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Tutorial Microsoft Office 2007

Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007 es la versin ms reciente del producto creado por Microsoft para el procesamiento de textos. Las mejoras e innovaciones de Word 2007 convierten a este software de edicin de documentos en el ms completo y con mayor funcionalidad del mercado. Sin embargo, la cantidad de opciones, funciones y elementos que incorpora la aplicacin implica un esfuerzo de aprendizaje del usuario para conseguir manejar con soltura el programa y aprovechar todas sus prestaciones.

1. Nueva interfaz grfica. Office Word 2007 ha sufrido un cambio espectacular de diseo y apariencia con respecto a su versin anterior, facilitando la tarea de elaboracin de documentos al usuario, y empleando una interfaz ms intuitiva y manejable que simplifica el uso de los distintos mens de herramientas.

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El panel de herramientas mantiene todas las funciones accesibles:

Que se complementa con una ficha para tareas especficas, como cuando se inserta una imagen:

en este caso, al pulsar en la pestaa Herramientas de imagen, se accede a las herramientas relacionadas:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Al pulsar el botn de Microsot Office, ubicado en la esquina superior izquierda, se abre un men que permite realizar tareas generales: Tales como la creacin de un documento nuevo, abrir un documento guardado, la accin de guardar predeterminada, la posibilidad de guardar un documento abierto en un formato diferente (esto es indispensable si se quiere dar compatibilidad a un archivo, puesto que los documentos creados con Word 2007 no se pueden leer con versiones anteriores). Tambin est la opcin imprimir, enviar (a travs del correo electrnico o por fax). En preparar se puede modificar el documento, con funciones como el cifrado, el uso de firmas digitales o dotar al archivo con la caracterstica de slo lectura:

La barra de herramientas de acceso rpido, ubicada junto al botn de Office, ofrece algunas acciones generales de utilidad, y es personalizable:

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En los cuadros de dilogo aparecen unos pequeos indicadores que, al pulsarlos, abren un panel de tareas que proporciona algunas opciones extra en relacin a la funcin de ese cuadro:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Mediante estos paneles se pueden modificar tambin los valores preestablecidos que aparecen al abrir un documento nuevo. As, en la ventana de Fuente se puede escoger, por ejemplo, la fuente Courier New y, tras pulsar en Predeterminar, aparece otra ventanita que solicita la confirmacin del cambio a realizar en el formato predeterminado:

Al aceptar, la prxima vez que se abra Word 2007 el cuadro Fuente reflejar la modificacin:

Esto se puede hacer con todas las funciones que son seleccionables en el panel de tareas que aparece al pulsar los indicadores antes mencionados. De esta forma se puede escoger un formato ms personalizado para futuros documentos. Si se va a utilizar Word 2007 para la creacin de cartas, documentos, ensayos o trabajos escolares, por ejemplo, es una buena opcin establecer de manera predeterminada la justificacin del texto:

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2. Herramientas de la pestaa Inicio.

2.1 Fuente. En el grupo denominado Fuente se encuentran las opciones tipogrficas aplicables al texto. La opcin de la fuente base se encuentra en la casilla:

A su lado est la opcin para cambiar el tamao de la fuente:

Junto a esta opcin se hallan otras dos para el cambio del tamao de la fuente punto por punto, aumentndolo o disminuyndolo:

La siguiente opcin sirve para borrar el formato de un texto seleccionado, reconvirtindolo en el predeterminado (Calibr, tamao 11):

Las opciones tpicas de estilo aportan una novedad, la posibilidad de elegir la forma del estilo subrayado, en la flechita ubicada al lado del icono correspondiente:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 La funcin de tachado realiza un trazo de lnea en el texto seleccionado:

Las funciones de subndice y superndice crean los caracteres correspondientes:

La opcin contigua permite cambiar un texto seleccionado a maysculas o minsculas, e incluso combinaciones:

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La funcin de resaltacin del texto simula el uso de un rotulador fluorescente, pudiendo escoger el color en el men que se despliega al pulsar la flechita lateral:

El color de la fuente del texto es la ltima opcin del cuadro y tambin cuenta posibilidad de escoger el color:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 2.2 Prrafo. Las tres primeras funciones del cuadro Prrafo permiten estructurar un texto con vietas y numeracin.

Las flechas laterales abren la ventana de opciones:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Tambin es posible definir vietas personalizadas, ya sea con imgenes o smbolos:

Las dos opciones siguientes corresponden a la sangra (disminuir y aumentar):

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 El botn contiguo permite ordenar un texto de forma alfabtica, numrica o por fecha, ya sea en orden ascendente o descendente:

La opcin siguiente sirve para mostrar las marcas y smbolos de formato que no son visibles normalmente:

Los botones que permiten el alineado del texto estn agrupados en cuatro opciones (derecha, centro, izquierda y justificacin):

La opcin de interlineado permite modificar la distancia entre las lneas de un texto o prrafo, que viene predeterminado por un punto: 11
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Se puede aplicar un tipo de sombreado a un prrafo o texto mediante la opcin:

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Por ltimo, la opcin de introduccin de bordes, que enmarca un texto:

2.3. Estilos. El cuadro de estilos contiene conjuntos preestablecidos de caractersticas de formato que pueden aplicarse para simplificar la elaboracin de documentos.

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Las posibilidades de combinacin son enormes, dado que se pueden escoger otras opciones de configuracin, como colores y fuentes:

En el siguiente ejemplo se selecciona la primera lnea del texto para darle un estilo de encabezado:

que dara este resultado:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 3. Opciones para insertar elementos. La ficha Insertar contiene multitud de opciones que permiten definir el elemento a insertar as como sus caractersticas, mendiante los distintos cuadros organizados para tal efecto.

Los grficos ofrecen tambin un aspecto vivo a un texto relativo a clculos. Son algo complejos de desarrollar en un principio, pero en esos casos la solucin es la prctica. Un ejemplo sencillo para su uso en un documento:

En este texto se presentan dos valores, as que habr que realizar un grfico que los represente, por lo que se selecciona el botn grfico y se escoge el que ms convenga:

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Una vez hecho esto, se abre una ventana de Excel para introducir los valores apropiados para la creacin del grfico. En este caso, vienen predefinidos cuatro, pero slo son necesarios dos:

As que se realizan los cambios oportunos:

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Puesto que el rango preestablecido usaba ms celdas, se debe ajustar tambin el mismo, delimitando slo los valores necesarios:

Ya slo queda salir de la ventana de Exel, y aparecer en el documento el grfico creado:

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Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 es una completa aplicacin para el diseo y elaboracin de hojas de clculo, que mejora, con diferencia, las prestaciones de las versiones anteriores. Las hojas de clculo de Excel son documentos que se utilizan para trabajar con datos, en una organizacin de tabla formada por celdas, distribuidas en filas y columnas. Excel 2007 incluye la tecnologa Excel Services, que permite compartir informacin con seguridad. Este tutorial pretende mostrar las funciones generales de Excel 2007 y ayudar a la comprensin de diversos conceptos bsicos para la elaboracin de las hojas de clculo.

1. Caractersticas de Excel 2007.

Al iniciar la aplicacin Excel 2007 aparece una ventana en la que se muestra una hoja (de clculo) cuadriculada compuesta por columnas y filas mediante celdas. Cada columna tiene en la parte superior un ttulo en forma de letra y, en el caso de las filas, estas tienen un ttulo mostrado por nmeros en el lateral izquierdo:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Este es el documento base principal, al cual se le introducirn los datos en las celdas (las cuales sirven tambin para los clculos matemticos). En realidad se denomina libro de trabajo , y consta de tres hojas:

En el caso de no ser necesarias tres hojas, se puede eliminar una o dos pulsando con el botn derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja a quitar y seleccionando eliminar:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 En esa ventanita que se abre al pulsar el botn secundario del ratn se observa tambin la funcin Cambiar nombre, la cual es til para denominar a cada hoja de manera ms especfica, como por ejemplo los meses de un ao en los trabajos que utilicen una hoja por cada mes. Tambin se puede aadir una hoja (o las que sean necesarias, hasta un mximo de 255) mediante la pestaa situada a la derecha de las hojas existentes:

De esta manera quedan agrupadas todas las hojas pertenecientes a un estudio, trabajo o proyecto en un mismo libro. Las celdas se activan al presionar sobre ellas o desplazarse mediante el teclado con los cursores (flechas), y es muy importante realizar una hoja de clculo de manera ordenada, puesto que una hoja contiene hasta 17.179.869.184 celdas. En un documento corto o pequeo, es fcil localizar un dato concreto, pero en trabajos extensos resulta un poco ms laborioso. Para facilitar esta labor estn los ttulos de columna y fila. En el siguiente ejemplo, la celda seleccionada pertenece a la columna E y a la fila 5, as que su posicin es E5 y su contenido es Compras:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Al igual que los otros programas del paquete Office 2007, Excel presenta sus herramientas y opciones en unas fichas de tareas compuestas por cuadros con los botones correspondientes:

Excel cuenta con botones que facilitan la representacin numrica y matemtica en el cuadro Nmero, en la ficha Inicio:

As, en el ejemplo antes mostrado, se puede aadir el smbolo monetario del euro () a las cantidades, seleccionando la celda corresponiente y pulsando el botn:

Lo mismo se puede hacer para insertar el smbolo de porcentaje (%) o aadir decimales a una cifra mediante los botones que muestran tres ceros.

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 2. Formatos. 2.1. Celdas. Con la posibilidad de cambio de formato para las celdas y su contenido, Excel permite una mejor organizacin de un documento, ofreciendo una estructura ms fcil de visualizar. Todas las celdas tienen una configuracin predeterminada de formato general, con el texto alineado a la izquierda y los valores numricos a la derecha:

Para cambiar el formato de una celda se debe acceder a la opcin que se encuentra en la ficha Inicio, en el cuadro celdas. Si el cambio se quiere aplicar a varias celdas, es preciso seleccionarlas previamente. Esto se puede hacer seleccionando una celda y, con la tecla maysculas presionada, desplazarse con los cursores en la direccin adecuada:

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Ahora se escoge el formato deseado:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 En la ventana que se abre, se selecciona una opcin, en este caso se escoge el formato nmero con una presentacin de las cifras negativas resaltadas en color rojo:

De este modo, las celdas toman el siguiente aspecto:

Otra manera de realizar estos cambios es utilizar el botn secundario del ratn pulsando sobre la celda o grupo seleccionado, apareciendo as la ventanita de opciones. Dentro de esta se escoge Formato de celdas:

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Aparece la ventana correspondiente, donde esta vez se va a seleccionar la pestaa Fuente, para cambiar esta:

por la fuente Century y tamao 10:

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Esto se poda haber hecho de manera an ms simple, puesto que al pulsar el botn secundario del ratn sobre una o varias celdas aparece, adems del men de opciones, otro con algunos botones para el cambio rpido de formato:

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No presenta todas las herramientas, pero es til si se va a realizar un cambio en alguna de las caractersticas que se representan en esos botones, no siendo necesario abrir la ventana de Formato de celdas.

2.3. Bordes. Las delimitaciones que se aprecian entre columnas y filas no son aplicadas a la hora de imprimir un documento elaborado con Excel, como tampoco ocurre con los encabezados. Para modificar esto, en el caso de que se desee imprimir un documento con estos elementos, se debe seleccionar esa opcin a travs de los botones correspondientes, en el cuadro Opciones de la hoja, dentro de la ficha Diseo de pgina:

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UES - FMP ASIGNATURA: INFORMTICA - CICLO II/2013 Del mismo modo se puede desactivar la vista de los encabezados y las delimitaciones de filas y columnas en la pantalla, quitando la marca positiva de los botones Ver respectivos. Para imprimir un documento haciendo visibles los bordes del texto, hay que seleccionar las celdas previamente y acceder a la ventana de Formato de celdas:

En la pestaa Bordes se accede a las opciones, donde se puede escoger el estilo del mismo y la delimitacin. Para el ejemplo se ha escogido un borde externo (contorno):

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Para hacer ms atractivo el resultado del documento impreso, se puede utilizar un color de relleno para las celdas y un borde tambin de color. En este caso se va a seleccionar un color interior para la fila de ttulo y un borde para delimitar la primera columna del texto:

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