UPRAVLJANJE DOKUMENTIM A

Procedura P 4-2 INOS D.O.O. BUSOVAA

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

KATALOG DISTRIBUCIJE

Procedura Upravljanje dokumentima za firmu INOS d.o.o. Busovaa je odobrena od strane direktora.

Datum izdanja: Broj primerka procedure: Vlasnik: Odobreno od:

01/11/2010 1 INOS D.O.O. BUSOVAA

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

Autorsko pravo Procedura Upravljanje dokumentima je ekskluzivno vlasnitvo INOS D.O.O. i njen se sadraj ne smije saoptavati neovlatenim osobama, ili osobama van preduzea bez pismene saglasnosti Menadera kvaliteta.

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

KATALOG PROMJENA Izdanje Procedure Upravljanje dokumentima pripada kontrolisanim

dokumentima i kao takvo kontrolie se prema proceduri: P 4.2 Upravljanje dokumentima Sve kopije ove Procedure posjeduju Katalog promjena, kako bi se imao trenutni uvid u vaea izdanja bilo kojeg dijela.

Promjene
Red. Broj Datum

Izmjenjeni dio
Poglavlje Stranice Izdanje

Vaee izdanje
Poglavlje Stranice Izdanje

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

SADRAJ CILJ........................................................................................................................ 6 DOKUMENTI U VEZI SA PROCEDUROM UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA...................6 ODGOVORNOST.................................................................................................... 7 METOD ................................................................................................................. 7 1.1Obiljeavanje dokumenata............................................................................7 1.2Odobravanje dokumenata............................................................................. 8 1.3Izdavanje dokumenata sistema menadmenta kvalitetom...........................8 1.4Izdavanje eksternih referentnih dokumenata .............................................9 1.5Izmjene dokumenata.................................................................................... 9 ARHIVI................................................................................................................. 10 DODATNE INFORMACIJE...................................................................................... 10 1.6Prilikom razvoja novog dokumenta QMS moe da se pusti u opticaj probni primjerak koji mora biti oznaen kao probni primjerak natpisom probni primjerak . Menader kvaliteta je odgovoran za njegovo povlaenje im se definie njegov konani sadraj, kada se izdaje zvanino u skladu sa (pogledati paragrafe 4.2 4.4)......................................................................................... 10 1.7U sluaju da je probni primjerak dokumenta QMS tampan u obliku bloka, koristi se sve dok se u potpunosti ne ispuni, pa se tek onda uvodi zvanini dokument......................................................................................................... 10 1.8Obrasci koji su sastavni dio procedura i uputstava mogu da se izdaju zajedno sa procedurama i uputstvima u okviru istog zapisa Distribucija dokumenata (Z 4-2.1)............................................................................11 1.9Korisnicima dokumenata se zabranjuje kopiranje kopije dokumenata koje posjeduju (osim ukoliko su u pitanju obrasci koji se ispunjavaju). U sluaju da im je potrebno vie kopija, obraaju se menaderu kvaliteta koji odobrava ili ne odobrava veu koliinu distribuiranih dokumenata.....................................11 1.10Za kontrolu distribucije poslovnika kvaliteta ispunjava se takoe zapis Distribucija dokumenata (Z 4-2.1)...................................................................11

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

CILJ Procedurom Upravljanje dokumentima se predstavlja metod kojim se upravlja dokumentima i podacima koji su u vezi sa Sistemom upravljanja kvalitetom (QMS). DOKUMENTI: a) Dokumenti sistema menadmenta kvalitetom: izjava o politici kvaliteta i ciljevima kvaliteta poslovnik kvaliteta, procedure sistema menadmenta kvalitetom, zapisi i uputstva.

b) Pod eksternim dokumentima podrazumjevaju se dokumenti koji nastaju u okruenju poslovnog sistema, kao i dokumenti koja nastaju u poslovnom sistemu a namjenjena su za okruenje, npr: PODACI: Svi podaci koji su zapisani u dokumentima Sistema menadmenta. DOKUMENTI U VEZI SA PROCEDUROM UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Poslovnik kvaliteta Distribucija dokumenata Katalog dokumenata QMS (Master lista) Katalog eksternih referentnih dokumenata ISO 9001:2008
od 12

upiti za ponudu, ponude, poslovni ugovori, sva dokumenta za carinjenje roba, fakture, rjeenja i odluke sudova, poreskih organa i drugih institucija, sve vrste poslovnih pisama, strune publikacije (knjige, prirunici i asopisi - slubeni listovi, glasnici, poslovne novine i asopisi, i sl.), i sl.. standardi, tehniki propisi, zakonska regulativa, dokumenti u vlasnitvu klijenta i sl.

Poglavlje 4 Z 4-2.1 Z 4-2.2 Z 4-2.3

6

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

ODGOVORNOST Predstavnik rukovodstva za kvalitet menader kvaliteta METOD 1.1Obiljeavanje dokumenata 1.1.1 Poslovnik, procedure, uputstva i zapisi se prepoznaju na osnovu: a) Naziv dokumenta, b) Ime lica koje je odobrilo dokument, c) Izdanja dokumenta d) Datuma od kada vai dokument e) Preduzea kome pripada dokument f) ifre dokumenta koji se navode u zaglavlju na stranicama dokumenata. 1.1.2 ifra se sastoji od jednog slova i broja. Slovo predstavlja vrstu dokumenta: a) P procedura, b) U uputstvo, c) Z zapis. Broj se odnosi na take iz standarda ISO 9001 ije zahtjeve ispunjava taj dokument, npr: P 4-2: Procedura koja zadovoljava zahtjeve take 4, stav 2, standarda ISO 9001:2008 Z 4-2.1: Prvi zapis koji pripada proceduri P 4-2. 1.1.3 Procedure i uputstva sadre ime osobe koja odobrava taj dokument, datum od kog vai uvoenje procedure ili uputstva, naziv procedure ili uputstva, ifru i broj izdanja. Zapisi kao propratni dokumenti procedura ili uputstva sadre sve navedene elemente. Izuzetak predstavljaju zapisi koji se koriste za eksternu komunikaciju sa kupcima (dopis, memorandum), oni mogu sadrati samo ifru i broj izdanja.

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

1.1.4 Eksterna referentna dokumenta se prepoznaju na osnovu naziva, broja ili datuma izdanja.

1.1.5 Odrava se Katalog dokumenata QMS (Z 4-2.2) gdje se navodi: ifra dokumenta, naziv dokumenta, oznaka (X) da li dokument mora da stoji u arhivu (arhiviraju se zapisi QMS), naziv radnog mjesta koje je odgovorno za ispunjavanje

dokumenta, naziv radnog mjesta koje je odgovorno za uvanje dokumenta, period uvanja dokumenta (period uvanja se odnosi samo na arhive, ostala dokumenta se uvaju neogranieno) i izdanje dokumenta QMS.

1.1.6 Odrava se Katalog eksternih referentnih dokumenata (Z 42.3) gdje se navodi: naziv dokumenta izdanje dokumenta naziv radnog mjesta koje je odgovorno za uvanje dokumenta datum prijema dokumenta datum kada je dokument povuen iz upotrebe.

1.2Odobravanje dokumenata 1.2.1 Svi zaposleni u organizaciji mogu da predlau nova dokumenta, ali ih moe odobriti samo menader kvaliteta. 1.2.2 Menader kvaliteta tek nakon savjetovanja sa zaposlenima na koje se odnosi novi dokument moe odobriti isti, samo ukoliko procjeni da se tim dokumentom istovremeno zadovoljavaju standard ISO 9001 i potrebe preduzea. 1.3Izdavanje dokumenata sistema menadmenta kvalitetom ISO 9001:2008
od 12 8

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

1.3.1 Kad

je

dokument

spreman

za

izdanje

ispunjava

se

zapis

Distribucija dokumenata (Z 4-2.1) u kome se navode ifra, broj izdanja i naziv dokumenta koji se distribuira (dostavljaju se kopije zaposlenima koji su odgovorni za ispunjavanje tog dokumenta). 1.3.2 Menader kvaliteta odluuje kome dodeljuje kopije novog dokumenta i biljei njihova imena i prezimena, kao i datum prijema u zapis Distribucija dokumenata (Z 4-2.1). 1.3.3 Istovremeno se dokument uvodi u Katalog dokumenata (Z 42.2). 1.3.4 U nastavku se dijele kopije dokumenta i potpisuje zapis Distribucija dokumenata (Z 4-2.1) od strane onih zaposlenih kojima je dodjeljen dokument, ime se potvruje da su zaista i primili taj dokument. 1.3.5 Prototip novog dokumenta arhivie se zajedno sa obrascem za distribuciju dokumenta (Z 4-2.1) u Arhiv originalnih dokumenata QMS kako bi se u svakom trenutku imao uvid u to ko je odgovoran za ispunjavanje dokumenta.

1.4Izdavanje eksternih referentnih dokumenata 1.4.1 Izdanje eksternog referentnog dokumenta se vri upisivanjem istog u Katalog eksternih referentnih dokumenata (Z 4-2.3). 1.5Izmjene dokumenata 1.5.1 Zahtjev za izmjenu dokumenta se evidentira u obrascu Problem alba (Z 8-5.1)i daje menaderu kvaliteta da odlui da li e odobriti zahtjev. Ukoliko odobri, menader kvaliteta, upisuje korektivnu mjeru za odobravanje izmjena na isti obrazac, a dalji proces izmjene (izmjene dokumenata i dijelova dokumenata) vri se na isti nain kao i odobravanje i izdavanje novih dokumenata (pogledati paragrafe 4.2 4.4). U ovom sluaju ifra novog izdanja se poveava za 1 a prilikom podjele novog izdanja povlae se i unitavaju prethodna izdanja uz odobrenje i odgovornost menadera kvaliteta. 1.5.2 Istovremeno dokumenata se uvodi novo izdanje dokumenta u Katalog (Z 4-2.2)

ISO 9001:2008
od 12

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

1.5.3 U sluaju izmjene eksternih referentnih dokumenata sa novim izdanjem prekrii se prethodno izdanje u Katalogu eksternih referentnih dokumenata (Z 4-2.3) i dodaje se novo izdanje. Zaposleni koji je odgovoran za korienje eksternih referentnih dokumenata je obavezan da posjeduje poslednje izdanje i da izvjetava menadera kvaliteta o bilo kojoj izmjeni. 1.5.4 Male izmjene na vaeim dokumentima kvaliteta se dozvoljavaju pod uslovom da se one kontroliu od strane menadera kvaliteta. Menader kvaliteta treba da vodi rauna da se te izmjene evidentiraju na svim dokumentima koji su u opticaju, imajui pored izmjene datum i potpis menadera kvaliteta. Kada broj malih izmjena bude vei od 3 treba izvriti novo izdanje dokumenta u skladu sa zahtjevima za izdavanje novog dokumenta (pogledati paragrafe 4.2 4.4) 1.5.5 Izdanje dokumenta koje prestaje da vai se povlai iz Arhiva originalnih dokumenata QMS (Ukoliko je u pitanju obrazac QMS) ili od odgovorne osobe za uvanje eksternih referentnih dokumenata (ukoliko je u pitanju eksterni referentni dokument) i unitavaju se ukoliko menader kvaliteta odlui da su nepotrebni. U suprotnom sluaju oznaavaju se kao nevaei i neophodno ih je obiljeiti znakom ili slovom, kako ne bi sluajno bila putena u upotrebu. ARHIVI 5.1 Arhiv originalnih dokumenata QMS 5.2 Distribucija dokumenata 5.3 Katalog dokumenata QMS (Master Lista) 5.4 Katalog eksternih referentnih dokumenata DODATNE INFORMACIJE 1.6Prilikom razvoja novog dokumenta QMS moe da se pusti u opticaj probni primjerak koji mora biti oznaen kao probni primjerak natpisom probni primjerak . Menader kvaliteta je odgovoran za njegovo povlaenje im se definie njegov konani sadraj, kada se izdaje zvanino u skladu sa (pogledati paragrafe 4.2 4.4). 1.7U sluaju da je probni primjerak dokumenta QMS tampan u obliku bloka, koristi se sve dok se u potpunosti ne ispuni, pa se tek onda uvodi zvanini dokument.

Z 4-2.1 Z 4-2.2 Z 4-2.3

ISO 9001:2008
od 12

10

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

1.8Obrasci koji su sastavni dio procedura i uputstava mogu da se izdaju zajedno sa procedurama i uputstvima u okviru istog zapisa Distribucija dokumenata (Z 4-2.1).

1.9Korisnicima dokumenata se zabranjuje kopiranje kopije dokumenata koje posjeduju (osim ukoliko su u pitanju obrasci koji se ispunjavaju). U sluaju da im je potrebno vie kopija, obraaju se menaderu kvaliteta koji odobrava ili ne odobrava veu koliinu distribuiranih dokumenata. 1.10 Za kontrolu distribucije poslovnika kvaliteta ispunjava se takoe

zapis Distribucija dokumenata (Z 4-2.1).

Zaposleni i saradnici organizacije mogu slobodno da iznose svoje prijedloge za poboljanje dokumenata (procedura i obrazaca) QMS, ali i za izdavanje novih (obrasci, uputstva za rad i sl.) Na ovaj nain svi uestvuju u poboljanju sistema. Ovi predlozi treba da budu u pisanoj formi na obrascu

ISO 9001:2008
od 12

11

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Odobreno od: Suljo Vukovi Vai od: 01/11/2010 INOS D.O.O. Izdanje: 1 P 4-2

ISO 9001:2008
od 12

12