2. De que esta compuesta una base de datos.

DE QUE SE COMPONE UNA BASE DE DATOS ? Objeto: En el mundo de la programacin orientada a objetos (POO), un objeto es el resultado de la instanciacin de una clase. Una clase es el anteproyecto que ofrece la funcionalidad en ella definida, pero sta queda implementada slo al crear una instancia de la clase, en la forma de un objeto. Por ejemplo: dado un plano para construir sillas, entonces una silla concreta, en la que podemos sentarnos, construida a partir de este plano, sera un objeto de alguna base de datos. Es posible crear mltiples objetos utilizando la definicin de la clase anterior.

Variable:

En programacin, una variable es un espacio de memoria reservado para almacenar un valor que corresponde a un tipo de dato soportado por el lenguaje de programacin. Una variable es representada y usada a travs de una etiqueta (un nombre) que le asigna un programador o que ya viene predefinida. Por ejemplo, en la variable de nombre "num", se almacena el nmero 8 (de tipo entero). De forma genrica, para utilizarla y sumarle un uno se debera programar: num = num + 1. Una variable puede ser del tipo boleano, entero, decimal de coma flotante, caracter, cadena de texto, arreglo, matriz, tipo definido por el usuario, etc. Estos son tipos de datos. Una variable, por lo general, como su nombre lo indica, puede variar su valor durante la ejecucin del programa. Dependiendo del lenguaje de programacin usado, tambin puede cambiar el tipo de dato que almacena.

Registro: En informtica, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro representa un objeto nico de datos implcitamente estructurados en una tabla. En trminos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero consecutivo

(nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo clave para su bsqueda. La estructura implcita de un registro y el significado de los valores de sus campos exige que dicho registro sea entendido como una sucesin de datos, uno en cada columna de la tabla. La fila se interpreta entonces como una variable relacional compuesta por un conjunto detuplas, cada una de las cuales consta de dos tems: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila provee para dicha columna.

Campos:

En informtica, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo ste un error del sistema. En las hojas de clculo los campos son llamados celdas. La mayora de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numricos mientras otros almacenan texto, tambin vara el tamao de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre. los campos se dividen en: Alfanumericos: Contiene cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres). Numericos: Existen de varios tipos principalmente como enteros y reales.

Entidad: una entidad es la representacin de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos.Una entidad se describe en la estructura de la base de datos empleando un modelo de datos.Por ejemplo, nombres de entidades pueden ser: Alumno, Empleado, Artculo, etc.Cada entidad est constituida por uno o ms atributos. Por ejemplo, la entidad "Alumno" podra tener los atributos: nombre, apellido, ao de nacimiento, etc.En el modelo de entidad-relacin se emplean dos tipos de entidades: entidad fuerte y entidad dbil.Las entidades fuertes tienen atributos claves, en tanto las entidades dbiles no tienen atributos claves propios.

Relacin:

una relacin o vnculo entre dos o ms entidades describe alguna interaccin entre las mismas. Por ejemplo, una relacin entre una entidad "Empleado" y una entidad "Sector" podra ser "trabaja_en", porque el empleado trabaja en un sector determinado. Las relaciones se describen en la estructura de la base de datos empleando un modelo de datos.Las relaciones son muy empleadas en los modelos de bases de datos relacional y afines.En SQL las relaciones son llamadas tablas.

Modelamiento: Los esquemas generalmente son almacenados en un diccionario de datos. Aunque un esquema se defina en un lenguaje de base de datos de texto, el trmino a menudo es usado para referirse a una representacin grfica de la estructura de la base de datos.Un modelamiento de base de datos o esquema de base de datos es la estructura o el formato de una base de datos, descrita en un lenguaje formal soportada por el sistema de gestin de bases de datos. En otras palabras, un "modelamiento de base de datos" es la aplicacin de un modelo de datos usado en conjuncin con un sistema de gestin de bases de datos.

Llave primaria:

Una clave primaria debe identificar unvocamente a todas las posibles filas de una tabla y no solo a las filas que se encuentran en un momento determinado. Ejemplos de claves primarias son DNI o ISBN . Las guias telefnicas y diccionarios no pueden usar nombres o palabras o nmeros del sistema decimal de Dewey como claves candidatas, porque no identifican unvocamente nmeros de telfono o palabras.se llama llave primaria a un campo o a una combinacin de campos que identifica de forma nica a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. No pueden haber dos filas en una tabla que tengan la misma clave primaria.

Llave foreana: En el contexto de bases de datos relacionales, una clave fornea es una limitacin referencial entre dos tablas. La clave fornea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla. Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenciada.

3. Cuales son los elementos de una tabla.

-Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrnica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

4. Que es normalizacin. Normalizacin significa disear la tablas de una base de datos de tal forma que estas sean optimas aplicando cinco reglas de normalizacin

5. Que es redundancia en Base de Datos.

En bases de datos o en ficheros, la redundancia hace referencia al almacenamiento de los mismos datos varias veces en diferentes lugares. La redundancia de datos puede provocar problemas como: * Incremento del trabajo: como un mismo dato est almacenado en dos o ms lugares, esto hace que cuando se graben o actualicen los datos, deban hacerse en todos los lugares a la vez. * Desperdicio de espacio de almacenamiento: ya que los mismos datos estn almacenados en varios lugares distintos, ocupando as ms bytes del medio de almacenamiento. Este problema es ms evidente en grandes bases de datos. * Inconsistencia de datos: esto sucede cuando los datos redundantes no son iguales entre s. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando se actualiza el dato en un lugar, pero el dato duplicado en otro lugar no es actualizado.

Si una base de datos est bien diseada, no debera haber redundancia de datos (exceptuando la redundancia de datos controlada, que se emplea para mejorar el rendimiento en las consultas a las bases de datos).

Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de caractersticas mejoradas que simplifican el proceso de creacin de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de datos con anterioridad, probablemente apreciar estas caractersticas por su capacidad de agilizar el proceso de creacin. Este artculo aborda el proceso bsico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una descripcin detallada de algunas tcnicas que puede utilizar para incluir informacin en la nueva base de datos. Qu desea hacer?

Conocer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access Crear una base de datos mediante una plantilla Crear una base de datos sin plantilla Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access Importar, anexar o vincular a datos de otro origen Abrir una base de datos de Access existente Crear una plantilla personalizada en blanco

Conocer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access.

Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creacin de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea especfica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeo nmero de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual estn, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma ms rpida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura. 1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botn Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. 2. En el centro de la pgina Introduccin a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vnculos del panel Categoras de plantillas, aparecern otras nuevas. Puede descargar tambin ms plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente seccin de este artculo para obtener informacin detallada. 3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar. 4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. 5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online). Access crea o descarga la base de datos y, a continuacin, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento: En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar. 6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vaca del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploracin para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, y est conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrar una gran variedad de plantillas. 1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Ms en Office Online, haga clic en Plantillas. La pgina principal de plantillas de Office Online aparecer en la ventana del explorador. 2. Utilice las herramientas de exploracin y bsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla est diseada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con plantillas, vea el artculo Gua de las plantillas de 2007. Volver al principio

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuacin, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear. Importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener ms informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, o sobre cmo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vnculos de la seccin Vea tambin de este artculo.

Crear una base de datos en blanco

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. 1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos. 2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. 3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. 4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre. Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos. 5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee. Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro mtodo, como pegar o importar. 1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseo de tabla. 2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos. Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el panel de exploracin y luego haga clic en la Vista Diseo . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Diseo. 3. Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes. 4. Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office en Guardar o presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de otro origen, tal como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de tablas ms comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades. 1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista. 2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Para eliminar una columna Haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna .

Para agregar una nueva columna

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. 3. Guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office en Guardar o presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic

Definir propiedades de campo en la Vista Diseo Independientemente de cmo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto slo se puede hacer en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en la Vista Diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo Propiedades del campo. Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener informacin ms detallada presionando F1. En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse. Propiedad Descripcin Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255. Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades. Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado. Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos

Tamao del campo

Formato Mscara de entrada

los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades. Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por Valor ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea predeterminado registrar la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado. Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un Requerido nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo. Volver al principio

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos estn almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya estn separados en columnas, como ocurre en las hojas de clculo de Excel. Si los datos estn en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificacin o algn tipo de manipulacin (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizs prefiera realizar esta operacin antes de copiar los datos, especialmente si no est familiarizado con Access. Cuando pegue los datos en una tabla vaca, Access definir el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene ms que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado slo contiene las palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de datos S/No al campo. Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos. Si Access asigna nombres de campo genricos, deber cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento: 1. Guarde la tabla.

Haga clic en el botn de Microsoft Office en Guardar o presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuacin, escriba un nombre de campo vlido para cada columna. Puede parecer que est escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos. 3. Guarde la tabla de nuevo. Nota Puede cambiar tambin el nombre de los campos editndolos en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploracin. Volver al principio

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculndose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos de otros orgenes. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orgenes. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente. 1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms. Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. 3. Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen. 4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar. Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de dilogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar. El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos. 5. Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles. Puede repetir fcilmente la operacin ms adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar. Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Para obtener informacin ms especfica sobre cmo importar varios tipos de datos a Access, vea los vnculos de la seccin Vea tambin. Volver al principio

Abrir una base de datos de Access existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso". Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al modo de slo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir 1. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en. 2. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar. 3. Escriba los criterios de bsqueda en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar para buscar la base de datos. 4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla. 5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuacin, cierre el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda. Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las ltimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Access abrir la base de datos con la misma configuracin de opciones que tena cuando se abri por ltima vez. Si no se muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botn Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Access. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el nmero de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un mximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botn Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de dilogo Abrir.

Para obtener ms informacin sobre cmo abrir bases de datos de Access existentes, vea los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo. Volver al principio

Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir datos, pero no crea ningn otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la prxima vez que cree una nueva base de datos, ya contendr los objetos incluidos en la plantilla. Adems de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas previamente rellenadas con datos, as como cualquier configuracin especial, propiedad de base de datos o cdigo que desee tener en todas las bases de datos nuevas. Por ejemplo, supongamos que tiene una coleccin de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que cree. Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access 2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.

Si el formato de archivo predeterminado est configurado en el formato de Access 2000 o Access 2002-2003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 2002-2003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003. Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa En_blanco.accdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco.

Cmo se cambia el formato de archivo predeterminado? Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre temporal) y, a continuacin, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla. Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la plantilla y, a continuacin, elimine los objetos que no desee incluir.

Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deber guardarla en una ubicacin especfica. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Guardar como. y, a continuacin, seleccione

2. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la plantilla. 3. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas: Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access Carpeta de plantillas personales Por ejemplo: En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas Nota Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea una plantilla en una versin anterior) y, a continuacin, haga clic en Guardar. Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicacin, los objetos de la plantilla se incluirn de forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en blanco sin plantilla. Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access). Volver al principio Le result este artculo de ayuda? S

No No es lo que esperaba Corresponde a: Access 2007 Vea tambin: Abrir una base de datos existente Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Crear informes sencillos Crear tablas en una base de datos Crear un formulario Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Crear una consulta de seleccin sencilla

Ver ms

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007 (I)

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .

La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007 (II)

Las barras La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas

opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007 (III)

Las barras (cont.)

El Botn de Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I) Conceptos bsicos de Access Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2007, consltalo aqu

Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introducci n a Microsoft Office Access. Seleccion a la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs selecciona r una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de

la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu .

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te recomendamos que visites este avanzado .

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (II) Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access: En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opci n Abrir. .. Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el archivo de la base

de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

Unidad 3. Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.

Crear una tabla de datos. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Para seguir pasa a la pgina siguiente...

Unidad 3. Crear tablas de datos (II)

Crear una tabla de datos (cont.). Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu . Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu .

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica

siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el bornanterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el

sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Unidad 3. Crear tablas de datos (II)

Crear una tabla de datos (cont.). Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu . Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu .

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el bornanterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo

estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botn o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. de la pestaa Diseo.

Por ltimo, guardar la tabla.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar diseo de tablas.

Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introduccin de datos.

Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de

desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla.

Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar

Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botn pestaa Diseo. o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. de la

Por ltimo, guardar la tabla.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso

de modificar diseo de tablas.

Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introduccin de datos.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Unidad 4. Modificar tablas de datos (II)

Buscar y reemplazar datos. Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio.

O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de buscar datos en una tabla.