PLANEACION ESTRATEGICA DE PROYECTOS Criterios para la Seleccin de Proyectos

Anlisis de un caso ejemplo TUTOR: MARIO JACOBO ARIZA MONSALVE

SONIA MARCELA MONTERO CRUZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ADMINISTRACION DE PROYECTOS PLANEACION ESTRATEGICA DE PROYECTOS BOGOTA 2012

INTRODUCCION

Una vez que hayamos Identificado las ideas generadoras de posibles proyectos realizadas en la fase anterior sobre la estrategia del negocio y analizando el tiempo y presupuesto disponible es posible que la organizacin se d cuenta que todos no pueden ser ejecutables, es necesario entonces llegar a la siguiente fase de evaluacin que nos permita la toma de decisiones adecuada para seleccionar el o los proyectos idneos. En gestin de proyectos, la evaluacin de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparacin entre el estado actual y el estado previsto en su planificacin. Es decir, se intenta conocer qu tanto un proyecto tiene la capacidad para poder cumplirlos. La evaluacin de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En funcin del campo, empresa u organizacin de que se trate, es que se emplearn una serie de criterios u otros que guarden relacin con los objetivos estratgicos que se persigan; normalmente todo proyecto debe ser evaluado desde el punto de vista tcnico y econmico. Una vez realizada la evaluacin tcnica del proyecto que nos dice si el mismo ayudara a cumplir con los objetivos a alcanzar (tipo de maquinaria a comprar, medio de publicidad idneo para llegar al mercado meta, condiciones del local a adquirir, etc.) es necesario pasar a la fase de evaluacin econmica donde conoceremos los costos y beneficios de desarrollar el proyecto. Una vez se tengan las variables econmicas del proyecto, es necesario aplicar algn criterio financiero que nos permita su evaluacin, para concluir si el proyecto es factible o no y en caso de varios proyectos cuales debera desarrollar la empresa. Existen varios criterios financieros entre ellos: Utilidad Neta, Recuperacin de la Inversin, Retorno de la Inversin, Valor Presente Neto y Evaluacin de Riesgo. En el presente trabajo se definir el Valor Presente Neto VPN, aprenderemos como se calcula y cul es su aplicacin en un ejemplo de seleccin de proyectos, adicional se ver cuales son las ventajas y desventajas de usar este indicador a la hora de evaluar un proyecto. En la segunda parte del presente trabajo se analizara el caso Movistar, compaa que a travs de la aplicacin de una correcta estrategia se convirti en lder de servicios en el ramo de telecomunicaciones. Se presentara la problemtica que los llevo a implementar esta estrategia, la metodologa de administracin de proyectos que utilizo, las fases de implementacin y un anlisis hipottico de lo que hubiese ocurrido en caso de no haber implementado esta solucin a su problemtica.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

En el tema de esta unidad se har un anlisis de un caso de xito en el que se ha aplicado la tecnologa de informacin y diversos sistemas para la planeacin, seguimiento y control de los proyectos de una empresa. El caso de xito se presenta en la siguiente liga:

Hermeco logra en tiempo real el manejo y control de sus proyectos, as como poder dimensionar su capacidad de ejecucin; gracias a la implementacin de Microsoft Project Server. La nueva herramienta le ha permitido a la compaa crecer de una manera consistente, crear una cultura gerencial y manejar todo el proceso de planificacin de proyectos. Actualmente la probabilidad de xito de los mismos es cercana al 100% debido a la toma oportuna de decisiones. Hermeco es una empresa comercializadora y productora de propuestas completas de vestuario y accesorios de bebs, nios y adolescentes, con visin internacional. Una empresa flexible, gil, creativa, a la vanguardia en diseo, tecnologa y comercializacin. Naci en Medelln en el ao 1981, confeccionando ropa para jvenes bajo la marca "Rancho". ste fue el surgimiento y el primer paso de su evolucin. Aprovechando nuevas oportunidades y toda la experiencia adquirida en el rea de la confeccin, cre su propia marca enfocada a las nuevas generaciones, dando origen al nombre que ms posicionamiento tiene en la actualidad dentro de este pblico: OFFCORSS. Cada da Hermeco ampla su mercado, ofreciendo propuestas de vestuario que se adapten a los gustos y requerimientos de sus consumidores, de acuerdo con la edad. Estableciendo puntos de venta en Colombia y en el mundo, siempre innovando con calidad y diseo. Hoy en da sigue trabajando en equipo bajo la cultura de experiencia demarca y con una clara visin de futuro, para ir hacia la excelencia y seguir siendo la compaa lder que genera valor a sus consumidores, clientes, proveedores y accionistas; as como bienestar a sus empleados y a la comunidad.

Administracin empresarial de proyectos Hermeco no tena una metodologa establecida para ejecutar proyectos ni herramientas sofisticadas que contribuyeran a su control. Los proyectos se trabajaban de manera informal y no exista una cultura alrededor de los mismos. La cantidad de ideas e iniciativas eran muchas sin embargo, el xito era demasiado bajo, ya que el nmero de proyectos no estaba dimensionado al tamao de la compaa y no se conoca la capacidad de ejecucin. Por esta razn, se hace necesario realizar cambios importantes tanto en la estructura de Hermeco como en la cantidad de iniciativas que haba que implementar, con el fin de tener un xito sostenible en el tiempo. "Queramos crecer de una manera consistente y empezamos a involucrar una serie de conceptos en la organizacin como la planificacin estratgica, a partir de ah comenzaron a derivarse formalmente proyectos que deban implementarse para lograr que el negocio obtuviera ciertos objetivos que se estaba trazando", explic Jorge Vallejo, Gerente de Tecnologa de Informacin en Hermeco. Es as como la oficina de proyectos corporativa y el Gerente de Tecnologa de Hermeco, inician la bsqueda de una solucin que permitiera al negocio crecer efectivamente y de manera consistente, a travs de la administracin de todos los proyectos corporativos. Finalmente, la solucin elegida fue Microsoft Project Server 2003 presentada por la compaa Sistemas Expertos, socio de negocios de Microsoft, debido al costo / beneficio que la misma representaba. El proyecto se inicia en el ao 2002, donde la organizacin defini que la metodologa de gerencia de proyectos que quera adoptar era la planteada por el PMI (Project Management Institute). sta se adecu al tamao del negocio y al tipo de proyectos que se llevan a cabo al interior del mismo. En la segunda fase, se capacit al equipo de tecnologa y a las personas que iban a desempear el rol de lderes de proyectos en la metodologa. Paralelamente se efectu la parametrizacin de la herramienta Microsoft ProjectServer respecto a documentos, grupos de trabajo y tipos de clasificaciones en los proyectos para poder soportar esta metodologa. Enseguida se llev a cabo la implementacin de la herramienta MicrosoftProject Server, adems de Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Share-Point Services y Microsoft Project Professional 2003 en unos ambientes controlados de laboratorio. "El equipo de tecnologa y los lderes corporativos recibieron una capacitacin tcnica por parte de Sistemas Expertos, en cmo usar Microsoft Project Server para gerenciar sus proyectos, siguiendo la metodologa que habamos definido al interior del negocio. Hicimos pruebas piloto para que los usuarios de la herramienta comenzaran a experimentar en el da a da lo que haban visto en la parte terica", asegur Jorge Vallejo. En la ltima fase se pas del ambiente controlado a un ambiente productivo, donde se montaron todos los proyectos de la organizacin relacionados con tecnologa. Asimismo, se integraron las herramientas con la infraestructura bsica de Microsoft que ya posea la empresa: Directorio Activo, Base de Datos, Correo Electrnico, Outlook, etc. Anlisis de informacin y definicin de planes Microsoft Project Server permite a la compaa manejar todo el proceso de planificacin de los proyectos, cronograma de trabajo, costos asociados, recursos involucrados tanto humanos como econmicos, y manejo de riesgos. Por otra parte, a travs de la solucin Web Access que tiene la herramienta las personas involucradas en el proyecto reportan de manera diaria el avance en cada una de las actividades o en cada uno de los frentes de trabajo."El proceso de ejecucin es un

trabajo colaborativo informacin.

donde

las

personas

que

participan

estn

aportando

De tal manera, que quien administra el proyecto pueda analizar, identificar y definir planes para corregir a tiempo las desviaciones que se presentan al interior del mismo apoyado en las herramientas tecnolgicas que brinda Microsoft", dijo Jorge Vallejo."Se elimin entonces todo el trabajo operativo que no agregaba valor a la compaa, donde los gerentes tenan que reunirse permanentemente con los responsables de los proyectos para conocer el avance de las tareas", agreg. Gracias a esta implementacin, la compaa cuenta con una herramienta adecuada que le facilita en tiempo real el manejo y control de los proyectos, as como poder dimensionar su capacidad de ejecucin. Actualmente la probabilidad de xito de los mismos es cercana al 100% debido a la toma oportuna de decisiones. Por otra parte, el proceso de planificacin se ha reducido, ya que a travs de la metodologa de gerencia de proyectos se crearon unas plantillas, las cuales contienen una serie de pasos que son bsicos dentro de un proyecto y que facilitan al gerente su labor. En la actualidad, Hermeco tiene una Oficina de Administracin de Proyectos consolidada, con ms de 13 gerentes de proyectos en toda la organizacin. Quienes valoran los aportes que les ha dado la herramienta y cuentan con ms de 20 recursos. A largo plazo la compaa espera seguir dando grandes saltos en trminos de desarrollo a travs de los proyectos, as como seguir manteniendo su liderazgo tecnolgico frente al mercado y sus competidores. RESUMEN: Perfil de la entidad C.I. Hermeco es una empresa comercializadora y productora de vestuario y accesorios para bebs, nios y adolescentes, con visin internacional. Naci en Medelln en el ao 1981, confeccionando ropa para jvenes bajo la marca "Rancho". Aprovechando toda la experiencia adquirida en el rea de la confeccin, cre su propia marca enfocada a las nuevas generaciones, dando origen al nombre que ms posicionamiento tiene en la actualidad dentro de este pblico: OFFCORSS. Hermeco tiene puntos de venta en Colombia y en el mundo, siempre innovando con calidad y diseo.

Despus de la lectura del caso, se debern contestar las siguientes preguntas: Cul es la problemtica que presentaba la empresa?

La principal problemtica surgi cuando la empresa no tena una metodologa para ejecutar los proyectos, tampoco tena muchas herramientas para la ayuda del control de la empresa lo que conlleva a mala estructura organizacional y falta de planeacin. Lo que genero que el negocio tuviera un xito muy limitado ya que haban buenas ideas pero no saban cmo utilizarlas para generar mayor lucratividad ya que no tenan dimensionado el tamao de la empresa y su parte de produccin, adems no haba una cultura lo que genera que en cualquier momento podra tener alguna consecuencias como es clima organizacional deficiente.

Qu metodologa para la administracin de proyectos decidi utilizar? Esta respuesta debe complementarse con una investigacin de la metodologa para colocar la metodologa con mayor detalle.

Hermeco utiliz como metodologa Microsoft Project Server 2003, el cual es un software que proporciona un orden a las actividades del grupo, especifica qu es lo que se debe construir, permite dirigir y planear las tareas de los que desarrollan y del equipo, proporciona criterios para hacer seguimiento y medir productos y actividades. Los objetivos principales de una metodologa de administracin de proyectos son: Crear soluciones que se acerquen mejor a los requerimi entos de la organizacin y de los usuarios. Optimizar el tiempo requerido en el ciclo de desarrollo del proyecto Aminorar el costo tecnolgico Organizar eficazmente personas y recursos para el xito del proyecto, estableciendo roles, responsabilidades y planificando las actividades. Mejorar el xito de las cosas planeadas. Mejorar la respuesta a cosas no planeadas. Crear soluciones confiables y escalables. La metodologa estndar sirve para el desarrollo de sistemas de informacin, es el ciclo de software, tanto para sistemas tradicionales como, para sistemas Web. Esta metodologa le permite mayor productividad en equipo y la realizacin de mejores prcticas de software a travs de plantillas y herramientas que lo guan en todas las actividades de desarrollo crtico del software La metodologa estndar est compuesta por cinco pasos anlisis, diseo, desarrollo, implementacin y evaluacin. Que ayudan a la tecnologa de la informacin para planear y moldear diferentes ideas para generar con ello mayor valor a la organizacin y tener mayor competitividad, con un xito de crecimiento y adaptabilidad para el entorno. Cules son las fases de implantacin de la solucin? En que consisti cada una?

El proyecto da comienzo en el ao 2002 en donde decidieron cual era la herramienta que iban a implementar era la sugerida por el PMI (Project Management Institute) la cual se adecu al tamao del negocio y al tipo de proyectos que se llevan a cabo al interior de la organizacin. En la segunda fase, se capacit a las personas que iban a participar en el rol de lderes de proyectos en la metodologa al mismo se realizo la parametrizacin de la herramienta Microsoft Project Server respecto a documentos, grupos de trabajo y tipos de clasificaciones en los proyectos para poder soportar esta metodologa. En la ltima fase se pas del ambiente controlado a un ambiente productivo, donde se montaron todos los proyectos de la organizacin relacionados con tecnologa. Asimismo, se integraron las herramientas con la infraestructura bsica de Microsoft que ya posea la empresa.

Cules seran las consecuencias para la empresa si no se hubiera implantado la solucin?

Pues muy factiblemente hubiera decado econmicamente porque estas soluciones tratan es de hacer crecer a la empresa tanto nacional como internacionalmente. Si no se crean ms almacenes seguramente en los pocos que hay ya no habra capacidad para todos los productos en venta y se acabara la comodidad para los clientes. Si se trabaja a nivel internacional hay muchas posibilidades de que la empresa ascienda, pero no se puede quedar detenidos en cuanto a lo nacional, ya que esto podra traer problemas futuros, en el sentido de por decirlo de alguna forma podra pasar de moda y quedara en la historia.

CONCLUSIONES

Las tecnologas de Informacin juegan un papel clave en la aplicacin de una metodologa y presentan nuevas herramientas e iniciativas de apoyo a la administracin de proyectos, las cuales deben adoptarse considerando las caractersticas y objetivos propios de la organizacin. Una metodologa para la administracin de proyectos brinda un enfoque uniforme que reduce el riesgo de implementacin y brinda una mejora en el trabajo.