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On ne sattardera pas ici sur les mrites dun suivi comptable prcis et crit noir sur blanc ( vrai dire, la couleur est votre discrtion), mais rappelons tout de mme que cette autorgulation est assurment un excellent moyen de susciter un climat de confiance au sein de lassociation. Lesprit associatif se conforte dans la transparence : en ce sens, la tenue dune bonne comptabilit est, au-del de la technique, une ncessit politique... Cela sera aussi apprci par les partenaires et financeurs, qui ont en commun daimer savoir ce qui est fait de largent quils donnent, voire par les services fiscaux qui, un jour peut-tre, auront lide de contrler lhonntet de vos dclarations.
1.quelques dfinitions
aLa comptabilit se dfinit comme la gestion des ressources et des dpenses financires de votre association. aLa trsoreriereprsente le niveau du compte en banque et de la caisse de lasso. Elle peut tre positive ou ngative. aLes charges correspondent aux dpenses de lassociation, les produits aux recettes. aDans le jargon comptable, lorsque lon parle dexercice, on fait rfrence une priode donne de fonctionnement de lassociation. Gnralement, il sagit dune anne civile. Mais vous pouvez aussi faire le choix de fonctionner sur une anne universitaire, du 1er septembre au 31 aot par exemple. La loi 1901 noblige pas les associations tenir une comptabilit mais celle-ci savre tout de mme ncessaire ds lors que lon souhaite grer au mieux son budget et ses projets mais aussi tre transparent vis vis des adhrents. En outre, ds lors que lon reoit de largent public, lobligation de rendre compte de lutilisation des fonds rend obligatoire la tenue dune comptabilit.
aussi doubles des reus de cotisations, relevs bancaires... Toutes ces pices comptables sont conserver 10 ans. Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chque une personne plutt qu un prestataire, pas de souci ! Pour les factures, assurez-vous quelles comportent les lments suivants, indispensables: n facture, nom du prestataire, adresse du prestataire, nSIRET, date, montant de la dpense et part de la TVA.
li une pice justificative, aussi appele pice comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin. a le montant (quon peut sparer en deux colonnes, caisse et banque, sil ny a quun livre). Cependant, cette disposition peut vite savrer insuffisante si les activits de lassociation sont multiples et les sources de dpenses et de recettes nombreuses. Vous pouvez alors faire le choix de tenir une comptabilit analytique, scinde en grands secteurs dactivit, qui claircira les objectifs financiers et simplifiera certains calculs. Pour cela, chaque dpense et chaque recette sera affecte une activit de lassociation. la fin de chaque mois, soldez recettes et dpenses et reportez le rsultat sur la double-page suivante: dans la colonne recettes sil est positif, dans la colonne dpenses sil est ngatif.
fiches pratiques
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Le plan comptable
Il existe un plan comptable des associations (que vous pouvez retrouver ici : www.associanet.com/docs/plan-compt.html), adopt par le Conseil National de la Comptabilit, qui prsente une nomenclature sur laquelle appuyer vos critures. Vous retrouverez les diffrents types de dpenses dans le compte 6, les diffrents types de recettes dans le compte 7. Cela nest pas exig votre niveau pour la tenue de votre comptabilit, mais tout de mme bon savoir.
Les justificatifs
Vous devez pouvoir retrouver tout moment un document comptable et son ventuel rapport avec un autre. Do la ncessit de bien conserver tous vos justificatifs, qui constituent ces pices comptables et vous serviront justifier vos enregistrements dans le registre. Parmi les pices comptables, on retrouve gnralement les justificatifs suivants: factures, tickets de caisse, notes de frais mais
3. UN OUTIL INDISPENSABLE : LE PLAN DE TRSORERIE devant des risques financiers qui vous menacent. Si vous craiCe nest pas un document officiel qui pourra vous tre demand par un partenaire, mais cest pourtant un outil indispensable pour la bonne gestion dune association. partir dun calendrier, il sagit en effet de savoir lavance quand seffectueront vos dpenses et vos rentres financires, et surtout quel moment vous vous approcherez dangereusement dun dcouvert sur votre compte en banque.
Libell graphiste impression salle Janvier 500 Fvrier 1000 500
(acompte)
gnez quun client ne vous rgle pas une somme due, vous la provisionnez et, en linscrivant comme une charge, vous ltez de votre rsultat. Lanne suivante, vous la passerez sans douleur ni consquence en perte si vous navez pas t rgl, ou, au contraire, vous aurez la bonne surprise dtre pay, et reprendrez la provision en linscrivant en produit ! Le rsultat (bnfice ou perte) reprsente quant lui la diffrence entre lensemble des produits et lensemble des charges.
Mars
Avril
Dpenses
700
TOTAL dpenses Recettes TOTAL recettes TOTAL (recettes - dpenses) Niveau compte en banque entres buvette FSDIE
500
1500 300
Le bilan
Le bilan est une photographie du patrimoine de lassociation un instant T (souvent au dernier jour de lexercice coul). Il prsente lactif (la faon dont lassociation a employ ses ressources) et le passif (lorigine des ressources de lassociation). Lactif se compose notamment : a des immobilisations matrielles : acquisitions prennes telles que mobilier, quipement etc, dont la valeur doit tenir compte de lamortissement ; a des stocks ; a des sommes qui vous sont dues ; a de votre encours en banque. Le passif est quant lui compos : a des fonds propres : sommes investies ou prtes, rsultat de lexercice et report nouveau (le rsultat des annes prcdentes) ; a des provisions ; a des dettes de lassociation : envers des fournisseurs ou des organismes sociaux notamment.
ACTIF
Actif immobilis Immobilisations matrielles (quipement, mobilier...) Actif circulant Stocks, crances clients... Disponibilits (ce qu'il y a sur le compte en banque) Fonds propres
On ne peut que vous encourager parler de vos difficults votre banquier et dentamer des ngociations avant quil ne soit trop tard. En cas de retard dans le paiement dune subvention, il peut notamment vous autoriser un dcouvert sur prsentation dun document officiel dattribution.
TOTAL
Cette prsentation reste videmment succincte, et nous ne vous avons pas livr ici toutes les subtilits de la comptabilit des associations, mais ces quelques principes vous permettront de grer au mieux vos dpenses et recettes, et dtre ainsi le plus transparent possible auprs de vos diffrents partenaires. Si vous souhaitez nanmoins approfondir ces questions et devenir un pro du plan comptable des associations et de la comptabilit analytique, des formations sur ces questions sont gnralement dispenses par des structures telles quAnimafac, les Points Information Jeunesse, les Maisons des Etudiants ou encore la Maison des Associations de votre ville. Nhsitez pas les contacter, et noubliez pas quune comptabilit bien ficele, cest la promesse dun projet bien engag !