MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 4

GESTION

DES ACTIFS

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS

Histoire vraie J'ai travaill pour l'ONG DALITMUNDIA en tant que chef d'quipe en charge de plusieurs projets raliss dans un petit pays d'Afrique. Au fil des ans, l'ONG a men bien plusieurs projets successifs financs par l'UE dans le pays. Ceux-ci exigeaient un grand nombre de vhicules. Dans un souci de rduire les cots, la plupart des vhicules de projet taient achets sur place, parfois d'occasion. Au cours de l'audit d'un de nos projets, les auditeurs mandats par l'Administration contractante ont dcouvert que certains de nos vhicules d'occasion avaient t achets dans le cadre de projets europens antrieurs qu'avait grs l'ONG. Ces vhicules avaient t offerts aux bnficiaires locaux, qui nous les avaient revendus sans que nous nous en rendions compte. L'audit a galement mis en lumire le fait que certains des chauffeurs locaux que nous employions pour les projets utilisaient les vhicules du projet comme taxis en dehors de leurs heures de service. Ce problme n'avait pas t relev parce que les livres de bord de ces vhicules n'taient pas bien tenus. Les auditeurs ont fait tat de ces constatations, ce qui a considrablement embarrass les directeurs de l'ONG. Moralit: notre quipe de projet n'avait pas dcel ces problmes du fait de linsuffisance de nos procdures de gestion des actifs. Si nos procdures avaient t meilleures, ces problmes ne se seraient pas poss.

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POURQUOI LA GESTION DES ACTIFS REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE? Dans les projets impliquant des subventions et des devis-programmes, il arrive que des actifs de valeur soient acquis. Il est important pour les bnficiaires finaux du projet que ceux-ci soient utiliss aux fins prvues et protgs, de manire pouvoir produire des bnfices long terme. Il est essentiel de bien grer les actifs du projet, tant pour garantir une saine gestion financire que pour prvenir les irrgularits et les fraudes. Ce module explique les mesures spcifiques en vue de grer les actifs. Les procdures relatives l'acquisition de ces actifs (passation de marchs) sont abordes au module 3.
MODULE 4

Message-cl: les actifs du projet doivent tre conservs en lieu sr et utiliss aux fins prvues.

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Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Outils et modles

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: veillez bien comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 4

Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de gestion des actifs pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

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Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants:  Lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet, les quipements, vhicules et matriels financs par le budget du projet doivent tre transfrs aux partenaires et/ou bnficiaires locaux la fin du projet. La preuve de ce transfert doit tre conserve (article 7).  Pour tre ligibles, les cots doivent rpondre aux exigences de bonne gestion financire, en particulier en terme dconomie et defficacit (article 14, paragraphe 1, point e). 8 Si un bnficiaire ne veille pas ce que les actifs du projet soient protgs et correctement utiliss, il se peut que les conditions ci-dessus ne soient pas remplies.

 L'achat de terres ou de btiments n'est pas ligible, moins d'tre ncessaire la mise en uvre du projet. Dans ce cas, la proprit doit en tre transfre aux bnficiaires finaux ou aux partenaires locaux la fin de l'action (article 14, paragraphe 6).  Un registre des immobilisations doit tre tabli. Pour les vhicules, il convient de tenir une liste rcapitulative du kilomtrage parcouru et de la consommation de carburant et de lubrifiant (article 16, paragraphe 3).
Contrats de services

Les contrats de services n'incluent gnralement pas d'actifs. Si cela devait toutefois tre le cas, le contractant devrait se rfrer au contrat pour connatre les rgles applicables en l'espce.

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 4

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes exige des bnficiaires qu'ils:  tiennent un inventaire permanent de leurs investissements et biens d'quipements (cf. Documents de suivi financier, section 4.1.4);  conservent une preuve des frais d'exploitation des vhicules et suivent le cot de chaque vhicule, p. ex. au moyen de livres de bord (cf. annexe 11, sous Cots du matriel roulant);  transfrent les matriels et quipements l'administration comptente du pays bnficiaire la clture du programme - ce transfert doit tre document (cf. Transfert du matriel et des quipements en fin dexcution du projet ou programme, section 4.1.10);  n'utilisent les matriels et quipements que pour excuter les activits du programme (mme section).

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Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

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PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Le registre d'actifs peut tre inadquat ou inexistant. MODULE 4

Mesures de contrle cls Tenez un registre clair et jour des actifs, qui concorde avec les documents comptables et permet de retrouver aisment les actifs physiques concerns.

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Faute d'un bon registre des actifs, il peut tre impossible de dterminer o se trouvent les actifs du projet, s'ils existent toujours et dans quel but ils sont utiliss.

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Les actifs peuvent ne pas faire l'objet d'un contrle physique rgulier. Il peut alors devenir impossible de savoir si les actifs existent toujours et sont toujours en tat de fonctionner. Sans compter que les vols et pertes peuvent passer inaperus.

Inspectez rgulirement les actifs. Une pratique largement admise consiste dresser un inventaire physique complet de tous les actifs au moins une fois par an.

Les actifs peuvent ne pas clairement tre recenss comme relevant du projet. En consquence, ils peuvent tre mls d'autres actifs et il peut se rvler impossible de les retrouver.

Assurez-vous que tous les actifs du projet sont dment et physiquement identifis comme tels (p. ex. au moyen d'tiquettes, de numros de rfrence, etc.).

Il se peut que l'utilisation des actifs ne soit pas correctement supervise. Par exemple, si les livres de bord des vhicules ne sont pas bien tenus ou si l'usage des consommables nest pas surveill. Dans ce cas, les actifs risquent d'tre utiliss de manire abusive, voire vols.

Assurez-vous que les bons outils sont en place pour surveiller l'utilisation des actifs du projet y compris les consommables (cf. Outils et modles prts l'emploi).

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CONSEILS DE BASE
Message-cl: les diffrentes catgories d'actifs exigent des mesures de contrle diffrentes.
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Les risques relatifs aux actifs de projet peuvent tre levs ou faibles, selon la nature des actifs. Il appartient ds lors aux bnficiaires de dterminer quels sont les principaux risques pour leurs actifs et la meilleure manire de protger ces derniers. Exemples de risques par catgorie d'actifs:
 Le risque d'une utilisation abusive est plus grand  Les infrastructures (en principe uniquement

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pour les quipements mobiles (ordinateurs, matriel de bureau, voitures, etc.). Pour protger les actifs contre ce type de risque, mettez en place un registre prcis, que vous tiendrez jour. Pour les vhicules, prvoyez des livres de bord o consigner le kilomtrage parcouru.
 Le risque de vol est lev pour les

dans les devis-programmes), par exemple les immeubles, routes et systmes d'irrigation, ne risquent en principe pas d'tre voles. En revanche, elles peuvent se dtriorer faute d'un entretien adquat. Elles peuvent aussi ntre peu ou pas utilises par les bnficiaires finals. Pour protger ce type d'actifs, mettez en place un bon systme de maintenance, doubl d'un systme d'inspection physique.

consommables, tels que l'essence, le diesel, les semences, les petits outils et les pices dtaches, par exemple. Pour les protger, mettez en place un systme d'inventaire fiable.

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CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: un registre des biens d'investissement est un outil de contrle vital.
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Pour tre efficace, un registre des biens d'investissement doit contenir suffisamment d'informations pour permettre de remonter, pour chaque actif rpertori, jusqu'aux documents comptables correspondants et de retrouver l'actif physique concern. Parmi ces informations, citons:
 le numro d'identification et la description de

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l'actif (p. ex. type, modle, numro de srie);

 le cot de l'actif, qui doit correspondre aux

Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de registre d'actifs prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit du registre, il importe que les bnficiaires vrifient rgulirement s'il correspond aux documents comptables et aux actifs physiques concerns.

pices comptables du projet;

 la date de son acquisition, et la rfrence

l'criture comptable correspondante (p. ex. numro de rfrence de la facture du fournisseur);

 le numro d'identification de l'actif dans les

dossiers de projet (ce numro doit galement figurer sur une tiquette appose sur l'actif, de sorte que celui-ci puisse tre reconnu);
 l'emplacement de l'actif (et, pour les

quipements mobiles, le lieu o ils sont bass);

 la personne et/ou le dpartement responsable

de l'actif.

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CONSEILS DE BASE (suite) Afin de faciliter sa localisation, chaque actif devrait se voir attribuer un numro d'identification (interne au projet). Ce numro doit tre inscrit sur une tiquette physiquement appose sur l'objet. Il convient de le rpertorier dans le registre des actifs. Cette procdure permettra de rapprocher plus facilement le registre et les actifs physiques et vice-versa. Elle simplifiera aussi les contrles physiques ultrieurs.
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Message-cl: les biens d'investissement doivent tre physiquement identifiables des fins de contrle.

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Message-cl: le contrle des actifs requiert une inspection rgulire.

Inspectez rgulirement tous les actifs du projet afin de vous assurer qu'ils existent toujours, qu'ils sont en bon tat de marche et qu'ils sont toujours employs aux fins du projet.

Une pratique financire gnralement admise consiste dresser un inventaire complet de tous les actifs du projet au moins une fois par an. Les consommables, pour lesquels le risque d'erreur est plus grand, seront, au besoin, contrls plus frquemment.

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CONSEILS DE BASE (suite) Certains projets peuvent possder de grandes quantits de consommables (p. ex. essence, pices de rechange et petits outils). Ceux-ci tant fongibles, un registre des investissements semble moins appropri. La meilleure manire de garder la matrise des consommables consiste tenir un inventaire permanent.
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Message-cl: un inventaire permanent est ncessaire pour contrler l'usage des consommables.

Pour permettre un contrle appropri, les fiches d'inventaire doivent contenir une description de l'article et mentionner la quantit dtenue ainsi que tout mouvement entrant (achat) ou sortant (utilisation ou distribution). Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de fiche d'inventaire permanent prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit des fiches d'inventaire, il convient d'organiser des inspections rgulires.

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Message-cl: les carts doivent tre analyss et rsolus immdiatement!

Les inspections des inventaires de biens d'investissement et/ou de consommables peuvent rvler des carts. Les bnficiaires sont vivement encourags mener l'enqute immdiatement. Ceci augmentera leurs chances de dceler la cause de ces carts et de retrouver les actifs en question.

Si lenqute naboutit pas, le bnficiaire devra ajuster les comptes du projet afin de reflter la perte des actifs. Les bnficiaires sont encourags consigner les pertes/vols d'actifs sur un compte spcial et les mentionner dans le rapport financier. Ces imputations doivent tre approuves par le responsable de projet au niveau adquat.

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CONSEILS DE BASE (suite) Une bonne gestion requiert des bnficiaires qu'ils prennent des mesures afin de s'assurer que les actifs sont utiliss efficacement et aux seules fins du projet. A dfaut, les actifs du projet risquent d'tre utiliss de manire frauduleuse. Si les actifs sont utiliss dans un but sans rapport avec le projet, les frais engags peuvent tre refuss comme inligibles. Moyens de contrle possibles de l'usage des actifs:
 Un livre de bord peut tre tenu pour chaque vhicule. MODULE 4

Message-cl: il est vital de contrler l'utilisation des actifs.

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Le kilomtrage parcouru y sera consign et ce document sera vrifi rgulirement. Vous trouverez, dans les outils et modles, un modle de livre de bord prt l'emploi.
 Pour les biens distribuer, des reus peuvent tre

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obtenus auprs de leurs destinataires finals, afin de s'assurer que les biens sont exclusivement utiliss aux fins prvues.
 Pour les biens d'infrastructure figurant dans les

devis-programmes, des visites d'inspection rgulires peuvent tre effectues afin de s'assurer qu'ils sont bel et bien utiliss. Dans certains projets, les actifs sont lous et non achets. C'est le cas, par exemple, des vhicules, quipements ou locaux. Si le projet est responsable de l'utilisation de ces actifs, une bonne pratique consiste superviser leur utilisation de la mme manire que le projet supervise l'utilisation de ses propres actifs.

Message-cl: les actifs lous doivent aussi tre contrls!

Moyens de contrle possibles de l'usage des actifs lous:

 Pour les vhicules lous, un livre de bord consignant

les trajets effectus par ceux-ci peut tre tenu.

 Pour les grands projets qui louent plusieurs

immeubles en vue d'y abriter des quipes court terme, un registre des immeubles lous peut tre tenu, mentionnant l'emplacement et l'usage qui est fait des immeubles rpertoris, ainsi que la date des baux.

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CONSEILS DE BASE (suite) Un bnficiaire qui s'engage dans une transaction douteuse peut s'exposer des fraudes. La prudence commande donc d'viter de conclure des transactions moins que celles-ci soient parfaitement rgulires. Exemples de points vrifier:
DES ACTIFS MODULE 4

Message-cl: fuyez les accords ambigus ou douteux.

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Actifs d'occasion: si des actifs d'occasion sont achets pour le projet, il convient de vrifier l'historique de leurs propritaires afin d'viter d'acqurir des quipements initialement financs par d'autres projets europens. Cette prcaution revt une importance particulire dans le cas de l'achat sur place de vhicules d'occasion. Il est galement souhaitable de vrifier l'historique des vhicules de location achets d'occasion.

Actifs du bnficiaire lous au projet: compte tenu du conflit d'intrts inhrent une telle transaction, le bnficiaire ne devrait pas louer au projet des quipements lui appartenant. L'Administration contractante considrera gnralement que le cot li l'utilisation de ces quipements est couvert par le forfait convenu pour les cots indirects dans le cadre des contrats de subvention et par la redevance des contrats de services. Pour les contrats de subvention, dans des cas exceptionnels, les frais d'amortissement lis l'utilisation des propres quipements du bnficiaire pourront tre accepts au titre de cots ligibles. Cette exception doit tre dment mentionne dans le contrat. Dans ce cas, le bnficiaire devra pouvoir dmontrer que le loyer peru ne lui rapporte aucun profit.

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CONSEILS DE BASE (suite) Dans certains cas, le contrat exige du bnficiaire qu'il transfre les quipements, vhicules et fournitures financs par le budget du projet des partenaires locaux ou d'autres destinataires dans le pays bnficiaire. Ces transferts doivent avoir lieu, au plus tard, la fin de la priode dexcution du projet.
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Message-cl: les transferts d'actifs doivent tre dment prouvs.

Dans ces cas, les transferts doivent tre documents, et les pices justificatives conserves dans la documentation de projet. Dans le cas d'une subvention, une copie de la preuve de transfert des actifs, quipements et vhicules d'une valeur unitaire de plus de 5 000 euros doit galement tre jointe au rapport final. Vous trouverez un modle de document de transfert d'actifs dans les outils et modles.

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OUTILS ET MODLES

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Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 4 - MODLE TRANSFERT D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE REGISTRE D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE FICHE D'INVENTAIRE PERMANENT MGF - MODULE 4 - MODLE LIVRE DE BORD D'UN VHICULE DES ACTIFS

Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

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