TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC: UM SONHO REALIZADO

Maria Lourdes Blatt Ohira

Professora do Curso de Biblioteconomia. Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC Coordenadora do Sistema de Arquivos da UDESC Mestre em Biblioteconomia Pontficia Universidade Catlica de Campinas Especializao em Gesto de Arquivos Pblicos e Empresariais UFSC

RESUMO: Descreve as estratgias e a metodologia utilizada para a elaborao da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos para as atividades-fim: ensino, pesquisa e extenso da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC. Destaca os procedimentos e os benefcios esperados com a aplicao da Tabela de Temporalidade no contexto da Universidade. Relata as influncias dos atores do Curso de Graduao em Biblioteconomia na conscientizao da administrao superior em relao necessidade da implantao de uma poltica de gesto documental na Universidade. Destaca o papel do Arquivo Pblico como rgo responsvel pelas aes relacionadas ao Programa de Gesto Documental no mbito do Estado de Santa Catarina e a importncia da Tabela de Temporalidade como um dos principais instrumentos de gesto documental. Palavras-Chave: Tabela de Temporalidade. Gesto de Documentos. Arquivos Universitrios.

TEMPORALITY TABLE OF DOCUMENTS FROM THE SANTA CATARINA STATE UNIVERSITY UDESC: A DREAM COME TRUE
Abstract: Describes the strategies and the methodology used for the elaboration of the Temporality Table and document destination from Archives to the aim-activities: instruction, research and extension of the Santa Catarina State University UDESC. It detaches the procedures and the benefits expected with the application of the Temporality Table in the University context. It reports the influences of the actors from the Librarianship graduation course in the awareness of the superior management in relation to the implantation of a documental administration policy in the University. It highlights the Public Archives role as the as the responsible agency for the related actions to the Documental Administration Program in the ambit of the Santa Catarina State and the importance of the Temporality Table as one of the main instruments of documental administration. Key-Words: Disposal List. Records Management. University Archives.

1 INTRODUO

A preocupao com a organizao dos Arquivos Universitrios surge na dcada de 80, com a realizao do 1 Seminrio Nacional de Arquivos Universitrios, na cidade de Campinas, So Paulo. Portanto, de acordo com Santos e Santos (2004, p. 1), a histria do gerenciamento dos arquivos nas universidades brasileiras bem recente, verificando-se os

primeiros registros de prticas e projetos na literatura arquivstica brasileira h pouco mais de trs dcadas. Em 1991 foi promulgada a Lei n 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Esta lei considera arquivos como:

Os conjuntos documentais produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

A partir da anlise dos dados existentes na literatura sobre a situao dos arquivos universitrios brasileiros, constatou-se que algumas universidades j possuem seus arquivos organizados e seus sistemas em pleno funcionamento, porm, essas universidades representam uma minoria no cenrio nacional. Em algumas universidades, os arquivos que recolhem as informaes orgnicas, geralmente, no esto providos de metodologias arquivsticas. Por vezes, os documentos produzidos so armazenados indiscriminadamente; outras vezes, os documentos so eliminados sem critrios de avaliao, seleo e descarte, sob risco de perda de registros de valor permanente que contm informaes de relevncia para a administrao, para a pesquisa e para a preservao de fatos histricos (OHIRA et al, 2004). A preocupao com os arquivos da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC, no recente. Muller (1989), levantou a situao dos arquivos dos diversos centros de ensino, avaliando a estrutura fsica e administrativa dos mesmos. Os resultados revelaram que as condies fsicas e ambientais no eram adequadas. A grande quantidade de documentos produzidos estava inchando o local, sem nenhum controle, mecanismos de recolhimento ou descarte e muito menos de conservao e recuperao, como tambm, inexistncia de mtodo de arquivamento especfico, prejudicando a recuperao dos documentos. Diversas iniciativas ocorreram no sentido de organizar de modo racional a produo documental gerada desde a criao da Universidade do Estado de Santa Catarina. Entretanto, somente na atual Administrao que a importncia da elaborao e regulamentao da poltica de gesto documental na instituio alcanou a esfera da Reitoria. Um levantamento dos Sistemas de Arquivos Universitrios existentes em outras universidades brasileiras, como a UNICAMP Universidade de Campinas, a USP Universidade de So Paulo, a UFPB Universidade Federal da Paraba, a UEL Universidade Estadual de Londrina, a UFMG

Universidade Federal de Minas Gerais, dentre outras, serviram de base para a elaborao de uma proposta consistente que atendesse as necessidades da UDESC.

2 CONTRIBUIO DO CURSO DE BIBLIOTECONOMIA

A qualificao e capacitao de recursos humanos na rea de Arquivstica podem ser consideradas um srio problema no Estado de Santa Catarina, pela ausncia de um curso superior em Arquivologia. Cursos ministrados por profissionais com formao na rea oferecidos por universidades e por instituies arquivsticas, como o Arquivo Pblico do Estado, como tambm, disciplinas especficas ministradas nos Cursos Graduao em Biblioteconomia, so solues encontradas para sanar alguns dos problemas enfrentados pelas instituies pblicas e privadas. A contribuio do curso de Biblioteconomia da UDESC na produo cientfica da rea de Arquivologia resultado da integrao do ensino, pesquisa e extenso, realizada a partir das atividades desenvolvidas nos seguintes contextos: a) Matriz Curricular do Curso de Biblioteconomia; b) Desenvolvimento de pesquisas no Programa da Iniciao Cientfica; c) Desenvolvimento de Trabalhos de Concluso de Curso TCC. Em relao s atividades de ensino, inseridas na matriz curricular do curso, destaca-se a disciplina de Estgio Curricular supervisionado, que oportuniza aos acadmicos o desenvolvimento de projetos visando organizao de arquivos pblicos e privados. Na disciplina de Fundamentos em Arquivologia, foi desenvolvida a proposta da Tabela de Temporalidade da UDESC, para as atividades-fim: ensino, pesquisa e extenso, relatada neste trabalho. Durante o perodo de 2004 a 2006 foram defendidos no Curso de Graduao em Biblioteconomia, 72 Trabalhos de Concluso de Curso, sendo que destes, oito com temticas da rea de Arquivologia, o que representa 11% da produo no perodo. Muitos dos trabalhos foram publicados em Anais de eventos e em peridicos especializados. No Programa de Iniciao Cientifica, foram desenvolvidas duas pesquisas na rea de arquivos intituladas: (i) Arquivos Pblicos Municipais Catarinenses: instrumentos de exerccio da cidadania realizada em 2002; e (ii) Arquivos Pblicos Estaduais do Brasil: avaliao de sites realizada em 2003, sendo os resultados das pesquisas, divulgados em eventos cientficos da rea, publicados em Anais de eventos e peridicos especializados.

Em 2006 foi apresentado a Pr-Reitoria de Planejamento o Projeto Conversando sobre Arquivos Universitrios. Podemos afirmar que um dos desafios do grupo o de romper com a barreira cultural em relao produo e guarda da documentao que ainda existe acumulada nos mais de 40 anos de existncia da Universidade, no sentido de sensibilizar os produtores de documentos sobre a importncia de se implantar uma poltica de gesto documental na instituio. De agosto a dezembro de 2006, foram realizados trs encontros, com a participao de dois servidores efetivos representantes de cada Centro de Ensino, sendo repassados aos participantes: os conceitos norteadores da teoria Arquivistica; as caractersticas dos documentos de arquivos; a importncia dos Arquivos Universitrios; o conceito de gesto documental; os instrumentos existentes e necessrios para a gesto de documentos, com destaque para a importncia da utilizao desses instrumentos e da importncia da informao arquivstica no processo de tomada de deciso em organizaes universitrias. A iniciativa de apresentar Reitoria a proposta para criao do Sistema de Arquivos da UDESC, teve origem no Curso de Biblioteconomia, durante o semestre de 2006/1 por iniciativa da Professora Maria Lourdes Blatt Ohira e da servidora Marlia Beatriz de Castro Schenkel, que recebeu ainda a adeso da professora Delsi Fries Davok.

3 GESTO DOCUMENTAL

Todo rgo pblico produz e acumula documentos, que registram as atividades no exerccio das suas competncias e funes. O problema encontra-se no acesso a essa documentao, nem sempre gil e preciso como exigem os tempos atuais. A organizao dos documentos de um rgo pblico agiliza o seu funcionamento dirio, proporciona fontes para o resgate de sua histria, alm de se constituir em elemento fundamental para o exerccio da cidadania (FERREIRA et al, 2002). Para a organizao dos arquivos, cada vez mais se faz necessrio o apoio de programas de gesto documental, amparados pela Lei 8.159/91, que considera gesto de documentos como,

[...] o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Para a efetiva gesto documental torna-se indispensvel utilizao de instrumentos especficos, fundamentados em princpios, padres, normas e tcnicas da Arquivstica, com destaque para os seguintes: o Glossrio de Espcies e Tipos Documentais; a Tabela de Temporalidade; o Plano de Classificao; as Normas de Descrio dos Documentos; os Instrumentos de Pesquisa; os Manuais Tcnicos e de Procedimentos e Dispositivos Constitucionais e Legais. O Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina, rgo responsvel pela preservao e divulgao da memria registrada na documentao pblica, vem cumprindo, desde 1960, a sua funo de recolher, preservar, organizar e prestar assessoramento tcnico, divulgando o patrimnio documental e colaborando com programas culturais e educativos. Segundo Soares (1996), no perodo de 1988 a 1995 o Estado de Santa Catarina passou por trs reformas administrativas afetando diretamente a estrutura organizacional do Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina. Mesmo assim, possvel destacar a trajetria do Arquivo Pblico nesse perodo, com destaque para as iniciativas relacionadas elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos. A partir de 1998 foram ministrados cursos de Arquivo corrente, intermedirio e permanente para servidores pblicos de diversos rgos, que receberam orientao tcnica sobre os procedimentos que deveriam ser adotados dentro de cada instituio para a organizao dos documentos e especialmente para a elaborao da Tabela de Temporalidade. Constata-se porm, que este projeto no obteve xito esperado. Em 1991, o Arquivo emitiu duas Instrues Normativas. A de no 1, de 9 de setembro de 1991, que orienta quanto aos procedimentos relativos ao arquivamento da documentao oficial e a de no 3, de 23 de outubro de 1991, que orienta sobre os procedimentos relativos s atividades de protocolo relacionadas a expedio, recebimento e tramitao de correspondncias e formao de processos. A publicao destas normas foi importante para o Arquivo Pblico retomar a elaborao da Tabela de Temporalidade. Apesar de todos os esforos, no foi atingido o resultado esperado. Em 1995 o projeto de elaborao da Tabela de Temporalidade ganha novo impulso, sendo criadas nos rgos estaduais comisses responsveis pelo levantamento de todas as sries documentais produzidas e acumuladas, relacionando a tipologia, as datas limites, a quantidade, o suporte e o acondicionamento, resultado da promulgao da Lei 9.747, de 26 de novembro de 1994, que, dispe sobre a avaliao e destinao dos documentos da Administrao Pblica Estadual (SANTA CATARINA, 1994).

A Lei 9747/1994, determina no Art. 14, que: As Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes tero um prazo de 90 (noventa) dias a contar da data da publicao desta Lei para designarem as comisses de avaliao dos documentos e submeterem apreciao do Arquivo Pblico do Estado, as respectivas Tabelas de Temporalidade. No Art. 8o determina que os prazos de vigncia e precaucional dos documentos pblicos estaduais constaro obrigatoriamente, de tabelas de temporalidade que sero elaboradas por uma comisso designada pelo titular de cada rgo, e devero ser publicadas mediante portaria, aps a aprovao do Arquivo Pblico do Estado. Em 2005 o Estado passa por nova reforma administrativa, a partir da Lei Complementar no 284, de 28 de fevereiro, que estabelece modelo de gesto para a

Administrao Pblica Estadual. O Arquivo Pblico do Estado passa a ser subordinado Secretaria de Estado da Administrao e sua estrutura organizacional composta pela Diretoria de Gesto do Arquivo Pblico do Estado DGAP, subordinada a Diretoria, e pelas seguintes gerncias: Gerncia de Gesto Documental GEDOC e Gerncia de Recuperao Documental GERED. O Decreto no 4.160, de 29 de maro de 2006, aprova o Regimento Interno da Secretaria de Estado de Administrao, e apresenta na Seo V as competncias da Diretoria de Gesto do Arquivo Pblico e respectivas gerncias (SANTA CATARINA, 2006). Especfico em relao Tabela de Temporalidade, no Regimento Interno da SEA, contempla no Art. 33, que compete a Diretoria de Gesto do Arquivo Pblico:

IV propor cdigos de classificao, tabelas de temporalidade e destinao de documentos, bem como autorizar a eliminao de documentos de arquivos dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual; XVI propor a composio da Comisso Permanente de Avaliao Documental do Governo do Estado.

No Art. 34, compete a Gerncia de Gesto Documental, subordinada diretamente Diretoria de Gesto do Arquivo Pblico:

II sugerir a normatizao da gesto documental da administrao pblica estadual; IV orientar os rgos setoriais e seccionais sobre a avaliao, seleo e destinao de documentos e elaborao das respectivas tabelas de temporalidade; V proceder a avaliao das tabelas de temporalidade dos rgos da administrao pblica estadual; X elaborar e manter atualizado o plano de classificao de documentos da Administrao Pblica do Estado.

Em nvel nacional destaca-se o papel do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, que a partir da resoluo no 14, de 24 de outubro de 2001, valida o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio, instrumento tcnico de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade em exerccio de suas funes e atividades e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativo s atividades meio da administrao pblica, registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos, que permite gerenciar os prazos de guarda e a destinao dos documentos (CONARQ, 2001). Ainda de acordo com o CONARQ, os rgos e entidades devero elaborar o seu plano de classificao e a sua tabela de temporalidade para as atividades-fim, a serem aprovadas, pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. A importncia da aprovao pelo CONARQ destes instrumentos tcnicos o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidades: atividades-meio - evidenciada no Decreto Federal no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que determina a utilizao dos mesmos por todos os rgos e entidades da administrao pblica federal, bem como na ao dos arquivos pblicos estaduais que os utilizam como modelos no desenvolvimento de instrumentos tcnicos que apiam seus programas de gesto de documentos (OLIVEIRA, 2006). O processo de organizao do Arquivo de qualquer instituio implica na realizao de diversas etapas que possibilitem a compreenso dos documentos em diversos nveis. Inicia com o diagnstico da produo documental, passando pela incluso de cada tipo documental numa lgica de organizao a classificao, at o estabelecimento de critrios de valorao, visando determinar a preservao ou eliminao dos documentos, atividade fundamental da avaliao apoiada pela aplicao da Tabela de Temporalidade. As orientaes do Arquivo Pblico do Estado para a elaborao das Tabelas de Temporalidade: atividades-fim da administrao direta, autarquias, fundao pblica, so as seguintes:

Funo: corresponde ao conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos. Identificado na Lei no 284/05, competncia de cada rgo. Sub-funo: Refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada sub-funo a uma vertente da funo. Identificado na Lei na Lei no 284/05, competncia de cada rgo, e no Regimento Interno de cada instituio governamental. Atividade: Relacionadas s aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de cada Funo. Identificada a partir do Regimento Interno de cada instituio governamental

Documento: Constam os tipos de documentos produzidos, recebidos ou acumulados na Unidade. Um tipo de documento se distingue de outro a partir da funo, subfuno e atividade que lhe d origem.

4 TABELA DE TEMPORALIDADE DA UDESC A criao e acumulao de documentos por uma instituio e/ou indivduo ocorre sempre de acordo com as funes e atividades exercidas por ela durante sua existncia. Para compreender o arquivo, necessrio compreender quem o produziu. A partir do entendimento das funes e atividades, entende-se o contexto da produo documental. Aps o levantamento das funes exercidas, importante verificar como essas funes so materializadas, isto , quais documentos so ou foram gerados em cada atividade (PAZIN, 2004). Para elaborao da Tabela de Temporalidade, considerada o Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos: transferncia, recolhimento, eliminao reproduo de documentos, na qual constam todos os documentos existentes na instituio, com os respectivos prazos nos Arquivos Correntes e Intermedirios, necessrio ter clareza em relao s instrues do Arquivo Pblico do Estado, para aplicao no contexto em que a mesma est sendo elaborada. No caso da Universidade do Estado de Santa Catarina temos: Funo: corresponde ao conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos. Identificado na Lei no 284/05, competncia de cada rgo. A lei complementar no 284/05, estabelece modelo de gesto para a administrao Pblica Estadual e dispe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo. Sub-funo: Refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada sub-funo a uma vertente da funo. Identificado na Lei no 284/05, competncia de cada rgo. Na seo III Da Fundao Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC, no Art. 96. [...] tem por objetivos especficos o ensino, a pesquisa e a extenso, integrados na formao tcnico-profissional, na difuso da cultura e na criao filosfica, cientfica, tecnolgica e artstica. Complementada com o que consta no Regimento Interno de cada instituio governamental. Atividade: Relacionadas s aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de cada Funo. Identificada a partir do Regimento Interno de cada instituio governamental.

Portanto, as atividades-fim da UDESC so relacionadas com s atividades de Ensino, de Pesquisa e de Extenso. Documento: Constam os tipos de documentos produzidos, recebidos ou acumulados na Unidade. Um tipo de documento se distingue de outro a partir da funo, sub-funo e atividade que lhe d origem. A proposta da Tabela de Temporalidade, para as atividades-fim da UDESC foi elaborada pelos acadmicos do Curso de Graduao em Biblioteconomia na disciplina de Fundamentos em Arquivologia e analisada, discutida e referendada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos instituda pela Portaria no 299/2004. A metodologia utilizada na disciplina de Fundamentos em Arquivologia, para a elaborao da TT envolveu as seguintes etapas: a) consulta e exame dos documentos oficiais como o estatuto e o regimento interno para identificao da estrutura, das funes e das atividades desenvolvidas na instituio, com o objetivo de entender o contexto da produo documental; b) pesquisa em atos constitucionais como leis, decretos, resolues e instrues normativas, em mbito nacional, estadual e institucional; c) anlise do fluxo de informaes que permeiam a organizao, permitindo verificar o momento em que o documento produzido, que tipo de documento produzido, como o documento utilizado, por quais setores o documento tramita e qual a sua real necessidade; Segundo Pazin (2004, p. 5), [...] as funes desempenhadas pelas instituies prevalecem na concepo da produo documental. Determinadas funes nascem com a instituio, independente de seu tamanho e estrutura administrativa e s desaparecem no seu encerramento. Bellinatti (2006, p. 1), ilustra e define como ocorre em uma Unidade Organizacional, a seqncia Funo, Atividades, Tarefa e Operao e a compreenso do esquema apresentado na Figura 1, contribuiu para a elaborao da Tabela de Temporalidade. Funo o conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam as atribuies das unidades organizacionais, servindo como critrio para departamentalizao da empresa. Atividade conjunto de tarefas necessrias realizao do trabalho atribudo s unidades organizacionais Tarefa o agrupamento de operaes interligadas mediante determinada ordem seqencial, tomando-se em considerao a subdiviso do trabalho entre os indivduos de uma unidade organizacional.

Operao a parte indivisvel da execuo de uma tarefa, podendo ser executada manualmente ou por intermdio de instrumentos, ferramentas, mquinas etc.,
Figura 1 Relao Unidade Organizacional/Operao
UNIDADE UNIDADE ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL

FUNO

ATIVIDADE

TAREFA

OPERAO

Fonte: Bellinatti, A. J. (2006, p. 1),

Portanto, se conhecermos todas as operaes de uma atividade, temos condies de conhecer a unidade organizacional responsvel pelo desenvolvimento dessa atividade. Ao conhecermos as operaes, temos condies de conhecer a dinmica da unidade organizacional. E conhecendo a dinmica das unidades organizacionais de uma empresa, temos condies de conhecer a prpria empresa. Conhecendo a dinmica da empresa, temos condies de fazer uma anlise crtica de sua atuao em relao aos seus objetivos e propor alteraes nessa dinmica caso haja discrepncias. Retomando Pazin (2004), faz-se uma analogia com a Figura 1, ao recomendar que, para compreender o arquivo, necessrio compreender quem o produziu. A partir do entendimento das funes e atividades, entende-se o contexto da produo documental. Aps o levantamento das funes exercidas, importante verificar como essas funes so materializadas, isto , quais documentos so ou foram gerados em cada atividade.

UNIDADE UNIDADE ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL

FUNO

ATIVIDADE

DOCUMENTO

Para coleta das informaes foi realizada uma entrevista com os gestores e servidores responsveis por cada setor. Um roteiro bsico orientou as entrevistas, com o objetivo de garantir a obteno de informaes a respeito dos documentos produzidos e recebidos naturalmente pela Universidade, no desempenho de suas funes administrativas, de ensino, de pesquisa e de extenso. As informaes foram registradas em um formulrio especfico elaborado pelos alunos na disciplina de Fundamentos em Arquivologia. A importncia de se realizar uma entrevista destacada por Pazin (2004, p. 4) ao afirmar que:

A realizao de entrevistas com pessoas ligadas ao organismo produtor produz material riqussimo para compreender o Arquivo. As entrevistas devem priorizar os responsveis diretos pelas reas e deve conter questes bsicas ligadas identificao do setor, funes e atividades desempenhadas, alm de dados sobre os documentos produzidos ou acumulados e informaes gerais sobre o arquivamento.

A estrutura da Tabela de Temporalidade contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um rgo ou entidade no exerccio de suas atividades: os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria; a destinao final eliminao ou guarda permanente; e as observaes necessrias sua correta compreenso e utilizao. De acordo com Oliveira (2006, p.10), os campos so os seguintes:

Assunto (compreende as funes, atividades, espcies e tipos documentais) Neste campo esto registrados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade. Prazo de Guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediariam, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os produziu.

Destinao final neste campo registra-se a destinao estabelecida, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. Observaes Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas necessrias adequada utilizao da Tabela. Incluem-se ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e outros aspectos importantes e elucidativos do processo de avaliao.

A partir dessas orientaes, a Tabela de Temporalidade da UDESC apresenta a seguinte estrutura, sendo apresentado no Apndice A uma amostra da mesma.

SRIES DOCUMENTAIS ASSUNTO

PRAZO DE GUARDA FASE FASE CORRENTE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

Dentre as instrues normativas da Secretaria de Estado da Administrao, destaca-se a Instruo Normativa no 04/2006 que:

Orienta quanto aos procedimentos para a designao das Comisses de Avaliao de Documentos e para a elaborao, atualizao e aprovao das Tabelas de Temporalidade dos documentos pblicos produzidos e acumulados pelas Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes.

A mesma instruo no Art. 1o define Tabela de Temporalidade como o instrumento de destinao dos documentos pblicos, que determina os prazos para a transferncia, o recolhimento, a eliminao e a reproduo de documentos. E considera:

Transferncia: a passagem de documentos dos arquivos correntes das unidades que produzem e acumulam documentos para o arquivo central do rgo, que dever ser feita obrigatoriamente por meio do instrumento descritivo: guia de remessa de documentos constantes na Instruo Normativa no 01/2006. Recolhimento: a entrada dos documentos oriundos dos arquivos centrais, avaliados como permanentes na respectiva Tabela de Temporalidade, para a Diretoria de Gesto do Arquivo Pblico, acompanhados obrigatoriamente, de instrumento descritivo para a recuperao da informao e seu acesso ao pblico. Eliminao: considera a destruio dos documentos, prevista nas respectivas Tabelas de Temporalidade, cuja operacionalizao depender do volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de fragmentadoras, seguindo o tramite legal.

No Art. 3o da Instruo Normativa no 04/2006/SEA, a Tabela de Temporalidade ser elaborada, obrigatoriamente, por uma Comisso, contendo no mnimo cinco integrantes, servidores pblicos, preferencialmente em exerccio nas reas de protocolo e arquivo, recursos humanos, financeira e contbil, assessoria do gabinete do titular, consultoria

jurdica. [...] A comisso ser designada pelo titular de cada rgo pblico, por meio de Portaria [...]. A Tabela de Temporalidade foi analisada, discutida e referendada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos instituda pela Portaria no 299/2004. Foi aprovada pela Secretaria de Estado da Administrao Arquivo Pblico do Estado e publicada no Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina, n. 18.031 de 21 de dezembro de 2006, p. 53-58. Segundo Decreto no 4.073 de 3 de janeiro de 2002, a adoo da Tabela de Temporalidade determina a constituio de uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (BRASIL, 2002), com a responsabilidade de proceder e/ou sugerir adaptaes, orientar sua aplicao, diminuir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos, fornecer subsdios para a reviso peridica no que se refere aos documentos relativos as atividades-meio e promover a elaborao das classes relativas s atividades-fim, complementando a tabela bsica e submetendo-a a aprovao da instituio arquivstica pblica (OLIVEIRA, 2006). Nesse sentido, destaca-se segundo a INT-004/2006 que,

Caber ainda a Comisso de Avaliao de Documentos das Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes promover a atualizao das respectivas Tabelas de Temporalidade a cada dois anos, para que se registre as modificaes ocorridas nos documentos oficiais (criao e/ou extino de tipos e srie documentais) e na estrutura do rgo.

Em junho de 2007 foi aprovado pela Resoluo no 044/2007 CONSUNI, o Regimento Geral da Fundao Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC. Portanto, tornou-se necessrio constituir uma nova Comisso Permanente de Gesto Documental, para atualizao da Tabela de Temporalidade e sua adequao ao novo Regimento Interno da Universidade. A comisso constituda por servidores representantes de cada Centro de Ensino e que participam do grupo de Trabalho Conversando sobre Arquivos Universitrios, por entender que participam deste grupo, servidores motivados, conhecedores das questes relacionadas aos Arquivos, conscientes da importncia do trabalho e comprometidos com o Projeto de Arquivos e com a Universidade. Participam ainda da Comisso, docentes do Curso de Biblioteconomia e um advogado da instituio, para prestar consultoria jurdica. As palavras de Soares (2000, p. 163), sobre a situao dos arquivos do Estado, muito bem refletem o esforo e o trabalho do Grupo de Trabalho Conversando sobre Arquivos Universitrios, da Comisso Permanente da Tabela de Temporalidade, como tambm, a situao atual dos arquivos da UDESC,

Esta tarefa bastante rdua tendo em vista o acmulo de papis armazenados, muitos inclusive sem nenhum critrio tcnico de organizao, e quase sempre empilhados em locais insalubres, pores, fundo de garagem etc. Mas no sero estas dificuldades que inviabilizaro o trabalho, ele ser realizado, e com urgncia, sob pena de termos lacunas irreparveis na histria de Santa Catarina.

Espera-se com a atualizao e a aplicao da Tabela de Temporalidade a garantia da: a) preservao e guarda de documentos que contenham informaes administrativas, legais, fiscais e probatrios produzidos e recebidos pela Universidade; b) economia de espao fsico uma vez que, s sero guardados documentos que so consultados e que possuem valor permanente, facilitando o acesso s informaes produzidas na UDESC em cumprimento de suas atribuies, contribuindo assim, para a sua eficincia administrativa e acadmica. De acordo com a INT 004/2006/SEA, A Tabela de Temporalidade o instrumento legal que evita o acmulo desordenado e desnecessrio de papis nas unidades acumuladoras de documentos e asseguram a legalidade do descarte de documentos.

5 PROCEDIMENTOS PARA APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE

A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos Relativos s AtividadesFim, dever ser aplicada em todos os Centros de Ensino da Universidade, que desejarem proceder avaliao e destinao final de seus conjuntos documentais. Temos certeza que a tarefa de aplicao da Tabela de Temporalidade mais complexa, difcil e problemtica do que a sua elaborao. o momento de colocar a mo na massa, ou no lixo e na poeira, onde ningum quer estar. A competncia para conduzir as atividades de gesto de documentos nos diversos centros da UDESC da Comisso Permanente de Gesto Documental. As Comisses so grupos permanentes e multidisciplinares, institudos nos rgos da Administrao Pblica Estadual nos termos da Lei 9747/1994, e da Instruo Normativa 004/2006-SEA. Sua aplicao permitir a organizao dos documentos que esto sendo produzidos atualmente, dos documentos acumulados no passado que esto desorganizados e ainda garantir a continuidade dos critrios adotados no futuro. Ou seja, constitui um dos passos indispensveis implementao de uma poltica de gesto documental e consignar inmeros benefcios dentre eles: Simplificao e racionalizao dos procedimentos de gesto dos documentos; Garantia de acesso s informaes;

Agilidade na tomada de decises; Maior qualidade e produtividade s atividades de ensino, pesquisa e extenso; Favorece o planejamento, o controle e a transparncia da administrao pblica. A avaliao dos documentos, visando a sua destinao final deve ocorrer na fase

corrente Arquivo Corrente e na fase intermediria Arquivo Intermedirio, apoiada nos instrumentos de gesto especficos e na legislao vigente da rea de Arquivstica, em nvel nacional e estadual. A Fundao Oswaldo Cruz FIOCRUZ (2000), destaca os procedimentos que devem ser adotados em cada fase e que foram adaptados para o contexto da UDESC. Para a destinao dos documentos na fase corrente, devem ser adotados os seguintes procedimentos: a) separar os documentos que sero destinados ao Arquivo Intermedirio, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase corrente; b) eliminar as cpias e vias cujo original se encontre no mesmo dossi; c) eliminar os documentos e formulrios cujas informaes sejam recapituladas em relatrios; d) eliminar a correspondncia que no contenha nenhum valor informativo (por ex. ofcios e memorandos encaminhando documentos em anexo); e) proceder ao registro dos documentos a serem eliminados no formulrio Listagem de Eliminao de Documentos, que dever ser submetida ao setor responsvel pela rea de arquivo de cada unidade; f) proceder eliminao; g) proceder ao registro dos documentos a serem transferidos ao Arquivo Intermedirio no formulrio Listagem Descritiva do Acervo; h) acondicionar os documentos para a transferncia ao Arquivo Intermedirio, seguindo orientaes do setor responsvel pela rea de arquivo; i) proceder transferncia; Para a destinao de documentos na fase intermediria, devem ser observados os seguintes procedimentos: a) separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda para esta fase; b) proceder triagem dos documentos selecionados para guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda c) proceder alterao do suporte, se for o caso; d) proceder ao registro dos documentos a serem eliminados no formulrio Listagem de Eliminao de Documentos, que dever ser submetido, atravs do setor responsvel pela rea de arquivo, Comisso Permanente de Gesto Documental da UDESC; e) proceder eliminao; f) elaborar termo de eliminao; g) proceder ao registro dos documentos a serem recolhidos ao arquivo permanente da UDESC; h) acondicionar os documentos para recolhimento.

Para a eliminao de documentos, devem ser observados as orientaes do CONARQ, contidas na Resoluo no 7, de 20 de maio de 1997. De acordo com o Art. 1o a eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade [...] (CONARQ, 1997). Para a efetivao do processo de eliminao de documentos devero ser cumpridos os seguintes procedimentos:

PROCEDIMENTOS
Listagem de Documentos Eliminao de

OBJETIVOS
Registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados. Aprovar a relao/listagem dos documentos a serem eliminados. Registrar as informaes relativas ao ato de eliminao. Tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda. Publicar no Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina. Eliminao de documentos pblicos, com a superviso de servidor autorizado.

INSTRUMENTOS
Anexo 1 Resoluo CONARQ Ata Anexo 2 Resoluo CONARQ Anexo 3 Resoluo CONARQ Edital no 7,

Ata da Comisso Permanente de Gesto Documental Termo de Eliminao de Documentos

no no

7,

Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

7,

Encaminhar para publicao no DOE, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Proceder a fragmentao dos documentos (manual ou mecnica).

Doao nos termos da legislao em vigor.

Sua aplicao refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos, e, para que seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos funcionrios responsveis pela execuo das atividades arquivsticas nos diversos Centros de Ensino da Universidade.

6 CONSIDERAES FINAIS

Foi pensando na implementao de um sistema de gerenciamento de arquivos, com a adoo dos princpios da Arquivologia atual, com a utilizao dos recursos das tecnologias de informao e comunicao fundamentadas na legislao pertinente da rea que a Proposta para a criao do Sistema de Arquivos foi apresentada a administrao da Universidade. A sensibilizao dos gestores da universidade e da comunidade universitria em relao s questes de arquivos vem ocorrendo de modo paulatino, com maior nfase a partir

de agosto de 2006, quando foi institudo o Projeto Conversando sobre Arquivos Universitrios. Podemos afirmar que um dos desafios do grupo ser o de romper com a barreira cultural em relao produo e guarda da documentao que ainda existe acumulada nos seus mais de 40 anos de existncia. necessrio sensibilizar os produtores de documentos sobre a importncia de se implantar uma poltica de gesto documental para a Universidade. Espera-se que com a implantao de uma poltica de gesto documental eficaz, os documentos gerados tornem-se fontes primordiais para o processo de tomada de deciso da administrao, transparncia das aes administrativas, como tambm registros da memria institucional. Com relao a aplicao da Tabela de Temporalidade espera-se que s sero guardados os documentos que so consultados e que possuem valor permanente, facilitando o acesso s informaes produzidas na UDESC em cumprimento de suas atribuies, contribuindo para a sua eficincia administrativa e acadmica, como tambm de preservao da memria institucional e fonte de pesquisa A efetiva implantao da Tabela de Temporalidade dos Documentos da UDESC objetiva a simplificao e racionalizao dos procedimentos de gesto dos documentos e das informaes, ou seja, permitir uma considervel reduo da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com conseqente otimizao do espao fsico e racionalizao de custos.

REFERNCIAS

BELLINATTI, Armando Jos. Representao grfica de sistemas: Curso organizao de sistemas administrativos. So Paulo: CEPAM, 2006. Disponvel em: <http://www.cepam.sp.gov.br/v10/arquivos/seminarios> Acesso em 20 abril. 2006. BRASIL. Lei n. 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [Republica Federativa do Brasil] Braslia, DF, 9 de jan. 1991. BRASIL. Decreto n. 4.073 de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.. Dirio Oficial [Republica Federativa do Brasil] Braslia, DF, 4 de jan. 2002. CONARQ. Dicionrio de Terminologia Arquivistica. Brasileiros, 1996. So Paulo: Associao dos Arquivistas

CONARQ. Resoluo no 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [Republica Federativa do Brasil] Braslia, DF, 23 de maio 1997. CONARQ. Resoluo no 14 de 24 de outubro de 2001 Dirio Oficial [Republica Federativa do Brasil] Braslia, DF, 8 de fev. 2002. FERREIRA, Lcia de Ftima Guerra et al. Patrimnio arquivstico e capacitao de recursos humanos. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE EXTENSO UNIVERSITRIA. I, Joo Pessoa, 2002. Anais... Disponvel em <http://www.prac.ufpb.br/anais/> Acesso em 14 de maio de 2007. FUNDAO OSWALDO CRUZ FIOCRUZ. Tabela de Temporalidade e Destinao Documentos de Arquivo relativo s atividades-meio da Fundao Oswaldo Cruz. Rio de Janeiro, 2000. Disponvel em http://www.coc.fiocruz.br/sigla/dadsa1_tabmeio1.htm. Acesso em 20 de maro de 2007. MULLER, Ory Terezinha. Relatrio de pesquisa sobre os arquivos inativos da Universidade para o Desenvolvimento do Estado de Santa Catarina. Florianpolis: UDESC, 1989 OHIRA, Maria Lourdes Blatt at al. Gesto de documentos em Arquivos Universitrios: estudo de caso no Arquivo Central da FAED/UDESC. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 1, Braslia, nov. 2004. Anais... [ Cd-Rom] OLIVEIRA, Maria Izabel de. Instrumentais tcnicos da gesto de documentos: o cdigo de classificao e a Tabela de Temporalidade e destinao de documentos de arquivos. CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, II, Porto Alegre, 2006. Anais... Disponvel em: <http://www.aargs.com.br/cna/> Acesso em 13 de maio de 2007 PAZIN, Mrcia Cristina de Carvalho. Tipologia Documental como instrumento de avaliao. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 1, Braslia, nov. 2004. Anais... [ Cd-Rom] SANTA CATARINA. Lei complementar 284, de 28 de fevereiro de 2005. estabelece modelo de gesto para administrao Pblica estadual e dispe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo. SANTA CATARINA. Decreto n. 4.160, de 29 de maro de 2006. Aprova o regimento Interno da Secretaria de Estado da Administrao, a distribuio dos cargos de provimento em comisses, funes tcnicas gerenciais e funes de chefia que compem a estrutura do rgo e estabelece outras providncias. Publicado do DOES em 18 abril 2006. SANTA CATARINA. Instruo Normativa 004/2006/SEA orienta quanto aos procedimentos para a designao das Comisses de Avaliao de Documentos e para a elaborao, atualizao e aprovao das Tabelas de Temporalidade dos documentos pblicos produzidos e acumulados pelas Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes. Publicada no DOSC em 9 de janeiro de 2006. p. 8 SANTA CATARINA. Lei 9.747, de 26 de novembro de 1994. Dispe sobre a avaliao e destinao dos documentos da Administrao Pblica estadual, e da outras providncias. SANTOS, Wilma Moreira dos, SANTOS, Silvana Aparecida dos. O projeto de gerenciamento de Arquivos para a Universidade Federal de Minas Gerais: o desafio e as perspectivas. In: In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 1, Braslia, nov. 2004. Anais... [ Cd-Rom] SOARES, Talita de Almeida Telemberg. Governo do estado de Santa Catarina e a elaborao da Tabela de Temporalidade. In: ENCONTRO CATARINENSE DE ARQUIVOS, VII, Florianpolis, 1996. Anais... Florianpolis, AAA/SC, 2000. p. 154-163.

APNDICE A
UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA PR- REITORIA DE ENSINO - PROEN COORDENADORIA DE CAPACITAO E MOVIMENTAO DOCENTE CHEFIA DE DEPARTAMENTO - CENTROS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
SRIES DOCUMENTAIS ASSUNTO CAPACITAO DOCENTE Plano de capacitao de docente Relatrio de capacitao Estatstica de capacitao MOVIMENTAO DOCENTE Planilha de Ocupao docente Credenciamento de docentes Anlise tcnica de credenciamento de docentes DEDICAO EXCLUSIVA -DE Processo de solicitao e de renovao DE Relatrio Anual DE Resoluo Portaria PROMOO POR REFERNCIA Relatrio produo acadmica Relatrio da Comisso Resoluo Portaria REUNIES ORDINRIAS E EXTRAORDINRIAS Ata CORRESPONDNCIA Comunicao Interna Recebida e Expedida de mero encaminhamento de cumprimentos de pedidos diversos de rotinas administrativas de assuntos referentes s atividades finalsticas Ofcio Recebido e Expedido de mero encaminhamento de cumprimentos de pedidos diversos de rotinas administrativas de assuntos referentes s atividades finalsticas Livro de protocolo Quando no formar processo 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 3 anos 3 anos 3 anos 3 anos 13 anos Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Permanente Quando no formar processo 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 3 anos 3 anos 3 anos 3 anos 13 anos 3 anos Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Permanente Eliminao 2 anos 2 anos Enquanto vigora Enquanto vigora 60 anos 5 anos 3 anos 3 anos Permanente Permanente Eliminao Eliminao Publicado D.O.E Publicado D.O.E 2 anos 2 anos Enquanto vigora Enquanto vigora 34 anos 5 anos 3 anos 3 anos Eliminao Permanente Eliminao Eliminao Publicado D.O.E Publicado D.O.E 2 anos 2 anos At aprovao pelo CONSEPE 5 anos 5 anos 5 anos Permanente Permanente Permanente 2 anos 2 anos 2 anos 3 anos 5 anos 5 anos Eliminao Eliminao Permanente PRAZO DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA DESTINAO FINAL OBSERVAES

2 anos

13 anos

Permanente

Digitalizado

Maria Lourdes Blatt Ohira E-mail: blattohira@gmail.com Recebido: 03/07/2007 Aprovado: 01/09/2007