PROYECTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE EXPEDIENTES DE PERSONAL DEL MREE 1. Generalidades del Proyecto 1.1 Introduccin 1.

2 Objetivos Modernizar y optimizar la gestin documental Promover la normalizacin de procedimientos archiv sticos Promover procesos de digitalizacin de documentos !cceder a los documentos de los e"pedientes de personal desde #isponer de documentos en $ormato digital Incrementar el acceso a la in$ormacin contenida en los e"pedientes de personal para % Mejorar los servicios de consulta de los documentos de los e"pedientes de personal &educir la manipulacin y el uso de materiales originales $r'giles para evitar el deterioro de los mismos

1.( Marco )egal &eleer ley 1***+ etc 1.* !lcance )a aplicacin de este proyecto est' dise,ada para el -rea de !rchivo de ."pedientes de &ecursos /umanos del Ministerio de &elaciones ."teriores. 0rear una base de datos inicial del personal activo del ministerio de relaciones e"teriores hasta las incorporaciones 1altas2 de diciembre de 2311. #esarrollar una metodolog a de gestin documental 4ue incluya &eglamento de !rchivo+ 5ablas de &etencin #ocumental+ 1$alta paula2 1.6 )imitaciones de !lcance .l proyecto 7nicamente abarca la digitalizacin de in$ormacin de los e"pedientes del personal administrativo y diplom'tico !ctivo 1paula $alta plazo2 88)a digitalizacin de documentos comprende 7nicamente a4uellos documentos cuyo ente 1.9 :usti$icacin .l proyecto de digitalizacin emerge de la necesidad de contar con in$ormacin de $'cil acceso de manera r'pida y oportuna

&educir el uso y manipulacin de materiales $r'giles para de esta manera o$recer a la institucin una alternativa de soporte con la utilizacin de recursos tecnolgicos 1 o utilizacin de ;tics2.

1.< =ene$icios !cceso oportuno a los documentos de los e"pedientes de personal de los servidores%.. Modernizacin del sistema de recursos humanos> Modernizacin de servicios archiv sticos #isponer de archivos ordenados $ sicamente de acuerdo a est'ndares predeterminados ?entar bases para optimizacin progresiva de las actividades propias de los archivos 1b7s4ueda+ seleccin + ordenacin+ pr@stamo+ trans$erencia+ eliminacin controlada2 1redactar los bene$icios en $uncin a los objetivos2 Inventario de documentos+ 5&#s+ inventario de series =rindara ayuda y permitir' mejorar los tiempos invertidos en las toma de desiciones correspondientes a las actividades propias de los archivos. =ene$icios de la digitalizacin 1. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional. 2. Evita la prdida de conocimientos, experiencias, direcciones, entre otros. 3. Facilitar el tra a!o del personal, dentro y fuera del "#EE $. Facilitar la gesti%n descentralizada. &. Facilitar los procesos de reorganizaci%n. '. ()orro de espacio para el arc)ivo f*sico de los documentos. +. Facilitar disposici%n de los documentos a travs de consulta de manera instantnea. ,. -n mismo documento puede ser consultado por dos o ms personas en forma simultnea. .. /e eliminan los riesgos de prdida de documentos. 10. 1roteger el patrimonio, incluso frente a la captura y copias no deseadas desde dentro de la organizaci%n. 11. /e reducir significativamente el gasto en fotocopias e impresiones innecesarias. 12. /e evita el desgaste o prdida de los documentos originales. 13. #educir los costos y los tiempos de espera de la informaci%n a los usuarios internos y externos del "23. 1$. Incrementa la productividad del personal. 1&. ()orra en costos 4papeles, tonners, mantenimiento de e5uipos6, tiempo en la gesti%n de los documentos 4traslado, fotocopia, arc)ivo, entre

otros6.

2. Desarrollo del Proyecto 2.1. Metodolog a Planear .jecutar 1resumen de todo el resto+ hacer al $inal2 2.2. .tapa I Organizacin, ordenamiento e informatizacin del archivo Antes de iniciar la digitalizacin, se realizara un diganstico del estado actual del archivo de expedientes de recursos humanos, con el resultado del diagnstico se considerara el reordenamiento fsico externo de los files de personal, en funcion a las debilidades encontradas, se propondrn mejoras en los procedimientos, se disearan y desarrollaran modelos de datos para el proyceso de digitalizacin y se elaborar un inventario prlerilimanr de los expedientes del archivo en ! 2.2.1. Aase I #iagnstico del !rchivo y tratamiento de la coleccin documental O!"et#$os Identi$icar el estado de situacin actual del !rchivo de ."pedientes de personal de &ecursos humanos "dentificar la existencia de un procedimiento normalizado de archivo de documentos en los expedientes de personal #eterminar si el proceso de ordenamiento podr' ser ejecutado por el personal del archivo o #eterminar si el personal actual del archivo de expedientes de personal podr apoyar en la ejecucin del proyecto de digitalizacin .laborar el programa de gestin documental del archivo de e"pedientes de personal! Identi$icar series y unidades documentales a digitalizar.

Detalles #e acuerdo al diagnstico del archivo+ identi$icacin de los procesos a realizar+ y programa de gestin documental+ se considerara la contratacin de consultores para ejecutar el proyecto de reordenamiento del archivo y digitalizacin de documentos. Pre re%&#s#tos #isponer de los siguientes $ormatosB 0uadro de identi$icacin de series documentales

5abla de &etencin #ocumental Act#$#dades 1. Iniciar el proceso de seleccin para la realizacin del diagnstico situacional de los archivos de la #ependencia y para la creacin del Programa de 0ontrol #ocumental de la misma+ seg7n el modelo de 5@rminos de &e$erencia elaborados por la Mesa de 5rabajo para tal $in 1Cer !ne"o 312. 2. 0apacitar al personal del archivo de la #ependencia en la creacin de un Programa de3ontrol 7ocumental.
3. 3apacitar al personal involucrado 4de la consultora y de la 7ependencia6 en el uso de las )erramientas informticas necesarias para el ingreso de los datos al sistema 4m%dulos electr%nico para el registro de series documentales6. $. #ealizar el 7iagn%stico /ituacional y el 1rograma de 3ontrol 7ocumental 41376 de la 7ependencia. &. 7efinir los campos a registrar de cada una 4plantillas6, a utilizar cuando se inicie el proceso digitalizaci%n de documentos, siendo esto responsa ilidad compartida de los coordinadores de arc)ivo e informtica de la 7ependencia.

.ntregablesB #ocumento de #iagnstico Programa de gestin documental &egistro de datos de series y unidades documentales en $ormato digital ?ituacin objetivoB ?e puede estimar el tiempo+ personal y Do recursos necesarios para el ordenamiento del archivo de e"pedientes de personal. 2.2.2. Aase II #ise,o de Procedimientos !rchivistitos O!"et#$os .laborar el inventario de procesos de gestin documental a $in de optimizarlos. #ise,ar los procedimientos t@cnicos archiv sticos el ordenamiento + organizar e in$ormatizar para el archivo de e"pedientes de recursos humanos 0apacitar al personal en la aplicacin de los nuevos procedimientos archiv sticos. Detalles )a ejecucin de procedimientos archiv sticos involucraraB Identi$icacin+ 0lasi$icacin+ Ordenamiento+ !condicionamiento y #escripcin.

Pre re%&#s#tos #isponer de los entregables de la A!?. I 0ontar con personal #isponer de los materiales+ e4uipos+ in$raestructura y personal necesarios para la ejecucin de esta $ase Act#$#dades !n'lisis de los procedimientos archiv sticos &edise,o de procedimientos archiv sticos Gestionar la aprobacin de los nuevos procesos 0apacitar a todos los participantes del proyecto en la ejecucin de los procesos t@cnicos archiv sticos. E'tre(a!les Inventario de procesos actuales Procedimientos archiv sticos S#t&ac#)' o!"et#$o ?e cuenta con procedimientos archiv sticos idneos aprobados ?e cuenta con un inventario de procesos archiv sticos 2.2.(. Aase III #esarrollo del Inventario preliminar de los e"pedientes y de los documentos 4ue los componen. 1campos2 O!"et#$os .laborar un inventario de e"pedientes 1lista e"terna2 Identi$icar los datos a guardar en $ormato digital .laborar un inventario de los documentos contenidos en los e"pedientes Identi$icar los datos a guardar de cada unidad documental contenida en los e"pedientes de personal Detalles .l personal permanente del archivo de e"pedientes de personal proporcionar' a los participantes del proyecto acceso al archivo para la utilizacin de e"pedientes 1. &ealizar el levantamiento de la in$ormacin de los e"pedientes del personal. 2. &ealizar el registro de la in$ormacin de los e"pedientes del personal en $ormato digital. (. &ealizar el levantamiento de la in$ormacin de los documentos contenidos en los e"pedientes de personal 1de una muestra representativa2 Pre re%&#s#tos .ntregables de la $ase II !cceso al archivo de e"pedientes de personal

0ontar con personal #isponer de los materiales+ e4uipos+ in$raestructura y personal necesarios para la ejecucin de esta $ase Act#$#dades !cceso al archivo Identi$icacin de datos &egistro de datos Guardado de datos

E'tre(a!les Inventario de ."pedientes en $ormato impreso Inventario de ."pedientes en $ormato digital Inventario de tipos documentales en $ormato impreso Inventario de tipos documentales en $ormato digital S#t&ac#)' o!"et#$o ?e cuenta con e"pedientes de personal inventariados ?e cuenta con tipos documentales contenidos en e"pedientes de personal inventariados. 2.2.*. Aase IC #ise,o y #esarrollo de una aplicacin de apoyo al proceso de digitalizacin. O!"et#$os #ise,ar y desarrollar una aplicacin 4ue colabore al proceso de digitalizacin de e"pedientes de personal. #ise,ar un modelo de datos 4ue de soporte a la captura de in$ormacin en el proceso de digitalizacin. Detalles .l personal a cargo del desarrollo de la aplicacin 4ue apoye al proceso de digitalizacin comen Pre re%&#s#tos .ntregables de la $ase III 0ontar con personal con e"periencia en desarrollo de aplicaciones. #isponer de e4uipos adecuados+ in$raestructura $ sica y tecnolgica adecuada. Act#$#dades !n'lisis de la in$ormacin #ise,o #esarrollo 0apacitacin

Pruebas Implementacin )iberacin de la aplicacin E'tre(a!les !plicacin. Modelo de datos. =ase de datos. S#t&ac#)' o!"et#$o ?e cuenta con una aplicacin 4ue ayudara al proceso de captura de in$ormacin dentro el proceso de digitalizacin. 2.(. .tapa II #igitalizacin de los documentos &edactar breve introduccin despu@s 2.(.1. Aase I #igitalizacin O!"et#$os &ealizar la digitalizacin de documentos Generar e"pedientes en $ormato digital 0apturar la in$ormacin en una base de datos centralizada Pre re%&#s#tos .ntregables de la etapa I 0ontar con personal con e"periencia en digitalizacin de documentos #isponer de e4uipos adecuados+ in$raestructura $ sica y tecnolgica adecuada. Act#$#dades Identi$icar del e"pediente a ser digitalizado Preparar del e"pediente &egistrar de In$ormacin #igitalizar del documento Cincular documentos con im'genes Optimizar de la imagen &ealizar control de calidad &earmar el e"pediente E'tre(a!les #ocumentos digitalizados =ase de #atos con informacin de los expedientes S#t&ac#)' o!"et#$o ?e cuenta con un archivo $ sico ordenado. ?e cuenta con un respaldo en $ormato digital del archivo ?e cuenta con una base de datos con la in$ormacin necesaria 2.(.(. Aase II #igitalizacin de e"pedientes rezagados nuevos ingresos al archivo

O!"et#$os &ealizar la digitalizacin de los nuevos documentos ingresados al archivo hasta el (1 D 12D2311 &ealizar la digitalizacin de los e"pedientes rezagados de la $ase " Generar e"pedientes en $ormato digital 0apturar la in$ormacin en una base de datos centralizada Pre re%&#s#tos .ntregables de la etapa I 0ontar con personal con e"periencia en digitalizacin de documentos #isponer de e4uipos adecuados+ in$raestructura $ sica y tecnolgica adecuada. Act#$#dades Identi$icar del e"pediente a ser digitalizado Preparar del e"pediente &egistrar de In$ormacin #igitalizar del documento Cincular documentos con im'genes Optimizar de la imagen &ealizar control de calidad &earmar el e"pediente E'tre(a!les #ocumentos digitalizados =ase de #atos con informacin de los expedientes S#t&ac#)' o!"et#$o ?e cuenta con un archivo $ sico ordenado. ?e cuenta con un respaldo en $ormato digital del archivo ?e cuenta con una base de datos con la informacin completa a %&&'(')&&