Tcnicas de Documentacin de Procesos Industriales para Ingenieros Electricistas.

Arteaga, Jos, Figueroa, Vctor, Lemus, Dmaris, Escobar, Cinthya y Escobar, Hctor.

DEI, Universidad Centroamericana Jos Simen Caas, El Salvador.

Jfigueroa@uca.edu.sv

Abstract Se brinda la metodologa para la organizacin y elaboracin de manuales de operacin, donde se muestra la elaboracin de stos, ventajas, componentes y elementos necesarios para su realizacin, validacin y mejora continua. As mismo se presentan herramientas como los diagrama de flujos para representar de manera fcil y comprensible la ejecucin de los procesos. Palabras claves Actividades, diagrama de flujo, manual, procedimiento, proceso.

I.

INTRODUCCIN

Los procesos que se realizan. Las actividades que se llevan a cabo dentro de los procesos. La tecnologa con la que se cuenta. Entendindose como tecnologa no solo la maquinaria, sino adems el conocimiento acerca del desarrollo de las diferentes actividades realizadas y la experiencia adquirida al realizarlas; esto con el objetivo de tener un respaldo de los recursos con los que se disponen y la forma de realizacin de cada uno de los procesos. Una herramienta til para realizar esta documentacin es a travs de la elaboracin de manuales.

Hoy en da la calidad ya no es un lujo, es una exigencia implantada por la globalizacin; en todos los lugares del mundo se exige que los productos y servicios que se adquieren sean de calidad, en especial si se trata de pases del primer mundo que se encargan de velar por la seguridad de sus habitantes vistos como consumidores y donde los mismos son ms exigentes. La calidad tiene muchas definiciones; pero de manera simple consiste en que un producto o servicio que se adquiere satisfaga las expectativas con un valor extra a lo esperado, es decir se debe de obtener lo que se quiera de ese producto o servicio y si es posible ms. Es un concepto subjetivo que depender del consumidor ya que puede ser con el producto directo o un servicio post venta. Para satisfacer el requerimiento de calidad en los productos o servicios surge la necesidad de establecer normas, una norma es un conjunto de garantas o un nmero de requisitos mnimos que un producto o servicio debe cumplir a la hora de ser adquiridos por el pblico. La normalizacin o estandarizacin de un producto, servicio, proceso o actividad es la accin de "poner bajo normas, ya establecidas, declaradas y aceptadas por consenso universal, que garantizan la calidad de los mismos. Para estandarizar es necesario documentar las actividades que ejecutan en una organizacin; tomando en cuenta que la experiencia de las personas es de los factores ms valiosos para salir adelante en las pruebas, solucionar los problemas que se presentan o para asesorar a colaboradores a enfrentar los suyos. En este sentido se debe de documentar:

II.

MANUALES

Como una definicin se puede decir que un manual es una herramienta utilizada para transmitir el conocimiento de forma eficiente y fcil, es un libro que contiene lo ms sustancial de un tema; los manuales poseen un cumulo de conocimientos y experiencias para realizar diferentes tareas o actividades que se llevan a cabo dentro de una organizacin. Para el crecimiento que las organizaciones pretenden alcanzar con el objetivo de obtener resultados que faciliten ordenar, concentrar y sistematizar la informacin relacionada con el funcionamiento de un rea, es importante que la organizacin cuente con herramientas de consulta como son los manuales que facilitan: La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza. La toma de decisiones. El orden y la mejora administrativa. La certificacin en la calidad del producto o servicio que se ofrece.

El objetivo de un manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en un proceso.

A. Ventajas de la elaboracin de manuales

Algunas de las ventajas que la elaboracin de manuales conlleva son las siguientes:

Es el conjunto de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos que por otro lado seran difciles de reunir. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan sujetas a improvisaciones o criterios personales del funcionario que acta en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. Aclaran la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a qu nivel alcanza la decisin o ejecucin. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Son un elemento cuyo contenido se va enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones asignadas. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Objetivos. Alcance. Polticas. Organigrama. Perfil de puestos. Equipos. Procesos. Instructivos. Recomendaciones.

III.

PROCESOS

Se puede considerar como un proceso a cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre s mediante una secuencia repetitiva, que utilizan recursos (materiales, tiempo, energa, maquinas, herramientas) para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, informacin, servicios) en resultados o salidas (otra informacin, servicios). Estas salidas deben darle un valor agregado respecto a las entradas que se utilizan en el mismo, ya que estos resultados pueden constituir directamente elementos de entrada de un proceso posterior como se observa en la figura 1.

Figura 1. Elementos Bsicos de un Proceso.

C. Mapa de procesos
La organizacin debe identificar todas y cada una de las actividades que realiza. A la representacin grfica y ordenada de todas las actividades o grupos de actividades se le llama mapa de procesos y sirve para tener una visin clara de las actividades que aportan valor al producto/servicio recibido finalmente por el cliente. En su elaboracin debera intervenir toda la organizacin, a travs de un equipo multidisciplinario, como ya se coment anteriormente, con presencia de personas conocedoras de los diferentes procesos.

Como se puede observar, las ventajas que la elaboracin de manuales trae para una empresa son muchas, sin embargo se debe tener en cuenta que para la realizacin de ellos los autores se tienen que comprometer fuertemente con su ejecucin y siendo lo ms detallista posible a la hora de recabar la informacin que contendrn. Una desventaja de los manuales es el elevado costo que su desarrollo podra conllevarle a la empresa, otra desventaja es que un manual nunca est completo o concluido; est en continua mejora, revisin y actualizacin de la informacin registrada.

B. Componentes del manual

Los elementos de mayor importancia en la elaboracin de un manual son aquellos que sern consultados con mayor frecuencia, estos apartados son los que se denominan el cuerpo del manual. Los componentes con los que debe de conformarse un manual de operaciones son los siguientes: Portada. Tabla de contenidos. Introduccin.

D. Concepcin horizontal
Una caracterstica importante de los procesos, que queda de manifiesto en cuanto se elabora el mapa de procesos, es que las actividades que lo constituyen no pueden ser ordenadas de una manera predeterminada, atendiendo a criterios slo de jerarqua o de asignacin departamental. Las actividades de la organizacin son generalmente horizontales y afectan a varios departamentos o funciones (comercial, trfico, administracin, mantenimiento, entre otros). Esta concepcin horizontal (actividades o procesos) se contrapone a la concepcin tradicional de organizacin vertical (departamentos o funciones). Esto no significa que los procesos suplan o anulen las funciones que cada persona tenga dentro de la

organizacin. Como se puede observar en la figura 2, la organizacin horizontal se visualiza como un conjunto de flujos representados por flechas que de forma interrelacionada consiguen el producto y/o servicio final. Estos flujos estn constituidos por todas las secuencias de actividades que cada miembro con una funcin especfica realiza y que se producen en la organizacin.

1.

Delimitacin del procedimiento. Cul es el procedimiento que se va a realizar? Dnde se inicia? Dnde termina?

Figura 2 Concepcin Horizontal de los Procesos.

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; ste servir de gua para la descripcin del procedimiento. 2. Recoleccin de la Informacin. Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes. Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos o documentos que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos. Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son: Investigacin Documental. Entrevista Directa. Observacin de Campo.

IV.

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento puede definirse como la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las actividades que se realizan en un proceso, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y en cunto tiempo se hacen, mencionando tambin los responsables de llevarlas a cabo (ver figura 3). Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. A travs de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara y sistemtica de las actividades que se realizan dentro de un proceso; es importante que al realizar un estudio de este tipo, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa.

Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin: Qu trabajo se hace Quin lo hace? Cmo se hace? Cundo se hace? Dnde se hace? Por qu se hace?

Figura 3

La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin. Las respuestas a estas interrogantes, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin. Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades que deben de realizarse dentro del proceso que se est describiendo.

E. Criterios de diseo
El primer punto que debe realizarse cuando se investiga un procedimiento, para describirlo, es el de definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos:

V.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es la representacin grfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones repetitivas. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos

utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin. Ver figura 4.

siendo las ms reconocidas y utilizadas los smbolos de las siguientes organizaciones internacionales: American Society of Mechanical Engineers (ASME). International Organization for Standardization (ISO). American National Standard Institute (ANSI). Ver figura 5.

H. Criterios de diseo
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios: 1. Encabezado del diagrama de flujo. Nombre de la institucin. Ttulo, o sea diagrama de flujo. Denominacin del proceso o procedimiento. Denominacin del sector responsable del procedimiento. Fecha de elaboracin. Nombre del analista que realiz el trabajo. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables. Simbologa utilizada y su significado.
Smbolos Significado
Inicio / Fin

Figura 4

F. Ventajas
Describe paso a paso la realizacin del proceso, que complementa la descripcin literal, facilitando su consulta. Facilita la comprensin rpida del trabajo. Impide las improvisaciones y sus consecuencias. Puede describir cualquier proceso, desde el ms simple hasta el ms complejo. Ayuda a identificar rpida y fcilmente los puntos dbiles y fuertes del proceso. Proporciona la visualizacin de la distribucin de las actividades, entre los involucrados en el proceso sean estos personas o dependencias. Facilita la capacitacin de nuevo personal, y como apoyo cuando el titular o algn responsable del proceso se ausenta, de manera que otra persona pueda reemplazarlo.

Para qu se utiliza?
Indica el inicio y el final del diagrama de flujo. Smbolo de proceso, representa la realizacin de una operacin o actividad relativas a un procedimiento. Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Operacin / Actividad

Documento

Datos

Indica la salida y entrada de datos.

Almacenamiento / Archivo

Indica el depsito permanente de un documento o informacin dentro de un archivo ya sea digital o fsica.

G. Smbolos
Decisin

El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos, cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretacin como el anlisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin nica del diagrama de flujo resulta necesario el diseo y seleccin de determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso, as como definir reglas claras con respecto a la aplicacin de estos. Frecuentemente los smbolos que se utilizan para graficar flujogramas se someten a un proceso de normalizacin, es decir, son diseados para que su interpretacin sea universal. Al normalizar o estandarizar el uso de estos smbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios smbolos para representar procesos diagramas de flujo. En este contexto, diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologas para graficar diagramas de flujo,

Indica un punto dentro del proceso en que son posibles varios caminos alternativos.

Conector

Conector de pgina

Conector dentro de pgina. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma pgina. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma pgina. Representa la continuidad del diagrama en otra pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo. Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Lneas de flujo

Figura 5

2.

Estructura del diagrama de flujo. Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama como en la siguiente figura 6.

Figura 6.

Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales, como se muestra a continuacin en la figura 7.

Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc. Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

VI.

DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS

La documentacin de los procesos constituye la parte central o sustancial del manual de operaciones, se integra por los siguientes apartados:

Portada: Se debe de encontrar con una portada de identificacin del proceso. Descripcin: La descripcin hace mencin de lo que trata el proceso y para que se lleva a cabo. Objetivos: El objetivo debe contener el propsito que se pretende cumplir con la ejecucin del proceso. Alcances: El alcance hace referencia a las personas a las que va dirigido el proceso. Responsables y responsabilidades: En esta rea se definen las responsabilidades de cada una de las personas que participan en los procesos. Definiciones: Se presentan conceptos y sus significados, de palabras que pueden ser de ayuda para la comprensin del proceso. Instructivo de procedimientos: La gua ordenada, detallada y secuencial de las actividades. Diagrama de flujo: Los mencionados en el apartado V.
Documentos asociados: De existir documentos dentro del proceso es en este punto donde se presentan y al mismo tiempo se detalla el nmero de documentos que se generan, en original y copias.

Figura 7

No cruzar las lneas de flujo, emplear los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a otras lneas, como se muestra en el siguiente diagrama en la figura 8.

Figura 8.

En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a excepcin del smbolo inicial y final. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de la misma. Cada flecha representa el flujo de una informacin. Cada actividad debe de enumerarse. 3. Descripcin narrativa del diagrama de flujo. En ella se debe considerar: Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

VII.

MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS

Una accin de mejora es toda accin destinada a cambiar la forma en que se est desarrollando un proceso. Estas mejoras, se

deben reflejar en una mejora de los indicadores del proceso. Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas, imaginacin y sentido crtico. Dentro de esta categora entran, por ejemplo: Simplificar y eliminar burocracia (simplificar el lenguaje, eliminar duplicidades). Normalizar la forma de realizar las actividades. Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos. Reducir el tiempo de ciclo.

Algunos de los beneficios que se derivan de una adecuada mejora de procesos son: Se disminuyen recursos (materiales, personas, dinero, mano de obra y otros), aumentando la eficiencia. Se disminuyen tiempos, aumentando la productividad. Se disminuyen errores, ayudando a prevenirlos. Se ofrece una visin sistemtica de las actividades de la organizacin.

Mejorar. Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo digital, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de los originales. Mantener. Consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que conforman el procedimiento.

Las mejoras en los procesos podrn producirse de dos formas, de manera continua o mediante reingeniera de procesos. La mejora continua de procesos optimiza los procesos existentes, eliminando las operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores o defectos del proceso. La reingeniera, por el contrario, se aplica en un espacio de tiempo limitado y el objetivo es conseguir un cambio radical del proceso sin respetar nada de lo existente. Para poder aplicar los pasos o etapas en la mejora continua, una organizacin puede disponer de diversas herramientas, conocidas como herramientas de la calidad, que permiten poner en funcionamiento este ciclo de mejora continua. Sin embargo en este trabajo no se llevara cabo una descripcin detallada de las mismas. Una vez que un proceso haya pasado por una mejora, se debe someter tambin a todas las actividades del proceso correspondiente, y considerar si es necesario mejorar o redisear un procedimiento, para esto se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin: Eliminar. La principal tarea de este punto es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados. Combinar. Si no se puede eliminar algo, el siguiente punto es combinar pasos del procedimiento entre ellos, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin u otros. Cambiar. En este punto debe revisarse si existe algn cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

VIII.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Es importante cubrir en los profesionales dueos de los procesos especficamente del rea elctrica , la necesidad de aprender y crear el hbito de documentar las actividades, procedimientos y otros elementos considerados esenciales para el desarrollo de una tarea especfica, enfocados en la utilizacin de herramientas como los diagramas de flujo y elaboracin de procedimientos para la elaboracin de un proceso; ya que generalmente este tipo de funciones son las que a los ingenieros se les exigen realizar a la hora de laborar dentro de una organizacin. Es trascendental poseer la documentacin que registre las maquinas, equipos y dispositivos involucrados en los sistemas de generacin, transmisin y distribucin dentro de un ingenio azucarero, que desglose sus parmetros nominales y de operacin para el monitoreo y vigilancia de los mismos, as como tambin es de mucha utilidad poseer el contacto directo con los proveedores de los elementos fundamentales del sistema para estar preparados ante cualquier eventualidad, que requiera, ya sea de una accin preventiva, como un mantenimiento, o correctiva, como un reemplazo, de los equipos, maquinas o dispositivos. Debido a que los responsables de la elaboracin, implementacin y mejora de los procesos, son aquellas personas que se encuentran familiarizados con la ejecucin de los mismos, se recomienda realizar una induccin, donde estas personas sean partcipes, a la elaboracin y mejora de procesos y procedimientos y que esta sea una prctica a la que se le d seguimiento por lo menos una vez al ao o cuando sea necesario.

Como propuesta innovadora en los procedimientos, se recomienda la implementacin de Sistemas Informticos de Administracin para agilizar y facilitar el ptimo desempeo del personal obteniendo los beneficios que trae consigo, como la reduccin en el uso de papel y transferencia automtica e inmediata de la informacin recolectada. IX. REFERENCIAS

a)

b)

c)

d)

e)

Arteaga, J.A., V.J. Figueroa Martell, D.G. Lemus Escalante, C.M. Escobar Caldern [2012] Anlisis del sistema de generacin y distribucin de energa elctrica en un ingenio azucarero. Trabajo de Grado. lvarez M.G [1996] Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Editorial Panorama. Distrito Federal, Mxico. Fundacin Valenciana de la Caledad [2003] Gua para una Gestin Basada en Procesos. Editorial Berekintza, Ejemplar Gratuito, Bilbao, Espaa. Secretaria de Relaciones Exteriores [2004] Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos. Junio 2004, Republica de Mxico. Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica [2009] Gua para la Elaboracin de Diagramas de Flujo. Julio 2009, Gobierno de Costa Rica.