Verslag van de Griffioenbijeenkomst van de niet-facultaire studentenorganisaties van de Vrije Universiteit Amsterdam, gehouden op maandag 15 april 2013 van

16u00 tot 20u30 Aanwezig: Studentenoragnisaties: AKvV, ASC/AVSV, C.S.F.R., Enactus, ESN, ISA, Lanx, NoNoMes, NUC, Okeanos, Orionis, SRVU, SSRA, SV Liber, Unitas, VU-orkest, Universitaire Studentenraad (USR) Ren Smit (voorzitter), Bauke Oudega (conrector) Medewerkers: Nellie Harms (FALW), Marianne Hamstra (LET), Harriet Daal (M&C), Joel Friso (VU-connected), Ali Yahiaoui (VU-connected), Pim Koenen (RCH), Eme van der Schaaf (Griffioen), Janneke Drenth (FCO), Dirk de Hoog (Ad Valvas) Verslag: Locatie: Op 15 april Joeri van Raalte (USR) De Griffioen, Uilenstede jongstleden heeft de jaarlijke Griffioenbijeenkomst met alle niet-facultaire

CvB:

studentenorganisaties van de VU plaatsgevonden. De bijeenkomst had als hoofdthema: KLAAR VOOR DE TOEKOMST? Welke opdracht krijgen nieuwe besturen mee voor de toekomstbestendigheid van de studentenorganisaties? Verdeeld over groepen zijn er 4 subthemas besproken. De uitkomsten van deze groepsgesprekken dienden vervolgens als inleiding voor de plenaire discussie over alle subthemas. In dit verslag zijn alle hoofdpunten uit de groepsgesprekken en de plenaire discussie opgenomen. Subthema 1: Bemensing bestuur Bij het zoeken naar nieuwe kandidaten voor het bestuur van de verenigingen sorteren directe persoonlijke mails naar studenten vaak meer effect dan posters en flyers. Ook O-zines en dergelijke mailings hebben een lage respons. Het CvB geeft aan dat dit geen discussiepunt is, het moet echter wel worden afgestemd in de organisatie. Bij veel verenigingen zijn de bestuursleden eerst jaren actief lid voordat ze het bestuur in gaan. Steeds meer actieve leden geven kiezen echter voor het eerder afronden van hun studie in plaats van een bestuursjaar. Sommige verenigingen organiseren informatiebijeenkomsten rond januari met wisselend succes. De mogelijkheid tot een 4-jaars bachelorcontract met de universiteit wordt geopperd. Dit houdt in drie jaar studeren plus n bestuursjaar: diploma+. Win-win met beter afgestudeerden en beter diploma. Echter, hoe breng je onderscheid aan tussen verenigingen? Sommige besturen werken maar een paar uur per week en andere zijn juist heel druk. Het CvB vindt dit een interessante optie. Organisaties hebben vaak ook geen idee wat bestuurservaring voorstelt, certificering vanuit de universiteit is dus van toegevoegde waarde.

De aanvraagprocedure voor de FOS zou simpeler moeten worden gemaakt. Ook een harmonisatie van de FOS van de VU en UvA handig zijn. Het CvB zegt toe dat dit op de bestuurlijke agenda komt. Voorlichting aan eerstejaars is belangrijk, maar in de IDEE-week worden de eerstejaars al overspoeld met informatie. Later in het jaar is dus beter. De verhouding tussen eerstejaars en tweedejaarsleden is enorm veranderd, er zijn steeds meer ouderejaars lid. Subthema 2: Efficint besturen De meeste verenigingen maken aan het begin van het jaar een jaarplanning, zodat per maand gekeken kan worden naar wat er gedaan moet worden. Bestuursleden maken dan persoonlijke lijstjes met wat nog moet gebeuren en met wat al af is. Het is belangrijk om niet bang te zijn om ver vooruit te plannen, dat voorkomt last-minute werk. Ook onderscheid maken tussen wat belangrijk en urgent is draagt bij aan efficint besturen. Het lezen van oude jaarverslagen is waardevol om valkuilen te voorkomen. De overdracht is heel belangrijk, daarom is het goed om zoveel mogelijk te documenteren. Strategische kwesties kunnen namelijk vaak niet in 1 jaar afgerond worden. Het trainen en coachen van nieuwe mensen wordt echter nog regelmatig met scepsis ontvangen. Het is voor verenigingen lastig om contact te krijgen met de onderwijsinstelling, het moet vanuit de verenigingen komen. Echter moeten de competenties en kennis van de universiteit op dit gebied niet onderschat worden. Subthema 3: Ledenbestand Bij de meeste verenigingen is er een commissie van advies bestaande uit alumni die toezien op bijvoorbeeld spaartegoeden. Verder hebben veel verenigingen een pooltje van oud-leden die projectmatig gebeld kunnen worden. Deze alumni kunnen dan weer contacten in hun netwerk benaderen. Bij alumnibijeenkomsten komt vaak een vaste groep opdraven. Vooral om het gevoel van toen te herleven en om te netwerken. De meeste alumni werken hun contactgegevens niet bij, dus na een paar jaar zijn ze vaak lastig te bereiken. De verenigingen betrekken alumni in hun verenigingsbladen door hun succesverhalen te beschrijven. De verenigingen stoeien met de vraag hoe ze het beste hun alumnibestand kunnen gebruiken. De VU heeft een enorm alumnibestand van +/- 80.000 alumni, maar kan niet alle informatie delen uit privacyoverwegingen. Bovendien zoeken de verenigingen ook vaak naar vrij specifieke alumni, de rol die de VU daarin kan spelen is niet duidelijk. Wellicht kan de VU ondersteuning bieden in de vorm van een alumniplatform, waar verenigingen maar ook faculteiten gebruik van kunnen maken. De VU kan bijvoorbeeld op grote schaal contacten aanhalen en de studenten kunnen studenten leveren voor bijvoorbeeld carrire evenementen. Het maakt voor de verenigingen ook niet zoveel uit of deze evenementen ook toegankelijk zijn voor studenten van andere verenigingen. Carrire evenementen zijn steeds belangrijker voor de verenigingen. Het is voor verenigingen echter lastig om alumni uit te kiezen voor een praatje of activiteit. Het idee wordt geopperd om het initiatief ook bij de alumni te leggen, zij kunnen bijvoorbeeld vacatures plaatsen op het alumniplatform.

Linkedin lijkt het beste platform om het netwerk van alumni te onderhouden. Een belangrijke reden hiervoor is dat alumni op Linkedin zelf hun profiel up-to-date houden. Subthema 4: Netwerken Bij de meeste verenigingen is de man/vrouw verdeling meestal wel goed. Eerste generatie studenten vinden vaak moeilijk hun weg in verenigingen. Internationale studenten zijn echter niet zo aangesloten, maar willen zij dat wel en willen de verenigingen dat wel? Veel internationale studenten hebben helemaal geen behoefte aan een vereniging. Ze willen namelijk de tijd van hun leven hebben en een minor volgen. Gezelligheidsverenigingen zijn ook typisch Nederlands. Internationale studenten vinden elkaar toch wel. Verenigingen kunnen het stimuleren door activiteiten met Engels als voertaal, maar deze activiteiten worden niet gewaardeerd. Alles vertalen is ook niet te doen. Toch kunnen verenigingen rekening houden met internationale studenten. De universiteit moet hierin het goede voorbeeld geven met een tweetalige campus. Het is voor internationale studenten namelijk niet makkelijk om hun weg te vinden, de VU wil dit beter gaan doen. Wellicht kunnen verenigingen ook wel meer samenwerken met andere verenigingen.