Latar Belakang Perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu

dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah di bentuk oleh perusahaan. Sebagai suatu organisasi Fakultas Ekonomi USU pasti mempunyai kas. Kas merupakan faktor penting dalam mendukung tercapainya visi dan misi serta tujuan tersebut. Maka dari itu Fakultas Ekonomi USU memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas yang efektif. Untuk melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi atas kas. Hal ini sangat di perlukan untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas pada Fakultas Ekonomi USU. Pengendalian intern atas penerimaan kas

Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetorkan ke bank. Prosedur semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau

penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif. Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif (mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyalah gunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar mereka akan tertangkap. Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen tanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara

tepat waktu. Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini. Hall (2007:97) Salah satu tugas pimpinan perusahaan adalah harus mampu mengawasi secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas yang dimiliki perusahaan tersebut. Kegiatan ini sangat penting namun cukup sulit untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang. Sehubungan dengan hal tersebut maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan komponen yang paling penting didalam melaksanakan aktivitas usahanya. Disamping itu kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.

Prosedur Penerimaan Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi. Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi : a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor. b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana anggaran ke Biro Rektor. c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut. d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya. e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek. f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek.

g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional Fakultas. h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.

Dalam Tugas ini saya hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin. Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang. b. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang, pencatatannya, penyimpanan kas serta yang melakukan rekonsiliasi bank

Pengendalian Intern atas Pengeluaran Kas

Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Pengeluaran kas dalam dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem: fluctuating-fund-balance system dan imperst system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut : a. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran.

b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara priodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tanbahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena didalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.

F. Prosedur Pengeluaran Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi: a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya. d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.

e. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank. f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.

g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro. h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.

Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

KESIMPULAN
Pengelolaan keuangan dalam Universitas merupakan kunci utama kegiatan operasional Universitas dan tidak akan terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kas. Bila pemakaian dana tidak terkontrol akan berakibat kas kosong. Kasyang kosong menyebabkan terganggunya semua kegiatan operasional Universitas. Manajemen atas arus keluar-masuknya dana yang terkontrol, akan menunjukkan kredibilitas yang baik. Sejauh ini saya belum menemukan permasalahan yang berarti pada kas di Fakultas Ekonomi USU. Tetapi alangkah baiknya hal-hal tersebut dicegah, dikendalikan dan dikontrol terus menerus, sehingga penyalahgunaan dan penyelewengan atas kas tidak akan terjadi di Fakultas Ekonomi USU, serta mengurangi potensi terjadinya kecurangan dalam proses penerimaan dan pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU, selain itu pengendalian internal pun harus ditingkatkan terus menerus sehingga prosedur aktivitas dari penerimaan kas maupun pengeluaran kas di fakultas Ekonomi USU dapat diperketat lagi.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL UNIVERSITAS

Digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Seminar Akuntansi Keuangan dengan dosen Prof. Dr. Hiro Tugiman., Drs., Ak., QIA.,CRMP Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama semester VI tahun ajaran 2012/2013

Disusun Oleh: Taufik Mustofa 0110U006

Kelas: A

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS WIDYATAMA BANDUNG 2013