1.

INTRODUCCION A LOS ELEMENTOS DE MICROSOFT EXCEL

1.1.

Que es y para qu sirve?

Excel es un programa de computadora desarrollado por la empresa Microsoft. A este tipo de programa se lo conoce como Hoja de Clculo porque sirve para que una persona realice clculos matemticos cmodamente.

El rea de trabajo en Excel es una figura en la pantalla que, aunque se la llama hoja, se trata de una tabla con muchas filas y columnas que al cruzarse forman una gran cantidad de celdas. Los que saben usar Excel le asignan a las celdas datos o frmulas matemticas. A estas ltimas se les indica cules son las celdas de las que deben obtener los datos necesarios para calcular sus resultados.

Excel facilita notablemente el trabajo de los contadores, fsicos, matemticos, y de todo aquel que necesite hacer varias veces los mismos clculos. Cada hoja puede ser guardada y vuelta a utilizar cada vez que se lo necesite. El programa tambin ofrece la posibilidad de hacer grficos automticamente, en los que se puede observar cmo se comporta una variable numrica con respecto a otra.

1.2.

Formas bsicas para iniciar Excel.

Para abrir Excel se hacer desde el botn iniciar situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar

Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa. Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta.

1.3.

Operaciones bsicas para cerrar Excel.

Haz clic en el men Archivo o sobre el botn de Microsoft Office. Selecciona el men Cerrar. Si Excel detecta que no se han guardado los ltimos cambios realizados en el documento, mostrar un cuadro de dialogo con las opciones Si, No y Cancelar

Si: Los cambios realizados se guardarn antes de cerrar el archivo. Si es la primera vez que guardamos el libro de trabajo, entonces se requerir que asignes el nombre y ubicacin del archivo. No: El archivo se cerrar sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que guardamos. Cancelar: El libro de trabajo no se cerrar para poder continuar trabajando en l.

1.4.

Utilizacin de las barras de Excel.

Barras La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

2. TRABAJANDO CON M. EXCEL 2007 CONCEPTOS BASICOS DE M. EXCEL

2.1.

Libro de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensin .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensin .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de clculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrir con tres hojas de clculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en la que se desea trabajar. Tambin podemos movernos por las hojas mediante las barras de desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de trabajo.

2.2.

Hoja de calculo

Una hoja de clculo es un programa, ms precisamente una aplicacin, que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

2.3.

Operaciones de datos Introducir datos Cualquier informacin que se introduce en Excel es un dato. Cuando se aade un dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de clculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en Excel, ste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada (consulta el captulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado o el ratn para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el captulo anterior). 2. Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente teclendolo). 3. Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introduccin del mismo en la celda activa Modificar datos

Sabemos cmo introducir datos en las celdas de Excel, cmo borrarlos y cmo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrars con que es preferible modificar un

dato que ya est en una celda a sustituirlo completamente. Esto es tanto ms cierto cuanto ms largo es el texto que hay en una celda o ms complicada es la frmula que hay en ella. Para corregir un dato errneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar. Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces vers que ocurren dos cosas:

El punto de insercin aparece dentro de la celda activa, justo detrs del ltimo carcter que haya en la misma.

La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel.

Una vez que has hecho esto, slo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras ests modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc. 2.4. Tipos de datos

Valores constantes Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numricos y fecha/hora.

Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres.

Numricos Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres. Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la

fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).

Formula Una frmula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Las clculos, con los hoja de frmulas permiten realizar ms o menos complejos, datos introducidos en la clculo.

 Funciones Dentro de todo el conjunto de funciones, se encuentran las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. En varias funciones el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nmero de serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha

AHORA

AO (nm. De serie)

DIA(nm. De serie)

DIAS360(fecha inicial; fecha final; mtodo)

DIASEM(nm. de serie; tipo)

FECHA(ao; mes; da)

FECHA NUMERO(texto de fecha)

HORA(nm. de serie)

Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del

HORA NUMERO(texto de fecha)

HOY

MES(nm. de serie)

mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

MINUTO (nm. De serie)

SEGUNDO(nm. de serie)

3. OPERACIONES CON ARCHIVOS

3.1.

Guardar un libro de trabajo

Puedes guardar un libro de trabajo Excel utilizando la opcin Guardar o la opcin Guardar como. Para guardar un libro de trabajo sigue los siguientes pasos: Opcin Guardar Hacer clic en el men Archivo (Excel 2003) o sobre el botn de Microsoft Office (Excel 2007). Haz clic en Guardar. Si es la primera vez que guardas un libro nuevo, entonces aparecer el cuadro de dialogo Guardar como en donde podrs cambiar el nombre del libro de trabajo , por omisin aparece como Libro1

Si el libro de trabajo exista previamente, entonces no aparecer el cuadro de dialogo y el documento se guardar con el nombre existente. Opcin Guardar como La funcin Guardar como se utiliza cuando se necesita guardar un libro de trabajo con un nombre diferente al original o cuando requieres crear una copia del documento compatible con versiones anteriores de Excel. Hacer clic en el men Archivo (Excel 2003) o sobre el botn de Microsoft Office (Excel 2007). Selecciona la opcin Guardar como. La ventana de dialogo Guardar como se abrir, aqu puedes cambiar el nombre del documento si as crees necesario.

3.2.

Cerrar un libro de trabajo

Es conveniente cerrar un libro de trabajo Excel que has terminado de editar, con el fin de utilizar innecesariamente la memoria del equipo. Para cerrar un archivo Excel sigue el procedimiento: Haz clic en el men Archivo (Excel 2003) o sobre el botn de Microsoft Office (Excel 2007) Selecciona el men Cerrar. Si Excel detecta que no se han guardado los ltimos cambios realizados en el documento, mostrar un cuadro de dialogo con las opciones Si, No y Cancelar 3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Para crear un libro nuevo en Excel sigue los siguientes pasos: Da clic sobre el men Archivo (Excel 2003) o clic sobre el botn de Microsoft Office (Excel 2007). Elije la opcin Nuevo. Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha General en el cuadro de dilogo Nuevo y pulse dos veces en el icono Libro. La figura de arriba muestra cmo crear un archivo nuevo en Excel 2007. Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces selecciona Plantillas Instaladas o Mis Plantillas y elige la plantilla que necesidades.

MINISTERIO DE EDUCACION CENTRO EDUCATIVO STELLA SIERRA

UTILIDAD II

INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL

PROFESORA: DIVA SANJUR

NIVEL: 11 C

REALIZADO POR: ALDAHIR MENDOZA

FECHA DE ENTREGA: LUNES 18 DE MARZO

AO: 20113

La perseverancia es muy importante para el xito. Y que si uno no se cansa de llamar a la puerta con el vigor y la paciencia necesarios, alguien le abrir al final

Longfellow.