Recopilacin de la Informacin Metodologa que se utilizara. Requisitos y Estndares. Recopilar y reportarla de manera uniforme.

me. Considerar no solo los sistemas administrativos y operacionales, tambin el Social (normas comporta- miento, relacin de poder, premio/castigo, ayudas interpersonales (Cooperacin). Salidas de la Organizacin: Resultados, Competitividad, Imagen. *Plan para recopilacin de datos Esta recopilacin se ha de preparar determinando exactamente que datos se requieren. Al definir el alcance de los datos, el consultor de la empresa tiene presente que: El objetivo no es la investigacin ni el establecimiento de la responsabilidad por los defectos anteriores. El objetivo del diagnstico es impulsar la adopcin de medidas con respecto a un problema, medidas que mejoren el funcionamiento de la organizacin. Los hechos que se han de recopilar e investigar tienen que determinarse en estrecha colaboracin con el cliente,, en especial con los miembros de la organizacin cliente que saben que registros se llevan, su grado de fiabilidad y que datos habr que buscar en otras fuentes La planificacin de la recopilacin de los datos incluye asimismo la decisin sobre que aspectos del problema y que relaciones no requieren datos detallados *Contenido de datos Todo consultor experimentado sabe que tipos aparentemente idnticos de datos pueden tener significado o contenido diferente en distintas organizaciones *Grado del detalle

El grado de detalle de los hechos requeridos ser en general superior a que se necesita con respecto a los daos utilizados en los estudios preliminares de diagnostico. Al comienzo de una tarea de consultora es posible que el consultor tenga dificultades para evaluar las ventajas que aportaran hechos detallados. Antes de acopiar los datos, no podr saber que deficiencias o posibilidades de mejora van a revelar *Periodo El periodo debe ser lo suficientemente largo para determinar un ritmo estable de la actividad, indicar los ndices del crecimiento o disminucin y revelar las fluctuaciones de las actividades debidas a variaciones estacionales o a ciclos econmicos. Los periodos han de ser comparables: los meses o las semanas deben de incluir el mismo numero de das laborales. Los periodos que proceden a cambios importantes en el funcionamiento se han de examinar por separado de funcionamiento normal. La eleccin del periodo debe de tomar en cuenta la posibilidad de riesgo sobre el pasado y los cambios a futuro *Aspectos Abarcados En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidir si ha de reunir una informacin total, o nicamente una seleccin. Por regla GENERAL, se recopilara informacin respecto de los pocos elementos vitales que representan el grueso de la actividad en el periodo actual, y con respecto a los a los elementos que es probable pasen a ser vitales en el futuro *Organizacin y tabulacin de los datos El trabajo preparatorio de la recopilacin de los datos incluye decisiones sobre su organizacin y tabulacin que se adoptan teniendo en cuenta el uso final al que se destinada. Entre las agrupaciones mas caractersticas figuran las siguientes: Con respecto a los acontecimientos: tiempo, frecuencia, ndice, tendencias, causas, etc.

Con respecto al personal: edad, sexo, nacionalidad, situacin familiar, ocupacin, etc.

Con respecto a los materiales: dimensin, valor, caractersticas tcnicas, fuente, etc. Con respecto a los recursos, insumos, productos, procesos y procedimientos: ndices de actividad, distribucin geogrfica, utilizacin del equipo, etc.

8.4 FUENTES Y FORMAS DE OBTENER LOS DATOS

*Fuentes de los datos: En general, los hechos se presentan ante los consultores en tres formas: Registros.- son hechos almacenados de tal forma que se pueden leer o transcribir. Incluyen documentos, archivos de computadora, pelculas, cintas, etc. Acontecimientos y condiciones.- son los actos y actividades, y las circunstancias que los rodean, que se pueden observar. Los recuerdos.- son toda la informacin almacenada en las mente de las personas que trabajan en la organizacin del cliente, estn asociadas con ella o simplemente pueden proporcionar informacin til para el consultor. Recuperacin de los datos registrados: Los registros son una fuente prolfica de informacin y algunos de ellos sern objeto de examen y estudio en cualquier misin de consultora de empresas. Existen ciertas trampas que se deben evitar al recuperar los datos registrados: Muchos registros no son fiables y dan una idea distorsionada de la realidad. Es comn en organizaciones que diversos departamentos tengan registros diferente sobre las mismas actividades, insumos o productos. Los criterios y los valores utilizados en el registro de datos se modifican y el consultor debe conocer estas modificaciones

OBSERVACIN La observacin es el mtodo que el consultor emplea para obtener informacin que no se pueda obtener de inmediato. El consultor est presente mientras sucede el

acontecimiento y utiliza sus facultades de visin y audicin para anotar como se produce el acontecimiento con el fin de sugerir un mejoramiento de la practica En la consultora de impulsin del proceso, el observador puede ser un observador en reuniones de la direccin y del personal durante las cuales es posible determinar los procedimientos y comportamientos del grupo que esta relacionado con el problema, normalmente la observacin se centra mas en grupos que en individuos. El consultor puede tambin observar las formas en que se establecen relaciones Dnde se rene el personal para hablar e intercambiar informacin ?quien tiene contactos de trabajo o informales frecuentes y con quien?quien evita a quien?que esquema surge de estos contactos. Entre la informacin que el consultor suele obtener por medio de la observacin cabe mencionar la siguiente: Trazado de la fbrica. Los almacenes y las oficinas Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores Mtodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo Condiciones de trabajo( ruido, iluminacin, temperatura, ventilacin, orden y limpieza) Actitudes y comportamiento de los directivos superiores e intermedios, los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores Relaciones interpersonales y entre grupos

Dado que a la mayor parte de las personas se sienten incomodas cuando se les observa , el consultor debe de poner especial cuidado en procurar que se sientan tranquilas antes de empezar a observar sus actividades

primeramente les debe explicar lo que va hacer, no debe empezar a observar a los trabajadores sin advertrselos. Debe explicar el objetiv de su estudio y sealar claramente que no es critico, sino obtener informacin fiable.

Pedirle a los trabajadores que formulen sugerencias para mejorarla con lo cual se obtendr su cooperacin.

En este cometido, el consultor tendr inters en informacin sobre: Experiencia , Creencias, Grado de confianza en si mismo, Ambiciones, gustos , intereses o motivos especiales, personas a las que el entrevistado respeta y a las que no respeta, sociabilidad, buena disposicin para cooperar, y motivacin para el cambio INFORMES ESPECIALES Se puede pedir a individuos o equipos de la organizacin que ayuden en la realizacin del cometido reflexionando sobre aspectos particulares del problema y formulando sugerencias por medio de un informe escrito especial Este mtodo es selectivo se elegirn a los empleados que es probable tengan opiniones concretas sobre el problema que se trate , no obstante si alguien de la organizacin prepara un informe especial por propia iniciativa se debe de aceptar con satisfaccin , aunque tratndola con cierta cautela CUESTIONARIOS En la consultora de empresas un cuestionario es til para obtener un numero limitado de hechos sencillos de un gran numero de personas o de personas ampliamente separadas entre si. El cuestionario se puede distribuir a corresponsales con una nota explicativa en la que se les pida que los completen y devuelvan, o encuestadores pueden formular preguntas

a diversas personas y anotar sus respuestas en el cuestionario se debe indicar a el encuestado. Por qu se le formulan las preguntas Quien las est formulando Que va hacer el interrogador con las respuestas A quien mas se va a interrogar

ENTREVISTAS La entrevista es flexible y adaptable. Si una sucesin de preguntas no consigue obtener los resultados requeridos, se probara con otra las respuestas del entrevistado pueden servir de orientacin. El consultor aprende no solo de las respuestas directas que recibe, sino tambin de las deducciones, observaciones, digresiones, opiniones, ancdotas, actitudes y gestos que las acompaan, a condicin de que este en guardia y atento. Como todos sabemos, los mensajes no verbales pueden estar cargados de significado. Al planificar la entrevista el consultor determinara que datos desea obtener, de quien, cuando, donde y como. Principales aplicables para que una entrevista sea eficaz Antes de la entrevista: Preparar las preguntas que es probable revelen los datos requeridos Informarse as mismo del empleo del entrevistado y de su personalidad

Durante la entrevista: Comenzar la entrevista en una atmosfera relajada y agradable

El consultor no debe interrumpir a el entrevistado

Despus de la entrevista:

El consultor debe volver a leer las notas de la entrevista Si procede se deber remitir a el entrevistado un resumen mecanogrfico para que lo verifique

REUNIONES PARA LA RECOPILACIN DE DATOS Es una especie de entrevista colectiva, cuyo objetivo es obtener datos relativos al problema. En la recopilacin de los datos deben participar todas las personas que tiene relacin con el problema de alguna manera. No obstante una reunin de recopilacin de datos no debe de ser demasiado amplia esto puede impedir que los presente compartan la informacin necesaria, tal vez se lleven a cabo ms reuniones pequeas con el fin de crear un clima ms ntimo que es esencialmente para la recopilacin de datos. Estudios de la actitud de los empleados Las actitudes del personal de la organizacin desempean cierto papel en la mayor parte de la consultora el consultor est atento a las actitudes al observar las operaciones y los procedimientos entre el cliente y su personal ESTIMACIONES Toda estimacin es provisional y nunca sustituye plenamente a lo establecido. El consultor puede aceptar las estimaciones del cliente: Con respecto a hechos que el cliente est familiarizado(operaciones de las maquinas o modalidades de trabajo) Sobre aspectos de la situacin actual no es necesario precisar(porcentaje de los costos gerenciales administrativos, para saber si estos se han de controlar de forma escrita) Quienes pueden efectuar las mejores estimaciones o previsiones son las personas que realizan la actividad de que se trate, pues tiene un conocimiento directo adems

aceptaran ms fcilmente propuestas suministrado. 8.5 Anlisis de los hechos

basadas en los datos que ellos mismos han

Los datos no se pueden utilizar sin un anlisis cuyo objetivo va mas all de la investigacin y evaluacin. Una descripcin correcta de la realidad, es un aspecto del anlisis. Otro aspecto importante es el de determinar que se puede hacer. La sntesis forma un todo a partir de partes, saca conclusiones del anlisis de los hechos y elabora propuestas de accin. El anlisis de los hechos se transforma gradualmente en una sntesis. Si el consultor conoce una regla general y puede determinar que el problema observado corresponde a esa regla, aplicara el mtodo deductivo. En lugar de reunir y analizar un vasto conjunto de hechos para determinar que regla se aplica. Sin embargo, el consultor tiene que evitar las trampas que los datos y su experiencia le pueden tender. En el trabajo de consultora, los mtodos se combinan y complementan recprocamente. ELABORACIN DE LOS DATOS Antes de someter los datos a las actividades analticas, es preciso corregirlos y seleccionarlos. Esta actividad incluye la verificacin de su integridad, la presentacin, la eliminacin o correccin de errores y la comprobacin de que se han aplicado criterios uniformes al reunir los datos. Clasificacin La clasificacin de los datos comienza antes de el establecimientos de criterios y tabulacin de los datos. Los principales criterios de clasificacin empleados por los consultores, son:

Tiempo: indica las tendencias, los ritmos del cambio y las fluctuaciones. Lugar o unidad o dependencia: ayuda a examinar los problemas de las diversas partes de la organizacin y a idear soluciones relacionadas con las condiciones especificas de cada unidad o dependencia.

Responsabilidad: el consultor debe de saber cuales son las dependencias y/o las personas de esas dependencias responsables.

Estructura: aplica varios criterios, los empleados. Materiales, productos, equipo y clientes.

Anlisis de los datos organizados Los datos que se han preparado y organizado por medio de clasificaciones se analizan para determinar relaciones, proporciones y tendencias. Para analizar los datos se utilizan diversas tcnicas, como: tcnicas estadsticas (promedios, distribucin, dispersin, correlacin, modelos matemticos y tcnicas graficas). El objetivo consiste en determinar si existe una relacin entre diversos factores y acontecimientos descritos por los datos. Anlisis causal Tiene por objetivo descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los acontecimientos. Proporciona un medio para planificar los cambios y las mejoras. Cmo descubre el consultor que existe una relacin causal? Necesita tener una idea global y sinttica del proceso total que esta examinando y del contexto global de la organizacin. Fase dos: recoleccin de datos En esta etapa, los consultores comienzan a recolectar informacin acerca de los problemas principales que el cliente les ha presentado. Se pueden utilizar diferentes mtodos para

recolectar informacin, como encuestas o cuestionarios, u observacin y anlisis de documentos y registros. Recoleccin de datos: Definicin, implicaciones. Medicin: Definicin, perspectivas. Requisitos de un instrumento de medicin: confiabilidad, validez. Factores que las afectan. Procedimiento para construir un instrumento. Tipos de instrumentos: Escala de Likert, Mtodo sociomtrico, cuestionario, entrevista. Las preguntas: tipos, contenido, anlisis, codificacin. Diseo de un Instrumento.

Mtodos de colecta de datos

La recogida de datos es la primera etapa a pensar y decidir. La primera cuestin ser el objetivo. La segunda es la del tipo de datos a recoger. Existe 3 tipos de recogida de datos: La recoleccin de datos peridica El muestreo o el censo La recogida mediante investigacin cientfica

Slo presentaremos aqu los mtodos de muestreo que permiten recoger las informaciones necesarias para calcular las probabilidades sobre una poblacin con un nivel de confianza definido.

El objetivo del muestro es el de recabar los datos necesarios para practicar la estadstica inferencial.

Los distintos mtodos son: El muestreo aleatorio simple

El muestreo por conglomerados

El muestreo por cuotas

El muestreo estratificado El muestreo sistemtico

La consultora y la informacin

Proporcionar informacin al cliente es uno de los principales cometidos de un consultor en cada misin de consultora. En algunos casos sta es la nica o la principal aportacin que se espera de l; por ejemplo, si el cliente tiene inters en comparar sus niveles de rendimiento con las otras organizaciones, utilizando los datos que puede suministrar el consultor.

En realidad, en muchos casos basta con que el consultor encuentre y presente informacin que permita al cliente reorientar su trabajo, adoptar una decisin sobre las inversiones o decidir que quiere saber ms acerca de las organizaciones que consiguen mejores resultados. La informacin en si puede tener mucho poder e influir fuertemente en personas interesadas y capaces de sacar conclusiones de ella.

Las oficinas de consultora tienen a su disposicin un tremendo caudal de informacin y muchas cuentan con verdaderos expertos en la recoleccin y el procesamiento de datos. Algunas oficinas de consultora empiezan a considerarse como bancos de datos especializados, y estudian nuevas formas de trabajar con la informacin y de utilizarla para proporcionar otros servicios a los clientes. Este sector se est desarrollando actualmente con gran rapidez. Incluye diversos tipos de servicios de informacin, regulares o especiales, por medio de los cuales los clientes pueden conocer la evolucin prctica y terica en esferas que son esencialmente para sus empresas.

Este es un servicio directo til para los clientes y una fuente de nuevos contactos. Un cliente puede extraer nuevas ideas de la informacin as obtenida y pedir al consultor que las explore ms a fondo y qu lo ayude a ponerlas en prctica.

Un conjunto equilibrado de mtodos de intervencin

Los consultores suelen ser pragmticos al decidir qu tipo de servicios han de brindar a los clientes. La formacin est tan estrechamente vinculada a la consultora que, por las razones y explicadas, todo consultor realiza cierta actividad de capacitacin y es tambin un formador. Hay motivos vlidos tambin para relacionar las actividades de investigacin y de informacin con la consultora. Por ejemplo, un director que tiene un problema puede

optar entre acopiar ms informacin al respecto, asistir a un programa de capacitacin en el que se estudiar ms a fondo ese problema o pedir a un consultor que lo ayude a resolverlo.

Las instituciones de capacitacin orientada hacia la prctica consideran sus mtodos de trabajo de una manera anloga. Incluso si su esfera principal de actividad es la formacin y desean permanecer en ella, tienen dificultades para impartir una capacitacin eficaz sin cierta participacin en las actividades de consultora, investigacin e informacin.

Por este motivo, el problema no consiste en elegir entre consultora o capacitacin u otros mtodos de ayuda profesional a los directores de empresa, sino en dominar y aplicar con imaginacin un conjunto bien equilibrado de mtodos de intervencin. Esto no significa que tengan que desaparecer las diferencias entre consultores, capacitadores, investigadores y otros profesionales de la gestin de empresas y en combinar los diversos mtodos de intervencin de una manera que es probable produzca un efecto ptimo en beneficio del cliente.

Podemos distinguir 2 tipos de mtodos de muestreo: los mtodos no aleatorios y los aleatorios. El mtodo no aleatorio ms utilizado es el muestreo por cuotas: a partir de las

especificidades de una poblacin, se elabora la muestra respetando los niveles deseados eligiendo aleatoriamente los individuos con mismas caractersticas. Los mtodos aleatorios recurren a los conceptos de probabilidades en la eleccin de

las muestras. Solos estos mtodos permiten estimar el nivel de confianza de los resultados de la poblacin muestral.

Algunas pautas metodolgicas

La reunin y el anlisis de informacin sobre las actividades, el rendimiento y las perspectivas del cliente.

Conversaciones con determinados directores y otros empleados esenciales y, con personas ajenas a la organizacin cliente. Busca las tendencias, relaciones y proporciones principales, detectar problemas potenciales detrs de detalles manifiestos que escapan a otro observador.

Es esencial adoptar una visin dinmica y global de la organizacin, su medio ambiente, recursos, metas, actividades y logros, examinar las realizaciones y acontecimientos esenciales en la vida de la organizacin y las tendencias futuras probables.

Se recomienda que el consultor pase de lo general a lo particular, este mtodo implica que el anlisis del consultor debe prestar considerable atencin a las relaciones y proporciones bsicas en la organizacin cliente, como las siguientes:

Relaciones y proporciones entre los principales procesos, funciones y esferas de actividad.

Relaciones entre los insumos y productos principales.

Relaciones entre los indicadores principales del rendimiento, la eficacia y la eficiencia.

Relaciones entre los indicadores del rendimiento global y los principales factores que influyen en su magnitud en un sentido positivo o negativo.

 Contribucin de los principales divisiones y lneas de productos.

La utilizacin de comparaciones.

El consultor necesita puntos de referencia que les permita orientarse en una evaluacin preliminar rpida de los aspectos positivos, deficiencias perspectivas de desarrollo y mejoras deseables.

El consultor los podr encontrar haciendo comparaciones con:

Las realizaciones del pasado.

Los propios objetivos, planes y niveles del cliente.

Otras organizaciones comparables.

Los niveles sectoriales de que tiene conocimiento la empresa de consultora o cualquier otra fuente de datos para efectuar una comparacin entre empresas.

Los consultores experimentados que inician un estudio de diagnostico suelen tener sus prioridades y mtodos concretos personales.

La participacin del cliente El dialogo mostrara lo que piensa el cliente acerca de diversos aspectos de su empresa: cuales son sus metas, objetivos y capacidades tcnicas y humanas, cuales son sus posibilidades de efectuar cambios y estilo de consultora que se debe de aplicar en su caso.

Fuentes de informacin Las principales fuentes de informacin para efectuar un estudio preliminar de diagnostico son el material publicado y los registros, la observacin y lkos registros la observacin y las entrevistas efectuadas por los consultores y los contactos fuera de la organizacin cliente. La observacin de actividades y las entrevistas con empleados esenciales son vitales para reunir informacin.

Los contactos con otras organizaciones asociadas con el cliente los puede establecer el consultor o cliente personalmente.

Hablar con sus clientes es una fuente esencial de informacin, pero estos contactos no deben efectuarse sin el acuerdo de la organizacin cliente.

Otros mtodos Las reuniones de trabajo para identificacin de los problemas, como parte de un programa de perfeccionamiento del personal de direccin orientado hacia la solucin de problemas que han de abordar la organizacin.

Se celebran otras reuniones, en las que se comparan los anlisis individuales, se efecta un anlisis colectivamente convenido y se establecen propuestas de medidas.

El diagnostico propio de empresarios o directores individuales. El consultor se rene con un grupo de propietarios o directores de pequeas empresas, les proporciona un instrumento para autodiagnstico adaptado a sus necesidades y explica el mtodo que se va utilizar. El autodiagnstico puede ser realizado individualmente por la empresa cliente desde el comienzo.

O el cliente aplica su propio mtodo de diagnostico basado en la experiencia y las practicas de la industria y la funcin del consultor estriba en verificar el autodiagnstico del cliente para complementarlo y darle precisin.