CARTA DE GERENCIA DE ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO PERIODO: ENERO A JUNIO 2011 PARA: COVESA, S.A. DE C.V.

REALIZADO POR:

CONTENIDO I.ANLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD (ENFOQUE COSO)..........................................................5

I.1. AMBIENTE DE CONTROL.................................................................................5 I.2. ACTIVIDADES DE CONTROL ...........................................................................5 I.3. MONITOREO DE CONTROLES..........................................................................6 I.4. IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE LOS RIESGOS DE ERROR MATERIAL......6 I.5. SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN ..............................................7

II.DEBILIDADES Y AREAS DE MEJORAS EN EL CONTROL INTERNO......................................................................7

II.1. ADMINISTRACIN FINANCIERA......................................................................7 TTULO: Falta de definicin de visin, misin y objetivos..................................7 II.2. ADMINISTRACIN FINANCIERA......................................................................8 TTULO: Falta de Manual de funciones .............................................................8 II.3. ADMINISTRACIN FINANCIERA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS...........9 TTULO: Poco personal para las actividades empresariales. ...........................9 II.4. Administracin Financiera..........................................................................10 TTULO: No se realiza monitoreo interno sobre los procedimientos de la empresa.......................................................................................................... 10

III.CONCLUSIN..........................................................11

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San Salvador, 18 de abril de 2012

Seores COVESA, S.A. de C.V. Presente Estimados Seores: Hemos realizado un estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo de la empresa COVESA, S.A. de C.V., en el proceso de nuestra investigacin para el hemos abarcado de la todo lo que consideramos necesario desarrollo misma. Nuestra

investigacin comprendi el periodo que va del 1 de Enero al 30 de Junio de 2011 y tuvo como finalidad dar a conocer nuestro concepto acerca de lo general adecundole los principios y procedimientos de contabilidad empleados por la empresa; as como las prcticas y polticas financieras de la misma. Debido a las limitaciones inherentes de cualquier sistema de control interno puede ser que se produzcan errores o limitaciones y estos no sean detectados. Cabe mencionar que la direccin de la empresa COVESA, S.A. de C.V., es la responsable de establecer y mantener un sistema de control interno, para cumplir esta responsabilidad es necesario que se realice un anlisis para valorar los beneficios esperados y los costos asociados a los procedimientos de control. El objetivo de un sistema de control interno es proporcionar a la direccin una seguridad razonable, pero no absoluta de que los recursos con que cuenta la empresa estn protegidos y que las operaciones que se realizan sean de conformidad con la autorizacin de la Direccin y que estas se registran adecuadamente para poder elaborar los Estados Financieros basados en Normas Internacionales de Contabilidad.

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Identificamos ciertos aspectos que involucran el Sistema de Control Interno y su operacin que consideramos son condiciones reportables de conformidad con Normas Internacionales de Auditoria. Dichas condiciones incluyen aspectos que llaman nuestra atencin con respecto a deficiencias significativas en el diseo u operacin del Sistema de Control Interno, que a nuestro juicio podran afectar en forma adversa la capacidad de la Entidad para registrar, resumir y reportar datos financieros consistentes con las aseveraciones de la Administracin en los Estados Financieros. Al efectuar nuestras valoraciones del riesgo, tenemos en cuenta el control interno relevante para la preparacin de los estados financieros por parte de la entidad con el fin de disear procedimientos de auditora que sean adecuados en funcin de las circunstancias, y no con la finalidad de expresar una opinin sobre la eficacia del control interno de la entidad. No obstante, les comunicaremos por escrito cualquier deficiencia significativa en el control interno relevante para la auditora de los estados financieros que identifiquemos durante la realizacin de la auditora. Nuestro estudio y evaluacin del control interno de la entidad fue enfocado a la evaluacin del ambiente de control, actividades de control, monitoreo de controles, evaluacin de los riesgos por parte de la entidad, y el sistema de informacin y comunicacin, para ello fue necesaria la recoleccin de datos por medio de cuestionarios acerca de la documentacin proporcionada por la empresa a travs de los cuales pudimos darnos cuenta de los siguientes:

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I.

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD (ENFOQUE COSO)

I.1. AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control est dirigido por la Junta directiva, luego por el Gerente y hay una persona responsable para todas las reas, que tiene la capacidad de llevar el desarrollo de actividades de una manera adecuada, y a pesar que no existen polticas o normas de conducta por escrito, ni manual de descripcin de puesto, las actividades se conocen de forma verbal, segn los resultados obtenidos en los cuestionarios realizados por cada proceso, el empleado que para el caso es el contador ha colaborado en el cumplimiento de dichos controles; se le pagan capacitaciones para el rea contable, adems la bodega est ubicada en un lugar adecuado, posee la capacidad suficiente para poder almacenar los productos disponible para la venta. As mismo otro de los factores que ha ayudado al cumplimiento del control interno, es el incentivo que la empresa da a los vendedores pagndoles una comisin por cada cobro y venta que realizan; por tanto, debido a todo lo anterior, se concluye que el control interno aplicado es positivo, y a pesar que existen ciertas deficiencias estas no logran la suficiente importancia para poder cambiar nuestra opinin. I.2. ACTIVIDADES DE CONTROL La empresa ha utilizado procedimientos de auditora interna que

aparentemente permiten percatarse del cumplimiento de los controles internos aplicados, ya que no se cuenta con un departamento de auditora interna la persona encargada del rea de contabilidad realiza la funcin de aplicar controles internos como: cortes de caja chica, conciliaciones bancarias, revisin de los inventarios. Para la empresa deben de ser muy importantes las actividades de control porque le permiten medir la eficacia Col. Escaln, Pasaje San Carlos #130-1, San Salvador. TEL. (503) 2517-3592

y la eficiencia de la aplicacin del control interno. Por tanto observando cmo se dan las funciones se concluye que el control interno de la entidad con respecto a las actividades de control no resulta ser muy confiable, por la segregacin de actividades, solo para una persona.

I.3. MONITOREO DE CONTROLES La gerencia tiene que monitorear que se estn cumpliendo los controles internos establecidos por la administracin ya sea de forma verbal o de forma escrita, y para ello deber realizar tcnicas como cuestionarios, entrevistas, verificaciones de documentos, con el empleado encargado, para el caso de COVESA, S.A. de C.V. por medio de las respuestas a los cuestionarios que respondieron en nuestra evaluacin, se puede analizar que la entidad no realiza algunos procedimientos de supervisin, como comparaciones de saldos, seguimientos de las polticas y seguimientos de problemas, aunque tambin presenta deficiencias como: no rene constantemente al personal para monitorear de qu forma estn cumpliendo con los controles internos. Estas deficiencias son muy importantes y su correccin seria de mucha utilidad para la entidad. Esto se podra solucionar con la implementacin de un rea de auditora interna y no solamente delegar al rea de contabilidad para que ejecute dichos procedimientos. Por lo anterior se puede concluir que en el rea de monitoreo de controles de COVESA, S.A. De C.V. presenta deficiencias del control interno. I.4. IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE LOS RIESGOS DE ERROR MATERIAL La entidad COVESA, S.A. de C.V., segn los resultados obtenidos ha

buscado evaluar los riesgos a los que la entidad est sujeta, ha tomado en

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cuenta los factores externos e internos, establecer buenas relaciones entre los empleados, aunque existen deficiencias que al final del estudio no son tan importantes para concluir que la empresa tiene un sistema de control interno inadecuado o que no funciona, por lo que concluimos que la evaluacin de riesgos por parte de la entidad es aceptable. I.5. SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN El enfoque COSO abarca el cumplimientos de objetivos, y que la comunicacin sea con prontitud, exacta y disponible en todo momento, dentro de lo cual COVESA, S.A de C.V. Mantiene una buena relacin con los proveedores y los clientes de igual forma existe, aunque presenta algunas deficiencias como por ejemplo el contador es quien lleva la comunicacin directa con clientes y proveedores, sin que se realice en muchos casos una revisin de lo que vende o adquiere para el inventario, si ese proceso se registro de la manera ms adecuada y a su tiempo.

II.

DEBILIDADES Y AREAS DE MEJORAS EN EL CONTROL INTERNO

II.1. ADMINISTRACIN FINANCIERA. TTULO: Falta de definicin de visin, misin y objetivos CONDICIN: La empresa COVESA, S.A. de C.V. no tiene definido por escrito la visin, misin y objetivos sobre los cuales conducir su negocio. CAUSA:

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La administracin he centrado su atencin en obtener nuevos clientes y ofrecer su producto. Ya que aun se siente como empresa pequea, lo har hasta que logre crecimiento. EFECTO: No hay como comparar los resultados que se van obteniendo, ya que no hay como medir o como verificar que se va logrando el objetivo principal de la empresa el cual es crecer como lo manifiestan. RECOMENDACIN: La administracin debe definir por escrito su visin, misin y objetivos y transmitirlos con el fin de que la compaa alcance objetivos, y trabaje sobre ellos, para seguir obteniendo estabilidad y crecer como lo esperan. COMENTARIO ADMINISTRACIN: Los socios trabajarn sobre la elaboracin de visin, misin y objetivos, para obtener una lnea para trabajar y guiarse para el logro de su crecimiento.

II.2. ADMINISTRACIN FINANCIERA. TTULO: Falta de Manual de funciones

CONDICIN: La empresa COVESA, S.A. de C.V. no posee un manual de funciones.

CAUSA:

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La administracin alega que no se ha elaborado, porque solamente cuentan con un empleado de confianza y una secretaria de medio tiempo que est a su disposicin.

EFECTO: El personal no conoce sus funciones y limitaciones, por lo tanto las actividades que realiza se le dificulta llevarlas a cabo satisfactoriamente. Adems que no hay una estabilidad en sus tiempos por la acumulacin de actividades.

RECOMENDACIN: La administracin debe elaborar por escrito el manual de funciones ya que es muy importante para una ejecucin eficiente de cada empleado, puede tomarse en cuenta la participacin de los empleados, y esto fortalecer el compromiso de estos hacia la empresa y aprenderse lo que lo regir.

COMENTARIO ADMINISTRACIN: El manual se realizar tomando en cuenta el volumen de actividades para cada empleado, para que este tenga gua de lo que realizar. II.3. ADMINISTRACIN FINANCIERA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS. TTULO: Poco personal para las actividades empresariales.

CONDICIN: La empresa COVESA, S.A. de C.V. solo posee un contador y una secretaria medio tiempo para todas las actividades que se generan.

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CAUSA: La administracin cree posible que solo el contador basta para llevar a cabo las actividades de la empresa, con la ayuda de una secretaria que le ayude con algunos escritos o alguna actividad que lo amerite. EFECTO: El personal cuando se acumulan las actividades, no logra llevar todo al da, o no registra algo, o por andar fuera de la empresa pierde documentos que son para el registro y archivo. RECOMENDACIN: La empresa, puede contratar por lo menos a una persona ms para que pueda ayudar con las actividades y gestiones que la empresa necesite, as llevar un mejor control de todos sus registros y actividades que ayuden a su crecimiento. COMENTARIO ADMINISTRACIN: El Representante Legal de la sociedad COVESA, S.A. de C.V., se puso en la disposicin de poder contratar a alguien ms para poder, llevar mejor las actividades y un mejor control.

II.4. Administracin Financiera. TTULO: No se realiza monitoreo interno sobre los procedimientos de la empresa.

CONDICIN:

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La empresa COVESA, S.A. de C.V. no lleva monitoreo especiales o especficos para las actividades de la empresa. CAUSA: La Administracin ha dejado solo al contador, como persona encargada, y la confianza es grande para que el lleve a cabo todos los procedimientos sin el respaldo de revisiones. EFECTO: Al no llevar monitoreo de lo que se realiza se corre el riesgo de que se estn cometiendo errores, en las actividades realizadas, que solo la persona dentro de ellas puede detectar y arreglar a su manera. RECOMENDACIN: La administracin puede realizar una contratacin para un servicio de auditora interna, quien podr realizar procedimientos, especficos, para verificar si las actividades se estn cumpliendo al tiempo, si los registros son adecuados, y si todo est correctamente como se presenta. COMENTARIO ADMINISTRACIN: El representante Legal informara para poder contratar una auditora interna, o especializada en tiempo determinado, para tener una verificacin de que las actividades se evalen y se vean las debilidades y fortalezas de lo que se realiza. III. CONCLUSIN

Por los resultados del estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, podemos decir que el Control Interno es apropiado, salvo por las debilidades planteadas en el numeral (Debilidades y reas de Mejoras en el Control Interno). Col. Escaln, Pasaje San Carlos #130-1, San Salvador. TEL. (503) 2517-3592 II

Atentamente, Silvia Yanira Gonzlez Reyes. Auditor Designado

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