GUIA TCNICA ADMINISTRATIVA PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES

1. Finalidad Establecer el procedimiento tcnico administrativo para verificar la existencia fsica de los productos farmacuticos y afines existentes en los almacenes especializados, sub almacenes y establecimientos de salud de las Direcciones de Salud, Direcciones Regionales de salud y Gerencias Regionales de Salud. 2. Alcance La presente gua es de aplicacin en todas las dependencias (DISA, DIRESA, GERESA, Red, Microrred, otros) y establecimientos de salud (Hospital, Instituto Especializado, CLAS, Farmacias Institucionales, Centros y Puestos de Salud. Almacn y Sub-almacenes) que tengan existencias fsicas de productos farmacuticos y afines. 3. Base legal a. DL. N 22056 b. R.J. N118-80-INAP/DNA Modificado por R.J. N133-80-INAP/DNA c. d. e. f. Instituye el Sistema de Abastecimiento. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia Temporal de Bienes SA.07 Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes y Servicios R.J. N 335-90-INAP/DNA Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional Ley N 28716 Ley de Control Interno de las Entidades Pblicas R.C. N 320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector Pblico. R.M. N 1753-2002-SA/DM Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos Mdico-Quirrgicos del Ministerio de Salud SISMED y su modificatoria R.M. N 367-2005/MINSA

4. Disposiciones Generales 4.1 El Inventario de las Existencias Fsicas, consiste en constatar la existencia o presencia real de los productos farmacuticos y afines, en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal as como verificar el estado de los mismos. 4.2 La responsabilidad de efectuar los Inventarios Fsicos es del Director de OGA y del Director de Logstica. 4.3 Se realiza un inventario de tipo masivo al barrer, que incluye a todos los productos farmacuticos y afines almacenados y en custodia temporal, incluyendo los vencidos, deteriorados y rotos. El quipo designado procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado, continuando el control de todos los productos farmacuticos y afines, sin excepcin alguna. _________________________________________________________________
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4.4 El inventario ser cerrado, esto con el objeto de facilitar su ubicacin, verificacin y conteo rpido de los productos farmacuticos y afines. 4.5 Para el levantamiento del Inventario de Existencias Fsicas se usar los formatos del Anexo N 1 Formatos para el Conteo Fsico de Productos Farmacuticos y Afines (anexo a la presente gua). 4.6 La Direccin de Logstica, el Responsable del Almacn Especializado y Responsable del Servicio de Farmacia segn corresponda, deben garantizar que existan las condiciones mnimas para la toma de inventarios. 4.7 La Direccin de Medicamentos, Responsable de Informacin del SISMED, Responsable de Almacn y Sub-almacenes, Responsables de los Puntos de digitacin, Jefes de Establecimientos de Salud y Responsables de Farmacia de los establecimientos son responsables de la calidad y oportunidad del registro de la informacin de inventarios, debern verificar dicha informacin antes de cerrar el inventario en el sistema. 4.8 El Informe Final del Inventario Fsico, ser entregado al Director de Administracin con copia al Director de Logstica y al Jefe de Almacn de Logstica, o los que hagan sus veces de las correspondientes DIRESA / DISA / GERESA, firmados por los miembros integrantes de la Comisin de Inventario, as como por los responsables del almacenaje y/o custodia de los Productos Farmacuticos y Afines. 4.9 Se recomienda efectuar conciliaciones mensuales entre el stock fsico del SISMED y el krdex del SIGA, a fin de contar con informacin confiable y oportuna. 4.10 Los Directores Generales de las DISAS/DIRESAS/GERESAS, debern disponer se efecte peridicamente la verificacin fsica de la existencia de los productos farmacuticos y afines, a fin de corregir cualquier error u omisin, que se haya cometido en el procesamiento del registro. 4.11 Conciliado el Inventario, las diferencias no aclaradas (faltantes de inventario), sern informadas por la Comisin de inventario a la Direccin General de la Unidad Ejecutora, a fin de tomar las acciones administrativas de acuerdo a la normatividad vigente. 4.12 Los Productos Farmacuticos y Afines identificados como vencidos, deteriorados se proceder a iniciar el trmite de baja. 5. Proceso del Desarrollo del Inventario Fsico 5.1 Organizacin 5.1.1 El procedimiento de Inventario Fsico se iniciar con la conformacin de la Comisin de Toma de Inventario Fsicos de Productos Farmacuticos y Afines la cual ser nombrada con una Resolucin Directoral o un documento que consigne la instalacin de la misma. 2

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5.1.2

Esta camisn podr estar conformada por el siguiente personal: Un Representante de la oficina de Administracin, quien la presidir. Un Representante de la Direccin de Logstica. Un Representante de la Direccin de Economa. Un Representante de la Direccin de Medicamentos o de Farmacia, segn corresponda. Un Representante de la Oficina de Control Interno, quien acta como observador para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos. Esta comisin se encargar de la toma de inventarios del Almacn Especializado y de los Sub-almacenes que dependan directamente de la DISA/DIRESA/GERESA

5.1.3

A su vez se conformarn Equipos de Verificacin que tienen la responsabilidad de efectuar el conteo fsico, verificar el estado de conservacin, la fecha de expiracin e identificar los nmeros de lotes de los productos farmacuticos y afines. De preferencia no debe participar personal que labora en el mismo lugar donde se tomar el inventario. Puede estar constituido por dos verificadores uno de los cuales har la verificacin cuantitativa y cualitativa del bien y el otro el registro en la Tarjeta de Control Visible y el Formato de Inventario Fsico. Se podr contar con el apoyo de un profesional Qumico Farmacutico para las consultas tcnicas respectivas respecto a los productos farmacuticos y afines Estas comisiones deben firmar una Acta de instalacin con los miembros designados para dicha actividad, en donde participaran para: Sub-Almacenes El Jefe de la Red o Microred de salud de la jurisdiccin del sub-almacen, quien la presidir El responsable de las funciones administrativas Un personal de salud de la red, micro red. En el caso de que el sub-almacn pertenezca directamente a la DISA/DIRESA/GERESA la toma de inventario la realizar la comisin de la DISA/DIRESA/GERESA. Centros y Puestos de salud, CLAS El Jefe del establecimiento de salud que lo presidir El responsable de la funcin administrativa Profesional o tcnico de la salud del establecimiento

5.1.4

5.1.5

La Direccin de Logstica proporciona a cada Equipo de Verificacin los materiales necesarios efectuar el inventario: formatos, lapiceros, entre otros, as como instrumentos que les permita manipular (subir, bajar, desembalar, calcular, marcar y/o rotular, etc.) e igualmente dispondr de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente. Los responsables del Almacn Especializado, Sub-almacenes, Farmacia de los establecimientos de salud participarn de apoyo en el ordenamiento, ubicacin de los productos mas no formarn parte de la comisin.

5.1.6

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5.1.7

Ordenamiento: Los productos farmacuticos y afines almacenados y/o custodiados deben estar ordenados por lotes y fecha de vencimiento, e identificados con su respectiva tarjeta de control visible, de tal manera que faciliten la verificacin y conteo. La Direccin de Medicamentos en coordinacin con la Direccin General de Salud de las Personas de la DISA/DIRESA/GERESA y los coordinadores para el caso de las Intervenciones Sanitarias de Tuberculosis y ITS VIH/SIDA determinaran en cada establecimiento de salud donde se brinde tratamiento de estos (consultorios de enfermera, consultorios de las estrategias, entre otros), el nmero de pacientes en tratamiento y la cantidad necesaria para el tratamiento completo de cada paciente. Los medicamentos que resulten sobrantes de este anlisis sern devueltos a la Farmacia del establecimiento para la toma de inventario respectivo. La comisin de inventario determinar el tratamiento de dichos sobrantes. La informacin en el sistema informtico del SISMED, deber estar fecha de corte. actualizada a la

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5.1.10 Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valorada y Control Visible) deben estar ordenadas y con sus registros actualizados a la fecha del corte. 5.1.11 Los Productos Farmacuticos y Afines recepcionados durante la toma de Inventario Fsico, sern ubicados en la zona de cuarentena e ingresarn al almacn cuando concluya el inventario. Si existiera la necesidad urgente de la utilizacin de estos productos se distribuirn con gua provisional manual, posteriormente se ingresarn dichos productos con la documentacin respectiva y se regularizar la distribucin con la Gua de Remisin respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico. Si fuera el caso de la necesidad urgente de la utilizacin de los productos que si forman parte del stock existente, estos productos formarn parte del inventario y se distribuirn con gua provisional manual y posteriormente se regularizar la distribucin con la Gua de Remisin respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico. Asimismo, se deber coordinar con el establecimiento solicitante que no contabilice en el inventario el ingreso de estos productos farmacuticos y afines en trnsito hasta que no cuenten con la Gua de Remisin correspondiente. 5.1.12 Los Productos Farmacuticos y Afines, pendientes de atencin con Guas de Remisin y PECOSA numerada y valorizada, que no fueron retirados por los usuarios, son reingresados al stock e inventariados, anulndose los documentos respectivos. 5.1.13 Se ajustar el Cronograma de Distribucin de productos farmacuticos y afines del Almacn Especializado y Sub almacenes, con la finalidad de que siete (07) das antes del inventario fsico hasta su culminacin, se suspenda la atencin a los establecimientos de salud. 5.1.14 Previo al inicio del proceso de la toma de Inventario el responsable de Almacn Especializado, proporcionar al equipo de verificadores, el Listado de los productos farmacuticos y afines con las descripciones y codificacin respectiva

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5.2 Procedimiento de Inventario 5.2.1 Recoleccin y Verificacin a) El equipo de verificacin debe contar y verificar las caractersticas y propiedades de los productos farmacuticos y afines: nombre, concentracin, forma farmacutica, presentacin (dimensin, peso, volumen) de todos los productos farmacuticos y afines realizando la verificacin con las tarjetas de control visible (TCV) b) En la verificacin fsica en los establecimientos de salud (Centros de Salud, Puestos de Salud, CLAS, Farmacias Institucionales, Hospitales, Instituto Especializado) sub almacenes y almacn especializado se debe de considerar los productos farmacuticos y afines que se encuentren ubicados en situacin de baja. Si estos productos ya fueron retirados de las TCV, del aplicativo y/o entregados documentariamente a la Direccin de Logstica para la baja correspondiente, sern inventariados en un formato adicional indicando que son productos preparados para la baja, pero no sern considerados en el aplicativo del SISMED. 5.2.2 Registro a) El verificador registrar la cantidad verificada (stock fsico), lote y fecha de vencimiento b) Para el registro de las existencias se tomar en cuenta las pautas de la gua para el llenado del Formato N1, anexo al presente documento. c) El verificador cerrar la Tarjeta de Control Visible despus del ltimo registro y anotar la palabra INVFIS, la fecha del inventario, la cantidad verificada y firmar en la columna de destino. d) Finalmente, la comisin firmarn los formatos de conteo fsico de inventario conjuntamente con el responsable del almacn, sub-almacn, jefe de los establecimientos de salud o el que haga sus veces y la remiten al punto de digitacin respectivo para su registro y consolidacin con los Inventarios de los establecimientos de su jurisdiccin. e) Los puntos de digitacin o la Direccin de Medicamentos registrarn en el aplicativo del SISMED los resultados de la cantidad fsica encontrada por cada uno de los tems inventariados, registrados en el formato de Conteo Fsico de Productos Farmacuticos y Afines de cada establecimiento de salud que no cuenten con aplicativo SISMED. Los que cuenten con dicho aplicativo registraran directamente desde el formato y una vez terminado el registro enviaran la informacin al punto de digitacin respectivo para su consolidacin f) La Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces consolidar toda la informacin de los establecimientos de su jurisdiccin (Almacn, Sub-almacenes, establecimientos de salud, puntos de digitacin), a travs del aplicativo del SISMED. g) Reportes Preliminares: Posteriormente, a travs del aplicativo se procede a conciliar la informacin del Inventario Fsico con el stock registrado en el SISMED a la fecha de corte en unidades, para determinar los sobrantes y faltantes de productos farmacuticos y afines inventariados. h) El reporte de Inventario Fsico Conciliado del SISMED, consolidado y detallado, los formatos de conteo fsico y el reporte de sobrantes y faltantes, son entregados al _________________________________________________________________ 5
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Presidente del Comit de Inventario, para que proceda a remitirlo al rea de Informacin de Logstica, para su valorizacin.

5.2.3 Valorizacin a. El mtodo de valuacin de existencias es el del Costo Promedio b. El personal del rea de Informacin (Kardista) realizar la valorizacin del inventario (Almacn, Sub-almacenes y establecimientos), tomando como referente la informacin que consigna la tarjeta de existencia valorada y con el valor que aparece en el ltimo registro de la columna Costo Promedio. c. Si identificada la procedencia del bien no se cuenta con registro que permita valorizar el inventario, se tomar como valor el del documento con el cual se registr el ltimo ingreso: Orden de Compra, Nota de Entrada, Pedido Comprobante de Salida. d. Si el ingreso del bien se realiz de manera simultanea con Orden de Compra, Nota de Entrada y Pedido Comprobante de Salida, se valorizar el inventario mediante el clculo del costo promedio ponderado, el cual se determinar dividiendo el total del valor monetario entre cantidad total, previa sumatoria por separado de ambas unidades. e. Valorizado el Inventario, se remitir al Equipo de Anlisis, las hojas del inventario valorizadas, adjuntando las tarjetas de existencias valoradas y documentos fuentes. 5.2.4 Anlisis a. La Comisin de Inventario realiza la conciliacin de las Existencias Fsicas verificadas en Almacn, Sub-almacenes y establecimientos de salud contrastndolas con la documentacin que obre en su sistema de registro y control (Tarjetas de Control Visible, tarjetas de Existencia Valorada al mes de cierre y reporte preliminar de sobrantes y faltantes) y determinarn diferencias si las hubiere. b. El analista cerrar la tarjeta de existencia valorada de Almacn KARDEX despus del ltimo registro y anotar la fecha del inventario fsico, cantidad verificada y firmar en seal de conformidad. c. Si en el proceso de anlisis se establece bienes sobrantes se proceder de la siguiente manera: c.1 Determinar su origen en las siguientes posibles causas: Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas. Bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el respectivo Comprobante de Salida. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. Otras causas c.2 En el caso que el origen de los sobrantes del Almacn se deba a las dos primeras causas indicadas en el literal anterior, estos se incorporaran en los registros de existencias formulando la NEA. Si los sobrantes son en los establecimientos de salud estos permanecern fsicamente en el establecimiento y se regularizar documentariamente y en el aplicativo informtico, mediante una NEA al Almacn de Logstica, luego el PPA para el Almacn Especializado y Gua de Remisin al _________________________________________________________________
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establecimiento de salud donde se determin el sobrante. En la gua se debe consignar Reajuste de Inventario por sobrantes, as como en la TCV de los establecimientos. c.3 Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante, debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva tarjeta de existencia valorada, anulando la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la comisin de verificacin, previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se registrara la salida del bien faltante. c.4 Si se determina sobrantes y estos se encuentran vencidos o deteriorados se realizar el mismo trmite del acpite anterior: Una vez regularizado se realizar el trmite respectivo para la baja. d. Si en el proceso de anlisis se determinan bienes faltantes, la comisin determinar las causas de las mismas y en su informe final mencionarn las medidas pertinentes del caso con respecto a estos, tomando en cuenta la regularizacin documentaria, de los KARDEX, TCV y del aplicativo informtico de los faltantes determinados. - Faltante por robo o sustraccin; organizar un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denuncia policial correspondiente. - Faltante por merma: tratndose de bienes slidos o lquidos, que por naturaleza se volatilizan o alteran, ser aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva. - Faltante por negligencia: el jefe del almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la perdida

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GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMATO N 1 CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES DEL SISMED Este formato le servir de gua para realizar el conteo fsico en los establecimientos de salud a la comisin de toma de inventarios 2009. Para ello se debe tener en cuenta ciertas consideraciones: 1. La Direccin de Medicamentos proporcionar a la Comisin de Toma de Inventario los formatos de conteo fsico. 2. Dichos formatos podrn ser impresos a travs del sistema SISMEDV2.01 en el cual se consignar preimpreso el cdigo y la descripcin de los productos, segn los tems que maneja cada establecimiento de salud con la finalidad de facilitar el conteo fsico. 3. Dicho formato consta de 3 partes: En la primera parte se ingresa el cdigo SISMED del producto farmacutico y afn y su respectiva descripcin del producto en Denominacin Comn Internacional (DCI). Estas dos columnas debern estar impresas para facilitar el conteo a la comisin. De no ser el caso la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces facilitar a la comisin el Catalogo del SISMED con sus cdigos y descripciones completas de los productos farmacuticos y afines. En la siguiente columna se registrar el conteo fsico total (incluye productos farmacuticos y afines no vencidos, vencidos y alterados/rotos.
NOMBRE DEL PRODUCTO (DENOMINACION COMUN INTERNACIONAL) CONTEO FISICO TOTAL 1000

COD_MED

00808

AMOXICILINA 500MG TABLETAS

En la segunda parte se registrar el detalle del conteo fsico, las cantidades con todos sus lotes, registros sanitarios y fechas de vencimientos respectivos. Este registro incluye los productos vencidos los cuales sern determinados por el sistema SISMEDV.01 al momento de ingresar el inventario fsico a dicho sistema. Siguiendo el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de Amoxicilina 500mg tabletas _________________________________________________________________
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CONTEO FISICO

LOTE

FECHA DE VENCIMIENTO

REGISTRO SANITARIO

CONTEO FISICO

LOTE

FECHA DE VENCIMIENTO

REGISTRO SANITARIO

500

00JKT 89

31/12/2013

NG-4254

250

LPR987

31/12/2009

NG-1947

En la tercera parte se registrar el detalle del conteo fsico, de las cantidades que se hayan encontrado alterados, rotos, deteriorados, con su lote y fecha de vencimiento respectivo. Siguiendo el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de Amoxicilina 500mg tabletas.

En resumen:
NOMBRE DEL PRODUCTO CONTEO COD_M (DENOMINACION COMUN CONTEO FECHA REGISTRO CONTEO FECHA REGISTRO CONTEO FECHA REGISTRO CONTEO FECHA REGISTRO ALTERADO FECHA FISICO LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE ED INTERNACIONAL) FISICO VENCIMIENT SANITARIO FISICO VENCIMIENT SANITARIO FISICO VENCIMIENT SANITARIO FISICO VENCIMIENT SANITARIO /ROTOS VENCIMIENT TOTAL 00808 AMOXICILINA 500MG TAB 1000 500 00JKT89 31/12/2015 NG-4254 250 LPR987 31/01/2008 NG-1947 100 PLFR894 31/05/2012 N-23377 100 PLFR123 31/05/2013 NG-3175 50 ACFR123 31/05/2013

4. Si la comisin encuentra en existencia productos farmacuticos y afines no considerados en el listado proporcionado por la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces, los anotar manualmente al final del Formato de Conteo Fsico siguiendo la estructura del formato de conteo, previa verificacin con el Qumico Farmacutico de que dicho producto no se encuentra en el listado. La informacin del producto que no se encuentre en el listado tendr que contener la siguiente estructura: Nombre del producto en DCI Concentracin Forma Farmacutica Presentacin Otro dato que permita identificar el producto (registro sanitario, nombre comercial, otro)

Si la comisin tuviera dudas sobre aspectos tcnicos del producto solicitar asesoramiento tcnico del Qumico Farmacutico de la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces. _________________________________________________________________
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Posteriormente la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces remitir a DIGEMID dichos productos sin cdigos para su verificacin y/o actualizacin del Catalogo SISMED. 5. Esta gua tambin servir para el conteo fsico del Formato N 1 B de productos farmacuticos y afines de DONACION: 6. Los formatos sern firmados por la comisin de inventario y sern remitidos en caso de que no cuenten con sistema, al punto de digitacin de su jurisdiccin para el registro respectivo en el aplicativo SISMEDV2.01. En el caso de que el establecimiento cuente con el SISMEDV2.01 ser registrado por dicho establecimiento.

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