Tema 8. Auditul ciclului "procurri/ stocuri de mrfuri i materiale/ datorii comerciale/ pli" 8.1.

Scopul, sursele de informaie si reglementarea normativ a auditului ciclului procurri 8.2.Auditul stocurilor 8.3.Auditul datoriilor si plailor comerciale 8.1.Scopul, sursele de informaie si reglementarea normativ a auditului ciclului procurri Scopul auditului este de a evalua dac toate operaiunile de procurri au fost corect nregistrate n contabilitate i sunt corect reflectate n rapoartele financiare n conformitate cu principiile general acceptate. Sursele de informaie: 1. Informaia din documentaia primar cu privire la procurri 2. Informaia obinut din discuii, interogri, explicaii i comentarii 3. Confirmri obinute de la persoane tere 4. Jurnale i bordirouri de eviden a procurrilor 5. Extrasele de cont bancar 6. Rapoartele gestionarilor 7. Registre contabile 8. Balana de verificare analitic i sintetic 9. Raportul de inventariere a stocurilor i datoriilor 10. Raportul financiar Reglementarea normativ: 1. Actele normative i legislative cu privire la activitatea de audit, contractul de audit 2. S.N.C.2 Stocuri de mrfuri i materiale, S.N.C. 5 "Prezentarea rapoartelor financiare", S.N.C. 7 "Raportul privind fluxul mijloacelor bneti", Politica de contabilitate

8.2.Auditul stocurilor Controlul intern al procesului de procurare a stocurilor Organigrama funciilor economice cu privire la procurarea stocurilor
F(x) economice

1.Constatarea necesitii de stocuri

2.Solicitarea aprovizionrii

3.Acceptarea solicitrii

4.Transportare stocurilor

5.Recepionare stocurilor

6.Depozitarea

Cererea de aprovizionare

Comanda de cumprare

Cont de plat, contract

Factura comercial Bon de primire, ordin de plat

Documentarea F(x) economice

A) nelegerea controlului intern cu privire la procurarea stocurilor 1.Punctul de plecare al procesului de procurare a stocurilor este constatarea necesitii de stocuri. Constatarea n cauz se documenteaz prin intermediul formularului Cererii de aprovizionare coninutul cruia depinde de natura stocului i de politicele interne ale conducerii. Cererea se perfecteaz de eful depozitului/ seciei de producere sau de ctre o persoan din administraie n cazul necesitilor general administrative 2.Urmtorul pas n procesul procurrii stocurilor constituie solicitarea aprovizionrii de ctre persoana responsabil de aprovizionare. n cadrul ntreprinderilor mari aceast funcie economic este exercitat de un departament specializat, iar n cadrul ntreprinderii mai mici solicitarea aprovizionrii se efectueaz de ctre persoana care este autorizat de conducerea entitii. Persoana n cauz perfecteaz comanda de procurare n baza cererii de aprovizionare. Comanda este un document care consemneaz descrierea, cantitatea, termenul limit de aprovizionare a stocului. 3.Acceptarea solicitrii. Comanda de cumprare este acceptat de: a) persoana autorizat de consiliul de administrare a entitii n cazul procurrilor nesemnificative conform instruciunii interne aprobat de consiliu b) consiliul de administrare dac aceast procurare este n valoare mare, de importan strategic, i nu poate fi acceptat de persoana autorizat Acceptarea solicitrii se finalizeaz cu nceperea discuiilor de documentare a condiiilor de procurare: se formuleaz oferta de procurare, se petrece tenderul, se contracteaz oferta. n cazul achiziiilor nesemnificative acceptarea solicitrii se consemneaz prin perfectarea contului de plat, n celelalte cazuri se perfecteaz contractul de procurare. 2

4.Transportarea stocurilor poate fi efectuat de furnizor sau de ctre cumprtor. Aceast condiie este stabilit n contract. Documentul care dovedete care a fost de facto transportatorul este factura comercial. n ea se consemneaz organizaia care a transportat stocul de marf. De asemenea, ca document justificativ constituie foia de parcurs. Att factura comercial ct i foaia de parcurs trebuie s conin semnturile persoanele responsabile de transportare. 5.Recepionarea stocurilor. Actul de recepionare a stocurilor pentru depozitarea lor la cumprtor se fixeaz n procesul verbal de predare-primire sau n bonul de primire. De asemenea, actul de recepie a mrfii se fixeaz i n factura comercial prin semnarea ei de ctre persoana responsabil de primirea mrfii. La efectuarea acestui proces particip cel puin dou persoane: persoana responsabil de transportarea mrfii i persoana responsabil de primirea mrfii din partea cumprtorului. Dac marfa este de natur sofisticat la acest proces particip persoane specializate att din partea cumprtorului ct i din partea furnizorului. De regul, n baza documentelor de recepionare a mrfii n contabilitate se perfecteaz ordinul de transfer a sumei rmase de achitat B) Evaluarea sistemului de control intern. Toate documentele perfectate n procesul de efectuare a achiziiei de marf sunt nregistrate n jurnale de atribuire a numerelor. Jurnalele n cauz mai conin data emiterii documentului i descrierea succint a coninutului documentului. Documentele se ntocmesc n 2 exemplare. Un exemplar se pstreaz n jurnal, iar al 2-lea exemplar se transmite persoanei care trebuie s aprobe efectuarea urmtoarei funcii economice. De regul perfectarea documentelor n cauz se efectueaz automatizat. Aceasta permite ca informaia despre procesul procurrilor s se pstreze att pe suport de hrtie ct i pe suport informatic. Totodat sistemul automatizat de inere a jurnalelor permite furnizarea informaiei n timp real n adresa conducerii, asigurnd n acest mod un control intern bun al procesului de efectuare a procurrilor. C) Evaluarea sistemului contabil. Operaiunile economice sunt nregistrate n contabilitate n baza documentelor justificative: facturi comerciale, foi de parcurs, declaraii vamale, bonuri de primire a mrfii, extraselor de cont bancar. Informaia din aceste documente se nregistreaz mai nti n evidena analitic i apoi se fixeaz i n registrele contabile. ntroducerea informaiei n evidena analitic se fectueaz de regul cu ajutorul mijloacelor computerizate de prelucrare a informaiei. Se ntroduce informaie suficient despre operaiunile economice. Se consider suficient acea informaie, care permite cunoaterea istoriei relaiilor de decontare cu fiecare creditor sau debitor, iar n cazul stocurilor cunoaterea istoriei de formare i utilizare a fiecrei tip de stoc. Referitor la procurri, n sistema automatizat de contabilitate se ntrodu ce 3

urmtoarea informaie: nr. i data documentului justificativ, coninutul operaiunii economice, rechizitele i informaia de identificare a emitentului documentului, nr. i data contractului n baza creia s-a efectuat operaiunea, persoana responsabil de efectuare a operaiunii, data limit de achitare a datoriei conform contractului. Sistemul contabil se consider adecvat dac n orice moment sistema furnizeaz informaie complet despre istoria oricrui activ sau pasiv, n cazul procurrilor stocurilor: informaia cu privire la formarea i utilizarea stocurilor, precum i istoria decontrilor cu furnizorii. Controlul intern al informaiei din contabiliate cu cea de facto, n cazul procurrilor de stocuri se efectueaz prin intermediul verificrii rapo artelor gestionarilor de stocuri i a invenrarierii stocurilor i datoriilor. 8.3.Auditul datoriilor si plailor comerciale Scopul auditului datoriilor i plilor comerciale este de a verifica autenticitatea raportrii acestora prin intermediul raportului financiar. Autenticitatea datoriilor i plilor se apreciaz n baza urmtoarelor aspecte calitative: existena, constatare, evaluare, plenitudine, msurare, prezentare i dezvluire. Existena. Dovezile de audit cu privire la existen datoriilor i plilor se obin n baza documentelor justificative care confirm efectuarea operaiunii legate de apariia datoriilor i de efectuare a plilor. Documentul justificativ este dovada apariiei datoriei, documentul confirm transmiterea dreptului de proprietate sau de utilizare a activului, care n condiiile contractului respectiv genereaz apariia obligaiunii financiare. n majoritatea cazurilor, auditul existenei datoriei i plii se bazeaz pe examinarea facturii comerciale, contractului tranzaciei, extrasului de cont bancar, procesul verbal de predare-primire. La sfritul perioade de raportare, de regul la sfritul anului, existena datoriei se verific prin solicitarea confirmrilor de la creditori. Verificarea n cauz const n adresarea ctre creditor pentru confirmarea tranzaciilor efectuate n perioada de apariiei a datoriei. Documentul ntocmit la efectuarea acestei verificri constituie actul de verificare reciproc. n act se indic istoria tuturor tranzaciilor care a condiionat apariia datoriei. Indicarea tranzaciei cuprinde nr. i data documentului justificativ, suma tranzaciei, soldul datoriei. Constatarea (aspectul calitativ drepturi i obligaii). n conformitate cu regula dublei nregistrri constatarea datoriei se efectueaz concomitent cu constatarea activului. Activul se constat cnd exist certitudine cu privire la obinerea avantujului economic i cu privire la evaluarea lui. Certitudinea se bazeaz pe fapte documentate i justificate de persoanele autorizate.