LA COMUNICACIN ESCRITA

En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicacin. Se nos exige en todas partes: en la escuela, universidad, en el trabajo y en mltiples actividades cotidianas. La comunicacin es como la imagen de una preparacin del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso ttulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicacin es cada uno de ellos. Comunicar una informacin es transmitrsela a alguien. Pero el resultado de la comunicacin no es solo lo que nosotros decimos, sino lo que los dems entienden. En la comunicacin, y muy especialmente en el mundo empresarial, lo importante es lo que entiende el receptor, no lo que el emisor quiere decir. Si el receptor no comprende un mensaje o lo mal interpreta, seguramente se debe a la falta de claridad por parte del emisor. Para lograr una comunicacin eficaz, ms an en la comunicacin escrita, es fundamental que nuestros mensajes estn orientados al lector y a la respuesta que queremos obtener de l. Los escritos profesionales cobran cada vez ms protagonismo en la empresa, y su calidad es vital por varios motivos: Influyen en el buen funcionamiento empresarial. Proporcionan una imagen de la empresa. Tienen carcter permanente, a diferencia de la comunicacin oral. Dado que cada situacin requiere escritos distintos, es importante dominar la redaccin de todo tipo de textos: 1. Actas 8. Manuales de 2. Cartas Procedimientos 3. Correos electrnicos 4. Informes 5. Manuales de estilo 6. Manuales de Identidad Corporativa 7. Manuales de Instrucciones 9. Notas de prensa 10. Memorias 11. Folletos 12. Presentaciones 13. Pginas web

El lector: quin nos lee?

El dinamismo de la vida en la empresa hace que los lectores dispongan de escaso tiempo. Por eso, uno de los objetivos fundamentales de nuestro escrito ha de ser facilitar al lector la lectura y comprensin de la informacin. Cualquier escrito profesional debe tener las siguientes caractersticas: Puntos clave reflejados de forma clara y concisa Estructura lgica de los contenidos Presentacin que facilite la comprensin As, los lectores pueden extraer rpidamente la ida central e interpretar de forma adecuada la informacin complementaria. El redactor: quin escribe? A menudo, el creciente volumen de la informacin que necesitamos presentar nos abruma. No obstante, nuestra labor puede simplificarse si utilizamos un mtodo que facilite lo siguiente: Redactar rpidamente. Responder a las necesidades del lector (puntos clave destacados, estructura lgica y adecuada presentacin). Producir escritos fciles de actualizar. Escribir textos aptos para diferentes destinatarios y temas de inters. Sntesis

Los escritos profesionales son herramienta fundamental de comunicacin para las empresas y su calidad es vital para lograr nuestros objetivos. La adecuada organizacin y presentacin de los contenidos facilita la comprensin de los lectores. El empleo de un mtodo para escribir facilita la labor de los redactores.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA. 1. Ventajas de la Comunicacin Escrita. La Comunicacin Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la informacin en escritos para volverla a usar. Reflexin antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo. Se Registra la Informacin.

Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicacin siempre puede tener un uso posterior como medio de informacin ya que est escrita permanentemente. Desventajas de la Comunicacin Escrita. No hay retroalimentacin Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicacin escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato. Puede haber una Interpretacin Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la informacin o su contenido en esta como en la comunicacin verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos. Baja el Nivel de Interdependencia. Fomenta el Aislamiento. 2. Caractersticas de la Comunicacin escrita. A. Claridad: Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicacin escrita que es la distincin con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia. Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposicin limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que d lugar a dudas. B. Precisin: Es la obligacin o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinacin, exactitud rigurosa, puntualidad, concisin. Tal ves la brevedad y precisin en la expresin de los conceptos obligndonos a emplear nicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor nmero de palabras bien estructuradas. C. Sntesis: En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino nicamente de lo ms importante, de las parte ms esenciales. La sntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras. D. Naturalidad: Con esto nos referimos a utilizar la lengua ms usual o mas habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder. E. Cortesa: Tratar con atencin y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo corts no quita la sencillez, la cortesa es parte de la educacin y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta. 3. Mtodos Estructurales de la Comunicacin Escrita. Rudyard Kipling. La comunicacin escrita precisa una estructura para alcanzar las caractersticas de claridad, objetividad y concrecin. La escritura representa a la comunicacin, lo que el esqueleto para un organismo vivo vertebrado, es decir, existen varios mtodos para acondicionar el contenido en funcin de un propsito determinado, orientacin que conduce a la unidad de la comunicacin. El mtodo ms elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica principalmente en la informacin periodstica, y su propsito consiste en integrar en un todo armnico los elementos dispersos.

Para que toda informacin resulte completa debe responder a las siguientes preguntas: Qu? (el suceso). Quin? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la informacin). Cmo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas). Dnde? (lugar de los hechos). Cundo? (tiempo). Por qu? (explicacin de causa). El empleo de estas preguntas se conoce tambin como mtodo estructural Why , en virtud de que las palabras en ingls utilizadas originalmente en su planteamiento, comienzan con las letras wh (what?, who?, whom?, where?, when?, why?). Marshall MacLuhan. Otro de los mtodos estructurales para integrar la comunicacin escrita es el de Marshall McLuhan. En este mtodo, primero se identifica al objeto o situacin sobre la que se va a escribir. Una vez ubicado el objeto, identificado y delimitado para que no existan posibilidades de equvocos o distorsiones, el objeto se refiere a, esto es, se le asignan las posibles relaciones que pueda tener con otro objeto u objetos, situacin o situaciones, hechos o circunstancias. Identificado el objeto y referido a, se procede a fundamentar la tesis, posicin, postura o planteamiento central, unidos entre s argumentos, juicios e ideas. Terminada la estructuracin del planteamiento o tesis, se pasa a elaborar las conclusiones. En consecuencia, las fases bsicas del mtodo estructural de McLuhan podemos enlistarlas de la siguiente manera: Identificacin del objeto; Referirlo a..., Estructuracin de la tesis o planteamiento; y, Conclusiones. 4. Formatos ms Usuales en la Comunicacin Administrativa. Carta Comercial. Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentacin y propsito, las cartas se distinguen unas de otras, por las caractersticas que cada una de ellas adquiere segn el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir especficamente a la carta comercial. La carta comercial es la representacin de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseado por la negociacin, los colores y en ocasiones los diseos que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a mquina y con tono amable y respetuoso. Hay normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una correcta presentacin y distribucin de los elementos que las componen. Vase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo. Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:

Membrete: Inscripcin impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta. Lugar y Fecha: Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del da, mes y ao en que se escribe. Destinatario: Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. Vocativo: Saludo anterior al texto. Su colocacin es abajo y en direccin vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. Texto: Llamado tambin cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introduccin y finalizar con una conclusin. Despedida: Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. Antefirma: Contiene el lema comercial, la denominacin del negocio o la razn social. Firma: Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rbrica correspondiente. Cargo: Se refiere al puesto que desempea la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. Anexos: Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo. Otros Datos: No siempre se utiliza esta parte, slo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquas y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...). Referencias Finales: Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, debern anotarse con letras maysculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta. Modelo Carta comercial

Compraventa Gomes Cervantes 32, 2A Madrid Nm. 1

Madrid, 12 de agosto del 2011

Sr. D. Lucas Garca Calle del ruido 19 Gijn

Muy seor mo: Debo comunicarle con mucho agrado y gusto que la plantacin de los nuevos arbustos africanos ya se ha finalizado en el tiempo establecido por las autoridades pertinentes. Quiero desde aqu desearle el mejor de los xitos en las futuras explotaciones agrcolas y espero que compartamos muchas cenas de celebracin como la del mes pasado.

Sin otro cometido que aadir, se despide atentamente: Pepito Gmez Director ejecutivo de Compraventas Gomes & Asociados.

Memorndum. En la correspondencia el memorndum es la comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es memorndum, pero se acepta el trmino memorando. En plural el trmino es memorndums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. La mayora de las oficinas oficiales, ordenan la impresin de su formato en tamao media carta. En l aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redaccin es sencilla y breve, slo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha se puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida Atentamente, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotacin de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el da, etc. Los elementos de memorndum son los siguientes: Membrete Texto La palabra memorndum centrada Despedida Asunto; que es un breve resumen de Antefirma lo que contiene el texto Firma Fecha Referencias finales. Direccin Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trmites; la direccin se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc. Recordamos que la utilizacin del memorndum es interna, es decir, slo dentro de la empresa. Por ejemplo:
Caracas, ___ de ______ de _____. Lic. Carlos Salvatierra Montano Gerente de Relaciones Industriales Presente Le comunico que durante el perodo del 10 al 31 de marzo prximo, se deber revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comit Ejecutivo de la Seccin XXIV del Sindicato de Trabajadores de la Repblica Bolivariana de Venezuela por lo que, deber tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.

Atentamente El Gerente de Planta Suroeste Ing. Armando Castillo Fras

Circular. La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitacin de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redaccin del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. Los elementos que componen a la circular son: Membrete Direccin; nombre o designacin de La palabra circular centrada en la parte los destinatarios. superior del papel Texto Nmero o clasificacin; este elemento Despedida se anota inmediatamente despus de la Antefirma palabra circular. Firma Asunto; que es un breve resumen de lo Referencias finales que contiene el texto La circular puede ser interna y externa. Fecha Ejemplo claro de una circular.
Guarenas, ___ de_______ del ao _____ AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA PRESENTE A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de esta empresa, comunico a ustedes que a partir de esta fecha, los integrantes de ese Departamento debern verificar que todos los empleados sin excepcin porten su Carnet de identificacin al entrar y salir de las instalaciones, as como durante su permanencia dentro de las oficinas y dems reas de trabajo. Tambin es obligacin de todas las personas que ingresen al edificio, mostrar el contenido de sus bolsas de mano, carteras, bolsos, portafolios, maletas, etc. y en su caso las cajuelas e interiores de sus vehculos. Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla inmediatamente a la Gerencia de Proteccin y Seguridad. Atentamente El Director General Ing. Luis Snchez Taboada LST

Memoparte.

EL recado o memoparte es la manifestacin ms elemental de la comunicacin escrita en el contexto administrativo. En l se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de una comunicacin rpida, mediante la cual el receptor puede actuar en razn del contenido. Por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto, bien estructurado, no puede restarse a equvocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles pequeos. Adopta la especie de orden, instruccin, sugerencia, acuerdo, informacin. Un ejemplo muy representativo es la anotacin de la secretaria para informar a su jefe la resea de una conversacin telefnica. Ejemplos de un memoparte.
Para: Ing. Daniel Rojas. Asunto: URGENTE: Reunin jueves a las 11:00 a.m. para acuerdo del asunto inconcluso.

Para: Dr. Rafael Crvido De: Paciente # 25 Asunto: URGENTE: Su paciente se est volviendo ms desquiciado, lo necesita lo ms pronto posible.

Para: Arquitecto. Jos Camile De: Mara Corina Machado Asunto: El drenaje de la casa que acaba de construir no sirve, y se sale el agua. Urge que lo arregle.

Para: Prof. William Dallos. De: su alumno David Ricardo Chvez Mejis. Asunto: No podr ir al examen del prximo sbado pues hubo un deceso en la familia e iremos a enterrar a mi to que falleci esta tarde.

Minuta. La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene tambin la relacin de asistentes, la hora y lugar de la celebracin y el objetivo de la reunin. El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominacin en forma extensiva se llama tambin al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e informacin escrita que tiene destino externo), as como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes y otros, cuyas copias se ordenan cronolgicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentacin escrita en un

determinado periodo y se puedan hacer consultas en funcin de la fecha de expedicin. La referencia es una palabra que antecede a un nmero secuencia para contar con informacin que permita identificar la documentacin escrita. El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo: Minuta de la sesin de trabajo. Lugar de la reunin (despacho del director x). Fecha de la sesin (da, mes y ao). Relacin de asistentes (nombre y puesto de los participantes). Objetivo de la reunin: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operacin de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, sealando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando). Ejemplo de la minuta. MINUTA
Fecha 3 de noviembre del 2010 No:01 Participantes: Ramn Zabala Campos Diego Gamboa Cardos Daniel Pool Chan Alfred vila Gmez Lugar de Reunin: Biblioteca del UNEXPO Agenda: Asunto: junta empresarial Tiempo: Revisar el alta del seguro patronal 5 minutos Revisar las polticas internas 10 minutos Realizar la impresin y engargolado del trabajo 30 minutos Establecer siguiente agenda: Asunto: junta de licenciados Tiempo: Designar visita al maestro para confirmar 15 minutos Definir el cdigo de tica apartir de la constitucin 40 minutos Definir la minuta y las cartas de confiabilidad 10 minutos Resumen de acuerdos y responsabilidades: Cada miembro debe de realizar una investigacin de herramientas y presentarlas en la prxima reunin. Evaluacin de la junta : 1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 X | | Cmo lo hicimos? Realizando una coordinacin entre horarios disponibles a dems de coordinar nuestras agendas. Cmo mejorar? Agentar...

Acta. El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunin y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunin. Contiene, entre otros, los datos siguientes, bsicos: ciudad, hora, fecha (da, mes y ao), lugar (calle, nmero y colonia), nombre del organismo, relacin de asistentes,

objeto de la reunin, orden del da y narracin breve, sinttica y objetiva de lo acontecido, sealando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, as como la forma en que lo exponen; relacin secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente, sealamiento de la hora en que termina la reunin. Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesin, y del secretario que lo asiste o en caso de no haberse hecho stas asignaciones, las firmas de los asistentes). Cuando el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe pblica, es necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su firma. Por disposicin de algunas leyes, determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto. El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comnmente es utilizado para las actas: En la ciudad de _______, siendo las _____ horas del da _____ del mes ________ del ao _____, y en el local que ocupan las oficinas de _________, ubicado en________ del edificio nmero ______ de la calle __________; colonia _________, se reunieron los seores: ___________________, con el carcter, respectivamente, de ______________, previa cita (o convocatoria) que se expidi __________, para el tratamiento del asunto siguiente: _______________. En uso de la palabra, el seor _________ manifest _______________ (relacin de hechos). Registro de la intervencin sucesiva de otras personas. Determinacin que se adopta, en su caso. Para finalizar, el seor __________, que acta como secretaria, dio lectura al acta, misma que fue aprobada en sus trminos por los comparecientes, que firman al margen y alcance de este instrumento para constancia de su conformidad. OFICIO Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras. El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos: *En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. *En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del mismo. Por tanto, la sntesis que se hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que est destinado. *En que sustituye en el elemento que contiene el nombre, las expresiones: seor, seora o seorita, por la de ciudadano o ciudadana abreviados, en singular C. y en plural CC., dentro de los oficios del gobierno, o compaero o compaera, en los sindicatos o clubes. *En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas. *En que, al final, y despus de la frase o trmino de despedida, se escribe el lema oficial del gobierno, o de la institucin respectiva. El lema oficial del gobierno es

AO BICENTENARIO que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de diferente dependencia y que no dependan de la que expide el oficio. *En que la jerarqua o categora del firmante se escribe antes de su nombre. Por ejemplo: El Oficial Mayor, y, separndolo con cuatro interlneas, el nombre del firmante. ELEMENTOS DEL OFICIO. El membrete, impreso o escrito en mquina, como en la carta, en el punto 15. Las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. El asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del mismo. Se escribe tambin en el 40, separado de las referencias por cuatro interlneas La fecha, que comprende: ciudad, estado, da, mes y ao. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlneas del asunto. El destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a ste el cdigo postal. Separado de la fecha por cuatro interlneas. Los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por dos interlneas del destinatario. El texto o cuerpo del oficio, entre los mrgenes 50 y 75. La despedida, escrita en los puntos 25 40. El lema, escrito en el punto 40. La antefirma, en el punto 40. El nombre del firmante, en el punto 40. Los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en el margen 20. ESTRUCTURA O DISTRIBUCIN Los mrgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden tambin ser equidistantes, como en la carta (15 por 70). La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relacin con la extensin mecanogrfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate. Las sangras para iniciar prrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, segn se escriba a una o a dos interlneas, respectivamente. Algunos tipos de oficios son: Oficio de Correspondencia Exterior. Se denomina de correspondencia exterior, porque el oficio se dirige a una persona ajena a la dependencia que remite el oficio. Oficio Inicial de Correspondencia Interior. Se le llama inicial, porque con l se principia el trmite de un asunto; es de correspondencia interior, porque tanto el firmante como la persona a quin se dirigen, pertenecen a una misma dependencia. Oficio de Respuesta, de Correspondencia Interior. Se le llama de respuesta, por referirse a un asunto ya iniciado; en estos casos siempre debe indicarse el antecedente, en le lugar de las referencias iniciales. Oficio con Prrafos Clasificados. Significa que el oficio se refiere a varios asuntos, y que, para mayor claridad, cada uno se trata en un prrafo especial, que se inicia con un ttulo apropiado.

Oficio de Insercin de Texto. Quiere decir, que dentro de las ideas que se exponen en el texto del oficio, se intercala literalmente, una parte o un todo, de otro escrito. La cita literal debe encerrarse entre comillas y destacarse. Orden del da. Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o puntos que se trataran durante las mismas. Sirve para formalizar una secuencia o tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre los que se intercambiaran puntos de vista. Evita la dispersin temtica, facilita la disciplina y centra la atencin en los asuntos trascendentes. Orden del da.