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MANUAL DE COMPRAS CORPORATIVO ROA CONSTRUCCIONES S.A. DE C.V.

Elaborado por:

BARRERA AGUILLN ROGELIO CABRERA MORALES ADRIANA PALACIOS GARCA LAURA GABRIELA RAMREZ RUBIO SINTIA

ZUIGA VZQUEZ LIZBETH

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NDICE

I. INTRODUCCIN.. 3 II. OBJETIVO 4 III. OBJETIVOS ESPECFICOS DEL REA... 5 IV. IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE ABASTECIMIENTO 6 V. POLTICAS DE COMPRAS.. 7 VI. PERFIL DE UN BUEN COMPRADOR... 8 VII. CADENA DE ABASTECIMIENTO. 10 VIII. REQUISITOS DENTRO DE UNA RDEN DE COMPRA.. 11 IX. FORMAS DE EMISIN DE UNA RDEN DE COMPRA.. 12 X. REQUISICIN DE COMPRA 13 XI. COTIZACIONES 14 XII. RELACIN CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA..15 XIII. LOGSTICA.. 16 XIV. GLOSARIO.. 17 XV. ANEXO....19
ELABOR: REVIS: BIBLIOGRAFA IIDE 39 Equipo 5 E Lic. Jorge Ral Jimnez Reyes AUTORIZ: . 20

Lic. Jorge Ral Jimnez Reyes

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I. INTRODUCCIN

Se ha diseado este manual como una gua de polticas y procedimientos para que la administracin de Corporativo Roa Construcciones SA DE CV disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras. Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal este debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisicin de bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la empresa. Dentro de este manual se muestra de forma descriptiva y detallada todas las actividades relacionadas al rea de compras de CRC. Se ha elaborado de forma sencilla, clara y objetiva a fin de facilitar el flujo de informacin y la interaccin adecuada con otras reas afines a compras, adems de precisar su estricta aplicacin por parte de todo el personal, y evidentemente por el departamento de compras. La utilidad de este manual se mantendr slo si se revisa peridicamente y se introducen los cambios que la dinmica funcional de la empresa requiera.

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II. OBJETIVO

Orientar y capacitar al personal del rea de compras respecto de las funciones, polticas y procedimientos correspondientes al proceso de compras.

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III. OBJETIVOS ESPECFICOS DEL REA

1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras. 2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo contable relacionado con la gestin de compras. 3. Implementar un mecanismo de Decisin de Compra a cargo de las unidades requirentes.

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IV. IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE ABASTECIMIENTO

La misin general del aprovisionamiento consistir en obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. La Gestin de Abastecimiento es una de las operaciones ms trascendentes y complejas en cualquier Empresa de la Industria del Comercio tanto Mayorista como Minorista y el conocer las diferentes formas de implementarla, conocer cada una de sus etapas y la forma en que afectan a los diversos departamentos de la Empresa, la convierten en una disciplina obligatoria.

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V. POLTICAS DE COMPRAS

Abastecimiento de material para la construccin. Realizacin de inventario cada que se da comienzo a una obra. El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones

con proveedores. El Departamento de Compras es el nico responsable de efectuar todas

las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compra.


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Mantener los niveles de calidad de materiales para la construccin.

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Seleccionar los mejores proveedores con las caractersticas necesarias

requeridas para la empresa. Verificar el cumplimiento de las rdenes de compra en lo relacionado con

las fechas, cantidades y calidades. Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales

comprados.

VI. PERFIL DE UN BUEN COMPRADOR

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Responsable de la gestin de compras, negociacin, comercializacin y logstica. Planifica, organiza y coordina, la adquisicin de mercancas y artculos diversos para la compaa. Contacta y entrevista a proveedores locales y extranjeros con el fin de negociar los contratos de compra para un abastecimiento eficiente. Coordina los estudios de investigacin de mercados en el rea, para determinar las necesidades de los consumidores, as como la competencia y estado actual de los mercados donde opere la empresa. Funciones. Administrar el inventario de mercadera en funcin de la rotacin, cantidades por Tienda, clasificaciones, precio, calidad, proveedor etc. Realizar anlisis proveedores y mercaderas. Realizar la planificacin de ventas. Realizar anlisis de ventas de forma peridica. (semanal, mes, temporada etc.) Realizar presupuesto de compras. Elaborar rdenes de compra. Realizar traspasos de mercadera. Comunicar proveedores. Realizar estudios de mercado, tendencias, estadsticas, moda y consumo.
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mediante

Memorando

las

devoluciones

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Mantener actualizado el catalogo de proveedores. Mantener excelentes relaciones comerciales con proveedores, con fin de obtener colaboracin y servicio.

Buscar

constantemente

nuevas

rentables

fuentes

de

abastecimiento. Negociar con proveedores plazos, descuentos, beneficios,

devoluciones y condiciones varias. Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo a su modalidad contractual (tercerizacin, consignacin, convencional). Establecer alianzas con proveedores para desarrollar productos. Comprar mercadera de acuerdo a las lneas de precio sugerido, precio, calidad y necesidades de los clientes.

VII. CADENA DE ABASTECIMIENTO

CADENA DE ABASTECIMIENTO CONSTRUCCION DE NAVES INDUSTRIALES.

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Solicitud del Servicio

Surge la necesidad del servicio.

VIII. REQUISITOS DENTRO DE UNA RDEN DE COMPRA

La orden de compra (llamada nota de pedido) es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y los requisitos necesarios para llevar a cabo la compra, los cuales son los siguientes:
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Lugar y Fecha de emisin Nombre y Nmero de la orden del comprobante Nombre y domicilio del comprador y del vendedor Detalle de las mercancas solicitadas Condicin de pago y entrega Firma del comprador o encargado de compras Datos de la empresa que imprime el documento, fecha de impresin y numero de los documentos impresos

Debe aclararse que es un documento no valido como factura y colocar la letra X

IX. FORMAS DE EMISIN DE UNA RDEN DE COMPRA

Las rdenes de Compra sern distribuidas de la manera siguiente:


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a. Original para el Proveedor b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor. c. Copia para el Cronolgico de Contabilidad / para el Registro Contable.

o Al comprador le sirve como constancia de la mercanca que solicita o Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la factura en caso de ser aceptado.

X. REQUISICIN DE COMPRA

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La requisicin de compra es una autorizacin del Departamento de Compras con el fin de abastecer los bienes y/o servicios. sta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

XI. COTIZACIONES

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En Corporativo Roa Construcciones SA DE CV se cuenta con un catlogo de proveedores del cual se selecciona al ms apropiado segn sea la requisicin de material emitida desde la obra. La requisicin de compra se hace llegar directamente al departamento de compras y posteriormente a la Direccin General para su aprobacin. Se procede a contactar a los distintos proveedores solicitando una cotizacin de material, buscando la mejor opcin de acuerdo a los siguientes parmetros: 1. Precio del producto o servicio. Calculando el costo completo sin olvidar agregar la utilidad y fletes en caso de que lo pague el proveedor en lugar de CRC. 2. Calidad que ofrece. 3. Tiempo de entrega 3. Que forma de pago aceptan o si ofrecen crdito. 4. Garantas. Sabemos tambin que el objetivo es ganar negocios, por lo que comparamos precios y condiciones. La cotizacin que nos haga llegar cada proveedor deber contener las descripciones iguales a las que se indicaron en las requisiciones.

XII. RELACIN CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

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CUENTAS POR PAGAR: Cuando el departamento de compras realiza el pedido de material, el departamento de cuentas por pagar es el encargado de solicitar la autorizacin del pago para el proveedor y cuando ha sido autorizado el pago, se anexa el comprobante de pago a la factura emitida por el proveedor. Despus este departamento entrega estos documentos al departamento de contabilidad.

CONTABILIDAD: Este departamento se encarga de recibir los comprobantes de pago anexos a las facturas de los proveedores para llevar a cabo la contabilidad de la empresa.

XIII. LOGSTICA
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INCOTERMS se refiere a un grupo de trminos comerciales estandarizados de 3 letras utilizado comnmente en contratos internacionales de venta de bienes. Se usan para dividir los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las obligaciones y responsabilidades reciprocas entre vendedor y comprador en relacin al desplazamiento de la mercadera, la transferencia de costos, riesgos y gestin de documentos. Es esencial el conocimiento de estos trminos antes de importar o exportar cualquier artculo.

XIV. GLOSARIO

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Compras: Toda adquisicin de algn bien realizada a cambio de dinero. Cadena de suministro: Es el proceso de la gestin y manejo estratgico de todas las operaciones relacionadas, apoyado en factores tecnolgicos. Logstica: Es el sistema integral que comprende el abastecimiento, el manejo y la gestin de materiales y productos con los que opera la empresa, incluyendo la planificacin, la organizacin y el control de las actividades anteriores, desde la adquisicin hasta su entrega al consumidor final, satisfaciendo las necesidades de ste de la manera ms eficaz y con el menor costo. Orden de compra: es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderas. En l se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operacin comercial. Requisicin de compra: Es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresas segn las especificaciones de cada compaa Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad Comprador: persona que adquiere un producto por medio de un precio Cotizacin: Documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Incoterms: Son un conjunto de reglas para la interpretacin de los trminos comerciales ms utilizados en las transacciones de comercio exterior en todo el mundo.

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Exportacin: la exportacin es el trfico de bienes y servicios propios de un pas con el fin de ser usados o consumidos en otro pas

Importacin: es el transporte legtimo de bienes y servicios nacionales exportados por un pas, pretendidos para el uso o consumo interno de otro pas

Mercanca: es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el trmino se aplica a bienes econmicos

XV. ANEXO

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Bibliografa Heredia Viveros Nohora Ligia. Gerencia de compras la nueva estrategia competitiva. Mxico. ECOE Ediciones

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FOLIO. 0009
DATOS DE FACTURACION Corporativo Roa Construcciones S.A. DE CV R.F.C CRCIO1119 EQ9 Camin a los Olvera No. 2 Int. 2 Col. El Pueblito Corregidora, Qro. C.P. 76900 Cantidad Unid Descripcin Fecha: OBRA:

PROVEEDOR: RESIDENTE DE OBRA:

FIRMA Peris, Salvador. Distribucion Comercial. Editoria ESIC


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Palacio Montoya, Alberto. Conceptos Modernos de Administracin de Compras. Mexico. Norma

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