COLO\-IBIA

I Al contestar

Archivo General de ra Nacin cite este #: 879

p.m.

ARClHVO GENERAL
DE LA 1'AUON

Fecha: 24/031201104:57:18 Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio

Anexos:

Folios:

I I
A.

Remite:

311

Grupo de Normatividad

y Desarrollo

de la Pol'ica

311-Rad. 160/11 Seora KATRIN BOLVAR FANDIO Asesora Jurdica NUSIL SERVICIOS CTA Carrera 7 Bis NO.123-76 Katri nBolivarjurdica@nusilcta.com Bogot D.C. Asunto: Concepto Tcnico sobre aplicacin de las disposiciones documentos digitalizados en una Cooperativa de Trabajo Asociado. Respetada Seora Katrn: En atencin a su solicitud radicada en esta entidad mediante correo electrnico de fecha 21 de enero de 2011, radicado bajo el No. 160, relacionada con la obligatoriedad del cumplimiento de la normatividad archivstica y la eliminacin de documentos digitalizados de la Cooperativa de Trabajo Asociado, el Archivo General de la Nacin le informa lo siguiente: Es importante tener en cuenta de una parte las COOPERATIVAS que tienen como objetivos generales del acuerdo cooperativo, generar y mantener trabajo para los asociados de manera autogestionaria, con autonoma, autodeterminacin y autogobierno, con servicios que no son especializados segn el decreto 4588 de 2006, y de otro las COOPERATIVAS organizadas como prestadoras de un servicio pblico, al respecto le informamos lo siguiente: Para el primer caso, no hay una norma archivstica que exija su aplicacin en el sector privado, no obstante, resulta de vital importancia que el sector privado, adopte las disposiciones archivsticas que rigen al sector pblico, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en la gestin documental y manejo de informacin en sus empresas. Para el caso de las Cooperativas organizadas como prestadoras de un servicio pblico, el artculo 2 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos establece que el mbito aplicacin comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por ley. Igualmente, de conformidad con lo establecido en el artculo 370 de la Constitucin Poltica y en la Ley 142 de 1994, corresponde a la Superintendencia de Servicios Pblicos ejercer control, inspeccin y vigilancia de los entes prestado res de servicios pblicos domiciliarios, entre ellos las asociaciones de usuarios o comunidades organizadas, las cuales deben cumplir las normas del Rgimen de los Servicios Pblicos Domiciliarios contenidos en la Ley 142 de 1994. Con lo que se concluye que para estos casos, si deben dar aplicacin a las disposiciones legales en materia archivstica en los trminos sealados en el artculo 12 del Decreto 4124 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados", que establece: "Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas. Para las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, el mbito de aplicacin de la Ley 594 de 2000 estar circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa funcin". archivsticas y eliminacin de

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra. 6 N2 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 2019, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Pgina Web: www.arslliyQg<;;t1f,~r-J.Koy.(g, NIT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Lnea gratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogota, Colombia. Fecha: 2011-02-23 4 GD-302-FR-003

v:

COLOl\IBIA

ARCHIVO

GENERAL
nE LA 1\'.'\ClON

En relacin la eliminacin de los documentos ya digitalizados puede servir de ayuda:

hacemos algunas precisiones que le

La conservacin de los documentos de archivo, producidos por las entidades se debe hacer tomando en cuenta el tiempo que de acuerdo con las normas archivsticas y/o generales vigentes sea necesario para dar continuidad a los compromisos contractuales, laborales y misionales que haya contrado la entidad y/o empresa; la conservacin igualmente debe prever, el cumplimiento de lo sealado en la Constitucin Poltica de Colombia, artculo 15 derecho a la intimidad y artculo 20 derecho a la informacin. Con el fin de poder determinar la conservacin de un documento, se debe realizar un proceso de Valoracin Documental que implica la identificacin de los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su tiempo de permanencia en las diferentes fases de archivo (archivo de oficina, archivo, central y archivo histrico). El valor primario es el que poseen los documentos desde su punto administrativo, fiscal, legal, contable y tcnico. El valor secundario de los documentos es aquel que por su importancia histrica, cientfica, y cultural, amerita conservarse permanentemente. De otra parte, se debe tener en cuenta que las Tablas de Retencin Documental - TRD- son un instrumento de la gestin documental, que permite conocer tanto los tiempos de retencin de los documentos en sus distintas fases de archivo como su disposicin final (eliminacin, seleccin, conservacin total o microfilmacin ylo digitalizacin). Esta informacin se obtiene mediante el proceso de valoracin documental que consiste en la identificacin de los valores primarios y de los valores secundarios de los documentos, independientemente del medio que soporte la informacin. Para la valoracin de documentos cuando no exista una disposicin legal aplicable a un asunto en particular se sugiere tener en cuenta normas relacionados con tiempos de prescripcin caducidad, igualmente normas en materia contable, laboral o tcnica que permitan su aplicacin por analoga. En lo relacionado con el tema de archivo digital, el AGN, teniendo en cuenta la necesidad de asegurar que las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas tomen decisiones acertadas cuando pretendan implementar nuevas tecnologas para la produccin, organizacin, conservacin, reprografa, recuperacin, almacenamiento y manejo de sus archivos, ha establecido parmetros que garanticen a aquellas la adecuada administracin de su documentacin en cualquiera de sus fases, para lo cual expidi la circular No. 2 de 1997 que establece los parmetros a tener en cuenta para la implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos, concordante con lo sealado en el artculo 49. De la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos que establece: "Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 20. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

Igualmente la Ley 594 de 2000, en su artculo 19 establece la posibilidad de las entidades del Estado y de aquellas privadas que cumplen funciones pblicas, de "incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico", siempre y cuando se cumpla con ciertos requisitos como son la existencia de una organizacin archivstica de los documentos. El AGN ha establecido como poltica, recomendar un sistema de reprografa compuesto por los dos medios tecnolgicos; microfilmacin y digitalizacin. El sistema de duplicacin microgrfico problemas de estabilidad, compatibilidad ha demostrado y obsolescencia hbrido, es decir

su actualidad y vigencia, frente a los de los medios informticos. Se plantea

ESTABLECIMIENTO

PBLICO

ADSCRITO

AL

MINISTERIO

DE CULTURA

Cra. 6 N~ 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19. E-Mail: contacto{alarchivoo:eneral.my,r:o, P:ina Web; Y<I'j";'>"(,'lr:Qi\fogcr'.'("I.:,OYCO, NIT 800128835-6 Atencin de Queja5 Reclamo5 V Su:erencia5, Lnea :ratuita fuera de Bo:ot 01800091173, 3372035 Bogota, Colombia,

Fecha: 2011-02-23 V:4

GD-30z-FR-003

('OLO~(IlIA

ARCIIIVO GENERAL
DE L\ J"ACION

como mecanismo idneo, la conformacin de un proceso de microfilmacin con fines conservacin, acceso a futuro y perdurabilidad de la informacin; frente a un uso simultneo imgenes digitales, para explotacin y difusin de la informacin.

de de

Es importante tener en cuenta el valor probatorio que tiene el microfilm, en la medida en que ste es un sistema tcnico experimentado a largo plazo, que da certeza de su perdurabilidad y seguridad, autorizado y otorgado su valor probatorio mediante los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y la Ley 141 de 1961 que ratific los decretos antes mencionados. As mismo la imagen digitalizada segn la Ley 527 de 1999, en su artculo 12 establece que cuando la Ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados ese requisito quedar satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la informacin que contenga sea accesible para su posterior consulta

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algn formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida 3. Que se conserve de haber alguna, toda informacin que permita determinar el origen, destino del mensaje la fecha y hora en que fue enviado o recibido el mensaje o el documento. Por otra parte es importante tener en cuenta que cualquier tecnologa que se adopte deber garantizar la conservacin, operatividad, seguridad, perdurabilidad, y reproduccin de la informacin contenida en estos. De igual modo, se recomienda consultar la Norma Tcnica ISO 15489, la cual se aplica a la gestin de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades, o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo.

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

dentro de los

Cordialmente,

ERRERA GMEZ
Direct eneral
Proyect: 19a Yaneth Sandoval Gmez, GNP Revis: Clara Ins Casilimas Rojas, Coordinadora Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos Tcnicos 311.02.02

({'1

-GNP-

r)(:f

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra.6 N2 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Pgina Web: WWI"LlJ!J:.b.l'i.9J:;f:U{C .: LQ"'C',), NIT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Lnea gratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V: 4 GD-302-FR-003