Manual de Procedimientos Contpaq I Contabilidad1

DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Programa Institucional CONTPAQ i Contabilidad
Elaborado por: Juan Espinoza Garca Mayo de 2011
Primera actualizacin abril de 2012
Recopilacin de procedimientos bsicos para operar el programa CONTPAQ i Contabilidad
CONTENIDO
1. CAPTURA DE PLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO .................................... 3 1. 1 CAPTURA DE PLIZAS (Primera parte). ........................................................................ 4 1.1.1 Segmentos de Negocio. ............................................................................................. 9 1. 2. CAPTURA DE PLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO. ................................. 9 1. 2.1 Cmo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de las plizas? ........ 9 1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio. ................................................ 12 1. 2.3 Modificar plizas ...................................................................................................... 15 1. 2.4 Otros procesos dentro de plizas. ........................................................................... 18 2. CMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRNICO ............................. 21 2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO. .................................................................................. 22 2.2. CMO RESPALDAR LA EMPRESA? ......................................................................... 22 2.3 CMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRNICO A LA DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ? ....................................................................................................... 24 3. IMPRESIN DE REPORTES ........................................................................................... 28 3.1 VISOR DE REPORTES. ................................................................................................. 29 3.2 IMPRESIN DE ESTADOS FINANCIEROS. .................................................................. 32 3.3 REPORTES SENSIBLES. .............................................................................................. 34 4. LISTADOS ........................................................................................................................ 36 4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ. ............................................................................ 37 4. 2 NIVELES DE FILTRADO. .............................................................................................. 42 5. CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS ......................................................................... 45 5. 1 CIERRE DE PERIODO .................................................................................................. 46 5. 2 CIERRE DE EJERCICIO ............................................................................................... 48 5. 2.1 Cambiar al periodo 14 ............................................................................................. 48 5. 2.2 Generar pliza de Cierre ......................................................................................... 50 5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio. .................................................................................. 52 5. 2.4 *Solucin al problema de alta de cuenta.................................................................. 53 6. REACTIVACION DE LICENCIA- (Ejecutar antes de formatear el equipo) ........................ 54 6.1 Introduccin. ................................................................................................................... 55 6.2 Reactivacin ................................................................................................................... 56 6.3 Cmo generar el cdigo de revocacin? ....................................................................... 59 ESTADOS FINANCIEROS [2]
1. CAPTURA DE PLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS
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CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
1. 1 CAPTURA DE PLIZAS (Primera parte).

En este tema: Aprenders a capturar plizas dentro de CONTPAQ i CONTABILIDAD y conocers los grandes beneficios de contar con una captura rpida y gil. Para entrar al registro de plizas podemos seleccionar del men plizas, la opcin plizas, o presionar simultneamente las teclas Ctrl + P
O hacer clic en el botn de la barra de herramientas.
Se despliega la ventana y en ella podrs registrar los datos del encabezado; la fecha, el tipo y el nmero forman la llave de la pliza, que es el identificador del documento. Uno de los grandes beneficios de CONTPAQ i es que la captura de plizas puede realizarse de forma rpida, para comenzar en el campo fecha solo tienes que capturar el da, ya que el mes y el ao los asume por omisin del periodo y ejercicio actual (para eso tenemos que cerrar los periodos al finalizar la captura de plizas del mes), para avanzar de un campo a otro puedes usar la tecla enter, de esta forma sin despegar las manos de teclado agilizars la captura, ya que no ser necesario utilizar el ratn
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CONTPAQ i tiene registrados por omisin 4 tipos de plizas: Ingresos, Egresos, Diario y Orden
Para agilizar la seleccin de un tipo de pliza puedes utilizar la letra inicial de cada uno o un nmero del 1 al 9 en orden de aparicin, por ejemplo para seleccionar ingresos
Ingresos, presionar la letra I o 1 Egresos, presionar la letra E o 2 Diario, presionar la letra D o 3
o o o
Para continuar con la leccin vamos a seleccionar el tipo egresos. Observa que al presionar la tecla <E> se muestra el tipo egresos y automticamente se habilita el campo nmero, aqu podemos capturar un nmero o respetar el consecutivo que el sistema nos ofrece por omisin, vamos a conservarlo y presionamos la tecla enter
En este campo tambin podemos consultar plizas ya registradas, pero solo del periodo y tipo seleccionados en estos campos, que funcionan como filtros de seleccin para delimitar
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la bsqueda, para activar esta bsqueda debemos presionar la tecla de funcin F3 con esto podemos realizar bsquedas especficas y de forma rpida.
Vamos a presionar la tecla enter para avanzar al siguiente campo, al llegar al concepto puedes capturar directamente el dato
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Despus de capturar el concepto de la pliza, damos enter y se despliega la ventana movimientos de plizas en ella debemos capturar cada uno de los movimientos que integran el documento observa que CONTPAQ i va indicando que movimiento se est registrando.
Cuando se trata de un movimiento nuevo esta rea aparece en color amarillo
Cuando consultes uno ya registrado, el color cambiar a gris esta es la forma en que podrs identificar y diferenciar un nuevo movimiento de uno ya existente, puedes capturar el nmero de cuenta o buscarlo ya sea por nmero o por nombre para lograrlo utiliza la tecla F3, hagamos la bsqueda por nombre de la cuenta sueldos y al localizarla, presionamos enter (las cuentas que nos permitir seleccionar para el registro contable son las afectables, marcadas con un asterisco *).
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Cuando registres los movimientos de una pliza puedes utilizar la tecla enter para avanzar de un campo a otro o bien utilizar las flechas de movimientos arriba y abajo
Cuando los campos cargo y abono estn activos, se mostrar la imagen de una calculadora que puedes utilizar presionando la tecla < C >
Esta te ser til para realizar clculos auxiliares como obtener el importe total sin necesidad de salir de la aplicacin En estos campos debes capturar el cargo o abono, para agilizar la captura de importes con varios ceros puedes capturar una cantidad por ejemplo <1> y utilizar la tecla <+> y automticamente le agrega tres ceros.
Haremos un parntesis para abordar el tema de Segmentos de Negocio, posteriormente continuaremos con la captura de la pliza.
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1.1.1 Segmentos de Negocio.

En el apartado V de la Gua Contabilizadora, menciona que los Centros Bsicos (Coordinaciones) sern utilizados tanto para los Ingresos y Contribuciones, as como para los Egresos de acuerdo a las necesidades de cada Delegacin, nos da una lista de segmentos estndar, pero podemos capturar los necesarios siempre y cuando respetemos los establecidos. En el programa CONTPAQ los centros bsicos (Coordinaciones) se denominan Segmentos de Negocio. Los Segmentos de negocio permiten clasificar la informacin contable de la Delegacin por Coordinaciones, para despus consultarla en los reportes de segmentos de negocio, de forma que podamos conocer los egresos e ingresos de cada Coordinacin, el porcentaje que representa en la Contabilidad de la Delegacin, e incluso compararlos entre periodos.
1. 2. CAPTURA DE PLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO.

Aprenders cmo aplicar los segmentos de negocio desde los movimientos de plizas.
1. 2.1 Cmo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de las plizas?
Vamos a continuar con el ejemplo de la captura de la pliza de egresos de la pgina anterior, el primer movimiento ser para la cuenta de sueldos por $1000.00
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El sistema nos pedir capturar el nmero de segmento, capturamos el segmento 12 Coordinacin de Socorros y atencin mdica prehospitalaria suponiendo que es el sueldo de un operador o un socorrista.
El segundo movimiento por $800.00 va a la misma cuenta sueldos, pero corresponde al centro bsico servicios mdicos urgencias, segmento de negocio 17
El tercer movimiento por $1,500.00 cargamos a la misma cuenta de sueldos, pero corresponde al centro bsico de consulta externa, segmento de negocio 24
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Para cuadrar la pliza el ltimo movimiento lo abonamos contra la cuenta de bancos que no utiliza segmentos de negocio, para cerrar la ventana podemos presionar Alt + A o la tecla F8.
Cerramos la ventana de movimientos de pliza para ver los datos capturados en el rea de movimientos de la plizas, vamos a cerrar un poco la columna de segmentos de negocio para ver su nombre con ms claridad, como ven usamos la misma cuenta de gasto pero dividimos su saldo, para que aparte de acumular a esa cuenta la parte proporcional de cada centro bsico, se acumule en el segmento de negocio que le corresponde, guardamos la pliza presionando el botn guardar, o las teclas Alt + A o la tecla F8, cerramos la ventana de plizas.
Cada vez que capturemos movimientos con las cuentas que usan segmentos de negocio estaremos acumulando los saldos en esos segmentos y despus podremos consultarlos en los reportes del sistema.
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Para el caso de los ingresos es el mismo procedimiento, es necesario usar los centros bsicos tanto en ingresos y egresos para que la informacin sea de utilidad, ya que solo as podremos consultar los estados de resultados por cada segmento.
1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio.

Hacemos clic en el men reportes, submen reportes de segmentos de negocio y vemos que la variedad de reportes que podemos ejecutar cuando usamos segmentos de negocio es muy amplia, en esta ocasin vamos a consultar el reporte estado de resultados comparativo por segmento de negocio.
Se abre la ventana con los filtros que podemos utilizar para consultar el reporte
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Aqu seleccionamos los segmentos de negocio que queremos incluir en l.
De este lado indicamos a qu nivel deben pertenecer las cuentas incluidas
Ejercicio y periodo
Si solo se incluirn solo cuentas con saldos o todas las cuentas
Si queremos ver el porcentaje que representa el saldo de cada segmento
Cuantos segmentos queremos consultar por hoja (el mximo es tres)
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Cmo deseamos ver los importes los del periodo o del acumulado a la fecha
Si mostrar solo el nombre de la cuenta o tambin su cdigo
Vamos a elegir los segmentos que afectamos con la pliza que capturamos, presionamos el botn ejecutar reporte o la tecla F10, podemos ver que la cuenta sueldos en la parte de egresos muestra el saldo que dimos de alta en la pliza, como ves cada uno de los segmentos aparece acompaado de su saldo y su porcentaje por columna y en los renglones estn los conceptos de ingresos y egresos con sus totales al final incluye la utilidad o prdida presentada en relacin a los segmentos de negocio que se estn consultando..
Este reporte es muy til para controlar por medio de la comparacin cmo van las Coordinaciones de la Delegacin, esta es una de las ventajas de utilizar los segmentos de negocio, pues te permite enterarte de una forma muy rpida de la informacin que tu
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necesites, cerramos la ventana del reporte y tambin la ventana de filtros para regresar a la ventana principal.
1. 2.3 Modificar plizas

Modificamos algunos datos de la pliza y sus movimientos, ingresemos al listado de pliza para buscar la pliza que queremos modificar, hacemos clic en el botn listado, ubicado en la barra de herramientas
Vamos buscar la pliza capturada, nos colocamos sobre el registro y presionamos la tecla enter para abrir
Al modificar la mayor parte del encabezado CONTPAQ pedir que confirmes la accin
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Vamos a modificar la fecha de la pliza para que sea el 15 de mayo (o una fecha x del prximo periodo)
Se despliega la ventana de confirmacin, con la tecla de movimiento puedes seleccionar el botn continuar y con la tecla enter confirmar el cambio
En este caso se despliega una venta que nos informa que la fecha corresponde a un periodo futuro pero nos permite hacer el cambio, siempre y cuando en la redefinicin de la empresa est marcada la casilla Permitir modificar periodos futuros con la tecla enter aceptamos el mensaje
Para cambiar el nmero de la pliza el sistema enva los mismos mensajes de confirmacin, tambin podemos modificar el concepto.
ESTADOS FINANCIEROS
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Como queremos hacerle cambios al cuarto movimiento nos colocamos sobre el registro, usamos la tecla enter para editarla
Observa como el rea que indica el nmero de movimiento esta en color gris lo que significa que es un movimiento ya registrado
Vamos a modificar la referencia
Podrs modificar cualquier dato del movimiento, pero en esta ocasin solo realizaremos esta correccin, guardamos los cambios presionando simultneamente las teclas Alt + A que es una de las formas que puedes utilizar para guardar los movimientos, ahora guardemos la pliza para conservar las modificaciones realizadas.
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1. 2.4 Otros procesos dentro de plizas.

Adems de la captura y modificacin puedes hacer otras acciones desde la ventana plizas, entre ellas est borrar, copiar, imprimir, navegar entre las plizas registradas e incluso guardarlas cmo preplizas
Aqu estamos dentro de la pliza de egresos nmero 1 podemos borrarla completa o alguno de sus movimientos, primero veamos como borrar los movimientos, seleccionamos el cuarto movimiento y presionamos la tecla <Supr> para eliminar el movimiento.
Y se despliega la venta de confirmacin para borrar el movimiento
Y el cuarto movimiento de la pliza fue eliminado. ESTADOS FINANCIEROS [18]

Otra forma es abrir la ventana del tercer movimiento, para abrirlo, seleccionamos y damos enter.
Y al hacer clic en el botn borrar
Solicita la confirmacin de la accin y hacemos clic en el botn si y observa que el tercer movimiento tambin fue eliminado
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Pero si queremos borrar la pliza completa, tenernos que hacer clic en el botn borrar pero de la ventana plizas
Tambin pedir que confirmes la accin
La ventana est lista para capturar o buscar una pliza
Has llegado al final de este tema. Ya tienes los conocimientos necesarios para realizar la captura de plizas dentro de CONTPAQ i.
ESTADOS FINANCIEROS
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2. CMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRNICO
ESTADOS FINANCIEROS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ COMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRONICO
2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO.

Una vez que hemos terminado de capturar todas las plizas del mes, procedemos a enviar la informacin al rea de Estados Financieros de la Delegacin Estatal. Mensualmente se consolidan los Estados Financieros de las Delegaciones Locales y es enviada a la Coordinacin de Contralora de Sede Nacional, previo a la junta mensual del Consejo Nacional de Directores, por esta razn es importante contar de manera inmediata con la informacin generada en las Locales; en este proceso el programa CONTPAQ juega un papel muy importante ya que a travs de los respaldos que genera, es posible enviar por correo electrnico la informacin necesaria.
2.2. CMO RESPALDAR LA EMPRESA?

En este tema: Aprenders como respaldar la informacin de tu Delegacin Local y enviar el archivo al correo electrnico de Estados Financieros de la Delegacin Estatal. Cmo ejemplo vamos a respaldar la informacin de la Delegacin Poza Rica. 1. Despus de iniciar sesin y accesar a la empresa en CONTPAQ con el nombre de la Delegacin, hacemos clic en el men empresa
2. Seleccionamos el submen respaldar empresa
ESTADOS FINANCIEROS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ CMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRNICO
3. Se abre la venta respaldar empresa que muestra el nombre de la Delegacin que se respaldar
En este campo se muestra el nombre del respaldo, que coincide con el nombre de la Base de Datos de la empresa
Adems CONTPAQ incluye la fecha y la hora en que realiza el respaldo, esto nos permite mejor control de los respaldos generales, 17:44 hrs. del 16/04/2014
4. Presionamos procesar
se despliega un aviso al terminar el respaldo.
5. Presionamos la tecla enter para aceptar, la ventana se cierra de forma automtica y el respaldo ya est listo.
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2.3 CMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRNICO A LA DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ?
cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx Los pasos son los siguientes: 1. Iniciar sesin en la cuenta de correo electrnico de la Delegacin, es importante que por seguridad de la informacin, los respaldos sean enviados a travs de las cuentas institucionales de cada Delegacin (creados con el fin de salvaguardar la informacin sensible) y no a travs de correos personales.
2. Clic en Nuevo.
3. En el campo Para: capturar la direccin de correo electrnico de Estados Financieros cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx, en el campo Asunto: Respaldo Contable abril 2012 (va a cambiar dependiendo el mes a informar), dar clic en datos adjuntos para agregar el archivo.
Respaldo Contable abril 2012 cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx
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2. Se abre la ventana abrir para buscar el archivo que se adjuntar, localizar y dar clic sobre el icono <<Mi PC>> en sistema operativo XP, o en <<Equipo>> si se usa el sistema operativo Windows Vista / Windows 7.
4. Doble clic en disco local (C)
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5. Abrir la carpeta Compac (no confundir con la carpeta compaqw que es la carpeta de contpaq 2005)
6. Abrir la carpeta empresas
7. Clic en la carpeta con el nombre de su Delegacin Local (o bien si no se edit la carpeta aparece como CtEmpresa1, CtEmpresa2) en este ejemplo, Poza Rica
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8. Observa que aqu est el archivo de respaldo de la Delegacin, en nuestro ej. Poza Rica, incluye: el nombre de la carpeta de la empresa, mas la fecha y hora de creacin. Doble clic para adjuntar el archivo. (La extensin del archivo es .bak)
9. El sistema comenzar a cargar el archivo.
10. Al finalizar, agregar un pequeo mensaje, incluyendo nombre y cargo de la persona que enva el Respaldo Contable. * Fin del procedimiento.
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3. IMPRESIN DE REPORTES
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ IMPRESIN DE REPORTES
3.1 VISOR DE REPORTES.

En este tema aprenders: Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i y su visor con el que podrs moverte dentro de los reportes, adems generars los reportes en archivos con diferentes formatos. 1. Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el men con el mismo nombre, damos clic para ver las opciones que ofrece.
Estn agrupados segn su naturaleza o la informacin que te ofrecen
2. Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobacin, damos clic en Estados Financieros/ clic en Balanza de Comprobacin.
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3. CONTPAQ presenta la ventana de filtros, en ella podrs especificar la informacin que deseas obtener del reporte, como el ejercicio y mes a visualizar
Los tipos de cuenta
La moneda, etctera.
4. Los filtros que podrs utilizar dependen del reporte que ests utilizando, una vez que los filtros han sido especificados, podrs ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado dando clic en <<Ejecutar Reporte>>
CONTPAQ iniciar el proceso para mostrar la informacin, ten en cuenta que el tiempo depender del volumen de informacin que tu Delegacin maneje.
ESTADOS FINANCIEROS
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5. Al final se mostrar el reporte en pantalla, como se muestra a continuacin.
Con el reporte en pantalla podrs utilizar la barra de desplazamiento o navegacin para revisar la informacin. Las opciones de la barra te permiten:
Incrementar la escala en la que visualizas en reporte y puedes regresar al tamao anterior en cualquier momento, si lo prefieres puedes seleccionar el porcentaje en el que deseas visualizar el reporte y de la misma forma seleccionar otro porcentaje en cualquier momento, adems de incrementar o disminuir el tamao que visualizas, podrs ir al final de la hoja actual y regresar al inicio , avanzar a la siguiente pgina o continuar en la pgina anterior para continuar con la revisin, si no deseas avanzar de pgina en pgina, puedes ir a la hoja final del reporte y regresar a la primera pgina de forma inmediata , cuando ests seguro de que informacin es correcta, puedes enviar el reporte a impresin
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3.2 IMPRESIN DE ESTADOS FINANCIEROS.

1. Para imprimir los Estados Financieros, no necesitamos exportarlos a Excel ni en PDF, despus que tenemos el reporte en pantalla, damos clic en o presionamos la tecla de funcin F10
2. Veremos la siguiente ventana
3. Dependiendo de la marca de la impresora, en propiedades podremos definir el tamao (carta), si queremos los documentos a color o en blanco y negro, etctera, damos clic en aceptar para imprimir finalmente el documento.
4. Para imprimir los Estados de Posicin Financiera y Estado de Resultados, regresamos al paso 2 de la primera seccin y elegimos los que deseamos. 5. Los documentos tienen que firmarse por el Presidente del Consejo, Tesorero y Contador como mnimo, en algunos casos tambin es vlida la firma del Administrador en ausencia del Tesorero. ESTADOS FINANCIEROS [32]

6. Para insertar los nombres y cargos en los Estados Financieros, configuramos una hoja en Word, para que al calce capturemos los datos.
7. Colocamos los Estados Financieros en la impresa (como si fuesen hojas blancas) de modo que al enviar la impresin en Word, se vea como sigue:
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3.3 REPORTES SENSIBLES.

Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la informacin a manera de detalle que requieras a travs de sus reportes sensibles. Para que conozcas la ejecucin de los reportes sensibles, visualizaremos en pantalla el reporte balance general
Para este ejemplo, vamos analizar el mes de mayo e indicamos que solo incluya las cuentas con saldo, recuerda, para visualizar el reporte debes presionar la tecla F10 o el botn ejecutar reporte
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Cuando veas el reporte en pantalla, podrs identificar que se trata de un reporte sensible porque algunos importes estn dentro de un cuadro azul. El balance solo muestra el saldo de las cuentas a nivel de mayor, si requieres conocer como est conformado dicho saldo, con solo dar doble clic sobre el importe.
Doble clic
CONTPAQ te mostrar sus anexos.
Este reporte tambin es sensible y podrs doble clic a alguna de las subcuentas para visualizar los movimientos que lo conforman.
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4. LISTADOS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ LISTADOS
4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ.

En esta parte de la leccin conocers: Qu son los listados Cul es su funcionalidad Y cules son los listados disponibles en CONTPAQ con los que podrs consultar informacin de tu Delegacin. Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar informacin desde varios niveles, mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos especficos de forma rpida. Cuando trabajes con CONTPAQ podrs ejecutar listados para tener informacin de: Plizas De movimientos de plizas Conocer los saldos de las cuentas Dentro del men plizas se localizan la mayora de los listados de CONTPAQ
Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al men catlogo, submen saldos de cuentas.
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El uso de los listados es muy parecido, la diferencia est en el tipo de informacin que muestran. Por ejemplo, en el listado de plizas
Puedes consultar informacin referente a plizas registradas en un periodo y ejercicio especfico.
En el de movimientos
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Podrs visualizar los cargos y abonos registrados en cada pliza que pertenezcan al periodo y ejercicio especificado
El listado de saldos de cuentas
Incluye todas las cuentas del catlogo, que tienen saldos o movimientos y muestra sus saldos por periodo, en el ejercicio seleccionado, este es el equivalente a un auxiliar de cuentas, ya que en el puedes ver los movimientos, e incluso ir al detalle de una pliza especifica, abrirla y modificarla.
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Desde los listados puedes capturar plizas haciendo clic en el botn nuevo o presionando la tecla <Insert>
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Modificar plizas ya registradas, para lograrlo es necesario hacer doble clic sobre la pliza deseada y realizar los ajustes necesarios, o bien, seleccinala y haz clic en el botn modificar, si lo prefieres al seleccionarla puedes presionar la tecla enter
Tambin podrs eliminar una pliza, basta con seleccionarla y hacer clic en el botn borrar o presionar la tecla Supr
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4. 2 NIVELES DE FILTRADO.
Podemos abrir el listado de plizas desde este botn seleccionando el men plizas en la barra de herramientas o
Y el submen listado de plizas
Con los listados puedes filtrar la informacin en tres niveles, de forma que encuentres los datos que quieras, cuando los necesites. El primer nivel es la seleccin del periodo y del ejercicio, vamos a conservar la fecha actual para consultar las plizas de mayo 2011, pero puedes modificar estos datos segn tus necesidades.
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En el segundo nivel puedes hacer bsquedas como con la tecla F3, es decir que puedes buscar por letra o nmero inicial, los datos que quieras en cualquiera de las columnas visibles en el listado, as que ya puedes combinar 2 niveles, el de periodo y ejercicio mas la letra o nmero con la que inicia la informacin que ests buscando.
Como tercer nivel de bsqueda, estn los autofiltros, que se usan de forma muy parecida a los otros filtros de Excel, vamos a buscar las plizas que tengan la palabra traslado en su concepto, para hacerlo, vamos a la columna del concepto y hacemos clic en la columna del autofiltro
Se despliega la lista con los tres filtros posibles para esta columna, <<todos>>, <<empieza con>> y <<contiene a>>, con la tecla enter seleccionamos la opcin <<contiene a>>, porque as el resultado nos dar todos los conceptos que contienen esa palabra, sin importar el orden en el que aparezcan
Se abre la ventana filtro personalizado, donde vamos a capturar la palabra que contiene la informacin que buscamos, en este ejemplo, <<traslado>> y presionamos la tecla enter para aceptar.
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Ya tenemos el resultado de la bsqueda, ahora el autofiltro muestra el tipo de bsqueda que se hizo ms la palabra traslado, que es la que usamos, todas las plizas mostradas incluyen esta palabra en su concepto
Para aplicar un autofiltro en la columna cargo, podemos ver que la lista de filtros posibles cambia al tratarse de una columna que muestra cifras en lugar de texto, como puedes ver las opciones que ofrece ahora se refieren a nmeros, de esta forma podrs filtrar las plizas con el importe que te convenga.
De esta forma puedes aplicar los autofiltros en cualquier columna del listado para obtener la informacin que ests buscando.
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5. CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
5. 1 CIERRE DE PERIODO
En este tema: Aprenders a realizar el cierre de periodo mensual dentro de CONTPAQ y te indicaremos en que situaciones debes utilizarlo. Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para empezar a trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, ser la frecuencia a ejecutar, en nuestro caso el periodo es mensual y el cierre se tiene que realizar mensualmente. Recomendacin: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la empresa, como una medida de prevencin. Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes dentro de la contabilidad de la Delegacin, cuando trabajas con el manejo de folios por periodo esta opcin es til para congelar los nmeros de pliza de ese periodo y reiniciar la numeracin. Ahora vamos a habilitar del men cierre la opcin <<cierre del periodo/ejercicio>>.
Se abre la ventana cierre del periodo. Observa que en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso, indicando cual es el periodo a cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo periodo, as como la informacin de inicio y fin del ejercicio vigente
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En la parte derecha se muestra informacin general sobre el proceso, su definicin, las recomendaciones a considerar y el resultado esperado.
En esta ocasin vamos a suponer que cerramos el periodo nmero 6, hacemos clic en el botn procesar, observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se efectu con xito
Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botn cerrar, recuerda que tambin podemos utilizar la tecla ESC. Desde el men plizas se puede observar que el periodo vigente, que en este ejemplo sera el nmero 7.
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5. 2 CIERRE DE EJERCICIO
En este tema: Aprenders a realizar un cierre de ejercicio dentro de CONTPAQ. Adems, te indicaremos el orden en que debes ejecutar cada paso para que el proceso sea exitoso. Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el ao calendario). Antes de ejecutar un cierre es recomendable respaldar la empresa, cmo medida de precaucin. Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea exitoso, realiza las siguientes acciones en orden indicado: 1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14 2. Generar la pliza de cierre. 3. Ejecutar el cierre. En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011. El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011) Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.
5. 2.1 Cambiar al periodo 14

El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es cambiar el periodo vigente al periodo 14, para lograrlo vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se localiza en el men cierre
Submen cambiar periodo.
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Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente, estamos trabajando en el periodo nmero 12 (en el supuesto de que ya concluy el ejercicio), observa que el resto de los datos solo son informativos, ya que aparecen en gris indicando que tienen estado de lectura, entre la informacin que presenta estn la fecha inicial y final del ejercicio, el nmero de periodos que tiene el ejercicio vigente, as como la fecha de inicio y fin del actual periodo
Para hacer el cierre debemos de cambiar al periodo 14, este se utiliza para identificar el periodo de cierre o periodo de ajuste, por qu se utiliza el nmero 14? Normalmente un ejercicio cuenta con 12 periodos. El periodo 13 se utiliza en los casos en que se manejan periodos especiales, Entonces el ltimo periodo debe ser el de cierre, el 14. Damos clic en aceptar, a este periodo 14, CONTPAQ lo nombra periodo de ajuste, y as lo identificamos en el sistema (se puede consultar en el listado de saldos de cuentas).
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5. 2.2 Generar pliza de Cierre

Es importante dar de alta la cuenta No.: 31 05 001 011 nombre: Ao 2011; antes de generar la pliza de cierre. Al ejecutar esta opcin se crea la pliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo paso dentro del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier proceso dentro de CONTPAQ es recomendable respaldar la informacin de la empresa, todo esto como una medida de prevencin, lo que hace el proceso al generar la pliza de cierre es que las cuentas de resultados ya sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio (capital). Dentro del men cierre, vamos a seleccionar el men pliza de cierre
Se abre la ventana pliza de cierre y en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso aqu debemos capturar la cuenta a donde se enviar la diferencia, para el 2011 la cuenta es 31 05 001 011 (previa captura en el catlogo de cuentas)*
31-05-001-011
CONTPAQ automticamente indica el tipo de pliza que se va a generar y la fecha, podemos conservar el nmero consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte
ESTADOS FINANCIEROS
[50]

derecha se muestra informacin general de este proceso, su definicin, recomendaciones antes de ejecutar la pliza y el resultado esperado al ejecutarla.
sus
31-05-001-011
Hacemos clic en el botn procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan todas las cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y est actualizando los saldos, al finalizar el proceso indica que ha terminado con xito y aqu muestra un resumen de las cuentas acreedoras y deudoras cuyos saldos han sido cancelados
Una vez generada esta pliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio.
ESTADOS FINANCIEROS
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5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio.

El tercer y ltimo paso es ejecutar el cierre, no olvides que antes de realizar el cierre debes de respaldar los datos de tu empresa como medida de prevencin, para ejecutar el proceso vamos a habilitar el men cierre
Y seleccionamos la opcin cierre de periodo ejercicio.
Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa que en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso, los datos solo son informativos, aparecen en gris indicando estado de lectura y no podemos modificarlos, entre la informacin que aqu se presenta esta el ejercicio a cerrar (2011), indica la fecha del inicio y fin del nuevo periodo, as como del ejercicio (2012) ejecutamos el cierre con el botn procesar
ESTADOS FINANCIEROS
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Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y tambin reactiva el nmero de folios de las plizas. Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.
Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se gener la informacin de las cuentas en el nuevo ejercicio. Has llegado al final de este tema!
5. 2.4 *Solucin al problema de alta de cuenta.

En su mayora se debe a una mala configuracin, tienen que cuidar que cada nivel tenga el atributo correcto en el campo <<cuenta de mayor>> como se indica a continuacin y marcar que <<si acepta>> segmento de negocio.
De ttulo
Si (de mayor) De subtitulo
No (de mayor)
ESTADOS FINANCIEROS
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6. REACTIVACION DE LICENCIA(Ejecutar antes de formatear el equipo)
ESTADOS FINANCIEROS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ REACTIVACION DE LICENCIA
6.1 Introduccin.
El propsito de elaborar esta gua es para dar conocer los pasos a seguir cuando necesitamos reactivar la licencia de CONTPAQ i. Dado que este programa es genuino, y la versin es para una estacin de trabajo; tiene ciertos candados de seguridad que impiden usar el programa en ms de dos mquinas o incluso en la misma si previamente no se ejecuta la revocacin de licencia; el caso ms comn se da despus de formatear la unidad C, ya que despus de la instalacin, nos marca nuevamente que el programa nos da 30 das como versin de prueba, y se hace necesario reactivar la licencia. Esto no implica de que podamos formatear continuamente la mquina donde opera el CONTPAQ i, debido a que solo permite reactivar sin costo en dos ocasiones, en la tercera hay que cubrir un costo por la clave de reactivacin. Esperamos que esta Gua sea de ayuda en sus Delegaciones locales para el ptimo uso del programa.
ESTADOS FINANCIEROS
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6.2 Reactivacin
Se considera una reactivacin cuando el usuario solicita una nueva clave de activacin para un sistema que ya haba sido registrado previamente y que perdi su registro por algn motivo. La licencia del sistema CONTPAQ i (clave de activacin) se perder cuando: Se cambia el sistema operativo, el disco duro o CPU en la computadora que tiene la licencia, sin ejecutar previamente la utilera Revocacin de licencia. Cuando ejecute la utilera Revocacin de licencia. Cuando se realiza un formateo del disco duro. Advertencia: Si realiza cualquiera de las acciones mencionadas y no ejecut previamente la Revocacin de licencia, NO podr generarse el cdigo de revocacin. Consideraciones Antes de reactivar o revocar la licencia, tenga en cuenta lo siguiente: importantes NO podr transferir la licencia directamente de una mquina a otra. Una vez que se ejecute la Revocacin de Licencia, la clave de activacin anterior quedar obsoleta aunque la mquina conserve su hardware original. No es necesario revocar la licencia cuando se reinstala la misma versin de la aplicacin en la misma computadora, o bien, cuando se realiza una actualizacin sin costo. Al instalar una actualizacin mayor en la misma mquina donde se tiene la licencia de su producto, sta cambia de versin, por lo que ser necesario activar el sistema con el nmero de serie de la actualizacin mayor. Al finalizar la instalacin de la nueva versin, el sistema generar de forma automtica un cdigo de revocacin. Si se perdi la licencia y no se gener cdigo de revocacin, deber comunicarse al Centro de Telemarketing para que le sea proporcionada una nueva clave de activacin. Nota: La actualizacin mayor es una versin mejorada que tiene costo. Importante: Al instalar una versin mayor, el instalador enviar una advertencia sobre la prdida de la licencia actual. Si usted no compr la actualizacin, NO debe instalar dicha Versin.
Introduccin. Cmo se puede perder la licencia
ESTADOS FINANCIEROS
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Medios para reactivar
La reactivacin del sistema CONTPAQ i puede realizarse mediante los siguientes medios: Por Internet De forma manual (va telefnica o correo electrnico) Si desea comunicarse por telfono, los nmeros son: 0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del pas) Si desea comunicarse por correo electrnico, la direccin es claves@contpaqi.com Importante: La reactivacin por Internet se puede realizar siempre y cuando se tenga el cdigo de revocacin.
Cdigo de revocacin
Es la garanta de que usted cuenta con una copia legal del sistema que fue desactivada en la mquina donde se haba instalado originalmente. Sirve para tener control sobre el paso de licencias de una mquina a otra. Este dato es obligatorio al reactivar los sistemas CONTPAQ i. Importante: Guarde la imagen de la pantalla con el cdigo de revocacin; es posible que el Centro de Telemarketing solicite esta imagen.
Revocacin de licencia
Es la utilera que genera un cdigo de revocacin que le dar derecho a obtener una nueva clave de reactivacin para continuar utilizando el sistema CONTPAQ i. Si tiene el cdigo de revocacin, los requisitos para reactivar son: Tener nmero de serie del sistema y nmero verificador de nmero de serie Tener el cdigo de revocacin Tener el cdigo de sitio actual Proporcionar los datos de la empresa con la que se registr el sistema Indicar el motivo de prdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la nueva clave de activacin
Requisitos para reactivacin
ESTADOS FINANCIEROS
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Si NO tiene el cdigo de revocacin, los requisitos para reactivar son: Tener nmero de serie del sistema y nmero verificador de nmero de serie Tener el cdigo de sitio actual Comunicarse al Centro de Telemarketing de Computacin en Accin Proporcionar los datos de la empresa con la que se registr el sistema Indicar el motivo de prdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la nueva clave de activacin Cundo revocar la licencia La siguiente tabla muestra los casos en los que se debe realizar una revocacin de licencia:
Debe revocar licencia cuando... Adquiera una actualizacin mayor cobradadel sistema. Cambie de sistema operativo, disco duro o de CPU
Hgalo... Antes de la instalacin de la nueva versin.
Formatee el disco duro de su computadora y exista riesgo de que ste tenga dao permanente.
Antes de realizar dicho cambio, de lo contrario, para obtener una nueva clave de activacin se sujetar a las polticas de reactivacin que Computacin en Accin tenga vigentes en ese momento Antes de formatear el disco duro, como prevencin al dao permanente que pueda tener. Nota: Si no realiza la revocacin de licencia y el cdigo de sitio no cambi, podr reinstalar el sistema y activarlo nuevamente con la clave de activacin que le proporcion Computacin en Accin desde un inicio.
ESTADOS FINANCIEROS
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6.3 Cmo generar el cdigo de revocacin?

Clic en el men inicio
Clic en el sub men <Todos los programas>
ESTADOS FINANCIEROS
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Clic en la carpeta CONTPAQ
Clic en la carpeta CONTPAQ i CONTABILIDAD
ESTADOS FINANCIEROS
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Clic en Revocacin de licencia
Posteriormente seguir las indicaciones del Asistente de revocacin.
Polticas de reactivacin
Es importante que conozca las polticas que el Centro de Telemarketing maneja para las reactivaciones. Estas polticas son: Todo usuario tiene derecho a una activacin y dos reactivaciones SIN costo A partir de la tercera reactivacin, cada reactivacin tendr un costo. Si reactiva el sistema generando el cdigo de revocacin, la reactivacin ser sin Costo Aclaracin: Cabe mencionar que la tercera reactivacin tendr costo siempre y cuando, en las reactivaciones anteriores, NO se haya generado el cdigo de revocacin. Si cada que reactiva genera el cdigo de revocacin, ninguna de estas reactivaciones tendr costo. Importante: El Centro de Telemarketing le informar sobre el costo de la reactivacin.
ESTADOS FINANCIEROS
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Cmo reactivar
La reactivacin se puede hacer de forma manual (por telfono) o por Internet. Para ello, realice los siguientes pasos: 1. Ingrese al sistema CONTPAQ i que haya adquirido
2. Vaya al men Ayuda
y seleccione la opcin Registro de su sistema CONTPAQ i
3. Haga clic en el botn Siguiente>
ESTADOS FINANCIEROS
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4. Seleccione la opcin deseada: a) Activacin/Reactivacin Manual (si desea comunicarse por telfono o si no tiene el cdigo de revocacin) b) Activacin/Reactivacin por Internet (si tiene el cdigo de revocacin) 5. Siga las instrucciones que le indicar el Asistente de activacin Dudas o problemas Si tiene dudas con respecto a la activacin o se le present algn inconveniente al tratar de activar el sistema, comunquese a los telfonos: 0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del pas)
ESTADOS FINANCIEROS
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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ

Primera actualizacin abril de 2012

Recopilacin de procedimientos bsicos para operar el programa CONTPAQ i Contabilidad

1. CAPTURA DE PLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

1. 1 CAPTURA DE PLIZAS (Primera parte).

O hacer clic en el botn de la barra de herramientas.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Ingresos, presionar la letra I o 1 Egresos, presionar la letra E o 2 Diario, presionar la letra D o 3

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Cuando se trata de un movimiento nuevo esta rea aparece en color amarillo

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

1.1.1 Segmentos de Negocio.

1. 2. CAPTURA DE PLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Aqu seleccionamos los segmentos de negocio que queremos incluir en l.

De este lado indicamos a qu nivel deben pertenecer las cuentas incluidas

Si solo se incluirn solo cuentas con saldos o todas las cuentas

Si queremos ver el porcentaje que representa el saldo de cada segmento

Cuantos segmentos queremos consultar por hoja (el mximo es tres)

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Si mostrar solo el nombre de la cuenta o tambin su cdigo

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

1. 2.3 Modificar plizas

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Vamos a modificar la referencia

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

1. 2.4 Otros procesos dentro de plizas.

Y se despliega la venta de confirmacin para borrar el movimiento

Y el cuarto movimiento de la pliza fue eliminado. ESTADOS FINANCIEROS [18]

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Y al hacer clic en el botn borrar

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

Tambin pedir que confirmes la accin

La ventana est lista para capturar o buscar una pliza

2. CMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRNICO

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO.

2.2. CMO RESPALDAR LA EMPRESA?

2. Seleccionamos el submen respaldar empresa

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se despliega un aviso al terminar el respaldo.

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Respaldo Contable abril 2012 cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx

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4. Doble clic en disco local (C)

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6. Abrir la carpeta empresas

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9. El sistema comenzar a cargar el archivo.

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.

3.1 VISOR DE REPORTES.

Estn agrupados segn su naturaleza o la informacin que te ofrecen

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Los tipos de cuenta

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P.