SELECCIN DE OBRAS DE REFERENCIA MODOS DE SELECCIONAR RESPONSABLES DE LA SELECCIN La seleccin de materiales de referencia es importante pues la calidad del servicio

depende de ellos. Por eso es muy importante la responsabilidad de quien selecciona, mantiene y descarta estos recursos. Como esta coleccin difiere de la coleccin principal, pues cubre materias marginales, cae fuera de las responsabilidades de los selectores habituales, pues las bibliotecas habitualmente dividen el trabajo de la seleccin en dos grandes renglones: por formato o por materia. En cuanto al formato es sencillo discrimar quienes se ocuparan de seleccionar materia, pero a veces la seleccin por materia es problemtica porque a veces se comete el error de presuponer la compra por parte de otro selector. Como la seleccin de las obras de referencia debe ser hecha teniendo en cuenta tanto caractersticas esenciales de este material, como ser su estructura de base de datos, su alcance y cobertura temtica y su soporte, deber ser elegido con cuidado el personal que se dedica a estas tareas. Existen dos modelos para la seleccin de obras de referencia: el de seleccin distribuida, dnde un conjunto de selectores individuales se ocupana de las tareas y el de seleccin cooperativa, en donde las decisiones de la seleccin se organizan cooperativamente. La decisin para adoptar un modelo u otro depender de mltiples factores: la cultura de seleccin de la biblioteca (su tradicin), la cantidad de personal disponible, la posibilidad de disminuir los costos de material muy caro como por ejemplo el electrnico a travs de compras consorciadas, etc. SELECCIN DISTRIBUIDA Cuando se elige esta opcin la tarea se distribuye entre muchso selectores, asignando a cada uno un rea temtica. Estos, generalmente, actuan de manera independiente, si solicitar autorizacin a otros selectores. Las responsabilidades se asignan usualmente a bibliografos o a referencistas. Eventualemente, los bibliotecarios que proceden de diferentes departamentos reciben estas responsabilidades, pero es ms comn que pertenezca a un departamento. Bibliografos temticos En grandes bibliotecas acadmicas se emplean a profesionales como bibligrafos temticos, usualmente miembros del personal de desarrollo de la coleccin, pero no son referencistas. Usualmente poseen estudios en las materias que van a seleccionar y son responsables de la seleccin del nuevo material. Tiene un alto conocimiento del nuevo material que los editores publican en esas reas. Los beneficios con los bibliografos radivan en que las herramientas para conseguir el material disponible son las mejores; saben localizar herramientas bibliogrficas de sus especialidades, aun aquellas que no son tenidas en cuenta en la ordenes abiertas, o por seguir el consejo de los catalogos comerciales. Proveen

continuidad a la seleccin pues una misma persona realiza las decisiones tanto para la coleccin de referencia como para la coleccin principal. Sin embargo tienen una visin encerrada, pues la actividad muy centrada en una materia particular pierde la visin global de la coleccin. Si bien estn capacitados para determinar cuando una obra de referencia es sugerida, para determinar si una obra tiene la estructura adecuada, es autorizada y actual, no se prcatan de quew cuestiones no han sido resueltas en el pasado y necesitan resolverse con nuevas herramientas. La coleccin crece en demasa, y si bien es profunda y balanceada respecto de ella misma, diverge de las necesidades variables de los usuarios. Si pensamos en los recursos de la coleccin como herramientas eficientes para resolver preguntas, este modelo no es el adecuado. Pero podra ser mejorado, si el bibliografo mantiene contacto con su clientela acadmica o si se preocupa por saber los usos que esta hace de la coleccin, manteniendo entrevistas con el referencista o asistiendo a encuentros especiales en el sector de referencia. Referencistas En las bibliotecas donde el referencista se ocupa de las tareas de seleccin se pueden presentar dos modelos distintos: o bien selecciona material de referencia en un rea temtica determinada, sin seleccionar material para la coleccin principal (es el caso de las grandes biblioteca de investigacin, universitarias o publicas) o bien colecciona todo tipo de material incluyendo el de referencia. Las obvias ventajas estn dadas porque el referencista al tener contacto con los usuarios tiene una visin ms cercana con sus necesidades informativas. Al usar las herramientas diariamente, puede evaluar la conveniencia de su uso, manteniendo la coleccin libre de herramientas intiles. Cuando las tareas de la seleccin de material para la coleccin principal recaen en los bibliografos, los referencistas tienen menos idea del material que se publica en su rea temtica, pero pueden ser informados por los selectores especializados. Jefes del Servicio de Referencia o coordinadores del rea Es uno de los modelos ms populares y consiste en que un jefe de servicios de referencia coordine los modos de seleccin, monitoreando las compras aprobadas, coordinando todas las ordenes firmadas para el material de referencia y gerenciando el presupuesto. Tambin incluye tareas de descarte. Como el caso anterior tambien incluye responsabilidades respecto del desarrollo de la coleccin para la coleccin principal. La ventaja ms clara es que la persona que conoce la relacin entre lso referencistas y los usuarios se ocupa de la seleccin del material. Otra ventaja resulta de que el selector adquiere una visin balanceada de la coleccin, con alta consistencia en su construccin y mantenimiento, pero puede no saber exactamente de algn material muy especfico de una disciplina particular. Tambien el selector se ocupa de manejar el presupuesto y por lo tanto no tendr la tendencia a adquirir material en un rea especfica.

Personal de Servicios Tcnicos Un modo adicional de asignar responsabilidades en la seleccin es darle estas tareas al rea de servicios tcnicos, y esto ocurre cuando el material es catalogada. Un nuevo libro es considerado como parte de la coleccin de referencia si su formato responde a esta categora de catalogacin. Como en general sucede que o bien una obra es de texto continuo o tiene el formato de una base de datos, el personal de catalogacin selecciona el material candidato para la coleccin de referencia. El inconveniente es el mismo que con los bibliografos: no se tiene contacto con el pblico y se desconoce el funcionamiento de las fuentes que apoyan la tarea de referencia. Tampoco este personal puede saber que rea de la coleccin genera ms consultas o cuando una obra, por su organizacin especfica es til para la referencia. Debe entonces seguir una metodologa similar a la utilizada para los selectores bibliografos: se debe enterar de la tarea de referencia mediante reuniones, monitoreando el movimiento del material o atendiendo el escritorio de referencia por un perodo determinado. SELECCIN COOPERATIVA Otra tcnica para efectuar la seleccin es asignar las responsabilidades de la seleccin a un grupo de bibliotecarios, reunidos en un comit de seleccin. De esta manera se intenta saltar la brecha de tener selectores trabajando individualmente o de tener a una sola persona trabajando en estas tareas. La bibliotecas pblicas frecuentemente necesitan recurrir a comites de seleccin, por la multitud de ramas temticas que abarca la seleccin asi como tambien resulta necesario contar con estas organizaciones para la seleccin en bibliotecas escolares. COMITES DE REFERENCISTAS Todos los bibliotecarios referencistas de un departamente pueden funcionar como comit de seleccin tomando decisiones sobre partes de la coleccin que son remitidas al comit para su aprobacin. Este modelo es menos usado para monografas que para revistas, debido a que estas requieren de suscripciones anualizadas y deben proyectarse las debidas previsiones presupuestarias. Este proceso involucra la experiencia de los selectores en el proceso de toma de decisiones, logrndose elecciones consensuadas para la coleccin. Las ventajas del modelo radican en que al ser tan grande el nemro de fuentes a analizar para su seleccin, resulta un trabajo desmesurado para una sola persona. Claro es que este proceso de seleccin por comites puede demorarse al ser ms deliberativo, pero existen modos de acortar los tiempos: dividiendo las responsabilidades temticas entre miembros, asegurndose que los miembro conocen el material antes de las reuniones, proveyendo un mtodo de registro preliminar a las reuniones, reservando los temas de discusin para las fuentes problemticas por su costo o formato.

COMITES MIXTOS DE REFERENCISTAS Y OTROS BIBLIOTECARIOS En este caso se componen de referencistas y bibliotecarios de otros sectores de la biblioteca, que frecuentemente son bibliografos, o personal del rea de adquisiciones. La ventaja de este modelo es que se tienen diversas perspectivas juntas acerca del desarrollo de la coleccin. Las desventajas son las ya enunciadas: se demora ms en tomar las decisiones, as como los bibliotecarios que no pertenecen al servicio de referencia pueden no alertarse de las fuentes ms tiles. Una solucin es que el director del comit sea un referencista que conozca el servicio a la perfeccin. COMITS DE CONSORCIOS Ya vimos que los consorcios vencen la barrera de los escasos presupuestos, poniuendo al alcance de las redes cooperativas materiales que no podran ser adquiridos individualmente por las bibliotecas. Los acuerdos pueden establecerse entre bibliotecas cercanas geogrficamente para favorecer a los usuarios la consulta. Estos acuerdos consorciados se direccionan a la seleccin de fuentes onerosas y de uso poco frecuente. Las fuentes candidatas pueden ser: ndices de revistas, revistas de resmenes o bibliografas nacionales retrospectivas. Actualmente, los recursos que merecen este tipo de acuerdos son las versiones electrnicas de los recursos enumerados. Los proveedores ante tal situacin han bajado costos para compradores con muchos usuarios. Las bibliotecas se favorecen con el ahorro de sumas de dinero que pueden utilizar en otros materiales y las pequeas bibliotecas con magros presupuestos, ven que esta es la nica manera de acceder a estos recursos. Internet ha favorecido que los acuerdos consorciados se realizan con bibliotecas lejanas geogrficamente. La toma de decisiones en esta situacin de comites de consorcios es ms complicada que en los anteriores casos, pues supone contratos que o bien se realizan formalmente con un proveedor o son ms informales y se realizan con varios. Los proveedores estan a favor de la primera alternativa y ofertan descuentos basados en el tamao del consorcio. CRITERIOS DE SELECCIN Los criterios generales para incorporar una obra de referencia a la coleccin incluyen: Organizacin en formato de obra de referencia : diseada para una rpida consulta Usada con frecuencia: herramientas tiles para la tarea de referencia, no material con baja utilizacion

Autorizada: exacta y precisa Actual De cobertura nica: proveyendo acceso a informacin que otras fuentes no poseen

Alcance Qu materias intenta cubrir una fuente de informacin? El autor o el editor se ocupan de disear el alcance de una obra si esta cumple bien con su tarea. Los usuarios necesitan saber el alcance de una obra para determinar si va a responder a sus preguntas. Los selectores necesitan una explicitacin del alcance en la obra misma y las mejores obras de referencia lo presentan de ese modo, tanto lo que cubren temticamente, como lo que no cubren. Algunas obras omiten sealar su alcance, por lo cual hay que realizar un escrutinio de la obra toda para determinarlo. La nota de alcance puede informar sobre distintos tipos de informacin, dependiendo de cada obra. Se debe saber hasta que fecha se incluy informacin en la obra, o si incluye informacin de otros paises y lenguas. El selector debe estar atento a las comparaciones con otras obras similares y determinar si es cierto lo que declara el autor, pero es importante saber las ventajas nicas de la obra. Cobertura Cuando se determina la materia de una obra, el selector debe evaluar la profundidad en que se tratan los temas. Por ejemplo, para una bibliografa es util determinar si cubre todo lo publicado acerca de una materia para un perodo determinado o es de naturaleza selectiva. Una buena obra de referencia no necesita ser exhaustiva en su cobertura dentro del alcance temtico. Una bibliografa notada de obras que el autor considere importante es ms util que una lista exhaustiva de obras. Los bibliotecarios creen que las grandes bases de datos bibliogrficas referenciales como MLA International Bibliography o Psycinfo, saturan al usuario quien considera ms tiles las pequeas bibliografas. Si bien los bibliotecarios pueden querer adquirir obras de referencia que listen los recursos de sus bibliotecas, hay ocasiones en que resulta necesario encontrar todo lo que existe sobre una materia dada, y las coberturas superficiales pueden resultar inadecuadas. Para los ndices de revistas y ciertos recursos bibliogrficos resulta ms fcil establecer su cobertura que otras obras como por ejemplo, los diccionarios biogrficos o las enciclopedias temticas, donde la cobertura se determina efectivamente al buscar en ellas. Audiencia El nivel de audiencia en el que se ha escrito una obra afecta su uso. Tanto el alcance como la cobertura de una obra, asi como el estilo determinan en cierta

medida la audiencia a la que est dirigida la obra. Las obras para nios se explayan en detalles y su prosa es ms simple que las obras para adultos. El uso de terminologa tcnica, o de estilo acadmico, determina un usuario especializado. Los selectores buscan este tipo de obras para un usuario especfico, pero es ms dificultoso encontrar una obra que abarque un espectro de usuarios, cubriendo las mismas materias. Es muy util dar con estas obras de audiencias mltiples pues evitan la duplicacin. Hay casos especiales donde obras originalmente escritas para un publico sirven para otro. Es el caso de las obras para nios que pueden servir a un pblico adulto que tiene como segunda lengua la de la obra de referencia. Tambin, en etapas iniciales de investigacin, a veces se dese consultar obras menos sofisticadas. Y a veces tambin para la recreacin el usuario consulta obras que no se relacionan con su nivel de formacin (por ejemplo las obras infantiles) Documentacin Una obra de referencia debe ser exacta y precisa. Generalmente este aspecto se determina al consultar repetidas veces la obra. Sin embargo, una buena obra de referencia da cuenta del material bibliogrfico usado para su compilacin, para permitir al usuario volver a la fuente original y determinar la correccin de la obra de referencia. Por ejemplo en enciclopedias, almanaques, manuales, y fuentes estadsticas o geogrficas, cada artculo indicar sus referencias bibliogrficas. Los aspectos documentales en los diccionarios, bibliografas o ndices son distintos, pues se mencionan en las introducciones de las obras de manera general, como mtodos de compilacin, pero las buenas bibliografas mencionan sus fuentes consultadas. La identificacion del autor es otro aspecto de la documentacin que evala a la obra desde el punto de vista de la reputacin del mismo y de la calidad intelectual de la obra. Hay fuentes que colocan las iniciales del autor que luego listan al final de la misma. Organizacin (diseo) Este punto determina la efectividad de la obra de referencia de conducir al usuario directamente a la informacin. El diseo incluye la organizacin fsica de la obra. Las preguntas a realizar son: Las secciones se encuentran cercanas y puede saltarse lgicamente de una seccin a la otra? Es facil entender que datos se presentan y donde localizarlos? La organizacin del material se adecua a la temtica de la obra? Por ejemplo, muchas bibliografas temticas monogrficas, ordenan sus citas alfabticamente por nombre del autor. Si los usuarios buscan ese tipo de material temticamente, el ordenamiento es ineficaz. A menos que la obra tenga un ndice o algun tipo de clasificacin su utilidad en la coleccin es dudosa.

Caractersticas como la legibilidad y la capacidad de hojear son otras caractersticas deseables del diseo, asi como las tablas bien cosntruidas o los mapas con etiquetas exactas. El hojeo es el resultado de un buen diseo que permite al usuario moverse entre una masa de informacin y no perder el rastro. La tipologa clara de los encabezamientos, los diferentes tipos de fuentes indicando diferencias en la informacin, y las seales descriptivas (como la repeticin a pie de pagina de un diccionario de las abreviaturas ms significativas), son ayudas para los usuarios inexpertos. Para los recursos electrnicos de referencia un buen diseo significa cuan sencillo es el software de bsqueda, con que claridad se presentan los elementos en la pantalla de bsqueda, etc. Las caractersticas de los recursos electrnicos se presentarn ms adelante pero son los mismos que en el impreso: claridad del despliegue de la informacin, mtodos para situarlo a uno dentro del sistema y herramientas de navegacin para ir de un lugar a otro. La buena obra de referencia, bien diseada, es comprensible por si solo, o debera serlo, sin tener que leer su introduccin, asunto que pocas veces hacen los usuarios. Indizacin Un indice provee un punto de acceso adicional a la informacin en una obra de referencia. Como las obras de referencia estn limitadas por las dos dimensiones de la pgina, y no es posible organizar la informacin contenida teniendo en cuenta cada posible permutacin de bsqueda, se estila el uso de ndices, para encontrar aquellos temas no visibles debajo de los encabezamientos principales. Los ndices simples listan temas individuales, mientras que los indices ms complejos presentan los temas y sus subdivisiones (los aspectos del tema). Pese a su utilidad, ocasionalmente se omiten, pues a veces resulta que el cuerpo de informacin se ha diseado extremadamente bien. La indizacin no es una caracterstica del final de un libro, sino que adems comprende las referencias cruzadas, que son notaciones dentro de las secciones principales que trasladan al lector a otro punto de la fuente. El vocabulario de indizacin tambien determina que en el caso de nombres no usados por la fuente, existan las remisiones autorizadas. Las referencias cruzadas son muy tiles en las enciclopedias, diccionarios, catlogos de biblioteca, ndices de revistas y bibliografas. Las fuentes electrnicas prescinden a veces de las referencias cruzadas en la certeza de que la bsqueda por palabras las supliran. Si bien la bsqueda por palabra cla es una herramienta potente, la existencia de referencias cruzadas en obras de referencia electrnicas son una opcin ineludible. Esto sucede en los mejores ndices de revistas y bases de datos bibliogrficas, que como usualmente presentan tesauros, usan estos vocabularios, para proveer una estructura de referencias cruzadas a la base de datos. Los diseos hipertextuales tambien proveen otra estructura de referencias cruzadas, permitiendo ir a entradas relacionadas dentro del documento. Bibliografas

Un conjunto de citas bibliogrficas puede servir como base documentaria para la precisin de la entrada. Pero adems de esto, las bibliografas que poseen las obras de referencia, sirven como un punto de comienzo para una bsqueda temtica. Cuando se recurre, a una enciclopedia, un manual u otra fuente, el usuario desea encontrar otro tipo de informacin que la especfica de la fuente. Es as que el usuario es llevado a esa otra informacin mediante las bibliografas, las listas de lecturas recomendadas. Ilustraciones Si bien muchas obras de referencia son primariamnete textuales, otras en cambio tienen abundantes ilustraciones, cuya informacin visual es requerida por los usuarios, especialmente teniendo en cuenta el cmulo de informacin por imgenes de nuestra sociedad. Las enciclopedias multimedia son muy comunes y aun las enciclopedias impresas incluyen mucha informacin grfica. En enciclopedias y fuentes biogrficas, las fotografas y pinturas proveen una informacin que aclara el contenido expuesto en el texto. La problemtica aparece porque las ilustraciones encarecen las obras de referencia. Los selectores deben analizar es tan valiosa que justifica el gasto por el uso esperado. Algunas obras de referencia no pueden soslayar las ilustraciones, es el caso de las enciclopedias de artes. Sin embargo, muchas fuentes pueden prescindir de ilustraciones, brindando la misma utilidad. Durabilidad Si la eleccin ha sido acertada, una obra de referencia recibe un uso intesivo por parte del bibliotecario y de los usuarios, y por lo tanto el material debe resistir este uso continuo. Para las obras impresas, el selector debe fijarse en la acidez del papel, y la encuadernacin apropiada. Los incrementos en los costos de los materiales determinaron que se vendan gran cantidad de obras de referencia en rstica, material sujeto al desgaste. En trminos de durabilidad, la compra de una obra de referencia en rstica o encuadernada deber ser evaluada. Es importante, que como la obra de referencia se consulta para extraer informacin de la misma en forma de notas, esta tenga la capacidad de abrirse hasta llegar a hacerse plana. El fotocopiado tambien podra daar a una obra que no tenga las caractersticas dichas, asi como tambien amplios mrgenes que impidan que al fotocopiarse se presione demasiado la obra por el lomo. De no ser as el desgaste ocasionara la prdida de pginas. Algunas obras de referencia son temporarias y no permanecen en la coleccin por un largo tiempo. En este tipo de obras (como los almanaques) la calidad del papel o la encuadernacin no importan. La durabilidad tambien afecta a los recursos electrnicos. Los CD-roms pueden sufrir de un mal uso, que los pueden inutilizar. Los selectores no pueden obviar esta circunstancia y ante la posibilidad de la perdida de la nica copia en CD que tenga la biblioteca, debera responderse si el proveedor puede suplir de una nueva copia y a que costo.

Formato No hay nada intrinsecamente superior entre un formato y otro; el selector deber evaluar como de bien funciona el formato en responder a necesidades de informacin de los usuarios. Costo CRITERIOS DE SELECCIN PARA FUENTES ESPECIFICAS Enciclopedias generales Enciclopedias especializadas Diccionarios Bibliografas Indices y revistas de resmenes Handbooks Fuentes estadsticas Almanaques Fuentes geogrficas Directorios Fuentes biogrficas MTODOS DE EVALUACIN