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Los fundamentos tericos y prcticos del presupuesto, como herramienta de planificacin y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Britnico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control.
DEFINICIONES Y OBJETIVOS
DEFINICIN DE PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
DEFINICIONES Y OBJETIVOS
El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias.
Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.
CLASIFICACION
SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA Presupuestos del Sector Pblico Presupuestos del Sector Privado
PRINCIPIOS Y ELEMENTOS
Oportunidad
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Orden Comunicacin. PRINCIPIOS DE DIRECCIN Autoridad Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL Reconocimiento Normas Excepcin Conciencia de Costos.
PRINCIPIOS Y ELEMENTOS
Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
MECNICA DE PRESUPUESTACION
Disear los formatos e informes.
TCNICAS DE PRESUPUESTACION
FUNDAMENTOS
Compromiso de la administracin Sistema de comunicacin efectiva Sistema participativo Estructura organizacional definida Expectativas realistas (objetivos y metas) Asignacin de recursos Horizontes de los presupuestos Referencias histricas (tendencias y comportamientos) Flexibilidad de los presupuestos Seguimiento y control Centros de responsabilidad
CONTROL PRESUPUESTAL
CONTROL PRESUPUESTAL
La presupuestacin y el control presupuestal son procesos complementarios. La presupuestacin define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando existe un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestal es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestal se centra en la informacin necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin. Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin.
CONTROL PRESUPUESTAL
(CONSIDERACIONES)
Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control.
Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programacin, en la ejecucin o a ambas. Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin.
Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.
Unidad de negocio
Empresa
Revisar los objetivos de alto nivel. Cargar resultados del presupuesto del ao anterior Establecer las variables globales. Desarrollo del presupuesto.
Costos fijos Gastos de capital Salarios y beneficios Ingresos y Costos variables
Contabilidad Central
Revisar los objetivos de alto nivel. Tesorera Cargar los datos reales (aos anteriores) Establecer escenarios. Balance Desarrollo del Control de Gestin. EERR Flujo de Caja Rev. de Gastos Gastos Rev. de la rentabilidad por UN,CR EPYG / Balance / FC Reportes especficos Analizar la informacin de gestin Consolidar y distribuir informes de gestin Modelo de gestin financiero
y no financiero
Control de gestin
Previsibilidad
Controlar
Dirigir
Responsabilidad
Alinear
Transparencia
VENTAJAS Y LIMITACIONES
VENTAJAS
Presionan por informacin vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos. Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada rea. Incrementan la participacin de toda la organizacin. Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables. Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos. Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas. Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el control.
VENTAJAS Y LIMITACIONES
LIMITACIONES
Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin slidas y contar con elementos de apoyo que ayuden a cumplir sus objetivos: Se suele centrar el anlisis solamente en informacin de tipo financiera.
VENTAJAS Y LIMITACIONES
POR QU SUELEN FRACASAR LOS PRESUPUESTOS?
Cuando slo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan temores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO MAESTRO