25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional . *qualquer semelhana com um super-heri mera coincidncia.

. por Profissionais De Eventos PDES, Quinta, 13 de setembro de 2012 s 13:04 .

O trabalho de um produtor de eventos profissional envolve uma srie de funes essenci ais para o xito do evento. Dentre elas, vale destacar o desenvolvimento de um con ceito para o evento, a criao de um oramento, a contratao de fornecedores e funcionrios , a reserva de um local apropriado, a promoo do evento em diversas mdias, e muito m ais. Confira abaixo 25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional. A pa rtir delas, voc poder promover eventos de sucesso,independente do tipo e do porte.

1. Conhecimentos prticos. Para que seus eventos ocorram como o previsto, importan te ter conhecimentos prticos a respeito de fornecedores, uma vez que so eles que d isponibilizam equipamentos de som, iluminao, entre outros itens necessrios para um evento profissional. Alm disso, voc deve conhecer os principais locais usados para cada tipo de evento em sua cidade,garantindo a melhor escolha para determinado evento; 2. Comunicao eficaz. Um bom produtor de eventos precisa saber se comunicar com sua equipe, com os clientes, com os fornecedores e tambm com o pblico. Se voc no tiver habilidade para lidar com as pessoas, melhor encarregar algum mais comunicativo p ara lidar com a mdia e com outras tarefas envolvendo uma abordagem direta com out ras pessoas, para no colocar seus eventos em risco; 3. Cuidados com segurana. Qualquer evento exige cuidados especficos para que os pa rticipantes tenham o mximo de segurana possvel. Alm disso, fundamental seguir as ins trues da vigilncia sanitria, especialmente se o evento em questo tiver a presena de al imentos; 4. Habilidade de negociao. Um produtor de eventos deve ter habilidade de negociao, p ara assegurar as melhores condies para que determinado evento acontea. Negociar preo s mais baixos exige conhecimento dos valores aplicados no mercado, por exemplo; 5. Gerenciamento do tempo. Assim como qualquer ocupao, se voc no souber gerenciar o seu tempo, dificilmente dar conta de completar suas obrigaes, o que comprometer a re alizao do evento. Lembre-se de que um dia de atraso pode prejudicar o resultado fi nal, levando a prejuzos; 6. Estratgia organizada. Na hora de elaborar sua estratgia para dar vida ao evento , essencial organizar seu plano de ao, de modo que seja possvel ficar em dia como c ronograma, alm de controlar as aes de todos os contratados evoluntrios que ajudaro no evento;

7. Noes de administrao e finanas. Qualquer produtor de eventos profissional deve ter noes de administrao e finanas. Gerenciar oramentos apenas uma das inmeras medidas pa que o evento ocorra sem nenhum problema em relao a gastos;

8. Capacidade para tomar decises sob presso. Como o desenvolvimento de um evento e xige que o responsvel por ele tome inmeras decises, importante ter capacidade para avaliar as melhores opes, principalmente sob a presso de realizar o evento no prazo estipulado; 9. Jogo de cintura. Produzir um evento requer muito jogo de cintura, pois imprev istos acontecem numa frequncia maior do que o desejado. Por isso, preciso lidar c om contratempos de forma criativa e prtica;

10. Cursos complementares. A experincia com eventos pode ser aprimorada a partir de cursos especficos, como especializaes na rea. Alm disso, voc pode se aperfeioar em dministrao, relaes pblicas, cincias contbeis,lnguas estrangeiras e muitas outras rea podem contribuir para voc ser um produtor de eventos verstil; 11. Materiais indispensveis. Todo produtor profissional deve ter em mos alguns mat eriais indispensveis, como um tablet ou um simples bloco de anotaes para verificar dados, planilhas e outras informaes importantes para a realizao do evento. Mquinas fo togrficas tambm ajudam em determinadas situaes, como a checagem de itens, por exempl o; 12. Cronograma atualizado. Mesmo diante de eventuais imprevistos, voc deve sempre manter o cronograma atualizado, adaptando-se de acordo com as necessidades que podem surgir durante a preparao para o evento; 13. Divulgao apropriada. Ao elaborar um plano de marketing, considere o pblico que voc deseja atingir. Por exemplo: no adianta focar a divulgao em um pblico jovem se o evento for destinado a frequentadores adultos; 14. Ferramentas online de divulgao. Alm dos meios de comunicao tradicionais (anncios e m TV, revistas e outras mdias), no se esquea de que um evento pode ter uma grande v isibilidade a partir de uma divulgao virtual. Por conta disso, crie um site, um bl og e perfis em diversas redes sociais, como LinkedIn, Facebook, Google+, Twitter e qualquer outra que possa beneficiar a disseminao do evento pela web; 15. Contratao de profissionais qualificados. Um produtor de eventos profissional d eve dar preferncia a pessoas qualificadas e preparadas para suas respectivas funes, para que o evento tenha chances maiores de ser realizado com grande qualidade; 16. Rede de contatos. A contratao de funcionrios qualificados pode ser feita por me io de pesquisas na internet, agncias de emprego ou com base em recomendaes. Portant o, sua rede de contatos deve ser abrangente,envolvendo diversos setores que poss am ser teis em algum momento;

17. Parcerias. Estabelecer parcerias pode ser muito vantajoso para ambas as part es,garantindo benefcios mtuos e at permitindo a reduo de custos em determinadas situae ; 18. Conhecimento de tendncias. A preparao para qualquer evento exige que o produtor conhea as principais tendncias do mercado, garantindo que o evento seja o mais mo derno possvel; 19. Solicitaes do cliente. Na hora de criar um evento, fundamental priorizar as so licitaes do cliente, afinal, eles devem ficar satisfeitos ao final do evento. Caso o que o cliente desejar no seja a melhor opo, use sua experincia para convenc-lo dis so, mostrando alternativas mais vantajosas; 20. Participao em outros eventos. Uma boa forma de conhecer o que h de mais inovado r no mercado participar de outros eventos. Assim, voc e sua equipe tero ideias que podero ser usadas nos prximos eventos da sua empresa;

21. Olho no futuro. A programao de um evento deve levar em conta diversos fatores que podem influenciar na realizao do mesmo. Se ele for de grande porte,por exemplo , evite agend-lo para uma data prxima de outros eventos semelhantes;

22. Voluntariado. Alm da contratao de funcionrios, possvel recorrer a voluntrios,espe ialmente em eventos beneficentes; 23. Funes adequadas para cada integrante da equipe. Ao organizar as funes de cada me mbro da sua equipe, lembre-se deque cada pessoa tem uma formao e habilidades difer entes. Por isso, importante que todos atuem conforme suas experincias e capacidad es; 24. Informaes atuais. Durante todo o processo de criao de um evento, voc precisa mant er-se informado sobre tudo o que acontece na sua rea de atuao; 25. Cuidados aps o evento. Para finalizar as 25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional, lembre-se de que os cuidados com o evento devem incluir todas as etapas dele, desde a sua preparao at as medidas necessrias aps o evento, co mo a devoluo de todos os equipamentos. FONTE: Produzindo Eventos