ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Introduccin En la actualidad, la administracin de inventarios es uno de los retos ms importantes que enfrentan los directivos en cuestin de planificacin y con- trol, sobre todo en empresas de manufactura. Aunque tcnicamente los inventarios constituyen un activo en el balance general de la compaa, casi todos los ejecutivos contables o financieros consideran que mantenerlos implica un gasto significativo, y que su misin es minimizarlo lo ms posible. CONCEPTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Hay dos importantes conceptos que deben comprenderse claramente si la empresa desea contar con una perspectiva apropiada sobre la administracin de inventarios. El primero de ellos es que gran parte del inventario de la empresa en realidad es capacidad almacenada. En otras palabras, buena parte del inventario representa el uso de la capacidad de la empresa para crear un producto con anticipacin a la demanda real por el mismo. Esta idea constituye uno de los principales factores que marcan la diferencia entre una empresa dedicada exclusivamente a los servicios y una compaa de manufactura. La empresa de servicios promedio no puede darse el lujo de planificar y utilizar la capacidad con anticipacin a la demanda; en lugar de ello se ve forzada a emplear la capacidad slo despus de que se genera la demanda. El segundo concepto es que el inventario pocas veces representa un problema para la compaa, a pesar del hecho de que con frecuencia se menciona que uno de nuestros problemas es que contamos con demasiado inventario. En casi todas las empresas, el inventario es un sntoma de la forma en que se dirige el negocio. Aunque el inventario suele considerarse un problema, no es tal; se trata nicamente de un sntoma, aunque bastante visible y costoso, en muchos casos. Si realmente se desea controlar el inventario, es necesario analizar los mtodos directivos del negocio para discernir cules de ellos ocasionan la presencia de grandes inventarios. Al menos una parte de este captulo se destinar a explicar estas relaciones y, en captulos posteriores, se sealarn mtodos para controlarlas de manera ms efectiva. EJEMPLO ANECDTICO (HISTORIA REAL) Hace poco un gerente de planificacin y control de la produccin expuso un ejemplo ba- sado en sus primeras experiencias en el ramo, antes de que comprendiera cabalmente que el inventario es un sntoma de cmo se dirige el negocio. La compaa para la que traba- jaba sufri un declive en las ventas. Preocupado por la rentabilidad, el director general de

la empresa solicit al gerente de planificacin y control de la produccin que recortara 15% el inventario, buscando ajustar los gastos correspondientes al nivel de ventas, que ahora era menor.

El gerente de planificacin y control de la produccin hizo lo que le pidieron, aun- que no entenda bien la relacin entre los mtodos directivos y el inventario. Simplemen- te redujo el nivel de inventarios sin realizar modificacin alguna en los procesos de negocio. Cerca de tres meses despus de la solicitud, el gerente de planificacin y control de la produccin coincidi nuevamente con el director general. La conversacin se desa- rroll de este modo:

DIRECTOR GENERAL: Qu has hecho con mi taller de manufactura? GERENTE DE PLANIFICACIN Y CONTROL: A qu te refieres? DIRECTOR GENERAL: Tenemos todo tipo de problemas nuevos: muchos envos por flete de primera de los proveedores, como respuesta a desabastos de toda clase de partes, ejecucin frecuente de lotes segmentados en el equipo lo cual est incrementado drsticamente nuestros costos de configuracin, una fuerte disminucin en la eficiencia de la mano de obra y otras dificultades similares. Qu has estado haciendo? GERENTE DE PLANIFICACIN Y CONTROL: GENERAL: Bueno, entonces REGRSALO! Me deshice de 15% del inventario. DIRECTOR

El problema es que el gerente de planificacin y control enfoc sus esfuerzos en el inventario como si fuera la fuente de todas las dificultades, sin reconocer que ste es en realidad un sntoma. Lo primero que debi haber hecho fue corregir el sistema. Manteniendo estos dos puntos en mente, es necesario analizar los motivos por los que se presenta el inventario antes de poder comprender realmente cmo administrarlo. Desde el punto de vista de alguien con poca experiencia, el inventario es slo eso: inventario (cosas inmovilizadas en un almacn); para el contador es costo y dinero inmovilizado; para el vendedor es una oportunidad. Sin embargo, para un experto de planificacin y control ser un sntoma de cmo est diseado el negocio y de qu manera se le dirige. Una vez que entendamos POR QU existe el inventario (considerndolo un sntoma), podremos comprender mejor CMO administrarlo y controlarlo apropiadamente. Muchos de los motivos por lo que existen los inventarios cuentan con nombres categricos relacionados con varios aspectos, como polticas de la compaa, flexibilidades, diseos, capacidad de respuesta al cliente y factores estacionales. En la siguiente seccin se presentan descripciones especficas de tales aspectos.