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CAPÍTULO 5: FORMULARIOS II

5.1

CREACIÓN DE UN CUADRO COMBINADO

Cuando queramos asegurarnos de que el usuario introduzca un valor correcto para el campo, la mejor opción es utilizar Cuadros de lista o Cuadros combinados. Estos controles ofrecen al usuario una lista de opciones, donde deberán escoger un valor. En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Si disponemos de suficiente espacio en el formulario, utilizaremos un cuadro de lista, si no, utilizaremos un cuadro combinado. Para insertar un cuadro de lista o combinado, debemos: Seleccionar el control Cuadro combinado del cuadro de herramientas.

Nos desplazamos a la cuadrícula y en el lugar donde deseemos incluirlo, hacemos clic. Inmediatamente se crea el cuadro combinado y una etiqueta relacionada. Al tener seleccionado el asistente en el cuadro de herramientas, se muestra la primera ventana del asistente que nos ayudará en la creación del cuadro combinado. Nos preguntará de dónde proceden los valores que deseamos incorporar al cuadro combinado. En ella elegiremos la opción “Escribiré los valores que desee”. Con esta alternativa indicamos que esos valores los va a introducir el usuario manualmente. Elegida esta opción, pulsamos el botón Siguiente.

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En el segundo paso del asistente escribimos uno debajo de otro, los valores que deseamos incorporar al cuadro combinado. A modo de ejemplo realizaremos un cuadro combinado para el campo “Número de planta” de la tabla INGRESOS. Suponiendo que existen 10 plantas en el hospital, introducimos los valores del 1 al 10 tal como se ilustra en la siguiente imagen. Realizada esa tarea pulsamos el botón Siguiente.

En la ventana que se muestra a continuación, se indica si el valor será recordado y en dónde. Se selecciona “Almacenar el valor en el campo” y se indica que se guardará en el campo “Número de planta”. A continuación pulsamos el botón Siguiente.

Aparece la última ventana donde debemos dar nombre al cuadro combinado. Podemos sustituir el nombre que Access propone (Cuadro combinado6) por Número de Planta.

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A continuación pulsamos el botón Finalizar con el objetivo de que el asistente complete su tarea en base a la información que acabamos de proporcionarle.

El resultado en la Vista de Formulario, será el que se muestra a continuación. Si fuera necesario, podemos modificar la ubicación de este control, su tamaño y su formato.

5.2

CREACIÓN DE UNA FI CHA

El control Ficha nos permite crear el interfaz tipo de los cuadros de diálogo con pestañas utilizados en la mayoría de las aplicaciones de Windows, confiriendo al formulario una apariencia muy profesional. Para incluir un control Ficha, debemos: Seleccionar el control en el Cuadro de herramientas A continuación hacemos clic sobre la zona del formulario donde deseamos colocarlo. Tal como se puede apreciar en la figura siguiente el control Ficha que se inserta en el formulario, inicia lmente contiene dos páginas.

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Una vez finalizada la tarea pulsamos el botón Aceptar. Para cambiar el nombre de las páginas. Para modificar el orden de las páginas.Para insertar una nueva página . A continuación aparece la siguiente ventana donde debemos seleccionar la página a la que vamos a cambia r el orden y la colocaremos en su nueva posición utilizando los botones Hacia Abajo y Subir. volvemos a mostrar el menú contextual del control y seleccionamos la opción Orden de las páginas. Aparece el cuadro de diálogo de propiedades de la página con la pestaña Otras seleccionada. Introducimos el nombre de la página en la propiedad Nombre . Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 99 . hacemos doble clic sobre la pestaña. la nueva página se inserta delante de la página activa. hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el control ficha y en el menú contextual que aparece seleccionamos la opción Insertar página .

En la propiedad Texto de Ayuda del control. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 100 . Para ello: Seleccionamos la página y hacemos clic sobre el botón Propiedades herramientas. o hacer clic sobre el botón Examinar para escoger una imagen almacenada en nuestro ordenador. seleccionamos la propiedad Imagen y hacemos clic sobre el botón que aparece en su extremo derecho. nos situamos en la pestaña Formato. Para mejorar el aspecto del control. de la barra de En el cuadro de diálogo Propiedades. Estas dos propiedades pueden utilizarse también en la mayoría de los controles. Para cambiar las propiedades de fuente para el título de las páginas. no podemos modificar estas propiedades individualmente para cada ficha. Aparece la ventana del Generador de imágenes donde podemos seleccionar un icono.En la propiedad Texto de la barra de estado. podemos introducir el texto que queremos que aparezca en la barra de estado cuando seleccionemos cualquier elemento de la página. podemos incluir un icono junto al nombre de cada página. podemos introducir un texto que aparecerá al mantener el puntero del ratón durante unos segundos sobre el control. debemos hacerlo desde la pestaña Formato del cuadro de diálogo Propiedades del control ficha.

ya que sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre un grupo de opciones. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 101 .3 CREACIÓN DE UN GRUPO DE OPCIONES Podemos utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un conjunto limitado de alternativas. podemos activar la propiedad Varias filas en la pestaña Formato del cuadro de diálogo Propiedades del control ficha. 5.Lo mismo ocurre con las dimensiones del control. En caso de que tengamos un gran número de páginas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor. todas las páginas tendrán el mismo tamaño.

es decir. estableceremos como nombres. que se mostrarán en cada etiqueta. se m uestre seleccionada la opción verdadera o la falsa. Para crear un grupo de opciones los pasos a seguir son: Seleccionamos el grupo de opciones . Hacemos clic en la cuadrícula del formulario aproximadamente en el lugar que consideremos más apropiado. Podemos establecer que queremos que la opción predeterminada sea. o bien “Paciente no Alérgico”. Pulsamos el botón Siguiente. aparecerá la primera ventana del asistente que nos irá guiando en la tarea propuesta. A partir de ese momento. En esta ventana el asistente desea conocer si queremos que exista alguna opción predeterminada. en el cuadro de herramientas teniendo la precaución de que el asistente se encuentra activado. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 102 .En un formulario o informe. Indicamos los nombres. varias o ninguna. o “Paciente Alérgico”. elegimos la opción “No quiero una predeterminada”. A continuación pulsaremos el botón Siguiente para avanzar a la segunda ventana del asistente. “Paciente alérgico” y “Paciente no alérgico”. un grupo de opciones está formado por un marco y una de las . Por ello. Tienen como finalidad presentar un conjunto de valores Si se utiliza con los botones de opción se debe escoger una de las opciones pero cuando se crean las casillas de verificación. si queremos que por defecto. tenemos la posibilidad de cambiar la ubicación de este control. botones de opción o tres siguientes posibilidades: casillas de verificación botones de alternar alternativos. A modo de ejemplo crearemos botones de opción para el campo “alérgico” de la tabla “INGRESOS”. Una vez que finalice el asistente su trabajo. le indicaremos que no deseamos incluir ninguna opción predeterminada. Por ello. se permite escoger todas las opciones. modificar su tamaño o aplicarle el formato que estimemos más conveniente. Nosotros por otra parte.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 103 . “Casillas de verificación” o “Botones de alternar”. En la ventana siguiente debemos asociar el valor de la opción seleccionada a un cam po de una tabla.En la siguiente pantalla. Nosotros escogemos “Botones de opción”. Podemos aquí. le asociaremos como valores –1 para la opción verdadera (Paciente Alérgico) y 0 para la opción falsa (Paciente no alérgico). debemos asociar un valor numérico. En nuestro caso lo haremos al campo “Alérgico”. elegir entre: “Botones de opción”. debemos escoger el control que deseamos incorporar al formulario. Pulsamos en el botón Siguiente. tiene asignado el tipo de dato Si/No. En este momento en la parte superior de la ventana. a las etiquetas creadas en la primera ventana del asistente. Como el campo “Alérgico”. De este modo Access recogerá los valores (que se mostrarán en este control) del campo mencionado.

y observar en la vista previa que se muestra en la parte izquierda de la ventana si es el que nos conviene. Sustituiremos el que propone el asistente (Marco22) por “Alérgico”. Por último debemos asignar un título a este grupo de opciones. tenemos la posibilidad de elegir el aspecto. Realizadas estas dos tareas en la ventana pulsamos el botón Siguiente para continuar. podemos seleccionar uno de ellos. El resultado del trabajo que hemos realizado con la ayuda del asistente es el que se muestra a continuación en la Vista de Formulario. Para orientarnos en los estilos propuestos. o estilo con que se visualizará el control. en la parte inferior de la ventana. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 104 .Además de esto. Con la finalidad de que el asistente de por concluida su labor pulsamos el botón Finalizar.

están agrupadas en distintas categorías (Desplazamiento de registros. En el ejemplo que seguimos. El nombre de la categoría. Obsérvese Nos situamos en la cuadrícula del formulario haciendo clic en la zona donde queramos incorporarlo. nos orientará sobre las acciones que allí podrían estar incluidas.4 BOTÓN DE COMANDO Se utilizará para llevar a cabo acciones. En nuestro caso elegimos Operaciones con formularios. en la parte izquierda de la ventana. Cada categoría reúne acciones afines. aparecerá la primera ventana del asistente que nos irá guiando en la tarea propuesta. es elegir. el formulario que contiene la información de la tabla PACIENTES: Para crear el botón de comando llevaremos a cabo los siguientes pasos: Seleccionamos el control Botón de comando como el puntero del ratón modifica su aspecto . imprimir un informe o abrir una consulta. Operaciones con registros. del cuadro de herra mientas. la ventana está formada por dos partes bien diferenciadas. En algunas ocasiones. Por tanto. Como podemos apreciar en la imagen. si tenemos seleccionado el asistente para controles del cuadro de herramientas. se utilizará con el fin de abrir. desde el formulario creado para la tabla INGRESOS. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 105 . Operaciones con informes. ir al primer registro. la categoría. como pudieran ser. Todas las posibles acciones que podría desarrollar el botón de comando. A continuación. Operaciones con formularios. lo primero que debemos hacer.5. se asocia a una macro para llevar a cabo la ejecución de la misma. donde se encuentre la acción que deseamos desarrollar. Aplicación y Otras).

Pulsamos el botón Siguiente para avanzar.En la parte derecha de la ventana. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 106 . sobre la acción que desarrolla este botón. un texto o una imagen. Al abrir el formulario basado en la tabla PACIENTES. un catalogo de las posibles acciones que se podrían asociar al botón de comando. Esta ventana nos pregunta si deseamos incorporar al botón. Elegimos la acción Abrir formulario y pulsamos el botón Siguiente. Elegimos PACIENTES y pulsamos Siguiente para continuar. al usuario final. el asistente nos pregunta qué formulario será. si deseamos que se muestren los datos de un cliente en concreto. Puesto que la acción que llevará a cabo el botón será la de abrir un formulario. Abrir el formulario y mostrar todos los registros. o por el contrario. En el ejemplo seleccionaremos la segunda alternativa. el asistente nos pregunta. en esta ventana. de modo que sirva de orientación. es decir. se encuentran para la categoría seleccionada. si deseamos visualizar todos.

Nosotros sustituimos el que propone el asistente por “Visualizar datos de los Pacientes”. con el fin de elegir la más apropiada para el botón. una vista previa que nos orienta sobre el aspecto que adoptaría el botón. accederemos a un catálogo amplio de imágenes. disponemos a la izquierda de la ventana.Si elegimos la opción “Texto” en el cuadro de texto que figura debajo de esta alternativa. tanto si elegimos texto. podemos personalizarlo e incorporar el más adecuado. en el cuadro de texto la denominación de “Comando22” por otro más representativo. Asignaremos un nombre al botón con el que haremos referencia más adelante si fuese necesario. Sustituimos. Si elegimos la alternativa “Imagen” y seleccionamos la casilla de verificación “Mostrar todas las imágenes”. como si elegimos imagen. En cualquiera de los dos casos. por tanto. En este caso introduciremos “Abrir Formulario Pacientes” y pulsaremos el botón Finalizar puesto que nos encontramos en la última ventana del asistente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 107 . Pulsamos el botón Siguiente y se mostrará la última ventana del asistente.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 108 . USO DE FUNCIONES Para crear un Campo Calculado a través de un formulario: Insertamos un control Cuadro de texto (tal como se explicó en el apartado 4. de la barra de herramientas A continuación nos situamos en la pestaña Datos.5).5 CREACIÓN DE UN CAMPO CALCULADO. seleccionamos la propiedad Origen del contro l y hacemos clic sobre el botón Generar. situado en el extremo derecho de la propiedad. Desde la vista de Formulario debemos comprobar que el botón funciona correctamente y desarrolla la acción para la que fue creado. 5.El resultado es el que se muestra en la imagen siguiente. Seleccionamos el control y desde el botón Propiedades abrimos la ventana de Propiedades de dicho control.

Si deseamos incluir un elemento perteneciente a otro componente de la Base de Datos. En la parte inferior de la ventana hay tres paneles. esta carpeta tiene el mismo nombre que el formulario. Si deseamos seleccionar un elemento perteneciente al formulario. del Generador de expresiones. También podemos hacer doble clic sobre la propiedad. Utilizamos estos paneles para seleccionar los elementos que intervendrán en la expresión. seleccionamos la propiedad que deseamos utilizar y hacemos clic sobre el botón Pegar. y en el panel derecho un listado de las propiedades del elemento que esté seleccionado. En el panel central aparecen todos los elementos que componen el formulario. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 109 .Aparece la ventana diferenciadas. Existen en él tres zonas bien En la parte superior de la ventana encontramos un recuadro donde escribiremos la expresión del nuevo campo. Podemos seleccionar tanto operandos como operadores. hacemos clic sobre la primera carpeta que aparece en el panel izquierdo. Es importante asignar un nombre identificativo a los elementos que componen el formulario a fin de poder localizarlos con mayor facilidad. Para incluir el elemento en la expresión. En la parte central de la ventana hay una fila de botones que utilizaremos para incluir en la expresión los operadores más comunes. seleccionamos la carpeta a la que pertenece y seguimos los mismos pasos que para incluir un componente del formulario.

aparece su formato en la parte inferior de la ventana. desplegamos la carpeta Funciones y seleccionamos la carpeta Funciones incorporadas. Las funciones que no necesitan parámetros. tienen detrás de su nombre un paréntesis de apertura y otro de cierre. También cabe la posibilidad de introducir la expresión del nuevo campo directamente en la propiedad Origen de control sin utilizar para ello el generador de expresiones. aparecen en el panel de la derecha. muestran entre paréntesis. mientras que las que sí los necesitan. Una vez que hemos especific ado la expresión del nuevo campo en la parte superior del generador de expresiones pulsamos el botón aceptar. los nombres de los parámetros necesarios separados por punto y coma. Para ello. Al seleccionar el nombre de una función. Además de operadores. el listado de funciones que la componen. Hay funciones que necesitan parámetros. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 110 . al seleccionar una categoría. contienen subcarpetas. podemos utilizar funciones predefinidas por Access.Las carpetas que tienen en su interior un signo “+”. En el panel central aparecen las categorías en las que están ordenadas las funciones. y funciones que no los necesitan. Para mostrar estas subcarpetas debemos hacer doble clic sobre ellas.

En la imagen anterior se muestra un formulario con los datos de los pacientes del hospital y un subformulario que nos muestra los datos del ingreso para cada paciente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 111 .5. Los datos mostrados en el subformulario dependen de la coincidencia de algún campo común o relacionado.6 CREACIÓN DE UN SUBFORMULARIO/SUBINFORME Un Subformulario es un formulario incluido dentro de otro. De este modo en un solo formulario podemos visualizar datos que pertenecen a diversas tablas.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 112 . y los campos que deseamos mostrar. En este caso al finalizar el asistente podremos comprobar que el aspecto del subformulario será el de una tabla. Debemos tener la precaución de incluir el campo que enlazará el formulario y el subformulario. Para el ejemplo propuesto elegiremos en esta primera ventana la opción Usar tablas y consultas existentes. con el aspecto o formato del formulario del cual procede. Pulsaremos el botón Siguiente para continuar. Si tenemos activada la opción Asistentes para controles. aparece la ventana Asistente para subformularios. Si hemos escogido la opción Usar tablas y consultas existentes. el formulario que deseamos utilizar.A continuación se explicarán los pasos para crear un subformulario. Seleccionar el control Subformulario/subinforme en el Cuadro de herramientas. en el segundo paso debemos seleccionar la tabla o consulta en cuestión. En el segundo paso del asistente seleccionamos en la parte superior de la ventana. Si elegimos la opción Usar un formulario existente debemos seleccionar en la parte inferior de la ventana. y hacer clic en el punto del formulario donde deseamos incluir el control. En el primer paso debemos escoger entre crear el subformulario basándonos en una tabla o consulta. o crearlo basándonos en un formulario existente. A modo de ejemplo crearemos en el formulario PACIENTES un subformulario basado en la tabla INGRESOS. es decir estará formado por filas y columnas. la tabla INGRESOS e incorporamos al subformulario los campos que deseemos visualizar en él. En este caso al finalizar el asistente visualizaremos el subformulario creado.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 113 . En el último paso del asistente asignaremos un nombre al subformulario. El siguiente paso es indicar los campos que vincularán ambos formularios. Realizada esta tarea pulsamos el botón Finalizar. Para continuar pulsamos el botón Siguiente.Una vez seleccionados los campos que se incluirán en el subformulario pulsamos el botón Siguiente para avanzar al tercer paso del asistente.

en el apartado Formularios de la ventana de la Base de Datos. en el que elegimos la opción Asistente para gráficos y sobre qué tabla o consulta deseamos realizar la representación gráfica: Elegimos por ejemplo. Los gráficos pueden ser globales (incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a registros (sólo reflejan los datos del registro actual y. incluidos los bidimensionales (2D) y tridimensionales (3-D). se actualizan a medida que se pasa de un registro a otro). Disponemos de varios tipos de gráficos que podrá seleccionar. Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Hacemos clic sobre el botón Siguiente: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 114 . donde elegimos que campos queremos representar. aparecerá. por tanto. se puede utilizar Microsoft Access XP para crear un gráfico vinculado a datos de tablas o consultas disponibles. cambiar colores. Figurará con el nombre que le hemos asignado en el último paso del asistente.7 CREACIÓN DE UN FORMULARIO GRÁFICO En un formulario y también en un informe. 5. Para generar un formulario gráfico realizamos los siguientes pasos: Nos situamos en el objeto Formularios de nuestra base de datos y pulsamos sobre la opción Nuevo. agregar líneas de tendencia etc. y además como cualquier otro formulario. A continuación aparece el siguiente cuadro de diálogo. la tabla PACIENTES y hacemos clic sobre el botón Aceptar.El subformulario. Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos gráficos a los gráficos. incluido en el formulario de partida.

En el siguiente paso observamos la distribución de los datos de los campos en el Gráfico: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 115 .En el siguiente representar: cuadro de diálogo decidimos que Tipo de gráfico queremos Seleccionamos el Gráfico Circular y hacemos clic en el botón Siguiente.

Hacemo s clic en el botón Siguiente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 116 . para comprobar como quedaría el gráfico con nuestros datos: Hacemos clic sobre el botón Cerrar y volvemos al paso del Asistente.Podemos hacer clic en el botón Vista Previa .

Comprobamos como se representan los datos seleccionamos en el gráfico: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 117 . Guardar y pulsamos sobre el botón Aceptar. Elegimos como nombre para el formulario “FORMULARIO GRÁFICO 1”. Guardamos el formulario. a partir de la opción del menú Archivo.Titulamos el gráfico como “TOTAL PACIENTES POR POBLACIÓN” y hacemos clic sobre el botón Finalizar.

Datos: Incluye las propiedades referentes al origen de datos del control. El texto de la barra de estado equivale al atributo Descripción del campo en la tabla de origen. Texto de la barra de estado. de este modo evitaremos tener que modificar las propiedades por cada control de este tipo que introduzcamos. Regla de validación y Texto de validación. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 118 . Eventos: Las propiedades incluidas en esta pestaña se refieren a las acciones que se producirán al realizar determinadas acciones dentro del formulario. Si modificamos alguna de estas propiedades no se modificarán en la tabla de origen. Otras: Incluye características del control. Algunas propiedades toman su valor de la configuración que tiene el campo asociado en la tabla a la que pertenece. Aparecen las propiedades predefinidas para dicho control y modificamos las propiedades que estimemos oportunas. Todas: Muestra una recopilación de todas las propiedades del control. Valor predeterminado. Podemos cambiar las propiedades predeterminadas para un control.8 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES Para ver las Propiedades de un Control. tales como el nombre o descripción.5. No todos los controles poseen las mismas características. Para ello abrimos el cuadro de propiedades de cualquier elemento. debemos seleccionarlo y pulsar sobre el botón Propiedades en la barra de herramientas Diseño de formulario . Esto resulta especialmente útil antes de introducir los controles en el formulario. Aparece un cuadro de diálogo que consta de cinco pestañas distintas: Formato: Incluye las propiedades que determinan el aspecto que tendrá el control. Estas propiedades son: Formato. por lo que nos limitaremos a estudiar las más comunes. Lugares decimales. después pulsamos sobre el control que deseemos modificar en el cuadro de herramientas.

A partir del control SUBFORMULARIO / SUBINFORME añadimos un nuevo control para este formulario con los datos de la tabla CURSO. Modificamos la disposición de los campos y de las etiquetas de los datos relativos a la tabla de PERSONAL. Guardamos el formulario con el nombre FICHA DE PERSONAL. El formulario de este ejemplo debe diseñarse como se muestra a continuación: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 119 .Ejercicio 9: FORMULARIO CON SUBFORMULARIOS INTRUCCIONES: Creamos un formulario con un subformulario realizando los siguientes pasos: Diseñamos un formulario sencillo a partir de la tabla PERSONAL. Sustituimos el campo COD PLAN FORMATIVO por un control del tipo Cuadro combinado que nos muestre el nombre del curso realizado.

Elegimos como tipo de gráfico BARRAS. Modificamos las propiedades del formulario para que se muestre de la siguiente forma: Formulario “ PROMEDIO SUELDOS DEL PERSONAL” a partir de la tabla PERSONAL: Seleccionamos los campos SUELDO y CARGO. Editamos el tamaño de los rótulos de los ejes del gráfico y borramos la leyenda. Modificamos las propiedades del formulario para que se muestre de la siguiente forma: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 120 . Elegimos como tipo de gráfico COLUMNAS. Editamos el tamaño de los rótulos de los ejes del gráfico y borramos la leyenda.Ejercicio 10: FORMULARIOS GRÁFICOS INTRUCCIONES: Creamos dos formularios gráficos realizando los siguientes pasos: Formulario “ TOTAL ALUMNOS POR POBLACIÓN” a partir de la tabla ALUMNO : Seleccionamos los campos NIF y POBLACIÓN.

Además.1 ESTRUCTURA DE LOS INFORMES Los Informes se utilizan para visualizar datos. Los informes nos permiten mostrar a terceros. es que estos últimos están pensados para introducir datos y los informes para visualizarlos de manera elegante y organizada.CAPÍTULO 6: INFORMES 6. la información organizada. La diferencia principal entre los informes y los formularios. bien por pantalla o mediante copia impresa. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 121 . aunque los formularios nos permitían realizar cálculos. los informes nos permiten realizar cálculos más elaborados pudiendo obtener subtotales por grupos de datos. ya que la podemos agrupar y ordenar.

Sus variaciones incluyen informes resumidos e informes en grupo/totales.Existen varios tipos de informes básicos: Informes en columnas: muestran los datos como un formulario y podemos incluir totales y gráficos. Son los más utilizados. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 122 . Informes tabulares: muestran los datos en filas y columnas con agrupaciones y totales.

Para iniciar el asistente: Seleccionamos el objeto Informes en la ventana de la Base de Datos y hacemos doble clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente. 6. lo más sencillo es Crear un Informe con el Asistente y después modificarlo a nuestro gusto en Vista diseño.Informes gráficos: muestran datos de las tablas representados gráficamente (gráfico de barras. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 123 .2 CREACIÓN DE UN INFORME Al igual que en el caso de los formularios. de líneas y otros tipos de gráficos). Informes etiquetas: crean etiquetas e informes multicolumnas.

Esta opción es interesante cuando los registros tienen algún dato en común. el listado aparece organizado en secciones. así como los campos que queremos que aparezcan. Cada sección recibe el nombre del campo de agrupación e incluye los registros que coinciden en dicho campo.Aparece el primer paso del asistente donde debemos indicar sobre que Tabla o consulta deseamos basar el informe. Al agrupar por un campo. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 124 . En el segundo paso podemos agrupar los datos por un campo determinado.

Si pulsamos sobre el botón Opciones de resumen. así como la orientación del papel. En el cuarto paso debemos seleccionar el tipo de distribución que deseamos para los elementos del informe. aparece un cuadro de diálogo donde podemos establecer que tipo de cálculo deseamos realizar con los campos de tipo numérico.En el tercer paso podemos establecer hasta cuatro criterios de ordenación para los datos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 125 .

debemos elegir el diseño del informe entre los estilos predefinidos que nos ofrece el asistente. debemos asignar un nombre al informe y seleccionar como queremos abrirlo al finalizar el asistente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 126 . En el último paso.En el quinto paso.

y como ya sabemos. un control de cuadro combinado. que utilizaremos especialmente para realizar cálculos de totales y subtotales tal como se ilustra en la siguiente imagen. El control más utilizado en los informes es el cuadro de texto. se usan de igual forma en un informe que en un formulario.6. no tiene ninguna utilidad en un informe. debemos tener en cuenta que hay determinados controles que no tienen razón de ser en un informe. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 127 . pero a la hora de usarlos. ya que su finalidad es la selección de una opción para introducirla como dato en un campo dependiente. los informes no pueden utilizarse para realizar entradas de datos. Por ejemplo.3 USO DE CONTROLES EN EL INF ORME Los Controles del cuadro de herramientas.

6.4 FORMATO DE INF ORMES Access nos ofrece formatos prediseñados que podemos aplicar fácilmente a nuestros informes. la sección o el control al que deseamos aplicar el autoformato. También podemos hacer clic directamente sobre el botón Autoformato Herramientas. secciones del informe o controles. de la barra de Aparece un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar el formato deseado dentro de la lista que se nos ofrece. Si hacemos clic sobre el botón Opciones >>. Después desplegamos el menú Formato y seleccionamos la opción Autoformato. la ventana anterior se amplía y podemos decidir a que atributos se va a aplicar el autoformato. A esto se le denomina Autoformato. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 128 . Para ello abrimos el informe en Vista Diseño y seleccionamos el informe.

Eliminar el autoformato seleccionado en la lista. Seleccionamos la opción Autoformato del menú Formato. podemos personalizar un diseño aplicando manualmente las opciones de formato y después guardarlo para utilizarlo en informes posteriores. Aparece un nuevo cuadro de diálogo donde podemos seleccionar entre tres opciones: Crear un nuevo autoformato basado en el formulario o el informe abierto. Actualizar el autoformato seleccionado basándonos en el formulario o el informe abierto.Si queremos. Escogemos un autoformato de la lista que se ofrece en el cuadro de diálogo Autoformato. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 129 . hacemos clic sobre el botón Opciones para seleccionar los atributos que queremos modificar y hacemos clic sobre el botón Personalizar. Para ello abrimos un informe en Vista diseño y realizamos las modificaciones de formato que deseamos incluir en el nuevo autoformato.

seleccionamos el campo o expresión por el que deseamos ordenar o agrupar. el detalle y el pie del grupo en la misma página. También podemos calcular totales y otros valores para cada grupo de registros. debemos situarnos en la Vista diseño del informe. En esta última propiedad. 6. Aquí podemos establecer si deseamos visualizar un encabezado y/o un pie de grupo.Si hemos incluido una imagen como fondo del informe. se imprimirá el encabezado de grupo en una página sólo si se puede imprimir también el primer registro de detalle. un título que identifique al grupo. debemos tener en cuenta que las imágenes de fondo no pueden aplicarse a secciones o controles del informe.5 AGRUPAR Y ORDENAR Podemos Agrupar los registro s de un informe en base a uno o más criterios. Si seleccionamos la opción Con el primer detalle . elegimos si deseamos que los registros se ordenen de manera ascendente o descendente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 130 . como vimos al estudiar el Asistente para informes. En la columna Orden. el intervalo de valores mediante el que vamos a agrupar. si seleccionamos la opción Grupo entero . En el encabezado del grupo introduciremos. esta imagen se guardará en el autoformato. deben aplicarse al informe completo. acceder al menú Ver y seleccionar la opción Ordenar y agrupar. normalmente. En la columna Campo o Expresión. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar y Agrupar. Para crear un grupo u ordenar los registros del informe. Al utilizar este formato posteriormente. el número de caracteres que van a tenerse en cuenta para realzar los grupos y si deseamos o no mantener junto el grupo. se imprimirá el encabezado de grupo. En la parte inferior del cuadro de diálogo encontramos las propiedades del grupo.

&: Indica unión de campos.En el pie del grupo. Páginas: Indica el número total de páginas del informe. normalmente introduciremos un cuadro de texto que calcule los subtotales del grupo. Fecha(): Coloca la fecha del sistema en el formato dd/mm/aa. donde podemos utilizar operadores y funciones para realizar el cálculo deseado. Aparece el Generador de expresiones. Para ello introducimos un cuadro de texto y mostramos sus Propiedades. Seleccionamos la propiedad Origen del control en la pestaña Datos y hacemos clic sobre el botón Generar situado en el extremo derecho de la propiedad. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 131 . Las funciones más utilizadas son las siguientes: Página : Representa el número de página del informe.

Suma: Realiza un sumatorio del campo utilizado como operando. Normalmente incluye etiquetas con los nombres de los campos a modo de encabezados de columna. Cuenta: Hace un recuento de los registros. Esta sección se imprime únicamente en la primera página del informe delante del encabezado de página. como por ejemplo un logotipo. lunes 23 de julio de 2003. Pie de grupo: Aparece después del último registro de un grupo. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 132 . se utiliza como título y en él podemos incluir distintos elementos. por ejemplo. 6.6 RUPTURA DE SECCIONES Y SALTOS DE PÁGINA Un Informe puede constar de las siguientes secciones: Encabezado de informe: aparece sólo al principio del informe. Suele incluir el subtotal del grupo. Encabezado de página : aparece en la parte superior de cada página del informe. suele incluirle nombre del grupo. Es posible tener más de un encabezado y pie de grupo dentro de un mismo informe.Ahora(): Fecha larga del sistema. Encabezado de grupo: Aparece antes del primer registro de un grupo. Detalle : Contiene el cuerpo principal del informe. Promedio: Calcula la media. aquí se Incluye cada registro de la tabla o consulta base del informe.

Pie de informe : aparece sólo una vez al final de un informe. Se imprime antes que el pie de página en la última página del informe. Para insertar saltos de página basados en grupos. después de todos los registros. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 133 . Siempre que incluimos un encabezado. no puede existir uno sin el otro. eliminamos también todos los controles que contiene. A la hora de eliminar un encabezado.Pie de página : aparece en la parte inferior de cada página. abrir su cuadro de diálogo de propiedades y configurar su propiedad Alto a 0 y su propiedad Visible a No. Aquí s uele incluirse la numeración de páginas. debemos tener en cuenta que si eliminamos un encabezado y pie. mostramos el cuadro de diálogo propiedades del encabezado del grupo y seleccionamos la propiedad Forzar nueva página . a excepción de las secciones encabezado y pie de página. En cualquier parte de una sección. Si deseamos tener un encabezado sin pie o viceversa debemos ajustar el tamaño del que queramos ocultar a cero. Aquí suelen incluirse los Totales calculados sobre los datos del informe. Dentro de un informe podemos insertar saltos de página de dos modos distintos: Basado en un grupo: Puede interesarnos que cada nuevo grupo comience en una página diferente. incluimos también su pie correspondiente.

Como valor para esta propiedad podemos elegir: Ninguno: es la opción predeterminada. En la ficha Márgenes. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 134 . seleccionamos la opción Configurar página del menú Archivo. Antes y después: Combina las dos acciones anteriores. También podemos activar o desactivar la opción Imprimir sólo datos. podemos introducir en milímetros las medidas para cada uno de los cuatro márgenes del informe. Se abre el cuadro de diálogo correspondiente. 6. Antes de la sección: Inserta un salto de página antes del comienzo de cada nuevo grupo. Si necesitamos rectificar los márgenes del informe. seleccionamos la herramienta Salto de página en el Cuadro de herramientas y hacemos clic en el punto donde queremos insertar el salto de página. de este modo podemos visualizar el informe tal y como va a salir impreso y podremos realizar las modificaciones oportunas en caso de que fuese necesario.7 IMPRIMIR Podemos Imprimir uno o más registros de un informe tal y como aparecen en pantalla. Después de la sección: Inserta un salto de página por cada grupo antes del comienzo de la siguiente sección. Antes de Imprimir un Informe debemos mostrar la Vista preliminar. Para insertar saltos de página en cualquier parte del informe.

podemos establecer el tamaño que deben tener las columnas de datos.En la pestaña Página . Finalmente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 135 . podemos seleccionar la orientación y el tamaño del papel. en la pestaña Columnas. así como la impresora por la que debe imprimirse el informe. Estas opciones sólo tienen sentido para autoinformes en columnas.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 136 . Si optamos por esta opción imprimiremos una copia de todas las páginas del informe. Haciendo clic sobre el botón Imprimir de la barra de He rramientas.Si necesitamos realizar alguna otra modificación. volveremos a la Vista diseño para hacerlo. Una vez quedemos satisfechos del aspecto de nuestro informe. Si lo hacemos seleccionando la opción Imprimir del menú Archivo. aparece un cuadro de diálogo donde podemos decidir qué páginas y el número de copias que deseamos imprimir. podemos realizar la impresión de dos formas distintas. Seleccionando la opción Imprimir del menú Archivo.

Agrupamos los registros por el campo CARGO. Lo guardamos con el nombre “LISTADO DE ALUMNOS”: Creamos un informe a partir de la tabla PERSONAL. Modificamos su diseño si es necesario para que resulte como se muestra a continuación. Mostramos el PROMEDIO de sueldos por cargo.Lo guardamos con el nombre “ LISTADO DE TRABAJADORES: PÁGINA 1 PÁGINA 2 Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 137 . Modificamos su diseño si es necesario para que resulte como se muestra a continuación.Ejercicio 11: CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE UN INFORME INTRUCCIONES: Creamos los siguientes informes: Creamos un informe a partir de la tabla ALUMNOS con el siguiente aspecto. Añadimos un control Salto de página para que en cada página se muestre un CARGO diferente.

seleccionamos el objeto Macro y hacemos clic sobre el botón Nuevo. Para ello no es necesario escribir programas o subrutinas. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 138 . Para crear una macro debemos seguir los siguientes pasos: Nos situamos en al ventana de la Base de Datos.1 CREACIÓN DE MACROS Las Macros de Access se utilizan para automatizar tareas repetitivas.CAPÍTULO 7: MACROS 7.

Para incluir una acción podemos seguir dos caminos distintos: Podemos seleccionar una acción en la lista de acciones. en el extremo derecho de la celda. y otros opcionales. Aquí debemos definir qué acciones va a realizar la macro y qué objetos utilizará cada acción. aparecen en la parte inferior de la ventana los argumentos de la acción. aparece un botón de lista. como el objeto que debe utilizar la acción. otros son obligatorios. Algunos de estos argumentos están predefinidos por Access. Al seleccionar la acción. Para ello hacemos clic en la primera fila de la columna acción. hacemos clic sobre él para desplegar la Lista de Acciones y poder seleccionar una acción.Aparece la ventana de diseño de macro . Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 139 .

podemos definir varias acciones. para ello debemos seleccionar la siguiente fila y definir la nueva acción tal y como hemos hecho con la primera. Para ello: Cerramos la ventana de diseño de la macro haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra de título. Dentro de una misma macro. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 140 . Una vez hemos terminado de definir la macro debemos guardarla.Para definir la acción también podemos seleccionar y arrastrar un objeto desde la ventana de la Base de Datos hasta la celda correspondiente a la acción en la ventana de Diseño de Macro. En este caso. No es obligatorio introducir comentarios. aparecen rellenos automáticamente. pero en ocasiones puede ser recomendable. En la columna comentarios podemos incluir una breve descripción de la acción. los argumentos referentes al objeto que utiliza la acción.

4.Automáticamente aparece un Cuadro de Advertencia preguntándonos si deseamos guardar la macro. Vista preliminar. Access aplica esta cláusula WHERE a los resultados del filtro.-Modo de datos. Modificar (el usuario puede modificar los registros existentes y agregar otros nuevos) o Sólo lectura (el usuario sólo puede ver los registros). Tabla dinámica o Gráfico dinámico.-Nombre del formulario. 2. Hoja de datos. El valor predeterminado es Formulario.-Vista. Especifica el formulario que se debe abrir. 3.2 LISTA DE ACCIONES DE UNA MACRO Entre las acciones más utilizadas en formularios podemos resaltar las siguientes: Acción AbrirFormulario Descripción Abre el formulario especificado Argumentos de la acción Esta acción tiene 6 argumentos: 1. 7. Se utiliza para seleccionar registros de la tabla o de la consulta base del formulario. El valor predeterminado es Modificar. hacemos clic sobre el botón Sí. Si selecciona un filtro con el argumento Nombre del filtro. Se aplica a los formularios abiertos en las vistas Formulario u Hoja de datos. Especifica el modo de entrada de datos del formulario.-Condición WHERE.-Nombre del filtro. Un filtro que restringe u ordena los registro del formulario. Puede ser en Formulario. A continuación aparece un nuevo cuadro de diálogo donde introduciremos el nombre de la macro. 5. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 141 . La vista en la que se abrirá el formulario. Diseño. Admite como posibilidades: Agregar (el usuario puede agregar nuevos registros pero no puede modificar los existentes).

Especifica el tipo de icono que se muestra en el cuadro de diálogo. El valor predeterminado es Normal. Icono (el formulario se abre minimizado en forma de barra de título pequeña en la parte inferior de la pantalla) o Cuadro de diálogo (las propiedades Modal y Emergente del formulario están establecidas en Sí). etc. Especifica el mensaje correspondiente al usuario en un cuadro de diálogo Bip. Detiene la ejecución de una macro inmediatamente y devuelve al usuario al formulario. Ejemplo: Convertir los valores del campo Diagnóstico a mayúsculas. Título. Con esta acción se pueden lograr las siguientes tareas: 1. como un signo de stop. Suena un pitido cuando se abre el cuadro de diálogo.6. Es útil para detener una macro basada en una condición especificada en la macro. No tiene argumentos No tiene argumentos CancelarEvento Detener macro una IrAControl EstablecerValor IrARegistro Se utiliza para cancelar una acción o evento.Ocultar o mostrar un control en base a un valor del formulario.-Modo de la ventana. Tiene dos argumentos: 1.Deshabilitar un control en base a un valor del formulario. 2.-Nombre del control.-Actualizar el valor de un campo en base a un valor de otro control.-Establecer el valor de un control de un formulario en base al control de otro formulario. Establece el modo de la ventana en el que se abre el formulario. 3. La expresión utilizada para establecer el valor. Acción: EstablecerValor. Especifica un título introducido por el usuario para el cuadro. Puede ser: Normal para que el formulario esté en el modo establecido por sus propiedades Oculto (el formulario está oculto). tabla o Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 142 .-Expresión.-Elemento. Se utiliza cuando necesitamos volver a un control concreto del formulario Se utiliza para que la entrada de datos sea más precisa. 2. un signo de interrogación. Nombre del control o propiedad. Permite desplazarnos a un registro concreto de una Tiene un solo argumento: 1. Elemento: [Diagnóstico] Expresión: Mayús([Diagnóstico]) Esta acción tiene 4 argumentos: 1.. CuadroMsj Se utiliza para mostrar un mensaje al usuario Esta acción tiene 4 argumentos: Mensaje. Se especifica el nombre del control que recibirá el enfoque. 4.-Tipo de objeto. Formulario. Tipo..

establecer o filtro en una una consulta 2. Especifica a qué registro ir (anterior.-Condición WHERE. nuevo. Esta acción apenas se utiliza. AplicarFiltro Permite condición macro. Para ello: Seleccionamos la opción Condiciones del menú Ver También podemos hacer clic sobre el botón Condiciones Herramientas. Para establecer una condición debemos: Mostrar la columna Condición. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 143 . Nombre de un filtro o consulta que limita u ordena los registros de la tabla. retroceder 10 registros). primero. Seleccionamos la opción Generar del menú contextual para abrir el Generador de expresiones. Esta acción tiene 2 argumentos: 1. El nombre del objeto especificado en Tipo de objeto 3. 2. en la barra de lógica cuyo resultado puede tomar los valores En la columna Condición. o un filtro que se haya guardado como consulta. consulta o formulario.-Desplazamiento.-Registro . formulario o informe. 4.). siguiente. Expresión que restringe los registros de la tabla.3 CONDICIONES EN UNA MACRO En ocasiones necesitamos ejecutar una acción o serie de acciones de una macro en función de una condición establecida. formulario o informe. El número de registros desde los que desplazarse (si es 10. Una condición es una expresión Verdadero/Falso o Sí/No . Puede introducir el nombre de una consulta ya existente. último.tabla. etc.-Nombre del filtro.-Nombre del objeto. 7. hacemos clic con el botón secundario del ratón en la fila de esta columna donde queremos establecer la condición.

y la macro pasará a la siguiente acción que tenga la columna Condición en blanco u otra expresión a evaluar. Al ejecutar una macro. si es verdadera se ejecuta la acción a la que está asociada y las siguientes que vayan precedidas por puntos suspensivos en la columna Condición. la acción a la que está asociada. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 144 .Establecemos la condición utilizando las Herramientas que nos ofrece el generador de expresiones. y las siguientes que contengan en la columna Condición puntos suspensivos. Si no se cumple la condición. Después ejecuta el resto de acciones que tengan la columna Condición en blanco hasta llegar a la siguiente acción protegida por una condición que deberá evaluarse. se evalúa la primera condición. no se ejecutarán.

4 EJECUCIÓN DE UNA MACRO Se puede Ejecutar una Macro desde la ventana de diseño de macro. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 145 .7. aparecerá un mensaje indicándonos que debemos guardar la macro para poder ejecutarla. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como donde podremos introducir el nombre que deseemos. Si no hemos guardado la macro. se ejecutará la macro automáticamente. Debemos hacer clic sobre el botón Sí para guardarla. Tras guardar la macro. Para ello: Hacemos clic sobre el botón Ejecutar de la barra de Herramientas.

Seleccionamos la macro que queremos ejecutar y hacemos clic sobre el botón Ejecutar. Para ello nos situamos en la ventana de diseño de la macro desde la que queremos ejecutar otra macro. Podemos ejecutar una macro dentro de otra macro. Seleccionamos la acción Ejecutar macro y en sus atributos escogemos la macro que deseamos encontrar en la lista Nombre de macro . Si lo deseamos podemos indicar el número máximo de veces que deseamos que se repita la macro y la condición de parada. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 146 .Aclaraciones: También podemos ejecutar una macro directamente desde la ventana de la Base de Datos.

Seleccionamos el evento que deseemos y desplegamos la lista de macros disponibles. Lo más normal es asociar macros a eventos relacionados con eventos de formulario. informe o control de formulario o informe. Un evento es una acción que se produce en o con un objeto determinado. seleccionamos la que queramos. abrir o cerrar un formulario. 7.Los eventos normalmente son provocados por el usuario. mo dificar el contenido de un cuadro de texto. Podemos asociar una macro a un evento. Esto se utiliza normalmente cuando tenemos un formulario a modo de Panel de Control mediante el que se puede acceder al resto de formularios de la Base de datos. definimos las acciones correspondientes y la guardamos con el nombre AUTOEXEC. vamos a crear una macro que al abrir la Base de Datos. abra automáticamente el formulario llamado Panel de Control.Por último. Al producirse este evento se ejecutará la macro seleccionada. como por ejemplo hacer clic con el ratón sobre un objeto.5 MACRO AUTOEXEC Podemos crear una macro que ejecute un formulario apenas se abre la Base de Datos a la que pertenece. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 147 . cuadros de texto. como atributo Nombre de formulario elegimos el formulario “Panel de Control”. Creamos una nueva macro y definimos la acción Abrir formulario . podemos ejecutar una macro como respuesta a un evento en un formulario. etc. Por ejemplo . para ello mostramos las propiedades del objeto y nos situamos en la pestaña Eventos. y sobre todo botones de control. Para ello creamos una macro.

Cuando volvamos a abrir la Base de Datos.Cerramos la ventana de diseño de la macro y la damos el nombre AUTOEXEC. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 148 . junto a la ventana de la Base de Datos se abrirá el formulario “Panel de Control”.

Ejercicio 12: MACROS I INTRUCCIONES: Creamos los siguientes ejemplos de macros: Definimos los siguientes ejemplos de macros: Creamos una macro que abra el formulario “FICHA DE PERSONAL”: En las propiedades de la macro indicamos el formulario FICHA DE PERSONAL al que hacemos referencia. Mostramos el informe en Vista Previa . Le aplicamos un filtro en el apartado Condición WHERE que nos muestre sólo aquellos registros que su cargo sea “PROFESORADO”. Realizamos una macro que abra el informe “ LISTADO DE ALUMNOS”: En las propiedades de la macro indicamos el informe LISTADO DE ALUMNO al que hacemos referencia. Mostramos el formulario Sólo de lectura . Guardamos la macro con el nombre MACRO 1. Ejecutamos la macro para verificar su eficacia. Guardamos la macro con el nombre MACRO 2 Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 149 .

Guardamos los valores que se establecen por defecto para cada botón del grupo. Guardamos la opción que elijamos para su uso posterior. Definimos una macro condicional que automa tice la acción que pretendemos para cada botón del grupo de opciones: BOTÓN AL PULSAR MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS ACCIÓN MUESTRE TODOS LOS REGISTROS DEL FORMULARIO APLIQUE UN FILTRO Y SÓLO MUESTRE LOS CURSO QUE EN EL CAMPO “NOMBRE CURSO” CONTENGA LA PALABRA “BÁSICO” APLIQUE UN FILTRO Y SÓLO MUESTRE LOS CURSO QUE EN EL CAMPO “NOMBRE CURSO” CONTENGA LA PALABRA “AVANZADO” APLIQUE UN FILTRO Y SÓLO MUESTRE LOS CURSO QUE EN EL CAMPO “NOMBRE CURSO” NO CONT ENGA LA PALABRA “BÁSICO” NI LA PALABRA “AVANZADO”. Elegimos como control los BOTONES DE ALTERNAR. CURSOS BÁSICOS.Ejercicios 13: MACROS II INTRUCCIONES: Creamos un grupo de opciones asociado a una macro condicional: Modificamos el Diseño del formulario PLAN FORMATIVO. porque no tiene asignada ninguna acción. No mostramos ninguna opción como predeterminada. Comprobamos el estado de nuestro Formulario teniendo en cuenta que el grupo de opciones de momento no funciona. Cambiamos el nombre de este control nuevo por el nombre “ GRUPO DE OPCIONES”. Añadimos un control nuevo “GRUPO DE OPCIONES” en el apartado Pie del Formulario : Añadimos las etiquetas: TODOS LOS CURSOS. 1 2 CURSOS BÁSICOS 3 CURSOS AVANZADOS 4 OTROS CURSOS Asociamos la macro con el control GRUPO DE OPCIONES en el evento Después de actualizar para que los botones realicen sus correspondientes acciones Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 150 . CURSOS AVANZADOS y OTROS CURSOS. Titulamos el grupo de opciones con el nombre FILTRAR CURSOS.

si creamos la Página con alguna Base de Datos abierta. Esta carpeta está ubicada en la misma carpeta que la página de acceso a datos. publicada desde Access. que siempre se pueden ver los datos en su estado actual. Para crear una página de acceso a datos que contenga todos los registros y campos de una tabla o consulta. utilizaremos los mismos controles. éstas últimas contienen los datos en el momento en que se creo el archivo. añadir. Los archivos relacionados con la página de acceso a datos se almacenan en una carpeta que por defecto adopta el nombre de la página más un guión bajo seguido de la palabra archivos. esta es la diferencia con las páginas Web que exportan datos en un archivo. No obstante. También permiten distribuir datos mediante correo electrónico. debemos: Seleccionar el objeto Página en la ventana de la Base de Datos y hacer clic sobre el botón Nuevo. podemos visualizar.CAPÍTULO 8: PÁGINAS DE ACCESO A DATOS 8.1 CREAR UNA PÁGINA DE ACCESO A DATOS USANDO EL ASISTENTE Las Páginas de Acceso a Datos crean un formulario basado en web con enlaces a una Base de Datos de Access o SQL. que tiene una conexión a una Base de Datos. La principal diferencia entre un Formulario y una Página de acceso a datos es que en las páginas de acceso a datos es posible mostrar y modificar datos de una Base de Datos a través de Internet fuera de la Base de Datos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 151 . modificar y eliminar datos almacenados en la Base de Datos. Access agrega automáticamente un acceso directo al mismo en la ventana de la Base de Datos. El diseño de una Página de acceso a datos es similar al diseño de un formulario o informe. Otro aspecto importante de las páginas de acceso a datos es. Una página de acceso a datos es una página Web. La página es un archivo independiente que esta almacenado fuera de Access. En una página de acceso a datos. La utilización de una Página de acceso a datos es similar a la utilización de un formulario.

se crea automáticamente la Página de acceso a datos que visualizaremos en Vista previa . Al hacer clic sobre el botón Aceptar. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 152 .Aparece el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos donde debemos seleccionar la opción Autopágina : en columnas y la tabla o consulta en la que se basará la página.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 153 . En el primer paso del Asistente para páginas.Si lo que queremos es crear una Página de acceso a datos que contenga campos de varias tablas y consultas debemos: Seleccionar la opción Crear una página de acceso a datos utilizando el asistente. Después escogemos la siguiente tabla y seleccionamos los campos que necesitamos y así sucesivamente. escogemos la primera tabla que vamos a utilizar y seleccionamos los campos que deseamos incluir en la página de acceso a datos. que podemos abrir desde la ventana de la Base de datos.

Para añadir un nuevo campo.Seguimos el resto de pasos del asistente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 154 . Observamos que en la lista de campos aparecen todas las tablas y consultas que existen en la Base de Datos. aparece la página en Vista diseño con la Lista de campos visible. Al finalizar el asistente. Estos pasos son similares a los del asistente para formularios o el asistente para informes. basta con pulsar sobre él en la Lista de campos y arrastrar hasta el lugar de la página donde deseamos incluirlo.

Una vez hemos creado la página debemos guardar.2 CREAR UNA PÁGINA DE ACCESO A DATOS EN VISTA DISEÑO Para Crear una página de acceso a datos en Vista Diseño. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 155 . Al realizar esta tarea aparece un cuadro de diálogo para guardar la página con extensión . la seleccionamos de la lista desplegable que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo. 8. si deseamos basar la página en alguna tabla o consulta. seleccionamos la opción Vista Diseño y. debemos situarnos en el objeto Páginas de la ventana de la Base de Datos y hacer clic sobre el botón Nuevo. fuera de la Base de Datos. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos.htm.

en la parte derecha de la ventana de Access.Aparece la página de acceso a datos en Vista Diseño. basta con que arrastremos los campos desde la lista de campos hasta el lugar de la página donde queremos insertarlo. Aparece también una carpeta con las tablas relacionadas con la seleccionada y el resto de tablas y consultas. Para agregar datos a la página. aparece la Lista de campos mostrando los campos de la tabla seleccionada. Podemos utilizar los controles que se presentan en el Cuadro de Herramientas para completar la Página de acceso a datos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 156 .

htm fuera de la Base de Datos. se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Se creará un archivo con extensión . donde podemos seleccionar Bases de Datos de distintos formatos almacenadas en nuestro ordenador o crear una nueva. y en caso de tener abierta alguna Base de Datos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 157 . debemos guardarla. Seleccionamos la opción Nuevo del menú Archivo con lo que aparece el Panel de tareas en la parte derecha de la ventana.Una vez finalicemos la confección de la Página d e acceso a datos. y un acceso directo dentro de la Base de Datos. Seleccionamos la opción Página de acceso a datos en blanco. Si queremos crear una página de acceso a datos independiente de la Base de Datos. debemos: Situarnos en la ventana de Access. debemos cerrarla.

Al finalizar los pasos del asistente aparecerá la página vacía en Vista diseño para que podamos confeccionar la Página de acceso a datos. La página se guardará de manera independiente en la ubicación que especifiquemos, y no se creará un acceso directo en la Base de Datos vinculada.

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Ejercicio 14: CREACIÓN DE UNA PÁGINA DE ACCESO A DATOS
INTRUCCIONES: Creamos la siguiente página de acceso a datos a partir con las tablas y los campos siguientes:

CAMPOS: TABLA ALUMNO: NIF, NOMBRE, APELLIDOS y POBLACIÓN. TABLA CURSO: Nº CURSO, FECHA DE INCIO, FECHA DE FIN. TABLA USUARIOS: CALIFICACIÓN. Agrupamos por el campo POBLACIÓN. Ordenamos por los campos APELLIDOS y FECHA DE INICIO. Guardamos la página web con el nombre “ACCESO A ALUMNOS Y CURSOS” en la ubicación que nos indique el profesor/a.

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A continuación aparece la ventana Administrador del panel.CAPÍTULO 9: EL ADMINISTRADOR DE PANELES 9.1 CREACIÓN DE UN ADMINISTRADOR DE PANELES Podemos crear un Administrador de Paneles como Formulario desde el cual controlar el acceso del usuario a determinados objetos de nuestro archivo. y pulsamos sobre el botón Modificar: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 161 . Para modificar el Administrador de paneles que Microsoft Access nos ofrece por defecto y para crear paneles nuevos realizamos los siguientes pasos: Pulsamos sobre el menú Herramientas. Nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Pulsamos el botón Si. la opción Utilidades de la base de datos. la opción Administrador del panel de control.

Hacemos doble clic sobre el formulario que hemos generado nuevo con el nombre Panel de control y podemos observar el resultado de este proceso: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 162 . Acudimos a la ventana de la base de datos y al objeto Formularios. Hacemos clic en el botón Nueva: En el siguiente cuadro Modificar elemento del Panel de control diseñamos las características del botón o elemento: Pulsamos sobre el botón Aceptar.En el siguiente paso Modificar página del panel de control definimos los diferentes Elementos del panel o los botones de comando que generan diferentes acciones.

9. debemos realizar los siguientes pasos: Pulsamos sobre el menú Herramientas.2 MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE INICIO DE UN ARCHIVO Si deseamos que este formulario o Panel de control sea lo primero que aparezca al ejecutar el archivo y además se oculte el acceso a la ventana base de datos. la opción Inicio: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 163 .

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 164 .Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Notas: Los cambios realizados en las opciones de configuración del cuadro de diálogo Inicio no se aplicarán hasta la próxima vez que se abra el archivo de Access. La próxima vez que abramos el archivo sólo visualizaremos desde el inicio el formulario Panel de control. donde podemos cambiar las propiedades de inicio: El formulario que elegimos para iniciar la base de datos debe ser el que se llama Panel de control. Desactivamos la opción Presentar la ventana Base de datos.

Ejercicio 15: ADMINISTRADOR DE PANELES. PROPIEDADES DE INICIO INTRUCCIONES: Modificamos el Administrador de paneles que ofrece la aplicación por defecto y modificamos las propiedades de inicio: Diseñamos el siguiente Administrador de paneles: Contiene un botón que abra en Modo Edición el formulario “FICHA DEL PERSONAL ”. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 165 . El texto que acompaña al botón es “ALTAS Y BAJAS DEL PERSONAL”: Cambiamos las propiedades de Inicio del archivo para que al ejecutarse no se visualice la Ventana Base de datos y se muestre sólo el formulario Panel de control.

Una vez seleccionado pulsamos el botón Importar. donde aparece una pestaña para cada tipo de objeto de la Base de Datos. Aparece el cuadro de diálogo Importar donde debemos seleccionar el archivo de la Base de Datos desde donde vamos a importar. Aparece el cuadro de diálogo Importar objetos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 166 . Para importar. abrimos el archivo de Access desde el que deseamos importar datos.1 IMPORTAR UNA BASE DE DATOS Desde Access podemos Importar una Base de Datos completa o alguno de sus componentes.CAPÍTULO 10: IMPORTAR Y EXPORTAR 10. y seleccionamos la opción del menú Archivo >> Obtener datos externos >> Importar. Seleccionamos aquellos que deseamos importar de cada pestaña y hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 167 . Nota: También podemos acceder al cuadro de diálogo Importar desde el menú contextual de la ventana de la Base de Datos. De este modo accedemos al cuadro de diálogo Nueva tabla . Otra posibilidad para acceder al cuadro de diálogo importar sería situándonos en el botón Tablas de la ventana de base de datos y pulsar el botón Nuevo.Si así lo deseamos podemos importar todos los objetos de la Base de Datos de una sola vez. para ello debemos seleccionar todos los elementos de cada pestaña del cuadro de diálogo. solo es necesario pulsar con el botón secundario del ratón y escoger en el menú contextual la opción Importar. En él escogemos la opción Importar tabla y pulsamos el botón Aceptar. Para ello.

texto plano. Por ejemplo para importar un archivo de Excel realizaremos los siguientes pasos: Abrimos el cuadro de diálogo Importar y seleccionamos el tipo de archivo Microsoft Excel (*. A continuación seleccionamos el archivo y hacemos clic sobre el botón Importar. Aparece el primer paso del Asistente para importación de hojas de cálculo .Además de importar objetos de una Base de Datos.xls) en la lista Tipo de archivo. En este primer paso debemos seleccionar en la parte superior de la ventana. cual de las hojas Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 168 . podemo s importar elementos de archivos de Excel. etc.

En este segundo paso del asistente debemos indicar si la primera fila de datos contiene los títulos de las columnas. Pulsamos el botón Siguiente para avanzar. Realizada la tarea pulsamos el botón Siguiente para continuar. Si es así activamos la casilla de verificación situada en la parte superior izquierda de la ventana.de cálculo de las que componen el libro deseamos importar. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 169 .

Nos ofrece dos posibilidades que serían hacerlo en una tabla nueva o incorporarlos a una tabla existente. En este último caso debemos seleccionar a que tabla de la lista desplegable. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 170 .En esta ventana debemos indicar donde almacenar los datos de la hoja de cálculo. En este paso tenemos la posibilidad de ir seleccionando campo a campo en la mitad inferior de la ventana y a continuación modificar algunas opciones como puede ser el nombre del campo. podemos indicar si deseamos que sea indexado o no. podemos indicar que no deseamos importar ese campo en concreto. A continuación pulsamos el botón Siguiente. o bien. el tipo de dato. En el ejemplo mostrado indicamos que los datos se almacenarán en una tabla nueva.

elegir el campo que deseemos que actúe como calve principal. Por último pulsamos el botón Finalizar para que el asistente complete su trabajo. En este último paso debemos asignar nombre a la tabla. Si deseamos una clave principal podemos elegir entre dos opciones a la hora de crearla: dejar que la cree Access. En este caso hemos decidido elegir nosotros el campo Número de colegiado para establecer la clave. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 171 . o bien. A continuación pulsamos el botón Siguiente.En este paso del asistente debemos establecer si deseamos una clave principal para la tabla o no.

si exportamos un Formulario. es conveniente Exportar también todos los objetos que estén relacionados para su buen funcionamiento. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 172 . Para exportar un objeto a otra Base de Datos. A su vez. Aparece el cuadro de diálogo Exportar objeto a… . Pulsaremos el botón Aceptar para ocultarlo. donde seleccionamos la Base de Datos a la cual queremos exportar el objeto y hacemos clic sobre el botón Exportar. Aparece un cuadro de diálogo donde introducimos el nombre que recibirá el objeto en la Base de Datos donde se exporta. debemos s eleccionar el objeto en la ventana de la Base de Datos y escoger la opción Exportar del menú Archivo. debemos exportar también la tabla o consulta en la que se basa. si el Formulario se basa en una consulta. debemos exportar también las tablas que intervienen en la misma. A continuación pulsamos el botón Aceptar.Por último Access nos muestra el siguiente mensaje indicándonos que ha finalizado la importación con éxito. 10.2 EXPORTAR DATOS Cuando Exportamos un objeto de nuestra Base de Datos. Por ejemplo.

Para ello. introducimos el nombre del archivo que se creará con el objeto exportado y hacemos clic sobre el botón Exportar. también podemos exportar objetos a otras aplicaciones.Además de exportar objetos a otras Bases de Datos. realizamos los mismos pasos. pero en el cuadro de diálogo Exportar objeto a… seleccionamos el tipo de archivo al que queremos exportar. como por ejemplo Excel o Word. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 173 .

xls como registros para una nueva tabla en nuestra base de datos GESTIÓN DE FORMACIÓN.mdb: HOJA 1 DEL LIBRO ALUMNOS NUEVOS.Ejercicio 16: IMPORTAR UNA HOJA DE MICROSOFT EXCEL INTRUCCIONES: Realizamos los pasos necesarios para importar una hoja de Microsoft Excel como tabla nueva en nuestra base de datos: Importamos la hoja de cálculo ALUMNOS NUEVOS.xls: Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 174 .

Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 175 . Aparece un cuadro advirtiéndonos de que se creará una nueva Base de Datos con el formato de la versión anterior de Access. disponemos de la herramienta Convertir Base de Datos. o también puede suceder que creemos la Base de Datos en Access 2000 y necesitamos abrirla con una versión anterior de Access. A continuación pulsamos el botón Gua rdar. Access es capaz de convertir una Base de Datos al formato de una versión anterior.1 CONVERTIR LA BASE DE DATOS En ocasiones necesitamos trabajar con Bases de Datos creadas en versiones anteriores de Access.CAPÍTULO 11: UTILIDADES 11. Debemos hacer clic sobre el botón Sí. Para convertir la Base de Datos actual a una versión anterior de Access debemos realizar los siguientes pasos: Seleccionamos la opción del menú Herramientas >> Utilidades de la Base de Datos >> Convertir base de datos >> A formato de archivo de Access 97. Se abre el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en donde debemos introducir el nombre de la nueva Base de Datos. Para solucionar estos dos problemas.

Cuando abrimos una Base de Datos con un formato anterior a Access 2000. al abrirse la ventana de Access. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 176 .Al guardar la Base de Datos. Este cuadro de diálogo también nos informa de las consecuencias de una u otra opción. aparece un cuadro de diálogo donde podemos elegir entre abrir la Base de Datos con el formato de Access 97 o Convertir la Base de Datos a un formato posterior. aparece un cuadro de advertencia. informándonos de que la Base de Datos perderá todas las funcionalidades propias de Access 2000.

ya que la información duplicada. 11. aparece un cuadro de diálogo informándonos de que no podemos modificar los objetos de la Base de Datos.2 ANALIZAR UNA TABLA Si en nuestra Base de Datos tenemos una tabla que almacena información que se repite frecuentemente. puede crear problemas en el funcionamiento de la Base de Datos. aparece el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en donde debemos introducir el nombre de la Base de Datos que se creará con el nuevo formato. además de ocupar espacio. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 177 .Si decidimos convertir la Base de Datos. por ejemplo. Para resolver este problema disponemos de un asistente que dividirá la tabla para crear nuevas tablas relacionadas donde la información se almacene una única vez. La tabla original permanecerá sin modificaciones en la Base de Datos. puede conducir a errores en el resultado de consultas. Si decidimos abrir la Base de Datos como archivo de Access 97.

debemos seleccionar la opción Herramientas >> Analizar >> Tabla. se muestra cómo el asistente puede ayudarnos a resolver el problema.Para acceder al asistente. En el segundo paso. se nos muestran las consecuencias de mantener información duplicada en las tablas. En el primer paso del asistente. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 178 .

En el cuarto paso. debemos indicar si deseamos que el asistente decida los campos que van en cada tabla o queremos decidir por nosotros mismos. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 179 . debemos elegir la tabla que contiene valores repetidos.En el tercer paso.

Si no aparecerá la tabla original para que elijamos nosotros mismos qué campos formarán las nuevas tablas. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 180 .Si decidimos que deseamos dejar decidir al asistente. en el siguiente paso aparecerá la propuesta del asistente.

En caso de que la propuesta del asistente no es la apropiada, podemos arrastrar y colocar campos para formar tablas con sentido. Debemos asegurarnos de que las nuevas tablas pueden almacenar información sin duplicados. También debemos comprobar que cada tabla propuesta contenga datos relacionados. Una vez que hayamos definido la estructura de las nuevas tablas, debemos asignarle un nombre significativo a cada una. Para ello hacemos clic sobre el botón Cambiar el nombre de la tabla situado en la parte superior derecha de la ventana del asistente. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos introducir el nuevo nombre.

El siguiente paso es asignar o generar una clave primaria para cada una de las tablas. Para ello disponemos de los botones correspondientes en la parte superior derecha de la ventana del asistente.

En el siguiente paso, si el asistente encuentra registros con valores similares, los muestra para que decidamos si son o no erróneos. El asistente puede identificar posibles correcciones que podemos seleccionar. Para mantener el registro tal y como está, debemos elegir “Dejar tal y como está” en la lista o dejar la corrección en blanco.

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Después de que el asistente cree las nuevas tablas, podemos hacer que cree una consulta similar a la tabla original. Si decidimos crearla, además, los formularios e informes basados en la tabla original seguirán funcionando.

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El asistente asignará a la consulta el nombre de la tabla original y cambiará el nombre de esta añadiéndola un guión y la palabra “ANTERIOR” .

11.3

ANALIZAR EL RENDIMIENTO

Hay distintas formas para mejorar el rendimiento de una Base de Datos en Access. Para ello, utilizaremos el Analizador de rendim iento. Con este asistente podemos analizar toda la Base de Datos, o únicamente aquellos objetos que deseemos analizar. Tras realizar el análisis, el Analizador puede realizar algunos cambios si así lo deseamos. Para utilizar el Analizador de rendimiento debemos realizar los siguientes pasos: Abrimos la Base de Datos que deseamos analizar y seleccionamos la opción del menú Herramientas >> Analizar >> Rendimiento.

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Sugerencias.En la ventana del Analizador. Si queremos analizarlos todos hacemos clic sobre el botón Seleccionar todo. o nos situamos en la pestaña Todos los tipos de objetos para ver la lista completa de objetos de la Base de Datos. Ideas. A continuación pulsaremos el botón Aceptar. El Analizador de rendimiento muestra tres tipos distintos de resultados del análisis: Recomendaciones. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 184 . hacemos clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto que queremos analizar. Seleccionamos los nombres de los objetos que queremos analizar.

el Analizador las mostrará como Resueltas. Seleccionamos la pestaña Barra de Herramientas en el cuadro de diálogo Personalizar. Para que el Analizador realice automáticamente las optimizaciones de tipo Recomendación o Sugerencia.4 CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS Para Crear una Barra de Herramientas personalizada para la Base de Datos que estamos utilizando actualmente.Al hacer clic en cada una de ellas. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 185 . Se abre el cuadro de diálogo Nueva Barra de Herramientas donde debemos introducir el nombre de la barra. debemos seleccionar aquellas que queramos poner en práctica y hacer clic sobre el botón Optimizar. Access puede realizar automáticamente las Recomendaciones y las Sugerencias. debe ser el usuario quien las ponga en práctica siguiendo las instrucciones que se muestran en el bloque Notas del análisis . aparecerá una descripción en el bloque Notas del análisis situado en la parte inferior de la ventana. Hacemos clic sobre el botón Nueva. Tras realizar las optimizaciones. pero en el caso de las Ideas. Pulsamos el botón Aceptar. 11. seleccionamos la opción del menú Herramientas >> Personalizar.

Si queremos crear una Barra de Herramientas que esté disponible para todos los archivos de Access. Para usarla desde otro archivo debemos volver a crearla o importarla. debemos configurar las Barras de Herramientas Utilidad 1 y/o Utilidad 2. cerramos el cuadro de diálogo Personalizar. Para ello seleccionamos la opción del menú Ver >> Barras de herramientas >> Personalizar. Recuerda que esta Barra de Herramientas solamente estará disponible para la Base de Datos activa. Estas Barras de Herramientas están creadas en blanco para que el usuario pueda personalizarlas. Una vez hemos terminado de confeccionar la nueva Barra de Herramientas. Nos situamos en la pestaña Barra de Herramientas y seleccionamos la barra Utilidad1 o Utilidad 2.A continuación nos situamos en la pestaña Comandos. seleccionamos una categoría del cuadro Categorías y arrastramos hasta la Barra de Herramientas el comando que queramos insertar. Observamos como aparece la barra completamente vacía junto al cuadro de diálogo. y así disponer de una Barra de Herramientas personalizada que pueda utilizarse desde cualquier archivo de Access. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 186 .

? * Espacios a la izquierda. >> Seguridad >> Establecer Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 187 . . no podremos abrir la Base de Datos. números. También debemos tener en cuenta que pueden contener entre 1 y 20 caracteres. espacios y símbolos excepto: Los caracteres “ \ [ ] : | < > + = . Debemos tener cuidado al escoger la contraseña . La contraseña debe ser fácil de recordar por los usuarios de la Base de Datos. Para establecer una contraseña . podemos establecer una contraseña de acceso. Debe ser difícil de adivinar por aquellas personas que no deben tener acceso. debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar la opción del menú Herramientas contraseña para la base de datos.5 ESTABLECER CONTRASEÑA PARA LA BASE DE DATOS Para controlar qué usuarios pueden abrir nuestras Bases de Datos. seleccionamos una categoría del cuadro Categorías y arrastramos hasta la Barra de Herramientas el comando que queramos insertar hasta completar la Barra de Herramientas. Caracteres de control. ya que si se nos olvida. “a” será distinto de “A”. y. 11. caracteres acentuados. e incluir letras. .Nos situamos en la pestaña Comandos. como en el caso anterior. A la hora de escoger la contraseña debemos tener en cuenta que se distingue entre mayúsculas y minúsculas. es decir.

debemos seleccionar la opción del menú Archivo >> Abrir en el cuadro de diálogo que aparece. Para abrir una Base de Datos en modo exclusivo.Si no tenemos abierta la Base de Datos en modo exclusivo. aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos donde debemos introducir dos veces la contraseña para verificar que se ha escrito correctamente. seleccionar el archivo y desplegar la lista del botón Abrir. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 188 . donde seleccionamos la opción correspondiente. Al escoger la opción del menú Herramientas >> Seguridad >> Establecer contraseña para la base de datos con la Base de Datos abierta en modo exclusivo. aparece un cuadro de diálogo informándonos de ello e indicándonos como hacerlo.

tendremos que introducir la contraseña para poder abrirla. Manual de Access XP: Funciones Avanzadas 189 .La próxima vez que abramos la Base de Datos.