidades de negocio en las empresas en cuanto a la gestin documental, una de las ms importantes es la de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. En esencia el control u organizacin de documentos le permite a la empresa agilidad y control a la hora de generar y/o recepcionar informacin, Permitiendo mayor calidad y seguridad en el control de documentos.

1.1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Pgina 7

La falta de gestin de documentos sistematizados en la empresa acueducto y alcantarillado de Popayn cauca, para manejo, recepcin, prstamo de documentos y un respectivo seguimiento para el personal de atencin que no cumple con el reglamento hizo indispensable la creacin de una plataforma tecnolgica que permita la optimizacin y control de todos los documentos requeridos por el mismo personal de atencin, el cual ser manipulado tanto por el jefe de archivo como el administrador del mismo. Lo que obtendramos con la implementacin de la plataforma es un control en la gestin de documentacin; esta plataforma contendr los los datos personales del personal vinculado a la empresa; tales como: tipo de carpeta, usuario y cargo, tiempo; adems de la fecha de prstamo, de entrega y el tipo de prstamo que se realizo. 1.2 CONCEPTO DE LA SOLUCION:

1.2.1 General Desarrollar un sistema de informacin para el sector de gestin documental de la empresa ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, Ubicada en la ciudad de Popayn cauca, mediante el cual se permita un control y seguimiento de la gestin de documentacin que se recepciona o genera en dicha empresa.

1.2.2 Especficos Controlar la gestin de documentacin atreves de la plataforma que se recepciona o genera en la empresa Manejar y controlar el prstamo de carpetas solicitado por el personal de atencin Confirmacin de devolucin atreves de la plataforma Informar al personal de atencin el plazo de entrega de documentos

1.3 STACKEHOLDERS Beneficiarios del proyecto: - el personal de atencin - el jefe de archivo

Pgina 8

- la secretaria de archivo - el Sena - la empresa acueducto y alcantarillado - las aprendices: Cedileth Ordez Gutirrez Gema Esmeralda Salazar -otro personal que solicite el recurso

1.4 ALCANCE: Listado de funciones Sistematizacin del control de documentos. Mejorar la calidad del servicio. Evitar la prdida de documentos. Facilitar el prstamo de documentos.

reas a cubrir con el proyecto El rea de archivo.

Tipo de Sistema de Informacin Empresarial EXPERTSYSTEMS.

JUSTIFICACIN: En el proyecto S.I.G.D.O se acord seleccionar el sistema de informacin EXPERT SYSTEMS, ya que este sistema de informacin genera mayor seguridad para la entrega del producto final que se desarrollara, adems de ser un sistema del cual se podr aprender a tomar buenas decisiones y a resolver problemas complejos

1.5 VALORACION Preocupacin

DEL

RIESGO:

Clasificacin

en

Riesgo,

Problema,

ASPECTOS Los aspectos que podran afectar el proyecto serian :

DESIGNACION Esta situacin ocurre por el mal control y por la

ACCION DISPOSICION Se realizara un sistema de informacin con el que se mejorara el manejo de

Pgina 9

-los virus informticos. -el mal manejo de la aplicacin. -la complejidad de la aplicacin.

dificultad que se presenta al llevar este, al realizar prestamos de documentos; la falta de tecnologa en los sistemas de informacin para llevar un buen manejo acerca de los documentos y la fecha mnima de devolucin.

informacin de documentos por medio de una aplicacin la cual permitir la optimizacin y mejora en la calidad del control de la documentacin.

1.6 DEFINICION DEL EQUIPO DEL PROYECTO: Los roles se establecen segn los requerimientos del proyecto ROL Administrador del producto. RESPONSABLE Gema Salazar. RESPONSABILIDAD Observacin y anlisis de los requerimientos y necesidades de la empresa. Planteamiento de la solucin, organizacin y definicin estructural del proyecto. Codificacin y diseo del sistema.

Administracin programa.

del

Cedilec Ordez

Desarrollo.

Gema Salazar.

Probacin de aspectos.

Cedilec Ordoez

Probar el sistema e instalarlo al cliente.

Relase management(administrador de liberaciones)

Gema Salazar.

Manejo adecuado en los cambios, actualizaciones o

Pgina 10

configuraciones. Usar experiencia (mejorar) la experiencia del usuario. Cedilec Ordoez Gutirrez Capacitacin del usuario, interaccin desarrolladores y clientes, prueba de usuario, uso y satisfaccin del producto.

2. DESCRIPCION GENERAL

2.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO.

GESTION DE INFORMACIN

GESTION DE DESARROLLO

GESTION DE TALENTO HUMANO

GESTION DE VERIFICACIN

GESTION CONTROL GESTION DE FINANCIERA GESTION DE CALIDAD

GESTION DE ANALISIS

GESTION DE IMPLANTACIN

Pgina 11

2.2 FUNCIONES DEL PRODUCTO Diligenciamiento de datos del personal autorizado Controlamiento de la gestin documental del personal vinculado a la empresa Mostrar automticamente a la persona que incumpli con algn documento para proceder a su respectivo seguimiento

2.3 CLIENTE Nuestra plataforma a implementar llamada: sistema de informacin de gestin documental se llevara a cabo en la empresa acueducto y alcantarillado, ubicada especficamente en la ciudad de POPAYAN CAUCA.

2.4 ANALISIS DE UTILIZACION: El sistema de informacin ser utilizado por la empresa ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO y el personal del rea de archivo, quienes se encargaran de todo el proceso de control de todo el personal vinculado a la empresa. Atreves de la plataforma se podr tomar las medidas necesarias para el control y manejo en cuanto a la parte de gestin documental

2.5 RESTRICCIONES No podrn acceder a cualquier tipo de documentos aquellas personas que no se hayan registrado en la base de datos. Se le darn 3 das mximos de plazo a las personas que tengan en su poder algn documento El control de seguimiento se llevara a cabo en las personas que no devuelven los documentos prestados y en el tiempo solicitado.

2.6 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS - Datos mal escritos en la base de datos - Datos incompletos en la base de datos

Pgina 12

No activacin de la alarma para confirmacin de datos Uso inadecuado de la plataforma tecnolgica

2.7 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.

CODIGO REQUISITO Id. Requerimiento Descripcin

DESCRIPCION DEL REQUISITO Gestionar los usuarios ( hacen el prstamo de documentos) Los funcionarios del rea de archivo, tendrn un administrador denominado CRUD, el cual permitir crear, leer, actualizar o modificar, adems de eliminar datos cuando l lo disponga. De esta manera se podr obtener el control de documentos. Identificador nico (cdigo de la carpeta) Controlamiento en la gestin documental del personal vinculado en la empresa (nombre de quien tiene el documento, Msn diciendo q nadie lo tiene, donde se encuentre). El registro de los datos del personal de la empresa debern ser registrados en un formato que brindara el sistema para entrada y salida de datos, adems de modificaciones y posteriormente el sistema los controle. Existencia fsica de la documentacin. La carpeta ya debe estar en la base de datos. Identificador nico y el dato a actualizar Identificador nico se lo que se quiera eliminar Mensaje de xito. Datos de usuario Mensaje que muestre actualizacin Mensaje que muestre si se puede eliminar

Entradas Salidas

Proceso

Precondiciones

Post-condiciones

Pgina 13

Efectos colaterales

Control de errores

Prioridad Rol que lo ejecuta

Alta. El usuario final

CODIGO REQUISITO Id. Requerimiento Descripcin

DESCRIPCION DEL REQUISITO Administracin de las carpetas. El usuario solita un documento como: hoja de vida, estudios alcanzados, historial de prstamos, memorandos, actas y si el documento existe pasa a un proceso de prstamo. En caso de documento prestado se un mensaje informando fecha de devolucin. Cdigo de identificacin MSN de informando si la carpeta esta disponible o a partir de cuando est disponible. El usuario solicita un tipo de documento, este se le entrega, se marca el estado de dicho documento ( fsicamente o prestado, libre ). Que sea un funcionario de la empresa El mensaje que me muestre si el documento se puede prestar y cuando se puede prestar. Documento de prstamo equivocado

Entradas Salidas

Proceso

Precondiciones Post-condiciones Efectos colaterales

Prioridad Rol que lo ejecuta

Media El administrador o usuario final

Pgina 14

CODIGO REQUISITO Id. Requerimiento Descripcin

DESCRIPCION DEL REQUISITO Tramitar en el prstamo de carpetas Los funcionarios del rea de archivo, podrn prestar los documentos, supervisarlos y recibir el prstamo (devolucin de documentos).

Entradas Salidas Proceso Precondiciones

Identificador nico (cdigo de la carpeta). Fecha de devolucin del documento. Validar que el documento se pueda prestar y proceder al respectivo prstamo. Que el documento no este prestado Que la persona tenga privilegios de prstamo Mensaje de xito de muestra de prstamo o no de documentos. Prstamo de documento equivocado

Post-condiciones

Efectos colaterales

Prioridad Rol que lo ejecuta

Muy Alta. El usuario final.

2.7.1 Roles de los usuarios del sistema

Pgina 15

ROL FUNCIN FUNCIONARIOS - ADMINISTRAN EL PRODUCTO (JEFE DE ARCHIVO Y ADMINISTRADORES) USUARIOS - UTILIZAN EL PRODUCTO (PERSONAL DE LA EMPRESA) EMPRESA - CONTROLAN Y VIGILAN EL (ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO) PRODUCTO 2.8 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

CODIGO REQUISITO RNF-01 lenguaje de programacin

DESCRIPCION DEL REQUISITO Se busca un lenguaje que soporte un ambiente web para desarrollar la aplicacin, se utilizara PHP ya que es un proyecto pequeo que no necesita mayores inversiones adems de ser libre. Escogeremos MYSQL ya que es libre y nos permite hacer mucha documentacin, es sencillo de manejar, y contiene muchas instrucciones de informacin, y lo ms importante esta en espaol. Contiene el diseo que va a tener toda la aplicacin como: base de datos, hojas de estilo, e iconos, ya que lo visual es el impacto del usuario. Modelo que se va a seguir para montar la aplicacin (servidor), donde la aplicacin se monta en un servidor y varios clientes pueden usarla. Requerimiento de los equipos: -2 equipos,-memoria RAM (1GB),-ancho de banda (),-procesador (1.2GB),-sistema operativo (Windows XP). Establecer horarios con la persona encarga en el rea de archivo, para observar la evolucin del proyecto y que este vaya de la mano con base a sus necesidades.

RNF-02 motor de base de datos

RNF-03 capa de presentacin.

RNF-04 la arquitectura (cliente, servidor) RNF-05 hardware

RNF-06 disponibilidad del tiempo del cliente

Pgina 16

RNF-07 riesgos

Presencia de eventualidades que trascurran en el trayecto del proyecto para tomar las medidas de precaucin.

2.9

REQUISITOS FUTUROS

- Gestin de documentos por medio de aplicaciones mviles -Aumentar la cobertura del servicio desde la residencia -Funciones de firma digital atreves de dispositivos biomtricos

3. MAPA DE PROCESOS

3.1 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

PROCESO RESPONSABLE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

CONTROL PE01 Empresa acueducto y alcantarillado Registrar, validar, prestar, definir y devolver los documentos que hayan sido prestados por el personal del rea de archivo que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, en la ciudad de Popayn ,en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 4 DIAS

PROCESO RESPONSABLE

CALIDAD PE02 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez.

Pgina 17

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Analizar, aplicar, probar, determinar resultados del estndar de calidad que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

PROCESO RESPONSABLE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

INFORMACION PM01 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez. Investigar, aplicar, analizar, aprobar y recolectar la informacin necesaria que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

PROCESO RESPONSABLE

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

ANALISIS PM02 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez, Tester y documentadores Plantear, identificar, analizar, clasificar y generar artefactos software que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

Pgina 18

PROCESO RESPONSABLE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

DESARROLLO PM03 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez. Disear, implementar, probar, revisar e interpretar y manejar el software que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

PROCESO RESPONSABLE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

VERIFICACION PM04 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez. Disear, llevar, probar, revisar e interpretar el informe y manual de diseo que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

PROCESO RESPONSABLE

IMPLANTACION PM05 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Poner y capacitar a los usuarios del rea de archivo que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

Pgina 19

PROCESO RESPONSABLE

TALENTO HUMANO PA01 Equipo de trabajo Sena, conformado por: Gema Salazar, Cedilec Ordoez.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Tener, instruir e implementar el talento humano que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

PROCESO RESPONSABLE

FINANCIERO PA02 Empresa acueducto y alcantarillado

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Contar y gestionar el dinero que se aplica para el desarrollo del software en nuestro proyecto sistema de informacin de gestin documental implementado en la EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO en la ciudad de Popayn en el departamento del Cauca, durante un lapso de tiempo de 5 das

Pgina 20

3.2 MAPA DE PROCESOS

R E Q U R I M I E N T O S

D E L

Gestin de control

Gestin de calidad

S A T

D E L

C L I E N T E

Gestin de informacin

Gestin de anlisis

Gestin desarrollo desarrollo

Gestin de verificacin

Gestin de implantacin

S F A C

C L I E N T E

Gestin talento humjano

Gestin financiera

C I O N

REQUE RIMIE NTOSD ELCLIE NTE

SA TIS FA CCION

DEL

Pgina 21

CLIENTE

3.3 Proveedor Entrada Proceso Salida (PEPS) -Gestin de control PE01

Proveedor - empresa acueducto y alcantarillado. -Jefe de archivos. - Recepcionista de archivo.

Entrada -datos de consulta: -tipo de carpeta -tiempo -fecha de prstamo Fecha de entrega -tipo de prstamo. -identificador del documento

Proceso

Salida

-registrar el Control y seguimiento usuario del servicio del -validar q el prstamo. documento solicitado se pueda prestar al usuario -prestar documento -definir estrategias en caso de falla de los mismos. -devolver el documento prestado

-Gestin de calidad PE02

Proveedor

Entrada

Proceso

Salida -Estndar de calidad

-ISO -ISO 9000 -Anlisis normas -ICONTEC -ISO 27000 -Aplicacin de parmetros -Metodologa -UML -Pruebas -Resultados

Pgina 22

Gestin de informacin PM01

Proveedor -Personal del rea de archivo de la empresa Acueducto y Alcantarillado. -Internet

Entrada -entrevista -cuestionario -lista de verificacin -escritos -grabaciones -computador -conocimiento

Proceso - investigar informacin -aplicar instrumentos de recoleccin de informacin -analizar instrumentos -aprobar instrumentos -recolectar informacin.

Salida -identificacin de las necesidades de la empresa.

- Gestin de anlisis PM02 Proveedor -personal expertos -analistas -Tester (prueba) -documentadores Entrada Anlisis de requerimientos: -entrevista -encuesta -lista de verificacin -lluvia de ideas Proceso -plantear mtodos de recoleccin -identificar necesidades -Analizar necesidades -Clasificar necesidades -generar artefactos de software. Salida Solucin de las necesidades y planteamiento de artefactos software.

-Gestin de desarrollo PM03

Proveedor -analistas desarrolladores -personal experto

Entrada -sistema de informacin. -tcnicas de

Proceso Salida -disear el sistema -obtencin de de informacin componentes -llevar a cabo el software

Pgina 23

procedimientos -instrumentos de desarrollo. -lenguajes de programacin.

sistema de informacin -probar el sistema -revisar inconvenientes -interpretar el informe y manual de diseo -manejar software

Gestin verificacin PM04 Proveedor -Funcionarios de la empresa -desarrolladores Entrada -Componente software -Requerimientos funcionales -Requerimientos no funcionales -programas Proceso -observar requerimientos software -verificar que los requerimientos de software cumplan con los requerimientos funcionales y no funcionales Salida -listado de errores encontrados

-Gestin implantacin PM05

Pgina 24

Proveedor Proveedor -aprendices Sena.

Entrada Entrada -componentes software. -instrucciones de manejo del programa. -manual de usuario.

Proceso Proceso -poner a disposicin del cliente el software. -capacitacin a los usuarios.

Salida Salida -documento recibido con satisfaccin.

-Gestin de talento humano PA01 Proveedor -empresa acueducto y alcantarillado Entrada -personal de archivo -software -desarrolladores -capacitaciones Proceso -tener el Conocimiento para implementacin del software. -instruir el personal del rea de archivo sobre el software -implementar el talento humano . Salida - talento humano necesario para el correcto funcionamiento del software

-Gestin financiera PA06

Proveedor

Entrada

Proceso

Salida

Pgina 25

Empresa acueducto y alcantarilladlo

-Cheques - Dinero -Apoyo financiero

-contar con los recursos econmicamente necesarios para apoyar el software a implementar. -gestionar el dinero a la empresa para el desarrollo del sistema de informacin SIGDO.

-obtencin de recursos financieros para el desarrollo del software

Pgina 26

3.4 DIAGRAMAS DE FLUJO GESTION DE CONTROL.

Pgina 27

Pgina 28

Pgina 29

Pgina 30

Pgina 31

Pgina 32

Pgina 33

Pgina 34

Pgina 35

Pgina 36

Pgina 37

4. PLATAFORMA TECNOLOGICA

4.1 CLASIFICACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA 4.2 INVENTARIO TECNOLOGICO

INVENTARIO TECNOLOGICO FICHA TECNICA:

- DEPENDENCIA: ARCHIVO -RESPONSABLE: ALIRIO GUERRERO -ID. EQUIPO: ARCHIVO1 Intel Corei5 CPU 650 @3,20Gh -RAM: 4GB(DDR3) -DD: 1Tera -PANTALLA: 22" -S.O: W 7 PROFESSIONAL OEM -OFIMATICA: Office Basic 2010 -IP: 192.0.0.154 -IMPRESORA MARCA: Epson FX-1170/MULTIFUNCIONAL DELL SERIAL: FX 1170 6211221887 2ZTRSD1 -MONITOR MARCA: LG FLATRON W224-3S SERIAL: 003TPWQ4V521 -MOUSE MARCA: MICROSOFT X817159-002 SERIAL: S/N 7668207590249 -TECLADO GENIUS 124761305206 ACER ETL 460C14862904FA44001 62902038840 LX-300 E7UY132755 ARCHIVO FABER MUOZ ARCHIVO2 AMD Athlon TM II X2 250 3013 Ghz 1792MB 80GB 17" XP PROFESSIONAL Office BASIC 2007 192.0.0.155

Pgina 38

MARCA: MICROSOFT SERIAL: S/N 7668207590249 -CPU MARCA: SERIAL: XCO471121110019 -PARLANTES MARCA: SERIAL:

SURE 013080367333

AOP

GENIUS ZF651A082763

INVENTARIO TECNOLOGICO FICHA TECNICA:

- DEPENDENCIA: ARCHIVO -RESPONSABLE: CARLOS PAZ -ID. EQUIPO: ARCHIVO3
Intel(R) Core i3-2100 @ 3.10GHz

ARCHIVO
ANTONIO ORDOEZ

ARCHIVO4
Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.80GHz 512MB 40GB 15" XP PROFESSIONAL OpenOffice.org 2.3 192.0.0.157

-RAM: 2GB(DDR3) -DD: 500 Gb -PANTALLA: 22" -S.O: W 7 PROFESSIONAL OEM -OFIMATICA: Office Basic 2010 -IP: 192.0.0.156 -IMPRESORA MARCA: LX-300+ SERIAL: NUGY039964 -MONITOR MARCA: SAMSUNG SYNCMASTER B2230 SERIAL: YC5TH9LB300995N -MOUSE MARCA: MICROSOFT X817159-002 SERIAL: 9170507276254

DELL CN-ON81-76-47606-57B-FLDZ

STARTEC

Pgina 39

-TECLADO MARCA: MICROSOFT SERIAL: 7668207590295 -CPU MARCA: SERIAL: F16407251 -PARLANTES MARCA: SERIAL:
DELL OPTIPLEX GX520 GL5XG81 GENIUS ZM6805034672

4.3 ESQUEMA DE HARDWARE

Pgina 40

Pgina 41

4.4 ESQUEMA DE SOFTWARE Deben especificar el uso de productos software requeridos (por ejemplo, un sistema operativo, un paquete matemtico) einterfaces con otros sistemas de la aplicacin (por ejemplo, la unin entre el Sistema de Cuentas, el Sistema por Cobrar y un Sistema del Mayor General). Para cada programa se debe proporcionar la siguiente informacin: - El nombre - Descripcin general - El cdigo mnemotcnico - El nmero de la versin; - Tipo de licenciamiento - Fabricante - La fuente de consulta. 4.5 INTERFACES DE COMUNICACIONES Se especifican las varias interfaces a las comunicaciones como los protocolos de las redes locales, etc.,

Pgina 42

5 ESQUEMA TEMATICO MARCO HISTORICO O ANTECEDENTES: Nuestro proyecto fue iniciado a mediados de febrero del 2013, debido a una necesidad presente en la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Popayn, optamos por crear un sistema de informacin denominado (S.I.G.D.O), que significa: Sistema de informacin de Gestin documental, debido al descontrol en el rea de archivo de prstamo de documentos. La empresa conto con un programa similar, el cual no dio el resultado esperado, lo cual causo la des utilizacin de este. En estos momentos el rea de archivo planteo una gran necesidad de una aplicacin web que cumplan con los requisitos planteados en dicha rea y a ello nos dedicaremos con mucho esfuerzo y dedicacin para que sea una plataforma til y necesaria y poder cubrir esta gran necesidad. MARCO TEORICO O CONCEPTUAL: Gestin documental Generacin y administracin de todos los documentos en todos los formatos. (Necesarios) Base de datos La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet. Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestin. Hardware

Pgina 43

Escneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados. Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin. Software Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole. Redes Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet. Usuarios A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema. Administradores Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

ESTADO DEL ARTE: Algunas entidades que cuentan con sistemas de informacin iguales o similares a este son: -escuela colombiana de carreras industriales( ECCI ) -concejo nacional de archivos

Pgina 44

5.2 MARCO LEGAL:

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. La funcin archivstica del Estado como todas las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanentes. Es importante observar el campo de aplicacin de la Ley: La administracin pblica en todos sus niveles, y las empresa privadas que cumplen funciones pblicas para definir estas ltimas debemos acudir a lo sealado en la Constitucin Poltica en lo relacionado con servicios pblicos, es decir es aplicable en este tipo de empresas hacia los actos de carcter administrativo y que tienen incidencia en la prestacin del servicio pblico frente al ciudadano con el fin de que este tenga la garanta de ejercer sus derechos establecidos en la Constitucin Poltica. La Ley trae una serie de definiciones que permiten llegar a acuerdos sobre los temas archivsticos. La Ley relaciona y define principios generales, que deben servir para interpretarla. Otra parte importante de la Ley es la obligatoriedad de las entidades de crear los archivos, que se conformen de acuerdo con los principios archivsticos: de procedencia y orden original, as como la aplicacin del ciclo vital del documento y la normatividad archivstica. 6 METODOLOGIA Fase: Esencialmente se debe hacer una recoleccin de informacin, de las necesidades o problemas presentes en la empresa, oportunidad y objetivos en todo lo relacionado a sistemas , determinar los requerimientos de informacin, anlisis de la necesidad, desarrollo y documentacin del software, pruebas del sistema y finalmente la implementacin del sistema de informacin denominado S.I.G.D.O.

Pgina 45

TIPO DE POBLACION: Se debe tener claro cules sern las caractersticas especiales que vamos a utilizar .Tipo no probabilstico: se basa en una entrevista a un experto ya que sera la persona con mayor informacin como el jefe del rea de archivo y los funcionarios del area de archivo. .Tipo probabilstico: se basa en encuestas realizadas a las personas quienes daran su punto de vista para poderse llevar a cabo la investigacin. MUESTRA: Para esto se requiere de: Entrevista: No probabilstica Encuesta: probabilstica Z2.P.Q

K2.P.Q.N n =__________________ (E2.(N.1))+K2.P.Q 1.442 (0.09) (0.85) n = ______________________________ 0.162

(2.0736) (0.O765) n = ______________________________ 0.0226

n = 7.01 51 --- 100 7 --- X X = 13.72 APROX 14 ENCUESTAS POR TODO EL PERSONAL DEL AREA DE ARCHIVO.

Pgina 46

6.2 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION 6.2.1 Cuestionario.

CON EL SIGUIENTE CUESTIONARIO SE PRETENDE CONOCER TODO LO RELACIONADO AL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL QUE SE LLEVARA A CABO CON EL PERSONAL VINCULADO A LA EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

Cordial saludo. Apreciado funcionario, se presenta ante ustedes el siguiente cuestionario con el fin de conocer el respectivo proceso para el rea de gestin documental que se recepciona o genera en esta entidad ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, as mismo el control en los prstamos de documentos y el seguimiento a llevar en caso extremo. Asi y de esta manera con el objetivo de recolectar la informacin necesaria se procede al diseo e implementacin de un sistema de informacin llamado SIGDO. Para satisfacer las necesidades que se presentan en esta empresa En este cuestionario se encontrar con preguntas de seleccin mltiple con nica respuesta, dicotmica y abierta. Es necesario responder de manera sincera para que la informacin dada sea til y corrobore para la creacin del sistema de informacin.

Por favor ingresen sus datos: Nombre completo: Cargo:

A continuacin responda o elija una sola opcin de las propuestas

1. En que fecha fue creada la Empresa Acueducto y Alcantarillado?

Pgina 47

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Considera usted que fue necesario crear el rea de gestin documental en la empresa?

Si----no-----

justifique su respueste------------------------------------------------------------------------justifique su respueste-------------------------------------------------------------------------

3. Cuantas personas se encargan de la gestin documental? De 1 a 3 ( ) De 4 a 5 ( ) De 6 a 7 ( ) 4. Con cuantas oficinas cuenta la empresa para la parte de gestin documental? De 1 a 2 ( ) De 3 a 4 ( ) De 5 a 6 ( )

5. Que tanta es la cantidad de papel que se decepciona en la empresa? Mucha-------------- poca----------------- demasiada----------------6. Cuantos computadores se utilizan para el area de archivo? 1a2 ( ) 3a4 ( ) 4a5( ) 7. El prstamo de documentos al personal de la empresa lleva un control adecuado? SI -----------------porque? NO-----------------porque? 8. Se realiza algn tipo de seguimiento al personal en caso de prdida de documentos? - _________________________________________________________________ 9. Existe un horario determinado para la gestin documental?

10. Que requisitos se necesitan para solicitar un documentos?

11. El acueducto tiene convenio con otra entidad?

Pgina 48

12. Qu nivel en cuanto a conocimiento tecnolgico maneja el personal de la entidad? 10.1 10.2 10.3 10.4 13. a. b. c. 14. mdica en esta entidad? bsico avanzado profesional ninguno Cuntas carpetas se prestan al da en esta empresa? 10 a 20 ( ) 21 a 30 ( ) 31 a mas ( ) Qu requisitos se necesitan para solicitar una cita

15. Qu horarios manejan en la entidad para la atencin de los pacientes?

16. Cul es el tiempo promedio para la entrega de documentos prestados? a. 3 das ( ) b. 4 das ( ) c. 5 das ( ) d. 6 das o mas Cunto? ( ) 17. Cmo se encuentra almacenada la informacin del personal vinculado en la empresa acueducto y alcantarillado? a. Carpetas y archivos ( ) b. Base de datos( ) c. Otra Cul? ( )

18. Cual es la cantidad del personal vinculado en la empresa? 21.0 Promedio ( )

Pgina 49

19. Qu tipo de datos conforman una carpeta ?

20. Esta empresa tiene convenio con otras entidades? a. Si b. No c. N.s/N.r d. Otras Cules? 21. Qu piensa usted acerca de los servicios que brinda la empresa en cuanto a la gestin documental? _____________________________________________________________________ 22. Qu piensa usted del proyecto a implementarse en la empresa llamado: SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION DOCUMENTAL? ___________________________________________________________________ apreciado funcionario quedamos altamente agradecidos por el tiempo empleado para resolver esta encuesta , le prometemos que la informacin suministrada ser de total confidencialidad y ser utilizada nicamente para ayudar a resolver necesidades que tenga esta empresa. APRENDICES SENA

Cedilec Ordoez Gutirrez

Gema Esmeralda Salazar Solarte

cedileth .o@misena.edu.co
gema.solarte@misena.edu.co

Pgina 50

6.1.2 Lista verificacin o de chequeo

LISTA DE VERIFICACION DE LA EMPRESA (ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO) FECHA REALIZADO POR:

AREA ARCHIVO (CONTROL DE DOCUMENTOS) A NA NE

1 LOS DOCUMENTOS
SE ENTREGAN EN 3 DIAS

OBSERVACIO NES

RECOMENDACION ES

2 PERSONAL
SUFICIENTE PARA EL AREA DE ARCHIVO HORARIO DETERMINADO PARA LA GESTION DOCUMENTAL LA EMPRESA EXIGE UN DOCUMENTO PARA EL PRESTAMO DE CARPETAS SEGUIMIENTO AL PERSONAL QUE NO ENTREGUE DOCUMENTOS EN FECHAS PACTADAS LA EMPRESA CUENTA CON EXPERTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS REQUISITOS PARA SOLICITAR TIPO DE DOCUMENTO

8 CONTROL EN LA
CANTIDAD DE CARPETAS PRESTADAS

Pgina 51

9 OFICINAS PARA EL
AREA DE ARCHIVO

1 SEGURIDAD EN EL 0 ALMACENAMIENTO
DE LA INFORMACION CONTENIDA EN ARCHIVOS

1 CONVENIOS CON 1 OTRAS ENTIDADES

TOTALES

Pgina 52

6.2.2 Entrevista

ENTREVISTA DE SIGDO A LA EMPRESA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO. El siguiente cuestionario muestra las preguntas que se aplicaran en la entrevista que se realizara a la empresa de acueducto y alcantarillado, relacionadas al rea de archivo. Nombre delentrevistado:_____________________________________________________ Cargo: _____________________________________________________ Nombre del entrevistador:________________________________________________ CUESTIONARIO:

1. dado que la cobertura del servicio proyectado a la ciudadana es de gran nivel el acueducto y alcantarillado cuenta con los recursos tecnolgicos necesarios para cumplir con los requerimientos de los procesos realizados en cada dependencia. _______________________________________________________________ 2. el personal vinculado en la empresa esta ntegramente capacitado para desempear sus cargos. Denos su opinin? ____________________________________________________________

3. Con que recursos tecnolgicos cuenta en estos momentos el rea de archivo? _____________________________________________________________ 4. El rea tecnolgica esta a un nivel suficiente o hace falta infraestructura? _____________________________________________________________ 5. En caso de daos tecnolgicos con que recursos cuenta la empresa para suministrar para suministrar informacin sin prdida de datos? _____________________________________________________________ 6. la implementacin de este software ayudara a________________________ ______________________________________________________________

Pgina 53

7. la gestin documental dispone de estadstica? _____________________________________________________________ 8. la empresa cuenta con una poltica escrita para la organizacin de la gestin documental? _____________________________________________________________ 9. ha existido un sistema de informacin similar al que se va implementar en la empresa? ______________________________________________________________ 10. Cul es su opinin sobre este proyecto? ____________________________________________________________ 11. nmero actual de empleados en la empresa? ______________________________________________________________

a. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO (Proyecto)

Pgina 54

BIBLIOGRAFIA Se refiere a la informacin consultada para el proyecto. -http://www.acueductopopayan.com.co/institucional/ -http://www.acueductopopayan.com.co/institucional/historia/ -http://www.acueductopopayan.com.co/institucional/normatividad/ -http://www.acueductopopayan.com.co/institucional/filosofia/ -http://www.acueductopopayan.com.co/institucional/sistema-de-gestion-de-lacalidad/ -http://technoworld.crearblog.com/?p=7 -https://www.google.com.co/search?q=que+es+un+esquema+de+hardware&hl=es419&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=f_o3Ubi9Ko_Q9ASjmICgDQ&ved=0 CDAQsAQ&biw=1024&bih=499 - CHAMORRO DIAZ, Mnica Sandra < mdiaz@acueductopopayan.com (Jefe encargada
del rea de sistemas) - HURTADO ACOSTA Sandra Jimena<sajihda@hotmail.com (asistente en el rea de sistemas)

-http://www.ecci.edu.co/main/index.php/ecci/dependencias/799-gestiondocumental?showall=1 - http://www.imaginar.org/dgd/manuales/instructivo_archivos.pdf -http://losensayos.com/2013/01/25/ley-594-de-2000-ley-general-dearchivos/#.UTgCMNZItGl

Pgina 55

ANEXOS Informacin complementaria al proyecto (fotos, listados, tablas, figuras) JEFE DE ARCHIVO Y APRENDICES SENA

Pgina 56

RECEPCIONISTA EN EL AREA DE ARCHIVO

Pgina 57