Los almacenes inteligentes y las buenas prcticas de almacenaje (BPA)

ctualmente los negocios se exigen en creatividad, innovacin, tecnologa y generacin de valor agregado en los procesos hacia el cliente, todo lo cual se traduce en trminos de competitividad empresarial. En gran medida esta competitividad descansa en la capacidad de direccin de sus ejecutivos, as como en la destreza del personal que opera en el rea logstica de las empresas. Sin embargo la competitividad tambin se respalda en la observancia de procesos estandarizados con parmetros de calidad internacional, y en ese sentido son justamente las buenas prcticas de almacenaje (BPA) las que se elevan hoy en da, como una opcin viable y confiable para acceso a la competitividad productiva y comercial, mediante la aplicacin de procesos estandarizados en los almacenes de la cadena de suministros (SCM) Lic. Vctor Acosta Bueno

gestin de almacenaje, es una actividad tcnica perteneciente a la funcin logstica integrada, la cual adquiere un carcter fundamental en la produccin y en la red de distribucin, principalmente para amortiguar problemas de descoordinacin que surgen como consecuencia de las incertidumbres de la demanda, tanto interna como externa. As entonces debemos visualizar a la funcin del almacenaje como un nexo entre la logstica de entrada (proveedores y compras) con la logstica interna (produccin, y operaciones) y con la logstica de salida (embalaje, embarque, transporte) sin dejar de lado que tambin constituye un elemento fundamental en la logstica inversa (recuperacin de productos defectuosos por reclamos de clientes, y recuperacin de material reciclable) Existen almacenes de insumos que por lo general estn o deben estar cerca de la planta de produccin o lnea de ensamblaje, adems estn los almacenes de productos en proceso aplicados a aquellos artculos que requieren de ciertos intervalos de descanso o detencin en el proceso de produccin (por ejemplo: ensamblaje de computadoras) Los almacenes de trnsito o plataformas son aquellos que atienden las necesidades de los transportes, bsicamente se convierten en centros de distribucin, son centros neurlgicos de recepcin y despacho simultneos de insumos y/o productos, y el xito radica en el mayor nmero de operaciones que puedan realizar por hora, sin afectar la calidad del material ni del proceso.

La

Es importante mencionar que los almacenes pueden ser propios (privados) o pblicos (tercerizados) y la diferencia fundamental entre ellos radica en que los primeros generan costos fijos de manera permanente y son indiferentes a las operaciones de almacenaje que se realicen, estos costos fijos estn presentes an en perodos en que el almacn no est operando ya sea parcialmente o en su mxima capacidad, por otra parte con los almacenes tercerizados o pblicos se eliminan los costos fijos, convirtindose estos en costos variables, que se asumirn en la medida que se tenga un mayor o menor nivel de existencias. Los almacenes pueden clasificarse tambin atendiendo a las tcnicas de manipulacin de inventarios, como por ejemplo: Los convencionales, con estanteras y acceso manual con carretillas Los almacenes en bloque, donde no hay estructura de soporte (estanteras), en este caso solamente se apilan los palets (parihuelas) unas sobre otras Los almacenes compactos (drive-in) que carecen de espacios entre los pasillos, y las carretillas pueden introducirse entre las estanteras Los almacenes mviles que estn formados por bloques compactos, sin pasillos pero que pueden desplazarse (colgantes sobre rieles) dejando un solo espacio para introducir mercadera (por ejemplo anaqueles de archivos o libros en bibliotecas) Los almacenes automatizados o inteligentes, los cuales cuentan con un lay-out prediseado, para la funcin especfica que vaya a realizar y est dirigido controlado por software que permiten programar la recepcin mecanizada, desplazamiento del producto hacia una zona o estantera designada en un cdigo de ubicacin, y adems retiran la mercadera (picking) y la desplazan hacia la zona de despacho (packing) Los almacenes estn diseados para mantener temporalmente materiales, no para mantenerlos indefinidamente, por lo tanto la economa de un almacn radica en la rotacin del inventario, que expresa bsicamente la cantidad de veces que el producto ha sido reabastecido en el almacn, hasta alcanzar su nivel de stock normativo. El lay-out de un almacn debe estar orientado principalmente a optimizar el uso del espacio fsico del mismo y facilitar el desplazamiento de los materiales en custodia, minimizando los costos de manipulacin, as como prdidas y obsolescencias.

En esencia el objetivo de un almacn inteligente es optimizar resultados de los recursos empleados en ese almacn: Personal, equipos, tiempos, espacios, infraestructura y procesos. Es importante tener en cuenta que para que un almacn sea eficiente, deber alcanzar sus objetivos programados con el menor costo y tiempo posible, y mantener siempre una proceso de mejoramiento continuo, hasta estar a la altura y exigencias de parmetros de control o estndares internacionales de calidad en los procesos logsticos. En ese sentido todo almacn que pretenda generar utilidades y un valor agregado a la empresa, debe poner en aplicacin las Buenas prcticas de almacenaje (BPA), de las cuales comentar a continuacin. LAS BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAJE (BPA) Las (BPA) son un conjunto de normas que direccionan los procedimientos y tcnicas mnimas de carcter obligatorio, que deben observar los almacenes, para garantizar el mantenimiento, operatividad y caractersticas de los materiales que mantiene en custodia. Estas (BPA) se pre-disean al igual que el lay-out de las instalaciones, y su finalidad es que tanto el ingreso, permanencia, desplazamiento y salida de los materiales (inventarios) sea con la ms absoluta seguridad, tanto para el personal que trabaja en el almacn como para los productos en s mismos. La tecnologa juega un rol gravitante en las (BPA) ya que ayuda enormemente a identificar, ubicar y desplazar los materiales en tiempos mnimos, y con ello reducir los costos de operacin. Por ejemplo, puedo mencionar no solo los cdigos de barras que aligeran la identificacin exacta del producto a despachar, sino tambin el sistema de identificacin por radiofrecuencia (RFID) mediante etiquetas con microchips y micro antenas electrnicas incorporadas, que permiten que el material sea identificado a la distancia por un sensor de radio frecuencia, ubicado en algn lugar estratgico del almacn. Esta tecnologa de alta automatizacin y mecanizacin de los llamados almacenes inteligentes requiere al inicio, una inversin de capital importante, la cual se recuperar con una tasa interna de retorno exponencial, en la medida que pase el tiempo y el uso del o de los equipos sea ms frecuente, ya que con la mayor operacin se genera una ventaja competitiva del almacn con respecto a otros que pudieran estar operando con sistemas convencionales o manuales de control de stock.

Entre las (BPA) que puedo mencionar tendramos las siguientes, aplicadas segn el rea del almacn:

I.

De la Recepcin
1. Confrontar nombre y cdigo del producto con datos de la orden de compra (O/C), as como la fecha de entrega programada. 2. Cantidad solicitada, unidad de medida, tipo de envase de presentacin y material de embalaje. 3. Nombre del fabricante, proveedor y/o marca original del producto 4. Gua de remisin (G/R) del proveedor y del transportista 5. Factura (revisin opcional, ya que no siempre el proveedor presenta la factura comercial en el almacn) 6. Certificados del producto emitidos por el proveedor o por el fabricante original y N de registro saniatario de la autoridad competente. 7. Perodos de vigencia del material, en caso este sea perecible. 8. Debe efectuarse inspecciones totales o por muestreo del material recibido, es preferible un muestreo aleatorio, porque brinda mayor confianza. 9. La recepcin debe quedar registrada con un documento en el cual se consigne: a. El N del documento o acta de recepcin b. El nombre del responsable de la recepcin c. El tipo de inspeccin efectuada al material d. Debe registrase si existe discrepancia en cuanto a la cantidad, calidad o unidad de medida e. La fecha de recepcin del material. 10. En algunos casos los sellos de conformidad de recepcin pueden cumplir la funcin de un acta de recepcin, siempre y cuando sean los suficientemente explcitos 11. El jefe o encargado del almacn debe conocer el manual de procedimientos existente en la empresa, en caso exista discrepancia en la recepcin, que obligue a devolver todo o parcialmente el producto recibido.

II. Del almacenamiento: 1. Debe reservar y preparar de antemano el espacio en: Mts 2, Mts 3 o zonas que ocupar el material por llegar. 2. Debe estar enterado desde el momento que se emite la O/C mediante una notificacin o copia de la O/C sobre el material que se recibir. 3. Debe definir de antemano los espacios a ocupar segn la clasificacin por rotacin a la que pertenezca el material a recibir: por ejemplo materiales de alta rotacin clase A o materiales de baja rotacin

clase C, as como espacios segn la naturaleza del producto, ejemplo: materiales inflamables, txicos, radiolgicos, perecibles etc. 4. Las caractersticas especiales que requieran las reas para brindar las condiciones de operatividad idneas al material por llegar, como por ejemplo: a. Temperatura controlada, humedad u luz natural. b. reas de acceso restringido solo a personal especializado, autorizado y/o con vestimenta de seguridad especial 5. Debe definir de antemano la ubicacin del producto en cuanto a la altura en el rack (estante) 6. Definir adecuadamente la sealizacin del desplazamiento de personal y materiales (establecer prioridades y sentidos de desplazamiento) 7. Debe establecer los horarios de actividad operativa (recepcin y manipulacin fsica de materiales) y actividad administrativa (ingreso de datos y registros al sistema y actualizacin de krdex) 8. Las reas administrativas como: comedores del personal, zonas de descanso, oficinas administrativas) deben estar fuera del rea operativa de almacenaje.

III.

Del control de stock y salida

1. Los materiales (inventarios) deben ser constantemente inspeccionados y controlados: en cantidad y estado de operatividad 2. Debe efectuarse cruces de informacin entre el inventario fsico y el inventario virtual (sistema) 3. Al finalizar la jornada de trabajo, los responsables debern efectuar un reporte de ingresos (actas de recepcin) y salidas o despachos (guas o comprobantes de salida) contrastando la informacin con los registros del sistema y conteo fsico ocular (Cajas, lotes, unidades etc.) 4. Disponer la programacin de despachos para la jornada siguiente, en base a la prioridad del material para el cliente externo o usuario interno. 5. Preparar las cargas o lotes despachar segn la capacidad del vehculo que transportar el material. Tratando de optimizar la capacidad de carga. 6. Antes de iniciar una operacin de picking (recoger) de materiales ubicados en la parte alta de los racks (en promedio ms de cuatro metros), deber restringir el acceso solo a personal autorizado, a la zona donde maniobrar el montacargas o elevador vertical.

7. El personal (almaceneros) que tengan a su cargo las maniobras de retirar y/o estibar materiales de peso o volumen, debern ceirse a los procedimientos establecidos en el manual del almacn, priorizando la seguridad del personal antes que la del material. 8. De ninguna manera deber permitirse obviar o ignorar procedimientos, para lograr reducir tiempos y/o costos. 9. El personal deber siempre desplazarse con equipo de proteccin y seguridad industrial como: casco el cual ser de diversos colores segn el grado jerrquico del personal que lo porta, guantes, lentes, arns si opera en altura, botas antideslizantes, en algunos casos mamelucos de material anti inflamable. 10. Los transportes que recibirn la mercadera, debern ser programados en adecuadas ventanas horarias que les permitan operar con holgura y sin crear cuellos de botella en la programacin. Los almacenes hoy en da, se constituyen como una necesidad imprescindible en el proceso de produccin y ventas, sin embargo debemos tener en cuenta que su operacin genera siempre costos operativos, al que se le conoce como: Costo de almacenaje, y el cual se expresa como un factor advalorem o ratio que relaciona directamente: El costo total que demanda el funcionamiento operativo del almacn (conformado por costos fijos y variables) y el valor del stock promedio en almacn. Entonces si el valor del stock promedio en almacn, es la cantidad (Q) que compramos observada al 50% de su existencia durante un perodo de operacin (Q/2) y multiplicada esta por el costo unitario promedio (C ) del stock en referencia, y si llamamos (K) al costo advalorem de almacenaje, entonces su expresin matemtica es: K = (Cf + Cv) / ((Q/2) x C)

Por lo tanto el costo de almacenaje, ser un porcentaje que afectar directamente al valor del material que ingresa al almacn y permanece un tiempo determinado. Entonces las (BPA) y la gestin de los almacenes llamados inteligentes se enfocan principalmente en reducir a su mnima expresin el costo del almacenaje, para contribuir con ello a: 1. Incrementar la rentabilidad por la inversin en stock 2. Crear las condiciones para facilitar la rotacin del stock 3. Fortalecer la competitividad de la empresa. 4. Optimizar el nivel de servicio logstico al cliente o usuario.

Referencias bibliogrficas: Gestin de la cadena de suministros.- autor: Ronald Ballou (5ta edicin.- Pearson Educacin Mxico 2004) Logstica Integral Operativa.- autor: Julio Anaya Tejero (2 edicin 2004 Mxico) Logstica empresarial moderna.-autor: Vctor Acosta Bueno (Editorial talleres grficos artes & impresiones.- Lima 2003 Logstica y distribucin fsica. Autorres: Gil Gutierrez C. y Bernardo Prida R. (Mac Graw hill de management. impreso en Espaa 2000)