MANUAL DE FUNCIONES INTRODUCCIN Toda organizacin o empresa, para desarrollar su objeto, requiere un personal que ejecuten las diferentes

actividades, todas estas actividades se conocen con el nombre de funciones y constituyen el soporte tcnico que justifican y dan sentido a la existencia de los cargos en una organizacin.1 El presente manual describe las funciones principales para una serie de cargos con los cuales debe contar una entidad prestadora de servicios pblicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, al mismo tiempo describe la informacin y requisitos que debe acompaar a cada uno de los cargos como: Denominacin del cargo, Numero de cargos, Dependencia del cargo, Requisitos de Estudio, Experiencia y Conocimientos relacionados para cada uno de estos. OBJETIVO GENERAL El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la misma. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o de una misma seccin; el manual de funciones hace que los procesos en la organizacin sean medibles y cuantificables haciendo as que la empresa u organizacin sea ms productiva, rentable y eficiente. DEFINICIONES Manual de Funciones: Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma secuencial y cronolgica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Constituye un complemento ideal de los organigramas o mejor dicho, se complementan recprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se sealan en los organigramas solamente con un titulo, pero el manual de funciones las describe con detalles, en todo lo relativo a
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http://184.173.252.159/~pdadecor/DOCUMENTOS/PESCONDIDO/02/MANUAL%20DE%20FUNCIONES.pdf

responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones. La descripcin de los puestos y unidades de la organizacin contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institucin. Adicionalmente, los manuales de organizacin suministran informacin sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad, porque ante quien es responsable un subalterno por la ejecucin de sus labores, lo cual define con mayor precisin la responsabilidad. El manual de organizacin constituye un medio eficaz de la direccin de personal para la preparacin de cuadros directivos y empleados. Ademas. la elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento; pero la mayor dificultad la constituye su actualizacin, en virtud de que la organizacin es dinmica y cambiante. Funciones Bsicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata especficamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa. Identificacin del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, el nmero de cargos y el cargo de su jefe inmediato. Requisitos: Este punto de la descripcin del cargo, se describe cul seran los requisitos del perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada seleccin de personal. Si bien es cierto que es muy difcil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil ptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante ms adecuado en el proceso de seleccin. (Estudios, Experiencia, Conocimientos). CONTENIDO Y FORMAS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN. Los manuales de organizacin contienen, fundamentalmente una descripcin de los puestos, lo cual es la mas importante. Adems, sealan los fines de una empresa y de cada una de loas unidades principales de la estructura organizativa.

Los manuales contienen tambin la base legal de la organizacin, su estructura, fecha de creacin de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos y las responsabilidades.2 Descripcin de un puesto determinado de la estructura de una organizacin
JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINITRACIN

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA DE OPERACIONES

GERENCIA DE ADMINITRACIN GERENTE DE ADMINITRACIN Como miembro de la gerencia tcnica debe coordinar, supervisar y ejecutar las funciones administrativas y financiera que se derivan de la ejecucin de los programas que desarrolla la compaa.

El manual de organizacin se presenta de variadas formas; una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando las funciones principales de cada una de ellas como se presenta en el grafico anterior.

Estructura de la organizacin Ramon V. Melinkoff

Esa manera de describir un puesto es poco frecuente y adems presenta el inconveniente de ser esquemtico y breve. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso. Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura organica que utiliza nmeros correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia; as se sabe cual unidad es subalterna de otra. Otros manuales describen por escrito la situacin de dependencia jerrquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. POR EJEMPLO: Para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general. PREPARACIN Y ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN La elaboracin del manual de organizacin es tarea de muchas personas. En este proceso es importante el aporte de los analistas, quienes conjuntamente con los encuestadores, obtienen, verifican y analizan las informaciones relacionadas con los diferentes cargos. Esto arrojara luz sobre las funciones y las actividades de cada cargo en particular. Los directivos de la empresa pueden suministrar una valiosa informacin destinada a la elaboracin de los manuales. La descripcin debe comenzar por las unidades de mayor jerarqua y as sucesivamente, hasta llegar a las unidades del nivel que hemos seleccionado.3 El manual debe presentarse en un formato que contenga hojas sustituibles, para facilitar los cambios y las revisiones futuras de la organizacin. La preparacin del manual tiene que ser realizada por una persona con cierta experiencia, para permitir que sea estructurado de manera organizada y facilitar su revisin en forma minuciosa y rigurosa. Los manuales hay que difundirlos y hacerlos conocer por el personal. A cada unidad principal debe envirsele su parte correspondiente, para que conozca su trabajo y todo lo dems relativo al cargo.

Estructura de la organizacin Ramon V. Melinkoff

EJEMPLO CODIGO: MANUAL DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Fecha de aprobacin Da I. INFORMACIN BASICA 1. PUESTO 2. NIVEL 3. DEPENDENCIA 4. SUPERVIA A Gerente Directivo Junta de Directiva Personal II. NATURALEZA DEL PUESTO Profesional con aptitudes para administrar una empresa, con amplia experiencia en manejo de personal. Capacidad de ejercer labores de planeacin, coordinacin, y control en las actividades administrativas y financieras de la organizacional. Excelentes relaciones interpersonales, liderazgo, facilidad en la toma de decisiones con un alto sentido de responsabilidad y compromiso con la organizacin. Pg. N 1 Mes AO

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Representar a la empresa ante los usuarios, los terceros y ante toda clase de autoridad del orden administrativo y jurisdiccional. 2. Celebrar contratos y efectuar operaciones del giro normal de actividades de la empresa. 3. Rendir informes peridicos a la Junta Directiva acerca de la marcha general de la empresa, el funcionamiento de los servicios, la situacin econmica y financiera, celebracin de contratos y operaciones, ejecucin del plan y presupuesto anual. 4. Responsabilizarse de que la contabilidad se lleve con claridad y los informes financieros se rindan en la forma y dentro de los trminos establecidos por la ley. 5. Preparar proyectos relacionados con la administracin, los servicios, planes, programas y presupuestos de la empresa y aquellos otros que expresamente le solicite la Junta

Directiva para someterlos a su estudio y aprobacin. 6. Manejar el personal procurando el cumplimiento de los horarios, de las funciones y de los procedimientos, velar por el pago oportuno de las obligaciones salariales del personal. 7. Manejar y mantener actualizado el registro de usuarios y su clasificacin. 8. Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de Ingresos y Egresos de la entidad de la mano con el asesor contable y financiero de la empresa. 9. Cumplir y hacer cumplir las normas tanto internas de la entidad. 10. Presentar los reportes e informes a las entidades de Regulacin, Control y Vigilancia y a sus superiores. 11. Cumplir las de mas atribuciones que sealen las leyes o los estatutos, y las que siendo compatibles con las anteriores, le encomiende el Consejo de Administracin.

IV. REQUISITOS PARA EL PUESTO TITULLO PROFESIONAL Profesional en Administracin de Empresas o Administracin Pblica. Un ao ejecutando cargos administrativos a) Capacidad de anlisis y sntesis b) Sistemas informticos. c) Administracin empresarial. d) Metodologas de formulacin y evaluacin de proyectos e) Desarrollo y relaciones Humanas. f) Gestin de calidad

EXPERIENCIA HABILIDADES

CODIGO: MANUAL DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Fecha de aprobacin Da I. INFORMACIN BASICA 1. PUESTO 2. NIVEL 3. DEPENDENCIA 4. SUPERVIA A Asesor Contable Asistencial Gerencia Personal de contabilidad II. NATURALEZA DEL PUESTO Analizar la informacin contenida en los documentos contables generados del proceso de contabilidad en cada uno de los servicios prestados, verificando su exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos. III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de caja y pagadura, presentando la informacin contable correspondiente. 2. Controlar y supervisar la utilizacin de los fondos para pagos en efectivo y lleva los auxiliares estndares para el control de fondos mensuales. 3. Controlar los giros a fin que no excedan los lmites de las autorizaciones de giros aprobados. 4. Preparar la rendicin documentada de la cuenta de encargos, llevando el Libro Auxiliar correspondiente. 5. Elaborar mensualmente los indicadores financieros para medir factores tales como la liquidez, eficiencia de recaudo, el cubrimiento de costos para detectar oportunamente los cambios en las variables que afectan el comportamiento operacional de la compaa. 6. Mantener permanente control sobre la informacin de las cuentas bancarias y de ahorros. 7. Actualizar la informacin financiera en las entidades bancarias cuando estas lo requieran. Pg. N 1 Mes AO

8. Llevar el control del ingreso de recaudo, correspondiente a las facturas de los servicios prestados. 9. Realizar, Manejar y ejecutar el presupuesto de la empresa. 10. Realizar las respectivas ejecuciones presupustales de la empresa (ingresos y gastos). 11. Realizar los pagos correspondientes a los impuestos que debe pagar la empresa, correspondiente a la DIAN, Superintendencia de Servicios Pblicos y CRA. 12. Realizar las nominas de pago de los empleados. 13. Realizar las respectivas liquidaciones a seguridad social y los parafiscales.

IV. REQUISITOS PARA EL PUESTO TITULLO PROFESIONAL Profesional en contadura pblica.

EXPERIENCIA HABILIDADES

Un (1) ao mnimo ejecutando labores a) Legislacin vigente aplicable a los Servicios Pblicos. b) Sistemas informticos. c) Administracin empresarial. d) Desarrollo y relaciones Humanas. e) Gestin de la Calidad

CODIGO: MANUAL DE DESCRIPCION DE FUNCIONES Fecha de aprobacin Da I. INFORMACIN BASICA 1. PUESTO 2. NIVEL 3. DEPENDENCIA 4. SUPERVIA A Auxiliar Administrativo y Contable. Asistencial Gerencia Personal administrativo II. NATURALEZA DEL PUESTO Encargada de realizar las funciones administrativas y asistenciales correspondientes, es la mano derecha del gerente y del asesor contable, colaborando as al ptimo funcionamiento de la empresa, tanto administrativa como financieramente. Pg. N 1 Mes AO

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Colaborar para facilitar y agilizar el trabajo de la gerencia. 2. Buscar y sintetizar informacin, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados. 3. Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera. 4. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar los documentos y correspondencias. 5. Realizar los contratos de prestacin de servicios, de suministros, de obras etc. 6. Manejar la Caja Menor. 7. Elaborar toda la correspondencia, informes, circulares y documentos en general que deba producir la Gerencia y las reas de apoyo de esta. 8. Velar por la conservacin y buena disposicin de los equipos y elementos bajo su responsabilidad y por la prestacin de la oficina.

9. Recibir, atender, tramitar y apoyar la solucin de las peticiones, quejas y recursos interpuesta por los usuarios de los servicios prestados por la empresa. 10. Efectuar el recaudo por el pago de los servicios. 11. Realizar los pagos pertinentes de la empresa. 12. Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegacin de su superior. 13. Manejar toda la informacin en referencia a la empresa y la prestacin de los servicios. 14. Administrar el proceso de compra y suministro, desarrollando una relacin con proveedores confiables, en cuanto a calidad, precio, servicios y oportunidad de entrega. IV. REQUISITOS PARA EL PUESTO TITULLO PROFESIONAL Secretariado Ejecutivo, contabilidad bsica. con nfasis en

EXPERIENCIA HABILIDADES

Un (1) ao mnimo ejecutando labores similares a) Legislacin vigente aplicable a los Servicios Pblicos. b) Sistemas informticos. c) Administracin empresarial. d) Desarrollo y relaciones Humanas. e) Gestin de la Calidad. f) Contabilidad Bsica.

NETGRAFIA http://www.ctt.espol.edu.ec/documentos/mdf_rev13.pdf