La comunicazione interna

Contenuti del modulo

1. Principi di comunicazione interna 2. Come si costruisce una strategia di

comunicazione interna 3. Gli strumenti

Che cos la comunicazione interna

Parte I

Due approcci alla comunicazione interna

Approccio psicologico
Pone laccento sulla dimensione interpersonale Focus su come interagiscono gli individui

Approccio organizzativo
Pone laccento sui flussi di comunicazione Focus su come gli individui operano nellorganizzazione

Lapproccio organizzativo
Organizzazioni sono unit sociali guidate da obiettivi Progettate come sistemi di attivit deliberatamente strutturate e coordinate Che interagiscono con lambiente esterno

La prospettiva psicologica
Soggetto plurale e soggetto individuale Organizzazione come produttore di soggettivit Importanza del clima organizzativo

Perch importante oggi

1. Periodo di forti mutamenti organizzativi 2.

3. 4. 5.

(fusioni, incorporazioni, ristrutturazioni, ridefinizione di business, ecc.) Bisogno delle organizzazioni di cambiare e di comunicare il cambiamento allinterno come allesterno Nuovi modelli organizzativi orientati alla comunicazione Impatto organizzativo delle nuove tecnologie Approccio della comunicazione globale

Comunicazione interna e identit

La comunicazione interna fondamentale per diffondere i valori dellorganizzazione In particolare la vision e la mission

La vision
Si pu definire la Vision come lobiettivo riguardante ci che vuole essere lorganizzazione In questo senso occorre tenere in considerazione che tale obiettivo di lungo periodo dovrebbe riguardare: Ci che lorganizzazione vuole essere e non che gi; Concezione generica di prodotti/servizi futuri, non specifici; Aree di mercato future, senza riferimento in ogni modo a dettagli. La vision deve, inoltre, essere una semplice dichiarazione, lapidaria, non articolata in molti periodi.

Alcuni esempi di vision

Essere lo stabilimento di riferimento per lintero gruppo

Essere il leader europeo nel settore della componentistica oleodinamica

La mission
La mission il mezzo con cui lorganizzazione vuole ottenere lobiettivo di vision. La vision comprende i valori e gli standard di comportamento dellorganizzazione.
La mission dovrebbe, perci, dichiarare: Come raggiungere la vision; Attivit per raggiungere la vision; Riferimenti e consenso degli stakeholder (possibili riferimenti alla dimensione etiche dellorganizzazione); Eventuale periodo di applicazione della mission.

Alcuni esempi di mission

Essere i "first in class" allinterno del gruppo nelle performance legate alla redditivit, qualit, ambiente, sicurezza ed etica, soddisfacendo al meglio i bisogni degli azionisti, dei clienti, dei dipendenti, dei fornitori e della collettivit La nostra missione aziendale, ragione di esistenza dellazienda stessa, quella di innovare continuamente i prodotti ed i processi produttivi, rendendo orgoglioso di ci ogni nostro dipendente e facendolo percepire allesterno come la migliore opportunit di crescita per tutti.. concorrenza inclusa.

Comunicazione interna e organizzazione

La comunicazione non un elemento accessorio: coincide con lorganizzazione Il disegno dei flussi di comunicazione e delle strategie di comunicazione interna influisce sullassetto organizzativo

La comunicazione organizzativa
Alcuni autori (es. Invernizzi) preferiscono parlare di comunicazione organizzativa come insieme dei processi di scambio di messaggi allinterno delle diverse reti di relazioni che costituiscono lorganizzazione Rispetto a comunicazione interna questo termine richiama maggiormente il collegamento con lorganizzazione e la possibilit di instaurare canali a due vie

La comunicazione organizzativa
La comunicazione deve essere considerata organizzativa perch serve

al funzionamento e allo sviluppo dellorganizzazione nel suo insieme

(Invernizzi 1996)

Differenti esigenze per differenti organizzazioni

La razionalizzazione delle organizzazioni: comunicare per dare istruzioni La valorizzazione del fattore umano: comunicare per motivare Il governo delle contingenze: comunicare per decidere Lintervento proattivo verso linterno e esterno: comunicare per legittimarsi Le reti: comunicare per creare il contesto

Comunicazione interna e know how

La comunicazione interna serve per diffondere conoscenze Rapporto con i sistemi di knowledge management dellorganizzazione La formazione diventa uno strumento di comunicazione interna

Comunicazione interna e cambiamento

Importanza del tema del cambiamento per la PA Vedi i piani integrati del cambiamento promossi da Cantieri La comunicazione come facilitatrice del cambiamento

Comunicazione interna ed esterna

Che rapporto c tra comunicazione interna ed esterna:
La qualit della comunicazione interna condizione della qualit della comunicazione esterna La comunicazione esterna raggiunge anche i pubblici interni Bisogno di coordinamento fra i due livelli: prospettiva integrata e globale

Progettare una strategia di comunicazione interna

Parte II

I pubblici della comunicazione interna

Diversi livelli di personale
Dirigenti e top management Quadri Impiegati Operai Le famiglie dei dipendenti, i pensionati

Problema di definire i confini fra interno ed esterno: fornitori, finanziatori, sponsor, collaboratori e consulenti, ecc.

Gli obiettivi
Condividere il progetto organizzativo (la missione e la visione dellente) Diffondere il know how Organizzare il lavoro Gestire situazioni, casi, problemi di comunicazione

Gli strumenti
La comunicazione interpersonale Pubblicazioni: House Organ, Newsletter, manuali, ecc. Audiovisivi e comunicazioni radiofoniche Strumenti telematici: banche dati ed Intranet

La collocazione funzionale
Chi fa comunicazione interna?
La direzione del personale La direzione marketing comunicazione Lo staff del vertice dellorganizzazione

Gli strumenti
Parte III

La comunicazione interpersonale
Incontri e colloqui informali tra pari e tra capo-collaboratore Incontri formali e informali di staff

ES: le riunioni di negozio di Coop Adriatica

Il passaparola organizzato
Il passaparola una dinamica tipica dei rapporti informali possibile organizzarlo per accelerare la diffusione delle informazioni nellorganizzazione Es. FIAT AUTO utilizz la figura dei diffusori, scelti pi per caratteristiche relazionali che gerarchiche, per comunicare sui nuovi prodotti e cambiamenti organizzativi e strategici.

I codici di comportamento
I codici di comportamento formalizzano una serie di principi di comportamento del personale Possono variare a seconda del profilo organizzativo (es. Datalogic ha il manuale del dipendente e quello del capo) Possono diventare veri e propri manuali Un caso particolare: il codice etico

La convention del personale

Evento aziendale Incontro di tutto il personale (o settore) attentamente orchestrato Dimensione teatrale dellincontro Presenza dei vertici Obiettivo: comunicare lo stato dellarte e il futuro dellorganizzazione

Gli house organ

Strumento classico e molto diffuso Di norma diretto a tutta lorganizzazione, ma ce ne possono essere diversi (pu anche rivolgersi a pubblici esterni) Periodicit rarefatta: mensile o bimestrale (ma ci sono anche alcuni semestrali). Spesso allegato alla busta paga

Obiettivi dellhouse organ

Dare notoriet ai fatti aziendali Fare capire le ragioni delle scelte dellorganizzazione Fare conoscere lorganizzazione e il funzionamento dellente Informare sul contesto Dare voce ai protagonisti dellorganizzazione

La newsletter
Strumento pi flessibile rispetto allhouse organ con periodicit pi frequente Informa con notizie brevi e di attualit di solito rivolta a segmenti settoriali dellorganizzazione

La posta elettronica
Potente strumento organizzativo
Riunisce

i pregi della comunicazione scritta (la strutturazione e permanenza) e orale (linformalit), ma anche i difetti

Diverse modalit di utilizzo: uno a uno, uno a molti, molti a molti La posta elettronica non sostituisce necessariamente le classiche lettere cartacee ai dipendenti e collaboratori

Gli audiovisivi
Uso di audiovisivi in formato giornalistico
Es. Ford Motor Company con notiziari di cinque minuti diffusi a flusso continuo (ma anche video di formazione e supporto alle riunioni) Es. TelePA: videonotiziario interno per i dipendenti della PA

Altre pubblicazioni/documenti
Manuali operativi Manuale di stile Fact Book/bilancio Welcome book Lorganigramma Circolari e ordini di servizio Position paper/white paper Reportistica e progetti Memo e minute Limportanza della comunicazione scritta per le organizzazioni

La rassegna stampa
Raccoglie una selezione degli articoli che parlano dellorganizzazione e/o interessano lorganizzazione Strumento di diffusione di conoscenze ma anche senso di identit Diversi sistemi di diffusione: cartacea o elettronica Curata in genere dallUfficio Stampa negli enti pubblici

La radio
Coop Adriatica ha studiato un sistema di
notiziari radiofonici da diffondere nei supermercati prima dellapertura al pubblico per i dipendenti usano il sistema di corporate radio dei punti vedia Necessit di raggiungere personale escluso dalla intranet

Gli spazi
Importanza degli spazi per definire la prossemica Uso della cartellonistica (es. un cartellone che spiega la mission e la vision dellorganizzazione) Uso di bacheche/Infopoint

Gli eventi sociali

Organizzazione di eventi conviviali per il personale con il fine di promuovere la socializzazione e i rapporti informali Spesso organizzati in ricorrenze speciali e con il coinvolgimento delle famiglie Importanza degli anniversari Open day: aprirsi alla comunit Viaggi e incentive Es: La Festa multietnica di Manutencoop

Il merchandising
Personalizzazione e delcinazione dellimmagine su: - Spille - Porta biglietti da visita - Tazze - Calendari - Ecc.

I circoli aziendali
Strumento di promozione del senso di appartenenza, ma anche mezzo per fornire ai dipendenti benefit tramite convenzioni o altro

Che cos una intranet

An intranet is the corporate-wide Web, the corporate cybersite where business and communication take place, it shares the same technologies of Internet with two main differences, ownership and access. "Understanding Intranets", Tyson Greer Focus sulla tecnologia web, ma importante anche la dimensione di rete (condivisione dischi e altre risorse)

Funzionalit delle intranet

Piattaforma di servizio (sportello risorse umane, prenotazione sale riunioni, acquisti, modulistica, elearning, ecc.) Canale di comunicazione (bollettini, informazioni, ecc.) Gestione documenti (indicizzazione e organizzazione) Community (forum, IM, chat) Lavoro di gruppo (groupware) Supporto alle attivit (sales force automation, gestione flussi magazzini, ecc.)

Tipologia di Intranet