INSTRUMENTOS Y ASPECTOS TCNICOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

JAVIER AUGUSTO MAYOR FORERO ADMINISTRADOR PBLICO

CON QU ACTITUD LLEGAMOS A ESTA SESIN?...

CULES SON NUESTRAS EXPECTATIVAS?...

CUL SER NUESTRA ACTITUD Y DISPOSICIN EN LA SESIN?...

Puede decirse que nuestro problema no consiste solamente ni principalmente en que no seamos capaces de conquistar lo que nos proponemos, sino en aquello que nos proponemos proponemos; ; que nuestra desgracia no est tanto en la frustracin de nuestros deseos, como en la forma misma de desear desear. . Deseamos mal mal. . En lugar de desear una relacin humana inquietante, compleja y perdible, que estimule nuestra capacidad de luchar y nos obligue a cambiar, deseamos un idilio sin sombras y sin peligros, un nido de amor y por lo tanto, en ltima instancia un retorno al huevo. huevo . En lugar de desear una sociedad en la que sea realizable y necesario trabajar arduamente para hacerse efectivas nuestras posibilidades, deseamos un mundo de la satisfaccin, una monstruosa sala sala-cuna de abundancia pasivamente recibida. recibida . En lugar de desear una filosofa llena de incgnitas y preguntas abiertas, queremos poseer una doctrina global, capaz de dar cuenta de todo, revelada por espritus que nunca han existido o por caudillos que desgraciadamente s han existido. existido . ESTANISLAO ZULETA, 1992

PARA REFLEXIONAR
La riqueza informativa de los archivos gubernamentales es muy vasta, tanto como los seculares problemas que condicionan su eficiencia y su capacidad para ser considerados y constituirse como el sistema de informacin por excelencia de las administraciones pblicas, en cualquier nivel de gobierno. JOS ANTONIO RAMREZ DELEON

QU ES UN ARCHIVO?
Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, 2006 Es conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos (elaborados o recibidos) por una persona fsica o moral (pblica o privada) en virtud de las necesidades de su existencia y en el ejercicio de sus actividades, conservados inicialmente para servir como prueba y ser utilizados administrativamente y conservados posteriormente por su valor de informacin general. JEANJEAN -YVES ROUSSEAU Y CAROL COUTURE, 1998

QU ES UN ARCHIVO?

QU ES UN DOCUMENTO?
Es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, siendo producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos, y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin. FRANCISCO FUSTER RUZ, 1999 Toda expresin testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material. CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS, 2005

QU ES UN DOCUMENTO?

DOCUMENTO DE ARCHIVO VS. DOCUMENTO DE APOYO

Documento de Archivo Archivo: : Es un documento de carcter especfico producido o recibido por una institucin en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas asignadas. . Dicho documento tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin conservacin. . Documento de Apoyo Apoyo: : Es un documento de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc etc. .) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa administrativa. . Dicho documento puede generarse en la institucin o proceder de otra distinta, y no forma parte de las series documentales de las oficinas oficinas. .

QU ES UN ARCHIVO DE GESTIN?
El Archivo de Gestin o Archivo de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin que es producida o recibida por las dependencias de una entidad en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas, que se encuentra en trmite, en busca de solucin a los asuntos administrativos iniciados, y que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por parte de las mismas dependencias u otras que la soliciten soliciten. .

QU ES UN ARCHIVO DE GESTIN?

QU ES UN ARCHIVO DE GESTIN?

QU ES UN ARCHIVO DE GESTIN?

ARCHIVO DE GESTIN - ORGANIZACIN

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retencin Documental -TRD TRD- son un instrumento archivstico, que tiene como propsito fundamental lograr la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, 2000

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retencin Documental -TRD TRD- son un instrumento archivstico, que tiene como propsito fundamental lograr la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, 2000

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retencin Documental -TRD TRD- son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

* Demanda * Auto Admisorio * Notificacin * Reparto * Poder * Solicitud de Antecedentes * Antecedentes * Contestacin de la Demanda * Auto de Apertura de Pruebas * Prctica de Pruebas * Sentencia de Primera Instancia * Notificacin de la Sentencia * Interposicin y Sustentacin de Recurso de Apelacin * Concesin del Recurso de Apelacin * Admisin del Recurso de Apelacin * Sentencia de Segunda Instancia * Cumplimiento de la Sentencia * Comunicacin de Cumplimiento - Demandante * Comunicacin de Cumplimiento - Despacho

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

APLICACIN TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

* Hoja de Vida - Formato nico de Hoja de Vida (DAFP) * Hoja de Vida - Anexos * Decreto o Resolucin de Nombramiento * Acta de Posesin * Certificado de Antecedentes Judiciales * Certificado de Antecedentes Disciplinarios * Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal * Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas * Actuaciones Administrativas * Acto Administrativo de Aceptacin de Renuncia

CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Es el Proceso Archivstico que tiene como propsito fundamental la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la Estructura Orgnico Funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas asignadas. . La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN -AGN AGN-, 2001

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El Principio de Procedencia establece que los documentos que son producidos por una institucin y sus dependencias en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas, deben estar situados en el Fondo Documental del que proceden, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada Fondo Documental y al interior de ste, la integridad y carcter seriado de las Secciones Documentales, Series Documentales y Expedientes Documentales Documentales. .

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

ORDENACIN DOCUMENTAL
La Ordenacin Documental es una fase del proceso de organizacin mediante la cual se da disposicin fsica a los documentos que son producidos por una institucin y sus dependencias en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas, permitiendo establecer secuencias relacionales entre las unidades que integran una serie documental y los tipos documentales al interior de los expedientes de acuerdo con un criterio predeterminado predeterminado. .

ORDENACIN DOCUMENTAL

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

El Principio de Orden Original establece que la disposicin fsica de los documentos producidos por una institucin y sus dependencias en cumplimiento de la misin institucional y el ejercicio de las funciones que les han sido asignadas, debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo, es decir que, los documentos se deben conservar en las carpetas o expedientes, respetando la secuencia de las actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin produccin. .

ORDENACIN ALFABTICA

ALFABTICO GENERAL

ONOMSTICO

TEMTICO

TOPONMICO

ORDENACIN NUMRICA

NUMRICO SIMPLE

CRONOLGICO

TOPOGRFICO

DECIMAL

SELECCIN DOCUMENTAL
La Seleccin Documental es la fase del proceso de organizacin que tiene como propsito fundamental retirar de las unidades de conservacin documental, todos aquellos documentos que no son de archivo archivo. .

FOLIACIN
Es la fase del Proceso de Organizacin Documental, que tiene como propsito fundamental identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la Estructura Orgnico - Funcional de la Entidad Productora (Fondo, Seccin, Series Documentales y/o Asuntos Documentales). REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS ARCHIVOS: : -AGN AGN-, 1994

FOLIACIN

FOLIACIN

FOLIACIN

FOLIACIN

FOLIACIN

FOLIACIN
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IDENTIFICACIN

CLASIFICACIN DOCUMENTAL FUNDAMENTOS

ORDENACIN DOCUMENTAL

GRACIAS