PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Cdigo: CI-PD-01 Versin: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Pgina: 1 de 4

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

1. Objetivo Divulgar al interior del Ministerio la informacin institucional y de inters, con el propsito de mantener un canal unificado que aporte para el fortalecimiento de la cultura institucional. 2. Alcance El procedimiento inicia con la identificacin de una informacin de inters y de servicio para los servidores pblicos del Ministerio del Trabajo en los niveles central y territorial, y termina con el envo del mensaje a travs de los canales establecidos. 3. Definiciones Campaa: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Comunicacin interna u organizacional: Es la difusin de las polticas e informacin generada al interior de la entidad de inters para sus servidores pblicos. Correo electrnico: Es un medio para la gestin de la informacin interna del Ministerio. Informacin primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la entidad est en permanente contacto. Informacin secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pblica, provenientes del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la Entidad. Mensaje: Es una comunicacin de inters, de conocimiento o de utilidad para los funcionarios de las entidades. Debe ser claro, breve y de inters. 4. Generalidades del procedimiento Todos los mensajes deben ser elaborados cumpliendo con las directrices del Manual de Imagen Institucional. El manual de imagen del Ministerio del Trabajo fue aprobado en febrero de 2012. 5. Descripcin de las actividades Nro. 1. 2. Actividad Responsable del del Matriz de Registro /documento

Definir canales de comunicacin, su forma de Asesor administracin y su disponibilidad permanente. despacho MinistroActualizar la Matriz de Comunicacin que servir de

PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Cdigo: CI-PD-01 Versin: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Pgina: 2 de 4

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

base al Ministerio para determinar responsabilidades y esquema de comunicacin. 3. Recibir, va correo, solicitudes de los funcionarios que Periodista requieren divulgar alguna informacin interna encargada de la comunicacin interna - Jefe rea solicitante Analizar conjuntamente con el rea solicitante la Periodista peticin de divulgacin de informacin. encargada de la Este anlisis es importante a fin de definir si: comunicacin interna - Jefe Corresponde a un mensaje informativo o de rea solicitante servicio de publicacin nica y puntual. Corresponde a mensajes peridicos y recurrentes. Se requiere de una campaa a corto o mediano plazo. Se definen canales, poblacin objeto, fecha de divulgacin, tipo de lenguaje a utilizar. Recibir la informacin de las diferentes reas. Jefe rea solicitante Editar y disear el mensaje y/o la campaa. Periodista encargada de la comunicacin interna Revisar conjuntamente con el rea solicitante el Periodista mensaje o campaa diseada a fin de recibir su encargada de la aprobacin. comunicacin interna - Jefe rea solicitante Dar visto bueno al mensaje o la propuesta de campaa. Asesor del despacho del Ministro Enviar y/o publicar mensaje a los servidores pblicos Periodista y rea objeto del mismo en los canales definidos. de sistemas Almacenar digitalmente los mensajes enviados. Periodista encargada de la comunicacin interna Recibir de las reas solicitantes su grado de Jefe rea satisfaccin con el cumplimiento de los objetivos solicitante esperados del mensaje y/o campaa.

Comunicaciones Internas y Externas MinTrabajo CI-OD-01 Correos electrnicos

4.

5. 6.

Correo electrnico Mensaje diseado

7.

Mensaje revisado

diseado

8. 9. 10.

Mensaje aprobado

diseado

Mensaje publicado en el canal establecido Archivo con el mensaje Correo electrnico

11.

PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Cdigo: CI-PD-01 Versin: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Pgina: 3 de 4

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

12.

Tomar acciones para mejorar los mecanismos comunicacin interna. FIN

de Asesor despacho Ministro

del Acciones preventivas, del correctivas y de mejora

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5). Actividad 1. Los responsables de los recursos tecnolgicos garantizarn la conectividad para el acceso oportuno a travs del correo electrnico institucional en los niveles central y territorial. Actividades 2 y 4. Los responsables de los dems procesos garantizarn el envo y actualizacin de la informacin que se divulgar a travs de la comunicacin interna con el tiempo suficiente (mnimo 2 das antes) para su publicacin y garantizando la confiabilidad de la informacin a publicar. Actividad 2. Se determinan las condiciones del mensaje a publicar. Tipo de mensaje: informativo o de servicio de publicacin nica y puntual, mensajes peridicos y recurrentes, se requiere de una campaa a corto o mediano plazo. Se definen canales, poblacin objeto, fecha de divulgacin, tipo de lenguaje a utilizar. Actividades 6, 7, y 8. Se verifica que se cumpla: manual de imagen institucional, tipo de lenguaje del mensaje, inclusin de toda la informacin correspondiente, confiabilidad de la misma, diseo, parmetros de publicacin. Actividad 8. Los responsables del Proceso de Comunicacin Institucional garantizarn la publicacin oportuna en la comunicacin interna. 7. Anexos Canal Correo electrnico ANEXO 1. CANALES DE COMUNICACIN Tipo de informacin Ver. Matriz de Comunicacin Informacin de inters para los servidores pblicos del Ministerio. Polticas y objetivos institucionales, lineamientos administrativos y tcnicos, funciones, responsabilidades, no conformidades. Informacin de inters para los servidores pblicos del Ministerio y de la ciudadana en general. Trmites, Polticas y objetivos institucionales, Responsable de su actualizacin Jefes de rea Grupo de Comunicaciones Gestin de Talento Humano. Administracin de Bienes y Servicios. Jefes de rea. Secretaria General Oficina de Planeacin Grupo de Comunicaciones y los contenidos las reas correspondientes.

Pgina web

PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Cdigo: CI-PD-01 Versin: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Pgina: 4 de 4

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

requisitos legales, procedimientos, lineamientos administrativos y tcnicos, funciones, responsabilidades, no conformidades. Informacin de inters para los ciudadanos, Lineamientos administrativos y tcnicos, no conformidades. Informacin de inters para los servidores pblicos de la Direccin Territorial y de la ciudadana de la regin. Polticas y objetivos sectoriales e institucionales, Lineamientos administrativos y tcnicos. Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos tcnicos y administrativos. Lineamientos tcnicos y administrativos Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos tcnicos y administrativos. Polticas y objetivos sectoriales e institucionales, Lineamientos tcnicos y administrativos, funciones, responsabilidades CONTROL DE CAMBIOS Cambio realizado Motivo del Cambio

Redes sociales Carteleras

Periodista de redes sociales del Grupo de comunicaciones Directores Territoriales

Boletines de prensa Video conferencias Medios audiovisuales Comits sectoriales e institucionales

No. versin

tem del Cambio

Fecha del cambio

Nombre

Cargo Firma

CONTROL DE DOCUMENTOS Elabor Revis Aprob Jaime Hernando Triana Luis Ernesto Gmez Juliana Ramrez Ciodaro Londoo Janeth Cepeda Melendez Jefe Prensa Representante de Asesora de Comunicaciones Profesional Especializada la Direccin para el del Despacho del Ministro SIG