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Guia do Aluno
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INTRODUO
O Microsoft Project 2003 um poderoso instrumental como um programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto. Esta apostila foi planejada para ser usada como apoio ao Curso de MS Project do Cesai e dirigida aqueles que esto utilizando o MS Project 2003 pela primeira vez ou desejando se aprofundar em determinadas funes. O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.
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1.1.
O que um Projeto?
UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE. Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao. Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento, geralmente, um projeto: Possui um processo prvio de planejamento;
Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2003.
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1.2.
Segundo Margareth Carneiro 2 o Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos , que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2003.
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Escopo do Projeto
Recursos
Tempo
Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.
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Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento de Contratos.
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2003.
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1.5.
O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gastase refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!! No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2003 essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
Planejamento do Escopo Formatao Inicial do Project Definio das Atividades Estimativa dos Custos Montagem da Equipe
Definio do Cronograma
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O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um projeto. O MS Project uma ferramenta for Windows e portanto utiliza os padres conhecidos dessa interface com o usurio. Se voc no est familiarizado com o Windows, a figura abaixo apresenta esta interface. 1 2 3 4 6
Caractersticas Windows: MS Project 2003; Barra de menus; Barra de ferramentas; Barra de formatao; Barra de modos. Barras de rolagem. - 12 -
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Inicialmente, verificamos que o MS Project 2003 possui trs formatos bsicos para de exibir as informaes. So eles: Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio . As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.) Os Formulrios Que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.
Entretanto, como o MS Project 2003 possui variadas formas de visualizar as informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e conduo de projetos. Desta forma, as principais vises so: O Grfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Grfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.
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No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do seu projeto esto agendadas para ocorrer.
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Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas; Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informaes exibidas; Alterar as unidades de tempo que so exibidas;
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Ver quais recursos esto super alocados e a porcentagem de super alocao. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar. Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha. Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional. Analisar os custos dos recursos
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Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso; Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao. Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme. Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de trabalho adicionais. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho.
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Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas. Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e disponibilidade de trabalho. Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho. Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.
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Criar e ajustar a sua agenda; Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as datas de incio e trmino; Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no iniciadas; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas especficas.
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Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua vez, segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Alocao dos Recursos Estimativa dos Custos Montagem da Equipe Definio do Cronograma
Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e realizar modificaes necessrias em um projeto.
3.2.
O Tutorial:
4.2.1. Abra o MS Project 2003 em um novo projeto em Arquivo/Novo; 4.2.2. Crie um modelo de trabalho no software ; 4.2.3. Realize uma formatao inicial no seu modelo de trabalho; 4.2.4.Salve-o com outro nome (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e execuo); 4.2.5. Defina um escopo bsico do seu projeto, ou seja, os objetivos do projeto, sua durao mxima prevista e recursos necessrios em Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentrios ; 4.2.6. Defina a data de incio do projeto em Projeto/Informaes Sobre Projeto;
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Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado. Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.
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Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informaes sobre o projeto.
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Siga os procedimentos abaixo: No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo. No campo Salvar como tipo, selecione Modelo. Clique em salvar.
Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2003, a etapa seguinte ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.
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Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de trabalho da sua organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project 2003 define a Hora de incio padro como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de incio de trabalho for 08:00, digite este horrio na janela respectiva. Faa as alteraes necessrias aqui para definir o padro de calendrio da sua organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como padro e em OK.
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Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project 2003 para o perodo de trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado marcado e o horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00. Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sextafeira, 08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de trabalho, no espao Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q at S. Voc dever ter a janela na aparncia da figura acima. No espao Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horrio para o nosso horrio sugerido como exemplo. Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa precisar modificar um dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.
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Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS Project 2003 para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos. Ao final de sua formatao, clique em OK.
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Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!
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Trmino-a-incio (TI) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.
Incio-a-incio (II) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
A B
Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) termine.
A B
Incio-a-trmino (IT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
A B
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3.2.10.1.Tipos de Recurso:
Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.
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Sugestes: Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois
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3.2.12.1.1.
Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das tarefas s quais esto atribudos. Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos. Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho. Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
3.2.12.1.2.
Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite causar uma superalocao do recurso de substituio. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso. No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocao. Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita reatribuir. Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.
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ATIVIDADES
Incio do Projeto Planejamento Escrever proposta Contratar arquiteto Localizar nova instalao Apresentar a proposta Aprovao pela corporao Negociar novo aluguel Finalizar plantas Selecionar subcontratados Contratar empresa de mudanas Submeter plantas Permisso recebida Remodelagem Demolio do espao existente Estruturar paredes interiores Instalao eltrica Instalao de linhas telefnicas e de dados Terminar paredes Instalar portas e hardware Pintura Instalar carpetes no espao do escritrio Instalar vinil: sala do servidor Acabamento e fixao final Testar sistemas Retocagem Limpeza final Remodelao completada Mudana Espao do escritrio Desconectar computadores/equip. Desmontar mveis Mudar mveis/equip./caixas Montar mveis Reconectar computadores/equip. Espao do escritrio completado Sala do servidor Desconectar servidor Mover servidor Reconectar servidor Testar servidor Sala do servidor completada Reinaugurao do Escritrio
DURAO
0d 10d 3d 2d 1s 2d 0d 4d 2s 1,5s 3d 1,5s 0d 10d 3d 4d 6,5d 3d 2s 3d 4d 3d 3d 1s 2d 3d 2d 0d 2d 2d 2d 2d 4h 2d 2d 0d 2d 2d 4h 2d 1d 0d 0d
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1. Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2003.
4. Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2003.
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