Resuelve: Art. 1.1.- Expedir el Instructivo Giros Postales Nacionalese Nacionalese Internacionales Internacionales.

INSTRUCTIVO
Cdigo: rea: Producto: Proceso: Instructivo: Responsable: Alcance: CDE-AGN-FIL-IN002 Direccin de de Filiales, Direccin de Operaciones, Direccin Financiera Giros Postales Admisin y pago de Giros Nacionales e Internacionales Giros Postales Nacionales e Internacionales Auxiliar de Ventanilla Postal, Jefe de Agencia, Analista Financiero Agencia 17 de Correos del Ecuador

Objetivo
Establecer un proceso ptimo y eficiente en el envo y la entrega de giros postales a nuestros clientes de la Agencia 17, optimizando tiempos, mejorando la calidad y el servicio de nuestro cliente interno de Correos del Ecuador.

Polticas Cliente:
1. Tendr conocimiento de que no se otorgar crdito alguno por la tasa del servicio de admisin de giros postales nacionales.

Direccin de Filiales Agencia 17 de Correos del Ecuador:

2. La ventanilla mantendr obligatoriamente un exhibidor, un colgante, o algn tipo de material publicitario, material P.O.P., en el cual indicar el servicio de giros postales en las agencias 17 que brinde este servicio. 3. Contar con personal capacitado, para poder realizar el proceso de admisin y pago de giros postales. 4. Llenar los formularios G1 y G5 considerando lo siguiente: 4.1. Giros ordinarios: Pagos que se realiza a una persona determinada por cuenta o encargo de otra G1. 4.2. Giros globales: Son pagos enviados a varios beneficiarios, residente en la misma localidad y cuyo remitente es una misma persona o entidad, debiendo emitir el formulario G1 para cada beneficiario. 5. Ser administrativa y penalmente responsable el custodio de la chequera y manejo de la misma. (Se fijar caucin para el servidor responsable).

Admisin de giros postales nacionales: DIRECCIN DE FILIALES Auxiliar

6. Tendr una actitud de servicio al cliente, expresar un cordial saludo e informar sobre el proceso de envo de un giro postal.

7. Atender al cliente en la admisin de los giros postales. 8. Indicar a los clientes los diferentes productos del servicio de giros nacionales: ordinarios y globales. 9. Recaudar los valores de la tasa de servicio de acorde a las tarifas vigentes para tal efecto, aplicando: 9.1. El 4% del valor total del giro postal. 9.2. La tarifa del costo de la especie del G1, $ 0.30 centavos de dlar. 10. Recibir el monto de los giros postales ordinarios y globales de la siguiente manera: 10.1. Dinero en efectivo. 10.2. Cheque certificado a nombre de Correos del Ecuador, en este caso se recibir un cheque por el valor del giro admitido y otro por la tasa correspondiente al servicio. 10.3. Transferencia directa o depsito a la cuenta de Correos del Ecuador para los clientes que manejan sistemas contables tales como ESIGEF, SPI, etc. (solo aplica en el caso clientes oficiales en caso de que no se puedan emitir cheques o realizar pagos en efectivo). 11. Emitir los formularios G1 mantendr el orden cronolgico y secuencial. 12. Emitir un solo comprobante de venta por el cobro de la tasa de servicios de giros postales nacionales y de la especie debidamente detallada ms la recarga del IVA. 13. Cobrar la tasa de servicios y de la especie sin considerar el porteo (sellos postales o mquina franqueadora). 14. Entregar al Centro Nacional de Clasificacin los soportes de admisin para el pago en las diversas provincias.

Jefe de Agencia:
15. Emitir un detalle de la emisin del comprobante de venta, cierre de caja, reportes, depsitos para su posterior control de aplicacin de tasas y registros correspondientes. 16. Mantendr un stock mnimo de formularios G1 e informar la anulacin de formularios G1 a la Direccin Financiera para el registro y control en la entrega del balance mensual del Jefe de Agencia. 17. Depositar los valores de los giros postales en el plazo mximo de 24 horas en las cuentas de Correos del Ecuador. 18. Una vez depositados todos los valores consolidar todos los giros postales en el formulario G5. 19. Entregar la informacin mensual consolidada de los giros postales nacionales admitidos.

DIRECCIN FINANCIERA Analista Financiero:

20. Controlar y registrar el proceso de admisin de giros postales y brindar apoyo al auxiliar de ventanilla. 21. Registrar en el libro bancos todas las transacciones generadas en la cuenta giros postales y revisar los informes mensuales remitidos por la Agencia 17.

Pago de Giros Postales Nacionales DIRECCIN DE FILIALES Auxiliar de Ventanilla:

22. Realizar el pago de los giros postales al cliente que consta en el formulario G1 de destinatario (el trmite debe ser siempre personal). 23. Solicitar al beneficiario del giro postal la presentacin de la cdula de ciudadana o pasaporte, en caso de solicitar el cobro de los giros postales a nombre de terceros, deber presentar el poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro y si el beneficiario no puede firmar, le solicitar que estampe su huella dactilar que conste en su cdula de ciudadana. 24. Receptar la solicitud verbal o escrita de pago, revisar en la carpeta de giros pendientes de pago e informar al Jefe de Agencia que existen pagos pendientes. 25. Elaborar el o los comprobantes de egreso y solicitar la firma del cliente.

Jefe de Agencia:
26. Custodiar la chequera para pagos de giros postales nacionales, dar el buen uso de los formularios de admisin y emitir los cheques correctamente. 27. Revisar la documentacin de respaldo entregada por el auxiliar de ventanilla antes de emitir los cheques para el pago de giros postales nacionales.

Direccin Financiera:
28. Coordinar con la Direccin de Filiales el registro de firmas en el banco de el/la Jefe de Agencia 17. 29. Controlar y registrar el proceso de pago de giros postales.

Pago de Giros Postales Internacionales (Estados Unidos) Cliente:

30. Solicitar el pago de giros postales internacionales con la presentacin del MONEY ORDER original con la documentacin de soporte establecida (cdula de ciudadana, o pasaporte, o poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro.

Auxiliar de Ventanilla:
31. Realizar el pago de giros postales internacionales utilizando el formulario MP1 de la UPU en el Ecuador. 32. Conocer que el monto mximo de pago de cada giro postal internacional es de $ 700,00 (por cada giro presentado). 33. Realizar el control previo de la Money Order (verificar en la pgina web la constancia del pago en www.usps.com/stascmo/docs/usmo.txt). 34. Elaborar el comprobante de egreso, y el detalle de soporte de la transferencia bancaria, sobre la base de los soportes requeridos para tal efecto.

35. Detectar algn indicio de que los giros fueron violentados, adulterados, falsificados, que no consta en el listado de giros extraviados y robados proporcionado por la Administracin Postal de USA, proceder a tomar los correctivos legales inmediatos, rechazando el pago y estableciendo responsables del intento de perjuicio a Correos del Ecuador, para lo cual se habilita la pgina de correo electrnico para la verificacin y constatacin de la Money Order.

Jefe de Agencia:
36. Supervisar el normal proceso de admisin y pago de giros postales.

DIRECCIN FINANCIERA Analista Financiero: Financiero:

37. Responder del control y registro, y revisar los soportes que constan en la solicitud de pago del giro postal internacional. 38. Realizar la transferencia o pago del giro postal al beneficiario y comunicar al Jefe de Agencia la transaccin realizada. 39. Controlar el proceso de pago de giros postales.

Tesorero:
40. Estampar en el giro postal internacional original, el sello de cancelado previo a la realizacin de la transferencia o pago en efectivo. 41. Realizar la conciliacin de la cuenta corriente de giros postales. 42. Remitir los originales de los estados bancarios deber dejar copias y mantener en el archivo de la agencia.

Procedimiento Admisin de giros postales nacionales Cliente:

1. Acrquese a la Agencia 17 para solicitar el envo de giros ordinarios o globales y entregue el valor del giro. 2. Efective el pago en efectivo o cheque, pero cuando no se cuente con los sistemas informticos conectados al Ministerio de Finanzas, al Banco Central o cualquier otra entidad del Estado, previamente realice el depsito en la cuenta del Banco Nacional de Fomento o del Banco Central del Ecuador, y presente el comprobante de depsito al Auxiliar de Ventanilla en la Agencia 17.

Direccin de Filiales Auxiliar de la Ventanilla Postal:

3. Atienda al cliente y solicite informacin sobre el giro postal que requiera. 4. Indique al cliente, los tipos de giros postales que ofertamos, el tiempo estimado de entrega de la transferencia, el costo adicional por tasa correspondiente al servicio y el costo por concepto de especie valorada.

5. Recepte los valores a ser entregados por concepto del envo de giros postales ordinarios, ms la recarga de la tasa correspondiente al servicio (4% valor total del giro), el valor correspondiente al costo de la especie es de 30 centavos de dlar americano e IVA por concepto de la tasa de servicio. 5.1. Dinero en efectivo. 5.2. Cheque certificado a nombre de Correos del Ecuador, en este caso se recibir un cheque por el valor del giro admitido y otro por la tasa correspondiente al servicio. 5.3. Para el caso de los clientes globales solicite el comprobante de depsito o transferencia realizado en el Banco Nacional de Fomento o Banco Central. 5.3.1. Solicite al Analista Financiero la confirmacin de la transferencia en el sistema E-Sigef o SPI para el caso de clientes oficiales. 5.3.2. Realice el cobro de los valores de recarga de la tasa correspondiente al servicio y el valor correspondiente a la especie valorada. 6. Llene el formulario G1 con los datos solicitados, para la notificacin de ingresos de los valores receptados por concepto de giros postales. De existir errores, tachones o enmendaduras en la elaboracin del giro postal, anule automticamente y emita otro formulario G1 en su lugar. 6.1. En el caso de los clientes globales llene un formulario G1 por cada beneficiario que conste en el listado entregado por el cliente. 7. Mantenga el orden cronolgico y secuencial del formulario G1, en caso de anulacin o daos en el formulario G1 notifique a la Direccin Financiera en la entrega del balance mensual. 8. Elabore la factura por concepto de la recarga por el valor de comisin del 4% del valor total del giro, el valor asignado por concepto de especie valorada; ms el IVA, de igual manera para el caso de los giros globales y solicite comedidamente al cliente la firma en la factura emitida. 9. Entregue al cliente el documento del formulario G1 (Resguardo del Giro y la factura realizada por concepto de comisin). 10. Complete la informacin de las papeletas de depsito de los bancos asignados para tal efecto. (Giros Postales.Cuenta corriente del Banco de Fomento correspondiente de destino, cobro de tasa.- Cuenta corriente del Banco de Guayaquil N 625078). 11. Entregue los valores recaudados por concepto de giros postales y las papeletas de depsito al Jefe de Agencia.

Jefe de Agencia:
12. Revise el cumplimiento normal del proceso de envo de giros postales. 13. Enve las papeletas de depsito de giros postales a los bancos asignados para tal efecto en un plazo mximo de 24 horas a la emisin del giro postal. 14. Llene el formulario G5 posterior a la confirmacin de los depsitos en los bancos asignados para tal efecto y para el caso de los giros globales detalle individualmente el nmero de giro y el valor individual por provincia.

15. Consolide la documentacin pertinente y entregue al Centro Nacional de Clasificacin. (G1, (original y aviso de giro); G5; copia de papeleta de depsito) con un acuse de recibo de la entrega. 16. Enve la documentacin de respaldo va fax al lugar del destino, si el cliente solicita el pago en destino de manera urgente, se lo har siempre y cuando ya haya realizado el depsito. 17. Archive en una carpeta asignada a respaldo de envo de giros postales la documentacin pertinente. 18. Realice un balance mensual de giros postales con documentacin de respaldo y entregue a la Direccin Financiera hasta el da 15 de cada mes.

Direccin de Operaciones Tcnico de Operaciones Postales:

19. Recepte la documentacin entregada por el Jefe de la Agencia 17. 20. Enrute la documentacin de giros postales por valija a la provincia de destino.

Direccin Financiera Financiera Analista Financiero:

21. Brinde soporte al Auxiliar de Ventanilla en la revisin de los depsitos y transferencias al Banco Nacional de Fomento o Banco Central del Ecuador mediante el sistema E-SIGEF. 22. Recepte los informes de balance mensual del Jefe de Agencia y proceda a su registro.

Pago de giros postales nacionales Direccin de Filiales Auxiliar de la Ventanilla Postal:

23. Informe a los beneficiarios de los giros postales sobre la existencia de valores econmicos a su favor, va telefnica (notifique por 1 vez por semana hasta que el cliente retire su giro). 24. Recepte la solicitud verbal o escrita para el pago del giro postal, previo a la presentacin de la cdula de ciudadana del cliente o el poder especial debidamente notariado por el beneficiario del giro. 25. Revise en la carpeta de giros pendientes de pago para confirmar si el cliente tiene algn pago pendiente, caso contrario comunquese con la ciudad de origen indicada por el cliente para definir si se envo o no el giro postal. 26. Revise el formulario G1, G5 y la copia del depsito para solicitar al Jefe de Agencia la emisin de cheque a nombre del cliente. 27. Elabore la orden de pago y solicite al cliente la firma en la orden de pago y en el formulario G1.

Jefe de Agencia: Agencia:

28. Revise la documentacin de respaldo entregada por el Auxiliar de Ventanilla, verifique que los valores asignados en el depsito sean los mismos que los detallados en el formulario G1, formulario G5 y papeleta de depsito.

29. Emita y firme el cheque por el valor solicitado en la documentacin de respaldo, los valores consignados al cheque deben ser los equivalentes a los valores que consten en los giros postales. 30. Lleve un control ordenado y claro de la chequera con la documentacin que respalde la emisin de los cheques y emita un balance mensual. 31. Entregue el balance mensual a la Direccin Financiera hasta el 15 de cada mes.

Direccin Financiera Analista Financiero:

32. Controle, supervise y revise los balances mensuales entregados por el Jefe de Agencia, tanto de admisin como del pago de giros postales. 33. Ingrese previo control la informacin al registro contable.

Pago de giros postales internacionales MONEY ORDER Cliente:

34. Presente el comprobante original del Giro Postal Internacional Money Order en la Agencia 17, conjuntamente con la cdula de ciudadana o pasaporte original, en vista de que el trmite de pago debe ser personal. En caso de retiro a nombre de terceros, presente el poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro.

Direccin de Filiales: Auxiliar de la Ventanilla Postal:

35. Recepte al Money Order original y la cdula de ciudadana, pasaporte o el poder especial notarizado otorgado por el beneficiario. 36. Solicite al Analista Financiero que realice el control previo para el respectivo pago.

Jefe de Agencia:
37. Confirme si es procedente o no el pago en la pgina web (www.usps.com/stascmo/docs/usmo.txt).

Direccin Financiera Analista Financiero:

38. Revise los soportes que constan en la solicitud de pago del giro postal internacional. 39. Elabore el comprobante de egreso y el detalle para soportar la transferencia bancaria.

Tesorero:
40. Realice la transferencia bancaria sobre la base del detalle elaborado por el Analista Financiero. 41. Solicite la firma del comprobante de egreso al cliente. 42. Archive el comprobante.

Anexos 1. Anexo No. 1 Formulario GG-1 2. Anexo

Anexo 2

3. Anexo No. 3 Comprobante de egreso

4. Anexo No. 3 Money Order (Seguridades)

Art. 2.2.- La presente resolucin entrar en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial. Comunquese y publquese, dada en Quito, a los 31 das del mes de mayo del 2010. f.) Lcdo. Roberto Cavanna Merchn, Gerente General Correos del Ecuador E.P. CDE, CORREOS DEL ECUADOR.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Ilegible, Secretara General