Sistemas Administrativos: Normas del Control Interno

Segundo Parcial

Control Interno: conjunto de normas y disposiciones cuyo objetivo primordial es prevenir errores y fraudes y salvaguardar al patrimonio de la empresa u organizacin logrando que toda persona o sector que realice operaciones tenga el respaldo o la autorizacin pertinente para que justifique su accionar. Se basa en la divisin de tareas. Un correcto sistema de control interno controla y supervisa todas las actividades que conforman las operaciones realizadas y asegura que todos los procedimientos operativos cuenten con un adecuado sistema de autorizacin y estn diseados de manera tal que exista oposicin de intereses entre los sectores intervinientes. Normas que se aplican para obtener eficacia y seguridad en los procedimientos administrativos: a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en general: separa las funciones de registro, operacin y custodia en sectores y personal diferente. procurar que toda actividad est divida en fases de modo que no quede su totalidad a cargo de una misma persona. 1. Documentacin Comercial: Prenumerar y preimprimir: doc emitida por la empresa para respaldar operaciones. Facturas, remitos.. Clasificar la documentacin anulada. Denunciar la perdida de documentacin. Nombrar autorizados, expresamente para utilizar la doc comercial. Controlar documentacin ingresante, antes de su aceptacin y registro. Custodiar la documentacin importante o crtica. Proteger informacin confidencial. Custodiar documentos comerciales. 2. El personal y sus responsabilidades: Determinar expresamente facultades y funciones de cada integrante de la organizacin. Comunicar desvinculaciones. Rotar personal. 3. Los Activos Monetarios: Limitar la circulacin de dinero. Custodiar los fondos, en una sola persona. Controlar a los responsables, mediante registraciones contables. Separar manejos dinerarios de la registracin. Separar fondos de diferentes procedencias, por ejemplo: los provenientes de cobranzas, de los utilizados para pagos. Disponer doble firma de cheques. Autorizar firmas. No dejar cheques firmados o endosados. Custodiar documentos a cobrar y valores. Cruzar cheques recibidos. Documentar la entrega de bienes al recibir dinero o valores, deber firmar un recibo q queda en poder de los q lo entregan. Separar la confeccin de cheques de su entrega. Realizar conciliaciones bancarias y arqueos. Verificar valores en cartera. Respaldar y documentar la cancelacin de deuda o declaracin de incobrabilidad. Contratar seguros.

4. Los Activos fsicos: Controlar la mercadera ingresante. Controlar los bienes fsicos.

b) Tips de Control interno para el procedimiento de Ventas Crditos a clientes Quien concede los crditos no debe ser quien autoriza las ventas. Controlar el lmite de crdito del cliente antes de aceptar nuevos pedidos de mercadera. Imputar preventivamente el crdito al cliente una vez realizado y autorizado todo nuevo pedido. Registrar el dbito definitivo de la deuda del cliente en el momento de la facturacin del pedido o confeccin del remito q lo sustituya. Inventarios Controlar el stock de mercadera existente antes de concretar el pedido para evitar desatender al cliente. La aceptacin del pedido por parte del vendedor implica para el mismo el compromiso de entrega de mercadera. Disminuir preventivamente el stock de mercaderas cuando se acepta un pedido. Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran las mercaderas y se remiten al cliente. Documentacin respaldatoria En el caso que el vendedor cobre comisiones segn las ventas realizadas, tiene derecho a retener una copia documental q acredite la venta. Cuentas corrientes debe verificar que todas las facturas estn acompaadas por los remitos firmados por el cliente antes de ser archivados. El importe de las facturas deber coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor. Los sectores de Almacenes o de Expedicin deben emitir y retener algn tipo de constancia para avalar el retiro de mercadera de la empresa. El detalle fsico de las mercaderas enviadas segn remito debe ser igual a la disminucin evidenciada en los registros de stock o inventarios. El sector que factura debe retener el comprobante que avale la emisin de la misma. Control de Contadura Diariamente Contadura verifica que el listado de facturacin coincida con el total en que aument el saldo de las cuentas corrientes de clientes; q la disminucin del stock en cantidades coincida con la disminucin que se gener con los remitos emitidos y verificar que toda la mercadera coincida con la totalidad de la mercadera facturada. c) Tips para el Procedimiento de Cobranza Ingresos de Valores o Los ingresos de dinero deben realizarse utilizando maquinas habilitadas: cajas registradoras, controladores fiscales. o Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se recomienda depsito bancario o entregada en la Tesorera de la empresa. o Cuando la cobranza la realizan los cobradores de la empresa, los mismos verifican la correcto emisin y validez de los cheques q reciben. o Si se contrata un servicio de intermediarios para gestionar las cobranzas, deben ser rendidas a los responsables de Tesorera. o Si se reciben valores producto de cobranzas por correspondencia, su recepcin debe efectuarse en un sector ajeno a Contadura y a Tesorera.

Cheques o Los cheques de pago diferido deben ser cruzados con un sello que diga "nicamente para ser depositado en la Cta. Cte..." o Los cheques recibidos deben registrarse, en libros, planillas, detallando emisor, su numero, fechas, entidad bancaria pagadora e importe. o Es cobrador antes de extender el recibo, debe verificar la correcta emisin del cheque que el cliente le entrega y debe aplicar las normas de control interno. Documentacin respaldatoria o El duplicado de las facturas no debe salir del rea donde se archivan. Certifica el crdito y es incorrecto entregarlo a la persona encargada de gestionar el cobro. o Para emitir el recibo deber haber verificado que el cheque est correctamente confeccionado. Autorizaciones o Las notas de crdito y los descuentos deben ser correctamente autorizados para el sector determinado o autoridad prefijada. o No deben tener autorizacin ni acceso a las cuentas corrientes de los clientes aquellas personas que manejan los fondos. Principio genera: quien registra no debe tener acceso a los fondos. Controles de Contadura o Contadura debe verificar que el importe total cobrado es igual a la disminucin del crdito en las cuentas corrientes de los clientes e igual al importe depositado en el banco mas los cheques que quedaron en custodia en la empresa. o Contadura puede y debe realizar arqueos sorpresivos para verificar la existencia y el monto total de los cheques en cartera o valores o disponibilidades. d) Tips para el procedimiento de Compras Pedido de Compra Debe ser una persona autorizada y no tener a su cargo la custodia o manejo de bienes y la registracin de los mismos. El sector encagardo de realizar la compra debe verificar quien realizo el pedido se encuentro debidamente autorizado, y tambin verificar la existencia de mercadera en stock. El solicitante de la mercadera deber retener una copia de su solicitud firmada por compras y para deslindar responsabilidades ante crisis de produccin por falta de stock just in time o por demora del trmite. Debe evaluar cuidadosamente las cantidades a comprar.

Eleccin de proveedores La empresa debe tener registro de proveedores detallando en que categoras esta habilitado para cotizar o que servicios ofrecer. Requerir cotizacin a ms de un proveedor. Al menos 3 distintos. Se debe intentar la inexistencia de vnculos comerciales y/o relaciones familiares entre la empresa y el proveedor. Orden de Compra Antes de realizar una compra, se debe obtener autorizacin de Finanzas o el sector encargado de Fondos. Quien autorice debe conservar una copia del pedido de materiales. Recepcin de Mercadera Controlar la mercadera recibida. Quien la recibe debe conocer la cantidad y caractersticas de los productos. Se recomienda quien recibe la mercadera no firme el remito al proveedor sin haber controlado la

mercadera y de no tener los recursos deber firmar y poner un sello Mercadera a revisar En casos especiales quien firme el remito deber hacer la aclaracin sujeto a posterior anlisis El sector solicitante deber controlar q la mercadera recibida coincida con el pedido. Una vez recibida y aceptada debe hacerse el correcto registro. El importe de crdito de inventario y de pasivo debe ser idntico y ser igual al importe de la orden de compra y de la factura recibida del proveedor. Si se trata de mercadera adquirida en origen y riesgo propio se aconseja contratar un seguro.

Deuda con el proveedor Al recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la misma con la doc que avale la recepcin de la mercadera, controlando: q se facturen los productos requeridos que los productos facturados hayan sido recibidos sin restriccin que los productos facturados correspondan a los cotizados en la solicitud.

Una vez recibida la Fc. Se debe aumentar el saldo de la cuenta corriente del proveedor y actualizar el
libro de IVA Compras Control de Contadura Es el sector que asegura el control por oposicin de intereses y adems se encarga de verificar: - q el importe que aumento el saldo de las cuentas a pagar corresponde con el aumento monetario del stock. - Q las facturas recibidas coincidan con la descripcin de artculos y cantidades que figuran en el parte de recepcin, el mismo tiene q coincidir con el remito firmado, con el pedido realizado y con la orden de compra. e) Tips para el Procedimiento de Pago Cuentas a pagar Se debe verificar el vencimiento de las Fc. pendientes de pago para evitar el incremento de deudas. Autorizacin del pago Se recomienda la existencia de un rea o sector responsable q autorice el pago. Medios de pago Con cheques para evitar errores o fraudes Los bancos prestan el servicio de pago a proveedores, tambin transferencias electrnicas. Se aconseja no utilizar los valores provenientes de cobranzas para realizar los pagos. Emisin de cheques Antes de emitir un cheque se debe tener la autorizacin de Finanzas. Es conveniente la emisin de cheques propios, nominativos, no a la orden y cruzados para ser solo cobrados por la persona cuya orden se emiti. Al momento de firmarse el cheque debe presentarse a su firmante la doc q respalde al mismo. Los cheques confeccionados deben registrarse en el Registro de cheques, aun lo anulados. Al confeccionar el cheque, debe disminuirse el saldo de la cta. Cte. Bancaria Cuando se emite un cheque, se debe cancelar la acreencia. Documentacin Controlar la correcta confeccin del recibo por parte del proveedor y verificar la firma del mismo. Disminucin de deuda Una vez emitida la OP, disminuir la cuenta corriente del proveedor. Efectuado el pago, disminuir la deuda existente.

Control de Contadura Se debe controlar q los importes que disminuyen los saldos de las cuentas a pagar por la emisin de OP, sea exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del libro bancos o caja e idntica a la suma de los cheques emitidos.