ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS ESCUELA EN INGENIERA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR

TEMA:

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

ASIGNATURA: INFORMTICA APLICADA II

DOCENTE: ING. RICHARD CAIZA

INTEGRANTES: ESTFANY MOYA MAURICIO BUAY

CARRERA: CUARTO COMERCIO EXTERIOR 2013 2014

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HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

HERRAMIENTAS

COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamao no es debido solo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archive, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos de autonumeracin del final de la tabla. Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeracin que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registr que cresemos tomara el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomara el valor 9 pues es el siguiente libre despus del ltimo registro. Todos estos cambios no afectaran al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que funcione mucho mejor. La herramienta Compactar y Reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo.

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MACRO

VISUAL BASIC
Abre el editor de Visual Basic. Es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botn de comando al formulario que, cuando se haga clic en l, abra el informe. En este caso, la programacin es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuacin la propiedad de evento OnClick del botn de comando de manera que, al hacer clic en el botn de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operacin sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programacin usted mismo. NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el trmino "macro" para referirse a cdigo de VBA. Esto puede inducir a confusin a los usuarios de Access porque, en Access, el trmino "macro" hace referencia a una coleccin con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan nicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz ms estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programacin a controles y objetos sin tener que aprender cdigo de VBA. Debe recordar que, en los artculos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el cdigo, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan cdigo de VBA. El cdigo de VBA est contenido en mdulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen cdigo slo para esos objetos) y en mdulos (que no estn vinculados a objetos especficos y que suelen contener cdigo "global" que se puede utilizar en la base de datos). Para abrir el editor de Visual Basic hacemos lo siguiente:

En el grupo Macro de la ficha Herramientas de la base de datos, haga clic en Visual Basic.

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EJECUTAR MACRO
Las Macro son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Para Ejecutar una Macro hacemos lo siguiente: En el men Herramientas, site el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.

RELACIONES RELACIONES
Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho este representado solo una vez. Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deber comprender las relaciones existentes entre tablas y, a continuacin, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2010. Ya sabemos que existen tres tipos de relaciones de tabla: Relacin uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado uno de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado varios de la relacin.

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Relacin varios a varios. Para representar una relacin varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resulta, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin.

Relacin uno a uno. En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro coincidente en la siguiente tabla, y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

RAZONES POR LAS QUE SE CREAN RELACIONES DE TABLAS ANTES DE CREAR OTROS OBJETOS DE BASE DE DATOS COMO FORMULARIOS, CONSULTAS E INFORMES. Las relaciones de tabla son la base con la que exige integridad referencial y evitar los registros hurfanos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no

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existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta. Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber creas una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. De Cliente. Una RELACION de tablas se representa mediante una lnea de relacin trazada entre tablas en la ventana Relaciones. Una relacin que no exige integridad referencial aparece como una lnea delgada entre los campos comunes que admite la relacin. COMO CREAR RELACIONES Para crear relaciones en Access deberemos: Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana RELACIONES o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel de lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa podr ser un campo de tipo Numero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. VER LAS RELACIONES DE TABLA EXISTENTES EN LA BASE DE DATOS Para ver las relaciones de tabla, hacemos clic en Relaciones en el grupo MOSTRAR U OCULTAR de la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS. Se abrir la ventana RELACIONES y se mostrara las relaciones existentes.

Si an no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana RELACIONES por primera vez, aparecer el cuadro dialogo MOSTRAR TABLA y Access le pedir que agregue una tabla o consulta a la ventana.
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DEPENDENCIAS DEL OBJETO

Muestra objetos en la base de datos que utilizan el objeto seleccionado, como consultas que se basan en tablas especficas o tablas que se basan en otras tablas. Se puede ver informacin de las dependencias entre objetos de bases de datos. Ver una lista de objetos que utilizan un objeto especfico ayuda a mantener una base de datos durante mucho tiempo y evitar errores relacionados con orgenes de registros desaparecidos. Por ejemplo, el formulario de pedidos trimestrales de la base de datos de ventas ya no es necesario, pero, antes de borrarlo, puede querer averiguar qu otros objetos de la base de datos utilizan este formulario. Entonces tiene la posibilidad de modificar los objetos dependientes, para eliminar las dependencias, o puede eliminar los objetos dependientes antes de eliminar el formulario de pedidos trimestrales. Ver una lista completa de los objetos dependientes puede ahorrarle tiempo y minimizar las posibilidades de que se produzcan errores. Adems de ver la lista de objetos que utilizan el objeto seleccionado, puede ver tambin los objetos que est utilizando el objeto seleccionado.

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ANALIZAR DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentacin. Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar. Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en la opcin Documentador de base de datos. Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:

ANALIZAR RENDIMIENTO
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde la pestaa Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.

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Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente. Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:

Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos. Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar. Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.

ANALIZAR TABLA
Si se tienen datos redundantes en una tabla, se puede hacer uso del analizador de tablas para una mejor eficiencia. Para ello hay que elegir Herramientas/Analizar Tabla. El analizador funciona sin daar la tabla original e incluso genera una consulta que simula la tabla original inalterada, de forma que se puede seguir utilizando como origen de datos. Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos.
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Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. Vemoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha, importe, IVA, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia. Qu nos puede provocar esta redundancia? 1. Ms espacio ocupado en disco. 2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto). 3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos. Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla. La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas. Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sola vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de cliente. Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.

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MOVER DATOS SQL SERVER

Migra una parte o toda la base de datos a una base de datos nueva o existente del servidor SQL de Microsoft. El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta estructurado, es un lenguaje surgido de un proyecto de investigacin de IBM para el acceso a bases de datos relacionales. Actualmente se ha convertido en un estndar de lenguaje de bases de datos, y la mayora de los sistemas de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores personales, hasta grandes ordenadores. Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base de datos. Pero el nombre se queda corto ya que SQL adems realiza funciones de definicin, control y gestin de la base de datos. Las sentencias SQL se clasifican segn su finalidad dando origen a tres lenguajes o mejor dicho sublenguajes: El DDL (Data Description Language), lenguaje de definicin de datos, incluye rdenes para definir, modificar o borrar las tablas en las que se almacenan los datos y de las relaciones entre estas. (Es el que ms varia de un sistema a otro) El DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene elementos tiles para trabajar en un entorno multiusuario, en el que es importante la proteccin de los datos, la seguridad de las tablas y el establecimiento de restricciones en el acceso, as como elementos para coordinar la comparticin de datos por parte de usuarios concurrentes, asegurando que no interfieren unos con otros. El DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulacin de datos, nos permite recuperar los datos almacenados en la base de datos y tambin incluye rdenes
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para permitir al usuario actualizar la base de datos aadiendo nuevos datos, suprimiendo datos antiguos o modificando datos previamente almacenados. ASISTENTE PARA CONVERTIR A SQL SERVER

BASE DE DATOS EN ACCESS

Divide una base de datos en dos archivos: uno que contiene tablas y uno que contiene consultas y formularios.

Divisor de Base de Datos: Opciones de Servidores de BD.

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CIFRA CONTRASEA
Ya hemos visto las opciones ms tiles para configurar la base de datos de modo que un usuario pueda trabajar con ella fcilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cmo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este modo, se solicitar la contrasea al tratar de abrir el archivo Access. ara ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la contrasea. Abrir la base en modo exclusivo: Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base de datos. Utiliza la opcin Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente, pero en el cuadro de dilogo no pulses el botn Abrir para confirmar, sino que debers pulsar la pequea flecha que hay en l. En el men del botn Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.

Ahora ya estamos en disposicin de establecer una contrasea. Lo haremos desde Archivo > Informacin > Cifrar con contrasea. Vers que se muestra un cuadro de dilogo como el de la imagen. En l debers introducir la contrasea y a continuacin introducirla de nuevo para confirmarla.

Si en algn momento decides quitarle la contrasea, debers seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Informacin. Te pedir la contrasea para confirmar la accin. Luego, cierra la base y brela de nuevo para que no se encuentre en modo exclusivo.

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SHARE POINT La web se ha convertido en un lugar cmodo para recopilar, almacenar y distribuir centralmente soluciones para poder tener acceso a ellas fcilmente desde cualquier equipo y para compartir y colaborar con otros usuarios. Con Access 2010, puede crear bases de datos web, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 habilitado para Servicios de Access y usar permisos de SharePoint para determinar quin puede ver qu.10 Los visitantes de SharePoint pueden usar su aplicacin de base de datos en un explorador web, incluso si no tienen un cliente de Access, y sus cambios se sincronizan automticamente. Con Access 2010 y SharePoint Server 2010, los datos pueden tener una mayor proteccin y ayudarle a cumplir con los requisitos normativos, de copia de seguridad y de auditora de datos, lo que le proporciona ms accesibilidad y capacidad de administracin.

COMPLEMENTOS COMPLEMENTOS Instalar un complemento en Access 2007 es an ms sencillo que en versiones anteriores, pues no es necesario colocar el archivo en una ubicacin especfica, sino que el mismo Access se encargar de hacer una copia en la carpeta Complementos cuando seleccionemos como tal el archivo en cualquier ubicacin. La extensin apropiada para un complemento de Access en 2007 es ACCDA, pero tambin admite ACCDB, ACCDE, MDA, MDB y MDA. En realidad, de manera parecida a lo que suceda con los MDA, un archivo ACCDA es un archivo ACCDB o ACCDE renombrado y su nica finalidad, que no es poca cosa, es que no se muestre en el explorador al abrir una aplicacin desde Access, pues est pensado como complemento y no para abrir directamente. Tenemos dos vas para instalar un complemento de Access: Desde opciones de Access, pulsando en el | Botn de Office | Opciones de Access | Complementos | Administrar | Complementos de Access | Ir ...

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Desde la cinta de opciones | Tag Herramientas de Access | Grupo Herramientas de Access | Botn Complementos | Opcin Administrador de complementos.

En cualquiera de ambas opciones se muestra la ventana del Administrador de complementos, idntica a la de versiones anteriores. Se muestran disponibles para instalar los complementos que se encuentran en la carpeta Complementos, pero, si pulsamos "Agregar nuevo...", se abre el explorador y podemos elegir nuestro archivo en la ubicacin en que se encuentre y, al instalarlo, Access lo copiar a la ubicacin Complementos.

Instalar un complemento de Access en Windows Vista

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En Windows Vista es necesario tener permisos de administrador para poder instalar un complemento de Access. Un truco sencillo para tener permisos de administrador es crearse un acceso directo que abra Access como administrador: Creamos un acceso directo a nuestra aplicacin Access 2007, por ejemplo a "C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\MSACCESS.EXE" Luego, editamos el acceso directo y pulsamos en "Opciones avanzadas". Ya no nos queda ms que marcar "Ejecutar como administrador". Entrando en Access desde este nuevo acceso directo, tendremos permisos de administrador y, por tanto, aadir o quitar complementos sin ninguna dificultad.

LINKOGRAFA: http://www.aulaclic.es/access-2010/t_6_1.htm#ap_06_01 BIBLIOGRAFA: Mdulo de Access 2010 OTRAS FUENTES: Blogs de Access

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