SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES

DIRECCIN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE OBRA PBLICA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

FEBRERO 2004

ECRETARA DE

ELACIONES

XTERIORES

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO.

Dr. Luis Ernesto Derbez Bautista. C. Secretario. Lic. Pablo Gmez Domnguez. C. Oficial Mayor. Ing. Luis M. Hermosillo Sosa. Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Lic. Lucila Cullar Tamez. Directora General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales. Ing. Salomn Elnecav Korish. Director General Adjunto de Bienes Inmuebles. Ing. Antonio Pierce Alfaro. Director de Organizacin. Lic. Dinora A. Ugalde Reza. Directora Tcnica de Obras y Bienes Inmuebles. Lic. Luis Enrique Dvila Rivera. Jefe del Departamento de Procedimientos.

ANALISTAS:
Sergio Ivn Conde Gorostiola. Hctor Castillo Lpez.

Febrero de 2004.

DO-MAN-PRO-614-DGBIRM ABITN.

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NDICE

I.

INTRODUCCIN1

II.

OBJETIVOS 2

III. POLTICAS..3

IV. PROCEDIMIENTO..6

V. DIAGRAMA DE FLUJO....12

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DIRECCIN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES

I.- INTRODUCCIN

En cumplimiento del artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y de los artculos 7 fraccin XVIII, 14 fraccin IX, 33 fraccin XII y 35 fraccin V del Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores, y del artculo 11 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) se emite el presente Manual de Procedimiento para la Contratacin de Obra Pblica y Servicios Relacionados con las Mismas, en el cual se condensan las normativas que bajo criterios de transparencia, eficacia y eficiencia garanticen las mejores condiciones de calidad, oportunidad, y servicio en la ejecucin de obras pblicas y de servicios relacionados con sta en los inmuebles de la Cancillera en Territorio Nacional. En este contexto, resulta necesario contar con un documento normativo que regule e involucre, en su dinmica operativa, a las Unidades Administrativas que, por sus atribuciones jurdicas y para el ptimo desempeo de sus funciones, requieran de construir, instalar, ampliar, adecuar, instaurar, remodelar, conservar, mantener y demoler bienes inmuebles como lo establece la LOPSRM en su artculo 2 fracciones I, II , III, IV, V VI, VII y VIII, as como los servicios relacionados con las mismas descritas en el artculo 4 de la citada Ley, la cual tiene como objetivo regular las acciones relativas a la planeacin, programacin, presupuestacin, contratacin, gasto, ejecucin y control de las obras pblicas y los servicios que con stas se relacionan. La Secretara de Relaciones Exteriores, conforme al marco legal aplicable en materia de obra pblica, requiere de la Contratacin de Obras Pblicas y de Servicios Relacionados con las Mismas, en virtud de que por la naturaleza de sus actividades, objetivos y prioridades institucionales, as como de sus recursos humanos, tcnicos, materiales y presupuestales, no es posible ejecutarlas por administracin directa. El presente Manual pretende establecer claramente las atribuciones, interrelaciones y mecanismos de coordinacin entre el rea responsable de la contratacin de obras pblicas y de servicios relacionados con sta y aquellas que requieran de los mismos, estableciendo, en lo que resulte procedente, normas que debern observarse en el interior del pas para la celebracin de este tipo de actos, bajo criterios de eficiencia, transparencia y honradez que aseguren el ejercicio racional de los recursos pblicos autorizados para la contratacin de obras y sus servicios en la Cancillera.

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II.- OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer una gua normativa que permita a los titulares de las Representaciones de Mxico en el Territorio Nacional, en coordinacin con las Unidades Responsables participantes y la Direccin General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales, seguir un procedimiento ordenado y sistemtico para la contratacin de obra pblica y servicios relacionados con las mismas, considerando las caractersticas, la mecnica y el marco jurdico inherentes a la celebracin de este tipo de actos.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
Definir los criterios de transparencia, eficiencia y eficacia que garanticen las

mejores condiciones de calidad, oportunidad y servicio en la ejecucin de obras pblicas y de servicios relacionados con sta, en los inmuebles de la Cancillera en territorio nacional.

Establecer

los

mecanismos

de

coordinacin,

planeacin,

programacin,

presupuestacin, control y supervisin en los procedimientos adjudicatorios, de contratacin y de prestacin de trabajos de obra pblica y de servicios relacionados con la misma bajo el procedimiento de Licitacin Pblica.

Sujecin de las Unidades Administrativas responsables de la ejecucin de obra pblica y servicios relacionados con las mismas a un marco jurdico en materia de obra pblica y presupuestaria, que permitan a la Secretara de Relaciones Exteriores el cumplimiento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con la Misma y de su Reglamento.

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III. POLTICAS

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III.- POLTICAS
1. Para considerar la realizacin de obras en un bien inmueble en el territorio nacional, se deber evaluar la importancia y prioridad de las mismas, en funcin de la necesidad de contar con stas para el desempeo de las funciones asociadas a los programas y servicios encomendadas a la Secretara sujetndose a los criterios de disciplina presupuestaria. La Direccin General Adjunta de Bienes Inmuebles elaborar anualmente el programa de obras con el fin de realizar una correcta programacin de las mismas. Se llevar a cabo la consolidacin de informacin relativa a la calendarizacin de los recursos en el captulo 6000 y 3000 en su partida correspondiente. La Unidad Administrativa solicitante deber acreditar fehacientemente sus necesidades de obra y servicios relacionados con las mismas que respondan a los criterios institucionales de austeridad, racionalidad y eficiencia presupuestaria. La Direccin General Adjunta deber elaborar las propuestas de solucin y/o buscar soluciones eficientes con base en presupuestos alternativos elaborados por proveedores, tomando en cuenta el costo beneficio de la obra. En el anlisis de las propuestas que se presenten, se debern considerar las condiciones de funcionalidad, servicios, accesibilidad, espacios imagen y comodidad del inmueble, considerando el nmero de servidores pblicos que se concentren en oficinas y de usuarios que requieran de los servicios para el desempeo de sus funciones. Se deber optar por soluciones de obra y servicios cuyos trminos y /o condiciones estructurales y arquitectnicas garanticen la seguridad de los servidores pblicos y la eficiencia de los bienes inmuebles en materia de acceso, distribucin y afluencia de usuarios, empleados y visitantes, as como un bajo consumo de energa, de requerimientos de mantenimiento y conservacin. Se deber optar por la construccin de inmuebles en zonas aledaa a oficinas pblicas con las que se interacte en razn de diligencias administrativas, judiciales, o en su caso, con tribunales, oficinas notariales y similares. En la construccin, instalacin, ampliacin, adecuacin, remodelacin, conservacin, mantenimiento y modificaciones de inmuebles se deber considerar el conjunto interior y exterior de su diseo y estilo arquitectnico para su amueblado, equipamiento y decoracin.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9. La Direccin General Adjunta de Bienes Inmuebles, deber efectuar las previsiones presupuestales necesarias para cubrir las erogaciones por concepto de las mejoras, adaptaciones e instalaciones para equipos especiales que en su caso se requieran, y para los servicios de conservacin y mantenimiento. 10. Para la celebracin de contratos de construccin, instalacin, ampliacin, adecuacin, remodelacin, conservacin, mantenimiento y modificaciones de inmuebles en el territorio nacional se debern observar las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal que establezcan la H. Cmara de Diputados en el Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federacin para cada ejercicio fiscal, as como el Ejecutivo Federal, por conducto de las Secretaras de Hacienda y Crdito Pblico, y de la Funcin Pblica. Pg.: 4 De: 17

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III.- POLTICAS
11. Las Unidades Administrativas solicitantes proporcionarn a la Direccin General Adjunta de Bines Inmuebles las facilidades necesarias para la adecuada realizacin de los trabajos contratados objeto de las licitaciones pblicas al amparo de la LOPSRM.

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IV. PROCEDIMIENTO

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FECHA DE ELABORACIN MES AO FEBRERO 2004 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL DE BIENES UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES. BIENES INMUEBLES. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PARA LA LICITACIN PBLICA (ART. 27 FRACCIN I).

RESPONSABLE

ACT. NM.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO
Son consideradas peticiones: las que se reciben por oficio, correo electrnico o las que se realizan por telfono (solo en casos de emergencia). Programa de mantenimiento preventivo de la Secretaria de Relaciones Exteriores.

Unidades Administrativas de la Secretaria de Relaciones Exteriores, DGBIRMA y Unidades Relacionadas con obra pblica

Reciben las peticiones por escrito de los servicios que solicitan.

Direccin General Adjunta de Bienes Inmuebles (DGABI)

Detecta y asigna las solicitudes a los responsables de la DGABI para la evaluacin e identificacin de las necesidades del proyecto y/o la obra a realizar.

Elaboracin de diagnstico con base en una lista de conceptos y plano de solucin.

Subdirectores y Jefes de Departamento de la DGABI/ Unidad solicitante

Definen los alcances del servicio y/o trabajo a desarrollar.

Oficio de respuesta parcial, elaboracin del proyecto, valuacin de costo aproximado, especificaciones tcnicas y catalogo de conceptos, se recaba la firma de visto bueno de la unidad solicitante.

Director Adjunto, Tcnica, Tcnico

General Directora Subdirector

Someten a aprobacin del Oficial Mayor (cuando son menos de $ 50,000, son autorizados por la Direccin General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales).

Elaboracin de acuerdo con recomendacin de la DGBIRMA.

Jefe del Departamento de Anlisis

Solicita la certificacin presupuestal a la DGPOP. Elabora las bases para el procedimiento de licitacin pblica. Revisin por parte del Subcomit.

Certificacin presupuestal emitida por la DGPOP.

Subdirector Tcnico

Elabora las actas por parte del Subcomit de Revisin de Bases para llevar a cabo la revisin de las bases hasta que se acepten.

Oficio de invitacin a participar en la revisin de pre-bases incluyendo a rgano Interno de Control.

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FECHA DE ELABORACIN MES AO FEBRERO 2004 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL DE BIENES UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES. BIENES INMUEBLES. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PARA LA LICITACIN PBLICA (ART. 27 FRACCIN I).

RESPONSABLE

ACT. NM.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO
Firma de las pre bases.

Miembros del Subcomit: integrado por un representante de : Oficiala Mayor, rgano Interno de Control, D.G. Asuntos Jurdicos, DGPOP y DGBIRM.

Revisan el acta de revisin de bases.

Subdirector Tcnico.

Elabora las actas por parte del Subcomit de Revisin de Bases para llevar a cabo la revisin de las bases hasta que se acepten.

Bases aceptadas por el subcomit.

Subdirector Tcnico / Jefe de Departamento de Anlisis.

Publican la convocatoria va Diario Oficial de la Federacin y venta de bases en COMPRANET y en DGABI.

Convocatoria, publicacin bases y anexos.

de

Subdirector Tcnico/ Subdirector de Bienes Inmuebles en Territorio Nacional/Jefes de Departamento.

10

Visitan de obra de los participantes.

Acta de visita de obra.

Subdirector Tcnico.

11

Realiza una junta de aclaraciones antes de realizar acto de entrega de propuestas tcnicas y econmicas.

Acta de entrega de propuestas tcnicas y econmicas.

Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento en llevar el caso.

12

Reciben las propuestas tcnicas y econmicas en sobres cerrados y por va electrnica y apertura de la acta primera.

Acta primera correspondiente a la apertura tcnica.

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FECHA DE ELABORACIN MES AO FEBRERO 2004 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL DE BIENES UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES. BIENES INMUEBLES. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PARA LA LICITACIN PBLICA (ART. 27 FRACCIN I).

RESPONSABLE

ACT. NM.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO
Anlisis de propuestas. las

Subdirector Tcnico Director General Adjunto, Directora Tcnica de Bienes Inmuebles y Subdirector Tcnico

13

Realizan el anlisis de las propuestas tcnicas.

Subdirector Tcnico de Bienes Inmuebles Director General Adjunto, Directora Tcnica de Bienes Inmuebles y Subdirector Tcnico.

14

Realizan la apertura de la propuesta econmica, el acta segunda es firmada por los asistentes y se les entrega una copia de la misma y se enva por medio electrnico a COMPRANET.

Acta segunda correspondiente a la apertura econmica.

Subdirector Tcnico de Bienes Inmuebles.

15

Realiza el anlisis de las propuestas econmicas.

Anlisis de propuestas.

las

Director General Adjunto, Directora Tcnica de Bienes Inmuebles y Subdirector Tcnico.

16

Realizan una relatora del proceso indicndose el anlisis de las proposiciones y razones para admitirlas o rechazarlas.

Elaboracin dictamen.

de

17

Llevan a cabo el fallo conocer al participante por los asistentes y se misma y se enva COMPRANET.

de la licitacin, y se da a ganador, el acta es firmada les entrega una copia de la por medio electrnico a

Acta de fallo

Subdirector Tcnico de Bienes Inmuebles.

18

Elabora el contrato.

Contrato.

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FECHA DE ELABORACIN MES AO FEBRERO 2004 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL DE BIENES UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES. BIENES INMUEBLES. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PARA LA LICITACIN PBLICA (ART. 27 FRACCIN I).

RESPONSABLE

ACT. NM.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO
En base a dictamen.

Subdirector Tcnico de Bienes Inmuebles.

19

Adjudicar el contrato a aquel licitante cuya propuesta rena las condiciones legales, tcnicas y econmicas convenientes requeridas para la S.R.E.

Subdirector de Inmuebles en Territorio Nacional, Jefes de Departamento y Supervisores.

20

Verifican la documentacin original y legal del participante ganador requerida para la firma del contrato.

Recepcin documentos.

de

21

Solicitan a la empresa ganadora garantas de cumplimiento del contrato.

Recepcin de fianzas en DGABI.

22

Remiten contrato a la direccin general de asuntos jurdicos, a firma de oficiala mayor y se enva a COMPRANET.

Acuses de recibo de recepcin de contrato y de COMPRANET.

Subdirector de Bienes Inmuebles en Territorio Nacional/Jefes de Departamento y Supervisores.

23

Inician la prestacin del servicio o con la obra.

Apertura de la bitcora.

24

Realizan el seguimiento de la prestacin del servicio y/o de la obra revisando generadores de obra, estimaciones, avances y cumplimiento oportuno.

Recepcin de generadores, estimaciones, avances y cumplimiento.

25

Realizan los trmites para envo de las factura para pago a DGPOP, amparando los trabajos autorizados por DGBIRMA. Dan aviso de terminacin de trabajos.

Recepcin de facturas en DGABI.

26

Cierre de bitcora.

27

Finiquitan los servicios y/o trabajos de obra.

Envo de fianzas de vicios ocultos.

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FECHA DE ELABORACIN MES AO FEBRERO 2004 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL DE BIENES UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES. BIENES INMUEBLES. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PARA LA LICITACIN PBLICA (ART. 27 FRACCIN I).

RESPONSABLE

ACT. NM.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO
Acta entrega recepcin.

Subdirector de Bienes 28 Inmuebles en Territorio Nacional/Jefes de Departamento y Supervisores.

Elaboran el acta de entrega - recepcin por las partes.

Subdirector de Bienes 29 Inmuebles en Territorio Nacional/Jefes de Departamento, Supervisores y Subdirector Tcnico de Bienes Inmuebles.

Cancelan la fianza de cumplimiento.

Terminacin licitacin.

de

la

TERMINA PROCEDIMIENTO

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V. DIAGRAMA DE FLUJO

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DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Reciben las peticiones por escrito de los servicios que solicitan. 1

Son consideradas peticiones: las que se reciben por oficio, correo electrnico o a las que se realizan por telfono (solo en casos de emergencia). Programa de Mantenimiento preventivo de la Secretara de Relaciones Exteriores.

Oficio

Detecta y asigna las solicitudes a los responsables de la DGABI., para la evaluacin e identificacin de las necesidades del proyecto y/o la obra a realizar. 2

Elaboracin de diagnstico con base en una lista de conceptos y plano de solucin.

Definen los alcances del servicio y/o trabajo a desarrollar. 3

Oficio de respuesta parcial, elaboracin del proyecto, valuacin de costo aproximado, especificaciones tcnicas y catalogo de conceptos, se recaba la firma de Visto Bueno de la Unidad Solicitante.

Oficio

Someten a aprobacin del Oficial mayor (cuando son menos de $50,000.00, son autorizados por la D.G.B.I.R.M.). 4

Elaboracin de acuerdo con recomendacin de la DGBIRM.

Solicita la certificacin presupuestal a la DGPOP., y elabora las bases para el procedimiento de licitacin pblica. Revisin por parte del Subcomit. 5 Certificacin

Certificacin Presupuestal emitida por la DGPOP.

Pg.: 13 De: 17

DIAGRAMA DE FLUJO
Elabora las actas por parte del Subcomit de Revisin de Bases para llevar a cabo la revisin de las bases para el procedimiento de licitacin pblica. 6 Oficio de invitacin a participar en la revisin de Pre-Bases, incluyendo al rgano Interno de Control.

Oficio

Revisan el acta de revisin de bases. 7

Firma de Pre-Bases

Oficio

Elabora las actas por parte del Subcomit de Revisin de Bases para llevar a cabo la revisin de las Bases hasta que se acepten. 8

Bases aceptadas por el Subcomit.

Actas

Publican la convocatoria va Diario Oficial de la Federacin y venta de bases en COMPRANET y en DGABI. 9 Diario Oficial de la Federacin.

Convocatoria, publicacin de bases y anexos.

Visitan de obra de los participantes.

Acta de visita de obra.

10

Acta

Realiza una Junta de aclaraciones antes de realizar acto de entrega de propuestas tcnicas y econmicas.

Acta de Entrega de Propuestas Tcnicas.

11

Acta

12

Pg.: 14 De: 17

DIAGRAMA DE FLUJO
Reciben las propuestas tcnicas y econmicas en sobres cerrados, y por va electrnica apertura la acta primera. 12 Acta 1a Acta primera correspondiente a la apertura tcnica.

Realizan el anlisis propuestas tcnicas. 13

de

las

Anlisis de las propuestas.

Realizan la apertura de la propuesta econmica, el acta segunda es firmada por los asistentes y se les entrega una copia de la misma y se enva por medio electrnico a COMPRANET. . 14 Acta 2a

Acta segunda correspondiente a la apertura econmica.

Realiza el anlisis de las propuestas econmicas. 15

Anlisis de las propuestas.

Realizan una relatora del proceso indicndose el anlisis de las preposiciones y razones para admitirlas o rechazarlas. 16

Elaboracin de dictamen.

Llevan a cabo el fallo de la licitacin, y se da a conocer al participante ganador, el acta es firmada por los asistentes y se les entrega una copia de la misma y se enva por correo electrnico a COMPRANET.

17 Acta de fallo.

Elabora el contrato. 18 Contrato

19

Pg.: 15 De: 17

DIAGRAMA DE FLUJO
Adjudicar el contrato a aquel licitante cuya propuesta rena las condiciones legales, tcnicas y econmicas convenientes, requeridas par la S.R.E. 19 En base al dictamen.

Dictamen

Verifican la documentacin original y legal del participante ganador requerida para la firma del contrato. 20 Dictamen Anexos

Recepcin de documentos.

Solicitan a la empresa ganadora garantas de cumplimiento de contrato. 21

Recepcin de fianzas en DGABI.

Fianza

Remiten contrato a la Direccin General de Asuntos Jurdicos y a firma de Oficiala Mayor y se enva a COMPRANET. 22 Contrato

Acuses de recibido de recepcin de contrato y de COMPRANET.

Inician la prestacin del servicio o con la obra.

Apertura de la bitcora.

23 Bitcora.

Realizan el seguimiento de la prestacin del servicio y/o de la obra revisando generadores de obra, estimaciones, avances y cumplimiento oportuno. 24

Recepcin de generadores, estimaciones, avances y cumplimiento .

25

Pg.: 16 De: 17

DIAGRAMA DE FLUJO

Realizan los trmites para envo de las facturas para pago a DGPOP., amparando los trabajos autorizados por la DGBIRM. 25

Recepcin de facturas de DGABI .

Factura

Dan aviso trabajos.

de

terminacin

de Cierre de bitcora.

26

Bitcora

Finiquitan los servicios y/o trabajos de obra. 27

Envo de fianzas de vicios ocultos.

Elaboran acta de entrega-recepcin por las partes.

28 Acta entrega-recepcin

Cancelan la fianza de cumplimiento.

Terminacin de la licitacin.

29

FIN

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