VI NORMAS OPERATIVAS Y DE PROCEDIMIENTO A. SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO 1. La solicitud de financiamiento deber ser presentada por escrito.

Ser recibida por la Secretara del FGCPJ quien asignar un nmero de ingreso y sellar el cargo de recepcin correspondiente. 2. El Secretario Ejecutivo asignar los proyectos entre los evaluadores del FGCPJ. 3. Los evaluadores verificarn que los expedientes estn formulados de acuerdo a la Gua de formulacin de proyectos y constatarn que los anexos y documentacin que se mencionan en el proyecto obren en el expediente presentado. 4. De no cumplir tales requisitos o de hallar elementos que a su criterio no reuna las condiciones de elegibilidad y sostenibilidad del proyecto, los evaluadores, recomendarn al Secretario Ejecutivo se proceda a devolver la solicitud al interesado para los fines pertinentes. B. EVALUACION DE LA SOLICITUD 1. De reunir la solicitud las formalidades establecidas, los evaluadores programarn una visita de campo y/o recomendarn la intervencin de un consultor externo. Ambas medidas sern probadas por el Secretario Ejecutivo. 2. Efectuada la aprobacin a que se refiere el numeral precedente, en el caso de la consultora externa, los evaluadores contactarn a consultores especializados en el proyecto proporcionndole los Trminos de referencia de la consultora. 3. El Secretario Ejecutivo aprobar la seleccin del consultor, luego de lo cual, se suscribir el Contrato de Consultora del Proyecto respectivo. 4. Si los propios evaluadores o el consultor recomendaran que se solicite inforrmacin o documentacin complementaria a la unidad ejecutora, se cursar por escrito el requrimiento correspondiente dndole un plazo de 30 das calendarios. Si dicha entidad no cumpliera, o no solicitara por razones debidamente justificadas, un plazo mayor, la solicitud ser devuelta por escrito a travs de la Secretara Ejecutiva. 5. Una vez cumplidos los pasos sealados en los numerales precedentes, los evaluadores formularn su Informe de Evaluacin del Proyecto, adjuntando al mismo, la Ficha del Proyecto y el Proyecto de Acuerdo. C. APROBACION 1. Emitido el Informe de Evaluacin, la Secretara Ejecutiva someter a consideracin del Comit Directivo la aprobacin de la propuesta de financiamiento del proyecto, llevando como sustento, el referido Informe, la ficha del proyecto y el proyecto de Acuerdo. 2. El Comit Directivo tiene la facultad de aprobar o rechazar la solicitud de financiamiento. Incluso de aprobarla puede modificar las condiciones de la propuesta. 3. A travs del representante de la Embajada de Japn en el Comit Directivo, el acuerdo que aprueba el financiamiento, ser puesto a consideracin del Gobierno del indicado pas, quien podr ratificarlo, modificarlo o denegarlo.

4. Una vez emitido el pronunciamiento favorable del Gobierno de Japn, la Secretara Ejecutiva, remitir a la unidad ejecutora la Carta de Aprobacin de la Solicitud de Financiamiento y Requerimientos para la celebracin del Contrato, De ser desfavorable dicho pronunciamiento, la solicitud de financiamiento ser devuelta a la entidad recurrente. 5. A la Carta de Aprobacin de la Solicitud de Financiamiento y Requerimientos para la celebracin del Contrato se adjuntar copia del Acuerdo del Comit y la Gua para la elaboracin del Plan Operativo. Con dicha comunicacin se requerir a laentidad ejecutora para que en un plazo que no exeder de 15 das calendarios, presente la informacin y documentacin solicitada. 6. Si la unidad ejecutora no cumpliera con presentar la documentacin sealada, o no solicitara por razones debidamente justificadas, un plazo mayor, la solicitud ser devuelta por escrito, travs de la Secretara Ejecutiva. D. CONTRATO 1. Una vez presentada la informacin y documentacin solicitada con la Carta a que se refiere el numeral C. 4. arriba indicado, los evaluadores verificarn que la informacin est conforme y que el plan operativo se hubiera formulado de acuerdo a la gua a que para dicho fin se proporcion a la entidad ejecutora. 2. De estar conforme la documentacin solicitar a la asesora legal formular el contrato respectivo quien debe entregarlo en el plazo ms breve posible, de recibida la documentacin. 3. Redactado el contrato, se citar al representante legal de la unidad ejecutante para la suscripcin respectiva. 4. A la suscripcin del contrato se har entrega a la unidad ejecutora de los siguientes documentos: a. La Gua para la Elaboracin del Reporte de Avance de Ejecucin de Proyectos, segn el cual, el ejecutor rendir cuenta de los avances del proyecto. b. Formato de Carta de la Unidad Ejecutora dirigida al Banco dando instrucciones a favor del FGCPJ , que debe de dirigir la unidad ejecutora al Banco (s) una vez abierta la (s) cuenta (s) para el proyecto. 5. Si transurrieran 15 das desde la citacin sin que el representante legal de la unidad ejecutora se apersonaran a la suscripcin del contrato, se dar por retirada la solicitud de financiamiento. 6. Una vez celebrado, y siempre y cuando no implique una modificacin sustantiva de los puntos aprobados en el Acuerdo respectivo, ni de las polticas de financiamiento vigentes, el contrato podr ser modificado por razones debidamente justificadas mediante addendas a ser aprobadas y suscritas por el Secretario Ejecutivo. Esta aprobacin requiere de un informe tcnico y opinin legal favorable. E. EJECUCION Y SUPERVISIN DEL CONTRATO 1. La unidad ejecutante es la responsable directa de la ejecucin de las actividades contenidas en el proyecto. 2. Asimismo es el responsable del manejo econmico-financiero de los fondos otorgados por el FGCPJ.

3. La unidad ejecutante antes de solicitar el primer desembolso deber entregar al FGCPJ los siguientes documentos: a. Informacin donde conste el N de la cuenta, el nombre de la entidad financiera en la que el ejecutor ha abierto la o las cuentas para la operatividad del proyecto, as como el nombre de los responsables de girar contra las mismas. b. La Carta de la Unidad Ejecutora dirigida al Banco dando instrucciones a favor del FGCPJ con el sello de recepcin correspondiente en la que conste que el ejecutante ha dado las instrucciones al Banco para que el FGCPJ pueda de acuerdo a lo previsto en el contrato, inmovilizar o cancelar dichas cuentas, asi como tener acceso permanente a los saldos y movimientos de las mismas. c. Adems, en el caso de unidades del Estado, la unidad ejecutante, previamente al primer desembolso presentar: Copia autenticada del Acta de Otorgamiento de la Buena Pro, del contrato de ejecucin de obra y el detalle del uso de los recursos que prev el referido contrato. Para los subsiguientes desembolsos, presentar la respectiva solicitud adjuntando el Reporte de Ejecucin del proyecto. Copia del contrato de supervisin. Otro documentos que se estableciera en el contrato respectivo. 5. Los evaluadores autorizarn las solicitudes de desembolso, siempre y cuando se sujeten a lo estipulado en el contrato, el Plan Operativo y la Gua para la Elaboracin del Reporte de avance de Ejecucin del Proyecto; as como se acredite los avances de las obras. 6. El Secretario Ejecutivo toma conocimiento de la autorizacin de desembolso visando dicho documento en seal de conformidad. Cumplido este trmite el rea de Adminstracin y Contabilidad a travs de la Secretara Ejecutiva efectuar el desembolso mediante transferencia a la cuenta bancaria abierta por la unidad ejecutora. La transferencia una vez efectuada ser comunicada a la unidad ejecutora. 7. Asimismo, los evaluadores previamente a los desembolsos debern verificar que la unidad ejecutora est cumpliendo con las dems estipulaciones del Contrato. 8. Durante la ejecucin del proyecto, los evaluadores establecern la necesidad de efectuar inspecciones al proyecto in situ, ya sea directamente o travs de un consultor externo. La medida respectiva ser aprobada por el Secretario Ejecutivo. 9. En el caso del consultor externo, la contratacin del profesional se efectuar de acuerdo al Contrato de Consultora de Proyectos en Ejecucin. 10. Los evaluadores autorizarn previa aprobacin del Secretario Ejecutivo, las acciones y/o medidas que a solicitud de la unidad ejecutora, estn destinadas a modificar los documentos integrantes del expediente tcnico, siempre y cuando se deba a razones debidamente justificadas. La unidad ejecutora debe adjuntar a su solicitud la justificacin tcnica de la modificacin o ampliacin, as como la autorizacin que al

respecto debe extender el responsable del proyecto, sin los cuales no se dar trmite alguno. 11. Cuando los evaluadores consideren que el contrato no se est cumpliendo en alguna de sus estipulaciones, o que el contenido del Reporte Trimestral de Ejecucin del proyecto, no es suficiente para una adecuada explicacin de los avances del proyecto y/o aplicacin de los recursos asignados a las actividades, podr solicitar informacin adicional y/o complementaria sobre los aspectos que estime necesarios y exigir la inmediata correccin de la gestin tcnico - administrativa por parte de la unidad ejecutante. De considerarlo necesario deber recomendar al Secretario Ejecutivo, suspender, o transferir total o parcialmente el desembolso solicitado segn corresponda. El Secretario Ejecutivo adoptar la medida que considere conveniente. 12. Igualmente, si en el transcurso de la ejecucin del proyecto, los evaluadores comprobaran una aplicacin o administracin incorrecta de los fondos, o alguna distorsin de los fines y objetivos del proyecto, solicitar al Secretario Ejecutivo disponga la realizacin de una auditora, quien la autorizar de considerarla necesaria. 13. De acuerdo a los resultados de la auditora el Secretario Ejecutivo puede disponer la Resolucin del Contrato y/o las medidas complementarias que fueran necesarias. F. LIQUIDACION FINAL DEL PROYECTO 1. Una vez culminada la ejecucin del proyecto, la unidad ejecutora est obligada a presentar un reporte final del Proyecto de acuerdo a la Gua del Reporte Final del Proyecto que ser proprocionada oportunamente por los evaluadores. 2. Aprobado el reporte final, se formularn las actas de terminacin del proyecto y de adjudicacin de las obras de acuerdo a los formatos contenido en la Gua del Reporte Final del Proyecto.