PRESUPUESTO Y TIPOS DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO: "Computo anticipado de costos de obras y rentas" "Plan maestro detallado y cuantificado que muestra

cmo sern adquiridos y usados los recursos de una empresa con el objeto de lograr xito en sus operaciones." "Plan Financiero que expresa los compromisos estratgicos y las acciones operativas que se llevarn a cabo dentro de la organizacin. Se caracteriza por ser bastante detallado y porque establece normas para la ejecucin de las acciones y porque sirve de base para alcanzar una mayor productividad." "Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipacin algunos resultados considerados bsicos por el jefe de la empresa" Clasificacin de los presupuestos: Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar los presupuestos. El orden de prioridades que s de a ellos depende de las necesidades del usuario. Rgidos, estticos, fijos o asignados: Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden realmente. De esta manera se estar efectuando un control anticipado, dejando de lado el concepto de comportamiento econmico, cultural, poltico demogrfico o jurdico de la regin en donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el Sector pblico. Flexibles o variables: Los presupuestos sern flexibles o variables si se elaboran para diferentes niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cmo debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o de produccin. Tienen amplia aplicacin actualmente en el campo de la presupuestacin de gastos ya sean administrativos o de ventas y en la presupuestacin de los costos.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Indirectos de fabricacin en empresas fabriles.

A corto plazo: Los presupuestos sern a corto plazo si la planificacin se hace para cumplir el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema generalmente se adapta ms a nuestra economa la cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolables En el nivel de precios. A largo plazo: En este campo podramos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado y las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipo generalmente en lo referente a la adquisicin de activos fijos y en forma ocasional cuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se detalla ampliamente el primer ao y se presentan datos generales para los aos restantes. En otros trminos, con este sistema se trata de hacer una planeacin a largo plazo y luego detallar y cuantificar todas las actividades del primer ao. Una vez que se cumpla el primer ao ser necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias, adicionar un nuevo ao a ese plan, formular planes detallados para el ao dos y cuantificados por medio del presupuesto. Presupuestos del Sector Pblico: Los presupuestos sern del sector pblico si en ellos se trata de verter la cuantificacin de los programas de organismos y entidades oficiales. Cuando se hizo su aparicin en Colombia se limitaba al clculo de una serie de cifras sin fijacin de objetivos definitivos ni resultados. El nfasis recaa en los "elementos y servicios y no en los objetivos que podra alcanzar la direccin de la entidad" Esta forma de clculo de ingresos y gastos pblicos se us durante varios aos, dando surgimiento a lo que ms tarde se denomin presupuesto tradicional. Presupuesto del Sector Privado: Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen como "Presupuestos empresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa.

Presupuesto en Base Cero: Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han surgido los presupuestos base cero. Conforme a esta tcnica, cada presupuesto se construye sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estar plenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidades de gobierno, han utilizado los presupuestos en base cero. Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio, analticamente, estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignacin de recursos en lo referente a los costos indirectos" "Proceso mediante el cual la administracin, al ejecutar el presupuesto anual, toma la decisin de asignar los recursos destinados a reas indirectas de la empresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido". "El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todas las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes". De estas definiciones se puede deducir que la filosofa del sistema es sencilla; se trata de fijar objetivos para cada nuevo perodo, presentar alternativas para alcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios. Control del Presupuesto de Ventas: El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona informacin bsica para el control de las ventas, los costos de distribucin y otras partidas relacionada los componentes del plan de ventas deben desarrollarse en funcin de las responsabilidades administrativas delegadas ya sobre esta base podra lograrse un control eficaz. El control en la funcin de ventas debe considerarse como una actividad general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por ventas, los gastos de publicidad y promocin y los dems gastos de distribucin. Un control efectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y promocin se miren como nico problema en lugar de dos problemas distintos. El control en la funcin ventas, se logra a travs de varias etapas de la actividad administrativa. Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir: Nmero de visitas a los clientes por perodo o por vendedor. Cantidad de nuevos clientes a obtener.

Importe de los gastos de ventas directos de cada vendedor. Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta con el importe de las ventas. Cantidad media de los pedidos solicitados. Nmero de pedidos a obtener por visitas hechas en una regin o territorio especfico. Cuotas de ventas por vendedor, por perodos y su importe monetario. Un control efectivo de la funcin distribucin necesita tambin informes peridicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.

Qu es el Pronstico de Ventas? La planificacin y el pronstico de ventas, son trminos que a menudo se confunden. Aunque relacionados entre s, tienen propsitos claramente definidos. Un pronostico no es un plan, sino ms bien una declaracin y/o apreciacin cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin o materia en particular. Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa. Un pronstico debe verse solo como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas. La administracin de una compaa puede tal vez aceptar, modificar o rechazar el pronstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones de la administracin, las cuales se basan en el pronstico, en otros insumos y en los juicios de la administracin sobre conceptos relacionados, tales como el volumen de las ventas, precios, esfuerzos de ventas, produccin y financiamiento. Un pronstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la administracin ha tomado en consideracin su propio juicio, las estrategias planificadas, los recursos comprometidos, y el acuerdo de la administracin de emprender acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticacin de las ventas, por otra parte, es una funcin tcnica del personal de "Staff". Es importante hacer una distincin entre l pronostico de ventas y el plan de ventas, principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personal tcnico interno tome decisiones y exprese los juicios fundamentales de la administracin, implcitos en todo plan de ventas.

An ms, es difcil de cuantificar la influencia de los actos de la administracin sobre los potenciales de ventas, para los efectos de pronosticacin de las futuras ventas. Por lo tanto, los elementos experiencia y juicio de la administracin debe moldear el plan de ventas. Otra razn para identificar al pronostico de las ventas slo como uno de los pasos en la planificacin de las mismas es que los pronsticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararse antes de cualquier decisin o plan de la administracin en terrenos tales como: ampliacin de la planta, cambios de precios, programas promocionales, programacin de la produccin, expansin o contraccin de las actividades de mercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciacin entre el pronstico y la planificacin, fue resaltada por un autor como sigue: "Cuando el lder de una organizacin manifiesta que le gustara tener un pronstico, lo que a menudo quiere decir es que desea un plan. Desea hacer que algo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente dentro de su organizacin." Presupuesto de Produccin? El trmino se relaciona con ese proceso de transformacin de un objeto de trabajo en producto terminado. Como presupuesto hace referencia: La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planeadas dejando un margen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no previstas y al costo de esa produccin haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cif que sern indispensables para costear esa produccin. Aunque ambos son temas de presupuestacin, enfocaremos en primer lugar la determinacin de esa cantidad a producir. En el clculo intervienen tres variables: - las ventas esperadas segn el pronstico de ventas - el inventario final esperado el cual se fija teniendo en cuenta principalmente las polticas de inventario (decisin de gerencia o de produccin) - el inventario inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar el proceso presupuestario Control del Presupuesto de Produccin: Como se plante inicialmente el presupuesto de produccin sirve de base para planificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el efectivo, las adiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricacin.

Un sistema de control adecuado es esencial para efectuar control sobre los costos, la calidad del producto y las cantidades producidas. Los principales aspectos relacionados con el control de la produccin, segn algunos autores son: Control de materiales. - anlisis de procesos de elaboracin - preparacin de las rutas de produccin - programacin de la produccin - despacho de la produccin Vigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo. Un esquema sencillo del control de la produccin podra incluir: Se da por entendido que no slo se deben verificar los resultados reales frente a lo programado sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados para aprovechar las experiencias en perodos futuros. Adems de los controles diarios y semanales de produccin y los niveles de inventarios de productos terminados, debe comunicarse la situacin de estos dos conceptos en el informe mensual en que los resultados reales se comparan con los planes y normas.

Presupuesto de Compras? Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente al consumo, de manera que haya una produccin normal y para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro. En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que se incluiran en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos, suministros de fbrica y repuestos. Aqu se habla de compra de aquellas materias primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta posibilidad y presentarla en el presupuesto.

Presupuesto de compra de materiales: Un presupuesto de compras especfica tanto las unidades a comprar como el valor presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Su importancia es fundamental porque sirve: Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un perodo. Para determinar las necesidades de efectivo. Para tener una visin ms clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias primas en el mercado y para prever las fechas de adquisicin en las pocas de menor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe: Formular polticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidades de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima. Presupuesto de Flujo de efectivo El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situacin de efectivo. Los cobros y los pagos reales sern algo diferentes de los previstos en el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado de: - Una variacin en los factores que afectan el efectivo. - Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones. - Falta de control del efectivo. Es imprescindible que la direccin est plenamente informada de la probable situacin de efectivo con tanta anticipacin como sea posible. Suministrando una planificacin adecuada, el control continuado de la situacin de efectivo debe basarse en trminos generales en este procedimiento: hacer una adecuada y continua evaluacin de la situacin de efectivo tanto presente como probable. Este procedimiento incluye la evaluacin y comunicacin peridicas, digamos mensualmente, de la situacin real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla a una nueva proyeccin de la probable corriente de efectivo futura que tome considerando que las condiciones presupuestadas son afectadas por acontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuesto original efectivo.

El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al da de la situacin de efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a travs de un programa general de presupuestos se debe incluir: - La proyeccin sistemtica de las corrientes de efectivo tanto a corto como a largo plazo. - La proyeccin mensual de la situacin de efectivo. - La evaluacin diaria de la situacin de efectivo. Presupuesto Financiero o de Finanzas: Las Finanzas: Permiten el anlisis global o por partes del sistema y sirven de fundamento a la eleccin de las mejores alternativas para tomar la decisin definitiva. El Presupuesto financiero incluye el clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorera y el de capital, tambin conocido como erogaciones capitalizables. Presupuesto de tesorera: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin recibe el nombre de presupuesto de caja o movimiento de fondos porque en l se trata de hacer una posible previsin de los recursos que entraran a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicacin que se piense darles. Se formula por perodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque mediante l se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administracin a seguir sanas polticas de financiacin. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr ms o menos el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliacin de departamentos productivos. Sirve como medio de evaluacin de las posibles alternativas de inversin as como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su disponibilidad en el tiempo.

Una vez terminadas las obras ser necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Los altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversiones que se proyectan inicialmente a un ao con pocos miles de pesos, pueden salir con costos de millones de pesos en poco tiempo. Entonces se debe ser cuidadoso al presupuestarlos y emplear mtodos adecuados para su correcta evaluacin. Presupuesto de Operacin: Incluyen la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de prdidas y ganancias proyectadas. Entre stos podramos incluir: - Ventas. - Produccin. - Compras. - Uso de Materiales. - Mano de Obra y - Gastos Operacionales. Presupuesto de gastos de operacin: La informacin final que sirve como complemento al plan de utilidades es el presupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como gastos de administracin, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventas deben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizo alusin al tratar de planificar las ventas y debido a su consideracin especial se presentaron en esa parte. Los denominados gastos administrativos incluyen toda una serie de erogaciones que sin ser produccin ni distribucin son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa. Debido a que la mayora de los gastos administrativos son fijos persiste la inclinacin a no controlarlos a excepcin de los sueldos de ciertos funcionarios que en muchos casos los fija el consejo de administracin; los dems tienen una "influencia bastante significativa" de las polticas y decisiones de la gerencia.