Guia Metodologica Documentacion

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Oficina de Proyectos Gua Metodolgica para la Documentacin de Proyectos
Historial de Revisiones
Fecha 01/01/09 01/01/2010 Versin 1 2 Descripcin Versin inicial Versin revisada Autor PMO PMO
Nombre actual del archivo: 171560905.odt
Andes 1365 piso 7 Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: contacto@agesic.gub.uy
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
ndice
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3 0.Resumen Ejecutivo .................................................................................................4 1.Acta de Constitucin del Proyecto ..........................................................................4 2.Declaracin de Alcance del Proyecto......................................................................6 3.Gestin de cambio...................................................................................................7 4.Solicitud de Cambio.................................................................................................8 5.Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones..................................................8 6.Cronograma............................................................................................................9 7.Presupuesto ...........................................................................................................9 8.Anlisis de Riesgos.................................................................................................9 9.Actas de reuniones................................................................................................10 10.Informes de avance.............................................................................................10 11.Control de cambios, Registro de Incidentes ........................................................11 12.Registro de horas ...............................................................................................12 13.Plan de proyecto ................................................................................................12 14.Interesados.......................................................................................................... 13 15.Glosario............................................................................................................... 14 16.EDT Estructura de desglose del trabajo...........................................................14 17.Lecciones Aprendidas..........................................................................................14 18.Informe de cierre.................................................................................................14
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NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS
La AGESIC ha elaborado recomendaciones de formatos de archivo a utilizar en las aplicaciones de ofimtica por el Estado uruguayo. Todos los documentos referidos en esta Gua Metodolgica deben seguir dicha norma. Esta norma recomienda la adopcin de una poltica de almacenamiento e intercambio de documentos en medios digitales, y el apoyo y asesoramiento a los organismos pblicos en la implementacin y seguimiento de esta poltica. Dicho documento propone utilizar los estndares abiertos ODF y PDF para la creacin, almacenamiento e intercambio de documentos de ofimtica dentro de las instituciones estatales y en su relacin con el resto de la sociedad.
En particular la nomenclatura de los documentos es: {id_doc}_{nombre corto del proyecto}_{texto estndar}_v{nmero de versinXX}.{ext} El identificador de documento ser de dos cifras. El nombre corto tendr hasta 8 caracteres y ser un identificatorio de los documentos del proyecto. El texto estndar identifica el contenido del documento y es uno de los que se indican ms abajo. El nmero de versin se inicia en 01. El formato de archivo de documentos aprobados debe ser PDF. En el caso de documentos en elaboracin se deben utilizar formatos de Open Document. Slo en caso de intercambiar documentos de trabajo con otras Instituciones se puede utilizar temporalmente formatos propietarios. Se detallan a continuacin las extensiones de archivos OASIS: Documentos
Tipo de fichero Extensin Tipo Mime Texto .odt application/vnd.oasis.opendocument.text Hoja de clculo .ods application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet Presentacin .odp application/vnd.oasis.opendocument.presentation Dibujo .odg application/vnd.oasis.opendocument.graphics Grfica .odc application/vnd.oasis.opendocument.chart Frmula .odf application/vnd.oasis.opendocument.formula matemtica Imagen .odi application/vnd.oasis.opendocument.image Documento maestro .odm application/vnd.oasis.opendocument.text-master
Plantillas
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Tipo de fichero Extensin Tipo Mime Texto .ott application/vnd.oasis.opendocument.text-template Hoja de clculo .ots application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet-template Presentacin .otp application/vnd.oasis.opendocument.presentation-template Dibujo .otg application/vnd.oasis.opendocument.graphics-template
Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estndar, contienen los tems que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los ttulos deben ser eliminados porque no corresponde su descripcin.
Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un breve anlisis de los aspectos ms importantes del proyecto y es lo primero o a veces nico que lee el pblico en general. En pocas palabras, no ms de una carilla, se debe describir el producto o servicio a entregar, los factores de xito del proyecto, los resultados esperados, etc. etc. Cuando se requiere la elaboracin de un resumen ejecutivo de una pgina el archivo que lo contiene debe tener la siguiente nomenclatura: 00_XXX_Resumen_Ejecutivo_.odt
Acta de Constitucin del Proyecto

El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es de quien acta como Patrocinador. Su elaboracin es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos. Este documento no debe exceder las 2-3 pginas. El Acta de Constitucin del Proyecto incluye los siguientes puntos:
Cuales son las necesidades, la justificacin del proyecto, la comprensin efectiva de los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos. Se identifica al Director del proyecto.
Proyecto Cul es la razn por la cual se realiza el proyecto. Este tem evolucionar hacia la descripcin de objetivos
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rado del proyecto Cul es la vinculacin del proyecto a los lineamientos estratgicos de la organizacin y la descripcin, en trminos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecucin. Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario extenderse, se elaborarn documentos anexos o de referencia.
eve
bajo Se describe los siguientes datos de las personas que integran el equipo de trabajo: nombre, rol, organizacin/rea, e-mail. Se detalla adems a continuacin de la tabla: la participacin esperada del Patrocinador en el proyecto las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al proyecto
os Interesados Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de su conclusin. Tambin pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.
Entregables Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de que dicha informacin est disponible al inicio del proyecto.
nicial Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)
os de xito Descripcin de elementos crticos para el xito del proyecto.
estricciones Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificacin se consideran ciertos sin tener una prueba de ello. Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta para su desarrollo.
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Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la seleccin del proyecto. Documento a generar: 01_XXX_Acta_de_Constitucion_vxx.odt
Declaracin de Alcance del Proyecto

La Declaracin del alcance del proyecto contiene la descripcin del alcance del proyecto.. El proceso de desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto aborda y documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y sus productos y servicios relacionados, as como los criterios de aceptacin acordados. La declaracin del Alcance del Proyecto incluye los siguientes puntos:
Proyecto Los objetivos del proyecto deben contener criterios medibles de xito fcilmente verificables y deben estar asociados a una mtrica. Se especifican en trminos tcnicos, de tiempo, de costo y/o de calidad. Se pueden especificar objetivos primarios y secundarios.
Producto Son conceptos similares al punto 01 pero aplicado al producto. Se asocia naturalmente al beneficio esperado identificado durante la etapa de seleccin de proyectos.
l Alcance del Producto Detalla las caractersticas del producto, servicio o resultado a proveer.
Entregables Se enumeran las fases, los hitos y los principales entregables, los requisitos que los mismos deben cumplir y los criterios de aceptacin de cada uno de ellos. En los casos en que se requiera una aprobacin formal asociada se indica quin es responsable de la misma.
cciones y Supuestos Los lmites determinan claramente el alcance contenido dentro del proyecto y qu entregables y requerimientos posibles quedan fuera del mismo. Las restricciones y supuestos se deben tomar de las detalladas en el Acta y profundizar.
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es Identificacin inicial de riesgos. En este documento solamente se elabora una lista de los mismos.
Prevista Integracin inicial del equipo de proyecto enumerando el Nombre del integrante, su rol (patrocinador, director, etc.) y la Organizacin rea a la que pertenece.
cial de Costos Presupuesto asignado inicialmente e indicaciones de flujo de caja o de presupuesto, si corresponde (puede estar asociado a los hitos del proyecto).
Se identifican los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes, enumerando el nombre del Documento, una descripcin y la ubicacin fsica del documento. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la seleccin del proyecto. Se enumeran Documento a generar: 02_XXX_Alcance_vxx.odt
1 Gestin de cambio
Asociado a cada proyecto deber existir un Procedimiento de Gestin de Cambios definido y acordado entre todas las partes. El Objetivo de este documento es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto de un mecanismo controlado y ordenado para solicitar cambios al alcande definido originalmente del proyecto, as como cualquier otro tipo de cambio que afecte el presupuesto, el cronograma y/ el contenido del proyecto. El archivo 03_Procedimiento_Gestion_de_Cambios_v01.odt contiene un ejemplo de lo que podra ser el Procedimiento para un proyecto normal.
Solicitud de Cambio
El documento de Solicitud de Cambio, es un documento cuyo objetivo es formalizar una solicitud de cambio, para que pueda ser tratada de acuerdo a los canales formales definidos en el procedimiento. Para cada Solicitud de Cambio se deber generar un documento: 04_XXX_Solicitud_de_cambio_nnn_vxx.odt
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2 Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones

En un mismo archivo estn contenidos distintos formularios. La Matriz RACI es una matriz de asignacin de responsabilidades y se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto. El nombre que recibe el diagrama (RACI) es debido a que los nombres de los roles que se documentan son: Responsible (Responsable) - Responsable de Ejecucin - La o las personas responsables de que el trabajo est hecho. Accountable (Responsable Directo) - Responsable de Cumplimiento Slo una (1) persona puede ser responsable directo de cada tarea. Consult (Consultado) Aquellas personas a quienes se les consulta porque participan en la planificacin y la toma de decisiones de la tarea. Inform (Informado) Las personas a las cuales se les debe informar peridicamente el estado de progreso de la tarea, las decisiones, y otras informaciones relacionadas a coordinar el trabajo y facilitar la colaboracin. En el eje horizontal se especifican las personas el grupo de personas y en el eje vertical se especifican las actividades a asignar. Los valores que definen el rol asignado son R, A, C e I. La Matriz de Interesados registra las personas que tienen algn tipo de inters en el proyecto, por lo que se debe registrar: la incidencia que tiene el proyecto, la estrategia las acciones que se deben tomar, el responsable y la fecha lmite. El objetivo de este documento es identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en relacin con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso. Se describe en una matriz la Identificacin de interesados, pudiendo elaborarse un cuadro inicial con la siguiente informacin: Identificacin de Interesados, sus expectativas y que grado de influencia que tienen en el proyecto. Es un documento de carcter reservado, para uso del Director de Proyecto y un equipo reducido de miembros. La Matriz de Comunicaciones refleja todas las comunicaciones efectuadas durante el transcurso del proyecto registrando: la fase en que debe realizarse, con que frecuencia, informacin a comunicar, responsable, etc. Es un documento especialmente importante teniendo en cuenta que la mayor causa de fracaso en los proyectos se debe a problemas de comunicacin. Documento a generar: 05_XXX_RACI_interesados_comunicaciones_vxx.ods
3 Cronograma
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS El desarrollo del Cronograma del proyecto es un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duracin y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda servir como lnea base con respecto a la cual poder medir el avance. El desarrollo del cronograma contina a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestin del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. Recomendamos la utilizacin de la herramienta OpenProj que se puede obtener en http://www.projity.com/. Documento a generar: 06_XXX_Cronograma_vxx.pod
Presupuesto
El documento de Presupuesto contiene todos los costes del Proyecto. Enumera determinada informacin que debe ser adaptada a cada proyecto, no siendo siempre vlida la descripcin del formulario modelo. Documento a generar: 07_XXX_Presupuesto_vxx.ods
4 Anlisis de Riesgos
El documento de Anlisis de Riesgo tiene como objetivo la Gestin de los Riesgos del Proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. El Anlisis de Riesgo est comprendido por una Lista de Riesgos que registra todos los riegos con los siguientes detalles de cada uno: una descripcin que lo identifica, la fecha de registrado, la probabilidad de ocurrencia, el impacto de su ocurrencia y el ndice de riesgo que se calcula automticamente a partir de los campos anteriores. Tener el cuenta que dicho valor debe ser menor a 100 %. Luego aparece el efecto que produce en la fase el proyecto, la estrategia de mitigacin, evento disparador que nos permite anticipar su ocurrencia y el plan de contingencia asociado. En la hoja 2 aparece una matriz grfica, que permite visualizar grficamente el nivel de riesgo tiene el proyecto tomando como indicadores la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el grado de impacto que produce en el proyecto de acuerdo a los criterios definidos. Documento a generar: 08_XX_Riesgos_vxx.ods
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5 Actas de reuniones
El documento de Actas de Reuniones describe toda la informacin relevante que arroja cada reunin realizada en el marco de cada proyecto. Se debe detallar la asistencia a la reunin con las personas citadas y el porcentaje de participacin; describir la agenda, el desarrollo y cada una de las resoluciones tomadas -si las hubo- durante la reunin; enumerar las tareas asignadas -si las hubocon sus responsables y la fecha de entrega; describir los temas que quedaron pendientes de discusin si los hubo-, realizar una evaluacin de la reunin indicando un ndice de productividad entre 0 y 5 y por ultimo citar los datos de la prxima reunin pautada (fecha, hora, lugar y agenda tentativa). En la reunin siguiente se debe revisar el estado de las tareas asignadas previamente. Documento a generar: 09_XXX_Acta_aammdd_vxx.odt
Informes de avance
El documento Informe de Avance forma parte de las Comunicaciones del Proyecto que busca asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. El modelo del documento corresponde a un informe detallado de avance para poder conocer cul es el estado actual del proyecto. El nombre del informe de avance indicar el nmero y la fecha a la que corresponde. El contenido del informe comprende: Los resultados conclusiones tcnicas parciales en esa etapa del proyecto; Las alertas de las situaciones que potencialmente pueden generar inconvenientes en el avance futuro del proyecto Las tareas terminadas en el perodo detallando: fases/hitos/entregable, descripcin de tareas, tiempo estimado, tiempo real, costo previsto y costo real Las tareas del perodo (que comenzaron efectivamente y las que debieron haber comenzado) detallando fase/hitos/entregable, tareas, tiempo estimado, observaciones y estado actual con un semforo, que tendr color y trama para distinguirlo en caso de ser impreso en blanco y negro. Las tareas no pueden superar los 30 das Los costos transcurridos en el perodo detallando: el concepto, a que entregable pertenece y la descripcin, el monto total en Pesos Uruguayos y las observaciones Los ajustes que se deben realizar a la planificacin detallando:
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS Una lista de cambios enumerando el identificador de cada cambios, el estado, una descripcin, el impacto que produce en el proyecto y la fecha de solicitado y resolucin Una lista de incidencias enumerando el identificador de los incidentes, una descripcin, la fecha, comentario sobre el incidente, el responsable y la fecha mxima de resolucin. Una lista de riesgos principales enumerando el identificador de cada riesgo, la fecha, el ndice de Riesgo (Probabilidad/Impacto), efecto en el proyecto, estrategia para mitigarlo y el evento disparador. .
Los temas pendientes de resolver detallando: una descripcin, fecha, fecha lmite de realizacin, comentarios y responsable. Documento a generar: 10_XXX_Avance_aammdd_vxx.odt
6 Control de cambios, Registro de Incidentes

El proceso Control de Cambios se realiza segn se haya descripto en el plan de proyecto. Esta planilla contiene una bitcora de los cambios solicitados..Para cada uno de los cambios se deben enumerar su estado, una descripcin breve, el impacto que produce en el proyecto a nivel de cronograma (tiempo), costo, calidad y riesgo, la fecha en que fue solicitado, la fecha en que fue resuelto, observaciones que hubiere y un hipervnculo al documento de Solicitud de Cambio. Para registrar los incidentes se debe enumerar una descripcin breve del incidente, la fecha de ocurrencia, el estado, comentarios pertinentes, el responsable, fecha lmite y la fecha de resolucin. Esta planilla es la bitcora del da a da del proyecto.
Documento a generar: 11_XXX_Cambios_incidentes_vxx.ods.
7 Registro de horas
La matriz Registro de Horas detalla la actividad realizada por las personas en el/los proyecto/s y el tiempo dedicado a cada una de ellas medido en horas. La matriz Mensual por Persona registra la dedicacin (en horas) por cada persona a cada proyecto y en cada da del mes. Se enumeran el nombre de la persona, el mes y ao de registro, el nombre del proyecto, el nombre de la actividad realizada, su identificador y para cada da del mes se registra el tiempo insumido en horas.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS La matriz Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicacin (en horas) de cada persona a cada proyecto. Se enumeran el ao, el proyecto, la persona y para cada mes del ao se registra el tiempo insumido en horas. Documento a generar: 12_XXX_Persona_Registro_de_horas_vxx.ods
8 Plan de proyecto
El Plan de Proyecto es un documento formalmente aprobado que define cmo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. El mismo debe ser instanciado especialmente de acuerdo a las caractersticas del proyecto, teniendo especial cuidado en no excederse en su descripcin. Sin embargo, no olvidar NUNCA describir el proceso de control de cambios acordado al comienzo del proyecto. El mismo incluye: Procesos de direccin seleccionados y nivel de implementacin de cada uno Principales documentos a elaborar Descripcin de tcnicas y herramientas que se van a utilizar Como se ejecutar el trabajo a ser realizado Cmo se ejecutar el control integrado de cambios Cmo se realizar la gestin de la configuracin y cmo se asegurar la integridad de la lnea base de tiempo, costo y calidad (objetivos de calidad del proyecto) Tcnicas de comunicacin Ciclo de vida Revisiones claves
Planes subsidiarios que contiene: Plan de gestin de la integracin Plan de gestin del alcance Plan de gestin del cronograma Plan de gestin de costes
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS Plan de gestin de la calidad Plan de gestin del proceso Plan de gestin del personal Plan de gestin de las comunicaciones Plan de gestin de riesgos Plan de gestin de las adquisiciones
Los detalles de cada uno de estos puntos, estn en el documento gua del Plan de Proyecto, donde adems se especifica otra informacin de inters para su elaboracin: Documento a Generar: 13_XXX_Plan_de_Proyecto_vxx.odt
9 Interesados
El Directorio de Proyecto Agenda es un documento que registra todos los contactos de inters para el proyecto. Se enumera: el nombre de la persona de contacto, el nombre de la Organizacin a la que pertenece la persona, su correo electrnico, telfonos fijos y mviles, la direccin fsica y las Observaciones a tener en cuenta. Documento a generar: 14_XXX_Interesados_vxx.ods
10 Glosario
El Glosario es un documento diccionario con la definicin de todos los trminos, siglas palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentacin que lo acompaan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un seguimiento correcto al proyecto. Documento a generar: 15_XXX_Glosario_vxx.odt
11 EDT Estructura de desglose del trabajo

La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. La descomposicin es la subdivisin de los productos entregables de un proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar. Documento a generar: 16_XXX_EDTvxx.odt
Lecciones Aprendidas
Para registrar las lecciones aprendidas se debe enumerar una categora de la leccin (a mejorar, a no repetir, a mejorar), una descripcin, fecha de ocurrencia y observaciones pertinentes. Documento a generar: 17_XXX_LA_vxx.odt
Informe de cierre
El informe de cierre debe tener los siguientes puntos:
Productos
obtenidos: Enumerar y detallar todos los productos obtenidos por el alcanzados: breve descripcin sobre los resultados logrados en el
proyecto.
Resultados
proyecto.
Actividades
de transferencia realizadas: Enumerar una a una con una breve descripcin las actividades de transferencia realizadas. En cada una hacer referencia a la documentacin generada.
Principales
lecciones aprendidas: a partir de las lecciones aprendidas del proyecto, destacar las ms importantes y agregar la estrategia a seguir recomendada para futuros gerentes de proyectos que utilicen esta informacin para sus proyectos.
Temas
sin terminar: En caso que no se haya finalizado algn producto, servicio, entregable, documento o pago debe destacarte explcitamente en este documento relatando las razones por las que no se concluyeron, el impacto que esto ocasion e indicar (en caso que corresponda) a qu proyecto se transfiri el trabajo pendiente.
18_XXX_Informe de Cierre_vxx.odt
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Acta de Constitucin del Proyecto

nicial Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)

os de xito Descripcin de elementos crticos para el xito del proyecto.

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6 Control de cambios, Registro de Incidentes

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11 EDT Estructura de desglose del trabajo

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