5. EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida útil, desde su creación hasta su disposición o destrucción.

Consta de las siguientes fases: creación o recibo distribución, archivo, protección, localizaión, uso, transferencia y disposición o destrucción. Creación o recibo Una institución típica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajeros, o por correo electrónico. Distribución La distribución del documento consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la información. La distribución puede ser interna o externa. Puede distribuirse por medio de mensajeros, del servicio postal¸ por correo electrónico, o, por correo interno El medio que se utilice dependerá de la rapidez con que deba llegar el mensaje al destinatario. Conservación o archivo Muchas empresas con sistemas comutarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen.. Eso se hace como medio alterno para tener acceso a información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando. Las copias de los documentos se pueden conservar en papel, en el disco duro de la computadora, o en CD-Rom. El disco duro está integrado en la computadora. Protección Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadaente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institución debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida útil. Algunos de los documentos se conservarán en gabinetes de archivos, o, en bóvedas especiales. Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. Éstos se archivan siguieno reglas y procedimientos específicos para su codificación y alfabetización. Luego, al buscar los documentos en los archivos, se siguen esas mismas reglas. Localización y uso Los documentos se conservan por una razón básica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá.

de acuerdo a un plan establecido. Se debe tener en cuenta lo siguiente: *El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma *Mantener un control apropiado sobre la creación. al primero agrupamos en una clase denomina CLIENTES.Transferencia Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos De este modo no se recarga los archivos activos. ordenarlos. A manera de ilustración presentamos a continuación cuatro sistemas convencionales de clasificación. *Rotular adecuadamente las gavetas. 6. Pueden haber tanto sistemas de clasificación no sólo como diversidad de criterios hayan. préstamo. como situaciones. Para lograr un sistema eficaz de administración de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. tipo o contenido. el valor histórico y los costos involucrados. en otra clase denominada PROVEEDORES. Esto puede evitar la pérdida de información clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. La transferencia se debe hacer periódicamente. expedientes y los discos CD-Rom y no sobrecargar estos recursos. SISTEMAS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Un primer aspecto a resolverse es clasificar los documentos y luego según esa clasificación. Disposición La última fase de un documento es la disposición o destrucción cuando y no tiene ningún valor para la empresa. B. La política para la conservación y disposición de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales de utilidad para la empresa. Esto permite un uso eficaz de espacio. *Mantener control del acceso a los archivos y del acceso información confidencial. características o factores particulares hayan en cada dependencia. *Ofrecer adiestramiento periódico al personal y tener normas claras y precisas para su selección y evaluación. retención y disposición de documentos. y al segundo. *Establecer normas fijas que se apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. Clasificación CRONOLOGICA La clasificación cronológica de documentos consiste en establecer un conjunto de documentos homogéneos según el tiempo o fechas en que hayan sido . ordenación y clasificación de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnéticos. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. sino según hemos anotado líneas arriba. A. Clasificación por ASUNTOS Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos homogéneos según su naturaleza. *Mantener un sistema adecuado para la codificación.

es hacerlo teniendo en cuenta las fechas de emisión o recepción de dichos documentos. Facturas Localidad –B. por ejemplo. etc. Aplicación de los Colores en la clasificación de documentos No se debe dejar de mencionar la importancia de la aplicación de los colores como elemento auxiliar de clasificación de documentos. un segundo grupo emitidos en el mes de febrero ser clasificado como FEBRERO02. por ejemplo. pero si en este grupo se detecta un Folder con otro color. por ejemplo. 7. podemos clasificar por meses: un primer grupo de Memos emitidos en el mes de enero podría ser clasificado como ENERO02. En cada grupo clasificado se procederá a ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Distrito. rojo. etc. etc.generados (o recibidos) o cuando el contenido o naturaleza de los documentos estén vinculados con el tiempo o con las fechas. si se aplica el color azul al grupo de documentos clasificados como CLIENTES. D. Provincia. Cronológico/Geográfico. En algunos casos será necesario. Clasificación GEOGRÁFICA La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinados circunscripciones. Localidad o simplemente “puntos de venta”) se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. asignado al grupo de PROVEEDORES. Por ejemplo. La aplicación de diferentes colores en los ribetes superiores y/o colaterales de los Fólderes a cada clase o grupo de documentos establecidos. Región. memorandos. Este sistema es el más adecuado para clasificar las Correspondencias ya que el mejor modo de clasificar las cartas.. permite visualizar tales grupos de documentos en los archivadores y detectar errores de ubicación. C. SISTEMAS DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS . por ejemplo¸ una cantidad importante de Memorandos enviados en el año 2007. podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A. Clasificación MIXTA Según la cantidad de documentos a archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas. zonas o localidades territoriales o geográficas . significa que el documento no está en su posición correcta. por ejemplo. E. así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que “todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido” hácese necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. y así sucesivamente. Las Facturas. tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento. Si existen. agrupar documentos en clases tales como: Asunto/Cronológico/. Asunto/Geográfico. Cuando el Departamento de Ventas.