1. Empresa u Organizacin.

Desde el punto de vista sistmico, se puede definir como un lugar donde entran una serie de recursos que recibe el nombre de IN PUT, tales como materias primas, insumos, mano de obra, informacin, etc. Todos estos requerimientos de entrada participan de alguna forma en un proceso productivo en el cual se transforman las materias primas, se utilizan los insumos y dems requerimientos, generndose un bien o un servicio el cual recibe el nombre de OUT PUT. Este bien o servicio se entrega a la comunidad o mercado.
SISTEMA ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS O PARTES QUE INTERACTUAN Y FORMAN UN TODO Y QUE SISTEMA ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS O PARTES QUE INTERACTUAN Y FORMAN UN TODO Y QUE TIENEN UN OBJETIVO ESPECIFICO. TIENEN UN OBJETIVO ESPECIFICO.

El mercado se puede definir como un conjunto de personas naturales y/o jurdicas que tienen necesidades por un producto y/o servicio, tienen poder de compra y carecen de elementos o factores inhibidores de orden religioso, social, cultural, poltico, etc.

In Put Materias Primas Insumos Mano de obra Informacin Etc.

MERCADO

Proceso Productivo

Out Put Bien o servicio

Desde el punto de vista organizacional, una empresa u organizacin es una entidad que para producir un bien o servicio requiere realizar una serie de funciones, tales como producir, vender, obtener y distribuir recursos financieros, manejar personal, entre otras. De este modo las funciones principales de una empresa u organizacin son: Produccin, Comercializacin, Finanzas y Recursos Humanos, entre otras. Cada una de estas funciones debe trabajar en forma coordinada entre s.

Gerencia

Produccin

Comercializacin

Finanzas

Recursos Humanos

EN RESUMEN, SE PUEDE CONCLUIR QUE UNA EMPRESA U ORGANIZACION ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS EN RESUMEN, SE PUEDE CONCLUIR QUE UNA EMPRESA U ORGANIZACION ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES QUE TIENEN POR OBJETO PRODUCIR UN BIEN O SERVICIO, OBTENIENDO HUMANOS Y MATERIALES QUE TIENEN POR OBJETO PRODUCIR UN BIEN O SERVICIO, OBTENIENDO UTILIDADES Y/O BENEFICIOS Y EN GENERAL AGREGAR VALOR ECONOMICO. UTILIDADES Y/O BENEFICIOS Y EN GENERAL AGREGAR VALOR ECONOMICO.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA. Principios de Frederick W. Taylor (1856 1915) Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la administracin gerencial. Con su obra PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN CIENTFICA, da los primeros pasos del pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran actualidad. El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una Administracin Cientfica a partir de los siguientes principios: 1. Organizacin Cientfica del Trabajo : Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los mtodos de trabajo ineficientes y evitar la simulacin del trabajo, teniendo en cuenta tiempos, demoras, movimientos, operaciones, responsables y herramientas. 2. Seleccin y entrenamiento del trabajador : La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente segn sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador. Cuando el trabajo se analiza metdicamente, la administracin debe precisar los requisitos mnimos de trabajo para un desempeo eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal ms capacitado. 3. Cooperacin entre directivos y operarios : La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneracin por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca ms, gane ms y evite la simulacin del trabajo.

Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperacin: Renumeracin por unidad de trabajo. Una estructura de jefes o (capataces) que debido a su mayor conocimiento puedan coordinar la labor de la empresa y puedan colaborar e instruir a sus subordinados. Para Taylor deban existir varias tareas para los diferentes jefes funcionales: Jefe de programacin, de tiempos y costos, de mantenimiento de asignacin de material, de instrucciones de produccin, de control de calidad, de desarrollo de trabajo y de relaciones de personal. Divisin del trabajo entre directivos y operarios.

4. Responsabilidad y especializacin de los directivos en la planeacin del trabajo: Los gerentes se responsabilizan de la planeacin, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual, generando una divisin del trabajo ms acentuada y con mayor eficiencia. Principios de Henri Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administracin). Henri Fayol (1841 1925) Fue un Ingeniero Civil que dedic su vida al trabajo en la Sociedad Annima Commentutry Fourchambault et Decazeville donde lleg a ser director general en 1888, cargo que desempe hasta que se jubil en 1918. Tras los aportes de Taylor, Fayol utilizando una filosofa positivista, y utilizando un mtodo cartesiano consistente en observar y clasificar los hechos, interpretarlos, realizar experiencias si corresponde y extraer reglas, desarrolla una teora administrativa y un modelo administrativo, muy acogido en su poca.
EL MODELO ADMINISTRATIVO DE FAYOL, SE BASA EN TRES ASPECTOS FUNDAMENTALES: LA DIVISIN DEL EL MODELO ADMINISTRATIVO DE FAYOL, SE BASA EN TRES ASPECTOS FUNDAMENTALES: LA DIVISIN DEL TRABAJO, LA APLICACION DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA FORMULACION DE CRITERIOS TECNICOS TRABAJO, LA APLICACION DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA FORMULACION DE CRITERIOS TECNICOS QUE DEBEN ORIENTAR LA FUNCION ADMINISTRATIVA. QUE DEBEN ORIENTAR LA FUNCION ADMINISTRATIVA.

Fayol divide las operaciones de las empresas en: a) Administrativas o de gerencia: previsin, mando, organizacin, coordinacin y control. b) Tcnicas de produccin: Fabricacin, transformacin de insumos. c) Comerciales: Compras, ventas, bsqueda de mercados. d) Financieras: Bsqueda y administracin de capitales. e) Contabilidad: Registros de ingresos y egresos, inventarios, balances, estadsticas, precios. f) Seguridad: Proteccin de bienes y de personas.

Los principios de administracin segn Fayol, son: 1. La divisin del trabajo: Es el orden natural, el obrero que fabrica todos los das la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren una habilidad, una seguridad y una precisin que acrecientan su rendimiento. Cada cambio de ocupacin o de tarea implica un esfuerzo de adaptacin que disminuye la produccin. 2. La autoridad y responsabilidad: Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. La autoridad va de la mano de la responsabilidad, no se puede delegar la responsabilidad. No se concibe la autoridad sin responsabilidad. 3. La disciplina: Consiste esencialmente en la obediencia, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizado conforme a las convenciones establecida entre la empresa y sus agentes. Para Fayol dicho concepto se expresa en el mundo militar y se debe tener en cuenta el concepto de convenio para llegar a la armona en la organizacin y el cumplimiento cabal de las normas. 4. La unidad de mando: Para le ejecucin de un acto cualquiera un agente slo debe recibir rdenes de un jefe. Fayol afirma: esa es la regla de la unidad de mando, que es de necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es por lo menos igual. Respetar el conducto regular, si no se respeta se produce dualidad de mando, lo cual tiende a causar tensin en un trabajador. 5. La unidad de direccin: Este principio puede expresarse as: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. 6. La subordinacin de los intereses particulares al inters general: Este principio nos recuerda que en una empresa el inters de un agente o de un grupo de agentes, no debe prevalecer contra el inters de la empresa. Dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables pueden ser resueltos bajo conciliacin: Los medios para realizarla son: La firmeza y el buen ejemplo de los jefes. Convenios tan equitativos como sea posible. Una atenta vigilancia.

7. La remuneracin: Constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativa y en todo lo que sea posible, dar satisfaccin a la vez al personal y a la empresa, al empleador y al empleado. Se debe motivar al trabajador va
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remuneracin. Si el trabajador produce ms, mayor deber ser la remuneracin. Mientras ms gane la empresa ms deber ganar el trabajador. 8. La centralizacin: Como la divisin del trabajo, la centralizacin es un hecho de orden natural, consiste en que en todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen hacia el cerebro o la direccin y en que de sta o aqul, parten las rdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo. La centralizacin se refiere a que las decisiones se adoptan en los sistemas centrales de la empresa. Las unidades en los niveles inferiores solamente aplican las decisiones adoptadas por las jefaturas centrales. 9. La jerarqua: Esta constituida por una serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores. La va jerrquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de la jerarqua, las comunicaciones que parten de la autoridad superior a las inferiores. 10. El orden: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. En el orden material y humano las cosas deben estar en su lugar y el trabajador en el lugar que corresponde. Facilita la ejecucin de la accin la persona adecuada en el puesto adecuado. 11. La equidad: Para Fayol, la justicia es la realizacin de los convenios adquiridos; anhelo de igualdad y equidad son aspiraciones que deben tenerse en cuenta en el trato con el personal. 12. La estabilidad del personal: Un agente necesita tiempo para iniciarse en una funcin nueva y llegar a desempearla bien, admitiendo que est dotado de las aptitudes necesarias. Si el agente es desplazado cuando apenas ha concluido su etapa de aprendizaje, no habr tenido tiempo de rendir un trabajo apreciable. Dentro de las empresas no es bien considerada aquellas personas que tienen un elevado nivel de rotacin. 13. La iniciativa: Una de las ms vivas satisfacciones que puede experimentar el hombre inteligente, es concebir un plan y asegurar su buen xito, es tambin uno de los ms poderosos estimulantes de la actividad humana. Todo ser humano tiene la capacidad de crear e inventar, lo ideal dentro de la organizacin es que los aportes para mejorar el sistema que permitan llevar a la empresa a una situacin futura mejor es que no slo en los niveles superiores se exija o estimule la iniciativa si no que en los distintos niveles y toda persona debiera adems de entregar su esfuerzo fsico y mental, ayudar a la organizacin con nuevas ideas. 14. La unin del personal o espritu de grupo: La unin hace la fuerza. Se supone que el trabajador al sentirse incorporado a un grupo de personas, ste tender a producir ms, tender a estar motivado por el grupo de trabajadores.
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Fayol, al introducir un esquema jerrquico y al profundizar en el tema de la divisin del trabajo, hace un aporte fundamental hacia el desarrollo de la administracin moderna. AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Las funciones bsicas para toda organizacin productiva o de servicios son las relativas a Produccin, Marketing o comercializacin, Finanzas y Recursos Humanos. Por supuesto todas estas coordinadas por una instancia superior cuyo nombre puede ser administrador, gerente, director, etc. 1. Produccin. La funcin de produccin en una organizacin, se preocupa de producir o generar el bien o servicio, para lo cual fue creada. En esta funcin se deben adoptar una serie de decisiones, en primera instancia se debe determinar el proceso productivo que permita obtener el producto segn las caractersticas y atributos que exigen los consumidores y que han sido determinados por la funcin de marketing. Para generar el producto, pueden haber distintas alternativas productivas, las cuales deben ser evaluadas y elegir aquella que sea ms eficaz y eficiente. Otra decisin a adoptar es el tamao de la planta, es decir, el nivel de actividad de la organizacin que tambin va a estar determinado por el tamao del mercado meta. La ubicacin de la organizacin o de la planta es otra variable a decidir, existiendo varias alternativas donde sta se puede instalar, por ejemplo, cerca de los proveedores, cerca de los consumidores (mercado) o considerando algunas franquicias tributarias. Es importante estudiar y decidir cules sern las ubicaciones dentro de la organizacin de los elementos humanos y materiales. La distribucin fsica de stos debe hacerse pensando en la fcil movilidad de los recursos, loa economa en costo y tiempo del movimiento de los recursos al interior de la organizacin de tal modo que no se produzcan atoches o cuellos de botella. Las funciones dentro de toda organizacin productiva oo de servicios deben darse en Las funciones dentro de toda organizacin productiva de servicios deben darse en forma formacoordinada. coordinada.Para Paraque queuna unafuncin funcinse secumpla cumplaptimamente ptimamentees esnecesario necesarioque que su relacin con las dems unidades sea fluida, oportuna, eficaz yy eficiente. su relacin con las dems unidades sea fluida, oportuna, eficaz eficiente.

2. Marketing o Comercializacin. Se entiende por marketing o comercializacin el conjunto de esfuerzos o actividades que debe realizar una organizacin para vender sus productos o servicios, para estimular la demanda o convencer a los consumidores potenciales de que adquieran el producto hacindoles nacer a estos una necesidad que es satisfecha con el producto o servicio que se vende. Los esfuerzos de venta que puede realizar cualquier organizacin son: Publicidad. Venta personal Eventos (recitales, ferias, etc). Promociones de venta. Relaciones pblicas.

Para que una empresa u organizacin pueda lograr ciertos objetivos de venta y/o de utilidades requiere que esta disee la llamada estrategia comercial que tiene relacin con decisiones respecto al producto y/o servicio, al precio, a la promocin, y a los canales de distribucin (plaza). Estas principales decisiones en materia de marketing son conocidas universalmente Estas principales decisiones en materia de marketing son conocidas universalmente como las 4 P. (Producto, Precio, Promocin, Plaza). como las 4 P. (Producto, Precio, Promocin, Plaza).

Para poder establecer que estrategia comercial o 4P utilizar para lograr en mejor forma los objetivos, la organizacin requiere de un estudio del entorno. El entorno del marketing adems de considerar el macro (aspectos polticos legales, demogrficos, tecnolgicos, climticos) y micro entorno (consumidores, proveedores, competencia), debe considerar el entorno inmediato, que tiene que ver con aquellas unidades y funciones que estn directamente relacionadas con el marketing al interior de la organizacin (finanzas, recursos humanos, produccin, etc.). Para hacer el estudio del entorno inmediato y del micro y macro entorno, la organizacin requiere en mayor o menor grado de una investigacin de mercado que nos diga cul es la competencia de la empresa u organizacin, qu estrategia comercial est aplicando o pretende aplicar, cules son las caractersticas o hbitos de compra y comportamiento de los consumidores potenciales (todas aquellas personas que pueden comprar el producto), y cules son las capacidades de la organizacin en trminos de produccin, personal, financieras, etc. La empresa u organizacin puede utilizar sofisticados sistemas de investigacin de mercado o muy simples, lo importante de esto es que de alguna manera se pueda estimar o determinar las ventas actuales y futuras.

2.1. Estudio o Anlisis de Mercado. Desde el punto de vista de la organizacin, el mercado se configura o define, por una parte con los demandantes o clientes, actuales y potenciales; y por otra con los oferentes, dentro de los cuales est la competencia y nuestra propia organizacin. Vemos as, que los actores del mercado, son todas las organizaciones productivas y de servicios, con sus clientes actuales y potenciales; nuestra competencia y nuestra propia organizacin. Analizar el mercado, implica analizar cada uno de los actores que actan en l, y eso es lo que haremos a continuacin. Los Clientes. Clientes Clientes Son todos aquellas personas que estn dentro del mercado yy que Son todos aquellas personas que estn dentro del mercado que prefieren nuestros productos oo servicios, pagando por adquirirlos. prefieren nuestros productos servicios, pagando por adquirirlos. Las personas que nos compran, hoy en da, son nuestros clientes actuales; y ellos, dependiendo de la frecuencia con que nos compren, se clasifican en habituales y ocasionales. Ser una tarea importante para la organizacin el determinar cmo convertir a los clientes potenciales en clientes actuales. La suma de los clientes actuales con los clientes potenciales nos da la demanda que existe en nuestro mercado. Caracterizar y conocer en forma precisa a los clientes actuales y potenciales de la organizacin, es una de las tareas de la comercializacin. Para esto, se deben responder, a lo menos las siguientes preguntas: Quines son nuestros clientes o usuarios? Dnde estn? Qu necesitan? Cules son sus preferencias? Cunto necesitan? Con qu frecuencia solicitan o adquieren un servicio? Por qu prefieren nuestros productos frente a los de la competencia? Cmo compran: al contado o a crdito?. (servicios pagados del municipio)

Definidas las caractersticas de nuestros clientes, nos preocupamos de la otra cara de nuestro Mercado, la competencia.
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La Competencia.

La competencia de nuestra organizacin o empresa, son todas aquellas que comercializan productos o servicios, destinados a satisfacer las mismas necesidades que los productos o servicios de nuestra organizacin, y que por su distribucin llegan al mismo mercado: Quin es nuestra Competencia? Dnde est? Cmo atiende a los clientes o usuarios? Cules son sus productos o servicios? Cules son sus fortalezas o debilidades? Cul es su estrategia de Comercializacin?

Al realizar la caracterizacin y definicin de nuestros clientes y de nuestra competencia, podemos realizar un anlisis de fortalezas y debilidades de nuestra organizacin frente a ellos. A partir de dicho anlisis, podemos desarrollar un plan, que nos permita abordar de mejor forma posible, el mercado dentro del cual se mueve nuestra organizacin. 2.2. Decisiones respecto al Producto. El producto se refiere a lo que la empresa u organizacin entrega a la comunidad, a su mercado meta, tiene relacin con el bien o servicio que genera la organizacin con una persona, ideas o la propia organizacin.

Se puede definir como un conjunto de atributos oo Se puede definirproducto producto como un conjunto de atributos caractersticas. caractersticas.
Definir un producto no es fcil, como se ha mencionado anteriormente la organizacin o empresa para disear un producto o servicio y definir que caractersticas debe tener este, requiere de la realizacin de un estudio de mercado, que nos diga cules son las necesidades de los consumidores o usuarios, qu atributos del producto y/o servicio exigen los consumidores. Si lo anterior no se realiza, existe una alta probabilidad que no se logren los objetivos establecidos por la organizacin.

2.3. Decisiones respecto al Precio. El precio es el valor que se le da a los bienes y servicios, es la cantidad de dinero y/o bienes necesarios para adquirir alguna combinacin de otro bien y sus correspondientes servicios. El precio de un producto es determinante en la demanda de ese bien. El precio en general es un indicador de la calidad de un producto. Los objetivos en la fijacin de precios pueden ser varios, por ejemplo lograr un porcentaje determinado de crecimiento sobre las ventas, obtener todo el dinero posible, maximizar las utilidades, maximizar las ventas, mantener la participacin en el mercado. Existen varios factores que influyen en la determinacin del precio, por ejemplo, la situacin econmica del pas, el nmero de productos substitutos, el costo del producto, el margen de utilidad que se desea obtener, la elasticidad precio de la demanda del producto. 2.4. Decisiones respecto a la Promocin. Las actividades promocionales consisten en que la empresa u organizacin comunica en forma directa o indirecta a los posibles consumidores o usuarios la existencia del producto, sus atributos, las necesidades que este satisface y el por qu el consumidor debe adquirir el producto o servicio. La promocin es un elemento de la mezcla promocional que sirve para informar, persuadir y recordar al mercado sobre la organizacin y/o sus productos, constituye un intento de influir en sus sentimientos, las creencias o el comportamiento de quien la recibe. Las actividades promocionales pueden ser: a) Venta personal: En este caso un representante de la organizacin presenta directamente un producto o servicio a un consumidor potencial, esta venta personal se puede hacer en las propias oficinas de la organizacin o en el lugar donde se encuentra el vendedor. b) Publicidad: Es un tipo de comunicacin masiva y pagada en la que se identifica con claridad al patrocinador, esta se puede llevar a cabo por medio de la televisin, la radio, la prensa, revistas, carteles, publicidad area, en los estadios, etc. c) Promocin de ventas: Permite complementar la publicidad y coordinar la venta personal a travs de concursos, ferias, exhibiciones, etc.

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d)

Propaganda: Es muy similar a la publicidad en el sentido que es una comunicacin masiva que busca estimular la demanda pero no se paga por el aviso, por ejemplo: comunicados de prensa, conferencias de prensa, etc.

e) Relaciones pblicas: Es el esfuerzo planeado que realiza una organizacin para influir sobre las actitudes y opiniones de un grupo especfico, por ejemplo: clientes, accionistas, acreedores, personal, etc. Existen varios factores que determinan el tipo de promocin que realiza una organizacin productiva o de servicios, estos pueden ser la naturaleza del producto, la distribucin del mercado, la etapa del ciclo de vida del producto y los recursos financieros con que se dispone. Con relacin a la naturaleza del producto, aquellos de elevados costos y de alta tecnificacin tendern a darse a conocer principalmente con representantes o agentes de ventas, en cambio productos de consumo masivo y de bajo costo tendern a usar publicidad. Segn la distribucin del mercado, este puede estar concentrado o no, si es el primer caso, se tender a usar en mayor proporcin de equipos de vendedores, en el segundo caso tiende a ser ms efectiva la publicidad. Segn el ciclo de vida del producto, cuando este se encuentra en la etapa de introduccin el objetivo de la promocin es dar a conocer el producto, sealando los atributos de ste y las necesidades que satisface; en la etapa de madurez el objetivo es hacer resaltar las ventajas del producto por sobre los de la competencia; en la etapa de declinacin es recordar a los consumidores la existencia del producto y/o servicio. Los recursos financieros que se dispone o puede disponer la organizacin para estimular la demanda son la principal restriccin a la estrategia promocional. La promocin para influir en elel comportamiento de los consumidores oo usuarios La promocin para influir en comportamiento de los consumidores usuarios debe utilizar lala comunicacin persuasiva. Promocionar es sinnimo de debe utilizar comunicacin persuasiva. Promocionar es sinnimo de comunicar. comunicar. 2.5. Decisiones respecto a la Distribucin (Plaza). Esto se refiere a como la empresa u organizacin hace llegar su producto o entregar el servicio a los consumidores, para ello existen muchas formas de distribuir el producto ya sea directa o indirecta. La primera se refiere a que la organizacin sin uso de intermediarios hace llegar el producto al consumidor, la entrega puede ser hecha en dependencias de la organizacin o en dependencias del consumidor, en este ltimo caso debera haber un gasto de transporte que puede ser de cargo de la organizacin o del consumidor. En tanto en la
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distribucin indirecta, se utiliza intermediarios, existiendo varios tipos de distribucin segn la cantidad de intermediarios que la organizacin requiera para hacer llegar su producto al consumidor. Si existe un intermediario entre la organizacin y el consumidor, ste canal recibe el nombre de Etapa 1. Etapa 1
Empresa u Organizaci n Intermediari o Consumidor

Etapa 2

Empresa u Organizaci n

Mayorista

Minorista

Consumid or

El uso de intermediarios tiene un costo para la empresa u organizacin, este consiste en que la organizacin pierde control en la forma de promocionar el producto y en la determinacin del precio del producto (en general). Pero el uso de intermediarios tiene beneficios tales como, evitar el destino de fondos o presupuesto en los medios de distribucin tales como: salas de venta, camiones de distribucin, etc. Se supone que la organizacin ser ms eficiente en la produccin del bien o servicio, que dedicada a las actividades de distribucin. En ocasiones el distribuir el producto directamente a los consumidores para una mayor venta, requerir transformarse en distribuidor de otros productos relacionados. Un canal de distribucin lo constituyen un grupo de personas y organizaciones que participan en el flujo de la propiedad de un producto. Segn ste se desplace desde el productor al consumidor final, en ninguna etapa se hace cambio en la forma o atributos del producto. 3. Finanzas. Otra de las funciones de toda organizacin productiva o de servicios es la que tiene que ver con la administracin de los recursos financieros, del dinero que requiere la organizacin para cumplir los objetivos establecidos por sta. No puede existir una organizacin sin que exista un departamento, unidad o funcin que se encargue de manejar el dinero. La persona que debe tomar decisiones del uso del dinero es el administrador financiero.
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El administrador financiero debe cumplir una serie de funciones: a) Establecer las necesidades de financiamiento que requiere la empresa u organizacin y cada una de sus unidades. Para ello el administrador financiero requiere poseer el conocimiento de cada una de las funciones y objetivos de las distintas unidades que conforman la organizacin. b) Determinar las fuentes de financiamiento o fuente de fondos. Una organizacin puede tener distintas alternativas de obtener dinero, el administrador financiero es el encargado de buscar o determinar todas las alternativas de financiamiento disponibles y deber elegir aquella que sea ms ventajosa para la organizacin, ya sea en trminos de costo, de oportunidad en la entrega de los fondos, en trminos de condiciones de pago, etc. c) Determinar, evaluar y decidir respecto a los usos o destinacin de los fondos, existiendo variadas alternativas de inversin o utilizacin de los mismos, para lo cual el administrador deber evaluar cada una de estas alternativas y elegir aquellas que permita a la organizacin maximizar las utilidades o minimizar los riesgos. 4. Recursos Humanos. Recursos humanos o la administracin de personal tiene por objeto buscar el mximo de productividad del trabajador para as lograr en forma ptima los objetivos de la organizacin , para ello recursos humanos debe buscar la persona ms idnea, ms capaz, ms competente para realizar cada una de las funciones que se deben ejecutar en la empresa, adems, es de suma importancia aplicar los elementos motivacionales necesarios que lleven al trabajador a entregar el mximo de sus esfuerzos. Debido a los objetivos de la funcin de personal, la administracin de personal no puede ser realizada exclusivamente por el departamento de recursos humanos o seccin de personal, ni tampoco por cada una de las dependencias en que se encuentra estructurada la organizacin. La administracin del personal se debe dar en forma conjunta y coordinada entre el departamento de recursos humanos y las unidades operativas o de lnea. El departamento de recursos humanos debe ser aquel que establezca las normas directrices y el rayado de cancha. Recursos humanos debe preocuparse de establecer o aplicar factores motivacionales bsicos para toda la organizacin, adems cada departamento, seccin o unidad debe preocuparse de motivar al personal a cargo, que ste se ponga la camiseta por el departamento y la organizacin. Recursos Recursoshumanos, humanos,de deacuerdo acuerdoa alo loestablecido, establecido,es esuna unaunidad unidadasesora asesoraoode de staff, es decir como toda unidad asesora tiene como objetivo ayudar a cada staff, es decir como toda unidad asesora tiene como objetivo ayudar a cada unidad de lala organizacin en materias relativas alal personal. unidad de organizacin en materias relativas personal.
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Para lograr los objetivos de administrar el personal, se deben realizar una serie de actividades o funciones, tales como: a) Determinar la necesidad de contratacin de personal : Una organizacin o empresa necesitar contratar uno o ms trabajadores por diferentes motivos, ya sea que la rotacin haya sido voluntaria o inducida; porque la organizacin requiere ampliar el nivel de actividad o alguna funcin especfica, en este ltimo caso es el departamento de recursos humanos quin debe determinar que trabajador se debe contratar y en que cantidad segn sean las actividades que se han de desarrollar. b) Determinar los requisitos del cargo a proveer : Cada funcin dentro de la organizacin requiere determinadas habilidades, conocimientos o tipo de personalidades del trabajador. Cuando se determina la necesidad de contratar a una persona para que realice una determinada funcin dentro de la organizacin, es necesario que se estudie qu exige el cargo o cules son los requisitos que debe cumplir la persona a desempear esa funcin para que sea realizada en forma ptima, por ejemplo la organizacin requiere contratar una secretaria de la direccin, esta funcin requiere que el postulante posea conocimientos de computacin a nivel usuario, conocimientos de contabilidad para anlisis financiero, que tenga buena presencia, facilidad de comunicacin, empata, reservada, con iniciativa y que sepa redactar oficios. c) Seleccionar y reclutar personal : Para buscar aquella persona mas idnea para el cargo se puede recurrir a fuentes internas o externas a la organizacin. En el primer caso se refiere a buscar dentro de los trabajadores de la organizacin alguien que pueda realizar la funcin, esta fuente tiene como ventaja ser un elemento motivacional en lo que respecta a la carrera funcionaria, la persona ya es conocida en la organizacin, sus habilidades y defectos ya han sido observados, disminuyendo de esta manera el costo de contratacin en relacin a la fuente externa, no es necesario destinar tiempo y recursos a socializar al trabajador. En el segundo caso, se refiere a que se busca al trabajador fuera de la organizacin en el mercado laboral -, es decir de la oferta de trabajo. En general, para cada cargo postulan varias personas, sin embargo, se tender a contratar a la persona ms idnea y profesional, para lo cual se debe realizar un proceso de seleccin que puede ser de muy variadas caractersticas y de instrumentos muy diversos, por ejemplo se pueden utilizar: las entrevistas personales y/o sicolgicas, aplicar test sicolgicos, pruebas de conocimientos, de aptitudes, etc. En general todas estas pruebas tienden a medir el grado de conocimientos, habilidades y aptitudes del postulante, lo importante es que el proceso utilizado permita seleccionar a la persona en forma objetiva.

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d) Contratar el personal: Contratar a la persona ms idnea no es suficiente para que la funcin se pueda realizar de la forma ms ptima posible, es necesario que se efecte una constante capacitacin del personal, evaluacin de desempeo, rotacin del personal dentro de la empresa, etc. Con respecto a la capacitacin sta se debe dar constantemente y en los distintos cargos y funciones que deban desarrollarse en la organizacin. Para efectuar un determinado cometido en ocasiones se requiere de conocimientos especficos (ejemplo: conocimientos contables, conocimientos del mercado, etc.), por otro lado la organizacin est inserta en un medio ambiente cambiante, por tal motivo esta se debe ir adecuando a los cambios que exige el entorno y por ende debe capacitar a su personal en las nuevas exigencias que requiere el cargo. La capacitacin puede ser considerada como una inversin en sus trabajadores, de tal manera podr aumentar la productividad de cada uno de ellos. Con respecto a la evaluacin de desempeo, sta tiene por objetivo calificar al personal de acuerdo a lo realizado por ste, a lo que ha dejado de hacer y a lo que ha sido caracterstico en un periodo de tiempo determinado. El objetivo es que por medio de este instrumento se motive al trabajador, se le indique objetivamente aquellos aspectos positivos y negativos, de manera tal que lo realizado en forma positiva u ptima contine desarrollndose con la misma intensidad o ms, por el contrario aquellos aspectos negativos se eviten o se realicen de otra manera con el fin de ser transformados en aspectos positivos. Los aspectos que se evalan son variados destacndose: la calidad y cantidad de trabajo efectuado, la responsabilidad, la lealtad con la jefatura y la empresa, el trabajo en equipo, la responsabilidad, la puntualidad, asistencia, etc. Adems, con la evaluacin de desempeo, se puede alejar al trabajador de la funcin o de la organizacin, puede ser considerado como un llamado de atencin al trabajador. Siempre cuando en una empresa u organizacin se califique a los trabajadores, debe existir un reglamento de calificaciones, en el cual se seale los factores a calificar, el proceso de calificacin, los derechos y deberes de los trabajadores y de la organizacin. La persona que evala (generalmente es el jefe directo) lo debe hacer en base a las normas establecidas en el reglamento de calificacin. La rotacin del personal ya sea por necesidad de la organizacin o solicitud del trabajador, el departamento de recursos humanos puede trasladar trabajadores de una funcin o departamento a otro, el cual siempre se debe realizar pensando en los beneficios de la organizacin y posteriormente o paralelamente en los beneficios del trabajador. El traslado debe hacerse considerando los requisitos del cargo y las capacidades, conocimientos y aptitudes del trabajador, una rotacin excesiva del trabajador no es buena para ste. El traslado puede ser una alternativa u otra oportunidad que se le da al trabajador antes de ser alejado de la organizacin o empresa.

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PROCESO ADMINISTRATIVO Como se sabe, la administracin para lograr determinados objetivos usando los recursos humanos y materiales, requiere de la realizacin de un proceso llamado Proceso Administrativo, el cual comienza con la Planificacin de actividades para luego organizarlas (Organizacin). Posteriormente, antes y durante la accin o realizacin de dichas actividades, se requiere adoptar o ir adoptando medidas que tiendan a asegurar el logro de los objetivos, es decir, nos referimos a la Direccin. Por ltimo, es necesario que toda accin se vaya controlando (Control)peridicamente, detectando las desviaciones si es que se producen para as tomar medidas correctivas que tiendan a lograr los objetivos establecidos, todo este proceso se debe desarrollar en forma coordinada entre las distintas funciones y unidades de la organizacin. 1. Planificacin. Es aquella etapa en que se fijan los objetivos (metas) de la organizacin, las acciones y mtodos para alcanzarlas (medios). Se trata de actuar anticipadamente, tratando de ver y resolver los problemas que se presentarn en la ejecucin de los proyectos. Una buena planificacin disminuye el riesgo de posibles emergencias y evita el peligro de desperdiciar recursos, estableciendo las metas que pretenden lograrse. Al emprenderse las acciones necesarias para su cumplimiento, determinando los instrumentos apropiados para desarrollar las iniciativas previamente diseadas; acotando el tiempo de las diversas actividades programadas y distribuyendo responsabilidades especificas para cada una de las actividades. Se puede afirmar que la planificacin es bsica para las otras funciones de la administracin, ya que sin la formulacin de un objetivo no habra para qu organizar, nadie para dirigir y nada que controlar . La planificacin eficaz se basa en hechos, datos ee informaciones reales yy estimadas, pero La planificacin eficaz se basa en hechos, datos informaciones reales estimadas, pero no en emociones yy deseos. no en emociones deseos. El proceso racional de anticipacin llamado planificacin se contrapone aa las expectativas. El proceso racional de anticipacin llamado planificacin se contrapone las expectativas. La labor de planeamiento es permanente, es una actividad que nunca termina, todos los planes son flexibles, sujetos a revisin y modificacin a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.

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En definitiva: La Planificacin es lala concepcin anticipada yy racional de una accin futura que se La Planificacin es concepcin anticipada racional de una accin futura que se desea realizar como fruto de una evaluacin de fines y medios. desea realizar como fruto de una evaluacin de fines y medios.

En la etapa de planeacin, se establecen aquellas directrices que conducirn el resto de las etapas de la organizacin. Estas son la Misin, los Objetivos y Procedimientos. MISION: Da cuenta del porque existe la organizacin. Ms all de las aspiraciones personales de los directivos, respecto al nivel de ganancias que desee alcanzar o nivel de produccin; se encuentra la razn de ser o misin de la organizacin y que rene las aspiraciones personales y su relacin con las necesidades de los usuarios en que se encuentra sta y a donde quiero llegar con la organizacin. Para llegar a definirla es necesario considerar los siguientes aspectos fundamentales:
Cual es mi actividad. Cual es mi actividad. Quienes son mis clientes o usuarios. Quienes son mis clientes o usuarios. Riesgos y oportunidades en el mercado o entorno en que estoy. Riesgos y oportunidades en el mercado o entorno en que estoy. A donde quiero llegar con mi organizacin. A donde quiero llegar con mi organizacin. Cuales son las fortalezas y debilidades de la organizacin. Cuales son las fortalezas y debilidades de la organizacin.

El conjunto de reflexiones que surgen de estas interrogantes constituyen la base para la construccin de la misin. La definicin de la misin permite contar con un marco general que describa hacia donde va la organizacin. Teniendo esto, lo siguiente es establecer los objetivos para lograr la misin sealada. OBJETIVOS: Son los fines que la empresa intenta alcanzar por medio de su existencia y operacin. Hacen referencia a la misin antes construida. Los objetivos son de enorme importancia para la administracin, pues le dan un sentido, una direccin u orientacin a los esfuerzos aplicados, estos objetivos bien definidos, conocidos y planteados de un modo prctico, tienen fuerza motivadora para el personal que est relacionado con ellos. Se dice que la sola formulacin de un objetivo claro, implica obtener la mitad de su cumplimiento.

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La fijacin de objetivos no es un privilegio ni una obligacin exclusiva de los niveles directivos de una organizacin, sino es de todos y de cada uno de los que actan en ella. Lo importante es que el establecimiento de objetivos se realice en forma armnica y coordinada entre s, para ello se requiere que existe cierta jerarqua entre los objetivos, es decir, deben existir objetivos primarios y secundarios, los ltimos debern contribuir a que se cumpla su inmediato superior dando as forma a una estructura integrada de objetivos. La determinacin de objetivos debe hacerse a travs de un proceso de derrame, esto significa que primero se definen los objetivos generales o principales y luego estos se van extendiendo hacia abajo. Los objetivos deben ser:
Jerarquizables u ordenados por prioridad. Jerarquizables u ordenados por prioridad. Cuantificables, es decir medibles. Cuantificables, es decir medibles. Realistas, es decir pueden ser logrables. Realistas, es decir pueden ser logrables. Consistentes, es decir que no se contradicen entre ellos. Consistentes, es decir que no se contradicen entre ellos.

METAS: La meta de una organizacin se compone de una red de objetivos jerarquizados, ya que es necesario estructurar la prioridad por importancia que se dar a los objetivos. Esto permite poner mayor nfasis en la obtencin de uno sobre otro y a su vez, controlar el logro de estos. PROCEDIMIENTOS: Una vez definidos los objetivos y las metas de la organizacin se debe pasar a trabajar la forma como hacerlos realidad. Trabajar estos desafos significa estudiar y definir los diversos procedimientos que sern necesarios de realizar para precisamente, alcanzar los objetivos previamente definidos por la organizacin. Normalmente estos procedimientos incluyen:

Actividades. Actividades. Recursos (humanos, materiales, financieros). Recursos (humanos, materiales, financieros). Asignacin de responsabilidades. Asignacin de responsabilidades. Definicin de tiempos que se emplearn para la Definicin de tiempos que se emplearn para la obtencin de dichos objetivos. obtencin de dichos objetivos.

A. Actividades: El o los objetivos y metas no se cumplirn solos. Es necesario disear e implementar acciones, tareas u operaciones para llevar a cabo la

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propuesta y llegar a la meta. Las actividades permiten avanzar desde el estado actual hasta la nueva situacin propuesta. B. Recursos: Una vez definidas las actividades, se deben estudiar y definir los elementos o recursos que se necesitan para realizar dichas actividades. Esto implica definir y ordenar los medios humanos, materiales y financieros que son necesarios para realizar las actividades precedentemente descritas. La definicin y asignacin del recurso humano implica, por un lado, conocer y precisar de la forma ms exacta posible cuantos son los integrantes de la organizacin o unidad, sus caractersticas, competencias, capacidades y especializaciones, sus experiencias, preferencias, expectativas, intereses y motivaciones, tiempo que se dedicar al trabajo, etc. Por otra parte, a nivel de recursos materiales y financieros, se debe precisar tanto lo que existe en la unidad u organizacin, como bodegas, mquinas, instrumentos, artefactos, materias primas, insumos, tecnologa, etc., as como los recursos monetarios y financieros que ella posee: dinero, deudas por cobrar, prstamos, donaciones, etc. Es importante adems, precisar los recursos que se necesitan conseguir, si ellos no existen en la organizacin para realizar las actividades y cumplir con los objetivos programados. Adems, se debe precisar el dnde conseguirlos, cmo conseguirlos y la forma de integrarlos a la organizacin. C. Responsables: Las actividades y el uso correcto y eficiente de los recursos necesitan responsables que hagan que las cosas ocurran y que ellas ocurran en el tiempo deseado y con los recursos destinados para ello. Por eso existe la necesidad de distribuir las tareas entre los participantes y responsables de la organizacin. En muchas ocasiones y de acuerdo a la magnitud de las actividades y tareas que deben llevarse a cabo, en la misma reunin o instancia en que se han decidido los objetivos y actividades de la organizacin, se procede a designar comisiones o grupos de trabajo que se encargarn de llevar a cabo cada una de las actividades o tareas decididas para implementar el proyecto. Esta es la etapa de la asignacin de responsabilidades en la organizacin, en la cual se precisa lo que cada quien debe realizar. Incluso es necesario delimitar el responsable de cada uno de los grupos de trabajo, responsables que a su vez, deben ser coordinados por un coordinador general del programa o proyecto. D. Tiempos: Una vez definidas las diversas actividades, recursos disponibles y sus responsables, se deben enfrentar los dilemas de los plazos y tiempos en los cuales debern realizarse las actividades. Responder a la pregunta acerca de cundo y en qu plazos se realizarn las actividades?, significa responder a los dilemas relativos a precisar las oportunidades en que ser necesario realizar las tareas y ello implica utilizar algunos mtodo de programacin de actividades.
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2. Organizacin. Se trata de determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la organizacin. De la estructura establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa. 2.1. Estructura organizativa. Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organizacin formal y no de la informal. La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las organizaciones necesitan unidades o departamentos tanto de lnea como de asesora (staff). Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organizacin. Por lo tanto, se encuentran en la cadena de mando. Ejemplos son produccin, compras y distribucin. Los gerentes (unidades) de asesora contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la organizacin. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de staff no se halla en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones pblicas, personales y legales. Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeo en forma sistemtica.

Propsitos de la organizacin.
Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la organizacin lo ms eficientemente y con Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la organizacin lo ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo. un mnimo esfuerzo. Eliminar duplicidad de trabajo. Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicacin. Establecer canales de comunicacin. Representar la estructura oficial de la empresa Representar la estructura oficial de la empresa

2.2. Tipos de organizaciones.

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 Organizacin formal: Es la estructura intencional de papeles en una institucin organizada formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeo individual, tanto presente como futuro, contribuya con ms eficiencia a las metas del grupo. La organizacin formal debe ser flexible. Deber darse cabida a la discrecin para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la ms formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situacin de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organizacin. Organizacin Informal: La organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propsito consciente conjunto, an cuando contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organizacin informal son las personas que juegan ajedrez. Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organizacin no se ha desarrollado todava hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la administracin respecto a cierto nmero de ellos. Estos principios son verdades de aplicacin general, aunque su aplicabilidad no estn tan rigurosa como para darles el carcter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata ms bien de criterios esenciales para la organizacin eficaz.

Delegacin de autoridad Delegar significa conferir autoridad y encargar determinadas tareas que a menudo se otorga a un subalterno, ya sea por falta de tiempo, mayor conocimiento, etc. Este principio suele ser considerado como la piedra angular de la Organizacin Formal y es importante porque permite: -Distribuir mejor las actividades de la empresa. -Lograr un desarrollo del personal. -Una participacin ms activa al interior de la empresa. DIRECCIN La direccin se define como aquella instancia que realiza un conjunto de actividades de supervisin, encaminadas a asignar la ejecucin de todas las tareas que contribuyan al logro de los objetivos trazados por la empresa. Es la funcin ejecutiva que involucra los problemas prcticos que surgen al organizar y mandar a las personas que deben trabajar de manera coordinada y conseguir los logros del grupo.

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Quien ejerce esta funcin debe estar atento a las aptitudes y motivaciones del personal para que a travs de estmulos se integren sus esfuerzos y alcanzar as los objetivos de toda al organizacin. Para realizar esta tarea la direccin considera los siguientes elementos: a) La Motivacin: Es un trmino general que se aplica a impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares que guan la conducta. Es un factor, de entre otros, que interviene en el desempeo personal. Es un instrumento que permite a los gerentes ordenar las relaciones laborales en las organizaciones Es conseguir que el personal se identifique con la empresa. Es preciso para avanzar en esa direccin, que por otro lado existan compensaciones, tanto salariales como de estmulos a las necesidades del personal, tales como capacitacin, bienestar, autoestima,etc. b) La Comunicacin: Es el intercambio de informacin necesario entre el empresario y sus subalternos. Esta debe ser clara y precisa. Es de mayor conveniencia, para los objetivos de la empresa, cuidar de crear un ambiente de trabajo y colaboracin basado en la comunicacin. Tipos de comunicaciones: Comunicacin formal. Sigue la cadena de mando formal. Comunicacin Informal. Rumores, desinformacin, puede ser daina. Comunicacin eficiente. Minimiza tiempo y costo. Comunicacin efectiva. Mejor forma de envo y el entendimiento pleno del mensaje. Para lograr una buena comunicacin, es necesario, antes saber escuchar bien a quien nos est hablando. Es decir, tener una escucha efectiva. Para lograrlo es necesario seguir los siguientes pasos: Establezca contacto visual. Mueva la cabeza asintiendo y haga las expresiones faciales adecuadas. Evite los gestos que distraigan. Formule preguntas. Parafrasee. Evite interrumpir al emisor. No hable demasiado.
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 Transite tranquilamente entre el rol de emisor y l de receptor c) Supervisin: Es la funcin de establecer y mantener la relacin directa de la labor entre un superior y un subordinado, con el fin de implementar los objetivos y metas acordados. Esta relacin permanente y directa, que se manifiesta a nivel operativo, surge en funcin del cumplimiento de lo programado con anterioridad. Principios generales de direccin 1. Interesarse por las personas de la empresa, tratndola con respeto y afabilidad. 2. Hacer cumplir los principios con energa, pero flexibilizando los procedimientos. 3. Poner en conocimiento y hacer claridad los objetivos de la empresa y del rol particular que le cabe en ellos a cada persona. 4. Usar de manera adecuada el poder y la capacidad que otorga su calidad de jefe. 5. Crear y mantener un buen nivel de comunicacin en la empresa. 6. Incentivar y promover el progreso y desarrollo de todos los miembros de la organizacin. 7. Comprometer a todos los miembros en el progreso y desarrollo de la empresa, basado en el principio de que si la empresa marcha bien todos se beneficiarn. 8. Ser ecunime con todos y en cada una de las situaciones, sin discriminar ni privilegiar, tratando de dar siempre el ejemplo. 9. Consultar, preguntar e incentivar la participacin y delegar cuando la situacin as lo exija. 10. No perder de vista que lo ms importante en la empresa es el hombre y en condicin de tal debe tener un tratamiento preferencial. 4. CONTROL Es el conjunto de acciones llevadas a cabo para determinar si la o las actividades se estn cumpliendo de acuerdo a los planes, y adems produciendo los resultados esperados. Para llevar a cabo un control es preciso la existencia de los siguientes elementos: -Una meta u objetivo predeterminado -Una referencia de tiempo o plazo para controlar -Un medio que permita medir la actividad -Mecanismos que corrijan, si es preciso, la actividad para alcanzar los fines. Si bien es cierto, cualquier actividad en la empresa se puede controlar, es conveniente hacerlo en referencia a las reas funcionales. De esta manera los factores a controlar en cada rea se sintetizan de la siguiente forma: Formas de control

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Dentro de las diversas formas de control se puede mencionar entre otras: a) Observaciones Personales: Inspecciones oculares en terreno para verificar el cumplimiento o no de las tareas programadas. b) Informes Orales: Consulta individual o colectiva en el que se analice el funcionamiento de una determinada rea o actividad. c) Informes escritos: Entrega peridica o puntual de los ejecutores de las tareas al jefe, en el que se explicite lo realizado en determinado perodo de tiempo. Requisitos de un buen sistema de control Un sistema de control eficiente y equilibrado debe cumplir las siguientes condiciones: 1. Objetividad: Los controles deben considerar los hechos y datos reales, cuidando que las tcnicas usadas sean las ms idneas. 2. Econmico: es decir, que los beneficios que se alcancen al ejercer el sistema de control sean mayores que el costo que ste demanda. 3. Frecuente: Debe ser hecho a tiempo y de manera frecuente para detectar las desviaciones negativas y tomar las acciones correctivas pertinentes. 4. Flexible: Permitiendo adecuarlos a circunstancias imprevistas, a cambio de planes o variaciones importantes. 5. Independiente: No resulta til si el control es efectuado por la misma persona que realiza la accin. 6. Comprensible: Debe ser claro y preciso, no dando lugar a interpretaciones dudas u errores Pautas generales de control Para facilitar la accin de control, es conveniente considerar ciertas pautas como las que se presentan a continuacin: 1. Determine claramente los objetivos establecidos en la etapa de planificacin. 2. Estar suficientemente informado acerca de la naturaleza de la actividad que se va a controlar. 3. Conocer con la mayor precisin el resultado que genera la actividad sujeta a control. 4. Comparar los resultados con los datos que se tienen como referencia. 5. Realizar las correcciones que sean necesarias. 6. SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIN. El modelo de sistemas administrativos demuestra la necesidad de la comunicacin para llevar a cabo las funciones gerenciales y vincular la organizacin con su

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ambiente externo. Los sistemas de informacin gerencial proporcionan los vnculos de comunicacin que hacen posible administrar. Los sistemas de informacin de control (SIG) son un mecanismo de gestin formal. Su objetivo es apoyar el proceso de evaluacin y retroalimentacin del desempeo de la organizacin. Los SIG permiten definir cuales son los resultados y como medirlos. Los resultados siempre existen aunque no haya sistema de control de gestin Con la informtica se hizo posible contar con sistemas de control automatizados para facilitar la gestin de las empresas. Nacen as los llamados sistemas de informacin de gestin (SIG). Los SIG ofrecen un vnculo de comunicacin que hace posible la administracin. Los SIG son un sistema formal de recopilacin, integracin, comparacin, anlisis y dispersin de informacin interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente. El sistema de gestin debe ser adaptado a necesidades especficas y puede incluir informacin de rutina, como la representada por informes mensuales; informacin que seala excepciones, sobre todo en los puntos crticos, e informacin necesaria para prever el futuro. Los diseos de un SIG son similares a los requeridos para el diseo de sistemas y procedimientos de control. Los computadores permiten un rpido y econmico procesamiento de grandes cantidades de datos. Si se le programa adecuadamente, un computador es capaz de procesar datos en busca de conclusiones lgicas, clasificarlos y ponerlos a disposicin de un administrador. De hechos los datos no constituyen informacin hasta ser procesados en una modalidad til que efectivamente entregue la informacin. En resumen: Un Sistema de Informacin debe ser diseado, construido e implantado debe entregar informacin del desempeo de la organizacin y de sus unidades relevantes, y dicha informacin debe ser relevante, confiable, oportuna, concisa y regular Los errores ms comunes al disear un sistema de control de gestin, son los siguientes: El carcter policial
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La brjula equivocada (incoherencia con la estrategia) El destinatario equivocado (incoherencia con la estructura) El dao por la abundancia Sobredimensin del espejo retrovisor (el peso de la historia) Buscar la llave bajo el farol La observacin del ombligo El pecado capital: Incoherencia con las prcticas de observacin de resultados.

7. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Como se ha visto la administracin de empresas abarca distintos aspectos de la tcnica. El administrador de empresas debe echar mano a todas las herramientas a su alcance para orientarla y dirigirla en funcin de sus objetivos. La aplicacin de todas estas tcnicas, le permitir a la empresa prosperar, desarrollarse, o, en general, hacerse ms eficiente. La eficiencia es una medida del xito de la empresa. En el fondo, la eficiencia no es ms que un aprovechamiento racional de los recursos. Una empresa ser ms eficiente que otra si es capaz de producir lo mismo con menor costo. Por eso es importante conocer los costos, racionalizar la produccin y estar a la bsqueda de nuevos mercados.

LA INTERACCIN DE TODOS ELLOS PERMITE LA OPERACIN DE LA EMPRESA U ORGANIZACION

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