Akuntansi Hotel

September 23, 2011

RUANG LINGKUP HOTEL

Wisatawan : Orang yang memasuki wilayah suatu negara dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur dan mengeluarkan uangnya di negara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut.

Ciri-ciri wisatawan: -Perjalanan dilakukan lebih dari 24 jam

-Perjalanan dilakukan hanya untuk sementara waktu

-Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi

Hotel menurut Hotel Proprietors Act :

Suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima.

Hotel menurut Grolier Electronic Publishing, Inc :

Usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayanan lain untuk umum.

Karakteristik Hotel :

1.

Usaha musiman

2.

Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek

3.

Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif

Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :

1.

Room Acomodation

2.

Food & Beverage:

3.

Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.

4.

Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara

banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan ( souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)

Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)

1.

Transient Hotel

2.

Residential Hotel

3.

Resort Hotel

Penggolongan Hotel :

1.

Penggolongan ditandai dengan bintang (bintang 1 sampai 5)

2.

Penggolongan berdasarkan kondisi phisik, syaratnya:

Besar kecil hotel

Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan

Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu

Kelengkapan peralatan yang tersedia

Kualitas bangunan

Tata letak ruang dan ukuran ruang

3.

Penggolongan berdasar Operasional/Manajemen:

Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja

Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan

4.

Penggolongan berdasar Pelayanan :

Keramahan, sopan, dan menggunakan seragam

Pelayanan mengacu kepada kebutuhan dan keinginan tamu

Pelayanan dibuka selama 24 jam

Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :

1.

Tarif kamar per room tarif:

2.

Tarif kamar per person tarif:

- Seasional Rates

- Week-End Rates

- Family Plan Rates

- Group Rates

- Commercial Rates

- Airlines Rates

- Day Rates

- Travel Agencies Rates

- Over Flow Rates

- Sistem Plan Rates

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)

Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :

1.

Outside Selling (Luar)

2.

Inside Selling (Dalam)

Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1.

Rekening riil (Riil accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.

2.

Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

Struktur Organisasi Hotel:

1.

Front Office Depatment

2.

Housekeeping Department

3.

F&B Department

Departemen ini dibadi menjadi 2:

a.

F&B Production

b.

F&B Service

4.

Sales&Marketing Department

5.

Accounting Department

6.

Human Resources Department

7.

Engineering Department

8.

Security Department

Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:

1.

Financial Controller

2.

Chief Accounting

3.

Credit Manager

4.

Account Receivable

5.

Income Audit

6.

Accounting Payable

7.

General Cashier

8.

Cost Control

9.

Receiving

10. Store (Gudang)

11. Payroll

12. Purchasing

13. Night Audit

14. Book Keeper

Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1.

Pembayaran dengan cash money

2.

Pembayaran dengan credit card

3.

Pembayaran dengan traveller cheque

4.

Pembayaran dengan voucher

5.

Pembayaran dengan guarantee letter

6.

Pembayaran dengan complimentary

PENDAPATAN

Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.

Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.

a.

Penjualan Kamar

b.

Penjualan makanan dan Minuman

c.

Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet

Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:

1.

Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.

2.

Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.

3.

Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).

PENJUALAN KAMAR

a.

Jenis Pemesanan Kamar

1. Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)

Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:

Prepayment Advance Deposit Travel Agent/Airlines Corporate

Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)

b.

Media Pemesanan Kamar

a.

Telepon

b.

Surat

c.

Telex

d.

Faxsimile

e.

Go show

c.

Sumber-sumber Reservasi

1.

Company atau Perusahaan

2.

Travel Agent/Biro Perjalanan

3.

Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan

4.

Government/Pemerintahan

5.

Airport Representative

6.

Hotel Guest/Tamu Hotel

7.

Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil

8.

Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat

9.

Individual/Perseorangan

Bagan Organisasi yang Terlibat:

a.

Reservation

b.

Front Office (FO) dan FO cashier:

c.

Bellboy

d.

Roomboy

e.

Housekeeping

f.

Night Audit

g.

Income Auditor

h.

Account Receivable

i.

General Cashier.

Dokumen yang Digunakan:

a.

Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama

menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v Master bill

v Extra bill

b.

Reservation Form

c.

Registration Form

d.

Registration Card

e.

Room Count Sheet

f.

Room Sales Recapitulation

g.

Remittance of Fund

Laporan yang Dihasilkan:

1.

Room Sales Recapitulation

2.

Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

Prosedur Penjualan:

Penjualan Kamar:

Tamu

FO

Bellboy

Night Audit

Income Audit

Melakukan

RSF

Setelah tamu registrasi,

reservasi

kunci kamar diserahkan,

Cek ulang

RGF

bellboy mengantar tamu

ke kamar

RGC

Cek

GB

Buat daily of sales

(Masukkan ke rak,

posting tiap hari)

RCS

RSR

Uang

GB

ROF

PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

Kelompok Makanan dan Minuman

a.

Makanan

Makanan pembuka (Appetizers)

Sup (Soup)

Makanan utama (Main course)

Makanan penutup (Dessets)

b.

Minuman

Minuman keras (Liquer)

Beer

Minuman ringan (Soft drink)

Minuman hangat (Hot beverage)

Bagian yang Terlibat

a.

Waiter/Waitress

b.

Food and Beverage (F&B) Cashier

c.

Kitchen

d.

Income Auditor

e.

Night audit

f.

FO cashier

Dokumen yang Digunakan:

a.

Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman

b.

Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu

c.

Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu

dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

d.

Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai

maupun kredit pada masing-masing shift

e.

Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil

penjualan pada hari itu

Laporan yang Dihasilkan:

a.

Restaurant and Bar Summary of Sales

b.

Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

Prosedur Penjualan:

Penjualan Makanan dan Minuman Tunai

Tamu

Waiter/ress

Kitchen

F&B Cashier

FO

Menu

Menu

Order

RBO

RBO

RBO

(Rangkap 3,

(Siapkan pesanan)

arsip)

RBB

(Rangkap 3,

RBB

arsip)

Titip pada FO

utk tiap shift

Uang

Uang

Esok dibawa

ke back office

RBSS

ROF

Penjualan Makanan dan Minuman Kredit

Tamu

Waiter/ress

Kitchen

F&B Cashier

FO

Menu

Menu

Order

RBO

RBO

RBO

(Rangkap 3,

(Siapkan pesanan)

arsip)

Posting

RBB

ke GB

(Rangkap 3,

RBB

arsip)

Titip pada FO

(Ttd persetujuan ke

utk tiap shif

Charge bill)

RBSS

Esok dibawa

ke back office

ROF

PENERIMAAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.

Penjualan Kamar

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a.

Front Office (FO) dan FO cashier

b.

Night Audit

c.

Income Auditor

d.

General Cashier.

Dokumen yang Digunakan:

a.

Guest bill

b.

Room Sales Recapitulation

c.

Remittance of Fund

Prosedur :

FO

Night Audit

Income Audit

General Cashier

GB

RSR

Uang

ROF

Cek

Cek ulang & catat pada

catat pada general cashier

summary, daily sales uang&arsip bukti

simpan

Penjualan Makanan dan Minuman

Bagian Organisasi yang Terlibat :

a.

F&B cashier

b.

FO cashier

2. Night Audit 3. Income Auditor 4. General Cashier

Dokumen yang Digunakan:

a.

Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu

dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

b.

Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai

maupun kredit pada masing-masing shift

c.

Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil

penjualan pada hari itu

Prosedur :

F&B

FO

Night Audit

Income Audit

General Cashier

RBB

GB

SOS

RSR

Uang

Uang

ROF

ROF

Cek

Cek ulang &

Catat pada general cashier

catat pada

summary, simpan

daily of sales

uang&arsip bukti

Pengumpulan Piutang

Bagian Organisasi yang Terlibat:

1. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan 2. Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur. 3. General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali dan menyetor uang ke bank.

Dokumen yang Digunakan:

1. Guest bill 2. Reservation Form 3. Agent Voucher 4. DPP 5. Invoice 6. Cash Receipt

Prosedur

Account Receivable

Head Department

Collector

General Cashier

VA

RF

GB

Persetujuan

Penagihan ke agen

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Catat pada GCS

info ke AR, lalu

DPP

DPP

DPP

DPP

arsip

CR

CR

CR

CR

Penerimaan Uang Muka

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a.

Reservation

b.

Front Office (FO) dan FO cashier:

c.

Night Audit:

d.

Income Auditor

e.

General Cashier

Dokumen yang Digunakan:

a.

Cash Receipt

b.

Reservation Form

Prosedur :

Reservation

Agen

FO Cashier

Night

Income

General Cashier

Audit

Auditor

RF

Reservasi

RF

RF

RF

Uang

Uang

Cek

Cek ulang

Catat pada GCS

&informasikan

CR

account receivable,

lalu arsip

ROF

BIAYA

PENGERTIAN BIAYA

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

DOKUMEN-DOKUMEN

1.

PURCHASE REQUISITION (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.

Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

a.

Asli dikirim ke seksi cost control

b.

Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing

c.

Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet

Contoh pembuatan Purchase Requisition:

Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:

30 pack Maizena 400 gram

18 btl Apricot Brandy

60 kg Coffee Bali 250 gram

15 btl Borzoi Vodka

24 can Custard Powder 100 gram

36 btl Bir Bintang Large

36 can Baking Powder 50 gram

36 box Paper Napkin

Hotel :

Alamat :

PURCHASE REQUISITION

To

: Purchasing Department

No

: 001

From

: Storeroom Department

Date

: 14 Mei 2006

Please order the following items

To be delivered by:..

No

Unit

Items

Qty

Stock

Average

To date

Unit

Remarks

Reqst

On hand

Consum

Consum

Price

Pack

Maizena 400

30

10

30

25

gram

60 Coffee Bali

20

60

30

250 gram

24

24

10

2 Kg

Custard

36

12

36

15

Powder 100 3 gram 18 6 18 10

4 Baking

15

15

5 Can

Powder 50

36

12

36

12

gram 6 Apricot 7 Brandy 36 26 36 30

8 Borzoi Vodka

Can

Bir Bintang

Large

Paper Napkin

Btl

Btl

Btl

Box

Requested by

Approved by

Head Department Store

General Manager

2.

PURCHASE ORDER (PO)

Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.

Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:

d.

Harus didukung dengan purchase requisition

e.

Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)

Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:

a.

Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk

b.

Copy Pertama dikirim ke seksi cost control

c.

Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)

d.

Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable

e.

Copy Keempat arsip purchasing department

Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:

1.

Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).

2.

Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu,

berat, ukurannya serta spesifikasinya.

Contoh pembuatan purchase order:

Hotel

Alamat

PURCHASE ORDER

Kepada Yth : UD Pelangi

No

: 001

Tanggal : 14 Mei 2006

Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:

Tanggal tiba : 18 Mei 2006

No

Banyak

Satuan

Jenis

Harga

Harga

Barang

Satuan

Total

Pack

Maizena 400 gram

30

5.500

165.000

Kg

Coffee Bali 250 gram

60

5.000

300.000

Can

Custard Powder 100 gram

24

2.500

60.000

Can

Baking Powder 50 gram

36

3.000

108.000

Btl

Apricot Brandy

18

105.000

1.890.000

Btl

Borzoi Vodka

15

115.000

1.725.000

Btl

Bir Bintang Large

36

10.000

360.000

Box

Paper Napkin

36

27.500

990.000

Total

5.598.000

PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.

 Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).

Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.

Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.

Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.

Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.

PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.

Purchasing Manager

Cost Control

General Manager

3.

MEMORANDUM INVOICE (MI)

Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.

Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.

Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:

1.

Quantity and Quality Approved

2.

Price approved

3.

Received

Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:

1.

Asli dikirim ke seksi cost control

2.

Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang

3.

Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)

4.

Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable

5.

Copy Keempat diberikan kepada supplier

Contoh pembuatan Memorandum Invoice:

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Food

No

:001

Date

:18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

A1

Pack

30

Maizena 400 gr

5.500

165.000

Kg

60

Coffee Bali 250gr

5.000

300.000

Can

24

Custard Powder 100gr

2.500

60.000

Can

36

Baking Powder 50gr

3.000

108.000

Total

633.000

Quantity&Quality Control

Price Approved

Received

(..)

(..)

(..)

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Beverage

No

:002

Date

:18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

B1

Btl

18

Apricot Brandy

105.000

1.890.000

Btl

15

Borzoi Vodka

115.000

1.725.000

Btl

36

Bir Bintang large

10.000

360.000

Total

3.975.000

Quantity&Quality Control

Price Approved

Received

()

(..)

(..)

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Material Supplies

No

:003

Date

:18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

C1

Box

36

Paper Napkin

27.500

990.000

Total

990.000

Quantity&Quality Control

Price Approved

Received

()

(..)

(.)

4.

DAILY RECEIVING REPORT (DRR)

Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:

1.

Daily Receiving Report untuk Food

2.

Daily Receiving Report untuk Beverage

3.

Daily Receiving Report untuk Material

Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:

1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima

2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO) 3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account 4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)

Contoh pembuatan Daily Receiving Report:

Hotel :

Alamat

Daily Receiving Report Food

No

:001

Date

: 18 Mei 2006

Inv No

Oty

Unit

Items

Unit

Total

Rem

Fruit&Vegt

Meat

Dairy Product

Price

001

UD

Pelangi

30

Pac

Maizena

5500

165.000

60

Kg

Coffee Bali

5000

300.000

24

Can

Cust Powder

2500

60.000

36

Can

Baking Powder

3000

108.000

Total:

633.000

Prepared by

Received by

Checked by

(Receiving)

(Store Keeper)

(Cost Control)

Hotel :

Alamat

Daily Receiving Report Beverage

No

:002

Date

: 18 Mei 2006

Inv No

Oty

Unit

Items

Unit Price

Total

Rem

Liquer

Beer

Soft drink

002

UD

Pelangi

18

Btl

Apricot Brandy

105.000

1.890.000

15

Btl

Borzoi Vodka

115.000

1.725.000

36

Btl

Bir Bintang

10.000

360.000

Large

Total:

3.975.000

Prepared by

Received by

Checked by

(Receiving)

(Store Keeper)

(Cost Control)

Hotel :

Alamat

Daily Receiving Report Material Supplies

No

:003

Date

: 18 Mei 2006

Inv No

Oty

Unit

Items

Unit Price

Total

Rem

Inventory

Other

003

UD

Pelangi

36

Box

Paper Napkin

27.500

990.000

Total

990.000

Prepared by

Received by

Checked by

(Receiving)

(Store Keeper)

(Cost Control)

5.

BINCARD

Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.

Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.

Contoh Pembuatan Bincard:

Stock No A1

Bin No: 100-1

Description

Maizena 400gr

Max

: 40

Min

:10

Unit: Pack

Date

Reference

In

Out

Balance

31 Aprl 2006

Inventory

10

18 Mei 2006

DRR 001

30

40

6.

CARDEX

Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang

Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:

1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang 2. Tingkat turn over 3. Harga alokasi per unit barang

4. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel 5. Mengetahui barang yang jarang dipakai 6. Jumlah barang masuk dan keluar

Contoh Pembuatan Cardex:

Date

Reference

Unit Cost

In

Out

Balance

31 Aprl 2006

Inventory

5.500

10

18 Mei 2006

DRR 001

30

40

Item: Maizena 400gr

Stock No: A1

Unit: Pack

7.

STOREROOM REQUISITION (SR)

Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:

1. Storeroom Requisition Food 2. Storeroom Requisition Beverage 3. Storeroom Requisition Material and Supplies

Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:

1. Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex 2. Copy pertama ke gudang sebagai arsip 3. Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut

PEMBELIAN PERSEDIAAN

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

1.

Menjaga kontinuitas usaha

2.

Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

3.

Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

4.

Membuat perencanaan pembelian yang optimal

5.

Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

6.

Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.

Temperatur ruangan

2.

Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

3.

Metode penyimpanan barang

4.

Sistem ventilasi

Bagian Yang Terlibat

1.

Departemen yang membutuhkan

2.

Gudang (Storeroom)

3.

Pembelian (Purchasing)

4.

Penerimaan (Receiving)

5.

Cost Control

6.

Hutang (Account Payable)

Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase Requisition (PR) 2. Purchase Order (PO) 3. Memorandum Invoice (MI) 4. Daily Receiving Report (DRR) 5. Quatation Analysis Price (QAP) 6. Bincard 7. Cardex

Laporan Yang Dihasilkan

Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta.

Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

Bagian Yang Terlibat

1. Departemen yang membutuhkan 2. Gudang (Storeroom) 3. Cost Control

Dokumen Yang Digunakan

1. Storeroom Requisition (SR) 2. Bincard

3. Cardex

Laporan Yang Dihasilkan

1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman

2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard 3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost 4. Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase

PENGELUARAN KAS

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.

Pembayaran Gaji

Bagian Yang Terlibat

1. Personalia 2. Accounting Head Department 3. General Manager 4. General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

1. Daftar Gaji 2. Slip Gaji 3. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier

Pembayaran Hutang

Bagian Yang Terlibat

1.

Account Payable/Hutang

2.

Accounting Head Department

3.

General Manager

4.

General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

1. Voucher Payable 2. Faktur 3. Memorandum Invoice 4. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier

Pembelian Tunai

Bagian Yang Terlibat

1. Departemen yang memerlukan 2. Purchasing/Pembelian 3. Accounting Head Department 4. Cost Control 5. General Manager 6. General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase Requisition 2. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier.